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Comparons :
Les télécopieurs
Les Solutions Serveur Fax
Les Solutions Fax IP
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Comparaison entre les télécopieurs, les Serveurs Fax et
les solutions Fax IP
Résumé
Aujourd’hui, le fax reste un outil de communication indispensable en entreprise, malgré la position
dominante de l’email. D’après une étude Eranos / IFOP réalisée en février 2009, sur une journée
de travail, les actifs passent en moyenne 4 heures 30 minutes à utiliser des technologies de
l’information (ordinateur, téléphone et fax). Les outils les plus plébiscités sont le téléphone (97 %),
le courrier électronique (96 %), les moteurs de recherche Internet (93 %), le traitement de texte
(89 %) et le fax (82 %).
De nombreux secteur d’activité sont dépendants du fax pour transmettre des données. En effet, le
fax est intégré dans des processus métier où des applications envoient et reçoivent de grands
volumes de fax. Les sociétés d’assurances, les agences immobilières, les banques, les professions
juridiques, les administrations, les organisations de santé comptent parmi les sociétés qui utilisent
beaucoup le fax.
De nos jours, les entreprises font de gros efforts pour réduire leurs coûts de façon significative et
gérer efficacement leur infrastructure fax. Les entreprises qui cherchent à remplacer leur parc de
télécopieurs peuvent opter pour une solution de type Serveur de fax ou un service de FAX IP.
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Télécopieurs
Les télécopieurs ont la capacité de transmettre et recevoir rapidement et correctement du texte
et des images via une ligne téléphonique. Ils utilisent un mécanisme permettant la numérisation
des informations et sont alors capables de transmettre une image sous forme de données
informatiques. Quand il reçoit un fax, le télécopieur traduit les données en image et le réimprime.
Les télécopieurs modernes peuvent proposer un scanner permettant la numérisation d’images, ou
une imprimante permettant d’imprimer les fax entrant.
Caractéristiques techniques des télécopieurs :
Vitesse
Les télécopieurs sont capables d’une vitesse allant de 2,4 à 14,4 kbit/s. Dans la pratique, la vitesse
dépend des deux terminaux et de la qualité de la ligne téléphonique.
Compression
La compression permet de réduire le temps de transmission. Quasiment tous les télécopieurs
permettent la compression Modified Huffman. Certains comportent une compression plus
avancée, tel que le Modified Read et encore le Modified Modified Read, permettant une
transmission encore plus rapide. Ces protocoles sont généralement indiqués dans les fiches
techniques par les sigles anglais MH, MR et MMR.
Les types d’impression
Papier thermique : Très peu de fax aujourd’hui utilisent encore l’impression sur papier
thermique d’antan. Cette technologie permet de réaliser des télécopieurs compacts et bon
marché. En contrepartie, les rouleaux de papier thermique - véritable caricature de la
télécopie -, coûtent relativement cher, et les fax ont tendance à boucler et faner
rapidement. De plus, la qualité de l’impression est franchement médiocre.
Transfert thermique : Ce procédé est une version plus moderne que la précédente et l’a
remplacée par les fax de premier prix. L’imprimante utilise de la chaleur pour transférer
l’encre depuis un ruban sur le papier. L’avantage est son bas prix et l’utilisation de papier
ordinaire. Mais ses inconvénients en termes de vitesse et de qualité d’impression le
réserve pour une utilisation d’entrée de gamme. D’autre part, le ruban d’impression coûte
assez cher.
Jet d’encre : L’impression de fax à jet d’encre est en tout point identique aux imprimantes
pour ordinateurs utilisant cette technologie. Celle-ci permet de fabriquer des imprimantes
pour un prix abordable qui impriment sur papier ordinaire. En revanche, le prix des
cartouches d’encre est très élevé et la vitesse n’est pas suffisante pour une utilisation
intensive. Ces appareils conviennent particulièrement pour une utilisation domestique, aux
petites entreprises ou pour une utilisation personnelle. D’autant qu’ils font souvent partie
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d’un ensemble multifonction, réunissant dans un même boîtier les fonctions de fax,
imprimante, photocopieur et scanner, économique tant au point de vue du coût que pour
la place qu’il prend.
Laser : La technologie laser des imprimantes informatiques s’adapte à merveille aux fax. On
y trouve une économie en consommables, et un fonctionnement rapide et silencieux. Le
prix d’une cartouche de toner peut atteindre plusieurs fois celle d’une cartouche pour une
imprimante à jet d’encre, mais pourra imprimer quatre ou cinq mille pages, contre deux à
trois cents pour la cartouche. Cependant, le prix de départ est plusieurs fois le coût d’une
machine thermique ou à jet d’encre.
