Untitled - Centrale Lille

L’écriture de ce quitus marque la fin de notre mandat. Nous avons fait de notre
mieux pour tenir nos engagements et assurer les responsabilités qui incombaient à nos
postes respectifs. Toutefois, ce quitus permettra de faire le bilan collectif et individuel
de notre mandat, de nos erreurs et de nos réussites pour que la succession avec le
prochain BDE se passe dans les meilleures conditions. Le but est ainsi l’amélioration
du Bureau des Elèves d’années en années.
Dans ce quitus, chacun d’entre nous, reviendra individuellement sur les
responsabilités qui lui ont été confiées pendant son mandat. Nous avons essayé d’être
le plus exhaustif possible, de tout décrire jusqu’à nos ressentis. Nous conseillons à nos
successeurs de lire attentivement la partie qui les concerne et même celle des autres
pour avoir une vue d’ensemble de ce qui les attend durant cette année de mandat.
Notre mandat en tant que BDE restera pour nous tous une expérience
inoubliable. Nous avons énormément appris en un an et espérons avoir satisfait au
mieux les attentes des étudiants de Centrale Lille.
Bonne chance à nos successeurs, donnez-vous à fond, être BDE est une chance !
Vous pouvez faire avancer les choses.
Tous les Wasas pour ton BDE
................................................................................................1
Sommaire ............................................................................................................. 3
President .............................................................................................................. 4
Tresorier ............................................................................................................. 14
Secretaire ............................................................................................................15
VPI...................................................................................................................... 26
VPE..................................................................................................................... 42
Respo ACLi......................................................................................................... 48
Respo Comm Ext ............................................................................................... 53
Respo Etudes ..................................................................................................... 55
Respo Logistique................................................................................................ 65
Respo Solidarite ................................................................................................. 69
Respo Etrangers ................................................................................................. 72
Respo Communication ...................................................................................... 73
Respo Web/ Medias ........................................................................................... 77
Respo Voyages ................................................................................................... 79
Respo Evenements ............................................................................................. 82
Respo Soirees ..................................................................................................... 88
Respo WEI ......................................................................................................... 95
Respo Partenaires ............................................................................................. 110
...................................................................................... 114
Pour mon bilan moral, je me suis bien entendu inspiré du quitus de mon
prédécesseur (et de son prédécesseur, très probablement). Je pense que notre vision
du mandat est globalement très similaire bien que nos mandats n’aient rien eu à voir
entre eux. Ce bilan présente les choses de manière très générale, avec quelques
commentaires et ressentis mais je resterai très superficiel et attendrai la passation pour
parler plus en détails.
Après l’élection, le rôle du président, ainsi que celui de la grande majorité des
membres de la liste, change radicalement. Jusqu’ici, l’objectif était de convaincre les
centraliens de voter pour son équipe. Une fois élu, les parties événementielles et
administrative restent présentes mais sont complétées par un travail de représentation
à différentes échelles : représentation du BDE devant les élèves, représentation des
élèves devant l’administration, représentation de l’école devant certaines entités
extérieures.
Le rôle du président du BDE est vaste et surtout très divers dans ses tâches et
contacts au jour le jour. Je pense que l’on peut découper le travail d’un président du
BDE, ici à Centrale Lille, en trois parties différentes : tout d’abord, je parlerai de la
gestion du bureau et des relations avec les autres associations, puis du rôle du président
face à l’administration et enfin du rôle du président face aux entités extérieures.
J’ai souhaité m’adresser dans cette partie directement au futur prez’, qui
reprend les rênes du BDE derrière moi, ainsi qu’à tous les futurs prétendants à ce poste.
J’ai tenté de retranscrire tout ce que j’ai vécu et qu’il m’a paru utile de mentionner, et
d’y ajouter des conseils tout en laissant ce qui me paraissait le plus pertinent dans le
quitus précédent.
L ’ A E EC L i lle
Dans un premier temps, tu dois comprendre la dimension que prend ton
poste lorsque tu accèdes à la fonction de président du BDE. Tu passes président d’une
liste de 24 personnes à président d’une association regroupant tous les centraliens qui
cotisent au CA : l’AE EC Lille. Cela signifie donc que tes responsabilités prennent
beaucoup d’ampleur. Tu es le représentant des centraliens, le référent, que ce soit au
niveau de l’administration mais aussi dans tout ce qui va être organisé lors de votre
mandat. C’est toujours toi que l’on viendra voir pour tout ce qu’il se passe dans la vie
centralienne et c’est surtout toi qui endosse en grande partie les responsabilités des
réussites mais aussi des échecs qui vont avoir lieu pendant ton mandat.
La chose sur laquelle je souhaite le plus insister concerne les soirées organisées
par le BDE. Lors des soirées (cela vaut aussi pour les évènements) au foyer, une
convention est signée par le président du foyer, l’organisateur de l’évènement et le
responsable CA. Y est écrit : « Le responsable de la manifestation […] accepte par
signature de la présente convention, la responsabilité de la gestion du foyer durant
ladite manifestation, par délégation du Conseil d’Administration élèves, représenté
en la personne du Secrétaire Général.». Cela signifie que le Directeur de l’AGR, Mme.
Dutilleul, te délègues une partie de ses pouvoirs : tu risques donc autant qu’elle en cas
de problème. Au même titre que les parrains Foy’s Teamer, les organisateurs doivent
pouvoir te consulter si besoin et tu dois être un minimum au courant de ce qui est
prévu. Tout se passe bien en général car ce qui est organisé à la résidence ou au foyer a
normalement reçu l’aval de l’administration et du personnel de l’AGR et que le process
des soirées est depuis quelques temps très bien rodé, donc ton rôle sera surtout de faire
acte de présence, car les centraliens savent en général se débrouiller en cas de
problème.
En revanche, il faut être très vigilent dans le cadre des soirées dansantes, en plus
de celles organisées par le BDE. En effet, j’ai surveillé la majorité des soirées dansantes
de l’année et ai indiqué aux organisateurs qu’ils ne devaient pas hésiter à venir vers
moi si quelque chose tournait mal. En général, ceci est rappelé lors du briefing juste
avant la soirée, briefing que tu feras en compagnie du président du foyer. C’est le
moment où tu rappelles aux organisateurs les règles de base auxquelles toi, tu es
habitué, mais pas eux qui organisent des soirées ponctuellement. Tu y précises, entre
autre, qu’ils ne doivent pas prendre de décisions précipitamment sans t’avoir consulté
avant. C’est en effet toi qui choisiras s’il vaut la peine d’appeler les pompiers, Sécurité
Campus, le concierge (M. Vaillant, qui peut sembler un peu rude au premier abord,
mais qui est en fait une personne très agréable et concernée par la sécurité des élèves)
ou même parfois Mme. Dutilleul (ce qu’il ne faut pas hésiter à faire, elle t’en sera
reconnaissante et préfèrera que tu la réveilles plutôt qu’apprendre une mauvaise
nouvelle le lendemain par quelqu’un d’autre que toi). Tu es l’interlocuteur privilégié
avec les vigiles, qui connaissent bien leur travail, même si ce n’est pas l’avis de tout le
monde, et qui sont surtout très habitués à ce genre de soirées, cela fait maintenant 4
ans que nous travaillons avec eux, et on s’entend très bien.
Cela signifie qu’il ne faut pas trop boire, personnellement je suis resté
totalement sobre durant toutes les soirées dansantes que je surveillais cette année. Les
nouvelles conventions te permettront, contrairement à mes prédécesseurs, de souffler
un peu pour les soirées des autres associations. Je te conseille de surveiller les soirées
de l’intégration (qui est la partie la plus importante de ton mandat, ce qui fait qu’il vaut
mieux que tu sois là en cas d’urgence), les soirées du BDE (bien évidemment) et celles
des campagnes BDE 2017. Pour les autres, je te conseille de chercher toi-même le
responsable CA, en effet, cette manière de procéder n’est pas encore ancrée dans les
mœurs et ils ne se motiveront pas par eux même pour prendre cette responsabilité.
Outre les soirées, tu endosses un bon nombre de responsabilités dans tous les
autres évènements du BDE. Tu es le signataire de toutes les conventions de partenariat,
qu’il faut lire attentivement en imaginant tous les cas de figures et conséquences
possibles. Tu es responsable des participants aux voyages par exemple, même s’ils
signent une décharge avant de partir. Normalement, si tu es investi à fond, je crois
vraiment que c’est à toi de réagir à n’importe quelle complication qui pourrait survenir
lors de tels évènements. Et, au passage, tu es aussi le responsable légal des comptes de
l’AE EC Lille, avec ton trésorier : vous êtes les deux seules personnes de l’association à
être susceptibles de se retrouver en interdit bancaire voire en prison, pour faire court.
L e BDE
Au-delà de toutes ces considérations administratives, l’aspect plus pratique de
ton travail cette année reste celui de faire tourner ton équipe efficacement : en d’autres
termes, être un bon manager. Pour ce point, je te conseille de faire comme moi et de
t’appuyer sur un « bras droit ». J’ai pu compter toute l’année sur un travail formidable
de Clémentine (la secrétaire du BDE) pour l’organisation des réunions, le recensement
et l’envoi des ordres du jour, les envois de mails aux autres membres et les relances des
membres sur les livrables (dossiers à publier, slides pour les amphis, etc.).
Cette année, je pense que le BDE a très bien tourné. Les réunions
hebdomadaires sont nécessaires et je pense que nous avons réussi à limiter
l’absentéisme plus que nos prédécesseurs, grâce à une grande implication de la part
des différents membres. Ton rôle est d’animer ces réunions. Cela revient à éviter que
les débats finissent en dialogues de sourds, à prendre les décisions ou proposer un vote,
et à maintenir l’équipe motivée.
Si j’ai un regret dans mon mandat, c’est de ne pas avoir réussi à mettre en place
certaines promesses de campagnes qui étaient réalisables. Cela est dû à une baisse
d’intensité dans notre travail après l’intégration. Mon prédécesseur m’avait mis en
garde contre cette démotivation, et je pense qu’en fin de compte, même si elle est
arrivée, elle n’a pas été si flagrante que ça puisque nous avons quand même réussi à
mener de beaux projets après l’intégration (mise en place de la première soirée
communiste, nouveau format pour la soirée de Noël qui a été un franc succès pour la
première fois depuis longtemps, etc.).
Pour conclure sur ce point, bien qu’une légère baisse se soit fait sentir, nous
sommes restés globalement motivés et efficace pour le travail de BDE (tout en
abandonnant plus ou moins le programme électoral), et nous avons surtout su rester
une vraie équipe, soudée et nous finissons ce mandat avec un groupe d’amis et non un
groupe de collègues.
Ton rôle, c’est aussi de savoir s’adapter à chacun des membres qui composent le
BDE. Pour moi, c’est la qualité principale et primordiale que doit avoir un bon
président de BDE. Tu remarqueras que personne ne fonctionne pareil mais tu dois
quand même faire travailler chacun dans un même but, tu dois donc arriver à t’adapter
à leur façon de faire, leur point de vue... Et de savoir comment faire pour obtenir ce
que tu veux de la manière la plus pacifique possible. Oui, forcément, pendant ton
mandat, il y aura des clashs : mais tant mieux, c’est très formateur. Parmi tous les
membres du BDE, en général tu as ceux qui font leur taf très bien et sans qu’on leur
demande, il suffit donc de vérifier et de les accompagner. Il y a ceux qui sont juste tête
en l’air, ils font bien les choses mais il faut penser à leur rappeler. Et enfin, il y a ceux
qui, une fois élus, ne font plus rien. Il faut donc savoir compter sur les plus investis et
leur donner un peu plus de boulot qui ne sera pas fait par les touristes. Enfin, il y a ceux
qui pensent bien faire, et, même si on leur dit que ce n’est pas ça qu’on attend d’eux,
qui ne changent jamais leur façon de voir les choses. Pour les gérer sans se fâcher avec
eux : bon courage.
Quoiqu’il en soit, tu participes toujours de près ou de loin à l’élaboration de tout
ce qui est entrepris par le BDE. N’hésite pas à te reposer sur ceux qui sont chargés des
différentes missions, mais gardes un œil ouvert sur les commandes qui doivent être
passées, les ventes effectuées, la communication qui doit s’intensifier à certains
moments... En particulier, tu as un rôle très important lors des évènements suivants :
en soirée (comme je l’ai déjà mentionné plus haut), où le briefing est aussi valable
pour le BDE. Au WEI, d’autre part, où tu es considéré sur place, et pour mon cas
pendant la fin de l’année scolaire et l’été (à moindre mesure) comme un respo WEI à
part entière.
L e s BDX e t au t re s as s oc i ati o ns
Pendant ton mandat, tu ne travailleras pas seulement avec ton équipe, tu
seras en permanence en interaction avec les autres assos de Centrale. Parmi ces autres
assos, il y a évidemment les autres BDX pour commencer. Pendant l’inté, il y a
notamment le WEI où tu vas être amené à travailler et manager non plus 24 mais près
de 55 personnes (avec les autres respos bien sûr) ! Il y a aussi les soirées dansantes
organisées avec l’Iteem (Halloween). Il est donc fondamental de bien s’entendre avec
ces différentes équipes, de manière à gérer aux mieux l’organisation des évènements.
Pour cela, on a essayé de faire une soirée BDX au foyer (BDA, BDS, BDI, BDE). C’est
quelque chose que je conseille vivement de reconduire ! Mis à part le côté ambiance, il
y a aussi la partie administrative et responsabilités sur laquelle il faut s’accorder. Cette
année, nous avons bien travaillé avec le BDI, et ce rapprochement est à renforcer
encore car la présence d’iteemiens dans la vie centralienne est de plus en plus marquée,
et ce pour le plus grand bien des deux partis.
D’autre part, il faut s’entendre avec les autres présidents BDX, notamment pour
toute l’organisation des campagnes : dates, couleurs, chansons et à partir de
maintenant les logos. Chaque BDX s’occupe de sa propre campagne (rendez-vous avec
l’administration, briefing des listes sur le règlement et le CA, surveillance des soirées
dansantes). En tant que prez BDE, il faut s’efforcer de tenir le président du BDI au
courant de la manière donc les campagnes se déroulent à Centrale et les dispositions
qu’ils doivent prendre vis-à-vis de l’administration. J’ai eu face à moi un président BDI
très capable qui a su prendre des initiatives et qui est venu lui-même vers moi lorsqu’il
en avait vraiment besoin. Pour les campagnes (hors BDA qui sont isolées, et donc
simples à poser), je te conseille de poser les dates très tôt (j’ai commencé à y travailler
en novembre). Cela m’a permis de voir dès le début de l’année les problèmes qui
auraient lieu pendant la période (spécifiques à mon mandat vu la complexité
inhabituelle qu’elle avait). Tu n’es pas à l’abri du même genre de problèmes et il faut
les identifier dès que possible.
Au-delà des BDX, le président du BDE intervient quelques fois au sein d’autres
associations, et participe, avec le VPI, à la coordination entre ces différentes entités.
C’est pour cela que sont organisées les réunions interprez par exemple, dont celle du
début de l’année qui est fondamentale entre autres pour présenter les différents
présidents au SEVE (service des élèves et de la vie étudiante : Djahida Kaouane,
Vincent Gervais) et à Mme Vandestienne par exemple.
L e C A Elè ve s ( C ent rale L i lle A s s o c i ati o ns)
En tant que président du BDE, tu es membre de droit au « CA Elèves » aux côtés
de tes homologues BDX et de membres élus. Tu as le droit de vote. Lors des réunions,
on traite de la répartition du budget, constitué des 270€ que donne chaque élève en
début d’année, dans les clubs (sportifs ou non) et les commissions, mais aussi des
demandes exceptionnelles des clubs et commissions, ou encore de décisions
importantes concernant la vie associative (enfreinte au règlement des campagnes,
incidents et responsabilité associative, etc.).
Ces réunions sont elles aussi hebdomadaires depuis l’année dernière
seulement. En effet, les membres du CA ont été particulièrement actifs sur les deux
derniers mandats pour redonner à cette association le statut qu’elle mérite aux yeux
des centraliens. Quoiqu’il en soit, il est très important d’assister à ces réunions en tant
que président du BDE car souvent, la majorité des membres du CA n’a pas du tout le
même point de vue que celui des BDX et des listeux (par exemple) et sont à même de
prendre des décisions sans forcément savoir de quoi ils parlent. Du coup, il ne faut
vraiment pas hésiter à s’imposer quitte à envoyer quelques remarques désobligeantes
(il y en aura aussi pour toi, ne t’inquiète pas) : en bref, il faut être en forme et dans de
bonnes dispositions avant une réunion CA. Cependant, j’avoue n’avoir pas été tout le
temps présent, car il faut dire que quel que soit ton investissement 2 réunions
hebdomadaires par semaine avec le travail personnel de président, ça pèse sur le
cerveau au bout d’un moment, et puis tu as aussi le droit d’avoir une vie en dehors de
tes obligations ne l’oublie pas !
Une dernière chose concernant le CA : je ne conseillerai pas spécialement aux
futurs listeux de se présenter au CA comme cela était fait avant. Être au CA demande
un minimum d’investissement en tant que membre si on veut que l’association évolue
et le temps manque pour ce genre de choses en G1 quand on liste. En revanche,
retrouver des membres du BDE à ses côtés au CA en deuxième année peut faire du
bien, car souvent ils partagent le même point de vue, ce qui n’est pas de trop.
De vant la Di re c t i o n e t l’admi ni s trat i o n
Être le représentant n°1 des élèves, c’est aussi être toujours disponible pour des
entrevues rapides et des réunions avec l’administration. Il faut donc être bien
synchronisé avec sa boite mail et savoir se rendre disponible même s’ils comprendront
que tu ne peux pas toujours te rendre dans leur bureau quand tu es prévenu une heure
en avance !
Premièrement, il y a M. Gervais, directeur du SEVE, qui est censé superviser
une bonne partie de la vie associative centralienne. Il est la personne à qui on doit se
référer pour tous les évènements qui impliquent de près ou de loin l’école, il est un peu
la porte d’entrée pour certains sujets épineux. Par exemple, c’est l’interlocuteur
privilégié pour les négociations pour le WEI et l’intégration. Je suis intervenu à
quelques reprises pour ces deux évènements avec les respos concernés qui s’en sont
parfaitement occupés. Ta présence pour les réunions de présentation du WEI sera par
exemple obligatoire.
Au SEVE, il y a aussi Djahida Kaouane qui est Assistante Vie de l’Elève et
Associative, et qui va te solliciter de temps en temps pour certaines manifestations. Elle
est toujours disponible et très intéressée par la vie associative de l’école, elle est
également un des contacts privilégiés des associations et sera par exemple présente aux
réunions interprez.
Les autres membres du personnel à qui tu auras à faire sont Mme.
Vandestienne, responsables Hygiène et Sécurité, et M. Bourdrel, logistique, en
particulier lors des campagnes. Mais comme tous les aspects sécurité arrivent très tard
dans l’année pour les listes, il y a peu de possibilités de se renseigner, il y a peut-être
une réflexion à entamer pour mieux communiquer sur la sécurité. La première idée
était une présentation du Vadémécum aux G1 un peu après l’inté quand les listes se
forment, ce n’est pas forcément la meilleure idée mais en tout cas il y a des pistes à
explorer pour mon successeur.
Du côté de la Direction, les interlocuteurs sont nombreux : Mmes. Le Courtois
et Basier pour les études et les dates de partiels, Mme. Bourdrel et maintenant Mme.
Lequeux pour les relations avec les entreprises, Mme. Dabin pour la communication.
Ensuite, il y a les personnes avec qui tu auras le plus affaire avec les différents membres
de ton bureau : le cinq de tête, Mme. Herchuelz, M. Duflos, M. Desprès, Mme.
Dangoumau et M. André ! Je ne vais pas détailler les relations avec chacune de ces
personnes, mais insister sur les cinq dernières.
Mme. Herchuelz est quelqu’un de très sympathique et surtout très à l’écoute.
Elle a été mon contact principal dans l’administration, soit pour lui demander des
choses, soit pour trouver un rendez-vous avec la direction, ou encore juste pour
discuter. Cette année, je n’ai eu que peu affaire à M. Desprès car la plupart des
événements et soirées organisées se sont très bien passés, et il a été très compréhensif
lors des quelques problèmes que nous avons rencontré. Il a été remplacé très
récemment par Mme. Dutilleul dans ses fonctions de DGS et de directeur de la
résidence, que je n’ai rencontré qu’une fois. Même si je ne connais pas sa manière de
procéder et sa politique sur la vie associative, un point qui reste valable peu importe la
personne en poste est la transparence. Si quoique ce soit s’est mal passé lors d’une
soirée, il faut l’en informer sans attendre !
Ensuite, cette année, avec Marie-Eva, j’ai eu quelques fois affaire à M. André
pour les relations avec les entreprises, mais Marie-Eva étant assez indépendante dans
son travail, elle l’a consulté seule la plupart du temps. M. André a une politique
entreprise bien précise, et nous avons assez peu de liberté et de pouvoir dans le travail
du VPE, mais je pense que ce travail avec lui est indispensable au bon fonctionnement
de certains points de la relation élèves-entreprises. Je conseille à mon successeur de
consulter M. André pour toute intervention à l’école d’une entreprise. Par exemple,
l’ACLi est venue faire des simulations d’entretiens lors du forum sans son aval, et il
s’est avéré que Mazars a l’exclusivité sur ce type de prestations.
Mme. Dangoumau occupe quant à elle un tout nouveau poste créé l’année
dernière avec la nomination du directeur, directrice de cabinet. C’est elle qui s’occupe
du calendrier de M. Duflos et c’est à elle que j’ai eu affaire cette année lorsque j’avais
besoin de voir le directeur. Un point à étudier avec elle est la remise en place des
déjeuners avec le directeur ouverts à tous les élèves et la proximité avec le futur parrain
de promotion.
Enfin, mes rencontres avec M. Duflos ont été tout comme celles de mon
prédécesseur assez rares. Il reste néanmoins concerné par la vie associative, en effet,
par exemple, comme son prédécesseur, il souhaite être présent lors du WEI pour
montrer qu’il approuve cet évènement et qu’il en partage les responsabilités, plutôt que
de s’en laver les mains en cas de problème. La fréquence de ces rencontres reste à
améliorer. Commencer par instaurer une réunion bilan mensuelle serait déjà une belle
réussite pour le futur mandat.
Nous avons réussi à établir une confiance très solide entre l’administration et le
BDE. En effet, grâce à l’amélioration remarquable du comportement des centraliens
lors des événements festifs, notre transparence totale et la responsabilité dont nous
avons fait preuve, ils ont été très satisfaits de notre mandat et nous ont autorisé
quelques petits écarts de temps en temps.
L e C A Ec o le
En tant que président du BDE, tu es aussi membre du CA École mais tu n’as pas
le droit de vote, seulement un rôle consultatif. Ta présence est primordiale car tu te
dois d’être au courant des actions entreprises par l’École. Tu ne vois pas forcément
l’intérêt au début, et te sens un peu perdu parmi tous les sujets abordés, mais
finalement ce genre de réunion te permet de situer l’école et ses intérêts dans un
contexte plus large et d’en comprendre les enjeux.
Le CA École a lieu 3 à 4 fois par an. Il est composé de nombreux membres du
CEVU et présidé par d’anciens Centraliens de Lille actuellement dans la vie active. Au
CA École sont votées de manière définitive les décisions sur la scolarité prises au CEVU
ainsi que sur d’autres thèmes : recherche, entreprises, budget, fondation,
rapprochement entre écoles/université.
Le CA AGR
Ce CA se déroule en petit comité : sont présents Frédéric Desprès (directeur de
l’AGR), remplacé par Charlotte Dutilleul, les élus élèves, Philippe Bonnave (président
du CA École), Emmanuel Duflos et le président du BDE, et Véronique Le Courtois
(présidente de l’AGR). En tant que président du BDE, membre statutaire, tu as le droit
de vote. Lors de ce CA, des décisions sur la tarification des logements de la résidence,
entre autres, sont prises. Il faut savoir que l’AGR est une association à but non lucratif,
et que les bâtiments de la résidence Léonard de Vinci sont loués par l’AGR à un autre
organisme. La faible différence entre ce que paye l’AGR à cet organisme et ce que
payent les étudiants est utilisée pour rémunérer les personnels techniques de la
résidence (salariés de l’AGR), et remplacer des extincteurs, faux plafonds, etc. Une
partie est donc utilisée pour compenser les dégâts des Centraliens, non négligeables.
Cette réunion a lieu soit après un CA Ecole, soit le soir.
En amont de cette réunion, il est toujours utile de poster un centralink pour les
personnes voulant poser certaines questions, et de les transmettre le jour J.
La grande nouveauté depuis trois ans maintenant est l’embauche d’une
personne à temps complet à la résidence (M. Vaillant) qui est aussi d’astreinte lors des
soirées. J’ai eu beaucoup d’occasions de parler et travailler avec lui, il est clairement là
pour nous aider et il est donc important de le tenir au courant de tout ce qu’il se passe
à la résidence, notamment lors des soirées dansantes où il nous apporte un soutien
non négligeable.
L ’ A CL i
L’ACLi est composée d’anciens élèves de l’Ecole et a une volonté de plus en plus
grande de promouvoir le réseau centralien à tous les niveaux, en touchant toutes les
générations. Cette année, nous avons eu énormément de mal à mettre en place des
projets avec eux (barbecue, WER…), notamment à cause de l’absence de Carole
Paysant (pour congé maternité).
Nous avons participé à un certain nombre de rassemblement avec l’ACLi : les
CA et l’AG notamment. Le respo ACLi peut très bien gérer tout seul, mais je trouve qu’il
est important d’être un maximum présent en tant que président du BDE,
malheureusement, j’étais indisponible pour un grand nombre de ces rassemblements.
En effet, les idées des élèves sont particulièrement appréciées, car nous sommes dans
l’Ecole et représentons au mieux les étudiants qui seront les futurs cotisants, et sont
d’autant plus écoutées que si nous sommes nombreux à les défendre.
Tu seras surtout en contact avec Carole Paysant (VP Jeunes promos) et
Angélique Harant (Déléguée Générale), par l’intermédiaire de ton respo ACLi. Lors des
rassemblements, il faut surtout essayer de faire bonne figure et savoir parler à des
adultes de notre façon de voir les choses, ce qui n’est pas toujours évident. Ils restent
tout de même des moments de discussions agréables qui te font sortir du quotidien de
la vie centralienne et imaginer ce qu’il y a après.
En particulier, lors des CA, le respo ACLi et le président du BDE de Centrale et
de l’Iteem sont invités mais n’ont pas le droit de vote.
L e C EVU
C’est le Conseil des Études et de la Vie Universitaire. Y sont présents des
membres de l’administration de l’EC Lille, de l’Iteem et d’IG2I, plusieurs enseignants,
des élèves élus, les délégués de promo, les respos études du BDE et le président.
Pour la description du CEVU, et puisque cela semble être une sorte de tradition,
je vais me permettre de citer Poopoo, qui a lui-même cité Thomas, qui a lui-même cité
Mathilde, qui a elle-même copié Emile, qui a lui-même pompé Mamard, qui a luimême pompé le quitus de Hichem : « Les décisions prises en commissions
pédagogiques de l’EC Lille, Iteem et IG2I sont votées par les membres élus. Le
président de l’AE n’est pas un membre élu et n’a donc pas droit de vote mais est très
fréquemment consulté en tant que représentant des élèves. Les décisions votées sont
du type : validation des dates de rentrée, modification des enseignements, mise en
place d’une activité ».
Cette année, grâce à la restructuration de l’école, des groupes de travail ont été
formé, notamment pour les études. Cette restructuration est une opportunité pour
faire changer certaines choses qui déplaisent aux élèves, Mme. Le Courtois est
véritablement à l’écoute des élèves, et même si elle est attachée à certaines de ses idées,
elle prend en compte les remarques qui lui sont faites.
C o nc lus i o n
La possibilité d’être à ces conseils permet au président BDE et aux quelques
élèves élus d’être au courant des enjeux et des prises de décisions de l’école, cependant
ce sont les seuls à savoir ce qui s’y dit. Je pense qu’une publication de compte rendu
accessible à toute la promotion doit devenir une obligation, et c’est selon moi au BDE
de s’en charger. De plus en plus d’élèves sont intéressés par la politique de l’école et
n’ont pas la chance d’avoir une vraie documentation à ce sujet.
L e s e nt re pri s es
Pour cette partie, je conseille la lecture du quitus VPE qui est bien plus complet.
Marie Eva a été très autonome dans son travail et l’a très bien fait, ce qui m’a permis
de me concentrer sur d’autres points du mandat.
Tout ce que j’ai à dire sur la partie entreprise est qu’il faut travailler dans le sens
de M. André. Il a une politique bien précise sur l’intervention des entreprises à l’école
et de grosses sommes d’argent sont en jeu (ce qui justifie le peu de pouvoir que nous
avons là-dessus).
L e C 5 e t le G 15
Le C5 est l’association qui regroupe les étudiants des 5 écoles du groupe
Centrale. C’est la seule association qui cherche à mutualiser les expériences
associatives de notre réseau centralien, tout ça dans l’objectif de renforcer ce dernier.
C’est une association encore jeune qui a connu un renouveau l’an dernier et qui a
beaucoup d’avenir. En effet, nous avons de nombreux projets qui n’ont pas vu le jour
en raison du temps qu’il a fallu pour pérenniser les nouveautés mises en places lors du
premier « vrai » mandat. La présence du respo comm’ ext est obligatoire, et celle du
président l’est quasiment. Je te conseille également de voir qui est volontaire dans le
BDE, mais aussi dans des associations considérées « sérieuses » (vraiment volontaire
pour travailler, pas juste pour le weekend de cohésion !), nous avons été cette année 6
membres actifs lillois dans le C5 (dont 5 du BDE).
Un mot sur le G15 : le G15 est le rassemblement des 5 directeurs des Écoles
Centrales, 5 présidents des alumnis respectifs et les 5 présidents des conseils
d’administration. L’objectif à court terme serait d’intégrer le C5 au G15 et d’en faire un
G20, car il me semble que les élèves ont beaucoup à apporter lors de ces réunions. Cette
année et l’année d’avant, cela n’a pas pu être réalisé.
L e BR EI e t le BNEI
L’an dernier, Adrien a pris la présidence du BREI, cependant n’ayant pas voulu
cumuler comme lui les mandats, j’avais comme projet d’y participer seulement comme
membre actif. Malheureusement, le BREI 2015-2016 n’a pas existé à cause de l’absence
de président, je vais donc laisser ce qui était dans le quitus précédent pour ce point :
« Le BREI est le Bureau Régional des Élèves Ingénieurs. Il est une bonne
opportunité de rencontrer d’autres responsables associatifs souvent très engagés et au
fait des questions légales et avec qui il est très enrichissant de discuter. Cette année,
avec Simon, je me suis vraiment investi dans le BREI. Comme quelques-uns le savent
sûrement, les années précédentes, le BREI était uniquement composé d’étudiants de
Polytech. Cette année, en prenant la tête de cette association, nous avons commencé à
bouger les choses, en effet, nous avons structuré l’association et recruter des élèves
venant d’un peu toutes les écoles, ainsi l’année prochaine, le BREI pourra devenir une
association importante et dynamique.
Le BNEI (Bureau National des Élèves Ingénieurs), d’autre part, est le
rassemblement de tous les BREI de France. Nous sommes adhérents au BNEI et les
avantages sont nombreux : assurance responsabilité civile gratuite, réduction sur la
SACEM, partenariats intéressants, formations gratuites, etc. De plus, il a pour vocation
de fédérer et de représenter les 130 000 élèves ingénieurs des 220 formations
d’ingénieurs de France. Des AG sont organisées régulièrement aux quatre coins de la
France. Ces AG sont extrêmement formatrices et c’est lors de celles-ci que j’ai pris goût
à la structure et eu envie de m’investir au BREI. J’espère qu’il en sera de même pour
mon successeur pour ne pas que cet investissement fusse en vain. »
Ce que je tire de cette année de mandat en tant que président BDE, ce sont non
seulement des souvenirs inoubliables, mais aussi une expérience passionnante et
formatrice. En premier lieu, je tiens à remercier pour cela l’intégralité de l’équipe des
Wasalille, qui ont fait en sorte que tout le travail à fournir soit un plaisir. J’ai adoré
travailler avec eux du début à la fin et je suis heureux que nous ayons fini ce mandat en
étant encore plus proches que quand nous l’avons commencé.
Au niveau de l’expérience acquise, je pense que même si le travail se fait dans
un cadre amical, il a été proche du rôle d’un véritable manager. J’ai appris énormément
en un an, plus que je ne le pensais. Même si j’ai commis quelques erreurs, je pense
avoir bien tenu les rênes du BDE, et je suis convaincu que toute cette année me sera
utile dans ma vie professionnelle.
Sur un plan plus personnel, je pense avoir réussi à rester un centralien « comme
les autres » dans ma vie de tous les jours et à bien séparer la vie de président BDE et la
vie de centralien.
Je pense que notre mandat, malgré quelques échecs, a été une réussite dans sa
globalité, et j’espère que nous avons pu satisfaire les centraliens qui ont décidé de nous
accorder leur confiance.
Assurer un mandat de BDE est une chance, et plus particulièrement en tant que
président. Je souhaite beaucoup de réussite à nos successeurs (et en particulier à mon
successeur), et c’est avec beaucoup d’émotion que je lui donne les clés de l’Association
des Elèves de l’Ecole Centrale de Lille.
Sam Onaisi - Président
Pour cette partie, se reporter au quitus financier à la fin de ce document.
Troisième membre du bureau exécutif, la Secrétaire a un rôle important au sein
du BDE car elle est responsable de la communication au sein de l’équipe et fait le lien
entre les demandes des Centraliens, l’administration et le BDE. La Secrétaire est
également censée être au courant de toutes les actions menées par le BDE et elle peut
parfois participer à la prise de décisions importantes. Le travail de Secrétaire est un
travail quotidien avec quelques moments d’intense activité au cours de l’année
(notamment l’intégration et la rédaction de ce même quitus).
A travers ce quitus, j’ai essayé de balayer de façon exhaustive l’ensemble des
tâches qu’il m’a fallu réaliser pendant mon mandat. Mais Secrétaire est vraiment un
poste touche-à-tout et il m’est souvent arrivé de faire des choses n’ayant à priori rien à
voir avec mon poste.
Je remercie Marine Coisne et ses prédécesseurs de m’avoir donné les bases de
ces paragraphes que j’ai pu compléter pour être la plus exhaustive possible.
L e s Mai li n gs i nte rne s
Il existe une mailing interne du BDE hébergée sur le serveur des élèves : assoce‐
[email protected]‐lille.fr. Il s’agit d’une mailing classique d’assoce dont la Secrétaire est la
seule administratrice. Cependant, avec le groupe Facebook, elle n’a plus été utilisée
depuis les Cosmopolille... J’ai préféré ne pas parler de cette mailing au BDE.
Il sera possible de l’utiliser si mon successeur le souhaite mais cela ne me paraît
pas très utile.
L e s ré u nio ns
Réunions BDE
Pendant notre année de mandat, nous réalisions une réunion chaque semaine,
le mercredi de 12h30 à 13h30 au local BDX. L’ordre du jour était envoyé par mail la
veille ou le jour même. Pour cela je demandais à tous les Wasas de m’envoyer les points
qu’ils aimeraient voir à l’ordre du jour avant le mardi soir.
Afin de garder les absents informés de ce qui se passe en réunion, je rédigeais
un compte-rendu à chaque fois et il était disponible dès la fin de la réunion dans le
Drive. Il faut être lucide, très peu de personnes lisent les CR, même s’ils étaient absents.
Cependant il est utile de les rédiger de façon rigoureuse car ils servent tout de même
aux rares personnes qui se soucient des livrables qu’on a pu leur attribuer alors qu’ils
n’étaient pas là.
Le futur BDE doit veiller à garder ses membres motivés durant tout le mandat.
Il peut paraître superflu de réaliser 1 réunion par semaine mais cela est utile. Si un BDE
veut être créatif, efficace, les membres doivent être au courant des avancées et donner
leurs avis. Cependant il ne faut pas abuser, il y a eu certaines périodes de creux où nous
ne faisait réunion qu’une semaine sur deux et des fois où nous commencions à 13h.
Réunions inter-prez
Comme son nom l’indique, Les réunions inter-prez’ se déroulent avec les
présidents des clubs/commissions/associations de Centrale, elles sont animées par le
VPI et la secrétaire prend le compte-rendu puis l’envoie sur la mailing Inter-prez.
Pendant notre mandat, il y a eu deux réunions inter-prez. La première a eu lieu 22
mai et la deuxième le 20 novembre. On y a traité les sujets suivants :
 Intervention de l’administration faite par Djahida Kaouane
 Fonctionnement général (Top Office, master, conventions foyer, répartition des
locaux, communication dont Centralink et boîtes aux lettres).
 La soirée de bilan des associations
 L’intégration (Passeport, WEI, période d’intégration, amphi des associations)
 La deuxième, réalisée après l’intégration en novembre abordait les points
suivants :
 Point sur le foyer (calendrier des événements, convention, chèque de caution)
 Présentation du C5
Réunions bureau
Il est parfois important d’organiser des réunions où seul le Bureau est présent.
Il peut s’agir de réunions où des décisions importantes sont à prendre ou bien pour
faire un bilan quelconque (évènement, trésorerie...)
Pendant la pré-campagne, nous avions réalisé ce genre de réunion à plusieurs
reprises. Nous n’en avons pas fait pendant le mandat BDE mais cela peut être bien d’en
réaliser notamment pour la réalisation du programme. Il peut être suffisant de faire
des réunions avec le pôle interne (Président, Secrétaire, VPI) pour l’application du
programme.
L e c ou rri e r
Le courrier destiné au BDE et aux associations est déposé à l’accueil dans la
boite aux lettres du BDE. Le rôle de la Secrétaire est de récupérer ce courrier (et les
colis...) à peu près 3 fois par semaine (voire 4 si nécessaire). Ensuite, il faut répartir le
courrier dans les casiers du local BDX selon les destinataires. En ce qui concerne les
colis, il faut regarder sur le registre des colis reçus qui se trouve à l’accueil si le BDE a
reçu un colis. Si oui, il faut le récupérer et ne pas oublier de signer le registre. Pour le
courrier, dans le local, il y a un casier pour certains membres du BDE et un casier pour
la majorité des associations/clubs/commissions (enfin, ceux qui reçoivent du
courrier). Pour les assos n’ayant pas de casier, il existe un casier « Autres assos ». Il y
a également un casier pour les groupes projets et les particuliers (oui, oui, ça arrive...).
Pour la répartition du courrier, il y a quelques petits conseils et astuces à connaître :
-
-
Les relevés de compte adressés à AE EC Lille sont à remettre en main propre au
trésorier ou au président. Il y en a deux par mois. Ils ne sont pas facilement
reconnaissables car ce sont des enveloppes blanches sans signe distinctif.
Cependant, il y a toujours écrit « tem’post » au niveau du cachet de la poste.
Cette petite astuce est très utile pour ne perdre aucun relevé de compte !
Il y a souvent des affiches et des flyers à afficher et disposer dans le couloir des
assos. Il s’agit alors de trouver de la place !
Il ne faut pas hésiter à rappeler sur liste-prez que les associations peuvent toutes
recevoir du courrier dans le local BDX et qu’elles doivent passer le chercher.
Même celles qui ont une boite aux lettres personnelle à l’accueil !
L a bo i te mai l du BDE
Les entreprises, les autres écoles, l’administration, les élèves s’adressent
naturellement au BDE de l’école par l’intermédiaire de l’adresse [email protected]. La
Secrétaire est la seule administratrice de cette boîte mail. Elle est chargée de rediriger
le courrier aux personnes adéquates. Ces mails peuvent être adressés aux membres du
BDE (notamment Président, Respo Partenaires...) mais ils peuvent aussi concerner
d’autres assos ou clubs de l’école. Cependant, de nombreux messages reçus à cette
adresse sont sans intérêt et, à cause du grand nombre de messages reçus, il est
important de faire un tri et de ne rediriger que les mails pertinents.
Comme la Secrétaire des Crystas je gérais cette année la boite mail du BDE
directement depuis mon compte Gmail. Cela permet un gain de temps non négligeable
et une meilleure organisation car j’avais très facilement accès à cette adresse.
De plus, l’adresse [email protected] est une des rares à pouvoir envoyer des mails
aux mailings G1, G2, G3 (et également aux mailings de l’ITEEM) sans passer par la
modération de l’Ecole. Ainsi, certains membres du BDE peuvent demander à la
Secrétaire d’envoyer des mails aux promos. Cependant, il n’est pas possible d’utiliser
les mailings G1, G2, G3 pour envoyer n’importe quel mail (surtout pas d’évènementiel).
Généralement, les mails envoyés par [email protected] ne traitent que de sujets
« sérieux » : Etudes, Entreprises ou bien encore les mails de rappels de consignes de
sécurité aux Centraliens avant les campagnes (malheureusement nécessaires...). Il n’y
a pas que les membres du BDE qui peuvent utiliser cette adresse mais il n’y pas pas
vraiment de « règlement ». Il faut vraiment faire attention aux abus pour ne pas saturer
les boîtes mails des Centraliens et bien garder à l’esprit que, même si elle ne les modère
pas, l’admin garde un œil sur les mails envoyés par le BDE. En cas de doute, je conseille
de passer par le Centralink.
L a vali dat i o n de s C e nt rali nks
La Secrétaire est la seule responsable de la validation du Centralink. Le Rézoléo
a aussi, pour le moment, les droits de modérateur. Cependant, il est indispensable
d’expliquer la procédure de validation à quelqu’un (en lui laissant les login) pour que,
en cas d’imprévu, le Centralink puisse quand même être validé.
Afin de valider le Centralink, il faut se connecter sur le portail et accéder à la
rubrique « Administration ».
Il y a plusieurs règles à respecter lorsqu’on poste un Centralink. Les G1, G2, G3
ne sont malheureusement pas toujours au courant de ces quelques normes :
 La Secrétaire ne peut pas poster de Centralink au nom d’autres personnes,
elle ne fait que les valider.
 Pour apparaître dans le mail du soir, le Centralink doit être posté avant 19h.
Personnellement, je les validais vers 20h cette année. C’est une bonne heure
car elle permet aux quelques retardataires de poster quand même leur
message. Tout message validé avant 21h apparaît dans le Centralink du soir.
 Pas plus de 3 Centralinks par personne/association par jour. Cette règle est
surtout utile en période de campagne pour les différentes listes. Cette règle
existe mais c’est à la Secrétaire de trancher au final. Je n’ai pas fait très
attention à cette règle, j’ai juste vérifié que les informations redites plusieurs
fois soient pertinentes.
 Pas d’insultes ou offenses aux autres, le Centralink est purement informatif.
Pas de « blagues » non plus, il ne sert à rien de spammer pour le plaisir. Il
ne faut pas hésiter à refuser des Centralinks non sérieux.
 Il faut éviter le plus possible le mot « torcho ». En effet, il s’agit d’un mot qui
hérisse l’administration. Or l’administration lit le Centralink (je n’ai jamais
pu le vérifier dans mon mandat mais mes prédécesseurs si...). Cette règle est
très importante pour les Centralinks postés par le BDE dans la mesure où on
essaie tout au long de l’année d’entretenir une relation de confiance avec
l’administration. Concernant les autres associations, il ne faut pas hésiter à
leur dire de reposter leur message en enlevant le mot torcho. Par contre, c’est
une règle non négociable pour les listeux qui, eux, marchent sur des œufs
avec l’admin.
 La Secrétaire ne peut pas modifier un Centralink posté par quelqu’un d’autre.
Toutes les personnes demandant de corriger quelque chose dans le message
doivent donc le reposter.
Il y a 4 rubriques dans le Centralink. Charge à la Secrétaire de bien vérifier que
tous les messages sont postés dans la bonne catégorie :
 Exceptionnel : ce sont tous les messages concernant des évènements
particuliers. Il s’agit notamment des messages des commissaires électoraux
pour l’annonce des jours de vote en campagne et des résultats. Cette



