N°: COI/AC/2013/009

DOSSIER D’APPEL A CANDIDATURES
N°: COI/AC/2013/009
Intitulé du poste :
Responsable administratif et logistique
Niveau :
Catégorie 3 – cadre intermédiaire
Supervision :
Directement placé sous la supervision du Chef du Projet.
Lieu d’affectation :
Projet Veille Sanitaire – Réseau SEGA, Ebène, Maurice
Poste financé par :
Agence Française de Développement (AFD)
1.
DESCRIPTION DU POSTE
1.1.
Objectif du poste
Les objectifs du projet correspondent aux trois composantes suivantes:

Composante 1 : Consolider les capacités de la veille sanitaire régionale (réseau SEGA)
Cette consolidation passe par la poursuite des échanges épidémiologiques hebdomadaires, la diffusion
régulière d’un bulletin épidémiologique régional, la mise en place d’un partenariat avec la plateforme
PIROI de la Croix Rouge française et la poursuite du programme régional de formation
d’épidémiologistes et du renforcement des capacités des laboratoires nationaux de référence des Etats
membres.

Composante 2 : Renforcer les collaborations entre santé humaine et santé animale
L’objectif est de pouvoir ancrer le réseau régional de surveillance animale « Animal Risk » dans le
dispositif COI, dans le cadre d’une convention qui sera passée avec le CIRAD. Cela permettra de
renforcer dans chaque Etat membre des mécanismes de coopération entre les systèmes de surveillance en
santé humaine et animale, notamment pour le partage des informations, de l'analyse des données, de la
mutualisation de certains outils de laboratoire et de l’harmonisation des stratégies pour la préparation et la
réponse aux épidémies.

Composante 3 : Pérenniser le réseau régional de veille sanitaire
Pour ce faire, il conviendra de définir le mandat et les termes de référence de l’Unité de veille sanitaire du
Secrétariat général de la COI, ainsi que son cadre institutionnel et juridique en relation avec les Etats
membres. Le projet permettra aussi le transfert de compétences de l’assistance technique internationale à
une équipe régionale qui aura pour vocation d’animer l’Unité de veille sanitaire à l’issue du projet en
2017. Intervenants et mode opératoire
1.2.
Description des tâches
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Le (la) responsable administratif (ve) et logistique travaillera sous la supervision du chef de projet et
appuiera tous les membres du personnel de l’Unité de Veille Sanitaire de la COI.
Il appuiera le chef de projet dans la gestion administrative du projet. Il sera également en charge de
l’organisation de l’ensemble des évènements (ateliers, formations, stage, journée scientifique,
comités de pilotage…).
Ses principales responsabilités sont :
Administration



Assister le chef de projet dans la gestion quotidienne du projet sur le plan administratif et
logistique
Etablir et mettre à jour l’inventaire du matériel et des équipements ainsi que, le cas échéant,
l’inventaire des stocks financés dans le cadre du projet
Assurer les négociations tarifaires avec les fournisseurs du projet (hôtels, agence de voyage,
équipement informatiques etc…)
Comptables et financiers

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

Assister l’AAF dans la vérification de l’existence des pièces justificatives probantes et
suffisantes à l’appui des engagements et des paiements ainsi que des éventuels
recouvrements ;
Assurer la gestion de la petite caisse
Assister l’AAF à la préparation des dossiers de pièces justificatives, photocopies, archivages
etc.
Assister l’AAF dans la préparation et la supervision des missions d’audit externe du projet
Chargé de l’organisation des évènements du projet







Participer avec le chef de projet et les experts du projet à la conception des évènements liés
au projet : ateliers, comités de pilotage, comité pédagogique, journée scientifique, congrès,
stages et tout évènement visant à renforcer la visibilité du réseau SEGA et de la COI.
Assurer la production des évènements : élaboration du planning, des actions à mener,
recherche des lieux, des prestataires, d’intervenants, de partenaires etc.
Participer à la rédaction des différents supports de communication (communiqués de presse,
invitations, programmes etc..) en coordination avec l’unité de communication du secrétariat
général.
Définir le budget de l’évènement tout en assurant l’obtention des pièces justificatives
probantes et suffisantes (cotations, factures etc..) à l’appui des engagements et des paiements
et en assurant le respect des procédures comptables et financières du projet selon le manuel
de procédures approuvé par le bailleur
Superviser les prestations de nombreux intervenants : traiteur, techniciens sons et images,
traducteur, interprètes, hôtesses etc…
Organiser les voyages officiels du personnel du projet: réservation et achat de billets,
demande de visa, réservation d’hôtel, contacts avec les bureaux de destination, paiement de
per diems au cas où cela s’avère nécessaire.
Organiser les voyages des visiteurs au projet (lettre à l’immigration, réservation d’hôtel,
transfert, suivi de factures, paiement des per diem au cas où cela s’avère, etc.)
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
Appuyer les assistants techniques ainsi que le personnel du projet en mission pour les tâches
administratives et financières (Etat financier, fiche de présence, congés, réservation de billets
d’avions etc...) ;
A noter que les attributions mentionnées ci-dessus sont décrites de manière non limitative et pourraient
évoluer selon le besoin du service.
2.
Qualifications et aptitudes











