Un Classeur

Corporation Dignité Travail 35 +
CDT35+
Formation
Perfectionnement sur Microsoft Excel
Durée 6 heures
Par
Raymond Vachon
Technicien en informatique
Perfectionnement sur Microsoft Excel
Introduction
Le logiciel Excel est un chiffrier électronique faisant parti de la Suite de Microsoft
Office. Il permet de produire des feuilles de calcul simples ou complexes. Il permet la
réalisation de graphiques de tout genre, de formulaires. Convivial, ce logiciel facilite le
travail et la compréhension de ses technicalités.
Pour les besoin de cette formation, seuls les outils de base seront expliqués.
Nous allons voir les termes utilisés pour définir les différents éléments
• d’un classeur,
• d’une feuille,
• d’une plage
• la façon rapide de faire une somme lorsque la suite à additionner est continue ou
disparate,
• comment faire un calcul simple tel le calcul des taxes et
• comment faire de la mise en pages.
Un Classeur
Nous appelons classeur un ensemble de feuilles de calcul créé à l’aide du logiciel
EXCEL de Microsoft. Lors de la création, Excel ouvre un classeur comprenant trois
feuilles. Nous pouvons à l’aide du sous menu Option du menu Outils modifier ce
paramètre afin d’ouvrir à la création un nombre désiré de feuilles.
Un classeur Excel porte une extension .xls . Par défaut, il nomme le classeur
classeur1.xls, classeur2.xls, etc. il est donc important d’enregistrer, à la création, notre
nouveau classeur en lui donnant le nom souhaité.
Il est important avant de ce lancer dans la réalisation d’une feuille Excel de prendre le
temps de faire un esquisse sur papier afin de mieux gérer l’espace et de nous permettre de
bien utiliser les fonctionnalités de ce logiciel. Pour mieux apprécier la puissance de cet
outil, il est important de se familiariser avec les fonctions de ce logiciel.
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Exemple d’un classeur Excel
Colonne, représentée par une lettre
Une feuille est un
ensemble de 65536
lignes et de 256
colonnes
Cellule représentée par une lettre et un chiffre,
exemple A1. La cellule active à un encadré
noir comme sur l’exemple suivant.
Ligne, représentée
par un chiffre
Pour savoir combien de feuilles de
calcul sont offertes et laquelle est
activée, nous nous référons à l’onglet
au bas de la feuille de calcul.
Pointeur de la
souris sur une
feuille Excel
Les barres de déplacements
nous permettent de nous
déplacer de droite à gauche et
de haut en bas sur la feuille de
calcul
Lorsque nous ouvrons un classeur Excel, voici se qui se présente à nous sans les barres
standards d’une fenêtre Explorer. Par défaut, le classeur est offert avec trois feuilles.
Chacune des feuilles comprend 65 536 lignes et 256 colonnes.
Une feuille est un ensemble de cellules permettant d’exécuter plusieurs types de calculs et
de mise en page. Les fonctionnalités mathématiques rendent intéressant l’usage de ce
logiciel et permettent la réalisation de multiples rapports. Il est possible d’insérer dans
les cellules des formules complexes, des conditionnelles, des liens hypertextes, des
images, des valeurs numériques et alphanumériques et bien d’autres sortes de contenus.
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Une Plage
Sur cet exemple, la partie en surbrillance est appelé une plage, elle est composée d’un
ensemble de cellules continues ou disparates. Pour nommer cette plage, nous allons dans
la case zone nom et l’on inscrit le nom désiré pour la nomination de la plage. Dans cet
exemple, j’ai nommé la plage nom.
Lorsque l’on
clique sur la petite
flèche pointant
vers la bas, nous
pouvons voir les
plages crées et en
sélectionner une
Cette fenêtre nous permet d’inscrire
une valeur ou une formule contenue
dans une cellule. Elle nous permet
aussi de faire des modifications sur
cette même cellule.
Une plage composée d’un
ensemble de cellules
continues ou disparates.
Case zone nom nous
permet de d’inscrire le
nom de la plage et nous
permet de l’appeler par
un simple clic
L’usage d’une plage est utile pour compartimenter une feuille de travail. Chacune de ces
plages peuvent être nommées afin de faciliter la recherche à l’aide de la zone de nom.
