PROCÈS-VERBAL DE LA RÉUNION - Prescott

PROCÈS-VERBAL DE LA RÉUNION RÉGULIÈRE DE LA
CORPORATION DES COMTÉS UNIS DE PRESCOTT ET RUSSELL
Le Conseil de la Corporation des Comtés unis de Prescott et Russell s’est réuni à 9 h 00, le
28 octobre 2015, à l’édifice administratif des Comtés à L'Orignal, pour sa réunion régulière
mensuelle.
Le président du conseil, Robert Kirby déclare la réunion ouverte.
VISION
La vision est récitée par Jeanne Charlebois, mairesse de la ville de Hawkesbury.
MOT DE BIENVENUE DU PRÉSIDENT ET APPEL NOMINAL
Présences : Robert Kirby, président, Gary J. Barton, Jeanne Charlebois, Guy Desjardins,
Fernand Dicaire, Conrad Lamadeleine, Pierre Leroux et François St-Amour, membres du
conseil.
Également présents : Stéphane P. Parisien, Marc Clermont, Louise Lalonde, Anne Comtois
Lalonde, Carole Lavigne, Louise Lepage-Gareau, Louis Prévost, Jonathan B. Roy, chefs de
département et Andrée Latreille, greffière.
Absences : Michel Chrétien et Jean St-Pierre, chefs de département
DÉCLARATION D’INTÉRÊTS PÉCUNIAIRES (Aucune)
ADOPTION DE L’ORDRE DU JOUR
191... Proposé par Conrad Lamadeleine
Appuyé par Pierre Leroux
QUE l’ordre du jour soit adopté avec l’ajout du rapport DG-005/2015 pour la dotation du poste
de trésorière à être présenté à huis clos suivant l’adoption du procès-verbal.
Adoptée
ADOPTION DU PROCÈS-VERBAL
192… Proposé par Fernand Dicaire
Appuyé par Gary J. Barton
QUE le procès-verbal de l’assemblée régulière du 21 septembre et le procès-verbal de la
réunion à huis clos du 14 octobre 2015 soient adoptés tels que présentés.
Adoptée
SUJET À HUIS CLOS
À 9h05, il fut
193… Proposé par Guy Desjardins
Appuyé par Fernand Dicaire
Que le Conseil poursuive à huis clos afin de prendre connaissance du rapport DG-005/2015
pour la dotation du poste de la trésorière. Cette présentation est faite à huis clos en raison
de renseignements privés concernant une personne qui peut être identifiée, y compris des
employés des Comtés (article 239(2)b).
Adoptée
À 9h15, il fut
194… Proposé par Jeanne Charlebois
Appuyé par Gary J. Barton
QUE le Conseil retourne en séance ouverte.
Adoptée
195… Proposé par Guy Desjardins
Appuyé par Gary J. Barton
ATTENDU que le directeur général a présenté le rapport DG-005/2015 concernant la
dotation du poste de trésorière de la Corporation des Comtés unis de Prescott et Russell.
QU’IL SOIT RÉSOLU :
1) que le Conseil approuve le rapport du directeur général lié à la dotation du poste de
trésorière;
2) que le Conseil ratifie la nomination de Mme Julie Ménard-Brault au poste de trésorière à
compter du 1 janvier 2016;
3) que le taux de rémunération soit fixé au niveau 1 de l’échelle salariale de ce poste;
4) qu’une période probatoire de 12 mois débute à compter de la date de nomination;
Conseil des Comtés
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L’Orignal (Ontario)
le 28 octobre 2015
5) qu’une évaluation de rendement soit effectuée à la fin de la période probatoire et qu’un
rapport soit soumis au Conseil pour entériner sa permanence;
6) qu’un règlement soit adopté pour autoriser la nomination de la trésorière des Comtés unis
de Prescott et Russell.
Adoptée
PETITIONS ET DÉLÉGATIONS
M. Steve McGill, responsable de projets stratégiques chez Enbridge Gas Distribution discute
du projet d’expansion de l'entreprise et de leur intention d’étendre leur réseau de gaz naturel
à l’intérieur de Prescott et Russell. Il répond aux questions des membres.
