Dossier de Réservation de Domaine Public et - Mairie de Saint-Brès

Transcription

PROCEDURE EXTERNE
DEMANDE d’AUTORISATION d’OCCUPATION DU DOMAINE
PUBLIC et/ou d’UTILISATION du MATERIEL PUBLIC
(à imprimer recto-verso)
Cette demande doit être transmise à la Ville de Saint-Brès à l’adresse suivante :
Mairie de Saint-Brès - Services Techniques - 14 Place de la Ramade - 34670 SAINT-BRES
DELAIS PREALABLES : toutes les demandes doivent être déposées ou transmises au minimum 1 mois avant la date de
l’évènement prévu et au maximum 6 mois avant (12 mois pour un mariage).
Aucune demande ne sera examinée si le dossier est incomplet
A/ DEMANDEUR
Date de la MANIFESTATION
Toutes les lignes doivent être renseignées
.. / .. / ..
Nom Prénom du responsable :
Nom de l’association / collectivité :
Adresse postale :
Numéros de téléphone :
Courriel :
Objet de la MANIFESTATION :
Adresse de livraison du matériel :
CADRE RESERVE A L’ADMINISTRATION
Date de réception
de la demande
REPONSE DE M. LE MAIRE
.. / .. / ..
OUI NON
Signature :
Date : .. / .. / ..
Ville de Saint-Brès - Dossier de demande EXTERNE d’utilisation du Domaine Public et/ou Matériel Public – Octobre 2013- Page 1 sur 8
Tel : 04 67 87 46 04 - [email protected]
MONTANT
RESERVATION
B/ RESERVATION
Salle des Rencontres (maxi 40 personnes assises)
*2
150 €
Eglise
Parc Municipal
Parking du Pradet
Place Ramade
Salle Polyvalente Gaston Sabatier*1 *4 (Salle pour 300 personnes, équipée d’une
LIEU
ENTOUREZ
LE MONTANT
DE
RESERVATION
du ou des
SITE(S)
SOUHAITE(S)
cuisine et d’une estrade fixe en béton -profondeur 5m sur 8m de large)
*2
Salle Anduze de Saint Paul
RUES (mettre ci-après le nom des rues souhaitées) :
Espace Familial
Chaises (maxi 40 en Salle des Rencontres /maxi 300 en Salle polyvalente)
0,30€ (prix unitaire) X ……. (nombre d’exemplaire)
Tables (format 0.80mx1.20m- uniquement salle polyvalente)
Tables (format 3mx0.70m – maxi 25 pièces)
3
MATERIEL
Pack Table et banc * (maxi 12 pièces)
Prêt gracieux X ……. (nombre d’exemplaire)
MENTIONNEZ Toulousaines *3 (maxi 50 pièces)
le global
3
Grille
d’exposition
*
(maxi
20
pièces)
(quantité x
nombre
3
Sono
intérieure
*
(maxi
1
pièce)
d’exemplaires)
dans la case
3
Sono extérieure * (maxi 1 pièce)
MONTANT DE
RESERVATION
3
Vidéo projecteur * (maxi 1 pièce)
3
Micro sur pied * (maxi 1 pièce)
Extension de l’estrade Salle Gaston Sabatier = 120 euros
CAUTION
FORFAITAIRE
400 €
0
1000 €
0
1000 €
0
200 €
0
200 €
1000 €
*2
200 €
0
0
2 000 €
1 000€
1000 €
50 €
=
=
=
=
=
=
500 €
=
=
=
=
Gradins de la salle polyvalente (140 places) = 320 euros
FORFAIT LIVRAISON DU MATERIEL = 50 euros
TOTAL RESERVATION
Merci de remplir les montants globaux
*1
JOINDRE LES 2 CHEQUES
+ RIB à VOTRE
DEMANDE
soumis à acompte de 100 euros non remboursable en cas d’annulation à moins de 6 mois de l’évènement
*2
possibilités de gratuité ou facilités pour les associations saint-brésoises et les artistes
3
* matériels mis à disposition uniquement aux associations
*4
tarifs spéciaux pour les habitants de Saint-Brès 800 € - administrations et organismes officiels 700 €
3
Autres souhaits de matériel* : ………………………………………………………………………………………………………….
……………………………………………………………………………………………………………………………………………………….
……………………………………………………………………………………………………………………………………………………….
