Livret d`accueil du copropriétaire

LIVRET D'ACCUEIL
DU COPROPRIETAIRE
BIENVENUE DANS VOTRE COPROPRIETE
Ce guide a pour but de vous informer sur le régime de la copropriété et de vous faire découvrir votre Syndic.
Lisez-le attentivement et participez ainsi pleinement aux décisions relatives à la gestion de votre immeuble.
PREAMBULE
NOTRE METIER : SYNDIC DE COPROPRIETE
Notre objectif est d’améliorer en permanence la gestion de votre copropriété en concertation avec le Conseil
Syndical et avec un souci de totale transparence :
 Préservation de la valeur de l'immeuble
 Gestion rigoureuse des dépenses
 Sélection et suivi des entreprises
 Suivi régulier des contrats de maintenance
 Clarté de l'information fournie aux copropriétaires
L'ESSENTIEL
Principaux textes de référence
Loi n° 65-557 du 10/07/65
Décret n° 67-223 du 17/03/67
Loi Hoguet n° 70-9 du 2/01/70
Décret n° 72-678 du 20/07/72
Loi SRU n° 00-1208 du 13/12/00
Décret n° 04-479 du 27/05/04
Décret n° 04-479 du 27/05/04
Décret n° 07-285 du 01/03/07
Décret n° 10-391 du 20/04/10
I –REGLE DE FONCTIONNEMENT D'UNE COPROPRIETE
LA LOI DE 1965
La copropriété est un domaine réglementé par la loi du 10 juillet 1965 et le
décret d'application du 17 mars 1967.
Les règles de fonctionnement d'une copropriété y sont strictement définies.
Cette législation est souvent mal connue, et nous sommes là pour vous
aider à comprendre la loi.
LES PARTIES COMMUNES ET LES PARTIES PRIVATIVES
Le règlement de copropriété de votre immeuble distingue ce qui est commun
de ce qui est privatif.
Définition selon la loi :
"Sont privatives les parties des bâtiments et des terrains réservées à l'usage
exclusif d'un copropriétaire déterminé."
"Sont communes les parties des bâtiments et des terrains réservées à
l'usage ou à l'utilité de tous les copropriétaires ou de plusieurs d'entre eux."
PARTIES COMMUNES : L'entretien, la rénovation, la modification des
parties et équipements communs dépendent des décisions de l'Assemblée
Générale des copropriétaires, sur propositions du Syndic assisté du Conseil
Syndical.
ATTENTION !
Avant de vous engager sur
des travaux, demander
toujours l'avis de votre
Syndic. Il vous conseillera et
vous informera de vos droits
et obligations.
PARTIES PRIVATIVES : Vous seul en avez l'usage. En contrepartie, vous
assumez seul la responsabilité de l'entretien. Toutefois, vous devez
soumettre à l'accord préalable de l'Assemblée Générale :
- Toute modification des portes d'entrée, des châssis, des volets,…
affectant l'aspect extérieur de l'immeuble
- Tous travaux sur les murs porteurs
- Toute modification des revêtements de sols pouvant changer
l'acoustique.
LE SYNDICAT DES COPROPRIETAIRES ET LE CONSEIL SYNDICAL
LE SYNDICAT DES COPROPRIETAIRES comprend toutes les personnes
physiques ou morales propriétaires d'au moins un lot dans l'immeuble ; il est
réuni au moins une fois par an en Assemblée Générale. A cette occasion,
toutes les décisions importantes sont soumises au vote collectif. La majorité
requise varie selon l'importance de la décision.
ENGAGEMENT SBM
Partenaire du Conseil
Syndical, nous appliquons
rapidement les décisions
prises.
LE CONSEIL SYNDICAL : son rôle consiste à assister et à contrôler le
Syndic dans sa gestion et à suivre, sur le long terme, la bonne marche de la
copropriété. L'Assemblée Générale élit, au minimum tous les trois ans, un
Conseil Syndical.
