guide de l`usager de la réception

GUIDE DE L'USAGER DE LA RÉCEPTION
Demandez à votre administrateur de système de vous aider à
remplir ce formulaire.
Notez les numéros de téléphone importants suivants et conservez-les à portée de la
main lorsque vous utilisez le système de messagerie vocale SX-200 ICP.
Poste du centre de messages : ____________________________________
Numéro de la boîte vocale de la réception : _______________________________
Mot de passe par défaut : ___________________________________________
Notez le nom et le numéro de poste de votre administrateur de système au cas où vous
auriez besoin d’aide pour utiliser le système de messagerie vocale.
Nom : __________________________________
Poste : ________________________________
Révision – © 2003 Mitel Networks Corporation. Tous droits réservés.
Mitel est une marque de commerce de Mitel Networks Corporation.
Toutes les autres marques mentionnées sont la propriété de leurs propriétaires respectifs.
Mitel Networks Corporation, ses sociétés affiliées et ses filiales se réservent le droit de modifier le contenu du
présent document sans préavis.
Table des matières
À qui s'adresse ce Guide?
4
Pour commencer
4
À propos des boîtes vocales des clients
4
À propos de la boîte vocale de la réception
4
Préparatifs
5
Enregistrement du mot de passe et du message d’accueil de la boîte
vocale de la réception
5
Accès au menu de la boîte vocale de la réception
7
Réglage de l'état de la boîte vocale d'un client
8
Arrivée des clients
Départ des clients
Déplacement de la boîte vocale d'un client
8
8
9
Accès à la boîte vocale d'un client
10
Accès aux options de la boîte vocale de la réception
10
À qui s'adresse ce Guide?
Le présent Guide s'adresse au préposé à la réception d'un hôtel ou d'un motel. Il
explique comment utiliser les fonctions de boîte vocale de réception du système de
messagerie vocale SX-200 ICP.
Pour commencer
Le SX-200 ICP est un système de messagerie vocale automatisé permettant de traiter
les appels et de prendre des messages. Le système procure aussi des boîtes vocales
pour la réception et les clients d'hôtels et de motels.
À propos des boîtes vocales des clients
Les boîtes vocales de clients sont attribuées au poste téléphonique de chaque chambre.
Elles procurent aux clients un service de messagerie vocale de base. Ils peuvent :
•
écouter les messages qu’ils reçoivent;
•
créer un message d’accueil personnalisé;
•
programmer un appel pour se faire réveiller.
Lorsque vous transférez un appel au téléphone d’un client, le demandeur peut laisser un
message s’il n’obtient pas de réponse.
À propos de la boîte vocale de la réception
Dans le cadre de votre travail de préposé à la réception, vous utilisez la boîte vocale de
la réception pour gérer les boîtes vocales des clients. De la boîte vocale de la réception,
vous pouvez :
•
aider les clients à accéder à leurs messages;
•
régler l’état de la boîte vocale d’un client à Arrivée;
•
régler l’état de la boîte vocale d’un client à Départ;
•
régler la langue des instructions de la boîte vocale (le choix de la
langue est une option qui peut ne pas être disponible dans votre
système);
•
transférer les messages d’un client à une autre boîte vocale;
•
accéder à la boîte vocale d’un client;
•
accéder aux fonctions standard de messagerie vocale (la boîte vocale
de la réception donne accès aux options du menu principal de la boîte
vocale du poste de la réception).
Préparatifs
Avant d’accéder à la boîte vocale de la réception, il vous faut :
•
le numéro du centre de messages. Vous obtenez ce numéro auprès
de votre administrateur de système. Notez-le à l’endroit prévu au
début du présent Guide;
•
le numéro de la boîte vocale de la réception. Vous obtenez ce numéro
auprès de votre administrateur de système. Notez-le à l’endroit prévu
au début du présent Guide. Il est généralement identique au numéro
de poste de la réception;
•
le code secret de la boîte vocale de la réception. Votre administrateur
de système vous dira le nombre de chiffres à utiliser dans le code
secret (entre 3 et 6). Le code secret par défaut est une série de 9.
Changez le code secret par défaut pour une série de chiffres (même
nombre de chiffres que le code secret par défaut);
•
un message d’accueil. Les demandeurs entendent ce message
lorsqu’ils appellent la réception et que vous ne pouvez répondre.
Enregistrement du mot de passe et du message d’accueil
de la boîte vocale de la réception
1. Soulevez le combiné du téléphone de la réception (ou utilisez la fonction
mains libres) et assurez-vous d’avoir une tonalité de manœuvre.
