Guide de l`administrateur Multi-postes - Support

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Guide de l'administrateur Multi-postes
GoToMeeting
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OpenVoice
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Guide de l’administrateur Multi-postes
Sommaire
Premiers pas avec le Centre d'administration Multi-postes ...................................... 1
Ajouter des utilisateurs .................................................................................................. 2
Ajouter des utilisateurs à votre compte ..................................................................... 2
Créer un nouveau modèle d'e-mail de bienvenue ..................................................... 3
Gérer les utilisateurs ...................................................................................................... 4
Gérer les postes ........................................................................................................ 4
Supprimer des utilisateurs ......................................................................................... 5
Détails de l'utilisateur ................................................................................................. 6
Réaffecter les réunions .............................................................................................. 7
Créer des rapports .......................................................................................................... 8
Créer un rapport ........................................................................................................ 8
Rapports de compte ............................................................................................... 9
Rapports GoToMeeting ........................................................................................ 10
Rapports GoToWebinar ....................................................................................... 11
Rapports GoToTraining ....................................................................................... 12
i
Premiers pas avec le Centre d'administration
Multi-postes
Le Centre d'administration Multi-postes permet aux administrateurs de compte multi-postes d'ajouter
et de gérer des utilisateurs de créer des rapports. Les administrateurs multi-postes pour
GoToMeeting, GoToWebinar, GoToTraining et/ou OpenVoice peuvent se connecter pour ajouter et
gérer des organisateurs.
1
Ajouter des utilisateurs
Vous pouvez ajouter des utilisateurs à votre compte et leur assigner le rôle d'organisateur. Le nom et
prénom d'un utilisateur ne doit pas dépasser 32 caractères. L'adresse e-mail ne doit pas dépasser
128 caractères.
Ajouter des utilisateurs à votre compte
1. Connectez-vous au centre d'administration.
2. Sélectionnez Ajouter des utilisateurs (Add Users) dans la barre de navigation de gauche.
3. Dans la page Ajouter des utilisateurs (Add Users), entrez le prénom, le nom et l'adresse e-mail
de l'utilisateur. Chaque utilisateur se connectera à
GoToMeeting/GoToWebinar/GoToTraining/OpenVoice avec l'adresse e-mail que vous leur avez
indiquée. Cliquez sur Ajouter un autre utilisateur (Add Another User) pour ajouter un autre
utilisateur en même temps.
Pour ajouter plusieurs utilisateurs à la fois, cliquez sur Ajouter des utilisateurs multiples et
entrez le prénom, nom et adresses e-mail des utilisateurs dans le champ. Vous devez séparer
chaque utilisateur avec une virgule ou un point virgule, ou appuyer sur les touches Entrée/Retour
sur votre clavier.
4. Sélectionnez un rôle pour cet utilisateur. Veuillez sélectionner au moins un rôle pour l'utilisateur
afin de pouvoir l'ajouter.
5. Par défaut, les nouveaux utilisateurs reçoivent l'email de bienvenue par défaut, vous pouvez
également créer de nouveaux modèles et les sauvegarder pour une utilisation future.
6. Sélectionnez la langue principale de cet utilisateur. L'e-mail de bienvenue sera envoyé dans la
langue choisie pour l'utilisateur.
2
Créer un nouveau modèle d'e-mail de bienvenue
Tous les utilisateurs nouvellement ajoutés recevront l'email de bienvenue par défaut, vous pouvez
aussi personnaliser les emails de bienvenue et les stocker en tant que modèles pour une utilisation
future.
2. Sélectionnez Ajouter des utilisateurs (Add Users) dans la barre de navigation de gauche.
3. Dans la page Ajouter des utilisateurs (Add Users), sélectionnez Créer un nouveau modèle
(Create New Template) depuis le menu déroulant « Envoyer cet e-mail ».
4. Dans la boite de dialogue « Créer un nouveau modèle » (Create New Template), entrez le titre
et l'objet du nouveau modèle d'e-mail de bienvenue, puis ajoutez votre texte personnalisé.
5. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Enregistrer (Save).
6. Lorsque vous retournez à la page Ajouter des utilisateurs, vous pouvez sélectionner le modèle
sauvegardé depuis le menu déroulant « Envoyer cet e-mail » (Send this email). Vous pouvez
cliquer sur Aperçu, Modifier ou Supprimer en regard du modèle sélectionné dans le menu
déroulant.
