AVIS D`EXPERT Méthodologie : une réponse aux

AVIS D’EXPERT
Paris, le 20 janvier 2011
Par Zoran Milanovic, Directeur de la production – GFI Infogen
GFI Infogen Systems est un intégrateur spécialisé dans l'informatique
de gestion (ERP, Progiciel de gestion intégrée) offrant des solutions
adaptées au mid-market : Sage ERP X3 Standard Edition, Premium
Edition, Sage ERP X3 SaaS edition (Sage ERP X3 Premium Edition
« on demand »), Infrastructure Systèmes et réseaux, Décisionnel.
Méthodologie : une réponse aux inconvénients d’un
ERP/PGI en PME ?
La mise en œuvre d'un ERP (Entreprise Resource Planning) ou PGI (Progiciel de Gestion
Intégré) est un engagement fort pour toute une organisation, qui bouleverse ainsi son
système d’information au profit de nombreux avantages (cohérence et homogénéité des
informations, intégrité et unicité des données de base, partage du même système
d’information, solution multi référentiels et multi législations, gain de productivité…). Ces
dernières années, le marché des ERP a évolué en impactant la durée de vie d’un projet, qui
doit souvent être terminé plus rapidement qu’auparavant. Au regard de ces changements, la
maîtrise d’œuvre doit savoir faire évoluer ses méthodologies d’intégration et passer d’un
mode traditionnel et séquentiel vers un mode plus simple et itératif. Les entreprises intègrent
la solution Sage X3 selon des approches organisationnelles, fonctionnelles et techniques
totalement différentes, mais il existe un facteur commun à la réussite de leur projet : la
méthodologie mise en œuvre. En effet, le choix d'une méthodologie pour conduire un projet
est un véritable atout et peut constituer une réponse aux principaux inconvénients d’un ERP
soulevés par les entreprises.
Quelques réponses face aux inconvénients d’un ERP dans une PME
Coût élevé, lourdeur et rigidité de mise en œuvre
Un projet d’intégration d’un ERP est souvent un investissement important pour une entreprise
et peut être vu comme un risque financier. Ainsi, la méthodologie doit être plus ou moins
directive en reposant sur une démarche d’exploitation standard de la solution proposée. Il est
clair que l’entreprise devra si besoin s’adapter à l’outil et alors changer son organisation, mais
cela se fera au profit de l’utilisation standard de l’ERP et donc d’un « coût de possession » au
final plus avantageux tout en respectant son budget.
Il existe d’autres fondamentaux clés dans cette méthodologie et sur lesquels il faut mettre un
accent particulier pour limiter ce risque économique. A titre d’exemple, je citerai :
Le rôle du « Chef de projet est majeur dans la mise en œuvre d’une organisation
méthodologique, afin que l'implémentation de l’ERP réponde aux attentes de l’entreprise et
qu'elle soit livrée dans les conditions de coûts et de délais prévues initialement au contrat.
Définir le planning, les phases et les jalons est également un moyen sûr de maîtriser les
étapes du projet, les délais et le coût.
La validation des livrables par la maitrise d’ouvrage est primordiale. Elle permet de maîtriser
la conformité face au projet initial et de s'adapter aux nouvelles contraintes, dues aux aléas et
imprévus et donc de maîtriser le coût du projet.
Pour éviter une rigidité dans la mise en œuvre du projet, la méthodologie doit reposer sur une
démarche itérative dès la phase d’analyse et, sous certaines conditions, le maquettage des
besoins spécifiques afin que le client puisse appréhender et valider la conception
efficacement et sereinement tout en s’impliquant dès le début du projet.
Nécessité de connaître les besoins métiers et les processus de l’entreprise
L’analyse est la phase la plus importante dans le déroulement d’un projet. Elle a pour objectif
d’exprimer sur le plan fonctionnel les solutions à réaliser. Il est donc essentiel que
l’expression de besoin soit décrite par le client de manière complète, non ambiguë et qu’elle
soit comprise par les consultants. En d’autres termes, la maîtrise d’ouvrage doit être capable
d’exprimer le « QUOI » et la maîtrise d’œuvre de proposer le « COMMENT ». C’est pourquoi,
au-delà de la constitution des équipes et de leur fonctionnement qui sont bien sûr un prérequis indispensable au projet, il y a un principe clé incontournable : s’assurer préalablement
que chaque intervenant ait les compétences métiers requises pour sa fonction et soit capable
d’exprimer les besoins métiers de son entreprise.
Difficultés d’appropriation par les utilisateurs finaux de l’entreprise
L’autonomie des utilisateurs est primordiale dans la réussite d’un projet. C’est dans cet esprit
qu’il faut toujours mettre en avant le principe de « transfert de compétence continue » durant
le projet, afin que l’appropriation se fasse de manière efficace et permette très rapidement
une implication plus forte de l’équipe projet client.
L’ERP peut être parfois sous utilisé
Il peut arriver que le périmètre de L’ERP soit plus large que les besoins de l’entreprise.
L’appropriation de la solution par l’équipe projet, au travers du transfert de compétence, leur
permettra également d’optimiser l’utilisation de l’ERP. La démarche méthodologique peut
alors se structurer en deux étapes : d’abord répondre au cahier des charges, puis passer à
une phase qualitative consistant à optimiser et en enrichir la solution après sa mise en
exploitation.
Une Maintenance continue
Plus les besoins de l’entreprise seront intégrés avec des fonctionnalités standard de la
solution, plus simple en sera sa maintenance. Pour des PME de taille moyenne, une
méthodologie dite « standard édition », offre l’avantage de partir d’un pré-paramétré et de
rester dans une solution standard. Dans ce contexte, sont proposés de plus en plus des
composants métier (add on) qui évitent ainsi de rajouter des développements spécifiques
lourds dans l’ERP standard, par exemple un module activité de service, Qualité GQAO, GMS,
interface web saisie des temps et note de frais…
Conclusion
La mise en place d’un ERP, en particulier la solution Sage X3, et de ses composants, exige
une méthodologie rigoureuse car elle doit tenir compte des enjeux de l’entreprise et de ses
spécificités. L’objectif est de proposer une méthode qui se veut pragmatique et adaptable
simplement selon la taille des projets. Il en existe plusieurs (mode projet, standard édition
avec offre packagée, action formation, en mode hébergement SaaS, solutions Open
Source…), c’est pourquoi il est essentiel que l’entreprise valide le choix de ses partenaires
éditeur et intégrateur dans le cadre de son projet d’implémentation ERP.
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