2. Composez le numéro du centre de messages.
Le système vous demande d’entrer votre code secret.
...
3. Entrez le code secret par défaut :
La première fois que vous accédez au système, votre code secret par
défaut ne contient que des 9.
4. Appuyez sur
pour continuer.
5. Le système vous demande un nouveau code secret (vous devez changer
le code secret par défaut). Le nouveau code secret doit comporter le
même nombre de chiffres que le code secret par défaut. N’utilisez pas
que des 9 et n’utilisez ni l’astérisque [*], ni le dièse [#]. Entrez le nouveau
code secret.
6. Le système vous demande d’entrer votre nouveau code secret une
seconde fois pour le confirmer. Entrez votre nouveau code secret une
seconde fois.
7. Le système vous demande d’enregistrer votre nom. Dites le nom de
l’hôtel ou du motel où vous travaillez, par exemple :
« réception du motel ABC »
Parlez immédiatement après la tonalité, puis appuyez sur n’importe
quelle touche lorsque vous avez terminé.
8. Appuyez sur
pour accepter le nom, sur
pour l’écouter ou sur
pour le supprimer et pour recommencer l’enregistrement.
9. Le système vous demande d’enregistrer un message d’accueil.
Enregistrez un message court et professionnel. Voici un exemple :
« Vous avez joint la réception du Motel ABC. Nous ne pouvons prendre
votre appel en ce moment. Veuillez laisser vos nom et numéro, ainsi
qu’un court message. Nous communiquerons avec vous dans les plus
brefs délais. »
10. Appuyez sur
l’écouter ou sur
l’enregistrement.
pour accepter le message d'accueil, sur
pour le supprimer et pour recommencer
Vous avez terminé de configurer la boîte vocale de la réception.
pour
Accès au menu de la boîte vocale de la
réception
Pour accéder au menu de la boîte vocale de la réception :
1. Décrochez le combiné.
2. Composez le numéro du centre de messages.
3. À la demande du système, entrez le code secret de la boîte vocale de la
réception.
4. Choisissez l’une des options suivantes :
Accès du client : aider les clients à accéder à leurs messages.
Arrivée : régler l’état d’une boîte vocale de client à Arrivée.
Départ : régler l’état d’une boîte vocale de client à Départ.
Déplacer : transférer les messages et le message d’accueil d’un client à
une autre boîte vocale.
Accès de préposé : accéder à la boîte vocale d’un client.
Accès à la boîte vocale de la réception : accéder aux options standard
de messagerie vocale disponibles au poste de la réception. Veuillez noter
que lorsque vous accédez aux options de la boîte vocale de la réception,
vous ne pouvez plus retourner au menu de la réception à partir du menu
principal. Pour retourner à ce menu, vous devez quitter le système et vous
y connecter de nouveau.
Standardiste automatique : activer la réception automatique. Le système
répond aux appels et fait entendre le message d’accueil de votre hôtel ou
de votre motel. Cette touche ne fonctionne que lorsque vous êtes dans un
menu. Si vous entrez des numéros, 0 (zéro) compte comme un chiffre.
Aider les clients à accéder à leurs messages
Lorsqu’un client appelle la réception pour avoir ses messages :
1. Appuyez sur la touche Trans/Conf pour mettre le client en attente.
2. Composez le numéro du centre de messages.
3. Lorsque le système répond, entrez le code secret de la boîte vocale de la
réception.
4. Appuyez sur
. Le système vous demande d’entrer le numéro de la
boîte vocale du client.
5. Entrez le numéro de la boîte vocale du client.
6. Attendez d’entendre « Vous pouvez procéder à la connexion assistée au
système ». Le client est transféré à sa boîte vocale.
7. Raccrochez. Le client est transféré à sa boîte vocale.
Réglage de l'état de la boîte vocale d'un client
Arrivée des clients
Lorsque l’arrivée d’un client à sa chambre est enregistrée, réglez l’état de sa boîte
vocale à « Arrivée ». Une boîte vocale dont l’état est « Arrivée » peut accepter de
nouveaux messages.
1. Composez le numéro du centre de messages.
2. Lorsque le système répond, entrez le code secret de la boîte vocale de la
réception.
pour régler l’état à « Arrivée ». Le système vous
3. Appuyez sur
demande le numéro de la boîte vocale du client.
4. Entrez le numéro de la boîte vocale de la chambre du client.
5. Si le système vous le demande, choisissez la langue que le client
entendra lorsqu’il utilisera le système de messagerie vocale.