rubrique concerne aussi des évènements uniques dans l’année : le Forum et
le Gala.
Communication : contient un peu tout ce qu’il ne passe pas dans les autres
rubriques. Cela se confond un peu avec la catégorie suivante. Cela sert
surtout aux associations pour communiquer sur des points précis.
Evènements : comme son nom l’indique, concerne les évènements (à l’Ecole,
à la Rez, à Lille...)
Divers : c’est la rubrique des objets perdus, mais elle fonctionne aussi en fin
d’année lorsque les centraliens déménagent et vendent leurs meubles et
électroménagers. La plupart des personnes qui veulent poster des petites
annonces essaient de les faire passer dans « Evènements » ou
« Exceptionnel », il faut donc être assez vigilant là-dessus !
Dernier problème avec les Centralinks : les stages. Malheureusement,
l’administration nous a fait savoir qu’elle ne voulait plus que l’on poste de Centralinks
concernant des stages (car cela court-circuite le travail de Mme Bourdrel). Il faut donc
indiquer à toutes les personnes en écrivant qu’il est impossible de les valider et d’aller
voir Mme Bourdrel.
Au final, il s’agit d’une tâche un peu lassante sur la fin mais qui doit être réalisée
jusqu’au bout avec le plus grand sérieux afin d’assurer une bonne communication aux
Centraliens ! Et il ne faut pas oublier de valider le Centralink pendant les vacances
(même celles d’été) ! Cependant, il n’est pas nécessaire de le faire tous les jours (une
fois ou deux par semaine et c’est bon).
C o nt ac t s ave c l’admi ni s t rat io n
En début de mandat, Sam, Adrien et moi-même avons eu un rendez-vous avec
M. Duflos, Mme. Dangoumau et M. Després pour leur présenter notre programme.
En début de mandat, il est indispensable de fournir à l’administration un
trombinoscope formel de tous les membres du BDE. Pendant mon mandat, j’ai trouvé
très agréable d’avoir des relations privilégiées avec l’administration. Notamment avec
Djahida Kaouane, responsable de la vie associative, pour le parrainage et la circulation
de diverses informations auprès des différentes promotions.
P ré fe c tu re e t Banqu e
Le BDE est une association enregistrée en préfecture et nommée « AE EC Lille »
(Association des Elèves de l’Ecole Centrale de Lille). En début de mandat, le Président
envoie une lettre afin de déclarer les nouveaux Président, Trésorier et Secrétaire (ce
n’est pas obligatoire, à vous de voir).
En ce qui concerne la Banque, en début de mandat, les Présidents vont faire
l’échange de nom de responsable du compte. Le secrétaire peut être amené à être
responsable de compte selon les vœux du trésorier.
R e gi st re Spé c i al
Le registre spécial est un document obligatoire qui existe depuis quelques
années. Il s’agit d’un cahier tenu et écrit par la Secrétaire qui regroupe toutes les
modifications de l’AE (Bureau, statuts, dates des AG). Le président doit parapher
toutes les pages et signer chaque déclaration. La Secrétaire a le devoir de le mettre à
jour à chaque modification importante au sein du BDE.
L’intégration se prépare généralement en commun avec le VPI. Cette année
nous avons décidé de nous répartir les tâches comme l’avait fait les Crystas. Adrien
s’occupait de tout ce qui concernait les G2s (le planning, les assos, etc) et je m’occupais
de tout ce qui concernait directement les G1s (intégration, organisation des appels, etc)
L e parrai nage
Vis-à-vis des G2
En début de mandat (mai-juin), il y a plusieurs actions à effectuer en prévision
des parrainages fin août.
Avec les responsables Web, nous nous sommes chargés de revoir le
questionnaire de parrainage. La Secrétaire doit alors contacter les G1 (futurs parrains
donc) pour demander à ceux qui veulent des fillots de remplir le questionnaire. Il faut
donc envoyer un mail sur la mailing G1 en précisant bien ce que signifie être parrain
et l’importance de ce rôle le jour de la rentrée, et plus généralement pendant l’inté. Il
ne faut pas hésiter à faire plusieurs rappels par mail en insistant sur le fait que les
personnes n’ayant pas rempli le questionnaire avant la deadline n’auront pas de fillot !
Pendant l’été
Pendant les vacances d’été, il n’y a pas trop de déconnexion avec le BDE ! En
effet, les questionnaires d’intégration ont été envoyés au G1 et suggèrent de contacter
[email protected] ou d’aller sur le site du BDE pour toute question.
En ce qui concerne le site d’intégration, qui était cette année intégré au site du
BDE, il contenait les questions classiques que peuvent se poser les admis et l’adresse
du BDE à contacter en cas de question spéciale. Dès le début du mois d’Août, les mails
des petits G0s inquiets (et parfois même des mamans !) commencent à arriver, il faut
alors prendre le temps de bien y répondre.
L’été se termine assez tôt pour la Secrétaire, ainsi que pour le VPI. Ainsi, je suis
rentrée à Lille avant le 17 août, le jour de la réouverture de l’Ecole. Car, oui, il faut être
là dès que l’Ecole réouvre, afin de bien préparer l’intégration avec l’administration, j’y
reviendrai un peu plus bas.
L ’ algo ri t h me et l’at t ri bu ti o n de s fi llo t s
Hugo, le webmaster des Adrénalille avait réalisé un algorithme simple et
modulable. L’algorithme compare les questionnaires remplis par les parrains et ceux
remplis par les fillots et associent par couple ceux qui ont l’air d’avoir le plus d’affinités.
Lancer l’algorithme
Tout le processus d’attribution des fillots commence par récupérer la liste des
nouveaux G0 admis à l’Ecole. C’est pour cette raison que la Secrétaire doit rentrer à
Lille dès la réouverture de l’Ecole. Il faut alors régulièrement passer dans le bureau de
Djahida Kaouane (bureau au premier étage du E) pour récupérer les listes de admis à
chaque vague d’admission du site SCEI. Il ne faut pas oublier les admis par autres
voies : concours CASTING ou EDHEC par exemple. Avant, il fallait également aller
récupérer les quelques questionnaires papier renvoyés avec les dossiers d’admission.
Cette année, nous avons décidé de ne plus envoyer de questionnaire papier avec le
dossier d’inscription mais seulement un mot du BDE donnant l’adresse du site pour
aller remplir le questionnaire en ligne. En effet, il était assez fastidieux de rentrer les
questionnaires manuellement sur le site d’intégration afin de pouvoir lancer
l’algorithme par la suite.
Nous avons lancé l’algorithme dans les derniers jours du mois d’Août. On ne
peut lancer l’algorithme que pour ceux qui ont rempli le questionnaire, les G0 restants
sont attribués au hasard complet. Cette année, les deux tailles de promo concordaient
plutôt bien. Il y a eu quelques désistement de dernière minutes dans les admis, j’ai
alors demandé aux G1’ ayant déjà eu un fillot l’année dernière s’ils voulaient bien
laisser leur place. Grâce à eux, tout le monde était à peu près satisfait !
Il faut aussi attribuer les cousins de promo. Il ne faut pas oublier d’attribuer des
cousins aux G0 n’ayant pas suivi l’algorithme également. Cette année, certainement à
cause de la fatigue, les cousins de promo ne formaient pas des paires mais une chaîne !
Du coup vous ne compreniez certainement pas très bien pourquoi votre cousin avait
un autre cousin que vous et ainsi de suite… Au final ce n’est pas très grave puisque le
principe du cousin promo sert surtout à avoir un premier contact à Centrale si vous
vous sentez un peu perdu le premier soir.
Nous étions alors plutôt serrés niveau timing ! Il fallait encore répartir les G0
dans les bus pour le WEI et les équipes. Il faut bien faire attention à la répartition des
filles dans les bus et donc dans les équipes cette année. Comme le pourcentage de filles
n’est pas très élevé, il est important de mettre le même nombre de filles partout.
L’attribution des équipes et des bus dure quelques heures pour essayer de faire quelque
chose d’équitable. Attention : la Secrétaire du BDE ne s’occupe pas du parrainage des
étudiants étrangers, c’est le Club TIM que le fait. Mais il ne faut pas oublier de répartir
les étrangers qui viennent au WEI dans les bus ! Cette année, le club TIME m’avait
donné un fichier de répartition des élèves étrangers par bus.
Au
contient :





final, on se retrouve avec un énorme fichier Excel TRES IMPORTANT. Il
Le nom des fillots et leurs numéros de téléphone
Le nom de leur parrain et son numéro de téléphone
Le nom de leur cousin et son numéro de téléphone
La couleur de leur bus
Eventuellement, le nom de leur équipe
Ce fichier est la base de travail de la Secrétaire pendant toute l’intégration !
Prévenir les G0
A la fin de tout ce processus d’attributions (parrains/fillots/cousins, bus,
équipes), le travail n’est pas du tout fini. En ce qui concerne les G2, il faut leur envoyer
un mail pour leur communiquer le nom et le numéro de téléphone de leur fillot et leur
conseiller de le contacter.
Pour les G0, le travail est un peu plus compliqué. En effet, la procédure est de
les contacter un par un par téléphone. C’est, selon moi, non négociable et ne pourra
jamais être remplacé par un mail d’informations, aussi complet soit-il. Ces appels
permettent de rassurer les G0 et de leur fournir un premier contact avec l’Ecole. De
plus ils sont très contents qu’on les appelle. Voici les informations à communiquer aux
admis :
 La date de la rentrée, et rappeler les horaires d’accueil en fonction du nom de
famille du G0
 Proposer d’aller les chercher à la gare (en général une association fait des allersretours en Master pour aller chercher les valises mais cette année ce n’était pas
le cas, à vérifier avant)
 Amener un chéquier, 4 photos d’identité, un certificat médical si non envoyé
avec le dossier
 Donner le nom du parrain et du cousin ainsi que leurs numéros de téléphone en
disant que le parrain est censé contacter son fillot
 Donner le thème de la soirée d’intégration en précisant bien que tout le monde
est déguisé
 Donner la date du WEI ainsi que les affaires à emporter
 Donner la couleur du bus & éventuellement le nom de l’équipe
 Parler du groupe Facebook « Promo 20.. »
 Répondre aux éventuelles questions
Les appels durent 10 minutes en moyenne (pour 200 G0 c’est pas mal...). Il faut
donc mobiliser le plus de monde possible. A priori, certains membres du BDE sont déjà
rentrés pour préparer l’inté à ce moment-là, il faut donc les mettre à contribution pour
passer les appels. Il faut vraiment motiver beaucoup de monde pour passer ces appels.
Tout comme l’année dernière, tous les membres de BDE ont participé aux appels des
G0 et mails au G2. Chacun était responsable de 10 couples fillot/parrain. J’ai réalisé
une feuille récapitulant toutes les informations à communiquer et cela c’est très bien
passé en général. Le problème est qu’il y a beaucoup de G0s qui ne répondent pas du
premier coup : pas disponibles ou bien ils ne répondent pas car on appelle en numéro
masqué... Il faut laisser des messages et rappeler jusqu’à ce qu’on ait eu quelqu’un au
bout du fil. Au final, nous avons envoyé des mails aux G0s que nous n’avions pas pu
avoir au téléphone.
«
»
Plusieurs guides sont distribués pendant l’intégration. Ils sont à écrire pendant
les vacances d’été afin d’être envoyés à l’impression dès notre retour à la Rez.
L e Manu e l de Su rvi e
Ce petit fascicule est distribué aux G0 le jour de la rentrée. Il contient toutes les
informations indispensables lors de leur arrivée sur le Campus : magasins, médecins,
description de la Rez... Ce manuel varie très peu d’une année sur l’autre. La secrétaire
doit bien faire attention à ce que les informations qu’il contient soient à jour. Il s’avère
que ce guide est très utile et il est indispensable de continuer à le distribuer.
L e G ui de de s Et u de s
Pour le guide des études, j’ai juste mis aux couleurs des Wasas et transmis la
partie « Administration » aux respos études faite par Marine. Elle contient :
- Un plan des locaux administratifs (couloir de l’admin et 1er étage du bâtiment
E)
- L’organisation des services
- La liste des départements d’étude ainsi que le nom du responsable du
département et le numéro de son bureau
- Le « A qui s’adresser pour quoi ? », partie la plus intéressante selon moi. Elle
liste les membres de l’administration les plus « importants » pour les G1, c’està-dire ceux qu’ils seront amenés à contacter. Comme son nom l’indique, cette
partie informe aussi les G1 de qui est le mieux placé pour répondre à leurs
demandes.
L e P as se po rt
C’est le VPI qui s’occupe en grande partie de la rédaction du Passeport.
Cependant, certaines secrétaires ont eu à rédiger quelques parties.
P ré parat i o n
C’est le VPI qui est en charge du planning de cette journée assez dense. Dans la
semaine précédant la rentrée, il est allé voir M. Gervais afin de fixer les stands du
parcours d’intégration (qui doivent tous être validés par l’administration). Nous avons
également envoyé à l’administration et à la reprographie tous les documents à
distribuer aux G0 lors de leur arrivée (Passeport, Manuel de survie, Guide du Rézoléo,
etc). C’est Adrien qui coordonnait tout le parcours mais j’étais responsable du stand
d’accueil, situé idéalement à l’extérieur de l’Ecole (Je cochais les noms de tous les G0).
Il fallait donc lister tous les documents à distribuer lors de ce premier stand.
Jour J
Le jour de la rentrée est une journée très longue pour les membres du BDE...
Elle commence vers 7h30-8h par l’installation du parcours d’intégration et se termine
très très tard par le rangement de la soirée d’inté ! Concernant la journée en elle-même,
la Secrétaire est donc responsable du stand d’accueil extérieur. J’y suis
personnellement restée du début à la fin des arrivées des G0 cette année. Il faut cocher
leur nom, vérifier qu’ils sont bien avec leur parrain, leur distribuer tous les documents
importants et leur expliquer à quoi ils servent. La Secrétaire est la mieux placée pour
ce stand. En effet, pendant les deux semaines elle aura épluchée la liste des G0 de
nombreuses fois. Ainsi, elle connaît déjà les noms et parfois les têtes ! C’est très
agréable pour les G0 d’être accueillis par quelqu’un qui les connaît déjà.
En raison du départ prématuré des respo WEI et du Président du BDE pour le
site du WEI 3 jours avant, la Secrétaire est chargée d’assurer les derniers préparatifs
avant le départ au WEI. Cette année, nous avons décidé d’impliquer aussi le secrétaire
du BDS dans l’encadrement du départ et du voyage. Les respos WEI nous avaient briefé
avant leur départ, il y aura forcément des imprévus mais nous étions heureusement
assez bien préparés.
L ’ amph i W EI
Quelques jours avant le WEI, il est important d’organiser un amphi WEI pour
expliquer ce qu’est le WEI aux G0. Selon les années, les repos WEI peuvent être déjà
partis. Si c’est le cas, c’est à la secrétaire de le présenter. Il regroupe des informations
générales concernant le WEI (pas la destination bien sûr !) et la liste des choses à ne
pas oublier pour le week-end. Il rappelle aussi toutes les choses interdites (telles
qu’amener des bouteilles en verre dans les bus...). Cela permet aussi de motiver un peu
les G0 avant ce départ au WEI. Enfin, cet amphi sert aussi à rappeler leur bus aux
étourdis l’ayant oublié !
Nous l’avions calé juste après l’amphi de présentation des assos ce qui a permis
d’avoir du monde et cela est important.
L e dé part au W EI
Sur les conseils de Marine, nous avons donc été deux pour le départ au WEI.
Nous devions charger tout ce qui était dans le garage du DF dans tous les bus, faire
monter les gens bus par bus pour éviter la cohue et faire l’appel dans les bus pour
n’oublier personne. Une fois en route, il faut s’assurer que les bus se suivent à peu près
pour s’arrêter aux mêmes aires. Le plus dur est de faire remonter tout le monde dans
les bus à la fin d’une pause…
En résumé c’est une nuit assez intense à vivre, il ne faut pas paniquer et penser
aux sacs à vomi.
L e G ui de du li s te u x
Le guide du listeux est rédigé par le BDE. Il contient des conseils généraux pour
la campagne et la description des postes du BDE. Nous voulions ainsi le distribuer
avant les vacances de Toussaint, pour qu’il profite aux listeux BDA. Je me suis occupée
de la mise en page et correction des parties des autres membres.
L e s A G de mi - mandat e t de fi n de mandat
Seule l’AG de fin de mandat est obligatoire (prévue par les statuts). Cependant,
il est bien de faire également une AG de mi-mandat pour plusieurs raisons. Tout
d’abord, il s’agit d’informer les Centraliens du travail effectué depuis la prise de
fonctions du BDE. Ensuite, l’AG de mi-mandat est très utile d’un point de vue interne.
En effet, elle permet de refaire un point sur le programme et de recentrer les membres
du BDE sur les objectifs qu’il leur reste à accomplir. Pour l’AG de fin de mandat, il s’agit
vraiment d’un bilan complet du travail réalisé pendant toute l’année et d’un passage de
flambeau au nouveau BDE. En tant que Secrétaire, je me suis occupée de faire les
powerpoints des deux AG avec les slides fournies par les autres membres.
L a ré dac t i o n du Qu i tu s
La rédaction du Quitus est le dernier travail de la Secrétaire. Il faut informer en
avance les membres du BDE de la date limite de remise des différentes parties. Il faut
garder une marge importante car il s’agit d’un gros document et que les retards de
chacun sont inévitables. Ainsi, la Secrétaire doit prévoir un temps important pour la
relecture, la mise en page et l’impression. Une semaine complète me paraît correcte.
Le quitus moral est un document très sérieux car son objectif est de garder une trace
de notre travail et d’effectuer une passation efficace avec le prochain BDE.
C’est en relisant la partie de chacun d’entre nous que je réalise l’ampleur de
l’aventure que nous avons menée ensemble. Je remercie l’ensemble des Wasas pour le
travail qu’ils ont fourni et leur motivation qui a su rester intacte. Grâce à eux, être
secrétaire a été une expérience extrêmement enrichissante sur tous les plans.
Je ne vais pas m’étendre sur les sentiments éprouvés à la fin d’un mandat mais
seulement souhaiter à ma successeuse de ressentir les mêmes au moment où elle
réécrira cette conclusion.
Clémentine Yadro - Secrétaire
Le rôle du vice-président se décompose en 3 axes principaux : l’organisation et
la gestion de l’intégration ; être à l’écoute et coordonner les activités des associations ;
et enfin assister les autres membres du bureau quand ils en ont besoin. Il est aussi
régulièrement en lien avec l’administration pour ses différentes actions lors de son
mandat.
Ce quitus se base sur celui des anciens en le développant et en y ajoutant mon
expérience personnelle. Le VP n’organisant chaque chose qu’une seule fois par mandat,
il pourra difficilement réutiliser toute l’expérience qu’il a acquise. C’est pourquoi
l’expérience des prédécesseurs est particulièrement importante pour effectuer son
boulot comme il se doit.
Le VP est le responsable du mois d’intégration et cette première responsabilité
l’occupe dès sa prise de fonction. Il est chargé de coordonner les différents évènements
préparés par les associations. Il est aussi le seul responsable de la journée d’intégration
à organiser en relation avec l’administration. Les tâches sont nombreuses, et il est
nécessaire de revenir suffisamment tôt pour avoir le temps de tout anticiper.
Conseils :
 Revenir 2 à 3 semaines avant la rentrée pour tout préparer. (en même temps
que la rentrée de l’admin –autour du 20 août- pour commencer dès que possible,
tout comme les Screz et Prez).
 Etablir dès la prise de fonction un planning et/ou ToDo List avec les objectifs,
choses à faire jusqu’à la rentrée.
P arrai nage
Cette année, je ne me suis pas occupé du parrainage, en laissant cette tâche à la
Screz Clémentine ainsi qu’à GY notre gentil respo Web. Je sais que par le passé, il est
arrivé que le VPI bosse en coopération avec le Screz là-dessus, du coup je conseille à
mon successeur de se référer au quitus du Secrétaire s’il souhaite travailler dessus.
L ’ i nté grat i o n des é t range rs
L’intégration des étrangers a lieu en deux temps : accueil de tous les étrangers
centraliens à Vichy à partir du dernier week-end de juin pour un séjour de deux mois
au CAVILAM pour perfectionner leur français (seule une partie des étudiants
internationaux vont à Vichy ; ce sont les non-européens touchant la bourse Eiffel, et il
y en a de moins en moins qui la touchent). Dans un deuxième temps, il y a la semaine
de pré-intégration une semaine avant la rentrée des français. Elle est gérée par le Club
TIME et les respos étrangers du BDE.
R e nc o nt re à Vi c h y
Cette année, nous étions trois à participer au voyage à Vichy : Yanying HE (prez
du Club Culture Chinoise), Wanhan LI (membre du Club TIME) et moi-même pour
représenter le BDE. Généralement, il faut au moins un représentant du club TIME et
un représentant du BDE (ça peut être le respo étranger !). Il faut juste arriver à réunir
2 ou 3 personnes pour partir en même temps, nous y sommes allés mi-août juste avant
que je rentre à Lille. Il faut savoir que cette visite permet d’établir un premier contact
avec les étrangers mais aussi de répondre à leurs questions, leurs inquiétudes et de les
préparer à découvrir la vie étudiante française et les spécificités de Centrale.
Pour l’organisation, c’est surtout le Club TIME qui s’occupe de réserver les
billets et autres, puis est remboursé par l’administration. Cependant, il faut faire
attention à un point : le CAVILAM (centre qui accueille les étrangers à Vichy) propose
de nombreux voyages lors des weekends. Du coup, il n’y avait que très peu d’étrangers
présents quand nous sommes venus et on s’est retrouvés sur les berges avec seulement
quelques chinois que Yanying a réussi à motiver, alors que l’année d’avant ils étaient
allés dans un bar et avaient pu sortir en boîte. Il faudra donc prévenir à l’avance sur le
groupe Facebook des étrangers admis, et les motiver en amont pour la soirée qu’on
passe avec eux !
Le lendemain matin (pas trop tôt si possible), il faut réserver une salle au
CAVILAM pour présenter Centrale aux étrangers. Une partie sur le BDE assurée par le
VPI puis une sur le Club TIME par le représentant du Club TIME.
L e planni ng d’i nt é grat i o n
Le planning d’intégration est clairement la tâche phare du VPI, celle qui prend
le plus de temps et qui impacte le plus les élèves. Il faut donc commencer à le préparer
dès le mois de mai/juin quand toutes les assos ont leur nouveau bureau en place.
Une nouveauté de mon année est le passage de 5 à 4 semaines pour la période
d’intégration. Du coup c’est compliqué de tout caser dedans. Ainsi, on a trouvé une
solution : une ‘cinquième semaine’, moins chargée et qui n’apparaît pas sur le
planning.
Il faut passer voir Aurélie Haddid dès juin pour avoir la première version du
planning d’harmonisation afin d’organiser les créneaux événements en corrélation
avec les cours des G1. Il faudra impérativement repasser en août pour demander le
planning définitif. J’avais fait la bêtise de me fier entièrement au planning provisoire,
et un petit changement avait fait que l’amphi de présentation d’une asso était à 18h un
jour où aucun G1 n’avait cours jusqu’à 17h45, ce qui a été quelque peu fatal.
Il ne faut pas oublier non plus d’aller voir Mme Dangoumau au plus tôt pour
connaître la date de la venue du parrain de promo, qui module très sérieusement le
planning (je vais en reparler un peu plus bas). Il peut arriver que l’admin’ n’obtienne
cette date que tardivement, auquel cas il faudra le placer un jour aléatoire dans le
planning et le modifier si nécessaire ultérieurement.
Voilà les différentes étapes par lesquelles je suis passé pour faire le planning, en
essayant de donner à chaque asso qui le voulait une bonne visibilité :
 Répertorier à partir de Mai les évènements de l’inté existants.
 Demander, individuellement ou via la mailing des Prez d’association, quelles
assos veulent avoir un(e) nouvel(le) amphi/soirée/BBQ/goûter et lesquelles
veulent garder ceux qu’elles ont actuellement.
 Ensuite, il n’y a plus qu’à commencer à faire un planning, le modifier, le
remodifier, jusqu’à avoir un truc correct. Là, j’ai regardé ce qu’il restait comme
créneaux de libres et j’ai proposé encore une fois sur la mailing de les remplir.
 Modifier si nécessaire le planning en fonction de la venue du parrain de promo.
Il est très important que cet amphi soit rempli au maximum, par respect pour le
parrain qui vient de loin ! Un amphi bien rempli c’est une administration qui
offrira donc plus facilement sa confiance au BDE. Il faut donc s’assurer qu’il n’y
a pas de soirée dansante la veille, et aucun événement le jour même. Comme ça
personne n’a d’excuse pour ne pas y aller !
Voici donc le planning que nous avons mis en place (merci à LéoMaranday &
Dina Hassar pour le design) :
Il faut l’afficher un peu partout à l’école et à la résidence la veille de la rentrée,
en éditer une version A3 distribuée le jour de l’inté avec le Welcome Pack et le diffuser
aux autres promos par mail, Facebook ou centralink.
On l’a aussi mis sur notre site, même si c’est difficile de pousser les gens à se
rendre dessus.