M. Gary Hoffman, de Deloitte présente le Plan des services d’audit 2015 et l’évaluation par
la direction du risque d’inexactitudes. Aucun changement n’a été décelé aux procédures de
vérification et aux principes comptables.
Suivant cette présentation, il fut,
196… Proposé par Conrad Lamadeleine
Appuyé par Pierre Leroux
ATTENDU que le Plan des services d’audit de Deloitte pour l’exercice prenant fin le 31
décembre 2015 comprend l’audit des états financiers de la Corporation, l’état de la situation
financière, les états des résultats, de la variation des actifs financiers nets et des flux de
trésorerie;
ET ATTENDU que la trésorière a complété le document Facteurs de risque de fraude pour
la Corporation permettant ainsi aux vérificateurs d’entreprendre leur démarche d’audit axée
sur le risque et préparer leur plan des services d’audit;
ET ATTENDU que les honoraires pour cet audit s’élèveront à 63 500 $, incluant les frais
raisonnables et des frais administratifs de 7% et les taxes applicables;
QU’IL SOIT RÉSOLU que le Conseil reçoive le Plan des services d’audit pour l’exercice
prenant fin le 31 décembre 2015, la lettre de mission d’audit ainsi que la liste de contrôle
énumérant les facteurs de risque de fraude dans le Manuel de comptabilité des comptables
agréés (ICCA).
Adoptée
COMMUNICATIONS
197… Proposé par Guy Desjardins
Appuyé par Gary J. Barton
Que la correspondance suivante soit reçue à titre d’information :
1) Du ministère de la Santé et des Soins de longue durée confirmant des fonds pour
appuyer la lutte au virus Ebola
2) Lettre de félicitations au nouveau député fédéral, Francis Drouin
3) Lettre de remerciement au député fédéral sortant, Pierre Lemieux
Adoptée
198… Proposé par François St-Amour
Appuyé par Pierre Leroux
Que la demande d’appui financier du Comité des ressources en eau de l’Est de l’Ontario
(CREEO) soit reçue et que la somme de 50 000 $ soit inscrite dans les prévisions budgétaires
2016.
Adoptée
199… Proposé par Guy Desjardins
Appuyé par Pierre Leroux
Que la demande financière de 1 million $ par année (2016 à 2018) du Centre d’accueil RogerSéguin soit reçue et discutée pendant les révisions budgétaires.
Adoptée
200… Proposé par Jeanne Charlebois
Appuyé par Fernand Dicaire
Que le Conseil appuie la demande de la ville de Hamilton visant l’adoption d’une loi pour
réglementer la location avec option d’achat pour les établissements de meubles et
d’appareils et que cette résolution soit acheminée au ministre des Services
gouvernementaux et des Services aux consommateurs, à AMO et à nos députés.
Adoptée
Conseil des Comtés
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L’Orignal (Ontario)
le 28 octobre 2015
201… Proposé par Jeanne Charlebois
Appuyé par Gary J. Barton
Que le Conseil appuie les revendications de la municipalité de Central Huron afin de combler
les postes actuellement vacants par le ministère de l’Agriculture, de l’Alimentation et des
Affaires rurales (MAARO) et de garder les bureaux du MAARO ouverts.
Adoptée
202… Proposé par Gary J. Barton
Appuyé par François St-Amour
Que la résolution du comté d’Essex concernant le partenariat Trans-Pacifique (PTP) soit
reçue et déposée.
Adoptée
203… Proposé par Pierre Leroux
Appuyé par Conrad Lamadeleine
Que la résolution de la municipalité d’East Ferris concernant les allées privées dans le
secteur de la revendication territoriale de ladite municipalité soit reçue et déposée.
Adoptée
RAPPORTS DES DÉPARTEMENTS
Mise à jour sur la gestion des mauvaises herbes – Rapport DG-004/2015
204… Proposé par Fernand Dicaire
Appuyé par Guy Desjardins
ATTENDU que le Conseil reçoit, au moins une fois lors de son mandat ou au besoin, une
mise à jour liée à la gestion des mauvaises herbes sur le territoire des comtés unis de
Prescott et Russell;
ET ATTENDU que ce rapport vise à expliquer les fonctions et les responsabilités de
l’inspecteur des mauvaises herbes et de faire une mise à jour de ses activités;
ET ATTENDU que l’inspecteur voit à l’application de la loi sur les terrains agricoles et
horticoles qui génèrent des revenus ou autres avantages liés à l’agriculture, ce qui exclut les
parterres, les jardins et les secteurs privés pour détente et loisirs personnels.