Le Conseil Syndical rend compte à l'assemblée, chaque année, de
l'exécution de sa mission.
Il peut, pour la bonne exécution de cette dernière, prendre conseil auprès de
toute personne de son choix ou demander un avis technique à tout
professionnel, les frais engendrés constituant des dépenses courantes
supportées par le Syndicat.
LE SYNDIC DE COPROPRIETE
ENGAGEMENT SBM
 un contrat transparent,
 les tarifs sont indiqués TTC,
 un nombre très limité de
prestations particulières sont
facturées en plus des
honoraires de base. Celles-ci
sont explicitement
mentionnées et tarifées au
contrat.
Le Syndic est l'agent et le mandataire du Syndicat des copropriétaires. Il
administre l'immeuble et exécute les décisions du Syndicat dans le respect
de la loi de 1965 et du règlement de copropriété. Il assure également la
gestion courante et le suivi de la comptabilité de l'immeuble. Il est force de
propositions en matière de gestion technique et de maîtrise de charges.
Le Syndic est à la fois un juriste praticien, un conseiller technique, un
comptable rigoureux.
Les missions du Syndic, la durée de son mandat, la prise d'effet ainsi que
les éléments de sa rémunération sont fixés par un contrat notifié avec la
convocation d'Assemblée Générale.
LE REGLEMENT DE COPROPRIETE ET LE REGLEMENT INTERIEUR
Le règlement de copropriété est établi et publié par un notaire. Il définit pour
l'immeuble :
- les parties communes,
- les parties privatives,
- les tantièmes affectés à chaque lot, ce qui détermine la participation
dans les charges communes,
- les modes de répartition des dépenses,…
Certaines dispositions rappellent aux occupants les obligations de chacun,
ayant trait au bruit, à la propreté, à la sécurité… Ces dispositions sont
rappelées sous forme de règlement intérieur ou de notes d'information.
II – L'ASSEMBLEE GENERALE
LA CONVOCATION ET L'ORDRE DU JOUR
NOTRE CONSEIL
Nous vous recommandons
vivement de participer aux
Assemblées Générales de
copropriétaires.
Chaque année, les copropriétaires sont conviés à l'Assemblée Générale.
La convocation doit être notifiée 21 jours avant la date prévue.
La convocation comporte l'ordre du jour, un comparatif des dépenses sur
deux exercices, la proposition de budget prévisionnel, les résolutions et une
procuration.
Cette Assemblée Générale est réunie dans un délai de six mois à compter
de la date d'arrêt des comptes de l'exercice précédent.
L'ORDE DU JOUR COMPLEMENTAIRE EST SUPPRIME
Plus d’additif !
Par sécurité, envoyez vos
questions à inscrire à l’ordre
du jour avant la date d’arrêt
des comptes.
Les ordres du jour complémentaires sont désormais supprimés.
Les questions supplémentaires demandées par un copropriétaire ou par le
Conseil Syndical devront être notifiées avant la convocation.
LES DECISIONS ET LES REGLES DE MAJORITE
Lors de l'Assemblée Générale, les copropriétaires ont à se prononcer sur :
- l'approbation des comptes de l'exercice clos,
- le quitus au Syndic pour sa gestion,
- le budget prévisionnel de fonctionnement,
- le montant des marchés et contrats à partir duquel une mise en
concurrence est rendue obligatoire,
- à échéance de leurs mandats, sur le renouvellement du Syndic et
l'élection des Membres du Conseil Syndical et des Vérificateurs aux
Comptes,
Selon l'ordre du jour, les copropriétaires sont également amenés à se
prononcer sur diverses propositions :
- constitution de provisions pour travaux,
- approbation de travaux.