Conseils :
Imprimer des plannings même pour les G2, éventuellement au format A4 pour
éviter que tous les plannings dans les couloirs disparaissent (et qu’ils se
plaignent accessoirement). Un planning par coloc’ de Lille peut aussi être une
bonne idée, histoire qu’ils l’affichent chez eux.
L’afficher sur les télés de l’école. (Voir avec le service comm’ de l’école).
Envoyer à Aurélie Haddid et Djahida Kaouane une réservation groupée pour les
salles et événements avant la fin du mois d’août.
Les lundi/mardi midi, il y a les réus d’associations qui commencent dès la 34ème semaine de l’inté. Il faut donc éviter autant que possible d’y mettre des
amphis de présentation d’asso ou autre, qui sont alors quasi-déserts.
A c cu e i l de s G 1
Géré par le VPI, l’accueil des G1 est crucial pour le déroulement de l’intégration :
c’est la première image qu’ont les nouveaux arrivants de l’Ecole, de l’administration et
du BDE ! De nombreuses tâches sont à effectuer, c’est pour cela qu’il est nécessaire de
revenir suffisamment tôt :
 Définir le parcours d’intégration avec les associations et l’administration, puis
le présenter à M. Duflos, Mme Dutilleul et M. Gervais.
 Afficher la signalisation sur le parcours et sur la cité scientifique (Voir avec M.
Bourdrel).
 Donner à M. Bourdrel la banderole du BDE quelques jours avant pour qu’il
l’affiche devant l’entrée de l’école le matin de la rentrée. Demander au même M.
Bourdrel une rallonge pour alimenter le stand BDE en électricité.
 Recenser tous les documents à distribuer : Manuel de survie, emploi du temps,
Passeport des asso, mutuelles, parcours et planning d’inté, Rézoléo… (Faire un
tour de l’admin pour tout répertorier) avec M. Gervais.
 Préparer le planning et le matériel des stands BDE.
Il faut aussi penser à l’envoyer à l’administration par l’intermédiaire de M.
Gervais.
Le parcours ouvre officiellement de 10h à 16h, mais il faut être prêt à ouvrir dès
09h ! L’administration a séparé les heures d’arrivée des G0 (10h  12h pour les noms
commençant par les lettres de A à L et le reste l’après-midi) afin d’éviter une trop grosse
affluence d’un coup mais il faut expressément le dire aux fillots lorsque vous les avez
au téléphone !
Une fois le jour J arrivé, le rôle du VPI est de faire le tour régulièrement pour
vérifier que les stands sont bien tenus, qu’il n’y a pas de bouchons, pour rassurer les
gens ou les orienter vers un autre stand s’il y a trop d’attente. Voici donc le parcours
qui a été choisi cette année (avec les sandwichs du Forum comme nouveauté) :
12
14
11
15
Petits amphis
10
9
6
7
8
5
16
Sandwichs
Foy’s Team
BDX
17
18
19
Administration
Bâtiment E
Vers la Rez
Cour
intérieure
Cafèt’
13
Locaux des Assoces
B14/B15
4
11
Villeneuve d’Ascq
3 Administration
4 Club photo
12
Société Générale
13
SMENO
14
LMDE
5 ACLi
6 CA Elèves
15
Rézoléo
16
Paingouin
7 WEI / Running Dinner
17
BDE
8 Soirée d’inté
18
9 Sweat ECLille/Jogging C5
19
10 Gala
BDS
BDA
3
Parcours
1 Accueil du BDE / Ch’ti
2 Sandwich Forum
Salle du
Conseil
2
Grand
Amphi
CDI
0
1
Club Mix
Début du
parcours
Les stands :
1. Accueil BDE :
C’est là qu’il faut envoyer du lourd, nous avons eu la chance d’avoir beau
temps et de pouvoir nous mettre devant l’école, musique à fond (merci le club
Mix), avec des banderoles, un bon paquet de BDE et surtout cocher le listing des
G0, distribuer tous les papiers, guides, et le fameux planning d’inté dans des
jolis sacs avec les logos Centrale et Wasa.
2. Forum : Nouveauté cette année, le forum animait un stand pour faire la pub de
son BBQ et vendre des Sandwichs. Comme la queue pour l’admin était, comme
d’habitude, extrêmement longue, ça a évité aux gens de mourir de faim.
3. Administration :
Il n’y a rien à faire pour cette partie qui regroupe l’admission, l’AGR, les
caisses de sécu et la caisse du CROUS qui chaque année provoque une queue
interminable !
4. Club photo : La première photo avec le parrain
5. ACLi, association des ingénieurs.
Ce stand est tenu par l’ACLi et le respo du BDE. Ce stand engendre un léger
ralentissement comme les inscriptions prennent du temps, mais cette année ça
allait beaucoup mieux étant donnée l’augmentation du tarif.
6. CA élèves :
Géré par le CA ce stand récoltait les cotisations.
7. Stands BDE :
Il y a eu cette année de multiples stands tenus par le BDE :
 Inscription au WEI : géré par les respos WEI.
 Inscription au Running Diner : géré par les respos évènements.
 Vente de place pour la soirée d’inté : géré par les respos soirées.
 Vente du Sweat de l’école : géré par notre respo comm’ (on y vendait aussi les
joggings C5)
 Stand paiement : Les G1 payaient tout ça d’un coup, on a utilisé un Google Sheet
commun répertoriant ce qu’ils voulaient acheter ou non.
8. Rézoléo : Stand pour entrer ses codes pour le portail, il est très important que
les G0 ne le ratent pas.
9. Extérieurs :
Généralement, cette liste est à voir avec M. Gervais en particulier puisque
c’est lui qui reçoit la demande de ses stands.
- Villeneuve d’Ascq (à vous de voir)
- Société Générale (Partenariat du BDE ! Trez’ qui s’occupe de les contacter et de
les accueillir généralement).
- Autre banque : normalement, il faut présenter au moins 2 banques au parcours
d’inté pour ne pas en privilégier une plutôt qu’une autre mais on en a proposé à
plusieurs (LCL…) et elles ne pouvaient pas donc tant pis.
- SMENO & LMDE : Il faut essayer de leur offrir une place équivalente. Notre
année, la SMENO était venue plus tôt, mieux équipée, et était donc bien plus
visible. Ceci est à éviter.
10. Le Gala : C’est un bon plan pour se créer un petit fond de roulement pour eux,
donc un stand très important !
11. Paingouin : Paingouin cherche à recueillir le maximum d’inscription sur le site
pour être capable de livrer du pain et des pâtisseries dès le lendemain. J’ai
trouvé leur présence utile et intelligente, à mon avis, il ne faut pas hésiter à la
renouveler.
12. BDX : Les deux autres BDX présentent leurs activités et leurs voyages. Le BDS
présentent notamment ses clubs et récoltent les certificats médicaux !
Signalétique :
Je ne l’ai pas fait cette année, mais on peut flécher la Cité Scientifique pour que
les G0 s‘y retrouvent entre la rez et l’école si leur parrain n’est pas là.
Gestion des stands :
Cette journée est longue et assez remplie. Il faut être présent dès 8h (ouverture
des portes à 9h) pour installer (prévoir des respos) et vérifier que tout est prêt.
De plus, il faut prévoir des roulements astucieux car on doit tous accueillir nos
fillots à un moment de la journée.





Il faut :
Maintenir le parcours en sens unique pour éviter que certaines personnes
manquent un stand (notamment le stand Rézo qui permet la connexion…)
Penser à demander des plateaux repas (ou sandwich) pour le BDE auprès de M.
Gervais, et prévoir de l’eau pour tout le monde.
Pour éviter toute perte d’information, penser à envoyer à tout le monde le listing
G1 finalisé pour travailler directement sur PC pour toutes les inscriptions (WEI,
commande groupée, sweat, CA …).
Bien mettre des responsables par stand permet d’assurer le suivi de chaque
stand !
Informer les étudiants internationaux qu’ils doivent venir pour toutes les parties
associatives (la partie administrative ayant déjà été faite durant leur prérentrée). Peut-être même prévoir un stand Club TIME à la fin si jamais ils ont
des questions pour éviter qu’ils aillent voir Mme Bukowski
Conseil :
Bon courage pour organiser un nouveau parcours, compte tenu de la présence du
FabLab. Il sera surement impossible de l’utiliser pour la partie ‘admin’ comme c’était
le cas avant. Je conseille d’utiliser simplement le Learning Center à la place.
So i ré e d’i nt é e t barbe c u e Fo ru m.
C’est un BBQ gratuit organisé par le Forum. Ce sont donc eux qui gèrent, mais
il ne faut pas oublier de les avertir que les clés du BBQ sont à réserver et récupérer chez
Carole Herchuelz. De même pour tous les BBQ de l’inté qui suivront.
Suite à ce barbecue, le BDE lance la soirée d’intégration au foyer. Il faut bien
insister auprès des G1 lorsqu’on les a au téléphone que tout le monde sera déguisé !
C’est l’occasion de lancer le concours du G1 en Or, avec des points pour le meilleur
déguisement.
Concernant les autres soirées dansantes (BDL et Forum), afin de faciliter la
venue des G2 en colocs sur Lille, il est intéressant de le faire les jeudis ou vendredis
soirs.
A mph i e t s oi ré e de s as s o s .
La présentation des associations et commissions se fait en deux temps, l’amphi
avec les films et la soirée au foyer avec les stands de chaque asso.
Amphi des assos.
Cette année, le format de l’amphi était pour chaque asso : un film de 1min30
maximum suivi d’un discours du prez de 2 min max. C’était pas mal, mais clairement
trop long. Je conseille donc de suivre un format avec seulement le film, ce qui évite les
temps mort où le prez monte sur scène etc., et de toute façon celui-ci pourra se
présenter le soir même durant la soirée des assos.
Il faut aussi se renseigner auprès du président BDI pour savoir quand a lieu leur
amphi de présentation des assos. Ensuite, faire un petit peu de comm’ sur la mailing
Prez pour que les associations centraliennes intéressées y aillent, de même que les
associations iteemiennes peuvent venir se présenter pendant l’amphi à Centrale. En
effet, peu de gens le savent, mais les associations d’une école sont ouvertes aux élèves
de l’autre.
Soirée des assos.
S’ensuit la soirée des assos au Foyer, qu’il est également judicieux de placer à la
suite de l’amphi. La disposition des assos est délicate par manque de place (aucune
asso ne souhaite aller sur la mezzanine par peur de manque de visibilité ou dans la
petite salle). Perso, je n’avais pas défini d’emplacement spécifique et ça s’était bien
passé, mais il peut être intéressant de proposer en amont aux assos qui ne pourront
pas arriver tôt de leur réserver une place pas trop dégueu, histoire que ce ne soit pas
que du shotgun.
Pour cette soirée, il y a besoin de tables et chaises en plus des podiums pour que
tout le monde ait de la place. Vous pouvez en emprunter à CAG, à d’autres assos, ou
alors auprès de M. Bourdrel à Centrale.
Cette année, nous n’avons pas fait de repas pour faire plus simple, mais la Foy’s
Team s’est plaint car il y a eu une razzia des pizzas. Il faudrait donc prévoir au moins
des petits hot-dogs ou croque-monsieur pour remplir l’estomac des G1 qui n’ont
toujours pas fait les courses.
R e pas de bât i ment & C o mm u n’part y
Cette année, j’ai choisi de mettre ces deux événements l’un à la suite de l’autre
car ça me semblait cohérent. Il faudrait faire en sorte que les deux se chevauchent pour
qu’il n’y ait pas de temps mort, sinon les gens rentrent chez eux avant la commun’ !
Sinon, il est toujours possible de les dissocier comme c’était fait avant mais c’est
compliqué niveau dates.
Il faut savoir que cette soirée est risquée dans le sens où les parties communes
sont une zone de jeu, et il faut s’assurer que les assos les laissent en bon état. Ainsi, des
rondes sont obligatoires pour s’assurer du bon état des lieux, et une caution peut être
envisagée (même si on ne l’a pas fait) pour responsabiliser les assos qui organisent
quelque chose.
P au s e de s as so ce s /pau s e de s c lu bs .
Pour ceux qui ont raté la soirée correspondante, ils peuvent venir s’inscrire à ce
moment-là. Ne pas oublier de réserver la cafet’ pour l’occasion, et la laisser propre à la
fin !
P ré s e nt ati o n du parrai n de pro m o t io n.
POINT CRUCIAL DE l’INTE PAR RAPPORT A L’ADMINISTRATION !
L’administration nous a mis une forte pression concernant la réussite de cet
événement ! Du coup, il faut réellement insister dessus avec Facebook, sur le planning
d’inté, il faut le mettre en valeur, et faire de la comm’ orale + Centralink. Et il faut un
brin de chance, car certains G2 diront à leurs fillots que c’est inutile (encore que, j’ai
l’impression que les gens n’adoptent plus ce point de vue récemment).
Avec le WEI, c’est un des points sur lequel l’administration porte le plus
d’attention. Le principe est bien évidemment de faire rayonner l’école en faisant
intervenir des parrains de promotion prestigieux, en général très bien placés. En raison
de l’emploi du temps des parrains, la date n’est souvent connue que tardivement (cela
peut entraîner des modifications dans le planning d’inté… qu’il faut faire !).
Dans tous les cas il faut absolument rencontrer M. Duflos ou M. Gervais pour
définir avec lui le message à faire passer pour cette intervention. Cet événement est
d’une importance capitale, à ne surtout pas sous-estimer.
L e c o nc ou rs du G 1 e n o r.
Le gagnant et la gagnante obtiennent chacun une place pour le voyage du BDE.
Le résultat est donné sous forme de vidéo lors de la soirée rétro d’inté du CLAP.
So i ré e Be fo re WEI
Soirée réintroduite cette année, elle avait été annulée l’année précédente suite à
la soirée d’inté durant laquelle la Rez avait été trop endommagée.
On a fait le choix de laisser la liberté à chaque bus de s’organiser comme ils le
souhaitent pour les activités, en leur attribuant seulement un lieu de rencontre. Libre
aux suivants de faire pareil ou non ! Par contre, il est préférable d’éviter les rencontres
entre bus dès ce soir, et attendre le jour du départ pour les ‘clash’.
A mph i C A /C 5
Malheureusement placé un midi où les réus d’assos avaient commencé, il a eu
très peu de succès. Cependant il est indispensable de lui donner une meilleure
visibilité ! Le CA est en effet méconnu de nombreux centraliens, alors qu’il est
l’organisme qui distribue les cotisations aux différentes assos. Quant au C5, on essaie
de le faire connaître au plus grand nombre, et c’est une occasion en or pour le faire.
A mph i A C Li
Maintenant que le prix de l’adhésion est de 900€, cet amphi est une tentative
pour l’ACLi d’obtenir de plus nombreuses cotisations. Ils voudront donc avoir eux aussi
une bonne date. Notre année, il a été suivi d’un repas avec des pizzas. C’est le respo
ACLi (certains diront ‘Réseaux’) qui s’en occupe.
B B Q A dmi n
Il faut choisir avec Carole Herchuelz une date (un jeudi midi car c’est le
plus simple pour tout le monde) qui convienne, puis lui envoyer une invitation
formelle qu’elle partagera sur la mailing des membres de l’admin.
On a voulu mettre en place des activités simples (pétanques, etc.) pour
qu’il y ait un peu de cohésion et que les gens autres que les membres du BDE
discutent avec l’administration, mais le mauvais temps nous a fait annuler ça. Il
faudra donc prévoir des choses à faire à l’intérieur du foyer au cas où.
Ce sont les respos events qui se sont occupés des activités et de la nourriture.





R e marqu e s di vers e s .
Cette année le planning a été particulièrement chargé, obligeant à faire
fusionner certaines soirées, ce qui est intéressant pour que les assos de petites
tailles puissent aussi organiser des soirées.
J’ai souhaité que le planning d’inté reste secret pour les G0 jusqu’à la rentrée
(sauf les dates du WEI), pour la surprise et surtout pour éviter que les G0 posent
d’innombrables questions.
Ne pas mettre de soirée après la présentation du parrain de promo !
Pendant l’inté, les moyens de comm’ sont limités : des affiches partout, des
centralinks dans tous les sens, des G1 qui n’ont pas encore forcément internet…
c’est la raison pour laquelle il faut des documents de référence (type planning
d’inté accroché au mur) synthétisant un maximum d’information. Un petit A4
plié en 2, ou un flyer avec toutes les infos pratiques sur les évènements à venir
pourrait également être distribué après le WEI dans les boîtes aux lettres.
Il faut s’assurer que pour les événements du BDE, chaque respo organise comme
il le faut ce qu’il doit faire, quitte à les relancer de temps à autres.
L a ge s t io n du planni ng as s o ci ati f
Planning associatif
Un des rôles importants du VPI est de coordonner l’action des associations et
en particulier de veiller qu’un évènement ne soit pas un contre-évènement pour un
autre. Il doit donc tenir un planning détaillé de l’année où il prendra garde d’essayer
d’anticiper les dates des grands évènements (le Gala, le Forum, les campagnes) en
discutant avec les intéressés. Cette gestion est faite en coordination avec le président
de la Foy’s Team. Cela permet à la Foy’s Team d’avoir un œil sur le planning des
événements et de coordonner ainsi les événements au foyer ! L’utilisation d’un Google
Agenda s’est révélé très utile puisque chacun peut le modifier à souhait et sa
consultation est facile pour les centraliens. Au début de l’année on peut déjà fixer :
 Les dates des vacances
 Les dates des stages G1 et G2
A partir de là, on peut estimer rapidement quand les campagnes BDX vont
tomber. Il faut demander aux assos/commissions de donner les dates de leurs
événements au plus tôt, surtout les grands événements (Course Contre le Cancer,
Festival Paon d’art) et ne pas oublier de dire aux BDX de prévoir les dates de campagne
très en avance… !
Remarques :
 Nouveauté : nous avons mis notre planning en ligne sur le site, grâce à GY
notre respo web. Certains le regardent, mais pas assez de monde. Il faudra
bosser là-dessus pour que ça devienne un réflexe pour les centraliens d’aller
dessus (par exemple, en mettant le lien sur Facebook).
 Il faut aussi faire attention aux événements iteemiens, particulièrement les
dates des campagnes qu’il faudra récupérer auprès du prez BDI.
Mise à disposition du foyer
Désormais, le VPI n’est plus en charge du foyer et des conventions. Il suffit donc
de contacter le Prez du foyer pour réserver ce dernier. Toutefois, il faudra bien que le
VPI soit au courant des événements qui s’y déroulent pour les mettre sur le planning
associatif. Pendant mon année, c’est Cataj (le prez foy) qui remplissait
automatiquement le Google Agenda quand il était informé d’une réservation du foyer,
ce qui simplifiait la chose !
L e s ré u nio ns i nte r - pre z d’as s o c es
Comme les années précédentes, j’ai continué à organiser les réunions inter-prez
d’associations. Le but de ces réunions est de coordonner la vie associative, préparer
l’intégration, échanger entre associations et les tenir au courant de tous changements
majeurs à l’école (ex : nouvelle convention foyer, possibilité de subvention de la part
de la mairie). Elles doivent être courtes (1h max !) et intéresser tout le monde. Voici
celles que j’ai organisées :


Juin 2015 : Conventions foyer / Top Office / Intégration /WEI/ Soirée Bilan des
Assos/Films d’assos/… avec Mme Kaouane en Guest Star pour donner la parole
de l’administration.
Novembre 2015 : Retour sur l’intégration / Subventions AI / Sondage associatif
/ intervention de la foy’s / Top office / Locaux associatifs…
Cependant, les associations et commissions qui étaient conviées ne sont pas très
attentives et il ne faut pas hésiter à répéter les informations, déjà dites lors de la
réunion. De plus, il faut envoyer par mail le CR de la screz pour les absents.
Evidemment, pour ces réunions, il faut prévenir bien en avance les présidents,
ainsi qu’établir un ordre du jour détaillé. Ne pas oublier de convier les iteemiens qui
ne sont pas au courant de tout sur le fonctionnement de la vie associative centralienne.
Je propose à mon successeur de réfléchir sur une troisième réunion qui serait
plus sous la forme d’une table-ronde/discussion entre elles, et non une présentation
organisée par le VPI. Je voulais le faire mais n’ai pas trouvé de sujet intéressant pour
cela… à lui (ou elle) de voir comment il souhaite faire cela !
L a do c u me nt at io n « as s o s ».
Le trombi des Prez
C’est un document qui permet de mettre rapidement la main sur les prez/trez
d’assos, avec leur contact. Il faut mettre à jour cette fiche lors des passations, et la
diffuser sur liste prez. J’ai fait le choix de ne pas rendre ce document entièrement
public, pour que les numéro de téléphones de chacun ne soient pas en libre accès.
Conseil :
Pour rapidement récupérer toutes ces informations, je conseille à mon
successeur de faire un formulaire sur google document à envoyer sur la mailing listeprez, ou les gens rempliront les coordonnées du prez, du trez et le nom des deux respo
Top office de leur assoces. Ou alors demander à tout récupérer dès la première réunion
inter-prez’ (c’est ce que j’ai fait). Pour ceux qui manquent, c’est à faire au cas par cas.
Le passeport
Ce document est remis en début d’année à tous les G0 lors du parcours
d’intégration, et mis en ligne pour les G2 et G3 qui désirent le consulter et à
l’administration qui peut s’en servir. Le VPI est chargé de le rédiger.
Le passeport est un document fastidieux qui demande beaucoup de temps si l’on
veut qu’il soit un minimum agréable à lire. Il faut savoir s’organiser pour éviter de
perdre un temps précieux (surtout si on prend du retard et qu’on doit le faire en août !)
 Le plus vite possible, il faut demander à chaque association de rédiger une
page pour le passeport où ils décrivent leurs activités. Donner une deadline
pour la fin du mois de Juin me semble indispensable, vu qu’elle sera



dépassée par certains. Penser à demander aussi au BDS de faire leur page et
surtout de donner un tableau avec tous les clubs qui dépendent d’eux avec le
nom des respos. Demander un même format de fichier (.doc par ex). Insister
sur le fait que ceux dépassant la deadline ne seront pas sur le passeport est
un bon moyen de pression, même si dans les faits ce n’est pas vrai.
Avant le départ en vacances, il faudrait idéalement avoir tout récupéré, mais
on peut s’en sortir si ce n’est pas fait.
Faire valider la couverture à la rentrée de l’administration par M. Gervais
(c’est un document officiel), et donc anticiper pour sa création.
Voir avec la reprographie pour la deadline concernant l’impression du
Passeport, en même temps que les autres documents.
Pour faire vivre la page facebook des admissibles cette année, nous avons choisi
également de publier la description d’une asso par jour. C’est notre cher prez qui a
coordonné ça, mais ça peut être aussi simple de reprendre celles du passeport si les
assos les ont déjà envoyés à temps.
L e s lo c au x as so ci at i fs
Le VPI est aussi celui qui gère les demandes des associations pour les locaux.
Cela se gère avec Carole Herchuelz pour les locaux à la résidence, et avec la DGS pour
ceux à Centrale (mais avec le passage de l’AGR en E0, c’est difficile d’y changer quoi
que ce soit).
Il faut donc voir avec Mme Herchuelz s’il y a des locaux inutilisés et ensuite
sonder les assos pour savoir si certaines sont intéressées. De même, vous pouvez
proposer des partages ou échanges de locaux, mais les associations sont généralement
assez possessives avec leur local et c’est dur de changer quoi que ce soit. Cependant,
l’administration ne met quasiment aucun obstacle pour ça.
Int e rmé di ai re ave c l’adm i ni s t rat i o n
Le vice-président du BDE est reconnu par l’administration comme étant l’un des
intermédiaires pour les associations. Il est important qu’ils puissent faire appel au VPI
en cas de besoin, celui-ci étant souvent au courant de qui est responsable de quoi.
Cette année, Sam, Marie-Eva, Clément Catajar et moi-même avons su garder de
très bons contacts avec eux et gagner leur confiance. C’est à nos successeurs de faire en
sorte que cela se perpétue pour que cette confiance soit durable, et ainsi pouvoir gagner
en marge de manœuvre à l’avenir.
So i ré e bi lan de s as s o s
J’ai organisé la soirée Bilan des Assos à la fin de l’année dernière. Cette soirée
permet aux associations/commissions de faire un retour sur leurs activités de l’année
aux centraliens et peut-être de recruter par la même occasion des listeux perdants par
exemple. Pour cet événement, il faut :
 Demander aux associations qui le souhaitaient de faire un petit PowerPoint avec
deadline.
 Faire de la comm’ pour que les gens soient au courant de la soirée
 Centraliser les Powerpoint et donner l’ordre de passage.
 Coordonner l’installation au foyer et animer l’intervention. (Cette année, nous
avons même choisi de préparer un repas à côté).
On a rajouté des petites activités avec un quizz sur les assos organisé par nos respo
events (les prezs se prenaient des tarte à la crème dans la figure quand ils répondaient
mal) pour que la soirée ne soit pas barbante. On a donc pu élire ‘l’asso en or’ qui avait
son nom en couverture du groupe de promo à la rentrée suivante.
To p Offi c e : Imp re s s i o n d’affi che po u r le s as s o s .
Le VPI est responsable du compte d’impression Top Office du BDE, ce compte
permet d’imprimer des A3 et A4 couleur à un tarif préférentiel, près de 4 fois moins
cher que sans le partenariat (0,20€ la A4). C’est le compte du BDE mais pour avoir un
volume d’impressions important et faciliter l’impression de toutes les associations,
commissions et listes, deux personnes de chaque entité sont autorisées à imprimer làbas, le VPI doit gérer la liste des personnes autorisées (qui comprend tout le BDE) et
la mettre à jour régulièrement chez Top Office. Puis de temps en temps, principalement
à la fin de chaque campagne le VPI va chercher les comptes chez Top Office pour
refacturer aux assos, grâce à un fichier Excel plutôt bien fait.
Le compte Top Office du BDE doit être surveillé par le VPI pour qu’il ne se
retrouve jamais à zéro, il faut alors demander au trez de faire un gros chèque de près
de 3000€ pour racheter 20 000 A4 couleur, au prix négocié par le BDE (se munir de
la facture précédente pour justifier ce tarif chez Top Office).
Il est important d’être en bons termes avec Top Office et de bien insister pour
que tout le monde respecte les règles, beaucoup oublient au cours de l’année et certains
respos Top Office sont mal informés.