Mémoire
Certains télécopieurs comportent une mémoire, leur permettant de stocker des pages reçues et
envoyées. Une mémoire d’une vingtaine de pages est typique pour une machine de base.
Certaines machines permettent d’augmenter la mémoire en ajoutant des cartes. Parmi les
avantages, on trouve la possibilité de scanner une page et de la sauvegarder en mémoire avant
l’envoi. Vous pouvez ensuite repartir avec votre document original et laisser la machine émettre le
fax. C’est très pratique pour les envois en nombre, ou pour effectuer l’envoi à un moment où le
tarif de téléphone est plus avantageux. Un autre avantage de la mémoire : en cas de panne ou de
bourrage de papier (par exemple, pendant la nuit), les fax entrants sont sauvegardés.
Répertoire
Le fax peut stocker les noms et numéros de vos correspondants, de la même façon qu’un
téléphone portable.
Couleur
Les télécopieurs couleur existent, mais sont encore rares. De plus, les fabricants ne sont pas tous
d’accord sur les normes. Pour être certain d’une bonne transmission, il vaut mieux utiliser deux fax
d’une même marque. Mais la plupart des personnes préféreront scanner le document et l’envoyer
par courrier électronique.
3 bonnes raisons pour lesquelles le choix d’un télécopieur n’est pas stratégique
Les coûts de maintenance et de télécommunication
Documents non sécurisés
Niveaux de productivité amoindris à cause des allers-retours au télécopieur
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Serveurs Fax
Les serveurs de fax sont des logiciels qui gèrent les fax, en émission comme en réception, sous
forme électronique. Ils utilisent les mêmes protocoles de communications que n'importe quel
télécopieur classique. Il leur faut donc disposer spécifiquement de modems ou de cartes de
communication RTC ou ISDN/Numeris.
Les serveurs de fax ont de grandes capacités d’envoi et de réception de fax et se dimensionnent
en fonction du volume généré par l’entreprise utilisatrice.
COMMENT CA MARCHE ?
En réception
Le serveur de fax réagit à un fax en réception comme un télécopieur, à ceci près qu'au lieu d'en
imprimer une version papier, il met le fax reçu sous forme d'image dans un fichier qu'il enregistre
sur un répertoire spécifique sur le disque dur du serveur, ou sur tout autre disque de destination
qui lui serait spécifié. Le nom du fichier est généré automatiquement, en général en tenant
compte de la date et de l'heure d'arrivée. Les serveurs de fax peuvent le plus souvent générer ces
fichiers sous plusieurs formats. Les plus classiques sont les formats TIFF (Tagged Image File
Format) et PDF (Portable Document Format) qui se prêtent très bien à la manipulation et
l'échange de données non modifiables.
Une fois enregistré, la réception du fax est annoncée à son destinataire. Cette annonce peut-être
faite simplement sous la forme d'une fenêtre qui s'ouvre sur son bureau, ou, de manière plus
pérenne sous forme de message électronique avec ou sans le fichier en pièce jointe.
Il est bon de préciser que le serveur de fax peut recevoir des fax sur plusieurs lignes
téléphoniques, chaque ligne physique pouvant elle-même correspondre à plusieurs numéros de
téléphone. Dans ce cas, le serveur oriente les annonces d'arrivées de fax en fonction du numéro
de fax du destinataire.
En émission
L'utilisateur désirant envoyer un message par fax crée un email, saisit une syntaxe spécifique qui
contient le numéro de fax de son correspondant dans le champ destinataire. Il n’a plus qu’à saisir
son message, ajouter autant de pièces jointes que nécessaire et à envoyer l’email pour faire partir
le fax.
La plupart des serveurs de fax disposent d’une imprimante fax virtuelle qui permet de faxer à
partir d’un document Office ou d’une application. Lorsque que l’imprimante fax est appelée, une
boite de dialogue s’ouvre et demande les données du destinataire (nom, prénom, rôle, société, N°
de fax) et l'objet du document à faxer.
Le serveur de fax se charge alors de l'envoi, tout en assurant une copie sur son disque dur. Le nom
du fichier ainsi sauvegardé est généré de manière automatique en tenant comte de la date et de
l'heure de l'envoi ainsi que du nom du fichier créé par l'utilisateur.
