Offre d`emploi – Secrétaire de direction

SECRÉTAIRE DE DIRECTION
Dans la présente offre d’emploi, le masculin est utilisé sans discrimination, dans le seul
but d'alléger le texte.
Sous la direction et la supervision de la chef de la direction, le secrétaire de direction
planifiera, organisera et dirigera la prestation d'une grande variété de services à la
direction pour soutenir et renforcer le mandat de la chef de la direction. La
personne titulaire gérera les activités quotidiennes de la chef de la direction et sera
également appelée à collaborer avec les directeurs adjoints.
1. L'une des tâches principales sera d'assurer la liaison avec les membres du
personnel, les membres de l'association ainsi que les contacts externes à tous les
niveaux dans un environnement changeant et parfois stressant, tout en demeurant
flexible, proactive et efficace.
2. À titre de pivot de l'équipe, le secrétaire de direction agira avec initiative et
autonomie, offrira des services de haute qualité, démontrera un grand souci du
détail et s'acquittera des tâches administratives. Il sera notamment chargé de la
prise des minutes des rencontres de direction et des suivis des différents plans
d’action auprès de l’ensemble de la direction et des employés.
3. Le secrétaire de direction aura l’entière responsabilité de la préparation,
l’organisation et la tenue des instances de l’organisation (Conseil d’administration,
conseil exécutif, comité des régions et assemblées générales).
4. La disponibilité occasionnelle en dehors des heures normales de bureau, la
nécessité de faire des heures supplémentaires sans préavis tôt le matin ou tard le
soir sont inhérentes au poste de secrétaire de direction, lequel devra aussi
démontrer un haut niveau d'intégrité personnelle et professionnelle.
Qualifications essentielles
• La personne sera dynamique, vive d’esprit, dotée d’un grand sens de l’initiative,
mature, créative, flexible et en mesure d’anticiper les besoins de la direction dans
des situations de grands stress.
• Expérience de la prestation de services de soutien à des cadres supérieurs au
niveau d'un chef d’entreprise ou d'organisme, préférablement dans un
environnement complexe.
• Expérience, culture et intérêt pour le milieu associatif.
• Expérience confirmée dans l'établissement des priorités et le respect des
échéanciers tout en offrant des services administratifs à un cadre supérieur.
• Expérience de la planification et de la gestion d'un horaire chargé, ainsi qu'un
calendrier d'évènements spéciaux, de conférences, de présentations, de dîners
d'affaires et d'apparitions publiques.
• Expérience de collaboration avec diverses équipes, en particulier le personnel des
communications et dans la préparation, la révision ou la distribution de documents
exécutifs et de correspondance principalement en français au nom de la chef de la
direction.
• Expérience dans le maintien de relations avec les partenaires internes, externes,
les représentants officiels du gouvernement, les médias et les consultants.
• La connaissance du scoutisme constitue un atout.
Exigences
Essentielle - DEC
Atout – Formation universitaire
Essentielle – 3-5 années d'expérience dans un poste similaire
Essentielle – parfaite maîtrise du français parlé et écrit
Essentielle – très bon anglais parlé et écrit
Essentielle – fortes compétences rédactionnelles
Essentielle — Word, Excel, PowerPoint, Outlook
Essentielle — Aptitude avec les divers outils technologiques
Veuillez envoyer votre lettre de motivation ainsi que votre CV à
[email protected] avant le 14 juin 2013.