Points importants :
Les respos doivent avoir leur carte étudiante pour imprimer.
La facture donnée par Top Office ne sert à rien, et le montant affiché est celui sans
réduction.
Il faut demander aux listeux un chèque de caution (environ 400€), pour éviter
qu’ils ne puissent pas payer car ils n’ont plus d’argent sur le compte ou qu’ils l’ont
fermé. Il faut donc aussi faire une session envoi de facture après chaque campagne.
Demander à Top Office que les gens notent leur nom ET l’association pour laquelle
ils impriment. C’est exaspérant, on a beau leur répéter ils ne le font jamais ! Mais
bon, ça finira par rentrer.
L a fo i re au x as so s
La légende raconte qu’elle se faisait il y a bien bien longtemps, et avec Mme
Herchuelz on a décidé de la réintroduire.
Le principe est que les associations viennent un jeudi après-midi et tiennent un
stand pour se présenter et se faire connaître auprès des profs et de l’admin. Ça se
passera durant le mandat du VPI suivant, on verra donc le succès que ça aura..!
Il ne faut pas oublier de prévenir aussi les associations de l’ITEEM.
C o - re s po ns abi lit é de l’appli c at i o n du pro gramme de
c ampag ne
Le pôle interne, constitué du prez, du vice-prez et de la secrétaire est
responsable de l’application du programme de campagne, publié dans le bilan de
campagne. Dans cette optique, il faut faire un point à la rentrée pour revoir les points
de programme envisagé. En effet, avant d’être élu, il est difficile de savoir ce qui peut
être utile, ce qui ne servira à rien, etc. C’est seulement après quelques mois de mandat
qu’on se rend compte que des points de programme n’ont pas lieu d’être.
Il faut ensuite refaire un point après l’inté (en clair quand le gros du travail est
passé) et pousser chaque respo à effectuer les tâches qui nous semblent utiles et
réalisables. Nous n’avons clairement pas assez insisté là-dessus à mon goût.
R e lat i o ns avec l’admi ni s t rat io n au x c ô t é s du prez
Au même titre que le président, le VPI est amené à être en contact régulier avec
l’administration pour suivre de nombreux dossiers. C’est une tâche très intéressante
qui incombe aux membres du bureau afin d’allier au mieux les demandes des élèves,
les capacités et pouvoirs du BDE et les exigences de l’administration.
R e lat i o ns avec l’It e e m
Les relations que j’ai eues avec l’ITEEM se sont faites au niveau de la vie
associative et du planning associatif. J’ai essayé de me rapprocher plus d’eux lors de
mon mandat en organisant notamment l’amphi pendant l’intégration et je pense qu’il
est très important qu’ils soient au courant de la vie centralienne. En tout cas, il ne faut
jamais négliger les assos de l’ITEEM dans les différents événements.
R e lat i o ns avec le G ro u pe de s Eco le s C e nt rale s
Nous avons poursuivis le rapprochement entre les BDE des différentes écoles
Centrale. Le VPI est un membre du BDE qui a tout intérêt à s’intégrer au C5, par la
nature même de son poste. Il ne faut pas se cantonner au fonctionnement de Centrale
Lille, mais apprendre des autres structures autant que possible ! J’invite donc mon
successeur à s’y intéresser fortement.
Cette année au poste de VPI a été une expérience magnifique pour moi. Certes,
la quantité de travail est non négligeable, mais c’est toujours un plaisir dans la mesure
où on est toujours en contact avec d’autres et où on travaille pour faire plaisir à un
maximum de gens. Ce poste a été extrêmement formateur et j’en retire énormément.
Désormais, je souhaite remercier tout un tas de monde. Tout d’abord, le reste
du BDE, sans qui ce mandat aurait été beaucoup moins agréable et sans qui de
nombreux événements auraient été beaucoup moins biens. Ensuite, je remercie
Clément Catajar, président du foyer, pour sa gestion irréprochable de ce lieu culte de
l’événementiel centralien. Je remercie aussi Marie Humbert, la VPI des Crysta, pour la
passation qu’elle m’a faite et sans qui il aurait été difficile de m’auto-former. Pour finir,
je remercie chaleureusement Carole Herchuelz, Vincent Gervais, Djahida Kaouane,
Frédéric Desprès, Emmanuel Duflos, et le reste de l’administration centralienne pour
le travail qu’ils ont fourni à nos côtés et pour les efforts qu’ils ont fait dans le but de
permettre l’épanouissement de la vie associative
J’espère que mon travail aura été satisfaisant du point de vue de mes
collaborateurs, et j’espère avoir fait avancer un petit peu les choses, bien que les
améliorations restent innombrables.
Adrien Lefebvre – Vice-Président Interne
Rien d’imposé durant le mandat (à part les événements avec Mazars), être VPE,
c’est probablement le poste le moins cadré du BDE. Le prochain VPE devra faire son
programme en fonction de ce que sa promo souhaite et de ce qu’il peut faire. Il faut être
motivé, car en plus le VPE travaille la plupart du temps seul ! Retour donc sur mon
mandat et guide des choses à ne pas manquer.
Avant toute action, je pense qu’il est important pour le VPE de connaître les
domaines d’activités qui intéressent la promo. Réalisé en début de mandat, ce sondage
montre les résultats pour la promo 2017 :
J'ai également posé quelques questions ouvertes, notamment : "Qu'est ce qui te
motiverait à participer aux conférences ?" et "Sur quels types de métiers voudrais-tu
que les conférences portent ?". La deuxième question était particulièrement utile pour
choisir les thèmes des conférences et les intervenants.
J'ai relancé le sondage auprès de la promo 2018 quand les G1 sont arrivés en
septembre mais finalement la plupart des événements sont déjà planifiés donc ça n'a
pas beaucoup d'intérêt.
Ce sondage a servi de base à l’ensemble des actions de mon mandat. Je pense
qu’il est important de le refaire chaque année, cela permet de cerner les sensibilités de
la promotion.
On a fait le choix dès le départ du mandat de travailler avec
l’administration, pour la raison essentielle qui est que cela nous permet de faire venir
des entreprises plus facilement que de les démarcher en tant que BDE. Travailler avec
l’administration, cela veut dire travailler d’abord avec M. André, pour les nouveaux
partenariats, et aussi l’ensemble du personnel de la comm’. Cette collaboration est
bénéfique, cela permet à l’admin d’avoir un regard extérieur sur ce qu’ils peuvent
organiser, de mieux diffuser les informations auprès des étudiants (via Facebook, etc),
et cela permet au VPE de faire venir des entreprises de renom et d'avoir directement
des contacts pour faire venir des intervenants intéressants.
Cela signifie aussi que l’admin impose ses partenaires au BDE, et que l’on n’est
pas en droit d’amener n’importe quel partenaire dans les locaux de l’école. La
restriction aux partenaires de l’école qui payent la taxe d’apprentissage peut paraître
très limitante, mais on apprend à faire avec. Même s'il est souvent frustrant de ne pas
pouvoir faire ce que l'on pense intéressant pour les étudiants (pour ma part cela
concerne notamment BeWe, avec qui nous n'avons rien pu faire car ils n'étaient pas
partenaires, et les afterworks car M. André n'aime pas ce format de rencontre) c'est
bien utile pour organiser les événements.
Le rôle du VPE est d’aller négocier avec M. André pour faire venir à l’école
des entreprises qui intéressent les élèves. Il est important de garder en tête que
contrairement au BDE, la ligne de conduite de l’école envers les entreprises s’inscrit
sur plusieurs années.
L e s c o nfé re nc es
Celles-ci doivent être programmées et réfléchies dès le début du mandat,
pour éviter des périodes de creux durant l’année. Il ne faut pas oublier les conférences
qui ne sont pas du ressort du VPE : conférences de l’Ecole, conférences d’ambassadeurs
ou de projets…
L’approche des entreprises à ce sujet nécessite d’avoir pensé à un
contenu, et de pouvoir en discuter, l’idéal étant bien entendu de ne pas reprendre les
thèmes abordés l’année précédente.
L e s vi si t e s
Des opportunités sont parfois proposées par les entreprises, le reste du
temps il faut faire les démarches nécessaires. Ces événements ont bien marché, parce
que cela tranche avec les autres événements proposés et parce qu’il est dommage
d’attendre les électifs S8 pour aller en visite d’entreprises – et encore, tous ne le
proposent pas.
L e s fo rmat i o ns
Elles sont proposées tous les ans aux futurs listeux et responsables
d’associations par le cabinet d’audit & conseil partenaire du BDE. Cette année, deux
formations étaient proposées par notre partenaire Mazars : prospection et trésorerie.
Cela a été un vrai désastre (moins d'une dizaine de participants) : je pense que la date
était mal choisie car elle était trop proche des campagnes et les listeux ne pensaient
plus à se former, ils avaient déjà commencé à travailler.
De plus, comme les formations font partie d’un partenariat plus global, il faut
penser à demander à ce qu’elles soient adaptées spécialement au public listeux.
L e s s i gnat u re s de part e nari at
Indiquées par M. André, cela permet aux élèves d’aborder en petits groupes les
RH et les ingénieurs venus présenter leur entreprise. Cette année cela tenait
particulièrement à cœur M. André car la signature était avec le groupe IRD, un
partenaire important, et il a vraiment insisté auprès de moi pour faire venir un grand
nombre d'élèves. C'était intéressant car il y avait un beaucoup de chefs d'entreprises
(PME et start-up) avec qui les étudiants pouvaient discuter.
Certains événements étaient lancés par l'administration et le rôle du VPE était
de faire la communication (i.e. assurer un nombre minimum d'étudiants), d'être
présent et de rencontrer les entreprises. Les événements concernés cette année étaient
:
 Signature du partenariat IRD
 Conférence du parrain de promo
 Présentation de la chaire Architecture d'Entreprise
Les autres événements sont organisés entièrement par le VPE, cette année il y a eu :
 Visite de laboratoire Airbus (lancé par Fanny, j'ai juste repris quand elle
a terminé son mandat)
 Présentation de budget des associations avec Mazars
 Visite de la centrale nucléaire des Gravelines
 Conférence Mazars
 Simulations d'entretiens Mazars
 Conférence Capgemini
 Formations Mazars
 Conférence Toyota
 Conférence IRD
 Get Out Mazars
Pour le nombre de participants je les communiquerai dans les détails au prochain VPE
lors de la passation !
La participation des élèves aux événements est assez variable selon l’entreprise
et selon les moments de l’année. Globalement, je pense qu’une meilleure collaboration
avec le nouveau service communication de l’école est à envisager pour ancrer la venue
des élèves aux événements dans les mœurs.
M. A ndré
Responsable du développement des relations entreprises de l’Ecole, c’est lui qui
élabore la politique de Centrale Lille en matière d’entreprises. C’est donc la personne
à aller voir régulièrement pour discuter ensemble de ce qui peut être fait par le BDE et
de ce qui est fait par l’Ecole. Ce dernier point n’est pas à négliger, l’Ecole organise des
événements régulièrement, et elle a besoin d’avis et de retours d’élèves.
Mme . Bo u rdre l
Anciennement responsable des stages (Elle vient d’être remplacée par Mme.
Lequeux), pour le VPE, c’est un relais quand M. André est absent, elle assure aussi
l’aspect logistique des événements. Depuis cette année, il y a des "procédures" à
remplir pour réserver les salles, je passais donc toujours par Mme. Bourdrel pour
réserver les salles (car elle préférait que l'on fasse comme ça).
Se rvi c e c o mmu ni c ati o n
Géré par Florence Dabin, il faut aller les voir parfois pour leur demander
d'indiquer un événement sur l'hyperplanning, mettre certains visuels sur les écrans,
demander les micros etc.
P e t it gu i de é vé ne me nt s de l’adm i n à ne pas man qu e r :
La journée de l'innovation a été supprimée en raison du fiasco l'année dernière.
Type
d’événements
Journées RH
Description
Participants
Matinée en groupe de 10/15 élèves sur la préparation aux
entretiens
Après-midi entretiens sous forme de speed dating
G2
Triathon
Trois jours de travail sur des sujets proposés par les
entreprises
G2
Je choisis de ne pas mettre en avant ce point dans mon quitus, cela sera repris
par le trésorier dans le quitus financier. L’important était de dépenser un minimum
d'argent : tout a été financé par l'Ecole (cocktails, transport pour les visites
d'entreprises etc) sauf le Get Out qui a été financé par le BDE. C'est la première fois
que cet événement a lieu, Mazars a insisté pour l'organiser et évidemment l'Ecole
n'allait pas nous le payer, et Mazars non plus vu la somme qu'ils versent déjà au BDE.
NB : pour le prochain VPE, les paiements doivent être réclamés durant le
mandat, il est désagréable de devoir se retrouver à réclamer l’argent d’un partenariat
passé de date.
J’attire l’attention du prochain VPE sur le fait qu’il n’y a aucune Centrale
où ce poste existe, et qu’au final, personne au C5 ne comprend la politique de Lille
puisque les événements « entreprises » sont gérés par les écoles et que l’organisation
n’est en aucun cas laissée aux élèves. Dans de nombreuses écoles, les événements avec
les partenaires de l’école sont d’ailleurs obligatoires, ce qui résout le problème de la
non-affluence des élèves. Pour l’instant, la politique de Lille est de laisser les élèves
choisir de ne pas venir si cela ne les intéresse pas, mais comme dans une autre mesure
pour le sport, le jour où l’on s’apercevra que cela pose un problème de compétitivité de
l’Ecole, la présence sera rendue obligatoire. C’est donc une chance pour les prochains,
et sûrement derniers, VPE qui pourront exercer à ce poste, profitez-en !
En dernier point de ce quitus, je vais sûrement en dérouter plus d’un, mais
malgré le plaisir d’avoir été VPE, le poste sera amené à être considérablement repensé
dans les années qui viennent si l’on veut qu’il soit conservé. La nouvelle politique des
écoles Centrale en matière d’entreprises partenaires ne permet pas qu’on puisse laisser
à des élèves le soin d’organiser les événements entreprises de l’école. Le rôle d’un VPE
va surement se diriger vers un rôle de conseil et de prise d’avis pour l’Ecole, il devrait
alors reprendre les missions qui sont les siennes dans les autres Centrales, à savoir
gestion d’un pôle partenariat du BDE, supervision des événements autres Ecoles ou
réseau des anciens.
Le BDE est le premier représentant des élèves auprès des entreprises et c’est
important de veiller à ce qu’il y ait toujours au moins quelques membres avec toi. Merci
aux Wasas, qui ont su être présents quand il le fallait !
Marie-Eva Ferry– Vice-présidente Entreprise
Le mandat de Respo ACLi est un mandat important car il constitue le lien entre
les étudiants de l'EC Lille (3 promos de plus de 250 élèves) et l'Association, il est donc
important que les élèves soient représentés.
Ce poste permet de se rapprocher des membres de l’association, de voir
comment fonctionne le réseau, comment sont organisés les évènements, comment les
groupes de diplômés sont mis en place.
Cette année a été particulière car marquée par l’initiative de la part de
l’association de lancer une cotisation à vie de 900€. Il a donc été primordial de
répondre aux mieux aux attentes des étudiants.
Angélique Harant
Déléguée générale. Elle est salariée de l’association et n’est pas une ancienne
centralienne. Il s’agit là d’une des personnes avec qui tu seras le plus en contact lors de
ton mandat.
Carole Paysant
Chargée des relations ACLI/étudiants et jeunes. C’est ton principal
interlocuteur au sein de l’ACLi. Elle est le relais entre toi et les diplômés. Pour chaque
évènement, tu t’occupes de la partie étudiant, elle s’occupe de la partie diplômée.
Laure Denis
Service communication. La seconde salariée de l’ACLi, elle assiste Angélique.
C’est elle qui anime, entre autres, le site internet de l’association.
Roland Marcoin
Il est le président de l’association, mais aussi le responsable de la revue
L’ingénieur. Le respo ACLi est amené à le rencontrer lors de chaque manifestation de
l’ACLi (CA, AG, amphi de début d’année…), et il relance fréquemment le respo ACLi
afin de nourrir sa revue d’articles de la vie centralienne.
Guillaume Stordeur
C’est le trésorier de l’asso. Tu seras amené à le rencontrer lors des différents CA
ainsi que pour les subventions des Assos.
Autour de ces personnes il y a de nombreux intervenants, comme les
administrateurs, qui peuvent être responsables de diverses choses utiles au BDE
comme Centrale Carrière, la plateforme de réseau social centralillien, etc.
Le Conseil d’administration est une réunion formelle ou les décisions sur la
gestion de l’association sont prises, seuls les membres indiqués dans les statuts
peuvent y siéger. Il est donc de ton devoir d’y assister.
Ces réunions ont lieu tous les trois mois le samedi dans les locaux de
l’association. Les membres du BDE n’ont pas le droit de vote sur les décisions de
l’association, ils ont juste un pouvoir consultatif, ce qui ne nous empêche d’être sollicité
pour donner son avis du point de vue des étudiants. Cependant un créneau est toujours
réservé pour que le BDE puisse parler de ses actions et faire des demandes.
L’assemblée générale de l’ACLi se tient une fois par an. Cette année elle aura lieu
le 23 avril, tu seras donc très vite confronté à cette grande manifestation.
Cet évènement a pour but, le temps d’un week-end de réunir étudiants et
diplômés autour de rencontres informelles afin de faire vivre l’association. Le but est
également de présenter et de faire voter un grand nombre de décision qui ont été prise
lors des différents conseils d’administration. Biens que les étudiants ont un pouvoir
uniquement consultatif lors de cette manifestation, il sera primordial qu’un grand
nombre d’étudiants y participent. En effet des tables rondes avec les étudiants seront
organisées pour cibler au mieux leurs attentes. L’association sera particulièrement
attentive aux recommandations car avec le passage à la cotisation unique, elle se doit
de fournir un service de qualité pour pouvoir continuer à perpétuer l’activité du réseau
dans le futur.
Il a lieu lors de la période d’intégration, et permet aux étudiants de rencontrer
les membres de l’ACLi et de découvrir ce que l’asso peut leur apporter. Il est
généralement suivi d’un cocktail.
Cette année a été particulière car marquée par l’initiative de la part de
l’association de lancer une cotisation à vie de 900€, contre 100€ les années
précédentes qui permettait de profiter des avantages de l’association pendant trois ans.
Cette décision a été prise en suivant le modèle appliqué à Centrale Nantes. Cela permet
notamment d’établir un meilleur budget prévisionnel mais également de mieux
fidéliser les étudiants et d’avoir un réseau de plus en plus actif dans les années à venir.
Cette cotisation est prélevée en début d’année lors du parcours d’intégration,
avec différentes modalité de paiement.
Le bilan est plutôt correct pour cette première année mais il faudra faire
attention aux années qui vont suivre.
Ce processus avait été mis en place lors du mandat des CosmopoLille (2011). Il
n’a donc rien de récent, mais s’est un peu perdu au fil des années. Il s’agit de donner
l’opportunité à tout étudiant centralien d’avoir un mentor diplômé de l’école. Ce-
dernier est choisi sur la base du volontariat, par rapport au domaine dans lequel il
exerce et est attribué à l’élève intéressé par ce domaine. La sélection se fait suite à
l’attribution d’un questionnaire.
J’ai continué de mettre en place cet évènement car il rentrait dans les coutumes
du mandat. Une première session a été effectuée en novembre où dix-huit couples ont
pu être formés. Une seconde session était prévue pour les G1, mais la personne ayant
accès aux bases de données des diplômés étant indisponible, l’évènement a dû être
décalé.
Cependant, j’ai pu remarquer que le mentorat avait quelques limites. En effet,
il y a un manque de fiabilité de la part des personnes concernées, autant les étudiants
sont motivés à l’idée d’avoir un mentor, néanmoins les relations entre les mentors et
les mentorés s’amenuisent très vite. Il arrive même souvent qu’aucun contact ne soient
établis entre l’étudiant et son mentor. Un travail de fond doit être réalisé.
Une formation auprès des diplômés est en train de se mettre en place pour
améliorer la qualité du mentoring et ainsi établir des relations qui s’inscrivent dans la
durée.
Le but de cet évènement est d’échanger entre anciens et nouveaux élèves dans
un cadre informel. Un premier afterwork a été en réalisé en novembre suite au
lancement de la campagne de mentorat. L’évènement a eu lieu dans un bar à vin de
Lille, où l’ACLi a pu obtenir des réductions. Cet évènement était l’occasion d’établir
une première rencontre entre les étudiants et leur mentor. L’afterwork était quand
même ouvert à tous les étudiants, libre de venir échanger avec les diplômés qui étaient
sur place, pour obtenir des précisions sur leur parcours et avoir des conseils sur leur
projet professionnel.
Un deuxième afterwork était prévu suite à la deuxième campagne de mentorat,
mais comme il l’a été évoqué précédemment, cela a dû être décalé.
Il a été constaté lors des différents conseils d’administration que l’ACLi n’avait
pas une bonne visibilité auprès des étudiants. Après l’attribution d’un questionnaire
au sein des promos permettant d’identifier au mieux les attentes, il a été convenu de
l’ouverture d’une permanence au sein de l’école pour pouvoir permettre aux étudiants
d’échanger avec les membres actifs de l’asso, pour qu’ils puissent présenter leurs
sentiments vis-à-vis du réseau, dans un souci de processus d’amélioration continue.
Cette permanence sera aussi l’occasion de guider les étudiants sur l’utilisation
du réseau, de bien définir leur projet professionnel et mettre à profit le réseau pour
obtenir des conseils et d’autres avantages. Ceci aura pour but de faire prendre
conscience de l’utilité de l’association, et davantage impliquer les élèves dans
l’association.
L’ACLi dispose chaque année d’un portefeuille à remettre aux associations de
l’école (les commissions et clubs ne sont pas concernés sauf quelques exceptions
comme le CLAP ou le club Photo qui rende service à l’ACLi pour d’autres évènements).
Le rôle du respo est consultatif, il peut donner son avis mais dois rester
impartial.
Il est en charge de trouver aussi une salle adéquate pour retransmettre les
PowerPoint préparés préalablement par les associations demandeuses. Il doit aussi
avertir les associations de la possibilité de demande de subvention et leur transmettre
le mode d’emploi.
Les cartes de visites sont arrivées tardivement cette année une fois encore.
Toujours dans un souci d’économie, il est compliqué de les faire venir plus tôt.
Cependant, cette arrivée tardive sera l’occasion pour les élèves de première année
d’établir une première rencontre avec les membres de l’ACLi lors des permanences
préalablement instaurées.
Le Weekend Remember, c’est un weekend de rencontres et d’échanges entre
étudiants et diplômés. Je tenais à dire un mot à propos de cet évènement car il est
souvent mis en avant lors des campagnes BDE, sans toutefois être réalisé. Cet
évènement n’ayant pas été organisé lors des deux années précédentes, il a fallu repartir
de zéro.
Traditionnellement, le WER s’effectue lors du week-end du Gala, mais cette
année, l’ACLi a jugé que le WER et le Gala ne pouvaient pas être menés de front et il
m’a donc été demandé de trouver une autre date. Faute d’en trouver une pouvant
rassembler un maximum de personne, le projet a été avorté. Cependant, afin de
favoriser les rencontres entre étudiants et diplômés, il convient de participer à
l’Assemblé Général du 23 Avril.
A l’avenir, je conseillerais au futur respo, s’il tient à organiser cet évènement,
de s’y prendre vraiment tôt. S’agissant d’un travail évènementiel, celui-ci doit se faire
avec d’autres membres du BDE et également avec les associations de Centrale car la
charge de travail sera trop importante pour une seule personne.
J’ai choisi ce poste car c’était là l’occasion de sortir du cadre de Centrale. Cela
m’a permis de mieux comprendre comment fonctionnait l’association et de voir
comment il était possible d’améliorer son utilité auprès des étudiants. J’ai vite
remarqué qu’il ne suffisait pas juste d’organiser des évènements car l’association
souffrait encore d’un manque d’intérêt auprès des étudiants. Il s’agissait vraiment là
d’un travail de fond pour redonner une meilleure image. De plus avec la cotisation à
vie, les attentes vont être encore plus grandes dans les années à venir.
Je souhaite donc bonne chance à mon successeur qui aura la responsabilité de
continuer sur cette lancée, afin d’améliorer l’image de l’association et de faire prendre
conscience de la qualité du réseau centraliens aux étudiants.
Antoine Escot – Respo ACLi
Le poste de respo Autres Ecoles, renommé Communication Extérieure (Comm’
Ext) en conformité avec les autres Centrales, est un poste aux très nombreuses facettes,
et dont la charge de travail dépend très largement de la motivation de l’intéressé(e).
Les relations avec les autres écoles et universités se nouent en effet à diverses échelles
: locale (campus de Lille 1, autres écoles et facultés lilloise), régionale (à travers le
BREI) et nationale (avec le BNEI et le réseau C5). Le rôle du responsable Comm’ Ext
n’est pas fixé, il peut prendre part à l’organisation d’évènements, y participer, ou
simplement communiquer sur ceux-ci. Il est en contact avec plusieurs groupements et
associations, comme le Bureau Régional des Elèves Ingénieurs, le Bureau National des
Elèves Ingénieurs et le réseau des 5 écoles centrales. Une particularité de Centrale Lille
est que la charge de communication extérieure n’est théoriquement assurée que par
une seule personne. En pratique en revanche, celui-ci est largement soutenu par
d’autres membres du BDE.
La communication entre écoles s’effectue à travers les rencontres organisées au
hasard des calendriers centraliens et des AG du BNEI. Si les échanges sont nourris sur
les réseaux sociaux (Facebook en tête), et les conférences à distance nombreuses, il ne
faut pas se leurrer : l’essentiel du travail abattu dans les différentes instances auquel le
responsable Autres Ecoles peut prétendre participer s’effectue en présence des
interlocuteurs. Le poste de responsable autres écoles nécessite donc de voyager, et c’est
même l’un des principaux agréments de cette fonction. J’ai ainsi eu l’occasion de visiter
les campus de chacune des écoles centrales en une année, ce qui est un privilège assez
rare. Le respo est en contact potentiel avec un grand nombre de personnes de
formations différentes, ce qui est également une richesse. Voici un aperçu des champs
de compétences du responsable Autres Ecoles :
B R EI
Si le BREI a été un enjeu important du précédent mandat, on ne peut en dire
autant du mandat qui s’achève. Le BREI n’a pas été repris cette année, faute de
motivation de la part de ses différents acteurs. Le responsable comm’ ext’ du BDE en
est membre de droit, ce qui doit faire une très belle jambe à mon successeur.
B NEI
Le Bureau National des Elèves Ingénieur, grand frère du BREI, pleure la
disparition de ce dernier. Le BNEI est en effet censé tirer sa légitimité de l’implantation
locale des différents BREI. Si certains sont actifs, nous venons de voir que ce n’est pas
le cas de celui de la région Nord Pas-de-Calais / Picardie. Il faut cependant savoir que
le BNEI est réuni avec d’autres bureaux dans le PDE, qui mène des négociations avec
le ministère compétent, et qu’il est fortement noyauté par des élèves de l’INP Toulouse.
Concrètement, le respo comm’ ext’ est invité à de nombreux congrès et AG du BNEI un
peu partout en France (Marseille pour ma part). Il est théoriquement remboursé par
le BNEI de ses dépenses en transports (comptez un an). Au cours de ces
rassemblements, il aura l’occasion d’admirer l’unité du réseau Polytech’, modèle de
cohésion interécoles ainsi que le loisir d’assister à des formations d’intérêt variable. Si
le C5 a grandi dans le giron du BNEI, il compte à présent s’en émanciper, ce qui ne
manquera pas de susciter quelques tensions entre ces deux organes.
C5
Jusqu’à peu restreint au BDE des 5 écoles centrales, le C5 est entré depuis peu
dans une phase de croissance qui le voit s’ouvrir à tout centralien motivé et talentueux.
Il n’est par ailleurs pas exclu qu’il s’ouvre dans un horizon proche à Supélec et Centrale
Casablanca. Le respo autres écoles y occupe une place d’office. Concrètement, c’est une
association dont les statuts ont été déposés en préfecture, constituée d’une quinzaine
de membres plus ou moins actifs, et plus ou moins ponctuels sur les Hangouts. S’il tel
n’est en théorie pas son but, le C5 est très largement orienté vers l’organisation d’un
grand rassemblement annuel centralien : le congrès C5, dont la 2ème édition aura lieu
en mars 2016. L’élaboration d’un tel événement mobilise en effet la majeure partie de
l’année les membres de l’asso, dans ces différents aspects : création du contenu,
financement, communication, organisation, etc. Le congrès C5 est l’occasion de
retrouver des potes de prépas parfois perdus de vue, mais aussi d’enrichir son travail
en asso par la comparaison avec ce qui se passe dans les autres écoles. Cela en fait un
événement très agréable à mon goût.
Travai l e n de h o rs de s ré s e au x
En plus de ses réseaux, le Comm Ext doit aussi être le relais entre les élèves et
l’extérieur.
Cela passe principalement par le relai d’informations venant de l’extérieur sur
les différents canaux de communication centraliens. Le respo comm’ ext’ est alors
confronté à un épineux problème : les centraliens préfèrent bien souvent s’acquitter
eux-même de cette tâche, ce pour quoi on ne peut les blâmer. Il est également
fortement souhaitable que l’année prochaine soit reconduite la soirée interécole qui
s’est tenu fin 2015 à la plage.
Dans cette optique, le respo comm’ ext’ s’entourera à raison de centraliens
motivés par la volonté de faire plaisir à leurs confrères et de chopper de la goww, pour
l’aider dans cette entreprise. Il fera également appel à son imagination pour mettre sur
pied nombre de projets de ce type.
Le poste de Comm’ Ext’ est donc un poste bien agréable, et souvent envié, à
raison. Il s’adapte très bien à la motivation du respo, qui peut au choix s’atteler à sa
tâche avec une dévotion toute stakhanoviste, mais aussi se tenir légèrement en retrait
et mener un mandat de bon père de famille comme je l’ai fait. Je souhaite tous mes
vœux de bonheur à mon successeur.
Paul Landesman – Responsable Communication extérieure
Félicitations à vous ! Vous venez d’être élus BDE de l’École Centrale de Lille ! De
belles aventures s’annoncent et vous avez du pain sur la planche car dès à présent, vous
avez un mandat à assumer et des impératifs à tenir. Vous n’êtes plus seulement des
responsables études de liste cantonnés avant les campagnes à publier des fiches sur
Absinthe pour vous faire bien voir. Une vraie mission vous est confiée : celle
d’améliorer les Études à Centrale !
Rassurez-vous, vous ne manquerez pas de travail mais c’est aussi une
responsabilité très intéressante et très formatrice qui valorise un CV. Sachez que vous
êtes libres d’innover et d’apporter votre pierre à l’édifice, alors soyez audacieux.
Le Quitus que vous lisez va être l’occasion pour vous d’en savoir plus sur le début
du mandat avec la passation Crysta-Wasa, sur le travail effectué pendant le mandat et
sur notre bilan post-mandat (nos réussites, nos échecs, nos idées pour la suite en guise
d’améliorations).
Le poste de responsable des études fait partie des rares postes qui n’ont pas
besoin d’avoir une approbation du bureau pour faire des choses. Vous êtes en total
autonomie !
Le travail de « respo étude » s’articule autour de 2 axes en rapport avec les
services de l’école :
- Les études en général en lien avec le SEVE (Service des Élèves et de la Vie
Etudiante)
- Les relations internationales avec le Service des RI (Relations
Internationales)
Vous avez dû vous en rendre compte en G1, l’école utilise beaucoup
d’abréviations (déjà au niveau des cours, mais aussi dans leur façon de parler). Nous
allons faire de notre mieux pour tout décrire, mais n’hésitez pas à nous renvoyer un
message en cas d’interrogations.
R e nc o nt re r l’ad mi n
Audrey et moi-même avons donc été intronisés au poste de nouveaux
responsables des Études. L’important était de faire passer le mot aux principaux
responsables de l’administration. Avec Adrien Cousu, nous sommes donc allés voir
Mme Le Courtois, notre principal interlocuteur à Centrale pour les Études, ainsi que
Mme Basier, que vous serez probablement aussi amenés à rencontrer pour des
récupérations de copies, des demandes de clarifications par rapport aux validations.
Néanmoins, il semble que la situation soit stabilisée de ce point de vue. Il suffit dont
de consulter nos slides d’amphis et nos guides pour trouver vos réponses.
SEVE
Véronique Le Courtois
Figure incontournable de la formation centralienne, elle est très occupée dans
l’année, mais apprécie que le BDE s’investisse dans les études. Il ne faut pas hésiter à
la voir ou lui poser des questions par mail. Elle y répond rapidement de manière
générale. En tant que responsables des études, vous allez avoir de nombreuses
questions à lui poser concernant la formation centralienne. Pendant notre mandat,
nous l’avons notamment rencontrée au sujet du problème des césures et elle a accepté
de nous recevoir et de répondre à toutes nos questions (et évidemment celles des
étudiants inquiets).
Vincent Gervais
C’est le chef de service du SEVE. Il coordonne tous les évènements du SEVE :
CEVU, Jury G1-G2-G3, Commission Césure, DD EDHEC, Mobilité Nationale,
Commission Pédagogique.
Marie-Odile Basier
Secrétaire G1/G2, vous devez savoir de qui il s’agit avec ses mails pour annoncer
les notes de partiels. Elle pourra vous aider pour ce qui est de retrouver des sujets de
partiels des années précédentes (certains professeurs sont réfractaires à donner des
sujets et des corrigés…).
Philippe Vanheeghe
Directeur des Relations Internationales depuis le départ de Zoubeir Lafhag.
Nous n’avons pas eu affaire à lui, donc difficile de vous dire quoi que ce soit sur lui,
excepté le fait qu’il sera là pour répondre à toutes vos questions sur les relations
internationales.
Marie Ducron
Chef du service RI, elle aide à la gestion des RI avec M. Vanheeghe. Si vous avez
de questions de l’ordre de la logistique des RI (savoir si les RI ont changé), quels sont
les partenaires internationaux, quelles sont les bourses pour les élèves ; n’hésitez pas à
la contacter. Elle peut même avoir du travail pour vous !
Véronique Dziwniel
Elle est la directrice adjointe de Philippe Vanheeghe avec Nigel Quayle. De plus,
elle est responsable de la formation internationale (S8 + DD). C’est une femme très
agréable et soucieuse du bonheur des étudiants. Elle était présente notamment à
l’amphi international présenté également par Simon Davies et Jean-Jacques Le Yeuch.
C’est une des personnes clés des RI, et sera toujours là pour vous aider si besoin.
L a R e pro graph ie
Il est essentiel d’avoir un bon contact avec la reprographie et de bien
comprendre son fonctionnement. La gérante est essentielle car sans elle impossible de
publier les annales papiers tant demandées. Nous avons d’ailleurs eu certains soucis
avec la reprographie durant notre mandat car il y a eu un changement de responsable.
Désormais, pour imprimer il faut envoyer un mail à [email protected] et
s’adresser au service communication de l’école en cas de problème.
Pour transmettre les fichiers d’annales, il faut utiliser Filex (https://filex.eclille.fr/upload), l’identifiant et le mot de passe sont ceux utilisés pour le réseau
informatique de Centrale. Grâce à cette plateforme, après avoir chargé votre fichier,
vous obtenez un lien à envoyer.
Clarifiez bien dès le début votre demande d’impression, organisez-vous pour
prévenir suffisamment tôt et n’oubliez pas de remercier, votre mandat tient beaucoup
sur les annales.
Me t t re le s i t e we b à jo u r ( e s pac e é t u de s)
Sur le site WasaLille, vous trouverez l’ensemble de nos Guides des Études ainsi
que le Guide du Projet. C’est un espace important à actualiser régulièrement pour que
les étudiants n’aient pas à chercher n’importe où et à vous demander les mêmes
documents un nombre incalculable de fois.
L a c lé du lo c al
L’avantage d’être respo études, c’est que tu as le droit d’avoir une clé du local
BDX !!! (Seul membre hors bureau des trois BDX). L’excuse officielle c’est que c’est le
local pour entreposer les annales versions papier. Donc profitez de cet avantage.
G u i de de s é tu des G 1
C’est un guide qui existe depuis plusieurs années. Très utile aux centraliens, il
récapitule les grandes lignes du programme de G1, et apporte multiples autres
informations pour bien démarrer l’année. Il est évident qu’il est impératif de conserver
ce document à l’avenir et à continuer de l’imprimer pour le distribuer aux G0 à leur
arrivée à l’École.
Contenu :
 Organisation de l’année (Harmonisation, les Cours, l’Évaluation, le MOOC
Gestion de Projet, l’Activité Projet, les Électifs, le Stage)
 Cours au S5
 Cours au S6
 Structure de l’Ecole (qui contacter à l’administration)
Il ne devrait pas beaucoup changer entre cette année et l’année prochaine, mais
lisez le bien et vérifiez quelles sont les mises à jour à faire.
Au niveau de la distribution :
 Soit sur le parcours d’intégration (notre solution)
 Soit pendant l’amphi études de l’inté (choix des Crysta)
Veillez à imprimer le bon nombre de guides en vous servant de la liste des G1
fournie généralement par l’AGR. Pour les G1’ en collocation à Lille, ne les oubliez pas
et imprimez des annales que vous laisserez dans le local BDX.
G u i de de s é tu des G 2
Mis en place par les ShakeLilleUp, ce guide, à l’instar de celui pour les G1,
reprend les différents moments de la G2 :
• Organisation de l’année (Cours et évaluation, les choix d’avenir, le projet, les
électifs)
• Cours du tronc commun au S7
• Stage en entreprise
• Structure de l’Ecole (identique au guide des études G1)
Nous n’avons pas distribué de version papier, la jugeant inutile et peu
écologique. Le guide est évidemment disponible sur le site WasaLille.
G u i de de s é tu des G 3
C’est une initiative WasaLille ! On s’est rendu compte qu’il n’existait pas, à tort,
de guide des Études pour les G3, alors que les informations concernant la troisième
année d’étude à Centrale ne sont pas toujours faciles à trouver. Nous avons donc décidé
de créer un Guide qui présente :
• L’année en général
• Les options
• Les filières
• Le projet IMPACT
G u i de de s e le ct i fs
S6
Ce guide existe depuis le mandat des Adrénalille.
Il reprend chacun des électifs du S6 avec une note moyenne attribuée par les
étudiants et des commentaires sur l’électif et l’intérêt qui lui est porté.
S7
Pas encore publié à l’heure actuelle, le guide le sera pour aider la promo 2018 à
choisir parmi l’ensemble des électifs du S7.
G u i de du pro je t
C’est une initiative WasaLille !
Sur l’idée de la liste BorderLille, nous avons décidé de faire un guide du projet
destiné aux G1. Ce guide a pour but d’expliquer aux premières années le but et les
modalités du projet. Même si l’intégralité des informations sur le projet est sur
l’extranet projet, il est parfois difficile de s’y retrouver. C’est pour cela que nous avons
essayé de détailler chaque étape de l’année de G1 avec les différents soutenances et
dossiers à rendre. Ce guide pourrait être un peu étoffé pour le rendre vraiment complet
!
A mph i Et u de s – S6
Initié par nos prédécesseurs Crysta, cet amphi permet aux G1 d’en savoir
davantage sur ce qui les attend l’année suivante. Sous l’œil avisé de Mme Le Courtois,
nous avons décidé de refaire cet amphi, le premier de notre mandat. Il a été d’ailleurs
très bien accueilli par la promo 2017 qui est venue nombreuse pour y assister.
Contenu :
• Présentation de la G2 (tronc commun, électifs, projet, S8 à l’international)
• La G3 à Lille ou en mobilité nationale
• La Césure
• Le Double-Diplôme
On vous le répète mais n’hésitez pas à demander de l’aide à Mme Le Courtois si
vous avez des questions très spécifiques !
A mph i Et u de s – Int é
Sans membre de l’administration cette fois-ci, nous avons présenté cet amphi à
la nouvelle promotion. Cet amphi reprend les grandes lignes du Guide des Études G1
mais une présentation orale est toujours appréciable. Il est impératif de le proposer
chaque année.
Contenu :
• Les cours au S5 (UE et matières, évaluation et GPA, documents utiles)
• Activité Projet
• Le stage de G1
• Présentation de l’administration et des différentes options d’études post-G2
A nnale s
Rédiger les annales est loin d’être plaisant mais c’est une tâche obligatoire. C’est
une partie très chronophage. Il faut beaucoup de courage et d’organisation pour la faire
mais nous sommes convaincus que vous y arriverez aussi !
S6 (Auto-Général-MOP)
Ce sont les premières annales que vous aurez à concevoir ! Vous pouvez les faire
en deux parties pour vous éviter des retards dans la distribution. Il faut savoir que cette
année la distribution d’annales a été un peu chaotique pour Nicolas et moi car
l’administration n’a pas été capable de nous fournir dès le début de l’année la liste des
chambres des G1 et des G2 de la résidence.
Votre but est donc de distribuer aux personnes vivant à la résidence leurs
annales directement dans leurs boîtes aux lettres pour éviter d’en oublier. Bien
entendu pour ceux qui ne sont pas à la Rez, vous devez tenir une permanence au local
BDX. Il faut bien entendu informer de cette permanence sur Facebook mais aussi sur
le Centralink. Je suis consciente que le Centralink ne vous vient pas facilement à l’esprit
car il n’a pas fonctionné durant la majeure partie de l’année mais maintenant qu’il est
de retour, profitez-en ! C’est un moyen très pratique de communiquer sans spammer
le mur de promo et en tenant compte de ceux qui n’ont pas Facebook.
Pour ces premières annales S6, je vous rappelle que vous devez avoir donné à la
personne de la reprographie le fichier informatique au minimum 15 jours avant le
moment ou vous souhaitez les distribuer. L’idéal est que le centralien ait ses annales
15 jours avant le premier partiel. En tout il faut donc que les annales soient prêtes un
mois avant ! Dès que vous pouvez, il est également important de les publier sur
Absinthe.
S5
Les annales S5 ont été quasiment les premières annales que nous avons réalisées
car Adrien Cousu nous avait mâché le travail pour les annales S6. Avec Audrey, nous
avions décidé de nous partager le travail : j’étais chargé du S5 et Audrey du S7. On vous
conseille de faire ainsi, c’est plus pratique au niveau de l’organisation et du
regroupement des informations. Les copies ont été plutôt aisément récupérées ce qui
a permis de rédiger des annales complètes. Veillez à regarder sur Moodle, les
professeurs y mettent souvent des sujets et des corrigés.
S7
Les annales S7 ont été réalisées par Audrey. Comme pour la plupart des annales,
il s’agissait essentiellement de récupérer les copies, sujets et corrigés de la promo 2016
pour compléter le livret précédent.
Pour le S7, il est difficile de trouver des bonnes copies ou des corrections
complètes pour certaines matières. Cependant, n’hésitez pas à demander aux profs des
corrections même si certains refusent catégoriquement
La constitution des annales mérite d’être très méthodique, de vérifier
l’ordonnancement des sujets, de corriger les erreurs qui peuvent se glisser et beaucoup
de courage.
A b s i nth e
On ne va pas vous le cacher, l’utilisation d’absinthe a été extrêmement sommaire
cette année, contrairement à l’année de G1 où nous postions régulièrement des fiches
avant les partiels. Pendant le mandat, Absinthe doit être contrôlé mais c’est avant tout
le moyen de diffuser les annales mais aussi les guides des électifs.
Pour rappel, ne vous sentez pas obligé de faire des fiches pour les différentes
matières. Si vous en faites, publiez-les ! Sinon ne vous sentez pas coupable. Ce n’est
pas le rôle du respo études d’aider aux révisions.
So ndage s
Mobilité
Nous avons effectué ce sondage pendant les vacances d’été car la date limite
pour choisir son DD à l’étranger arrive très vite après le début de l’année (généralement
en Octobre). Ce sondage avait pour objectif d’aider les étudiants de la promo 2017 à
choisir son DD ou sa mobilité en tenant aussi compte des vœux des autres. En effet, il
y a un nombre de places limité à 5 pour chaque université étrangère depuis notre
année… Néanmoins, ce sondage n’a pas été suffisamment représentatif de la réalité car
de nombreux étudiants changent d’avis au dernier moment et nous n’avions récupéré
que 84 réponses ce qui est bien loin d’une promotion entière.
G3
À l’heure de l’écriture de ce quitus, ce sondage n’a pas encore été publié sur les
plateformes de communication mais il fait également partie de nos impératifs. Un peu
comme pour le sondage précédent, il s’agit d’aider les étudiants à optimiser leurs
chances d’obtenir la G3 de leurs rêves. En effet, le CEVU vote chaque année un nombre
de places attribués à chaque option et filière. Les étudiants sont donc soucieux de
savoir s’ils ont une chance d’avoir ou non leur filière et leur option.
C EVU + C o mmi s s i o n pé dago gi que
Il ne faut pas croire que la Direction de la Formation prend toutes les décisions
concernant les études. En fait, il existe un Conseil des Etudes (le CEVU – Conseil des
Etudes et de la Vie Universitaire) qui vote les différents points sur les études : le
nombre de personnes autorisées à faire une mobilité, le quota des G3, les heures de
cours… Vous êtes membre de droit, c’est-à-dire que vous êtes là comme conseiller mais
vous n’avez pas le droit de voter. En général, on s’installe autour de la table et on essaye
de comprendre pourquoi telle décision a été prise, et faire des retours aux élèves.
R e fo rme de s e t ude s
Le SEVE a décidé dès le début de notre mandat de mettre en place des groupes
de travail pour brainstormer sur le projet de réforme des études que Centrale Lille est
amené à conduire à partir de 2017. L’École a pour objectif de changer entièrement sa
façon d’enseigner, dans le but d’avoir des promos à 350 et d’harmoniser les
enseignements entre les 5 Centrales. Audrey et moi-même avons donc participé à trois
sessions de réunions l’an dernier et également à 3 sessions de réunions en
janvier/février 2016 avec d’autres étudiants volontaires que nous avions au préalable
recrutés, mais évidemment également avec des enseignants soucieux de vouloir
changer les choses. Les trois groupes de travail de cette année avaient pour thème
“Rompre avec ses habitudes”, “Améliorer la transmission” et “Appliquer une
évaluation formative”. Le but était de proposer de nouvelles idées pour évaluer les
étudiants, les aider à mieux cerner les enjeux de chaque matière, les intéresser
davantage et surtout les motiver dans leurs enseignements !
Je tiens plus particulièrement à vous parler de mon groupe “Améliorer la
transmission” qui se trouve être le thème le plus complet des trois. Durant les
différentes réunions, nous avons beaucoup discuté avec des professeurs très
sympathiques et ouverts. L’objectif de Mme Le Courtois était de repartir de zéro et de
trouver une formation adaptée à l’ingénieur 2030. Nous avons soulevé les problèmes
actuels en essayant de repenser l’organisation de l’enseignement. Le problème majeur
de l’Ecole en ce moment est le budget. En effet, nous devons agrandir les promotions
pour se maintenir au niveau des autres écoles Centrale mais nous avons peu de moyens
et d’espace. Le but de la réforme est également de réduire le temps de présentiel tout
en gardant un enseignement de qualité. Et ceci n’est pas une tâche facile. Nous avons
proposé de nouvelles idées : deux spécialisations comme à Centrale Nantes, un système
de majeures/mineures, des interrogations régulières en fin de cours (comme en
Automatique), un réaménagement de Projet… Cependant, je pense que c’est Mme Le
Courtois qui aura le dernier mot en ce qui concerne cette réforme et elle ne sera pas
forcément ouverte à tout ce qu’on lui a proposé…
Do c u me nt at i o n
J’ai eu courant janvier une réunion avec la personne en charge de l’ancien CDI
et nouvellement “Learning Center”.
Il faut savoir que même si les livres sont quasi absents de ce nouvel espace de
travail, les documentalistes ont gardé quelques bouquins (préparation au TOEIC entre
autres). N’hésitez pas à demander à Salima Halitim.
C’est d’ailleurs Salima qui a souhaité me rencontrer pour me parler de la
manière de faire des recherches documentaires à Centrale. Je lui ai avoué que dans le
cadre du projet, nous cherchons beaucoup sur internet mais très peu dans des livres
scientifiques réels ou numérisés.
Il faut savoir que l’Ecole met en accès libre un certains nombres d’ouvrages en
ligne qui peuvent servir à tout le monde. Ils sont accessibles sur la plateforme
DAWSONERA.
De plus, cette année a été développé le partenariat avec la BU de Lille 1. D’une
part, la bibliothèque qui était en rénovation rouvre en Septembre, n’oubliez pas de le
mentionner aux nouveaux G1 à la rentrée dans le guide des Études par exemple.
D’autre part, nous avons maintenant accès aux ouvrages en ligne de la BU de Lille 1.
Beaucoup d’explications relatives à la recherche documentaire sont disponibles
sur l’ENT, “Mes documents”, “GED”, “Sections”, et “Centre de documentation”.
Vous avez également accès au site “les Techniques de l’Ingénieur” qui est très
complet et fiable (http://www.techniques-ingenieur.fr). Pour pouvoir y accéder tout
est expliqué sur l’ENT, il faut suivre : Mes Documents, GED, Sections, Centre de
Documentation, Ressources électroniques, Bases de données, Techniques de
l'ingénieur, TI 2015-2016.
Pour toute information, vous pouvez contactez [email protected] ou
[email protected]
A mph i Int e rnat io nal – Int é
Initialement programmé pendant l’intégration, cet amphi n’a pas eu lieu car
nous ne l’avons pas jugé nécessaire étant donné que nous avions déjà parlé de
l’ouverture à l’international lors de l’amphi S5. Toutes les formalités sont expliquées
dans les slides de l’amphi S5.
C e nt r ale L i lle In t e rnat i o nal
C’est une association qui a été créé il y a trois ans pour aider les français à partir
à l’international. Comme vous pouvez le comprendre, elle est un peu en concurrence
avec le boulot du respo études. Cependant cette année, personne n’avait repris le CLI.
C’est pourquoi nous avons tenté d’entretenir son activité. Seulement, nous n’étions que
deux et cela n’a pas été simple.
J’ai essayé de me former à Wordpress pour tenir à jour le site du CLI. J’ai
également recueilli quelques nouveaux témoignages d’expériences à l’International.
Enfin, j’ai également renouvelé l’Annuaire des Stages à l’International pour que les
élèves puissent plus facilement trouver un stage.
Il serait important d’essayer de relancer cette association. Je pense que certaines
personnes du Club TIME seraient motivées mais il faut également des Français !
N’hésitez pas à faire de la bonne publicité à l’amphi des assos en septembre !
Pour vous faire une idée des tâches du CLI :
 Guide du voyageur (un condensé du guide de l’international)
 Un guide par pays
 Récupérer les témoignages des Gvieux ou des G3 partis à l’international
 Faire de la comm’ sur FB pour les RI (réunion par régions du monde)
Les réunions par pays du monde n’ont quasiment pas eu lieu cette année sauf
pour Australie/Canada/USA. Il me semble important que vous envoyiez un mail aux
différents référents en vous présentant et en disant que vous êtes à leur disposition
pour organiser une réunion dans l’année et faire de la comm’.
Pour ce qui est du compte Facebook du CLI, c’est moi-même (Audrey) qui le
gère. Je veillerai à vous mettre en administrateur, ne vous inquiétez pas !
J’ai essayé de faire de la publicité pour le site du CLI sur la page durant l’année.
Sinon, il est vrai que vu le peu d’évènements qu’il y a eu, la page a été très peu utilisée
cette année et il faudrait la relancer.
Pour terminer, le CLI est une association qui aide beaucoup les Centraliens et il
est vraiment primordial que vous y accordiez de l’intérêt !
Me t t re à jo u r le gu i de de l’Int e rnat i o nal
Mettre à jour le Guide de l’International était l’un de nos objectifs.
Malheureusement nous ne l’avons pas fait par manque de temps et peut être aussi de
lien avec les personnes concernées dans le Service International de l’Ecole.
R e - é c rit u re de s annale s
Nous avions pensé réécrire certaines annales dont la qualité et/ou la propreté
laissaient à désirer. Seulement, cette tâche est très longue et fastidieuse. Par manque
de temps et conscients que l’intérêt de cette tâche était finalement assez mineure, nous
n’avons hélas pas tenu notre promesse et nous vous conseillons de ne pas la tenir non
plus et de plutôt chercher les meilleures copies de chaque matière, il en existe toujours.
Comme vous avez pu le constater à travers ce quitus, le boulot de respo études
est conséquent. On a parfois tendance à le sous-estimer mais il y a vraiment beaucoup
de travail à fournir pour réaliser un bon mandat.
Pour résumer, les 2 axes principaux de travail sont :
 Les études générales (en relation avec le SEVE)
 Les relations internationales (en relation avec le Service des RI)
Maintenant que vous avez vu ce à quoi correspond ce poste, il faut le faire
évoluer. Nous sommes certains que toutes vos nouvelles idées feront de vous un
excellent BDE et espérons vous laisser le poste de la meilleure des manières. Il faut
reconnaître que ce n’est pas le poste le plus amusant au sein du BDE mais si vous
appréciez ce que vous faites, vous pouvez vraiment faire avancer les choses. Profitez
d’abord de votre victoire puis de votre mandat, c’est une chance énorme d’être
représentant des Études de son école. Vraiment.
Audrey Cospérec et Nicolas Maudhuit – Respos études
Il est destiné à rendre service aux associations et aux élèves de Centrale et de
l’Iteem qui sont cotisants au CA. Il peut aussi être loué à l’École si besoin.
Le Respo Log’ a pour principale tâche de s’occuper du Master, cela comprend :
prendre en compte les réservations faites via le site du BDE, transmettre la clé en
échange de la caution et de la charte signée, relever le carnet de route et l’enregistrer
dans l’Excel de gestion, éditer les factures, les envoyer, recevoir les paiements,
entretenir le Master, vérifier qu’il est assuré, géré le compte bancaire associé.
Il faut savoir que le Master est la propriété du BDE (AE EC LILLE) mais que
c’est le CA qui l’achète. Chaque année le CA économise 2 000€ en prévision du
renouvellement du véhicule du BDE. Le Master a été acheté d’occasion en 2012 pour
environ 17 000€ (mis en circulation en 2010).
Cette année le master a eu deux pannes d’usures, il a aussi eu un problème lors
du WEI. Il me semble donc pertinent de le changer. Normalement le CA peut le
changer.
Les réservations se font via le site du BDE /onglet Master. Il faut donc voir avec
le respo Web du BDE pour aménager cette page qui a pour but de présenter ce véhicule
et son intérêt, expliquer comment le réserver aux élèves, donner les informations
importantes telles que les règles d’utilisation en mettant en évidence les principales
(car peu de gens les lisent en entier), et puis donner accès au planning de réservation
ainsi qu’au formulaire de réservation. Le planning est un Google Agenda intégré à la
page. Les élèves ne voient que les créneaux « occupés » ce qui leur permet de se trouver
un créneau libre à réserver, le respo Log’ gère manuellement ce planning et donc voit
qui a réservé et quand. Ainsi si 2 personnes/assos veulent se partager un créneau, c’est
au respo Log’ de les mettre en relation pour éviter qu’il n’y ait trop d’arrangements à
l’amiable ce qui entrainerait des problèmes de caution.
Lorsque quelqu’un fait une réservation via le formulaire, le respo Log’ reçoit un
mail de réservation et envoie une confirmation automatique après avoir vérifié la
disponibilité et inscrit le créneau réservé dans le planning. Pendant le mandat Shake
Lille Up, les réservations se faisaient à la journée, même si celui qui voulait réserver en
avait besoin 1h. Les Crysta’ ont décidé de faire des créneaux à l’heure ce qui est plus
contraignant pour le respo Log’ mais arrange beaucoup de centraliens. Cela ne m’a pas
posé de problème pendant mon mandat je propose donc de continuer cette pratique.
Les périodes spéciales sont des périodes de réservations prioritaires car liées à
des événements majeurs de la vie centralienne.
Le premier de l’année est le WEI, vu que les respos WEI partent plusieurs jours
avant le WEI et reviennent un peu après, il ne faut pas hésiter à réserver le Master 6-7
jours pour eux (du mardi au lundi). Attention, pendant le week-end en question, les
respos WEI seront amenés à beaucoup conduire, souvent dans la précipitation et dans
les chemins étroits du camping, veiller aux dégradations.
Après le WEI vient le Forum Rencontre, l’association réserve le Master tout le
mois d’octobre, et le sous-loue aux autres élèves/assos. Pour cela il faut expliquer au
respo logistique du Forum comment gérer le Master et lui donner les outils appropriés
(Excel de gestion). Pour la facture, le respo Log’ prend le kilométrage avant de leur
passer les clés, et le kilométrage après et facture ça au Forum. Pour l’essence, le Forum
doit rembourser individuellement tous ceux qui ont fait le plein durant leur
réservation, et le respo Log’ remboursera l’essence au Forum en échange des tickets. Si
le Master est endommagé, c’est la caution du Forum qui saute, ils s’arrangent derrière
avec le vrai responsable. Il faut veiller à être clair sur ces formalités avec le respo
logistique du Forum avant de leur laisser le Master.
Pendant les campagnes BDA/BDE/BDS, le Master est réservé aux listes qui
doivent s’arranger pour se partager le planning et en informer le respo Log’, la facture
globale des campagnes est soit divisée par le nombre de listes et payée équitablement
par chacune ; soit si les listes préfèrent elles peuvent l’utiliser comme d’habitude en
notant le kilométrage. Veiller à ce que le Master ne soit pas endommagé ou bien savoir
quelle caution encaisser, et les prévenir de ne pas perdre la clé !
Il y a aussi le Gala qui aura besoin du Master pendant un grand week-end. Et
éventuellement les Montgolfiades si l’association continue d’exister.
Le Master se loue à 0,35€/km, ce n’est pas cher et c’est le but car celui-ci est au
service des élèves et association centraliennes et iteemiennes. Le prix est évalué lors
de la passation Log’. Les dépenses totales du Master (réparations exceptionnelles,
essences, entretiens…) sont prises en compte puis divisé par le nombre de kilomètres
réalisés à l’année. Le but n’est pas de faire du bénéfice mais de conserver un compte
logistique en bon état. La caution se fait à l’ordre de « AE EC LILLE Véhicules »,
compte indépendant du BDE dédié à la gestion du Master, et doit impérativement être
récupérée avant de passer la clé, elle est de 500€ pour les élèves et de 800€ pour les
assos. Au temps des Adrénalille elle était de 200€ pour les trajets courts (région
lilloise), 400€ pour les trajets longs (sortant du département) et de 500€ pour les
associations car elles l’empruntent plus régulièrement et ceux qui conduisent le Master
font bien moins attention lorsque que ce n’est pas leur chèque qui a été déposé. Elle a
été augmentée car les dommages causés au Master peuvent être onéreux, mais est très
rarement encaissée. Il ne faut surtout pas hésiter à encaisser la caution si cela est
mérité, mais il faut essayer de faire marcher l’assurance avant tout.
Il ne faut rendre la caution qu’une fois le paiement de la location réalisé. En
effet, les locataires ont tendances à oublier qu’ils doivent payer, la caution est le seul
moyen de pression.
Une des tâches du respo Log’ est de prendre soin du Master, pour cela il est très
fortement recommandé qu’il vive à la rez’ (et encore mieux au DF pour les échanges de
clé). Il faut donc veiller à la propreté du véhicule cabine/coffre/extérieur et son
entretien général. Un contrôle technique doit être effectué chaque année avant le WEI,
il est exigé par l’administration et c’est M. Bourdrel qui s’en charge et l’École qui doit
le payer.
En plus de ça il faut penser à vérifier les niveaux d’huiles de temps en temps, et
très important, vérifier très souvent si le Master n’a pas été dégradé (d’où l’importance
d’habiter à la rez’). L’idéal est de la faire après chaque réservation pour savoir qui est
le responsable des dommages.
Un compte indépendant du BDE est complètement dédié à la gestion du Master:
AE EC LILLE véhicules. Il est important d’aller à la banque (Société Générale rue
Nationale à Lille) avec le président au tout début du mandat pour nommer le respo
Log’ gestionnaire de ce compte. J’ai mis en place un service en ligne, ce qui permet de
vérifier rapidement les paiements réalisés ou non. Même si cela amène un frais chaque
mois il simplifie grandement la vérification des paiements. Les relevés bancaires sont
tout de même envoyés mensuellement à l’École, et la secrétaire les dépose dans le
casier Logistique du local BDX. Attention, la réception confond parfois Logistique du
BDE et Logistique filière G3.
Le Master est assuré à la MAIF par le BDE. L’assurance comprend le RAQVAM
et VAM, le premier relatif aux activités du BDE et le VAM est l’assurance des Véhicules
à Moteur qui assure le Master. Celle-ci s’élève à environs 1200 euros et est payé par le
BDE en Janvier. Elle est en général remboursée par le CA. Elle est automatiquement
renouvelée en décembre chaque année. Si vous voulez changer d’assureur il faut s’y
prendre avant octobre car il y a un préavis de trois mois avant d’annuler le contrat.
Tous les conducteurs (qui ont le permis de conduire) sont assurés sur le véhicule et pas
seulement les cotisants au CA (centraliens et iteemiens).
Avant le mandat des Crysta, le respo Log’ organisait la Commune Party pendant
l’intégration, ce sont les respos event qui s’en sont chargés car Valentin (Crysta’) et
moi-même avions déjà le WEI.
Le respo Log’ peut éventuellement gérer les stocks du BDE, en particulier dans
le garage du DF, mais si il n’est que Log’ ou très volontaire. Ceci permettrait de mettre
à disposition des centraliens des micro-ondes ou d’autres trésors qui traînent au DF.
Contrairement aux a prioris, cette tâche prend du temps car il y a des
réservations toutes les semaines, il faut essayer d’arranger les uns et les autres… Il faut
donc être très disponible et arrangeant pour ce poste. L’édition des factures et la
récupération des paiements sont longues à faire, je conseille donc de le faire
régulièrement (toutes les 2 semaines).
Ce qui pourrait être amélioré en Logistique :
 Envoi des factures régulièrement
 Amélioration de l’Excel de gestion
 Suivi financier du compte avec bilan
 Faire signer la charte en ligne lors de la réservation (même s’il me semble
qu’elle n’a aucune valeur juridique)
 Organiser un paiement en ligne directement via le site du BDE (idée des
Psyché’)
Véra Delpech – Responsable Logistique
C’est le premier événement du mandat du responsable solidarité. Comme il
arrive très vite après la prise de poste, il s’agit de s’y atteler rapidement. Il faut en effet
qu’il ait lieu avant la fin de l’année scolaire (les respos WEI devant être formés avant
l’intégration). La formation est obligatoire pour les respos WEI et soirées des BDE,
BDA et BDS ainsi que pour les membres du bureau de la Foy’s Team. Cette année nous
avons proposé à tous ceux qui voulaient participer à la formation de le faire, dans la
limite des places disponibles et en donnant la priorité aux membres du CA, des BDX,
de la Foy’s Team et aux responsables des différents clubs sportifs.
Le contact privilégié de l’Ecole Centrale de Lille pour ces formations est la Croix
Blanche de Lille pour des raisons de coût et de disponibilité. Ils ont l’habitude de
travailler avec nous, organiser les formations ne pose donc généralement pas de
problème. Toutefois, cette année nous avons travaillé avec une autre association de
secourisme : Premier maillon dont le président est M. Alain Tytgat. La formation s’est
très bien passée, les formateurs étaient très arrangeants, disponibles et professionnels.
Le tarif de la formation (40€) était moins élevé que celui proposé par d’autres
associations comme la Croix Blanche (45€).
Les formations peuvent s’effectuer soit sur deux demi-journées (le jeudi aprèsmidi) soit sur une journée complète (un samedi par exemple) pour un total de 8 à 10h.
La taille maximale des groupes de formation est de 11 personnes (variable en fonction
de l’année). L’année dernière nous avons proposé 3 créneaux et formé 27 personnes.
Pour toucher des subventions de la part de l’école, il faut prendre rendez-vous à
M. Gervais et Mme Vandestienne et déposer un dossier de demande de subvention à
Mme Kaouane. Pour le CA il faut écrire au trésorier mais normalement Ahmed l’a déjà
pris en compte dans son budget prévisionnel. La sécurité étant toujours prioritaire, il
n’y a pas de problèmes pour les subventions. Il est primordial de tenir au courant
l’administration de l’action menée soit en leur envoyant un mail, soit en allant
directement s’entretenir avec eux.
En ce qui concerne le lieu des formations : il est possible de les faire au foyer ou
à la bibliothèque. Il ne faut donc pas oublier de réserver le foyer et de signer les
conventions nécessaires pour le foyer ou de réserver la bibliothèque. Le responsable
solidarité est responsable de l’accueil des formateurs, de la communication de la liste
des formés, des dates et horaires des formations auprès de l’administration et veille au
bon déroulement des formations en restant à disposition des formateurs.
Il s’agit de récolter le plus d’argent possible pour l’association. L’action se fait
par l’intermédiaire de la coordination AFM Téléthon qui gère l’ensemble des actions
menées par les associations étudiantes du Nord. Il faut donc les prévenir et monter un
dossier avant toute action.
Cette année nous avons mené cette action par le biais de Centr’Aide avec la vente
de porte-clés (que nous avons acheté au Téléthon) ainsi que l’organisation d’une aprèsmidi « fête foraine » visant à récolter des fonds par le biais d’un goûter et d’activités.
Le rapprochement entre le responsable solidarité et les membres de Centr’Aide est
donc très important afin de mener des actions de plus grande ampleur et donc plus
efficaces.
Nous avons fait avec l’aide de Centr’Aide une grande collecte lors du départ des
G2 qui a très bien marché : les gens voulant se débarrasser d’habits encombrants avant
de déménager. Nous avons aussi proposé à nos professeurs de participer et certains
ont été très contents de le faire ! Il est important de contacter l’administration pour ce
genre d’événements.
Les habits ont été donnés à une entreprise d’insertion : Tissons la Solidarité qui
permet à des personnes exclues où éloignée du monde du travail de s’en rapprocher.
Cette récolte a bien marché grâce à une campagne de communication très importante.
Pour ce genre d’actions la communication (Facebook, centralinks, utilisation des
écrans de l’école, etc.) est vraiment primordiale !
Beaucoup de personnes nous ont aussi donné des habits au fil de l’année que
nous avons pu redistribuer (toujours avec Centr’Aide) aux familles Roms de l’Avenue
Paul Langevin. Il serait donc très utile de pouvoir avoir un endroit permanent où
déposer les vêtements, peut-être dans le futur local de Centr’Aide ? Ou à l’épicerie bioéquitable d’ISF ?
La responsable solidarité de l’année dernière faisait partie du Comité du
Développement Durable dont M Cimetière s’occupe. Celui-ci réunit des représentants
du personnel de l’école et des élèves afin de mettre en place des actions en faveur du
développement durable comme par exemple la semaine du développement durable. Je
n’ai pas eu le temps de m’en occuper cette année mais c’est une initiative très
intéressante !
Une récolte de don du sang a été organisée par Centr’Aide fin octobre à l’EFS
(Etablissement Français du Sang), pour cela 3 navettes allant de la résidence à
l’établissement (au centre de Lille) ont été mises à disposition par l’EFS. Cela a plutôt
bien marché mais là aussi la communication est plus qu’importante. Si la récolte de
dons du sang peut se faire à l‘école, comme ça sera le cas en Avril, c’est quand même
beaucoup mieux mais pour cela il faut être sûr qu’il y aura suffisamment de donneurs
et qu’ils ne se déplacent pas pour rien.
Pour la première fois cette année un système de tutorat a été mis en place. Le
format est de 3 séances de 2h dans une période assez rapprochée du partiels afin que
les élèves aient eu le temps de revoir le cours. Selon Mme Le Courtois il faut cibler les
élèves internationaux, provenant de filières hors classes préparatoires ou en double
diplôme mais nous avons proposé à tous les élèves (un google doc a été diffusé sur le
mur de promo).
Les tuteurs étaient des élèves de 2ème année et sont payés par l’administration
9€/heure. Pour postuler il fallait envoyer un cv ainsi qu’une lettre de motivation à Mme
Le Courtois.
Le projet étant mené pour la 1ère fois, on a d’abord voulu le tester sur les matières
jugées les plus problématiques : PdS, PIT, Algorithmique et PdT, mais s’il y a besoin il
faudrait voir s’il serait possible de le faire pour d’autres matières.
Pour ce qui est des partiels du 2ème semestre, il faudrait voir si des élèves de 1ère
année pourraient servir de tuteurs.
La seule obligation du responsable solidarité est l’organisation des formations
PSC1 (encore une fois il faut vraiment s’y prendre à l’avance ça peut être très compliqué
de trouver une date qui convienne à tout le monde !). Mais c’est à lui de choisir les
actions qu’il veut mettre en place en fonction des aspirations des centraliens et du
contexte, il a donc une grande liberté !
Voici quelques exemples d’actions que nous aurions voulu mener :