QU’IL SOIT RÉSOLU que le Conseil reçoive le rapport DG-004/2015 à titre d’information.
Adoptée
205… Proposé par Guy Desjardins
Appuyé par Fernand Dicaire
Qu’il soit résolu que le Conseil ratifie les listes des salaires et des comptes payés suivants :
1) Salaires du mois de septembre 2015 au montant de 2 039 663,16 $;
2) Comptes du mois de septembre 2015, pages 1 à 16, numéros 1 à 453 au montant de
5 143 766,02 $.
Adoptée
Révisions budgétaires 2016
206… Proposé par Fernand Dicaire
Appuyé par Guy Desjardins
QU’IL SOIT RÉSOLU de réviser le budget préliminaire 2016 circulé le 14 octobre dernier
selon les propositions suivantes :
1) Réduire la hausse de l’imposition à 1%;
2) Ajouter un montant de 250 000 $ au profit du Centre d’accueil Roger Séguin (c’est-àdire 500 000 $ pour 2016) afin de leur permettre de créer une réserve pour financer
les rénovations et/ou construction éventuelles de l’édifice;
3) Soumettre la liste des révisions budgétaires au prochain comité plénier du 10
novembre.
Adoptée
Renouvellement de l’assurance générale – Rapport F-013/2015
207… Proposé par Guy Desjardins
Appuyé par Conrad Lamadeleine
ATTENDU que le renouvellement des assurances générales de la Corporation s’effectue le
1er novembre de chaque année;
Conseil des Comtés
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L’Orignal (Ontario)
le 28 octobre 2015
ET ATTENDU que les Comtés unis de Prescott et Russell sont présentement assurés avec
la compagnie Jardine Lloyd Thompson Canada par le biais des courtiers Halpenny Insurance
Brokers Ltd;
ET ATTENDU que le coût de renouvellement de la cotisation annuelle proposé par la
compagnie Jardine a été révisé par notre consultant.
QU’IL SOIT RÉSOLU :
1) que le Conseil reçoive le rapport F-013/2015 et recommande que le contrat pour le
renouvellement d’assurance générale des Comtés totalisant 325 826 $, taxe en sus, soit
attribué à la compagnie Jardine Lloyd Thompson Canada par le biais des courtiers
d’assurance Halpenny Insurance Brokers Ltd., et ce, pour la période du 1 novembre 2015
au 31 octobre 2016; et
2) que l’administration analyse la couverture d’assurance informatique, tel que présenté au
rapport de M. John A. Harris, B.Comm. F.P.A.A.
Adoptée
Renouvellement d’hypothèque pour le projet de logement situé au 472, rue Church à Russell
208… Proposé par François St-Amour
Appuyé par Pierre Leroux
ATTENDU que le Ministère des Affaires municipales et du Logement (MAML) continue de
garantir les hypothèques du portefeuille de logements transféré aux Comtés unis de
Prescott et Russell;
ET ATTENDU que l’hypothèque du projet situé au 472, rue Church à Russell viendra à
terme le 1 février, 2016 et doit être renouvelée pour un dernier terme de 5 ans;
QU’IL SOIT RÉSOLU que le Conseil entérine la résolution provenant du ministère des
Affaires municipales et du Logement l’autorisant à renouveler l’hypothèque du projet pour
un dernier terme de 5 ans.
Adoptée
209… Proposé par Conrad Lamadeleine
Appuyé par François St-Amour
Que le rapport RH-005/2015 portant sur les statistiques des Ressources humaines pour les
mois de juin, juillet et août 2015 soit reçu à titre d’information.
Adoptée
210… Proposé par Fernand Dicaire
Appuyé par Guy Desjardins
Que le rapport SS-007/2015 portant sur l’information statistique des programmes Ontario au
travail, Services de garde et Services de logement soit reçu à titre d’information.