Par un simple clic de souris, nous pouvons accéder à cette plage n’importe où nous nous
trouvons sur la feuille.
Les lignes et les colonnes ne sont pas fixes, il est possible de modifier la hauteur et la
largeur à l’aide de la souris. Il suffit d’amener le pointeur sur la ligne ou la colonne que
nous voulons agrandir, élargir ou rapetisser de cliquer sur le bouton gauche de la souris et
de garder celui-ci enfoncé et de glisser la souris dans le sens de notre modification.
Lorsque nous avons terminé, nous relâchons le bouton. Pour savoir si nous pouvons
procéder, le pointeur de la souris devrait ressembler à une croix noire dont deux de ses
extrémités sont des pointes de flèches celle-ci indiquant la direction possible de
l’ajustement. Pour modifier une colonne nous plaçons le pointeur à l’extrémité droit de la
colonne et pour une ligne à inférieure de la ligne.
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Exemple de type de calcul
Pour faire la somme des 6 items pour en
obtenir une résultante plus bas, il suffit de
sélectionner la plage à calculer en y
ajoutant la cellule qui recevra le résultat et
ensuite cliquer sur l’outil ∑
Comme décrit un peu plus haut, je parlais de valeurs numériques et alphanumériques. Il
est important pour procéder à des calculs que les valeurs inscrites dans les cellules soient
numériques. Il est possible de convertir les valeurs numériques en pourcentage, en
décimale en dollars et en Euro. Il est aussi à noté que les valeurs numériques sont
alignées à droite et le symbole d’unité à la fin du nombre. Il est possible de modifier ces
paramètres en allant dans le menu Options du menu Outils. Pour transformer une valeur
numérique en alphanumérique, donc non calculable, il suffit de précéder le nombre par
une apostrophe ‘ . Une valeur alphanumérique est appelée lorsqu’elle occupe une cellule
Étiquette
Cet outil sert à l’exécution de formules mathématiques comme le calcul d’une
somme, d’une moyenne, de d’obtenir un maximum, une date, une valeur
arrondie et bien d’autres. Pour faire la somme d’une ligne ou d’une colonne, il nous
suffit de sélectionner les cellules que nous souhaitons additionner et poursuivre jusqu’à la
cellule qui contiendra la somme et ensuite, nous cliquons sur l’outil ci-haut. Pour faire la
somme d’un ensemble de valeurs disparate, nous cliquons sur la cellule où nous
souhaitons voir apparaître le résultat, ensuite nous cliquons sur le symbole indiqué cihaut, ensuite nous cliquons sur la première cellule à additionner ensuite en gardant la
touche Ctrl pressée, nous cliquons sur toutes les autres cellules faisant parties de notre
calcul et lorsque toutes les cellules ont été sélectionnées, nous appuyons sur la touche
Retour.
Pour faire une multiplication, une division et une soustraction, sur la cellule résultante,
nous devons commencer par inscrire le signe = et suivi d’une parenthèse ouverte (
comme par exemple, =(A1*A4) cette application multipliera la valeur de la cellule A1
avec celle de la valeur A4.
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Exemple de calcul de la TPS et de la TVQ
Exemple d’une feuille de travail calculant les taxes sur les produits et services en tenant
compte des items non taxables.
Exemple simple de l’utilisation d’une
feuille Excel pour la création de facture
Utilisation d’une conditionnelle SI pour déterminer si l’item doit-être taxable.
Cette cellule vérifie si le type de produit est un légume et si la
résultante est vraie, la valeur inscrite dans la cellule est 0 sinon
la valeur inscrite est celle du coût total de l’item
Calcul de la TPS en utilisant la valeur obtenue à l’aide de la colonne I qui est masquée
Dans cet exemple, j’ai pris le sous total de la case H9 multiplié par le
taux de 0.07 pour la TPS
Calcul de la TVQ
Ici, pour le calcul de la TVQ, nous procédons
à la somme inscrite au sous total et de la TPS
pour ensuite multiplier la résultante par
0.075
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Maintenant que le calcul des taxes est terminé, il nous faut maintenant procéder au total
final.