Mettre un sapin de Noël au foyer ou à Centrale afin que les élèves ainsi que
l’administration puissent offrir un cadeau de noël à des enfants défavorisés.
Les jouets pourraient ensuite être redistribués aux enfants Roms habitant sur
le campus ou à une autre association.
Reverser une petite part de l’entrée à la soirée communiste à une association
caritative afin que cela devienne réellement un événement solidaire.
J’espère que vous ferez de beaux projets ! Bon courage 
Joana Leite – Responsable solidarité
Les responsables étrangers se chargent de l’organisation de l’intégration des
étudiants internationaux et de la communication entre eux et l’administration. Pour
mener à bien toutes ces tâches, la coopération avec le Club Time, les aides de tous les
membres de BDE et le support de l’administration sont indispensables. Nous tenons à
leur exprimer nos sincères remerciements.
Pour accueillir les nouveaux étudiants internationaux, il faut beaucoup de
préparation en avance. Normalement la liste des futurs centraliens sort avant la fin du
semestre S6, alors l’arrangement de parrain étranger commence à ce moment-là, pour
faciliter la communication, chaque étudiant international a un parrain de même pays
ou qui parle la même langue que lui, et on laisse les internationaux G2 choisir leur
fillot.
Avec le Club Time, on demande les informations importantes telles que leur date
de l’arrivée à Lille pour organiser un accueil à la station de train, le Master est envoyé
pour prendre leurs valises. En cas de problème, on communique avec l’administration
pour trouver une solution satisfaisante.
A cause du problème de disponibilité, cette année l’accueil des nouveaux
étrangers a été réalisé par le VPI du BDE et une responsable de bureau du Club Time,
la vie à Centrale Lille a été bien présentée aux nouveaux étrangers et la considération
a été bien montée.
Cette année, on a maintenu le système de double parrainage traditionnel qui
permet aux étrangers d’avoir deux parrains, un parrain étranger et un parrain français
qui les aide à mieux s’entendre avec les français. En même temps, les internationaux
G2 pouvaient aussi avoir un fillot français, cela favorise beaucoup les échanges de
culture internationale avec celle française.
La semaine d’intégration des étudiants internationaux commence une semaine
avant la rentrée des français. Afin de créer une ambiance familière entre eux, les
diverses associations ont organisé de nombreuse activités. On a fait un brunch gratuit
le lendemain de leur arrivée en considérant qu’ils ont rien à manger et à cuisiner, en
outre il y aussi barbecue et un autre repas organisé qui les donnent plus de chance de
se communiquer entre eux, ainsi d’établir une relation étroite. On les accompagne
également à Auchan et à Ikea pour acheter des articles de première nécessité, le Master
est en même temps envoyé pour prendre leurs courses.
Cette année la journée internationale a été avancée en S5 pour les G1, un peu
plus tôt que les années dernières, pour donner plus tôt aux G1 français ayant l’intention
de faire un double diplôme une idée plus claire sur ces universités et ainsi faire leur
choix.
Après la conférence de double diplôme organisée par bureau international, les
étudiants internationaux se réunissent dans la salle avec les documents nécessaires
pour présenter leur université et la vie dans leur pays. Chaque université a un stand et
un poster qu’on les aide à préparer.
Renforcer la coopération avec le Club Time, assister régulièrement à leur
réunion pour mieux rendre service aux internationaux.
Se présenter devant le nouveau responsable de bureau international, pour
obtenir plus d’information sur le jury et le redoublement pour aider les étrangers qui
ont trop de problème
Noriichiro et Yulu – Responsables étrangers
La communication est l’un des outils les plus importants pour toute association.
C’est un élément indispensable à l’organisation de tout évènement car, sans elle,
personne ne viendra et personne ne s'en souviendra. Les responsables
« Communication » sont les garants de l'image du BDE auprès des centraliens. Leur
mission est de donner envie aux centraliens de participer à la vie étudiante. Cela
demande de la créativité et de la rigueur.
Avoir la confiance des membres de son équipe est notamment un élément
important. Il faut qu'ils vous transmettent à temps les descriptifs détaillés de la soirée
ou de l’évènement et qu'ils vous laissent travailler. La communication entre le pôle
communication et les respo soirées est très importante. Travailler ensemble permet de
garantir la communication parfaite sur un événement.
Parmi les tâches que les responsables « Communication » ont à accomplir, se
trouve la création d’une mini-charte graphique pour le WEI (un logo, une police dédiée,
etc. à donner aux différents acteurs comme le CLAP par exemple), les affiches des
évènements, les couvertures des annales et la gestion de Facebook. C'est un travail
complet du début, jusqu’à la fin du mandat. Contrairement à certains postes du BDE
qui ont des périodes pleines et des périodes creuses, la Comm’ est un travail de tous les
jours.
Facebook est généralement le premier contact entre le BDE, les premières
années et leur nouvelle promo.
Une des premières tâches de votre mandat sera de créer la page « Admissibles
Centrale Lille 2016 » avant les résultats des écrits du concours Centrale-Supélec. Cette
page est utilisée pour que les potentiels futurs G1 puissent poser des questions (la plus
courante étant le choix entre Lille ou Nantes). Le BDE utilise cette page pour faire
découvrir les associations de Centrale Lille et ainsi donner envie aux taupins de venir
à Lille, sous le format « Un jour, une asso ». Cette tâche a été gérée avec le président
et le VPI à partir des descriptions fournies par les assos pour le Passeport.
Pendant l’été, vous devrez ensuite créer le groupe Promo 2019, dans lequel tu
devras accepter UNIQUEMENT les centraliens lillois. Pour cela, tu devras disposer de
la liste des G1s, normalement fournie par l’administration à la secrétaire autour du 20
août. Le groupe peut (et doit) cependant être créé un peu plus tôt pour permettre au
G2/G3/Gvieux de le rejoindre. Notre stratégie concernant Facebook a été de mettre
des liens directs sur la page d’accueil du site du BDE, qui bénéficie d’une bonne
visibilité grâce aux plaquettes envoyées aux admissibles par l’administration. Le mieux
est de laisser le groupe en mode « privé » car tout au long de l’année des personnes te
demanderont de les accepter sur le groupe.
Au cours de l’année, il s’agit juste de créer les events Facebook correspondants
aux évènements organisés par le BDE (conférence, soirées, etc.) et de modérer le
groupe Promo (par exemple, au moment des jetons, orienter les G1 vers un groupe
dédié pour qu’il arrête de spammer le groupe promo). Il faut aller régulièrement sur le
compte Facebook du BDE car il reçoit beaucoup de messages de partenariat, de
questions d’élèves, etc. Vérifier en particulier la rubrique « Autres » des messages
privés.
Les affiches représentent l’image du BDE sur les panneaux de communication à
la fois à l’école et à la Résidence. En tant que Responsables Communication, vous
devez donner envie aux centraliens de venir aux différents événements organisés par
le BDE.
Ton meilleur ami : Photoshop ! Tu as sans doute eu l’occasion de le manipuler
pour les affiches de la campagne, le principe ne change pas et tu as même plus de temps
pour réaliser des affiches de qualité. Nous vous conseillons en particulier de collaborer
avec les respos events et soirées pendant l’été sur le choix des thèmes, car si vous aimez
les thèmes, vous ferez de meilleures affiches, et elles sont les premiers éléments de
comm’ que les G0 verront. Le secret : s’y prendre à l’avance. Pendant l’intégration,
rappeler en permanence aux respos event de vous communiquer tous les éléments
nécessaires à la création des affiches et descriptions des events.
Qu’elles soient en portrait ou en paysage, les affiches sont en général prévues
pour être imprimées en format A3 (le A4 fait cheap est très susceptible de trashage par
vos concitoyens). La résolution souhaitable est de 300 pixels par pouce. La résolution
est très importante puisque cela permet de ne pas voir les pixels sur l’affiche. Il faut
également bien faire attention à la pixelisation des images importées d’internet.
Il n’y a aucune contrainte particulière quant à la forme. Pour ce qui est du
contenu, il y a des impératifs et des interdits :
- Impératifs : date, lieu, heure, logo du BDE, titre/thème de l’événement.
- Interdits : torcho, alcool, torch’tôt, OB, etc.
Pour l’impression, nous utilisons le compte Top Office du BDE, qui se situe
derrière le V2 et avec lequel le BDE possède un partenariat qui se renouvelle chaque
année. Les deux choses à ne pas oublier sont ta carte étudiante (un nombre limité de
personnes ont accès au compte) et évidemment ta clé USB contenant ton affiche.
Le nombre d’affiches standard est le suivant : 40 affiches pour les panneaux de
la Rez, 50 affiches pour la Rez et Centrale. Dans la mesure du possible on ne décroche
jamais une affiche d’un évènement qui n’est pas le sien. Il est toléré en période de
campagne de décrocher les affiches des autres liste UNIQUEMENT si l’évènement
concerné est terminé. Evitez le scotch, cela abime les affiches.
La plus belle récompense, c’est de voir quelqu’un qui vole l’affiche pour
l’accrocher dans sa chambre !
Pour les pulls de promo et les tee-shirts du WEI, le contrat est négocié par les
respos Comm ext des différentes centrales (C5) pour avoir plus de poids.
Ton boulot n’est donc pas de négocier avec les fournisseurs (comme cela a pu
être le cas pour vos vêtements de liste). Tu dois gérer le design. C’est à dire la forme,
la couleur et le logo de ce que tu veux faire figurer sur le vêtement (logo de centrale
pour les pulls, logo du Wei pour ses tee-shirts).
Il y a beaucoup à dire sur les problèmes de gestion des commandes des sweats.
Comme tous les ans, nous avons été confrontés au problème des délais de production
et de livraison, mais contrairement à l’année dernière ce n’était pas dû au fournisseur !
Cette commande s’organise à l’aide du C5, les 5 Centrales sont donc tenues de payer
leur part avant la livraison des pulls. Cependant Centrale Nantes n’a pas pu avancer
l’argent à temps contraignant toutes les autres Centrales à patienter.
Tout ça pour insister sur deux choses:
 Il y aura toujours des problèmes de délais de livraison, les entreprises de
textile personnalisable fonctionnent comme ça
 Demandez toujours une maquette physique ! C’est un dû du fournisseur et
ça permet d’éviter de gros déboires.
Cette année, nous avons de plus réussi à diminuer un peu le prix du Pull grâce
au C5. Les fournisseurs déconseillés par les anciens BDE et associations sont :
SchoolTouch, Uniqcréation.
Du point de vue technique, nous conseillons une exportation en 1080p ou 720p
en 29,97 fps en format H.264 pour une bonne qualité et une exportation facilitée sur
les plateformes internet.
Cette année, nous avons peu utilisé le dispositif de diffusion de l’Ecole. En effet,
le système mis en place par l’administration n’est pas franchement idéal : il s’agit
d’ePCs de bureau placé derrière chaque écran et recevant des données via le réseau.
Leur puissance ne permet pas de lire des fichiers de qualité 1080p ou 720p. Les
diffusions sont donc de qualité médiocre et n’ont quasiment aucune valeur ajoutée par
rapport à Facebook et Youtube. L’impact est largement inférieur au temps nécessaire.
La réalisation d’un teaser complet tel que ceux des campagnes doit rester du
domaine de l’exceptionnel.
Léo Marandet et Hugo Vincent - Responsables communication
Le rôle de Webmaster consiste principalement à gérer le site du BDE, Absinthe, les
Running Events et le Parrainage en début d’année.
Initialement, les BDE se transmettaient d’une année sur l’autre un même site
qui était refondu à chaque passation. Mon prédécesseur y a mis un terme en
introduisant son propre site Joomla. Cette année c’était un Wordpress.
Ainsi, on a hébergé le site sur un serveur nommé wasalille.fr. Le serveur bde.eclille.fr est en fait redirigé vers ce dernier quand on en charge la racine.
L’élaboration de son contenu revient en fait à une personne différente pour
chaque page, et ton rôle est d’implémenter tout ça de façon élégante sur le site tout en
veillant à une cohérence d’ensemble.
 Une page d’Accueil pour présenter le BDE (Screz)
 Une page Événements (VPI, avec un google calendar des événements
par exemple)
 Une page Études (éponyme avec tous les guides imaginables)
 Une page Entreprises (partenaire, VPE )
 Une page Médias (retours Events, teasers… tout ce qui peut être partagé
publiquement)
 Une page Trombi (Comm’)
 Une page BDX (autres BDX, description et redirection vers leurs sites)
Ta première tâche sera de mettre en place ce nouveau site du BDE.
L’algorithme de parrainage est censé se passer d’année en année mais il a
présenté des problèmes au moins lors des deux derniers mandats.
Ta deuxième tâche sera donc de travailler avec moi à élaborer un nouvel
algorithme qui fonctionne définitivement pour les générations futures.
L’événement du Running Dinner est géré par un algorithme qui fonctionne au
poil. Malheureusement il faut quand même traiter au cas par cas les oublis et
désistement dans les inscriptions, ainsi que les inévitables erreurs de frappe dans les
formulaires.
Tout ce que j’ai fait est de refondre le style de ces pages afin de le rendre plus
seyant (la progression est humble mais non négligeable quand même). Il te faudra le
remettre aux couleurs de ta liste.
Un point important est de bien faire les mises à jour dans les mails automatiques
qui sont envoyés au participant (j’avais envoyé un mail au nom de l’ancien respo web
au premier running dinner…) et d’envoyer ces mails à l’avance pour ne pas prendre les
participants trop au dépourvu.
Sur demande des respos events, le running dinner a été décliné et propose une
nouvelle formule dans laquelle toutes les 4 phases du repas sont remplacées par 3
phases d’apéro.
J’ai réécrit à partir de zéro cette nouvelle formule, et il reste encore des détails
à vérifier pour être certain qu’elle fonctionne dans tous les cas de figure.
Au début du mandat, j’ai remis au goût du jour la charte graphique d’Absinthe,
ajoutant notre logo, changeant le fond, la police du site.
C’est normalement le respo Etudes qui gère les validations des nouveaux inscrits
sur absinthe, mais concrètement c’est aussi simple que ce soit toi qui le fasses. Les
oublis de mot de passe sont maintenant gérés automatiquement grâce à une mise à
jour de ma part.
Si tu veux être vraiment utile dans ton mandat de respo web, mieux vaut savoir
coder. Si tel n’est pas le cas, tes aïeux ont survécu à ça et ont su faire le minimum, ce
qui sera certainement ton cas également.
George-Yann POUPARD et Hugo Vincent - Responsables Web
Alors que les années précédentes le voyage BDE s’organisait à Londres, nous
avons décidé pour notre mandat d’innover et de l’organiser à Berlin. Comme cela faisait
aussi partie du programme de campagne BDA, nous avons convenu de le réaliser
ensemble.
La préparation du voyage a commencé dès la fin de G1. D’ailleurs, avant même
notre élection, le responsable Voyages du BDA avait déjà contacté un tour opérateur.
Il est très important de trouver une date le plus tôt possible ! Nous avions pour
cela organisé une petite réunion au mois de mai entre tous les responsables voyages
BDE, BDA, BDS et Club Time afin de se mettre d’accord. Il faut savoir que les BDS ont
la priorité puisqu’ils organisent des voyages pour des événements sportifs ou festifs
particuliers et ont donc encore moins de possibilités.
Le BDE précédent ayant remarqué que le voyage à Londres habituellement
organisé en Février avant les campagnes, ne fonctionnait pas très bien, il a été décidé
de l’organiser pendant le dernier week-end de l’intégration. Il a très bien fonctionné
avec une cinquantaine de participants pour 60 prévus.
En concertation avec les autres bureaux, nous avons nous aussi organisé le
voyage lors du dernier week-end de l’intégration, soit les 9, 10 et 11 octobre 2015.
Remarque : vous vous rendrez vite compte qu’il est très difficile de trouver des
dates pour l’organisation d’événements, tant le calendrier à Centrale est chargé.
Lorsque les week-ends ne sont pas pris par des événements d’associations, ce sont les
partiels qui nous prennent notre temps. Prenez le plus de facteurs en compte afin que
votre voyage ne fasse pas un flop pour vous retrouver fortement déficitaire !
La date choisie, il faut maintenant contacter les tours opérateurs pour demander
des devis et faire jouer la concurrence.
Vo yage à Be rli n
Le tour opérateur
Pour l’organisation, nous avons choisi de laisser faire les tours opérateurs pour
le transport et l’hébergement.
ATTENTION : certains tours opérateurs n’hésitent pas à semer le doute en
balançant des rumeurs sur leurs concurrents comme « Si le devis est si bas, faites
attention c’est parce qu’ils sont en faillite, ils ne vont pas pouvoir vous faire le voyage
finalement, et vous ne serez pas remboursé ! »
Cette année, le devis le plus intéressant a été proposé par VTR. Ils ont su
répondre à nos besoins et étaient très réactifs à nos demandes. L’auberge de jeunesse
proposée était très sympa et située pas trop loin du centre de Berlin.
De manière générale, nous avons été confrontés à peu de difficultés et le voyage
s’est très bien passé, malgré un long retour causé par les embouteillages.
Un seul aléa à régler concernait la prise en charge de la nuit des chauffeurs. Ils
nous ont demandé quelle chambre leur était réservée, alors que nous n’avions pas
convenu que ce serait à nous de leur proposer une chambre (nous avions réservé le
voyage que pour les 60 Centraliens sans prise en charge des chauffeurs). Cela n’était
pas une erreur du tour opérateur mais du responsable de l’agence de transport qui
devait réserver la chambre puisque VTR avait « réglé un forfait avec les frais de
chauffeur inclus ce qui [leur] évitait justement d’avoir à faire les réservations »
Finalement, le problème s’est réglé facilement puisque nous n’avions pas rempli notre
voyage, et il restait donc des chambres de libres.
Organisation post-réservation
Mis à part le contact des tours opérateurs et la mise en concurrence de leurs
devis, l’organisation post-réservation consistait en l’élaboration du guide du voyage.
Pour cela, nous avons emprunté en bibliothèque un guide du routard de Berlin,
et nous utilisions internet (ce qui peut sûrement suffire d’ailleurs). Aucun de nous ne
connaissait Berlin !
Vente des places
Nous avions 60 places à vendre pour le voyage à Berlin. Négociées, à 94€ par
personne, nous avons prévu une marge pour pouvoir payer intégralement les deux
places offertes aux G1 en or. Le voyage revenait donc à 98€ par personne.
Dès le parcours d’intégration nous avons commencé la vente en notant les
inscrits sur un Google Sheet partagé avec Nom, Prénom, Payé ou non avec type de
paiement, et adresse mail, numéro de téléphone. L’adresse mail est importante afin
d’envoyer à tous les participants un message quelques jours avant le voyage avec toutes
les informations pratiques (plus simple que de créer un groupe Facebook du voyage où
des informations peuvent vite se perdre). Le numéro de téléphone est aussi à ne pas
oublier pour pouvoir contacter les éventuels retardataires au car.
Nous avons vendu 55 places (dont celles des respo Voyages).
Ne pas oublier d’imprimer la liste des inscrits, à la fois d’un point de vue légal
pour le car, mais aussi d’un point de vue pratique.
Tout le long de l’intégration nous communiquions autour du voyage, via les
affiches préparées par le respo Comm mais aussi via Facebook en proposant des ventes
de places à la cafétéria. Les participants pouvaient payer par Lydia, par chèque ou par
espèces, et on leur proposait aussi de déposer l’argent dans nos boîtes aux lettres.
Sachez que la majorité des participants du voyage auront acheté leur place sur
le parcours d’inté. Prévoyez donc un prix pas trop cher car le chéquier aura souffert
lors de cette journée. Ensuite les centraliens se rendent compte de la fatigue de l’inté
et ne se motivent pas suffisamment pour un dernier voyage. Pensez à inciter les
membres du BDE à participer au voyage pour éviter un trop gros déficit.
Déroulement du voyage
Nous n’avons été mis au courant que deux jours avant le départ par la
compagnie de bus de l’heure du départ. Prévenez le plus tôt possible les participants
de préparer leurs affaires pour partir directement après les cours.
Lors du voyage, nous n’avons rien eu à encadrer si ce n’est ne pas oublier de
distribuer les guides (les faire imprimer au moins une semaine en avance à
l’imprimerie de l’Ecole), et répartir les participants dans les chambres. Nous
connaissions la taille et le nombre de chambre, nous avons laissé les personnes
constituer leurs chambres lors du trajet.
Bilan
Le week-end à Berlin s’est plutôt bien passé, les participants avaient l’air
content. Nous n’avons eu qu’une seule journée complète, mais avons pu voir pas mal
de choses. Le problème est que la durée du trajet était trop longue pour rester plus
longtemps sur place.
Au retour, nous avons eu des embouteillages et sommes rentrés très tard à la
résidence (pensez à dire aux lillois de trouver éventuellement un endroit où dormir à
la résidence comme il n’y a plus de métro).
Pour l’organisation du voyage, pensez vraiment à tous les petits détails pour ne
rien oublier et préparer au mieux le guide.
Les Crystas avant nous ont essayé d’organiser d’autres voyages (notamment ils
ont essayé d’aller au marché de Noël à Strasbourg) mais ont rencontré un problème de
date (partiels et campagne BDA).
Dina Hassar et Léa Vizerie - Responsables Voyages
Cette année on a fait deux soirées dédiées aux associations : la soirée bilan des
associations en juin où les associations pouvaient présenter tout ce qu’elles ont fait
pendant la journée et la classique soirée des associations, où elles pouvaient inviter les
G1s à s’inscrire aux assos.
Pour cette soirée on travaille en partenariat avec le VPI, qui est les responsable
pour tous les contacts avec les associations centraliennes.
Toutes les assos centraliennes présentant des slides sur ce qu’elles ont fait
pendant l’année ? C’est un peu chiant, non ? C’est pour ça qu’on a fait un jeu : l’asso en
Or. Chaque asso proposait des questions sur elle et, en face à face, ils devaient répondre
des questions sur des autres assos centraliennes (consultez notre drive pour mieux
comprendre). A chaque bonne réponse : Entartage ! Et, à la fin, l’association qui a
gagné le prix gagnait le droit d’apparaitre au mur de promo pendant l’intégration avec
le titre de asso en Or centralienne : Bravo Start’n Up !
Cette soirée est en général un énorme succès puisque tous les G1s veulent
découvrir les assos dans lesquelles ils vont pouvoir s’investir et viennent en nombre !
Si vous voulez faire à manger, pensez à une chose facile à faire et prévoyez une grande
quantité, vous pouvez même faire du bénéfice !
Cette année, une des propositions des Wasas c’était faire 3 running dinner, au
lieu de 2. La proposition a bien marché parce que ce genre d’événement est bien
apprécié pour des centraliens.
Pour faire varier la proposition, on a attribué des thématiques pour chaque
évènement :
 Juin : Une fois que les G2 étaient partis, on a fait un running Apéro pour
intensifier les relations entre les G1s. Comme l’apéro est souvent plus cher,
on a changé les règles : il fallait faire des trinômes et il y avait 3 créneaux au
lieu de 4.
 Septembre : Pour l’intégration des G1s on a fait un running dinner classique :
Des binômes parrain-fillot, thématique libre et 4 créneaux (Apéro, Entrée,
Plat et Dessert)
 Décembre : Durant leur mandat, les Crystas avaient organisé une soirée
dansante de Noël qui n’a pas bien marché parce que n’a pas eu beaucoup de
monde. Du coup, au lieu d’un torcho (beaucoup plus cher), on a proposé un
running apéro de noël (tartines + alcool !). Une bonne idée pour fêter la fin
de l’année !
Le travail des respos events sur le running dinner est assez limité puisqu’en fait
c’est surtout le respo web qui s’en charge. N’oubliez pas que, comme tous les
évènements, la communication est assez importante !
Pour cet événement, l’idée était de permettre à tout le monde de passer une
bonne soirée ensemble avant de devoir se séparer pour les vacances. On a donc décidé
d’organiser un barbecue à côté du foyer. C’était très cool parce que les centraliens
aiment beaucoup les barbeuc en plein printemps !
On a proposé au ClubMix et au Plugin de faire des concerts et on a fait plusieurs
jeux de bières avec le thème « Summer is Comming ». C’était très sympa comme
évènement !
N’oubliez pas de prévoir un plan de secours en cas de pluie !
Pour l’aprem à la rez, l’idée est de trouver des animations originales qui touchent
tout le monde.
Avec un budget plus petit que celui des campagnes, nous avons proposé un
Rodéo Mécanique, des jeux d’alcool (cubis de vin et bière) et d’autres petits jeux.
Pour cet événement, le plus important est la communication, comme il a
souvent lieu le weekend il faut prévenir les gens assez tôt afin qu’ils ne rentrent pas
chez eux. Il faut aussi veiller à proposer des activités pour tous si vous voulez attirer du
monde et être capable de parer au mauvais temps.
Le barathon est un des événements majeurs de l’intégration ! C’est la première
soirée sur Lille que les G1s connaitront donc elle se doit d’être mémorable (ou pas) !
En général, avant la rentrée des G1s, on part faire un repérage des bars sympas
et originaux qu’on souhaite ajouter au programme du barathon. L’idée est de les
centraliser autour des rues Solférino et Massena pour ne perdre personne et pouvoir
continuer la soirée en boîte par la suite.
Le respo partenaire a contacté les bars repérés pour qu’on puisse avoir des
réductions.
Ensuite, une fois le jour J arrivé, on donne rendez-vous à tous les G1s motivés
devant le DF et on les répartit en groupes à peu près équitables. L’idéal est d’avoir 2
membres du BDE par groupe.
Arrivés rue Solférino, les groupes se séparent dans les différents bars et après
avoir pris les spécialités on change de bars. L’objectif est de faire le plus de bars
possibles ! Cette soirée reste toujours dans les esprits !
A noter toutefois qu’il est primordial que les membres BDE accompagnent bien
le groupe jusqu’au bout.
Cet événement a été une nouveauté du mandat des Crystas qu’on a repris pour
améliorer les relations entre l’administration et les étudiants.
Pour l’organisation, il faut d’abord consulter l’admin pour trouver une date
satisfaisante.
Ensuite, rien de très compliqué ! Comme pour tout événement ou nous
fournissons un repas, il nous faut faire un budget et une liste de courses afin de pouvoir
nourrir tous les participants. Si vous faites le budget sur le site Auchan Direct, prévoyez
toujours un beaucoup moins que l’affiché sur le site. N’oubliez toutefois pas qu’il faut
aussi réserver le barbecue auprès de Mme Herchuelz.
L’admin et les étudiants forment des groupes bien distincts au début du repas
et tout notre rôle est donc là : faire le lien entre l’admin et les étudiants, les inciter à
communiquer librement mais aussi à se faire connaître.
Le colocathon est le deuxième événement sur Lille de l’intégration. Le principe
est de faire un tour des colocs de centraliens sur Lille.
Pour l’organisation ça prend pas mal de temps… Tout d’abord il faut partager
un Google doc d’inscription aux G2s afin qu’ils inscrivent leurs colocs s’ils souhaitent
participer. Une fois toutes les inscriptions recueillies (adresse, membres et nom) il
s’agit des faire des itinéraires. Le but est de ne pas aller trop loin (groupes de gens qui
ont « un peu » bu…) mais d’avoir des activités variées. Pour la répartition des G1s nous
avions fait une dizaine de groupes d’une dizaine de personnes. Il faut mettre 2 BDE par
groupe. Pour l’alcool, ce sont les 2 membres du BDE qui ont un sachet pour toute la
soirée à répartir entre les colocs visitées, sachant que chaque groupe passe par 3 colocs.
Cette année nous avions beaucoup de colocs participantes et ainsi chaque colocs
recevait 2 groupes sur les 4 créneaux disponibles, ce qui permettait d’éviter les
problèmes de voisinages à certains endroits.
Le colocathon reste en général un très bon souvenir pour tout le monde et
permet de voir Lille différemment !
Vous pouvez voir notre drive pour avoir plus d’informations.
Cette année, nous avons décidé faire le repas de bâtiment au même jour de la
Commun’Party.
R e pas de Bat i m ent
Pour le BDE cet événement repose beaucoup sur la communication et sur la
participation des membres du BDE au sein même de leurs bâtiments. Cette année, on
a eu l’idée de créer des groupes Facebook pour chaque bâtiment et établir un respo
bâtiment du BDE pour chauffer les gens à faire à manger.
C o mmu n’P art y
Pour cet évènement on a demandé aux associations et listes centraliennes de
proposer des activités avec un budget de 40€ par association. On a eu comme
propositions :
 Shot Musical – BDE Wasalille
 Tek Paf – Brigade
 Molkky + Beer Pong – BDL Borderlille
 Bataille Navale – Club TIME
 Beer Pong – Foy’s Team
 FlipCup – BGL Punchlille
 Fleshots – BDA Sol’Art
Pour les activités, ils nous ont dit le matériel (dont l’alcool !) dont ils avaient
besoin et on a tout acheté.
Essayez toutefois de contacter les assos le plus tôt possible pour les motiver,
vérifier bien que les prezs font tourner l’info aux membres et surtout n’hésitez pas à les
relancer !
Le repas de promo est encore une fois un événement de cohésion qui a lieu lors
de l’intégration des G1s.
Pour réaliser cet événement, nous avons travaillé avec le respo partenaire.
Après avoir nous même fait des recherches pour dénicher des restos sympas capables
d’accueillir environ 200, 250 personnes ; nous avons demandé au respo partenaire de
les contacter afin de savoir s’il était possible d’y organiser le repas de promo à un tarif
accessible. Finalement le repas de promo s’est fait au Flam’s pour un tarif de 10,50€
par personne avec flamenkuche à volonté.
Une fois le resto et le prix fixés, nous avons surtout fait de la comm’ pour
motiver les gens. Cet événement permet vraiment de découvrir l’ambiance de Centrale
et d’apprendre à se connaître.
FAIRE ATTENTION AVEC LA LOGISTIQUE : Organiser l’arrivée de 200
centraliens n’est pas simple. Il faut éviter la queue et ne pas se tromper sur la quantité
de gens.
C’est une sorte de tradition à Centrale qui permet à la fois aux fillots et à leurs
parrains de se connaître davantage mais aussi de rencontrer du monde.
Le premier événement est le repas parrain/fillot. Le principe est simple : le
parrain invite son fillot pour un repas. En général les G2 se regroupent et organisent
un repas pour tous leurs fillots, ce qui permet à ces derniers de faire connaissance avec
d’autres G1 et de découvrir un peu plus l’ambiance centralienne.
Un peu plus tard pendant l’inté, c’est au tour du fillot de préparer un bon repas
à son parrain. Le principe reste le même, le mot d’ordre étant la convivialité !
Pour cet événement le rôle des respos événement est limité, il nous suffit de
faire de la comm’ sur la soirée et d’inciter les étudiants à y participer, ce qui est toutefois
très important pour assurer une bonne présence des G1s.
«
»
Comme cette année on n’avait que 2 listes BDE, on a organisé une soirée pour
remplir un des créneaux vides du planning de campagne.
Pour cela, on a proposé plusieurs défis pour qu’on puisse choisir la « liste en
or ».
Comme tout évènement, on doit faire : brainstorming, budget, distribution des
créneaux, courses, préparation, rangement, communication, animation (dont la
playlist) et nourriture. Une chose à améliorer si vous refaites un évènement de ce genre
c’est proposer plus d’activités aux non-listeux qui viennent à la soirée.
Pour des raisons de commodité, la description de cette soirée se trouve dans la
partie event mais le projet a été porté par Maxime, Adrien et Joana.
Nous avons organisé la première édition de la soirée communiste. Le principe
est que l’ensemble des participants payent le même prix pour leur participation à la
soirée quelle que soit la quantité de bière consommée.
Cette année, nous avons eu un peu plus de 70 participants pour un coût
d’environ 10€ par personnes. Dans ce coût est compté la bière, le vin, la nourriture
(nous avions fait des hot-dogs). Le BDE a quant à lui payé le scotch pour la moquette
et les décorations/déguisements.
L e pai e me nt
C’est la partie la plus difficile à gérer dans cette soirée. Nous avons pris le pari
de fixer une caution à 15€ (par chèque ou espèce) pour l’entrée et de rembourser les
gens après coup. Par chance, il nous a suffis de rendre un billet de 5€ à chaque
personne. Tout s’est bien passé même si le remboursement des gens est une étape assez
fastidieuse. De la même manière, comme tout événement centraliens, les gens ont
tendance à s’inscrire au dernier moment et il est difficile de prévoir la quantité à
acheter. On peut espérer qu’après une entrée en matière un peu difficile (« Attention
ils inventent une nouvelle soirée, ça va être de la merde »), la soirée va petit à petit se
pérenniser et il sera plus facile pour vous de la perpétuer.
L a s o i ré e
Durant la soirée, nous avons moquetté pour être sûr que les gens ne se blessent
pas. Il faut faire attention aux personnes qui seraient tentées de trop boire et à ceux qui
voudraient offrir des bières à des amis ne participant pas à la soirée. Pour pallier à ce
problème, nous avons interdit la vente de bière aux non participants à la soirée mais
nous leur avons laissé la possibilité de venir au foyer profiter de ce bon moment.
Nous avons proposé des activités durant la soirée afin d’assurer une bonne
ambiance. A partir de 23h30 environ, nous avons enlevé les activités et nous avons
proposé à EH de mixer.
Lucas REGIS PACHECO, Maria OLLERO – Responsables Evénements
Nous allons revenir sur les différents points importants pour la bonne
organisation d’une soirée dansante, les différents problèmes qui peuvent survenir dans
l’organisation et la gestion d’une soirée et quelques conseils pour les prévenir ou les
résoudre.
L e c ho i x de la d at e
Dans ce premier point nous allons vous définir les différentes étapes auxquelles
il faut penser pour réussir une bonne soirée dansante.
En premier lieu, il faut commencer à penser à son organisation environ 1 mois
et demi avant l’évènement en réfléchissant à une date. Selon celle qui sera retenue, il
pourra être judicieux de demander au respo comm’ de lancer un Save The Date,
notamment lorsqu’il s’agit d’une veille de départ en vacances ou veille de week-end
prolongé pour que les centraliens achètent leur billet de transport pour le lendemain.
Les soirées sont principalement organisées du lundi au vendredi soir. En effet,
durant le week-end, les personnes habitant relativement proches de Lille rentrent chez
elles toutes les semaines voir toutes les deux semaines. Les principaux facteurs
permettant de décider d’une date sont :
 La présence de navettes les jeudis et vendredis soir, permettant de relier la
résidence à Lille centre. Ainsi les lillois peuvent venir et repartir de la soirée
quand ils le désirent. De plus, cela évite qu’ils conduisent saouls pour rentrer.
 Le mercredi soir, étant donné qu’il n’y a pas cours le jeudi après-midi, les
gens sont plus motivés à sortir, aller en cours le matin en subissant un peu
puis rentrer chez eux faire une sieste.
 Les veilles de jour férié, si il n’y a pas de ponts, sont idéales pour ramener
beaucoup de monde mais compliquées à gérer. En effet étant donné que les
gens n’ont pas cours le lendemain, ils ont tendance à s’alcooliser de façon
plus poussée et donc il y a plus de personnes fortement alcoolisées à ramener
et à gérer afin d’être sûr de leur état.
Afin de décider la date de la soirée dansante, il est préférable d’utiliser
l’hyperplanning centralien et iteemien. Vous pouvez aller sur Planning, promotion,
emploi du temps en grille puis regarder le planning de chaque groupe de TD (ex : G1A) afin de savoir quels cours ont les étudiants le lendemain et de placer judicieusement
la soirée dansante.
Il est aussi important de prendre en compte le but de ces soirées. En effet pour
les désinté G2 et G3 il faut accorder plus d’importance à la disponibilité des G2s et G3s.
Ensuite il faut annoncer les différentes possibilités en réunion BDE et choisir avec le
BDE la date. Dès la date choisie, la communiquer au président du foyer afin qu’il la
réserve et qu’il rédige les conventions qu’il trouve les parrains et communique
l’évènement au directeur de l’AGR.
L e c ho i x du t h ème
Pour choisir le thème de soirée, nous faisions une première réunion entre respos
soirées afin de faire émerger les premières idées, puis nous les soumettions au vote lors
des réunions BDE. Il est aussi possible de démarrer directement un brainstorming
pendant une réunion BDE, mais il faudra préalablement s’assurer que les ordres du
jour ne sont pas trop importants car un brainstorming peut vite faire perdre du temps.
Les respos soirées du mandat d’avant réalisaient un google doc partagé entre
tous les BDE pour brainstorming puis retenaient certains thèmes, passaient à un vote
entre BDE ou choisissaient eux-mêmes.
A vous de trouver votre bonne manière de faire !
Comment choisir un bon thème ? Les différents critères sont :
 Facilité à trouver un déguisement
 Etre original
 Donne envie d’aller à la soirée
 Permet de réaliser une ou plusieurs activités sympas
 Facilement illustrable pour la comm’
Ainsi vous pourrez donner le thème à vos respos comm’ afin qu’ils commencent
à travailler sur l’affiche et la comm’ sur Facebook. Alors la comm’ pourra être lancée
un mois avant l’évènement afin que les potentiels participants réservent la date et
prévoient en conséquence de ne pas partir ou qu’ils s’avancent sur les cours. Mais aussi
qu’ils puissent aller trouver des déguisements. Vous pourrez les orienter vers vos
partenariats, Kiloshow par exemple et recevoir des goodies, de la décoration et plus
peut-être si vous arrivez à ce que beaucoup de personnes aillent acheter des
déguisements.
Tro u ve r de s ac t i vi t é s
Maintenant que le thème est fixé, il faut trouver des activités sympas pour la
soirée. Cependant, le budget est souvent très serré, il ne s’agit donc pas de tout
dépenser là-dedans mais de déborder de créativité !
Fai re le bu dge t
Nous partagions tous nos documents sous un Drive Respo Soirées. Ainsi, chacun
pouvait mettre à jour le budget selon les prix qu’il trouvait pour telle activité, ou tout
simplement pour les courses. Lors de la passation, nous vous donnerons tous nos
documents afin que vous ayez un premier modèle.
N’oubliez pas de demander à votre trésorier le budget alloué pour la soirée
dansante, qui varie selon le nombre de participants estimé.
L e s c oc kt ai ls
Afin de réduire au maximum les coûts des cocktails il est très utile de faire appel
à des partenariats et d’utiliser les softs qu’ils vous ont fournis (Pepsico). Mais aussi
réutiliser les restes des anciennes soirées.
Vous pouvez soit faire des cocktails que vous appréciez beaucoup et qui sont
connus, soit rechercher sur internet des idées de cocktail, mais aussi contacter Centrale
Cocktail afin de leur demander des choses originales. De plus il est possible qu’ils
fassent une partie du service lors de la soirée en tenant un bar. Ils serviront de très
bons cocktails mais leur prix sera plus élevé que les autres. Contactez les surtout si la
soirée est importante ou si vous avez beaucoup de créneaux à faire comme à celle d’inté,
celle d’halloween ou à la Désinté G2 afin d’alléger les BDE.
Lors de notre mandat, nous proposions toujours un cocktail sans alcool que
nous préparons verre par verre selon les commandes.
N’oubliez pas de prévoir des bidons vides de 5 Litres pour servir facilement les
verres.
Demandez à votre respo comm de réaliser une jolie carte des cocktails à
imprimer en 2 exemplaires et à faire plastifier pour chaque bar.
L e s fû ts de bi è re
Étant donné qu’ils font leur commande le lundi matin pour recevoir les fûts le
mercredi, ne tardez pas à commander les fûts au foyer.
Nous prenons généralement 7 fûts de 30L, mais n’oubliez pas que le foyer
rachète les fûts non ouverts.
C o mmande r le s vi de u rs au pré s ide nt BDE
Au moins une semaine à l’avance.
C o mmande r le s brac e le t s
L’idéal est que les deux dernières étapes soient faites 2 semaines avant la soirée
afin de relancer une comm’ plus précise sur l’événement (si possible 1 semaine avant
la soirée, 3 jours avant et la veille).
A s s u re r la ve nt e de pl a c e s
Pendant 3 jours aux pauses de 10h, 12h et 15h30 à l’école. Faire des rondes vente
de place de 20h à 23 h lors de la soirée et avoir une caisse a foyer.
Pensez à regarder les cours des G3 qui sont moins souvent à Centrale et qui n’ont
donc pas toujours l’occasion d’acheter leurs places. Cela nous a notamment posé
problème pour les pré-ventes de la soirée d’Haloween puisqu’il y avait un nombre de
places limités.
A ffi c h age
Il faut prévoir des créneaux affichages dans la rez 2 ou 3 jours avant
l’événement, c’est assez
rapide, à faire après les cours par 3 binômes sur les bâtiments (ABC - DE -F)
Fai re le s c o u rs es
De préférence avec le trésorier l’avant-veille et la veille (des fois il n’y a pas assez
de stock, d’où le fait d’envisager d’y passer une deuxième fois). Les prix les moins chers
sont : à promocash pour les liqueurs, softs, verres et à Auchan pour les hards.
Enfin il faut acheter le scotch à Leroy Merlin (8 noirs pour les plaintes et entre
les bouts de moquette et 6 jaunes double face) mais n’hésitez pas à en acheter plus au
début, c’est mieux que de tomber en panne et devoir en racheter en urgence le jour J.
Les restes vous serviront pour le torcho suivant.
C o ns ei ls
 Ne pas s’inquiéter si 6 h avant la soirée il n’y a qu’une trentaine de places
vendues et peu de participants sur l’évènement Facebook, les Centraliens
prennent très souvent leur place au dernier moment.
 Il faut toujours être en interaction avec le président du BDE, ne pas lui
mettre de créneaux pendant la soirée afin qu’il puisse gérer les problèmes
tels que les interventions de sécurité campus et de la police si cela arrive.
 Si certains des organisateurs ne font pas leur travail correctement et que
vous n’arrivez pas à bien communiquer, n’hésitez pas à en parler à votre
président, du fait de son statut, il les recadrera si besoin est.
 Faites attention aux pauses des membres du BDE, prévenez les que ce ne
sont pas de vraies pauses mais plutôt un moyen de vérifier que la soirée se
déroule bien, sans gros incident majeur. D’ailleurs lors du briefing, insistez
bien sur le fait qu’aucun membre ne doit boire pour assurer ses créneaux
tout au long de la soirée.
 Lors d’une soirée dansante, tout se passe très vite et il arrive parfois qu’il y
ait beaucoup d’imprévus à gérer simultanément. Ainsi il faut relativiser,
prioriser les problèmes et savoir à qui on peut faire confiance afin de leur
déléguer les tâches et qu’elles soient bien faites.
 Il est très bien de faire des événements originaux et plein d’activités mais
n’oubliez pas que ces activités doivent être faites en toute sécurité. Ainsi si
les activités peuvent avoir certains risques, il faut savoir les prévenir et
mettre en places des moyens et consignes pour empêcher tout problème.
Ainsi n’hésitez pas à échanger avec le président du foyer et les anciens BDEs,
ça se trouve, ils ont déjà eu ce genre de problématiques.
 Bien réserver le master à l’avance pour les courses
 Evaluer la quantité de boisson/ alcool/shot ainsi que leur prix au litre afin
de pouvoir augmenter le volume de cocktail/shot peu cher en cas de
problème de budget (nous vous donnerons nos budgets de l’an passé si vous
voulez vous en inspirer).