3
Gérer les utilisateurs
Sur la page Gérer les utilisateurs, vous pouvez rechercher des utilisateurs en saisissant une partie de
leur nom ou adresse e-mail, ou vous pouvez filtrer des utilisateurs en sélectionnant « Filtrer par »
dans le menu déroulant pour trier et visualiser tous les utilisateurs et postes
GoToMeeting/GoToWebinar/GoToTraining/OpenVoice sur votre compte. Vous pouvez également
exporter les détails d'utilisateurs dans Excel, supprimer des utilisateurs et gérer des postes.
En tant qu'administrateur de compte multi-postes, vous pouvez ajouter jusqu'à 5 postes et modifier
votre abonnement depuis la page Mon compte. Si vous souhaitez ajouter plus de 5 postes, vous
pouvez Contacter un responsable commercial pour mettre à niveau vers un compte Corporate, qui
comprendra des fonctionnalités supplémentaires telles que des groupes, paramètres et marque.
Gérer les postes
La colonne du produit indique si un utilisateur est activé avec ou suspendu de GoToMeeting,
GoToWebinar. GoToTraining ou OpenVoice. Les organisateurs activés peuvent organiser des
sessions, tandis que les organisateurs suspendus ne peuvent plus organiser de sessions.
2. Sélectionnez Gérer les utilisateurs (Manage Users) dans la barre de navigation de gauche.
3. Dans la page Gérer les utilisateurs (Manage Users), sélectionnez la case à cocher à côté des
noms des utilisateurs.
4. Sélectionnez le menu déroulant « Gérer les postes » (Manage Seats). Vous pouvez
sélectionner l'une des options « Affecter le poste à » (Change Seat to).
5. Après avoir choisi une option, cliquez sur Appliquer les modifications (Apply Changes).
• Depuis la page Gérer les utilisateurs, vous pouvez renvoyer l'e-mail de bienvenue (par défaut
ou personnalisé) en cliquant sur Ré-inviter.
• Si vous sélectionnez Supprimer tous les postes, vous supprimerez tous les rôles produit de
l'utilisateur lorsque vous cliquerez sur Appliquer les modifications. Si un utilisateur a des
sessions planifiées, vous pouvez cliquer sur réaffecter leur sessions (reassign their
4
sessions) pour les réaffecter à un autre organisateur (optionnel). Si vous ne réaffectez pas
les sessions planifiées de l'utilisateur mais supprimez uniquement le poste, l'historique de
l'organisateur est stocké pendant 1 an et si vous décidez plus tard de réactiver l'utilisateur
suspendu, l'historique des sessions sera conservé.
Supprimer des utilisateurs
Vous pouvez supprimer des utilisateurs de votre compte dans la page Gérer les utilisateurs. Si vous
supprimez un utilisateur, vous devrez lui envoyer une autre invitation si vous voulez qu'il organise à
nouveau des sessions. Si un utilisateur a des réunions planifiées, vous pouvez réaffecter ses
sessions à un autre organisateur. Vous ne pourrez pas conserver l'historique de sessions des
utilisateurs que vous supprimez - Si vous souhaitez conserver l'historique de sessions, supprimez les
postes des utilisateurs et suspendez-les de façon à stocker leurs données pendant 1 an si vous
décidez plus tard de les réactiver.
2. Sélectionnez Gérer les utilisateurs (Manage Users) dans la barre de navigation de gauche.
3. Dans la page Gérer les utilisateurs (Manage Users), sélectionnez la case à cocher à côté des
noms des utilisateurs.
4. Puis sélectionnez Supprimer des utilisateurs (Delete Users). Si un utilisateur a des sessions
planifiées, vous pouvez cliquer sur réaffecter leur sessions (reassign their sessions) pour les
réaffecter à un autre organisateur.
5. Dans la page Réaffecter les réunions (Reassign Meetings), sélectionnez le menu déroulant «
Réaffecter à » (Reassign to) pour choisir un autre organisateur. En savoir plus sur la réaffectation
des réunions.
5
6. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Enregistrer (Save). Pour ajouter de nouveau
l'utilisateur à votre compte, vous devrez l'ajouter en tant que nouvel utilisateur.
Détails de l'utilisateur
Vous pouvez afficher les informations utilisateur et attribuer les rôles d'organisateur pour tout
utilisateur sur votre compte.
Un utilisateur peut être un administrateur de compte sans être un organisateur de réunions actif.