Si le numéro de boîte vocale est valide et que l’état de la boîte est réglé à
« Départ », le système modifie ce dernier pour « Arrivée ». Sinon, vous entendez
le message : « L’état de la boîte vocale est déjà Arrivée ». Si le numéro n'est pas
valide, vous entendez le message : « Ce numéro n'est pas valide, veuillez
réessayer ».
Lorsque l’état de la boîte vocale passe de « Départ » à « Arrivée », tous les
messages de l’occupant précédent sont supprimés.
Départ des clients
Lorsqu’un client règle sa note et quitte l’établissement, réglez l’état de sa boîte vocale à
« Départ ». Une boîte vocale dont l’état est « Départ » ne peut accepter de nouveaux
messages.
1. Composez le numéro du centre de messages.
2. Lorsque le système répond, entrez le code secret de la boîte vocale de la
réception.
pour régler l’état de la boîte vocale à « Départ ». Le
3. Appuyez sur
système vous demande d’entrer le numéro de la boîte vocale du client.
4. Entrez le numéro de la boîte vocale de la chambre du client.
Si le numéro de boîte vocale est valide et que l’état de la boîte est réglé à
« Arrivée », le système modifie ce dernier pour « Départ ». Sinon, vous entendez
le message : « L’état de la boîte vocale est déjà Départ ». Si le numéro n'est pas
valide, vous entendez le message : « Ce numéro n'est pas valide, veuillez
réessayer ».
Notez que les messages d’une boîte vocale dont l’état est « Départ » ne sont
supprimés que lorsque cet état est changé pour « Arrivée ».
Déplacement de la boîte vocale d'un client
Lorsqu’un client change de chambre, vous devez aussi déplacer le message d’accueil et
les messages de sa boîte vocale. Pour que vous puissiez déplacer la boîte vocale d’un
client :
•
l’état de sa boîte vocale actuelle doit être « Arrivée »;
•
l’état de la boîte vocale de destination doit être « Départ ».
Pour déplacer la boîte vocale d’un client :
1. Composez le numéro du centre de messages.
2. Lorsque le système répond, entrez le code secret de la boîte vocale de la
réception.
. Le système vous demande d’entrer le numéro de la
3. Appuyez sur
boîte vocale actuelle du client.
4. Entrez le numéro de la boîte vocale actuelle du client. Le système vous
demande d’entrer le numéro de la boîte vocale de la chambre où vous
voulez déplacer le message d’accueil et les messages du client.
5. Entrez le numéro de la boîte vocale de la nouvelle chambre du client.
6. Si le numéro de la boîte vocale de destination est valide et si son état est
« Départ », le message d’accueil et les messages du client y sont copiés.
Accès à la boîte vocale d'un client
Vous pouvez accéder à la boîte vocale d’un client pour :
•
vérifier ses messages;
•
enregistrer un message d’accueil pour sa boîte vocale;
•
programmer un appel pour le réveiller.
Pour accéder à la boîte vocale d’un client :
1. Composez le numéro du centre de messages.
2. Lorsque le système répond, entrez le code secret de la boîte vocale de la
réception.
3. Appuyez sur
. Le système vous demande d’entrer le numéro de la
boîte vocale du client.
4. Entrez le numéro de la boîte vocale du client. Le système annonce le
nombre de messages que contient la boîte vocale ainsi que l’état de la
boîte vocale (Arrivée ou Départ).
5. Sélectionnez une option dans le menu principal des clients, puis suivez
les directives.
Accès aux options de la boîte vocale de la
réception
À partir du menu de la réception, vous pouvez accéder aux options de la boîte vocale de
la réception. Ces options permettent notamment d’écouter les messages laissés à la
réception, d’envoyer des messages aux autres boîtes vocales de l’établissement, de
modifier le message d’accueil de la réception, de changer le code secret de la boîte
vocale de la réception, etc.
Pour accéder aux options de la boîte vocale de la réception :
1. Composez le numéro du centre de messages.
2. Lorsque le système répond, entrez le code secret de la boîte vocale de la
réception.
3. Appuyez sur
.
4. Sélectionnez une option. Pour obtenir plus d’information, reportez-vous
au Guide de messagerie vocale du système SX-200 ICP. Veuillez noter
que lorsque vous accédez aux options de la boîte vocale de la réception,
vous ne pouvez plus retourner au menu de la réception. Pour retourner à
ce menu, vous devez quitter le système et vous y connecter de nouveau.
TM,
® Marque de commerce de Mitel Networks Corporation.
© Copyright 2004, Mitel Networks Corporation.
Tous droits réservés.