Pour les personnes qui vendent des places (au foyer et pendant les rondes)
dites leur bien de noter les noms prénoms, numéros de chambre de chaque
personne afin qu’en cas de problème on puisse les ramener chez eux
Avant de faire les plannings, pensez à demander aux membres BDE s’ils ont
des contraintes particulières sur leurs créneaux (rattrapage le lendemain,
responsabilité ailleurs, etc.)
L a dé s i nt é G2
C’est la première soirée que vous organiserez et vous aurez peu de temps pour
la préparer ainsi dès votre élection il faudra se mettre au travail.
Etant donné que c’est la dernière soirée des G2s, il est habituel de leur donner
des T-shirts blancs (environ 200) afin qu’ils puissent écrire sur les T-shirts de leurs
amis.
Lorsqu’on avait la petite salle, elle était réservée aux G2 pour un cocktail à base
de mousseux et petits fours, avec la réorganisation du foyer, pensez à trouver une autre
dédicace originale.
Enfin il est possible de contacter le CLAP afin d’organiser un confessionnal. Le
concept est de filmer les G2s sur un canapé situé dans des toilettes ou à l’étage coté
petite salle où ils font leurs adieux à Centrale.
Faites attention à la date, les G2 ont très peu de temps entre la fin de leurs cours
et leur départ en stage pour déménager donc ne la faites pas le dernier jour. Faites aussi
attention aux soutenances.
Passation brigade
A partir de 20 h, la brigade organise une série de concours de boisson dans la
résidence afin d’effectuer leur passations. Les G1 y participant seront fortement
alcoolisés. Ne pas hésiter à refuser l’entrée à la soirée dansante s’ils sont trop alcoolisés.
Et prévoyez des personnes du BDE afin de surveiller cet évènement. Attendez-vous à
devoir ramener et gérer une quinzaine de personnes assez agaçantes.
A la fin de la passation, la pelouse de la résidence était vraiment pleine de
déchets en tout genre. C’est malheureusement au BDE de ranger puisque c’est le BDE
qui sera tenu responsable de la dégradation de la résidence face à l’admin. Ce sera aux
personnes en ronde “creuse” (c’est-à-dire les créneaux où les gens sont tous au foyer
de 1h à 2h par exemple), ou aux personnes en pause à aller nettoyer. Vous pouvez aussi
ajouter des créneaux “nettoyer la rez” vers 1h.
L a s o i ré e d’i nt égrat i o n
C’est la soirée ou vous découvrirez les nouveaux G0, ne connaissant pas le lieu
et venant de finir 2 ans de travail intense sans avoir beaucoup consommé d’alcool, ils
voudront vivre pleinement la soirée et certains abuseront un peu trop de l’alcool. Ainsi
vous aurez beaucoup de problèmes à gérer durant la soirée.
Faites de votre mieux pour que cette soirée se passe bien, cela marquera un bon
départ ou non du mois d’intégration. Attendez-vous à une grande affluence en nombre
de personnes et de problèmes à gérer. Essayez de commencer à travailler sur cette
soirée durant les vacances afin d’être tranquilles lors du début de l’intégration.
Choisissez un thème bien compréhensible et assez général qui permet de se
déguiser facilement, c’est celle où les personnes font le plus d’effort pour se déguiser.
De plus le concours du meilleur déguisement à cette soirée lancera le concours du G1
en or. Pensez à une bonne communication sur cette soirée avant l’arrivée des G0 pour
qu’ils puissent apporter leurs déguisements.
La journée de la soirée, vous aurez à gérer le parcours d’inté avec le BDE ainsi,
préparez tout ce qui est nécessaire la veille de la soirée (notamment le moquettage)
afin de ne pas être pris au dépourvu.
Essayez de mettre en place des moyens afin de pouvoir savoir rapidement où les
G0 habitent. S’ils sont en mauvais état vous pourrez plus facilement les ramener. Par
exemple, écrivez leur chambre sur leur main à l’entrée de la soirée ou lors du BBQ du
Forum.
L a s o i ré e d’Hallo we e n
Par tradition, cette soirée a lieu le 10 novembre, veille du 11 novembre férié.
Cette soirée s’organise généralement avec les BDI donc essayez de faire bien
connaissance avec eux et mettez-vous d’accord avec eux sur leur investissement durant
cette soirée. Attendez-vous à une grosse affluence, en effet, c’est la première soirée
dansante après la fin de l’intégration ainsi les gens l’attendent avec impatience.
C’est l’une des soirées où l’on met le plus de déco, on vous en a laissé pas mal
dans le garage du DF.
Attention, organiser l’événement avec le BDI signifie avoir plus d’organisateurs,
ainsi plus de pauses lors des créneaux. La soirée d’Halloween étant une soirée où les
participants sont bien alcoolisés il faut faire attention à ce que tous les organisateurs
soient sérieux. Mettez-vous d’accord avec le prez BDI pour qu’il communique bien
l’info à son bureau et faites de même avec les BDE.
L a s o i ré e de no ël
Traditionnellement, cet événement est organisé par les trois BDX.
Les Shakes Lille Up ont organisé une soirée sur Lille, Les Crystas ont fait une
soirée dansante après la campagne BDA et les deux ont eu une faible affluence, ce qui
a engendré des pertes.
Nous avons organisé un running apéro avec un after au foyer qui a plutôt bien
marché. Nous avons pris le parti de le faire un samedi, il faut donc bien communiquer
sur la date si vous comptez faire de même. Pensez cette fois à moquetter le foyer pour
éviter les accidents.
L a s o i ré e dé si nté grat i o n G 3
Cette année puisque les vacances étaient trop tôt et que les campagnes
occupaient tout le planning avant le départ des G3, nous n’avons pas pu organiser
d’événement. Cependant il faut savoir que la désinté G3 est un réel torcho à organiser.
Il faut trouver une date hors campagnes pour qu’ils viennent. Faites aussi attention au
départ au ski.
Dina Hassar, Samy Hamwi et Léa Vizerie – Responsables Soirées
Pour bien vous préparer à organiser et gérer l’événement le plus compliqué et le
plus attendu de l’année, nous vous avons préparé le plan général en quelques étapes,
que nous vous conseillons de suivre pour être bien prêts le week-end du 8 au 11
Septembre 2016. Vous trouverez à la fin de cette partie un petit planning récapitulatif
pour bien visualiser les échéances-clés.
Un WEI est le résultat de deux mandats. A votre élection, le contrat a déjà été
signé par nos soins. Même si cela peut sembler frustrant de ne pas pouvoir tout décider
de son WEI, l’expérience d’un WEI en tant qu’organisateur est très utile pour négocier
un contrat de WEI. C’est pour cela que nous allons commencer par les premières tâches
que vous aurez à faire après votre élection.
Tout d’abord je vous conseillerai de visiter le lieu du WEI en fin d’année scolaire.
C’est un weekend très sympathique et qui est très important pour avoir une image de
ce qui est faisable ou non pour votre WEI. Vous devriez y aller à au moins 5 personnes
si vous ne pouvez pas y aller tous les 7.
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Il faut :
Aller dans le camping
Prendre un plan du camping
Regarder s’il y a des voisins
Regarder où est le supermarché et l’hôpital le plus proche
Checker où on peut stocker la bouffe (et si ça ferme bien, s’il y a un frigo)
Vérifier si on peut mettre l’électricité partout où vous en aurez besoin
Prendre des photos de tout !