Les décisions sont prises à différentes majorités en fonction de leur nature :
- soit à la majorité simple (article 24) : 50 % des tantièmes exprimés des
copropriétaires présents ou représentés (les abstentions ne sont pas
comptabilisées),
- soit à la majorité absolue (article 25) : plus de 50 % des tantièmes de
l'ensemble des copropriétaires,
- soit à la majorité assouplie (article 12) : Lorsque l'Assemblée Générale
n'a pas décidé à la majorité de l'article 25 mais que le projet a
néanmoins recueilli le tiers des voix de tous les copropriétaires, il est
procédé, au cours de la même assemblée, à un second vote à la
majorité de l'article 24 de la même loi, à moins qu'il ne soit décidé
d'inscrire la question à l'ordre du jour d'une Assemblée Générale
ultérieure.
- soit à la double majorité (article 26) : plus de 50 % des copropriétaires
en nombre, disposant au moins des 2/3 des tantièmes de l'ensemble des
copropriétaires,
- soit à la double majorité de l'article 35, à savoir pour les travaux, la
majorité de l'article 26 est réduite en 2ème Assemblée Générale à la
majorité des inscrits représentant au moins les 2/3 des présents et
représentés si cette majorité a été atteinte en 1ère Assemblée Générale.
- soit à l'unanimité, à savoir 100 % des tantièmes de l'ensemble des
copropriétaires. Cette majorité est utilisée uniquement en cas de
certaines modifications du règlement de copropriété ou de modification
de la destination de l'immeuble.
LA REPRESENTATION AUX ASSEMBLEES
En étant présent, vous participez aux décisions et facilitez ainsi l’adoption de
celles qui nécessitent la majorité renforcée. En effet, certains travaux utiles
ne peuvent être engagés, faute de copropriétaires présents ou représentés
en nombre suffisant.
NOTRE CONSEIL
Si vous ne pouvez pas être
présent, faites vous
impérativement représenter.
Comment et par qui être représenté ?
Un pouvoir est toujours joint à la convocation. Vous avez la possibilité de
transmettre ce pouvoir daté et signé à :
- un membre du Conseil Syndical ou à un autre copropriétaire,
- une personne de votre choix, même non membre du Syndicat des
copropriétaires que vous chargez de vous représenter en mentionnant
son nom sur le pouvoir,
- vous pouvez aussi envoyer votre pouvoir à notre bureau, et nous le
remettrons au Président de Séance lors de l'Assemblée Générale. Dans
ce cas le pouvoir ne doit pas être libellé au nom du Syndic, la loi lui
interdisant de vous représenter.
LE PROCES VERBAL
Le Procès verbal devra être signé par le Bureau en fin de séance.
Chaque copropriétaire reçoit un Procès Verbal dans les semaines qui
suivent l'Assemblée Générale, et au plus tard dans les deux mois.
Ce document a pour objet de répertorier les décisions prises par
l'Assemblée Générale et non les débats. Il est approuvé et signé par le
Président de Séance avant diffusion.
A compter de sa réception, les copropriétaires opposants ou défaillants,
disposent d'un délai de contestation de deux mois ; c'est pourquoi certaines
décisions prises en Assemblée Générale ne sont pas exécutées
immédiatement (notamment les travaux soumis aux articles 25 et 26).
Pour être valable, une contestation doit prendre la forme d'une assignation
devant le Tribunal de Grande Instance (article 42).
III – GESTION FINANCIERE
LES DIFFERENTS POSTES DE DEPENSES COURANTES
Celles-ci comprennent, pour l'essentiel, l'assurance multirisques copropriété,
les frais de fonctionnement de Syndicat, le personnel d'immeuble et le
nettoyage des communs, l'électricité, les consommations de chauffage, les
différents contrats d'entretien et les petits travaux de réparations courantes.
LE BUDGET PREVISIONNEL
ENGAGEMENT SBM
La maîtrise des charges est
notre préoccupation
principale. Les charges de
l'immeuble font l'objet d'un
comparatif sur deux ans
adressé à tous les
copropriétaires avec la
convocation de l'Assemblée
Générale
Chaque année, le Syndic établit un budget prévisionnel des dépenses
courantes, poste par poste, ce budget étant soumis à l'approbation de
l'Assemblée Générale.