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La puissance du serveur de Fax
L'utilisation de la puissance de l'informatique pour la gestion des fax offre de nombreux avantages,
tant en terme de manipulation, d'archivage, et de sécurisation des informations que
d'optimisation des ressources téléphoniques.
Une solution serveur de fax permet :
de simplifier les manipulations en :
s'affranchissant des versions papier
assurant un classement automatique des fax, tant en émission qu'en réception
de centraliser les fax sur un seul appareil
en émission et en réception
quel que soit le nombre de lignes téléphoniques affectées
De plus, le système assure le suivi de la consommation des utilisateurs. Cela permet d'affecter les
coûts sur les lignes budgétaires idoines, ou, en cas d'utilisateurs extérieurs à l'entreprise, de
facturer les consommations. Ces affectations budgétaires ou facturations peuvent être réalisée,
soit « à la page envoyée », soit « à la durée d'émission ». Le tarif peut dépendre du préfixe du
numéro de fax du destinataire.
La mise en place d'un serveur de Fax
La mise en place d'un serveur de Fax nécessite une intervention sur l'ordinateur-serveur ainsi que
sur chacun des postes susceptibles d'utiliser ce service. Ces interventions consistent, d'une part à
mettre en place le service lui-même, et d'autre part à le rendre accessible pour chacun des
utilisateurs.
La mise en place d'un réseau de fax prend de quelques heures à quelques jours en fonction de la
taille des réseaux, du nombre de ligne téléphoniques et du nombre d'utilisateurs
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DES COUTS DE MISE EN ŒUVRE ET DE MAINTENANCE ELEVES MALGRE DES GAINS DE
PRODUCTIVITE REELS
Avec les serveurs fax, les utilisateurs peuvent envoyer et recevoir des fax directement depuis leur
poste de travail, éliminant les inefficacités associées à l’envoi et la réception manuelle. Peter
Davidson du Davidson Consulting, estime que le coût de travail correspondant à l’envoi manuel
d’un fax avec un télécopieur traditionnel est d’environ 2,41€. Les serveurs fax étaient les premiers
pas vers l’élimination de l’abondance des lignes téléphoniques analogiques et vers la réduction
significative des coûts associés aux télécopieurs.
Malgré les coûts de travail réduits, la mise en place d’un serveur fax nécessite d’autres
investissements et constitue une charge coûteuse pour le département IT de l’entreprise.
Par exemple :
Analyse des inventaires initiaux à propos des besoins de capacité pour les lignes
téléphoniques fax.
Assurer la compatibilité avec le système et l’intégration
Mise à jour constante des matériels et des logiciels
Coûts télécom constants
Une maintenance et capacité à long terme significative
Coûts liés aux risques de pannes
Les projets pour déployer des serveurs fax prennent de 8 à 10 semaines, et nécessitent une
coopération entre le département IT, le fournisseur télécom, et l’éditeur du logiciel de serveur de
fax.
3 bonnes raisons pour lesquelles le choix d’un serveur Fax n’est pas stratégique
Coûts : Investissement initial élevé, coût de déploiement, coûts mensuels réguliers pour les
lignes téléphoniques et coûts réguliers concernant la maintenance du matériel et des logiciels.
Installation et mise en œuvre : Nécessité d’installer le(s) serveur(s) et de déployer la solution
en interne. Besoin de ressources IT.
Sécurité : Nécessité d’adopter une architecture redondante pour pérenniser la solution. Risque
de panne.
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Solutions Fax IP
Comme les serveurs fax, les services fax IP (ou fax hébergé) permettent d’envoyer et de recevoir
des fax par email.
Les solutions fax IP ne nécessitent aucune installation de matériel ou de logiciel, et sont
immédiatement utilisables, permettant aux sociétés d’allouer les ressources IT à leurs systèmes
stratégiques. Les seuls coûts associés avec ce type de services sont des coûts d’utilisation. Il n’y a
pas de coûts redondants ou de coûts cachés : de maintenance, de mises à jour, d’extension de
capacité...
Le fax IP permet l’accès au fax exactement comme à l’email, ce qui est indispensable pour les
employés mobiles.
De plus, des interfaces XML permettent l’automatisation de la distribution des fax via des
applications métiers, CRM et l’ERP ou tout type de système d’information.