Prendre contact avec le personnel du camping, se présenter… Il faut tout faire
pour avoir la meilleure relation possible avec eux.
Vo s re s po ns abi li t é s
Avant de passer aux choses un peu plus amusantes, un petit rappel : le WEI
comporte des risques, et ces risques, vous en êtes responsables. Il faut impérativement
prendre une assurance responsabilité civile, qui prendra en charge les dommages, au
moins en partie, en cas d’accident (si vous oubliez l’administration devrait vous le
rappelez). Par ailleurs, il faut accroître la surveillance pendant les soirées : engager des
vigiles, utiliser et communiquer avec la protection civile et faire un maximum de
rondes, dans tout le camping. On sait bien que personne n’a jamais listé pour ramasser
les soulards et nettoyer leurs vomis, mais en cas d’accident, c’est vous qui prendrez,
alors soyez persuasif auprès des BDX, et organisez-vous pour surveiller efficacement
les soirées (Essayez de leur faire limiter leur alcoolémie sur place aussi, ce n’est pas
gagné, mais ça vous aidera beaucoup).
Point important :
L’année avant nous, les Crysta avaient demandé à deux centraliens possédant le
BNSSA de surveillez la zone aquatique en tant que surveillants de baignade. Si vous
choisissez cette option là également, n’oubliez pas de les inscrire comme bénévoles lors
du weekend auprès de l’assurance du BDE. Ils leurs avaient proposé une réduction du
prix de leur weekend en échange de leurs services. Nous avons tout fait pour également
en obtenir mais aucun centralien ou exté n’a répondu favorablement à nos appels du
pied. Ce sont donc des BDX qui ont assurés les créneaux piscines et nous avons
interdits la baignade dans l’Atlantique pour éviter des problèmes dont nous n’avions
pas besoin.
Nous avons décidé de suivre le modèle des deux années précédentes en ne
formant qu’une seule équipe d’organisation réunissant les 2 BDA, 2 BDS et 3 BDE.
Nous vous conseillions par ailleurs de définir des postes bien clairs afin que durant
toute la préparation du WEI, chacun sache parfaitement ce qu’il a à faire et que
personne ne se repose sur le travail d’une, deux, ou trois personnes.
Pour vous donner un ordre d’idée des postes qui pourraient être intéressants,
voici une petite liste modulable à votre convenance.
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Un leader (du BDE) s’occupant des relations avec le tour opérateur, du C5 et
du budget (et donc de la vente de place). Il devra aussi faire en sorte que tout
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