La présentation des dépenses et du budget fait l'objet d'un comparatif avec
l'exercice précédent.
 Le budget devant être voté avant le début de l'exercice concerné, le
Syndic devra être autorisé par l'Assemblée Générale à appeler non
seulement le budget de l'exercice en cours, mais également deux provisions
trimestrielles de l'exercice suivant, en attente de l'Assemblée Générale.
Le budget comprend les travaux d'entretien courant et les menues
réparations.
 Les dépenses non comprises dans le budget prévisionnel sont celles
afférentes :
- aux travaux de conservation ou d'entretien de l'immeuble autres que
ceux de maintenance,
- aux travaux portant sur les éléments d'équipement commun autres que
ceux de maintenance,
- aux travaux d'amélioration, études techniques ou diagnostics.
LES APPELS DE CHARGES ET REGLES DE REPARTITION
Le règlement de copropriété définit, pour chaque lot, un nombre de
tantièmes qui est calculé en fonction de la surface, de l'étage, de
l'exposition. Ce règlement notarié est opposable aux tiers.
Certaines dépenses ne concernent pas tous les lots de l'immeuble (exemple
: ascenseur), c'est pourquoi, le règlement de copropriété définit également
des clés de répartition.
Les appels de charges sont envoyés au début de chaque trimestre et
représentent chacun 25 % du budget prévisionnel adopté en Assemblée
Générale.
Ils sont exigibles au 1er jour de chaque trimestre.
FACILITES DE PAIEMENT
En dehors du traditionnel
chèque, vous pouvez opter
soit pour le système TIP,
très pratique, soit pour le
prélèvement mensuel,
gratuit et qui vous permet de
répartir vos charges de
copropriété sur l'ensemble
de l'année.
Les comptes sont clôturés et régularisés en fin d'exercice, puis approuvés
par l'Assemblée Générale.
Les charges, provisions et avances sont désormais précisément définies :
 Les charges sont les dépenses incombant définitivement aux
copropriétaires après approbation des comptes par le Syndicat.
 Les provisions sur charges sont les sommes versées ou à verser en
fonction du budget prévisionnel régulièrement voté.
 Les provisions spéciales de l'article 18 faites en prévision de réaliser
des travaux sont considérées comme des avances.
 Les avances, fixées par le règlement de copropriété ou par décision de
l'Assemblée Générale, visent à constituer des réserves. Seules les avances
sont remboursables.
LES APPELS SPECIAUX POUR GROS TRAVAUX
Certains travaux (ravalement de façade, toiture, etc) ne relèvent pas de
l'entretien courant. Ces travaux font l'objet d'une décision d'Assemblée
Générale et sont payés par des appels spéciaux dont le montant et la
périodicité sont définis par cette même Assemblée Générale.
LA GESTION DES IMPAYES
NOTRE CONSEIL
Lorsqu'un ou plusieurs copropriétaires ne paient pas, ou paient
systématiquement en retard, c'est toute la trésorerie de l'immeuble qui est en
difficulté.
Nos procédures prévoient un suivi rigoureux des règlements pouvant aller
jusqu'à la mise du dossier en contentieux, et à la demande de mise en vente
judiciaire du logement, sur décision d'Assemblée Générale.
Il est impératif de nous
signaler si vous avez des
difficultés passagères. Nous
trouverons ensemble une
solution.
L'article 10-1 prévoit désormais que les frais nécessaires exposés par le
syndicat à compter de la mise en demeure, pour le recouvrement d'une
créance justifiée, à l'encontre d'un copropriétaire, sont imputables à ce seul
copropriétaire.
LA VERIFICATION DES COMPTES
Les membres du Conseil Syndical ont accès toute l'année à la totalité des
pièces comptables. Les copropriétaires ont accès aux pièces comptables et
aux documents justificatifs des charges une fois par an, entre la date de la
convocation et l'Assemblée Générale. De plus, les comptes sont entièrement
vérifiés par les Vérificateurs aux Comptes désignés lors de l'Assemblée
Générale.