Adoptée
RAPPORTS DES COMITÉS
211… Proposé par Gary J. Barton
Appuyé par Pierre Leroux
Que le rapport du comité plénier en date du 14 octobre 2015 soit adopté tel que présenté.
Adoptée
212… Proposé par Guy Desjardins
Appuyé par Conrad Lamadeleine
Que le rapport du comité de Développement économique et touristique du 21 septembre
2015 soit adopté tel que présenté.
Adoptée
213… Proposé par Gary J. Barton
Appuyé par Pierre Leroux
Que le rapport du comité des Services sociaux du 14 octobre 2015 soit adopté tel que
présenté et que l’information liée aux frais funéraires soit présentée à la prochaine réunion
du comité plénier.
Adoptée
Conseil des Comtés
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L’Orignal (Ontario)
le 28 octobre 2015
214… Proposé par Pierre Leroux
Appuyé par François St-Amour
Que le rapport du comité des Travaux publics du 14 octobre 2015 soit adopté tel que présenté
sujet toutefois à ce que le point 5 soit retiré du rapport suite aux changements effectués à la
résolution portant sur l’échange de routes entre la Municipalité de La Nation et les Comtés
unis de Prescott et Russell.
Adoptée
RÉSOLUTIONS RELEVANT DES RAPPORTS DE COMITÉS
Plan de performance du temps de réponse des ambulances terrestres
215… Proposé par Gary J. Barton
Appuyé par Fernand Dicaire
ATTENDU que le règlement de l’Ontario 257/00 exige que les agents de prestation de
services d’ambulance adoptent un Plan de performance du temps de réponse pour les arrêts
cardiaques et les réponses sous l'Échelle canadienne de triage et de gravité pour les
départements d'urgence (ÉTG 1, 2, 3, 4 et 5);
ET ATTENDU que le directeur a soumis un tableau à la réunion du comité plénier établissant
le Plan de performance du temps de réponse pour la prochaine année;
QU’IL SOIT RÉSOLU que le Conseil des Comtés unis de Prescott et Russell ratifie le Plan
de performance du temps de réponse des ambulances pour 2016 tel que décrit dans le
tableau ci-dessous.
Type of Call
a. Sudden Cardiac
Arrest
b. CTAS* 1
(immediately lifethreatening)
c. CTAS 2
d. CTAS 3
e. CTAS 4
f. CTAS 5
Type of Provider and Response Time Target
(From paramedic notified of call to arrive site)
Defibrillator Response
Six (6) minutes as set by the MOHLTTC
Paramedic Response
Eight (8) minutes as set by the MOHLTTC
Paramedic Response
15 minutes as set by the County
Paramedic Response
15 minutes as set by the County
Paramedic Response
15 minutes as set by the County
Paramedic Response
15 minutes as set by the County
Target Percentage
of time achieved
30%
45%
90%
90%
90%
90%
Adoptée
Demande de financement dans le cadre du Programme ontarien pour le réseau municipal
d’infrastructure cyclable
216… Proposé par François St-Amour
Appuyé par Pierre Leroux
ATTENDU qu’en août dernier, le directeur des Travaux publics a informé le Conseil qu’une
demande de financement a été soumise sous le Programme ontarien pour le réseau
municipal d’infrastructure cyclable;
ET ATTENDU que le Conseil a démontré par le passé son engagement à promouvoir la
sécurité et de faire du cyclisme un mode de transport plus viable en raccordant les réseaux
cyclables locaux, provinciaux et interprovinciaux, le long du réseau routier;
ET ATTENDU que le ministère des Transports a récemment avisé que la déclaration d’intérêt
sous le Programme ontarien pour le réseau municipal d’infrastructure cyclable des Comtés
unis de Prescott et Russell a été retenue et qu’ils doivent maintenant procéder à la deuxième
étape du programme;
ET ATTENDU que le Conseil désire poser un geste concret pour démontrer son engagement
et de ce projet un dossier prioritaire;
Conseil des Comtés
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L’Orignal (Ontario)
le 28 octobre 2015
QU’IL SOIT RÉSOLU que le Conseil :
1) mandate le directeur des Travaux publics à soumettre une demande de financement pour
le projet du réseau cyclable sous la deuxième étape du Programme ontarien pour le
réseau municipal d’infrastructure cyclable;
2) autorise la trésorière à inscrire la part des Comtés aux prédictions budgétaires 2016 et
2017 pour effectuer les travaux prévus sous le Programme ontarien pour le réseau
municipal d’infrastructure cyclable.