C/ PIECES A JOINDRE A LA DEMANDE Aucun dossier ne sera examiné s’il est incomplet
Chèque de caution ET Chèque de location (dissocier les deux) libellés à l’ordre
de Monsieur le Percepteur de Castries
Relevé d’identité Bancaire
A FOURNIR
PAR TOUS
Pièces à joindre
en plus
UNIQUEMENT
si la
manifestation
prévoit de
rassembler
plus de 100
personnes
Fiche « E- REGLEMENT d’OCCUPATION DU DOMAINE PUBLIC et/ou
d’UTILISATION du MATERIEL PUBLIC », que vous trouverez ci-après, signée
Attestation de Contrat d’assurance de Responsabilité Civile ou Spécifique
En aucun cas la responsabilité de la Ville ne pourra être engagée. En cas
d’incident ou accident, l’organisateur est le seul responsable. L’organisateur
s’engage à veiller à la sécurité des biens et des personnes.
Fiche « F- MANIFESTATION IMPORTANTE », que vous trouverez ci-après,
signée
Plan de masse comprenant l’implantation des installations (celles de la ville +
vos locations externes), les voies d’accès des services de secours.
Dans le cas de défilés, courses etc.. les plans et itinéraires, ainsi que
l’attestation de déclaration en Préfecture
Selon le cas : Autorisation préfectorale / Sont soumis à autorisation
préfectorale :
- Les événements rassemblant un effectif prévisible de plus de 1500
personnes
- Les événements sportifs revêtant un caractère de compétition
Selon le cas : Attestation de conformité de contrôle électrique des
installations ne dépendant pas du matériel Public, ne faisant apparaître
aucune observation
Selon le cas : Demande de fermeture de voie, d’interdiction de stationner ou
de priorité de passage
Chaque demande fera l’objet d’une étude précise qui sollicitera
potentiellement des demandes de précisions par les services municipaux.
Un ou plusieurs arrêtés seront pris à cet effet. Cette réglementation devra
être signalée et affichée 48h à l’avance de façon très apparente par les
soins et au frais de l’organisateur.
Selon le cas : Attestation de conformité de montage des différentes
installations ne dépendant pas du matériel Public
D/ LETTRE D’ENGAGEMENT
Je soussigné………………………………………………….……………..., agissant en ma qualité de responsable de
la manifestation, reconnais avoir pris connaissance de l’ensemble des demandes et
recommandations, des consignes de sécurité et m’engage à les respecter.
Je reconnais avoir lu le « Règlement d’utilisation du Domaine Public et/ou du Matériel Public », et
m’engage à le respecter.
L’association qui bénéficie du prêt de matériel et /ou de l’utilisation du Domaine Public s’engage à
associer la commune de Saint-Brès à toute production visuelle relative à l’objet de la présente
demande par l’apposition du logo de la commune selon sa charte de communication. A cet effet, le
Président de l’association s’engage à envoyer pour accord, avant impression, toutes les productions
visuelles à [email protected].
A ………………………….…………………………………………… le …………………………………….
Qualité et signature du responsable,
signature précédée de la mention « lu et approuvé »
E / REGLEMENT d’OCCUPATION DU DOMAINE PUBLIC
et/ou d’UTILISATION du MATERIEL PUBLIC
1/ MATERIEL COMMUNAL
Article 1 : Demandeurs
Le matériel communal de SAINT-BRES est loué ou prêté à toute personne physique majeure ou morale.
Aucun prête-nom n’est autorisé, ainsi qu’aucune sous-location à titre gracieux ou onéreux.
Article 2 : Délais pour réserver
Toutes les demandes doivent être déposées ou transmises au minimum 1 mois avant la date de l’évènement prévu et au maximum 6 mois avant (12 mois pour un
mariage). Le dossier de demande est disponible en Mairie.
Article 3 : Tarifs
La location est consentie selon les montants fixés par le Conseil Municipal.
Les montants appliqués seront indiqués dans le courrier de confirmation de la réservation.
Les chèques seront libellés à l’ordre de Monsieur le Percepteur de Castries.
Le montant de la location sera encaissé après utilisation.
La caution sera restituée par courrier dans un délai de 20 jours, après le retour du matériel.
Tout matériel détérioré ou non restitué fera l’objet d’une facturation afin de couvrir le frais occasionnés pour le remplacement du matériel, conformément aux tarifs
suivants :
- plateau = 70 € l’unité
- table : 100 € l’unité
- tréteau = 8 € l’unité
- chariot pour table : 300 € l’unité
- chaise = 25 € l’unité
- autre matériel : défini en fonction facturation de remplacement
A défaut de paiement sous 15 jours, la caution initiale sera encaissée.