LE COMPTE BANCAIRE DE LA COPROPRIETE
Chaque syndicat a une comptabilité séparée, avec un compte bancaire
individualisé et des relevés bancaires édités au nom du syndicat.
IV – GESTION TECHNIQUE
L'ENTRETIEN COURANT
Le Syndic intervient à quatre niveaux dans l'entretien courant de votre
immeuble.
ENGAGEMENT SBM
Nous sommes garants du bon
entretien de votre immeuble
(propreté, espaces verts,
petites réparations) et nous
préconisons les travaux
indispensables au maintien de
sa valeur patrimoniale.
1° - Le carnet d'entretien
Mise en application depuis le 1er juin 2001 , il est communiqué à tout
candidat acquéreur par l'intermédiaire du vendeur.
Il comprend :
- l'adresse de l'immeuble et les coordonnées du gestionnaire,
- les références de tous les contrats ainsi que leurs dates d'échéance
(assurances, dommage ouvrage, entretien et maintenance),
- l'année de réalisation des travaux importants ainsi que l'identité des
entreprises (façade, chaudière, ascenseur, etc…),
- l'échéancier des travaux décidés par l'Assemblée Générale.
2° - Les visites de surveillance
Nous passons régulièrement visiter votre immeuble. A cette occasion nous
procédons à un contrôle des parties communes et nous rencontrons des
copropriétaires et le gardien.
La fréquence de ces visites est fonction de la taille de l'immeuble et des
nécessités.
3° - Les pannes et interventions
Après signalement d'une panne ou d'un dysfonctionnement, nous effectuons
une demande d'intervention auprès d'une entreprise qui réalisera au plus
vite la réparation.
En cas d'intervention importante ou techniquement complexe, un devis sera
établi et le Conseil Syndical, si nécessaire, consulté pour confirmer la
commande.
Nous nous assurons de la bonne exécution des travaux et vérifions la
facture.
4° - Les contrats de maintenance
Nous assurons le suivi des contrats de maintenance en vérifiant la réalité
des visites d'entretien, la rapidité d'intervention, la qualité de la maintenance
et l'exactitude des factures.
Nous procédons aux négociations, consultations et résiliations.
5° - Mise en concurrence – Devis
La mise en concurrence est désormais précisée. Elle concerne les marchés
de travaux et les contrats de fourniture et résulte de la demande d'une
pluralité de devis ou de l'établissement d'un devis descriptif soumis à
l'évaluation de plusieurs entreprises, sauf si l'Assemblée Générale en décide
autrement.
LES GROS TRAVAUX
Les gros travaux les plus courants sont les ravalements de façade,
étanchéité ou réfection toiture, rénovation des chaufferies, réfection des
revêtements de sols et des cages d'escaliers.
Ces décisions relèvent de l'Assemblée Générale et une étude complète est
soumise au vote (étude technique, résultat d'appel d'offres, quote-part pour
chaque copropriétaire, date de réalisation, etc).
Les entreprises sont retenues par le Conseil Syndical ou une Commission
Travaux, et les commandes passées selon les décisions prises en
Assemblée Générale.
Qui assure le suivi technique ?
Le Syndic assure le suivi des travaux sans toutefois prendre la qualité ni
assumer la responsabilité d'un maître d'œuvre.
La mission technique est en général confiée à un architecte ou à un bureau
d'études.
LES SINISTRES ET DEGATS DES EAUX
Une assurance multirisques est souscrite pour les parties communes et
prend en charge les dégâts pouvant affecter l'immeuble, en particulier les
dégâts des eaux et l'incendie.
La police d'assurance de la copropriété couvre également les parties
privatives qui sont immobilières par destination (plancher, carrelage, etc).
Vous devez obligatoirement vous assurer au minimum pour votre
responsabilité civile, votre mobilier et le dégât des eaux.