Adoptée
Transfert de route entre la Municipalité de La Nation et les Comtés unis de Prescott et Russell
217… Proposé par Conrad Lamadeleine
Appuyé par François St-Amour
ATTENDU que le Comité des Travaux publics a examiné un projet d’échange de routes
proposé par la Municipalité de La Nation pour le transfert de voies publiques avec certaines
conditions;
ET ATTENDU qu’après discussion de ce projet d’échange, le Conseil consent au transfert
du tronçon de la rue Ste-Catherine, à partir de l'échangeur de l'autoroute 417 au chemin de
comté 3, puisqu’il répond bien à la définition d'un chemin de comté;
QU’IL SOIT RÉSOLU que le Conseil des Comtés :
1) autorise le transfert de la rue Ste-Catherine, à partir de l'échangeur de l’autoroute 417 au
chemin de comté 3, de la municipalité de la Nation aux Comtés unis;
2) accepte de ne pas imposer de limite de charge sur ce tronçon de route durant la période
de charge réduite;
3) ratifie les règlements nécessaires pour authentifier ce transfert de route aux Comtés.
Adoptée
PÉRIODE DE QUESTIONS AUX CHEFS DE DÉPARTEMENT
Le maire du canton d’Alfred et Plantagenet demande au directeur des Travaux publics la
possibilité de soumettre un rapport sur les limites de charge avant le printemps 2016.
Le maire de la cité de Clarence-Rockland demande au directeur général de soumettre un
rapport des dépenses encourues par les Comtés pour tenir la journée Glengarry-PrescottRussell à Queen’s Park.
AVIS DE MOTIONS (s/o)
RÉSOLUTION(S) ÉCRITE(S) DES MEMBRES (s/o)
RÈGLEMENTS
218… Proposé par Jeanne Charlebois
Appuyé par François St-Amour
QU’IL SOIT RÉSOLU que le Conseil ratifie les règlements 2015-49 à 2015-51 et 2015-55 ciaprès et retire les règlements 2015-52, 2015-53 et 2015-54 afin qu’ils soient révisés pour
refléter la résolution numéro 217 portant sur le transfert de la route de la municipalité de La
Nation aux Comtés unis de Prescott et Russell.
2015-49
Pour confirmer l’acquisition de certains terrains et les affecter à des voies
publiques dans le comté de Russell
2015-50
Pour confirmer l’acquisition de certains terrains et les affecter à des voies
publiques dans le comté de Prescott
2015-51
Pour autoriser un accord d’ajustement de limite entre le canton de Champlain,
la ville de Hawkesbury et les Comtés unis de Prescott et Russell
2015-55
Pour ratifier la nomination de Julie Ménard-Brault au poste de trésorière de la
Corporation des Comtés unis de Prescott et Russell
Adoptée
Conseil des Comtés
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L’Orignal (Ontario)
le 28 octobre 2015
SUJETS À HUIS CLOS
Voir résolutions numéros 193 à 195
RÈGLEMENT DE RATIFICATION
219… Proposé par Jeanne Charlebois
Appuyé par Gary J. Barton
QU’IL SOIT RÉSOLU que le Conseil adopte le règlement numéro 2015-56 afin de confirmer
toutes les mesures et recommandations prises au rapports, résolutions et règlements de la
séance régulière du conseil du 28 octobre 2015.
Adoptée
AJOURNEMENT
220… Proposé par François St-Amour
Appuyé par Conrad Lamadeleine
QU’IL SOIT RÉSOLU que la séance régulière du conseil soit levée à compter de 11h35.
Adoptée
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Robert Kirby, Président
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Andrée Latreille, Greffière