Cette étape consiste à faire la somme du sous total avec les deux
taxes. Pour se faire nous nous positionnons dans la cellule qui
contiendra la résultante, nous cliquons sur l’icône ∑ et nous
cliquons ensuite sur les cellules comprises dans la somme en
gardant la touche Ctrl pressée
Étant donné que je ne souhaite pas afficher la colonne I qui est la colonne qui nous
permet de calculer le sous total des items taxable ou non, il nous suffit de sélectionner la
colonne, de choisir le menu Format et ensuite le sous menu Colonne et enfin cliquer sur
le choix Masquer
Pour masquer une colonne, il suffit de la
sélectionnée, de cliquer sur le menu Format ensuite
Colonne pour enfin cliquer sur l’item Masquer
Après avoir masqué la colonne, nous pouvons remarquer que la colonne I ne se voit plus.
Suite au masquage de la colonne I, le calcul du
sous total des items taxables n’apparaît plus mais
demeure active
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Mise en page
Type d’orientation de la page,
paysage ou portrait
L’échelle est par rapport la grandeur
normale. Si nous voulons que
l’impression se fasse sur une seule
page il faut sélectionner Ajuster
Cette section est pour déterminer le type
de papier, la qualité d’impression
souhaitée et la numérotation des pages.
Pour procéder à la mise en page d’une feuille ou d’une section il est essentiel de procéder
à une mise en page du travail. Pour accéder à cette fenêtre, nous devons cliquer sur le
menu Fichier et sur le sous-menu Mise en page. À l’ouverture de la fenêtre, l’onglet
Page apparaît. Nous pouvons à ce moment déterminer le type de papier utilisé,
l’orientation du papier, l’agrandissement ou la réduction des données par rapport à la
taille normale, la qualité de l’impression la numérotation des pages.
Option de dimensionnement des
marges et des en-têtes et pied de
page.
La fenêtre suivante s’obtient en cliquant sur l’onglet marge, elle nous permet de modifier
les marges de notre zone de travail. Les valeurs que nous voyons ci-haut sont celles par
défaut.
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Pour utiliser un en-tête préétablis, il suffit de
sélectionner un choix parmi ceux proposés
mais pour entrer en mode création nous
cliquons sur le bouton En-tête personnalisé.
Pour utiliser un pied de page préétablis, il
suffit de sélectionner un choix parmi ceux
proposés mais pour entrer en mode création
nous cliquons sur le bouton Pied de page
personnalisé
Cette fenêtre s’obtient en cliquant sur l’onglet En-tête/Pied de page. Elle nous permet
d’inscrire sur chaque page un en-tête et un pied de page. Cette fenêtre est divisée en deux
sections la première En-tête qui nous permet d’inscrire le texte souhaité ou d’utiliser
certains modèles préétablis. Pour le Pied de page la même chose. Pour que certaines
pages soient différentes des autres, nous devons sélectionner le sous-menu Options.
Pour déterminer la partie de la feuille de
travail que nous désirons imprimer.
Pour déterminer la ligne que l’on souhaite
répéter à chaque haut de page.
Pour déterminer la colonne que l’on souhaite
répéter à chaque côté gauche de page.
Pour sélectionner les paramètres d’impression
Pour sélectionner l’ordre des pages si la
feuille de travail doit être fractionnée.
Cette fenêtre permet de sélectionner les lignes et les colonnes que nous souhaitons voir
apparaître sur chaque page, de sélectionner le type d’impression et de déterminer l’ordre
des pages advenant que la largueur et la hauteur excède la dimension de notre feuille
d’impression.
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Exemple d’une facture après une mise en page
Après avoir terminé le calcul de la facture et ajuster les paramètres de mise en page en
mode portrait et de format de feuille 81/2 * 11, voici comment le document
s’imprimerait. Nous remarquons que la colonne de calculs des produits taxable
n’apparaît pas sur l’impression. Pour les besoin de la démonstration, j’ai modifié la
grosseur des caractères à 9 pixels.
Conclusion
Le logiciel Excel mérite d’être connu et utilisé. La seule façon de se familiariser avec ce
logiciel est de pratiquer et de procéder à plusieurs essais afin de mieux connaître les outils
fournis.
Ce document nous permet de faire un mini survol du logiciel. Avec ces information,
nous sommes en mesure de produire une facture et d’en faire la mise en page.
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