NB : L’assurance ne prend jamais en charge la réparation proprement dite
du matériel à l’origine de la fuite.
V - LOUER
LOCATION
Le propriétaire qui loue son logement reste le seul interlocuteur du Syndic. Il
lui appartient de faire respecter par son locataire le règlement intérieur. Il
reste redevable des charges, y compris en cas de carence du locataire ou
de vacance du logement.
CONFIEZ NOUS LA GESTION DE VOTRE BIEN
Dès le lancement des premières annonces, le "savoir-sélectionner SBM"
entre en action.
Visites, contrôles, formalités…, notre équipe vous libère de ces contraintes
et s'engage à mettre toute sa rigueur à votre service.
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maximum en toutes circonstances.
ENGAGEMENT SBM
Vous trouverez sur votre
relevé de charges le total de
la quote-part locative pour
vous faciliter la tâche.
Problèmes éventuels de règlement, relances, mises en demeure, et toutes
les démarches nécessaires pour optimiser la gestion de vos biens sont
assurées par nos soins.
La mise en conformité avec les nouveaux textes, les augmentations, les
répartitions de charges sont réalisées sans délai et automatiquement.
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grâce à un partenaire présent sur tous les fronts de la location : contacts
administratifs, règlements des taxes, aide à la déclaration foncière, rapports
avec EDF, le Service des Eaux, les Services Fiscaux, les syndics de
copropriétés, etc...
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Nous vous informons régulièrement de notre action. C'est la moindre des
choses.
Votre interlocutrice : Nadine CHATEAUX –Tél. 04.50.45.12.04
VI -VENDRE
VENTE
Le Syndic communique au notaire au moment de la vente, toute une série
de renseignements, ainsi que les sommes restant dues au Syndicat des
copropriétaires.
Il vous appartient de définir précisément, au moment du compromis de
vente, les sommes mises à charge du vendeur et celles mises à charge de
l'acquéreur, notamment si des gros travaux votés en Assemblée Générale,
avant la vente, n'ont pas été exécutés.
MUTATION D'UN LOT
Attention, à compter du 1er septembre 2004, l'article 5 du décret du 27 mai
2004, qui régit désormais l'arrêt de votre compte, supprime, de fait, le
principe du prorata temporis.
La règle devient la suivante :
 Le Vendeur :
- règle les provisions de charges des trimestres entamés,
- règle les travaux votés par l'assemblée à leurs dates d'exigibilité,
- règle les provisions spéciales exigibles (article 18, loi 10/07/65),
- récupère les avances (anciens fonds de trésorerie et fonds de réserve
pour travaux non affectés),
- règles les honoraires de mutation à charge vendeur.
 L'Acquéreur :
- règle les provisions sur charges à compter du 1er trimestre qui suit son
acquisition,
- récupère ou règle les charges réelles après approbation des comptes
par l'assemblée qu'il ait été ou non propriétaire pendant la période,
- règle les travaux exigibles après la date de l'acquisition ou les travaux
supplémentaires,
- récupère les provisions spéciales de l'article 18.
 Article 5 : toute convention contraire aux dispositions précitées doit être
réglée directement entre les deux parties lors de la mutation.
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Notre parfaite connaissance de votre copropriété nous permet de vous
donner une estimation judicieuse de votre bien et vous guider utilement au
mieux de vos intérêts.
Nous disposons d'un Bureau de Vente au cœur d'Annecy, face aux Galeries
Lafayette.
Vos interlocutrices :
Mercedes MARTIN - Tél. 04.50.45.78.02
Julie BOCQUET – Tél. 04.50.45.97.40
VII - NOUS CONTACTER
Le site www.sbm-immo.com est à votre disposition pour consultation.
Vous y trouverez notre sélection de biens tant à la location qu'à la vente,
différents renseignements d'ordre juridique, les indices locatifs mis à jour,
plan d'accès, observatoire des loyers, etc.