Les utilisateurs peuvent avoir l'un des états suivants :
•
•
•
Activé – Utilisateurs qui ont activé leur compte en créant un mot de passe
Suspendu – Utilisateurs qui avaient un poste actif et/ou un rôle d'administrateur et dont le
poste et/ou le rôle a été supprimé
Invité – Utilisateurs qui ont été ajoutés au compte, mais qui n'ont pas encore créé un mot de
passe
2. Sélectionnez Gérer les utilisateurs (Manage Users) dans le menu de navigation de gauche,
puis cliquez sur un nom d'utilisateur.
3. Sur la page Détails de l'utilisateur, vous pouvez modifier le nom de l'utilisateur et afficher son
adresse e-mail et ses informations d'utilisation (dernière réunion, prochaine réunion planifiée,
réunions récurrentes planifiées). Vous pouvez également modifier leur rôle dans la page Détails
de l'utilisateur.
4. Cliquez sur Save (Save) si vous avez fait des modifications.
6
Réaffecter les réunions
Vous pouvez réaffecter des réunions d'un utilisateur à un autre organisateur actif sur votre compte à
tout moment, surtout si un utilisateur est supprimé, suspendu ou n'est plus actif. Même si vous ne
pouvez pas réaffecter les sessions de webinaire, un co-organisateur peut les démarrer.
2. Sélectionnez Gérer les utilisateurs (Manage Users) dans le menu de navigation de gauche,
puis cliquez sur un nom d'utilisateur.
3. Dans la page User Details (User Details), cliquez sur Réaffecter les réunions (Reassign
Meetings).
4. Dans la page Réaffecter les réunions (Reassign Meetings), sélectionnez le menu déroulant «
Réaffecter à » (Reassign to) pour choisir un autre organisateur. Répétez cette étape pour chaque
réunion que vous souhaitez réaffecter à un autre organisateur.
5. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Enregistrer (Save).
7
Créer des rapports
Vous pouvez créer des rapports pour afficher les données sur vos organisateurs et sessions passées
(les données sont stockées pendant 1 an à compter de la date de la session). Si un organisateur
vient de terminer une session, son inclusion dans un rapport pourra demander jusqu'à 15 minutes.
Créer un rapport
2. Sélectionner Créer des rapports (Create Reports) dans la barre de navigation de gauche.
3. Dans la page Créer des rapports (Create Reports), choisissez l'un de ces types de rapports :
8
Rapports de compte
• Rapport d'activité - Affiche un résumé de l'utilisation des produits par les organisateurs
• Rapport sur le statut des utilisateurs - Affiche le rôle des utilisateurs de votre compte
9
Rapports GoToMeeting
• Rapport sur l'historique des réunions - Affiche des informations sur les participants aux
réunions de chaque organisateur
• Rapport sur les réunions planifiées - Affiche les réunions planifiées par les organisateurs
de votre compte
• Rapport de participation - Affiche des informations sur les participants aux réunions de
chaque organisateur
10
Rapports GoToWebinar
• Rapport sur les inscrits au webinaire – Affiche les informations sur les participants aux
webinaires de chaque organisateur
• Rapport des inscrits à l'enregistrement du webinaire – Affiche les informations sur les
inscrits aux enregistrements de vos organisateurs.
11
Rapports GoToTraining
• Rapport sur les sessions de formation planifiées – Affiche les sessions de formation
planifiées par les organisateurs de votre compte
• Rapport sur l'historique et la participation aux formationst – Affiche les détails des
sessions de formation de chaque organisateur et de leurs participants
12
Rapports OpenVoice
• Rapport sur l'historique de facturation – Affiche les informations sur l'utilisation
d'OpenVoice par type d'appel
• Rapport sur les numéros de téléphone et les tarifs – Affiche les numéros de téléphone et
les tarifs de facturation par type d'appel
13
Rapport d'utilisation – Affiche les informations sur l'utilisation d'OpenVoice dans vos
conférences d'organisateurs.
• Rapport de salle de conférence – Affiche les informations sur les conférences OpenVoice
de chaque organisateur.
14
4. Choisissez une plage de dates, soit au cours de l'année écoulée ou des dates précises.
5. Sélectionner des utilisateurs ou des groupes. Vous pouvez filtrer les informations suivantes :
• Tous les utilisateurs, les utilisateurs individuels ou les utilisateurs multiples
• Tous les administrateurs, les administrateurs individuels ou les administrateurs multiples
• Tous les responsables, un ou plusieurs responsables
• Postes
6. Puis cliquer sur Excel ou HTML pour afficher des informations de votre compte et celle des
utilisateurs.
15

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