Article 4 : Mouvements du matériel
Les mouvements du matériel (récupération et retour) seront réalisés en présence d’un agent des Services Techniques et du Demandeur. Les rendez-vous seront
indiqués dans le courrier de confirmation de la réservation.
Tout matériel détérioré ou non restitué fera l’objet d’une facturation afin de couvrir les frais occasionnés pour le remplacement du matériel. A défaut de paiement
sous 15 jours, la caution initiale sera encaissée.
Article 5 : Sécurité
La surveillance du matériel est à la charge de l’organisateur.
2/ DOMAINE PUBLIC
Les espaces du Domaine public sont loués ou prêtés à toute personne physique majeure et toute personne morale à des fins d’expositions, réunions, séminaires.
Aucun prête-nom n’est autorisé, ainsi qu’aucune sous-location à titre gracieux ou onéreux.
Article 3 : Tarifs
La location est consentie selon les montants fixés par le Conseil Municipal.
Le montant de la location sera encaissé après utilisation.
Les chèques seront libellés à l’ordre du Trésor Public.
Article 4 : Spécificités des sites
Concernant les salles, le Demandeur s’engage à respecter le voisinage, notamment à baisser le son provenant de la salle à partir de 22 heures et à terminer dans tous
les cas la manifestation à 2 heures du matin au plus tard. Il devra être tenu compte de l’ouverture ou non des portes de la salle pour le niveau des nuisances sonores.
Salle Anduze-de-Saint-Paul :
40 chaises à demeure
son utilisation est réservée en journée (jusqu’à 22 heures maximum).
Les agrafes sont interdites sur les murs, les tables et chaises. Est toléré le ruban adhésif, ne laissant aucune trace, qui devra être retiré après la
manifestation. La décoration des murs devra être retirée après utilisation de la salle.
Salle des Rencontres :
40 chaises et 4 tables à demeure
son utilisation à titre gracieux est consentie une fois par an au personnel communal et aux membres du Conseil Municipal de St-Brès
son utilisation est réservée en journée (jusqu’à 22 heures maximum).
Salle Gaston Sabatier :
son utilisation est réservée du samedi 08h30 au lundi matin suivant 8h
la Commune se réserve le droit de réquisitionner la salle en dernière minute, en cas de besoin incontournable et non prévisible.
en cas de réservation annulée à moins de 6 mois de l’évènement, l’acompte de 100 euros ne sera pas remboursé (sauf cas de force majeure),
son utilisation à titre gracieux est consentie une fois par an au personnel communal et aux membres du Conseil Municipal de St-Brès
Le matériel utilisé dans la salle polyvalente Gaston Sabatier devra avoir reçu l’aval des Services Techniques en raison de la qualité du sol.
Le matériel sera nettoyé et rangé sur les chariots prévus à cet effet après utilisation.
-
La cuisine devra être débarrassée et nettoyée avant l’état des lieux de fin de location.
Une retenue pourra être faite sur la caution, si la salle, le matériel et/ou la cuisine ne sont pas laissés propres (pour rappel, un kit de nettoyage est mis à
disposition). Le montant sera défini sur devis établi par un prestataire de services.
Pour répondre aux obligations du règlement de sécurité et de panique applicable à l’utilisation de cette salle, pour toute manifestation de plus de 200
personnes, la présence d’une personne désignée, formée à la sécurité incendie est indispensable sur site pendant toute la durée de la manifestation.
Précisions sur la formation incendie : il s’agit d’une formation au moyen d’extinction niveau CQP APS ou SSIAP 1. Le prêt ou la location du site ne pourra se
faire que sur présentation du justificatif de formation.
En ce qui concerne l’utilisation de tissus ou tentures, les matières utilisées devront respecter les normes M4 pour une pose au sol, M2 pour une pose sur
les murs, et M1 pour une pose en plafond ou aérienne ; un justificatif de classification daté de moins de 5 ans, devra être fourni.
L’accès à la salle polyvalente se fait obligatoirement par le sas de l’entrée principale ; les portes latérales devant conserver impérativement leur
destination de sorties de secours.
L’accès aux véhicules (y compris 2 roues) est strictement interdit dans la salle polyvalente.
Article 6 : Etat des lieux
Le Demandeur devra restituer les lieux dans l’état de propreté dans lequel ces derniers leur ont été prêtés ou loués. Les états des lieux de début et de fin de location
seront effectués en présence d’un agent des Services Techniques.
Les rendez-vous seront indiqués dans le courrier de confirmation de la réservation.