Le marché du fax a évolué de la même manière que celui des ordinateurs. L’usage d’ordinateurs a
commencé avec des serveurs centraux qui se sont transformés en serveurs clients, et, plus
récemment en applications Web. Le marché du fax a évolué de la même façon en passant des
télécopieurs aux serveurs fax puis aux services de fax IP.
Le marché des services fax IP a vécu une croissance annuelle significative et l’on s’attend à ce que
cette tendance se maintienne dans les années à venir :
Les revenus mondiaux des services fax de 2004 à 2009
Revenus
(M€)
Croissance
Annuelle
2004
2005
2006
2007
2008
2009
528,45
577,99
665,07
772,41
911,27
1077,17
9,4%
15,1%
16,1%
18,0%
18,2%
Taux de Croissance Annuelle Composé
(TCAC)
2005 - 2009
16,8%
2004 20006 2007 2008 2009 CAGR
Source : Davidson Consulting, 2006: Sturgis, MI
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FaxBox Corporate: Une Solution Fax IP qui apporte Economies, Sécurité, Efficacité
FaxBox Corporate est le premier service de Fax par Email en Europe. Avec FaxBox, vous envoyez et
recevez vos fax par email, tout simplement, de n’importe quelle connexion Internet. Vous n’avez
rien à installer, ni matériel, ni logiciel. Vous disposez d’un numéro de fax, avec l’indicatif régional
de votre choix. Le service FaxBox.com est disponible en quelques clics, et vous pouvez commencez
à faxer tout de suite.
La solution FaxBox Corporate répond à tous les besoins d’une entreprise, comme la souplesse
d’utilisation, la disponibilité du service, la sécurité, l’efficacité, et l’économie. En tenant compte de
ces aspects, FaxBox élimine le besoin en télécopieur ou en serveurs fax internes, et les autres
besoins liés, comme les consommables, les lignes téléphoniques dédiées, et les coûts de
télécommunications longues distances.
FaxBox Corporate est une solution rentable qui permet aux utilisateurs d’envoyer et de recevoir
des fax directement de leurs postes de travail.
Pas d’installation
Simple et efficace
Contrôlez et visualisez en temps réel votre trafic fax dans votre espace sécurisé depuis
Internet.
Vous recevez des accusés de réception et de transmission de vos fax.
Un taux d’accessibilité de 99.95%, disponible 24h/24, 7j/7, 365 jours par année. Les
serveurs ne sont jamais occupés.
Des outils de gestion de compte vous permettent de modifier en temps réel votre compte
et de générer des rapports d’usage par poste, campagne/projet, ou client.
FaxBox s’interface avec vos applications métiers (CRM, gestion, comptabilité) ou vos
Systèmes d’Informations et ERP (AS400, UNIX, SAP, …) Vous pouvez automatiser l’envoi de
fax à partir de vos applications.
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Facile à gérer, FaxBox Corporate utilise vos infrastructures email et Internet déjà existantes et
propose différentes solutions fax qui sont adaptées aux besoins de votre entreprise ou votre
environnement IT.
Cela comprend :
Des solutions fax bureautiques;
Des solutions fax mobiles
Des solutions fax transactionnelles, qui sont intégrées et faxent depuis vos
applications métiers et votre infrastructure IT.
FaxBox Corporate peut gérer des milliers d’utilisateurs. La méthodologie d’implémentation de
FaxBox Corporate hiérarchise les besoins et conserve la flexibilité nécessaire pour évoluer tout en
répondant aux besoins des entreprises.
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Comparons FaxBox Corporate et une Solution de serveur Fax
Serveur FAX
Fax IP
Investissement
Matériel
Logiciel
Ligne Telecom
Aucun
Ressources
Capacité de stockage de données
Aucune (incluse dans le
service)
Coûts Telecom
Frais mensuels pour lignes fax et numéros SDA
Coûts supplémentaires pour communications
longue distance
Aucuns (inclus dans le service)
Expertise IT Requise
Expertise dans les serveurs de fax, logiciel,
matériel nécessaire
Aucune
Délai d’installation
8 à 10 semaines
Quelques heures
Maintenance
Mises à jour logiciel nécessaires
Mise à niveau du matériel nécessaire.
 peut monter jusqu’à 75% des coûts initiaux
Aucune
Fiabilité
Risque de panne
Extensibilité
Capacité limitée
Une capacité augmentée nécessite un nouveau
matériel, des sites à distances, et 10 à 12
semaines pour déployer et tester.
