The Spreadsheet presently used

Introduction
J’ai fait cette présentation en anglais pour assurer que les explications sont bien expliquées.
Cette présentation est les taches que le trésorier / trésorière doit accomplir.
Pour avancer dans cette présentation faite le clic sur la souris
Merci.
Dans le document des règlements
11.6.1
tient à jour la comptabilité et doit en tout temps fournir un
exposé pour les besoins du CA et du coordonnateur;
11.6.2
a la garde des registres comptables;
11.6.3
signe les chèques conjointement avec le président ou le
secrétaire;
11.6.4
reçoit et dépose tout argent pour le compte du Centre aux
établissements bancaires;
11.6.5
fait les dépôts en banque et garde une petite caisse pour les
affaires courantes;
11.6.6
vérifie et autorise les achats nécessaires pour l’administration du
Centre;
11.6.7
reçoit les factures et les reçus et effectue les paiements
conformément aux pièces justificatives qui doivent être
initialisées par le président ou le secrétaire;
11.6.8
fait un inventaire du mobilier et des biens du Centre avec l’aide
du coordonnateur;
Dans le document des règlements (continue)
11.6.9
doit procurer et maintenir en vigueur une assuranceresponsabilité publique et civile pour le compte du Centre sur
recommandation du CA;
11.6.10 présente un rapport financier par écrit et un rapport verbal
mensuel;
11.6.11 aide à la préparation des prévisions budgétaires avec le
coordonnateur;
11.6.12 fournit un exposé financier exact au président, au Conseil
d’administration ou le coordonnateur lorsqu’on le lui demande;
11.6.13 tout membre peut demander des explications lors de l’Assemblée
mensuelle;
11.6.14 reçoit les factures, les reçus pour toutes transactions financières
et les dépenses autorisées;
11.6.15 dépose tous les fonds aux établissements bancaires;
11.6.16 remet tout argent, tous les dossiers et les autres effets du Centre
à la présidence à sa sortie de charge.
Treasurers responsibilities
The responsibilities are simple.
Look after the receivable and expenses. Have the expenses approved.
Since 2006 (approximately) the treasurers used an Excel Spread sheet to
keep all accounting records. These spreadsheet will be explained in details
later in a presentation. Over the years the spreadsheets have been updated
to reflect the new government grants requirement.
In 2012 we tried to changed to an accounting program called SAGE. The
treasurer spent many hours with our accounting firm to make the change.
Because of our receivable system we had 3 choices:
1. Change our method of operating the Bar and receivables on our rentals
and other receivables .
2. Make special macros (small programs) within Sage to accommodate our
accounting ways.
3. Drop SAGE and continue using our spreadsheets,
We assess the options and we chose 3 to drop SAGE
The Spreadsheet presently used
The deposit spreadsheet:
This spreadsheet is required to
keep a detailed records of all
money received during the month.
The activity
Date of deposit
d Indicates if a déplacement is
required
p Indicates if a tax is paid
Amount received
Tax calculated or paid
Amount less tax
Total to be deposited
Tax info column
déplacement to be paid
The Spreadsheet presently used
The deposit spreadsheet:
This spreadsheet is easy to use
and is prepared before you make
the actual deposit at the Caisse.
Use this spreadsheet to keeps
a detailed record of all money
received.
The amount above the black line
is the amount to be deposited on
that date. A blank space line above the
black line is to allow the spreadsheet
to start a new calculation on future
entries.
If a p is entered the spreadsheet will
calculate 13% automatically. In some
cases (such as the Bar) you have to
manually enter the tax amount.
The remaining 4 column are cells
containing a formula to make the
calculations.
The Spreadsheet presently used
The deposit spreadsheet:
This spreadsheet was added to
the original set of spreadsheet to
show the accounting firm where
the monies came from.
Before this sheet was design the
treasurer had to answer many
questions during the accounting
verification.
This spreadsheet is a detail of all
monies received and deposited.
The black line with white lettering
at the top of the spreadsheet
shows the amount of money
transferred to the petty cash to
balance the petty cash for the
following month.
The Spreadsheet presently used
The deposit spreadsheet:
The next step is to write the bank
deposit slip and deposit the
money at the bank.
Next enter this information in the
receivable spreadsheet journal.
End of this presentation