La caution sera restituée au locataire par courrier dans un délai de 20 jours, après l’état des lieux de fin de location.
Toute dégradation constatée lors de l’état des lieux de fin de location, fera l’objet d’une facturation afin de couvrir le frais occasionnés pour la remise en état des
lieux et/ou du matériel. A défaut de paiement sous 15 jours, la caution initiale sera encaissée.
Article 7 : Obligations du Demandeur
Le Demandeur s’engage à :
user paisiblement des lieux, dans le respect de l’ordre public, de l’hygiène et des bonnes mœurs ;
respecter l’état et la propreté du site et ses abords directs,
n’utiliser lors des apéritifs ou buvettes que des boissons en boite métallique ou plastique,
répondre des dégradations et pertes qui surviendraient pendant la durée de l’utilisation;
assurer de la bonne remise en place du site et du matériel qui seront nettoyés par le Demandeur ;
respecter les consignes techniques propres au site,
veiller à la fermeture des locaux ;
assurer le gardiennage des locaux,
faire respecter les règles de sécurité par les participants ;
s’assurer contre les risques dont il doit répondre.
En cas de non-respect de ces règles entraînant des plaintes du voisinage ou des forces publiques, la commune se réserve le droit de ne plus donner accès à
l’utilisation du domaine public au Demandeur.
3/ ECLAIRAGE PUBLIC de l’ESPACE FAMILIAL
L’éclairage de l’Espace Familial de ST-BRES est mis à disposition de toute personne physique majeure ou morale.
La mise à disposition de l’éclairage ne prévaut pas une mise à disposition exclusive du site.
Par conséquent, malgré une réservation consentie pour l’éclairage, la Commune ne peut pas garantir à l’utilisateur l’exclusivité de l’occupation de l’espace familial,
en raison de son périmètre non clos et accessible à tout public.
Article 3 : Tarifs
La mise à disposition est consentie gracieusement. Seul un chèque de caution de 50 € sera déposé en Mairie dans les conditions indiquées dans le courrier de
confirmation de réservation.
Les chèques seront libellés à l’ordre de Monsieur le Percepteur de Castries.
La caution sera restituée à l’intéressé par courrier dans un délai de 20 jours, après utilisation.
Article 4 : Procédure d’utilisation de l’éclairage
Introduire la clé dans l’interrupteur se trouvant sur le mât et tourner pour mettre en marche. La clé reste sur l’interrupteur et ne peut être enlevée.
Ne pas éteindre avant le départ définitif car le rallumage ne pourrait se faire qu’une demi-heure après l’extinction. Dans tous les cas l’extinction automatique
intervient à minuit, même si la clé est encore en position de marche. Ne pas oublier de récupérer la clé en partant et après avoir remis l’interrupteur en position
Arrêt.
Article 5 : Etat des lieux
Les états des lieux de début et de fin d’utilisation seront effectués contradictoirement en présence d’un agent des Services Techniques.
Les rendez-vous seront indiqués dans le courrier de confirmation de la réservation.
La caution sera restituée à l’utilisateur par courrier dans un délai de 20 jours, après l’état des lieux de fin de location.
Toute dégradation constatée lors de l’état des lieux de fin de location, fera l’objet de la retenue totale de la caution, afin de couvrir les frais occasionnés pour la
remise en état des lieux et/ou du matériel.
Il en sera de même en cas d’occupation des lieux au-delà de minuit.
Nom, prénom, et signature précédée de la mention « lu et approuvé »
F/ FICHE MANIFESTATION IMPORTANTE
A ne remplir que si votre manifestation prévoit de rassembler plus de 100 personnes.
CONTACT SUR SITE le JOUR J
Nom prénom de la personne responsable sur site :
Numéro de téléphone portable :
Dans le cas d’une manifestation se déroulant simultanément sur plusieurs sites ou accueillant un public supérieur à
300 personnes, merci de fournir les nom-prénom et numéro de portable de plusieurs personnes.
Personne N°2 : …………………………………………………………………………………………………………………………
Personne n°3 : …………………………………………………………………………………………………………………………
INSTALLATION SUR SITE
Date et horaire de début d’installation : Le …../ …./ ….
Date et horaire de fin de démontage :
Le …../ …./ ….
à …. H ….
à …. H ….
Les dates et horaires de livraison, récupération, et état des lieux vous seront données selon les disponibilités des
services techniques de la ville. Merci de vous organiser.
INSTALLATIONS HORS MATERIEL DE LA VILLE
Mettrez-vous en place des gradins/scène démontables ?