Capacité sur demande
Coût Mensuel
Maintenance logicielle
Abonnement telecom
Coût Mensuel tout inclus :
numéros SDA + trafic +
maintenance
Coûts total de possession
Elevés
Minimaux
Impact Environnement IT
Sécurité
Sécurité des Documents
Elevé – augmente la complexité de
l’environnement IT et introduit de nouveaux
risques.
Serveurs localisés dans les bureaux des clients
Souvent sans prévention de sinistre
Pas d’architecture redondante à moins de
payer une installation spécifique
Documents non sécurisés, se trouvent dans les
locaux du client
Taux d’Accessibilité de : 99,5%
Serveurs Redondants
(24h/24, 7j/7, 365 jours/an)
Aucun
Infrastructures sécurisées
Prévention des sinistres
matériels
Architecture redondante
PGP, HTTPS, VPN, SFTP
communications sécurisées
xS
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Etude de cas : Calcul de retour sur Investissement FaxBox Corporate vs télécopieur
Comparatif Situation Actuelle / Situation Proposée (SA/SP)
SITUATION ACTUELLE
Hypothèses
Nb de fax entrants / jour
Nb moyen de pages dans un fax entrant
Nb pages entrantes / jour
Nb pages entrantes / mois (22 jours ouvrés)
Nb moyen de fax sortants / jour
Nb moyen de pages dans un fax sortant
Nb pages sortantes / jour
Nb pages sortantes / mois (22 jours ouvrés)
500
2,0
546
12 012
500
2,0
400
8 800
Nb de lignes fax sur des abonnements indépendants
8
Coût de maintenance des matériels fax
(loyer mensuel ou coût d'acquisition divisé par le nb de mois + maintenance)
50
Temps moyen (mn) passé pour traiter un fax (déplacement + dispatch)
Hypothèses coûts télécoms
Coût d'une page émise
Coût mensuel d'un abonnement analogique indépendant France Télécom
Salaire horaire chargé pour le temps passé à traiter des fax
2,0
0,05 €
16,00 €
20,00 €
Calcul des économies et du retour sur investissement
Coûts télécom
Coûts consommables
Temps mensuel passé (mn)
Coût du temps passé
648,00 €
280,96 €
16 920
5 640,00 €
Coût total mensuel
6 568,96 €
SITUATION PROPOSEE
Coût de la mensuel de la solution (100 utiliseurs / 500 pages mois
émission / 500 pages mois réception/ 8 n° SDA sur 12 mois) :
Coût du temps passé
300,00 €
1 880,00 €
Coût total mensuel
2 716,00 €
GAIN MENSUEL
3 852,96 €
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Conclusion
Le fax fait partie intégrante de l’environnement de travail des professionnels et reste un outil
stratégique en entreprise. Les nouvelles technologies rendent le fax plus efficace, sécurisé,
pratique, et économique.
Vers la fin des années 90, les serveurs de fax ont initié la transformation de ce média en l’intégrant
à l’informatique de l’entreprise. Mais de nombreuses contraintes restent liés aux serveurs de fax :
complexité de mise en œuvre, coûts, délais, maintenance.
Aujourd’hui, ce sont les solutions fax IP qui tirent le marché du fax et continuent à le faire
progresser, avec des taux de croissance à 2 chiffres. Les solutions fax IP améliorent l’efficacité des
utilisateurs, elles sont très simples à utilisent et permettent une réduction significative des coûts.
Parallèlement, elles augmentent la sécurité et la fiabilité du système. L’administration est aussi
facilitée grâce à des outils d’administration et de reporting simples et accessibles.
A propos de RTE Network
Leader européen des solutions FAX IP, RTE Network fournit aux entreprises des services de
communication haute disponibilité à valeur ajoutée, à partir de son réseau mondial de Fax / Voix /
SMS / IP.
Notre signature "Communication Services Provider" (Fournisseur de services de communication)
illustre une double compétence d’Opérateur et d’Editeur. Les services de communication de RTE
Network répondent aux besoins de toute entreprise quelle que soit sa taille, et sont entièrement
personnalisables. Chacun de nos client bénéficie, chaque jour, de services de communication sans
maintenance, sans investissement ni installation.
Nos solutions répondent à trois objectifs principaux :
Fournir des services de communication sécurisés
Améliorer l’efficacité et permettre la mobilité
Réduire les coûts
Pour plus d’informations, connectez-vous sur le site FaxBox Corporate, www.faxbox.com ou
contactez nous au +33 4 97 23 44 00.
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