3.
Niveau Bac +2 (BTS en communication ou gestion)
Avoir au moins 3 années d’expérience professionnelle dans la gestion administrative ou le
domaine de l’organisation d’évènements
Avoir une bonne expérience et connaissance dans la préparation des budgets (aspects
financiers et contractuels) et la négociation financière avec les fournisseurs et prestataires
Avoir de bonnes capacités rédactionnelles en français
- De bonnes capacités rédactionnelles en anglais seront considérées comme un
avantage
Maîtriser parfaitement l’outil informatique de bureautique : Word, Excel, Power Point,
internet.
Créativité et originalité
Réactivité et débrouillardise
Excellente capacité à gérer l’imprévu
Sens du relationnel et sociabilité indispensable
Rigueur, sens des priorités et sens du détail
Patience et esprit de service
CONTEXTE
Au décours de l’épidémie de chikungunya en 2006, les Etat membres de la COI ont décidé de mutualiser
leurs ressources et de mettre en place un réseau régional de surveillance et de réponse aux épidémies,
coordonné par la COI. Cette initiative a bénéficié d’une subvention de l’AFD de 5,6 millions d’euros
octroyée en 2007: le projet «Réseau de Surveillance et d’Investigation des Epidémies ou RSIE (CZZ
3068).
Alors que la fin du projet est était prévue pour mi-2013, les Etats membres de la COI ont souhaité
poursuivre le renforcement et la mutualisation des capacités régionales dans ce domaine et intégrer à
terme, au sein d’une Unité régionale de veille sanitaire, les différentes initiatives qui concourent
aujourd’hui à ce processus, tant en santé humaine qu’en santé animale.
C’est dans cette optique que l’AFD a maintenu son partenariat en finançant ce nouveau projet à hauteur
de 6 million d’euros. La convention de financement intitulée « Lutte contre les maladies infectieuses
émergentes dans les Etats membres de la COI » (CZZ1764 01 F) a d’ailleurs été signée le 24 mai 2013.
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4.
INSTRUCTIONS AUX CANDIDATS
4.1.
Eligibilité
Les candidats doivent être ressortissants de l’un des Etats membres de la COI.
4.2.
Dossier de candidature
Chaque dossier de candidature doit comporter :
-
4.3.
Une lettre de motivation du candidat ;
Un curriculum vitae (CV) préparé conformément au modèle annexé à cet avis d’appel à
candidatures ;
Les copies des certificats et diplômes;
Une copie du passeport ou de la carte d’identité du candidat.
Informations complémentaires avant la date limite de dépôt de candidatures
Si la COI fournit des informations complémentaires sur l’avis d’appel à candidatures, elle
communique ces informations à travers le site Internet de la COI (www.coi-ioc.org) avant le 24
septembre 2013.
4.4.
Date limite de dépôt de candidatures
31 octobre 2013 à 16h00 (heure de Maurice).
Les candidatures reçues après cette date ne seront pas prises en considération.
4.5.
Soumission des candidatures
Les candidatures peuvent être envoyées par courriel, par courrier ou par porteur, à l’adresse
suivante :
Département des ressources humaines
Secrétariat Général de la COI
Blue Tower, 3ème étage, Rue de l’Institut, Ebène, Maurice
Tél : (230) 402 6100, Fax : (230) 465 6798
Email : [email protected]
Pour les candidatures à transmettre par courrier ou par porteur, les informations suivantes doivent
figurer sur l'enveloppe extérieure:
-
l'adresse susmentionnée à laquelle les candidatures doivent être soumises;
la référence de la procédure d'appel à candidatures à laquelle le candidat répond (en
l'occurrence COI/AC/2013/009);
le nom et le pays du candidat.
Pour les candidatures à transmettre par courriel, il est recommandé de mettre le dossier de
candidature dans un seul fichier pdf qui sera transmis en tant que fichier attaché au message du
candidat.
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4.6.
Sélection des candidatures
Le recrutement se déroule comme suit :
-