OUI NON
Vous devrez faire contrôler à votre charge par un organisme agréé et fournir l’attestation de montage ne faisant
apparaître aucune observation.
Avez-vous prévu la diffusion de musiques ou de textes amplifiés par un groupe musical, ou à partir d’une
sono ou de matériel audiovisuel ?
OUI NON
L’organisateur respectera la réglementation en vigueur concernant les horaires et seuils fixés.
L’organisateur prendra à sa charge les frais de diffusion demandés par la SACEM ou tout autre organisme.
Avez-vous prévu l’installation de matériels électriques ?
OUI NON
Le contrôle électrique de toutes les installations non municipales est obligatoire, et à la charge de l’organisateur.
Il est strictement interdit d’intervenir sur le matériel électrique de la Ville sans autorisation écrite.
L’organisateur devra disposer d’équipements de sécurité incendie appropriés (extincteurs à CO2) près des
installations électriques. Ces équipements sont à la charge de l’organisateur.
L’ensemble des installations devra figurer sur le plan de masse à fournir.
SECURITE
Avez-vous prévu un service d’ordre ?
OUI NON
Si oui, précisez nom du responsable et téléphone mobile …………………………………………………………………………....
Avez-vous prévu un gardiennage ?
OUI NON
Si oui, précisez nom du responsable et téléphone mobile …………………………………………………………………………....
Avez-vous prévu un poste de secours ?
OUI NON
Si oui, précisez le nom de l’Association de Secouriste agrée par la Préfecture : ……………………………………………………....
Si oui, localisez les postes de secours dans le plan de masse à joindre au dossier.
Avez-vous prévu des aménagements spécifiques pour l’accueil des personnes à mobilité réduite (accès,
rampe etc… ?
OUI NON
Si oui, précisez lesquelles : ………………………………………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………………………………………….
Si oui, localisez-les sur le plan de masse à joindre au dossier.
Selon la manifestation, vous vous engagez à prévenir les autorités (gendarmerie, pompiers)
CIRCULATION
Votre manifestation aura-t-elle une incidence sur le stationnement ?
OUI NON
Si oui, précisez le nom des voies concernées: ……………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
Votre manifestation aura-t-elle une incidence sur la circulation ?
OUI NON
Si oui, précisez le nom des voies concernées: ……………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
Les frais résultant du déplacement et mise en fourrière devront être pris en charge par l’organisateur.
La Police Municipale ne pourra en aucun cas, assurer la surveillance du stationnement réservé. Cette
surveillance incombe à l’organisateur.
PRODUITS ALIMENTAIRES
Avez-vous prévu de vendre ou mettre à disposition des produits alimentaires ? OUI NON
Parmi ces produits, y’aura-t-il des boissons ?
OUI NON
Si oui de quelle catégorie ?.....................................................................................
Il est rappelé que toutes ventes et promotions commerciales sur la voie publique sont soumises à autorisation et
au paiement d’un droit de place. Il est rappelé que l’installation d’une buvette doit faire l’objet d’une
autorisation préalable par arrêté du maire. En cas de vente de produits alimentaires, l’organisateur respectera la
réglementation en matière de « restauration sédentaire », « transports de marchandises » et « hygiène
alimentaire dans les structures occasionnelles ». L’organisateur doit pouvoir présenter le récépissé de
déclaration d ‘activité délivré par la Direction Départementale de la Protection de la Population.
HYGIENE et PROPRETE
En cas de manifestation extérieure, avez-vous prévu des sanisettes ?
OUI NON
En cas de manifestation extérieure, avez-vous prévu d’ajouter des moyens de collecte ? OUI NON
L’ensemble des installations devra figurer sur le plan de masse à fournir
L’organisateur prendra les dispositions nécessaires afin d’assurer le respect et la préservation des lieux.
L’organisateur prendra à sa charge le nettoyage des sites utilisés et toute dégradation commise.
L’ensemble des déchets sera regroupé après la manifestation sur un site déterminé par les services municipaux,
et ce à la charge de l’organisateur
BUDGET
Le public paie t’il un droit d’entrée ?
OUI NON
Percevez-vous une subvention de la ville (pour cette manifestation ou pour votre association) ? OUI NON
Percevez-vous un autre financement public (pour cette manifestation ou pour votre association) ?
OUI NON
Si oui, noms des organismes : ……………………………………………………………………………………………………………………
Budget Global de la manifestation : …………………………………euros.

Dossier de Réservation de Domaine Public et - Mairie de Saint-Brès

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