Une phase de présélection sur dossier effectuée par le Département des Ressources
Humaines qui pourrait être assisté par un Bureau de recrutement ;
Une phase de sélection des candidats présélectionnés : entretien par téléphone, Skype ou
entretien en personne.
Approbation du résultat de la sélection par les autorités compétentes ;
Notification au candidat retenu.
Il est à noter que la confirmation du recrutement d’un candidat est également soumise aux
conditions suivantes :
-
4.7.
le candidat retenu a satisfait aux aptitudes médicales en vigueur ;
le candidat retenu n’a pas fait l’objet d’une condamnation prononcée par un jugement ayant
autorité de chose jugée (c’est-à-dire, contre lequel il n’y a plus de recours possible) pour tout
délit mettant en cause sa conduite professionnelle.
Durée du contrat
Le premier contrat (avec 3 mois de période d’essai s’étend jusqu’en Octobre 2017) sera conclu
dans le cadre du devis programme actuel du projet.
Dépendant de l’exécution satisfaisante des tâches par le titulaire, le contrat sera renouvelé dans le
cadre des devis programmes successifs du projet Veille Sanitaire – Réseau SEGA. Il convient de
noter que les contrats de travail dans le cadre de cet engagement ne peuvent courir au-delà de la
date de fin de la mise en œuvre opérationnelle du projet Veille Sanitaire Réseau SEGA.
4.8.
Rémunération
Le salaire de base au moment du recrutement sera déterminé conformément à la grille salariale de
la COI et en fonction de la qualification et de l’expérience du candidat (i.e. : Salaire de Base
mensuelle pour la Catégorie III - échelon 1 : 935 Euros)
5.
EVALUATION DES CANDIDATURES
-
Les candidatures reçues après la date limite de dépôt de candidatures seront rejetées.
Les dossiers de candidatures incomplets, notamment ceux ne disposant pas de CV seront
rejetés.
Les candidatures soumises par des candidats non éligibles (cf. point 4.1) seront rejetées.
Chaque dossier de candidature (non rejeté) sera évalué conformément à la grille d’évaluation
ci-après :
Qualification et compétence
Expérience professionnelle générale
Expérience professionnelle spécifique
Expérience dans la région COI
Total
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Maximum
20
20
50
10
100
5/5
NB : Seuls les candidats ayant obtenu le score minimum de 75 / 100 seraient qualifiés à
l’interview ou au concours sur épreuves.
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CURRICULUM VITAE
1.
Nom de famille:
2.
Prénoms:
3.
Date de naissance:
4.
Nationalité:
5.
État civil:
6.
Sexe :
7.
No de Carte D’identité
8.
Adresse :
9.
Téléphone (Domicile) :
10.
E-mail :
11.
Education
Photo
Institution
12.
Portable :
Date début
Date Fin
certificat(s) obtenu(s):
Diplôme:
Institution
13.
No de Passeport :
Date début
Date Fin
Diplôme(s) obtenu(s):
Connaissances Linguistiques
Langue
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Lu
Parlé
Écrit
Commentaires
7/5
N/B : Indiquer vos connaissances sur une échelle de 1 à 5 (1 - niveau excellent; 5 - niveau rudimentaire)
14.
Expérience Professionnelle
Date
Debut
Date Fin
Position
Organisation/
Compagnie
Brève Description du poste
N/B : A indiquer également votre situation actuelle
15.
Références
Nom
Prénom
Position
Organisation/
Compagnie
coordonnées de
contact
Justification :
N/B : La COI se réserve le droit de contacter les personnes de référence .Si vous êtes dans l’impossibilité
de fournir cette référence, veuillez apporter une justification
16.
Affiliation à une organisation professionnelle:
Date Debut
COI/AC/2013/009
Nom
Adresse
Domaine (MgtRecherche-RH etc…)
Apport a votre
personne
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17.
Autres compétences:
Domaine (Ex :
Connaissances
informatiques-Formateurgestion de projets etc...)
18.
Expérience spécifique dans la région:
Date
début
19.
Détails
Date fin
Pays
Actions
Autres informations pertinentes
Items (Ref de
publication etc…)
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