le matériel soit acheté à temps et que rien ne soit oublié. Il devra suivre
l’avancement de tous les projets.
Un respo Association s’occupant de faire le lien avec les associations pour le
matériel et leurs activités
Un à deux responsables de la soirée
Quelqu’un qui gère le planning et la répartition des bus et bungalows
Une personne travaillant sur les activités organisées par les BDX (repas
compris)
Un à deux respos partenaires qui recherchent activement des partenaires
pour le WEI.
Vous pourrez répartir le reste du travail entre les plus motivés. Ceci n’est bien
entendu qu’indicatif.
Nous n’avons décidé de ne pas réitérer le tournoi géant par équipes par ce que
nous ne souhaitions pas imposer d’équipe et de planning aux gens pour qu’ils puissent
profiter au mieux des activités qu’ils préféraient. Nous avons cependant conservé le
principe des stands était tenu par une association de l’Ecole, avec un jeu ou un goûter
proposé par l’association ou par nous-même si elle n’avait pas d’idée. Cela demande
donc beaucoup de travail, sans compter qu’il faut trouver les accessoires pour les jeux
et communiquer davantage avec les associations mais selon nous, cela vaut le coup.
L e s s oi ré e s
Elles peuvent se dérouler dans un chapiteau ou dans une salle, voire dans une
boîte de nuit à proximité. En ce qui nous concerne, nous avons fait les soirées dans une
salle du camping. Vis-à-vis de la salle, il faut faire attention à plusieurs choses, surtout
au moment de la visite des lieux : la capacité, la forme de la pièce (apparemment
importante pour le réglage des balances du club mix), mais aussi déterminer les
endroits où mettre le club mix, et le bar, etc. Nous avons choisi d’installer une scène
supplémentaire dehors pour le Plug In et les élections Miss et Mister WEI. C’est un
risque à prendre avec le temps mais c’est vraiment plus agréable de profiter des
concerts du Plug In dehors.
En ce qui concerne la sonorisation et les éclairages de la soirée, s’ils ne sont pas
inclus dans le contrat, il faut ramener le matériel qui se trouve au Foyer et au local Plug
In (enceintes mais aussi éclairages). Cette année, vous n’aurez surement rien à ramener
mais pensez-y pour l’an prochain. Attention également au timing d’installation des
enceintes entre le concert du Plug In (souvent en début de soirée) et la soirée dansante
si vous utilisez les mêmes enceintes. Pour le WEI 2014, le Plug In utilisait ses enceintes
et nous utilisions celles du club mix et du foyer pour les activités et les soirées. De même
pensez au temps d’installation du matériel du CLAP pour les JT. Il vaut mieux aussi
trouver une personne à Centrale calée dans tout ce qui concerne la sonorisation pour
lui demander des conseils et surtout pour qu’il câble tout une fois sur place, les
membres du tour opérateur peuvent être de bons conseils. Par ailleurs, comme dans
toutes les soirées que l’on organise, il ne faut pas oublier que les tickets consos sont
obligatoires, avec l’interdiction des open bars.
Tous les BDX ont des créneaux pendant les soirées, préparez des plannings c’est
très très important ! Il n’y a que 3 types de créneaux : le bar, les rondes et le rangement.
Il y a environ 55 BDX, s’il n’y a pas de créneaux imprimés et affichés, vu le monde
prévu, les gens se disent qu’il y aura toujours quelqu’un pour les remplacer et
finalement personne ne fait rien. Il faut absolument que tout le staff sache quoi faire et
à quel moment.
Il est énervant de s’occuper de ses co-listeux qui font n’importe quoi ou
esquivent les créneaux, en plus des G0 beaucoup trop excités.
Bien sûr vous n’êtes pas censés dormir du week-end, donc préparez bien les
canettes de RedBull pour rester éveillés, ce week-end est très long, la tête suivra mais
il faut que le corps suive aussi !
L e s pro je t s de s as s o ci ati o ns
Il est très important d’impliquer les futurs G2 participant au WEI dans
l’organisation du weekend. Cela concerne tout d’abord les BDX. Ceux-ci ont des
créneaux tout au long du weekend et donc une grande responsabilité. D’autres G2 sont
également concernés, généralement par associations, sélectionnés à travers l’étude des
« projets » qu’ils proposent. Il peut s’agir de goûters, de repas, de stands ou autre…
Attention à bien demander un devis complet de ce dont ils auront besoin au moment
de la soumission de leur projet, à bien leur indiquer que tout article non précisé dans
le devis sera à payer de leur poche et le nombre de personne qu’ils souhaitent faire
venir. La communication avec eux est très longue mais elle est essentielle pour ne rien
oublier à Lille. Ces G2 non BDX sont là surtout pour l’ambiance du WEI mais il faut
leur faire comprendre qu’ils sont partie intégrante du projet et que la réussite du WEI
dépend d’eux, surtout s’ils se sont engagés à faire un stand par exemple. Il est très
difficile de leur faire prendre conscience que l’activité qu’ils ont proposée n’est pas un
prétexte pour venir au WEI et qu’une fois sur place, ils peuvent boire autant qu’ils
veulent, il ne faut pas hésiter à les relancer pour qu’ils organisent l’activité prévue.
Pour maintenir motivé tout ce petit monde, il faut leur envoyer quelques mails
pendant la préparation, des mails carrés, précis mais aussi enjoués pour les tenir
informés des tâches qui leur seront confiées.
Un conseil important :
L’année dernière nous avons prévu environ une centaine de G2 hors BDX. Afin
d’anticiper une modification du contrat avec le tour opérateur dans le cas où vous vous
apercevez qu’il y a trop ou pas assez de personnes impliquées, nous vous conseillons
de mettre la deadline de l’appel à projet assez tôt afin d’avoir une marge de sécurité
pour négocier avec le TO. Attention aux doublons (personnes qui sont dans plusieurs
projets), s’ils sont dans trop de projets, c’est juste qu’ils veulent venir et ne rien faire !
Pensez à OBLIGER les G2 à payer avant de partir en vacances.
L’estimation du nombre des G1 reste bien sûr un casse-tête étant donné que
nous avons la liste des futurs G0 que très tard pendant les vacances. Lors de votre
mandat, vous allez devoir appeler tous les G0 à la toute fin du mois d’août pour les
tenir informés des modalités de la rentrée et des 4 semaines d’intégrations qu’ils vont
vivre (en particulier du WEI). Profitez de ces appels pour leur demander s’ils comptent
venir au WEI et prévenez les du bus dans lequel ils seront. Vous aurez comme ça une
première estimation importante pour augmenter ou réduire le nombre de place du
contrat.
L e pai e me nt
Encore une partie très longue et fastidieuse!
En général les tours opérateurs demandent certaines échéances pour les
paiements, et bien sur tous les paiements doivent être en partie réglés avant le WEI.
Il est donc important d’avoir avec les versements des G2 et BDX une certaine
somme, sur le compte du BDE (à voir avec le Trez’). Attention aux délais
interbancaires, nous vous conseillions donc de demander un prêt au CA courant août
pour être sûr d’avoir les fonds pour le dernier paiement juste avant le départ des bus.
Cela a été la pire frayeur de Sam et moi-même le jeudi matin avant le départ des bus
quand nous avions les fonds pour les bus bloqués par la banque sur notre compte et
vous ne voulez vraiment pas revivre notre stress ce matin là : Soyez Prévoyants ;)
Conseil très important (encore une fois) : Pensez aux paiements dès le
lancement des projets, fixez un prix G1, G2, BDX dès le début, et imposez des deadlines
sur les paiements très tôt, n’hésitez pas à abuser des menaces pour récolter les
paiements des G2, toutes les excuses sont bonnes pour ne pas payer. « Ah j’ai plus
d’argent en ce moment, je préfère attendre en septembre … » ou « ouais mes vacances
coûtent trop cher j’ai plus rien je pourrai payer qu’en septembre » et j’en passe.
Essayez de récupérer tous les chèques (de cautions et de paiements) ainsi que
les chartes WEI des G2, BDX compris, avant les grandes vacances.
Deuxième problème : Les BDX.
Les BDX ont tous une place au WEI. Ils ne vont pas hésiter à repousser les
échéances, et bien sûr ça ne vous arrangera pas du tout.
Donc pareil, faites un post très tôt sur votre groupe de liste, informez les BDA et
BDS par les respos WEI BDA, BDS pour prévenir du paiement très vite, sinon pareil,
les excuses vont venir très vite, alors montrez-vous fermes !
Sinon pendant l’été vous devez désigner une personne du BDE (les autres BDX
ne font rien pendant l’été, alors ne soyez pas surpris) pour garder contact avec chaque
« chef » de projet en G2 par mail pour parler des modifications possibles sur les
projets, les paiements non effectués et j’en passe, vous aurez de quoi faire.
Enfin renseignez-vous vite sur la mise en place de la plateforme en ligne (Lydia)
pour faciliter les paiements. Normalement, le trésorier aura accès au compte de
l’association AE EC Lille que nous avons utilisé l’année dernière.
Pour conclure cette partie, vous devez vous rappeler que des places sont aussi
prévues pour les anciens respos WEI du BDE ainsi que le président pour toute les
galères qu’ils ont traversés pour l’organisation de votre WEI (bien ou pas !), alors
demandez nous rapidement si nous voulons venir ou pas, le tarif sera le tarif BDX pour
nous. C’est une tradition compréhensible. Cependant l’administration n’avait pas l’air
au courant l’année dernière. Assurez-vous qu’elle le soit bien cette année et qu’elle soit
d’accord. Elle avait catégoriquement refusé que les G3 puissent participer. Même avec
nos problèmes de places non vendues. Il a cependant été possible de négocier la venue
d’anciens BDX au WEI.
P lani fi e r t o ut le dé ro u le me nt du we e k - e nd
Pour que tout se passe bien sur place, il est indispensable de tout planifier, de
manière très détaillée, pour que chacun sache ce qu’il a à faire, heure par heure.
Il vous faudra faire :
 1 planning général
 1 planning pour CHAQUE BDX encadrant, comme pour les plannings de soirée
mais à l’échelle d’un week-end !
 1 planning pour chaque G2 qui veut faire une activité (lui indiquer quand il peut
commencer à s’installer, etc), en procédant par association de préférence. Nous
n’avions pas eu le temps de le faire et il est vrai que cela a un peu manqué. Nous
leur avons donc donné à tous rendez-vous sur le lieu de leur activité et nous leur
avons donné leur matériel.
Pour éviter les déboires imprimez vos plannings en amont, en plusieurs
exemplaires, distribuez-les sur place aux concernés (dans leurs bungalows par ex.), et
envoyez les aussi (via Facebook, etc.) à tout le monde, qu’ils puissent les consulter sur
leurs portables. Pensez également à emporter une imprimante sur place (avec de
l’encre), si les plannings viennent à manquer, ou en cas de changement de dernière
minute.
Enfin, parce qu’il y a toujours des imprévus (pluie, activité annulée, retards des
bus…), soyez flexibles, et prévoyez des plans bis !
A ppro vi s i o nne me nt e t s t oc kage
Il faut faire une liste de course en parallèle du budget. C’est assez difficile
d’évaluer les quantités. Le mieux est de s’inspirer du budget réel précédent.
Une fois la liste de course établie, il faut regarder ce qui est en stock au DF et
démarcher des partenaires pour le reste (ex : boissons Pepsico, Redbull, Mister
Freeze).
Il faut prendre en compte le transport. Des fois c’est plus intéressant de se faire
livrer sur le camping ou d’acheter près du camping (notamment sur le frais) et des fois,
mieux vaut acheter à Lille et descendre les marchandises en Master ou en bus. Dans
tous les cas, certaines choses doivent être achetées obligatoirement sur Lille pour le
bus : sacs poubelle, bataille à la rez, accessoires pour le bus, alcool pour le bus ... Il ne
faut pas non plus négliger la taille des bus et du Master, on peut mettre énormément
de chose dans celui-ci.
Pour passer les commandes aux supermarchés, il faut les prévenir en avance (au
moins 2 semaines). Ils n’auront pas tout en stock sinon.
Pour les magasins de gros (Promocash ou Metro) il faut une carte (qui dépend
du magasin donc pas possible d’utiliser la carte BDE à Marseille par exemple). Le
camping ou le tour opérateur peut parfois vous prêter ses codes (leur demander).
Il faut vraiment être rigoureux et bien organisé. Surtout que certaines
marchandises partiront en Master avec les respos, d’autres partiront en bus et dans ce
cas il faut nommer un respo qui supervisera le chargement du bus (vous serez au
camping vous ne pourrez pas vérifier) Le mieux est de nommer les (ou certains des)
secrétaires BDX mais il est indispensable de leur faciliter au maximum le travail en
leur expliquant tout avant de partir.
Une fois au camping, vous aurez une salle de stockage à fermer à clef (prévoir
d’acheter des cadenas si la salle ne ferme pas). Il faut être sûr que personne ne puisse
voler d’alcool. Le plus simple est de faire des tas pour chaque activité, pour chaque
soirée et chaque cocktail etc.
Autre chose, il ne faut pas oublier les casher, halal, végétariens, végétaliens... en
ce qui concerne la préparation des menus.
A lc o o l
On a obtenu l’alcool le moins cher possible par différents biais :
 Le partenariat des Sportues a pu nous permettre d’avoir des prix encore moins
cher qu’à la foy. Par contre, il faut emporter les futs de Lille, c’est très lourd et
ça prend beaucoup de place.
 Le reste : Métro et Promocash voir Auchan
Pensez aussi à la brigade, leur donner de quoi faire mais pas trop non plus
histoire de pas avoir trop de dégâts à cause de ça. Sinon ça finit en lancer de chaises,
destruction des bungalows et cautions qui vont sauter. Il faut aussi pensez à prévoir
l’alcool pour les bus (brigade et autre alcool).
Attention à maitriser absolument chaque millilitre d’alcool qui est distribué,
versé dans chaque cocktail, etc : déjà ça évitera de tout siffler sans s’en rendre compte,
et en plus c’est une protection pour le BDE, car il est interdit de distribuer de l’alcool
librement.
Pensez à emmener la tireuse pour les après-midi.
R e pas e t bo is s ons
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Il faut penser à de nombreux petits détails :
Toujours avoir des couteaux en fer, et non ceux en plastique qui se pètent tout
le temps (ex : pour le Nutella, c’est l’horreur ces trucs !)
Couverts, assiettes, gobelets, etc. pour donner à manger aux gens
Sacs poubelle géants 100L, nappes
Pour chaque repas, bien réfléchir à ce dont vous avez besoin : qui cuisine (les
G2s dans les bungalows : ont-ils des casseroles, les BDXs : où ? avec quel
matériel ? Faut-il chauffer quelque chose (ex : l’eau pour le café et le thé), le
camping : est-ce qu’on doit faire quelque chose ?)
Toujours avoir de l’eau sur la plage pendant l’aprèm et des softs en toutes
circonstances (bus, soirées, activités ...)
Trouver assez de bancs/chaises/tables pour tout le monde : les mairies peuvent
en prêter, il faut les contacter quelques mois avant et ils les livrent
B u ngalo ws
Il est important de connaitre rapidement le nombre de bungalows, leurs
capacités, leurs situations afin de répartir les G0 avant leur arrivée sur les lieux du
WEI. Il faut ensuite faire des affiches avec le nom des habitants et le numéro sur chaque
bungalow. Quelques conseils :
 La chose la plus importante à ne pas oublier : le PAPIER TOILETTE !!! Les
campings fournissent parfois des Welcome pack.
 Faire l’état des lieux d’entrée pour chaque bungalow (inventaire des couverts,
etc à faire avec le mec du camping, et à signer), et l’état des lieux de sortie, de
même. Prendre des photos et écrire sur l’état des lieux le nombre de photos
prises et lesquelles (sinon en cas de litige pas de valeur juridique). Le mieux est


que vous vous fassiez un protocole pour l’état des lieux. C’est-à-dire que pour
chaque bungalow, vous prenez par exemple 10 photos exactement de la même
manière. Une première photo du numéro du bungalow pour vous y retrouvez
dans les photos et ensuite de l’entrée, des chambres, de la salle de bain… de tout.
Comme ça, lorsque que le camping vous enverra la facture des dégâts avec le
détail, vous pourrez leur prouver que ce qu’ils vous reprocheront y était déjà.
o Si vous pouvez faire ça avec un appareil reflex ayant un grand nombre de
pixel, c’est le top (emprunter un ou deux appareils à la Comm’ Flash).
Vous pourrez ainsi zoomer autant que vous le souhaitez sur des détails.
Nous ne l’avons pas fait pour tous mais ces photos nous ont vraiment
sauvé la mise dans certains cas. Les campings n’hésitent pas à grossir la
facture pour refaire leur camping à moindre frais.
Enlever les objets tranchants et les trucs fragiles des bungalows, les remettre à
la fin, demandez à ce que les télés ne restent pas dans les bungalows.
Prendre un numéro de portable par bungalow
L o gis t i qu e e t pro blè me s prat i que s
Quelques conseils logistiques pour que tout se passe au mieux et que rien ne soit
oublié :
 Amener une imprimante avec du papier et de l’encre
 Attention au réseau téléphonique et internet : prendre des talkies walkies (le
camping ou le tour op peut en fournir)
 Avoir des vélos pour se déplacer dans le camping (pareil, cela peut être prété
sous caution par le camping)
 Mettre des plans du camping avec le lieu des repas et des activités dans
chaque bungalow et aux endroits stratégiques. Pour le départ, le mieux est
d’utiliser les groupes Facebook des bus.
 Avoir des mégaphones, c’est indispensable, en trouver beaucoup (Grande
Braderie : 10 euros)
 Amener l’électricité sur la plage, pour mettre de la musique
 Éclairer la plage de nuit, ou les endroits où on fait les activités
 Amener l’électricité là où on fait les repas (thermos, lumière…)
 Donner à chacun un plan du camping !
 Donner un planning aux BDXs et G2s
 Afficher les créneaux des soirées.
 Amener 3 tonnes de rallonges et multiprises
Trans po rt e n bu s
Pour le transport, il faut :
 Penser à prendre plein de sopalin, et des sacs poubelle
 Faire une récolte de bouteilles en plastiques au préalable, remplies des
cocktails préparés en amont car les bouteilles en verre sont interdites et ne
pas oublier d’avoir du soft et de l’eau
 Prendre des trousses de secours dans les bus et s’assurer que les respos bus
savent où elles sont. A l’arrivée ils doivent la récupérer et au choix la donner
aux respos WEI ou la garder dans leur bungalow. En cas de problème il faut
qu’elle soit accessible facilement. Sur place elles ne sont pas nécessaires
puisque la protection civile ou la croix rouge est normalement présente.
 Prévoir logement et bouffe pour les chauffeurs : prévu dans le contrat (point
à négocier).
 Prévoir logement et bouffe pour les videurs (attention aux régimes
particuliers : sans porc, etc.) Le mieux est qu’il ramène leur propre
nourriture (à négocier en fonction du fait que ce soit les videurs de Lille ou
non).
 Faire des états des lieux d’entrée et de sortie des cars, signés.
 Désigner 1 responsable par bus, avec 2 assistants. Il faut vraiment vraiment
choisir des gens de confiance, c’est à dire des gens qui ne boivent pas trop,
sinon on les retrouve à la sortie complètement morts et ce n’est pas évident
à gérer pour la suite du programme ! Le bureau du BDE et les volontaires
nous ont vraiment beaucoup aidés. Je les remercie sincèrement.
Les respos bus doivent :
 Avoir des listes des gens de leur bus et faire l’appel à chaque pause
 Réguler la distribution de l’alcool
 Etre responsable de la propreté et de la sécurité du bus
 Assurer la communication entre les bus (il y en a toujours un qui se perd)
 Avoir une fiche de survie pour chaque bus (faite par les respos WEI) avec les
numéros des gens à appeler, le numéro d’un mec qui a un brevet de
secouriste comme les surveillants de baignades par exemple.
Un respo pour tous les bus qui a tout sur lui (le ou la secrétaire du BDE, BDS ou
BDA).
Vous serez donc parti 2 jours avant le début du WEI : Aller-retour avec 1 voiture
et 1 Master. Attention, l’essence coûte cher, donc à ne pas oublier dans le budget. Avant
de partir, il faut faire un contrôle technique des deux véhicules et vérifier les assurances
(jeunes permis, etc.), l’admin l’exige de toute manière ! Il faut d’ailleurs avoir une
assurance en cours pour la responsabilité du BDE. Essayez de charger le Master au
maximum, cela simplifiera la tâche de votre secrétaire.
A vant l’arri vé e de s bu s
Vous allez partir deux jours plus tôt, tous les repos WEI et le président du BDE,
pour tout mettre en place avant l’arrivée des cars.
Vous avez peu de temps pour tout préparer, alors mettez-vous y à fond pendant
la journée que vous aurez devant vous avant qu’ils arrivent.
Il va falloir décharger le Master, et faire tous vos inventaires, classer par activité
(soyez méticuleux, ça vous facilitera beaucoup le travail dans le rush des jours suivant,
de savoir où sont les choses). Il faut éventuellement aller chercher du matériel là-bas.
Nous sommes allés chercher un estrade à 100km par exemple.
Vous aurez déjà repéré les lieux pendant le WE de préparation, et a priori vous
saurez où mettre chaque activité, mais mettez-en place les derniers détails, faites les
états des lieux d’entrée avec les propriétaires du camping, et préparez les bungalows.
Nous vous conseillons une bonne nuit de sommeil la veille de l’arrivée des G0
même si nous ne pouvons pas nous coucher tant que les bus ne sont pas partis. Pensez
à votre secrétaire qui aura besoin de vous à ce moment-là.
P e ndant le W EI
Nous vous laissons découvrir par vous-même la joie du stress et le fait de courir
partout pour régler les imprévus et faire en sorte que tout se passe bien. Nous pouvons
seulement vous conseiller de bien vous répartir les tâches et de savoir rebondir en toute
circonstance. Notre année, nous avons été beaucoup aidé par les BDXs qui faisaient
leurs créneaux et plus quand on avait besoin d’eux. Ça n’est pas toujours le cas. À vous
de les motiver et de ne pas en abuser. Je vous conseille de réserver un amphi aux
alentours du 1er septembre pour briefer tous les BDX, leur donner leur planning…
Attention aux BDX qui sont pompoms ou membres du Plugin… Préparez-vous à ne pas
dormir.
Le plus important est d’être réactif, prêt à résoudre les problèmes et avoir pensé
à tout en amont pour ne jamais être pris au dépourvu.
N’oubliez pas l’état des lieux : c’est le moment où vous voyez l’étendue des
dégâts causés. Prévenez tout le monde que vous ne montrerez aucune pitié au niveau
des cautions, que c’est avant tout le camping qui se charge de la facture. Sinon vous
recevrez tout un tas de plaintes de gens chiants après le WEI, une galère aussi !
Vous devez aussi gérer la présence de l’admin. Ils sont relativement cool, ça
devrait bien se passer si vous avez bien communiqué avant le WEI. Il ne faut pas leur
mentir avant le WEI car ils viennent à l’improviste. Ce qui compte, c’est que vous leur
prouviez que vous maîtriser tout pendant votre WEI.
A prè s le u r dé pa rt
Gérer comme vous le pourrez l’énervement plus ou moins important des
propriétaires du camping, et concentrez-vous sur les états des lieux avec eux, et au
besoin, nettoyez les dégâts les moins importants, ça fera baisser la facture, et ça évitera
de faire sauter toutes les cautions.
Après une bonne sieste, il va falloir ranger, regrouper toutes vos affaires et
rentrer. Noter tout de même pendant les soirées ce qu’il se passe, cela permettra de
régler le casse-tête des cautions avec votre trésorier après-coup.
Il est aussi rassurant de ne rentrer que le lundi et non le dimanche. L’admin
préfère et cela vous laissera plus de temps pour ranger et récupérer les cautions.
Bon courage, ce n’est pas toujours facile sur le moment, mais on peut vous
assurer que c’est vraiment des souvenirs géniaux.
Tro u ve r le li e u idé al
Une fois que vous avez bien digéré votre WEI et réglé le problème des cautions, il va
falloir s’intéresser au WEI de l’année suivante (ne le négligez pas, il se pourrait bien
que vous vous déplaciez une troisième fois (les Wasa seront là pour vous faire chier)).
Avant de commencer, il vous faut faire un cahier des charges de tous les points
importants à avoir dans le contrat et dans le camping.
Vous ne trouverez jamais un camping parfait sur tous les points. Nous vous
conseillons de faire un premier tri des campings par lieux, prix et qualités sans rentrer
dans les détails.
Nous avons majoritairement contacté des tour-opérateurs. Il peut être
intéressant de contacter des compagnies de bus indépendamment (ce que nous avons
fait mais les prix étaient beaucoup trop élevés) et les campings (nous ne l’avons pas
fait). Au final les tours opérateurs restent le meilleur rapport tranquillité/qualité prix.
Vous pouvez contacter :




Funbreak
Planète WEI
Golden
Odyssée



Relief Travel
La Noche
WEI BOX
Dîtes leur juste que vous faites jouer la concurrence sans rentrer dans les détails.
Pour bien choisir le lieu : Négociez bien ! Comment faire ? Jouez sur plusieurs
tableaux. Ils vont naturellement s’aligner sur le prix le plus bas et sinon soyez francs,
demandez-leur. Pareil pour le démarchage pour les partenariats. Pour les T-shirt je
vous recommande Flocage Express qui nous le pensons, a été parfait (en qualité, en
timing et en relationnel). Demandez-nous son contact en temps voulu. Essayez de
boucler tous les partenariats avant fin juillet. Vous serez tranquilles et aurez juste à les
relancer en temps voulu.
Participants :
Environ 400 (mettez une option sur le contrat si possible pour augmenter parmi
eux, entre 50 et 60 personnes chargées de l’organisation. Faites vraiment attention au
nombre de places que vous demandez dans le contrat et si vous voyez qu’il vous en
manque ou que vous en avez trop, n’hésitez pas à en discuter avec le tour opérateur le
plus tôt possible pour limiter la casse niveau budget. En effet, le manque de places
vendues représente la plus grande cause de déficit au WEI. Faites attention aux G2 qui
disent venir et qui annulent la semaine juste avant le WEI.
Date du WEI :
Départ souhaité : Jeudi 10 Septembre – départ de Lille le soir vers 23:00.
Arrivé sur place : Vendredi 11 Septembre- arrivée sur site dans la matinée à
partir de 10 heures et avant de manger.
Retour souhaité : Dimanche matin (à partir de 9h00 et après manger dernier
délais.)
Arrivée à Lille : Dimanche Soir
Transport :
Le pôle WEI arrivera, dans la mesure du possible, sur place le mercredi en fin
de journée pour installer et mettre en place les derniers préparatifs (essayez de
négocier la gratuité du bungalow des respos WEI hors du WEI).
Le reste viendra en bus.
Communication des détails des bus (départ, taille des bus et leur nombre) le
plus tôt possible pour faire la répartition en juin.
Repas :
Avec l’heure d’arrivée et de départ, il faut prévoir :
 Brunch vendredi midi
 Gouter vendredi après-midi
 Diner vendredi soir
 Brunch samedi midi





Gouter samedi après-midi
Diner samedi soir
Petit-déjeuner dimanche
Déjeuner dimanche midi
Parmi ces repas, nous souhaitons prendre en charge un des deux diners et
les gouters.
Par conséquent il faut prévoir : 2 brunchs, 1 dîner, 1 petit déjeuner et des
sandwichs pour le dimanche midi dans le bus ou avant de partir.
Site :
Grand espace vide: pour des activités et éventuellement une photo de promo.
Site aquatique :
Le site doit disposer d’un point d’eau dans lequel la baignade est autorisée. Une
piscine couverte est vraiment un avantage en cas de pluie et un lac permet de faire des
activités nautiques sympas (pédalo, canoé, blob jump…).
Plage :
Le site doit disposer d’un banc de sable ou d’une surface exploitable permettant
à tous les étudiants de pouvoir s’installer dessus.
Salle de soirée/Discothèque :
Equipements son et lumière disponible sur place en fonction du contrat signé
(sono, basses, connexions pour table de mixage).
Bar avec tireuse à bière et frigo.
Salle de stockage :
Une salle fermée à clé pour garder tout le matériel dont on dispose ou qu’on
apportera.
Salle de repas :
Une grande salle avec tables, chaises ou bancs pour que les gens puissent
s’asseoir et prendre leur repas. Couverts, assiettes, carafes sur place. Peut être utilisé
pour s’abriter en cas de pluie.
Bungalow :
Bungalow pour tout le monde. Pas de tentes. Permet d’avoir un peu de confort
et un endroit sec en cas de pluie et une salle de bain correct
Infirmerie :
Il est vivement conseillé de faire appel à la protection civile ou à la croix rouge.
Dans la pratique, c’est vraiment rassurant de savoir qu’il y a des personnes
compétentes pour réagir face à des situations délicates (coma éthylique, blessure due
aux activités, etc.). Vous serez bien assez sollicités de part et d’autre pour devoir en
plus faire face à ces problèmes. Il est donc nécessaire de leur réserver un endroit
couvert (éclairé avec prises électriques de préférence) qui fera office de poste de
secours tout au long du week-end. En revanche, il est possible de laisser ce travail au
prochain BDE
Sécurité :
Le personnel de sécurité (en général une personne pour 100 participants)
nécessaire lors des soirées.
Aide sur place :
Quelques intervenants du tour opérateur pour nous aider sur place. A notre
WEI, ils n’ont pas été très utiles. Cependant, en cas de litige avec le camping, ils
peuvent servir d’intermédiaire.
Communication :
Possibilité de pouvoir échanger avec le tour opérateur en août, c’est très
important, nous avons eu beaucoup de soucis à ce
niveau-là.
Sur place, l’utilisation de Talkie-Walkie vous facilitera grandement la tâche ! Le
camping nous avait aussi prêté des vélos et c’était vraiment pratique pour intervenir
rapidement.
Les bus :
Pensez à bien dire au tour opérateur qu’il y aura des activités dans les bus. Même
si ce n’est pas écrit dans le contrat, ils doivent le savoir.
Sinon n’esquivez surtout pas le sujet de l’hébergement et de la nourriture des
chauffeurs pendant le WEI, c’est un sujet qui peut coûter cher à vos successeurs si vous
n’y pensez pas.
Prix :
Entre 125€ et 135€/personne sur une base de 400 personne, tout dépendant des
options présentes dans le contrat (sécu, secours, hébergement des chauffeurs…).
Ce dont on dispose à Centrale Lille :
 Un club photo pour prendre les photos en continu et les trier par la suite
 Un club vidéo qui film sur place et qui fait un montage de chaque journée au
wei
 Un jeu de flag, de volley (terrain mobile) et autre matériel sportif
 Un club mix pour les soirées du WEI
 Une tireuse transportable et des futs de bières à des prix très attractifs (voir
avec la Foy)
Une fois le lieu connu, il faut prévenir la mairie qu’un WEI va se dérouler dans
sa commune, et prévenir aussi les voisins éventuels. Nous avons eu de la chance sur ce
point, puisque notre camping se situait plus ou moins au milieu de nulle part, nous
n’avons donc pas eu de problèmes.
C o mmu ni qu e r ave c l’admi ni s t rat i o n e t o bt e ni r so n aval
Une fois le lieu trouvé, il est impératif que vous preniez rendez-vous avec
l’administration de l’école, et cela de préférence avant même de signer le contrat avec
le tour-opérateur. En effet, non seulement l’administration subventionne le WEI à
hauteur de 8000€, mais il faut aussi garder à l’esprit le fait qu’un certain nombre de
règles nous sont imposées par l’administration concernant l’organisation du WEI,
relativement à son emplacement, à la distance à parcourir, et au prix que nous pouvons
fixer aux élèves. Pas de raison de s’inquiéter pour autant, il suffit d’être très transparent
avec eux, et d’écouter leurs conseils pour que tous se passe bien. N’envisagez même pas
de leur mentir, le directeur va sûrement se déplacer (comme vous avez pu le constater
cette année pour votre WEI), pour apprécier un peu l’ambiance du week-end.
Nous sommes vraiment satisfaits des rapports que nous avons entretenus avec
l’administration pendant toute l’organisation du WEI. Nous avons en effet pu passer
outre la « règle des 500km », qui stipulait que pour la destination, à partir de 500km,
à chaque 100km parcouru, la subvention de l’école diminuait de 1000€. Le secret, c’est
de tout leur dire, ils sont alors beaucoup plus conciliants et autorisent plus de choses.
Les interlocuteurs sont Mme Dangoumau, Mme Le Courtois et M. Gervais pour la
subvention. Ils sont très inquiets vis-à-vis du WEI et aiment être tenus au courant
régulièrement de l’avancée de l’organisation et être pris en considération.
L’administration était très contente du WEI, donc à priori il n’y aura ni
problème de subvention ni de distance prévue. Ils vous donneront 3000€ avant le WEI
et 5000€ si tout s’est bien passé. C’est une excellente raison de ne pas leur mentir.
Nous vous conseillions de faire une réunion en Juin pour vous présenter et présenter
le WEI et une réunion fin août pour leur parler des avancées et des détails.
Maxime, Vera et GY - respos WEI
Je vais vous présenter les différents partenariats qui ont été conclus/ maintenus
au cours du mandat des Wasalille.
Le partenariat avec « C-Permis » fonctionne très bien. L’idée est de proposer
des réductions aux étudiants (dès le parcours d’inté, donner des prospectus) pour
passer le code / permis. Chaque inscription d’un centralien rapporte de l’argent au BDE
(10€ pour par inscrit jusqu’au 30ème inscrit, puis 15€ par inscrit au-delà de ce nombre).
Ce partenariat est très simple à gérer : avant la rentrée de septembre, il suffit de
prendre rendez-vous à « C-Permis », pour signer le nouveau contrat et récupérer le
chèque de l’an dernier.
Le responsable partenaires est souvent contacté par des agences de
communication proposant ces partenariats ponctuels. L’agence Buzzeo est notamment
très active et propose de nombreux évènements.
Il est important de bien se renseigner sur les obligations de l’association
contenues dans le partenariat, de les réaliser et d’effectuer un retour de communication
complet pour chaque partenariat, afin d’éviter toute poursuite, et surtout dans
l’optique d’une reconduction lors d’évènements futurs. Il faut aussi savoir distinguer
ceux qui veulent réellement apporter quelque chose et ceux qui veulent qu’on leur fasse
de la pub bon marché… Ne pas hésiter à négocier ou à laisser tomber quand la
proposition du partenaire n’est pas satisfaisante.
Fisherman’s friends, Pression live, Oasis, Curly, Manix, la Smeno… Ce sont des
marques que l’on peut facilement solliciter pour des évènements et qui font plaisir aux
centraliens.
Les retours de communication sont nécessaires, il ne faut pas oublier de prendre
de bonnes photos durant les distributions ! Les responsables soirées/events doivent
communiquer leur besoin en avance pour laisser le temps de démarcher.
Partenariat très sympa qui plaît aux centraliens mais ne rapporte rien au BDE.
Cela reste un des meilleurs rapports qualité/prix pour avoir un costume sur mesure.
Demande un peu d’organisation, pour faire venir tout le monde au foyer, à l’heure,
pour les essayages etc.
Situé près du V2, c’est un partenariat classique pour les impressions aussi bien
des associations que des étudiants. Il est toujours possible de discuter avec eux, pour
obtenir des réductions pour les rapports de stage par exemple. C’est généralement le
VPI qui s’en occupe, puisqu’il gère les paiements d’impressions pour les associations
de Centrale. Concrètement, le BDE avance l’argent à Top Office et les associations
remboursent le BDE.
Frédéric Ambroise, « Frédo », le meilleur partenariat de la Terre. Grâce au BDS,
nous avons pu prendre contact avec lui et organiser des événements ensemble.
Il propose des réductions sur la Délirium et est aussi très intéressé par
l’organisation d’événements. Pour le barathon par exemple, il est venu avec un nombre
incalculable de goodies.
Il faut prendre contact directement avec lui par téléphone et convenir d’un
rendez-vous. Généralement il paye le restaurant ce qui est plutôt sympathique.
Marque de batteries externes. Il peut être intéressant d’organiser une vente
groupée à Centrale. Le partenaire propose des prix cassés et le BDE peut revendre les
batteries au prix souhaité. Cette situation permet à la fois de faire profiter de réductions
aux étudiants et de faire gagner un peu d’argent au BDE.
Le démarchage pour le repas de promo doit commencer assez tôt, avant les
vacances d’été ! Le Flam’s est une option, même si je la déconseille. En effet, cette
année, ils se sont un peu moqués de nous. D’autres options existent, comme les
restaurants asiatiques à volonté par exemple.
Dans tous les cas, ne pas hésiter à négocier un maximum les prix / l’offre en
incluant par exemple une boisson avec le repas.
Pour cet event, l’idée est de se rendre dans les bars de Solférino pour négocier
les prix. Idéalement, commencer le démarchage fin août. Il faut expliquer le concept et
ne retenir que les bars qui proposent de vraies réductions. Ensuite, le responsable
événements pourra se charger d’organiser tout le reste (équipes, parcours, etc).
Pensez au partenariat Délirium ou autre, pour avoir des prix cassés et des
goodies sur les parcours.
Situé à deux pas de l’école, ce partenariat est très pratique pour les centraliens
qui en ont marre du R.U. Utile aussi pour les soirées avec des sandwichs à prix coûtant.
Un des partenariats les plus utiles à conserver. Utiles pour tous les événements
et aux autres associations. Entre 700 et 1000kg de marchandises reçu pour les grosses
commandes. Attention toutefois à ne pas devenir trop gourmand !
Un conseil, faire de bons retours de communication pour garder un lien
privilégié avec ce partenaire. Chaque association qui utilise des produits Pepsico fourni
par le BDE doit mettre à disposition un photographe dédié au retour de
communication pour l’événement en question.
Magazine payant mais de qualité. Grosse réduction et contact très sympathique.
Pour le WEI, plein de pistes explorées de Mr. Freeze à Passe-Partout.
L’important est de commencer le démarchage assez tôt (courant juin). Pour Pepsico,
prévoir une commande assez tôt, en Mai, car ils écoulent les stocks avant les vacances
d’été.
Maintenant que les centralinks sont de retours, le responsable partenaires
pourra les employer pour décrire les offres des partenaires aux étudiants. L’utilisation
de Facebook est également importante même s’il ne faut pas en abuser (saturation du
mur de promo à certaines époques).
IPQ je ne savais pas communiquer sur les offres des partenaires.
Yann CLERC – Responsable Partenaires
Ce quitus a pour fonction de présenter la gestion financière de l’Association des
Élèves de l’École Centrale de Lille, communément appelée AE EC LILLE. Tous les
élèves actuels de l’Ecole Centrale de Lille, à jour de leur cotisation à Centrale Lille
Associations, valident cette gestion par un vote en Assemblée Générale. C’est durant
cette assemblée que le détail du budget est présenté. Ce sont les statuts de l’association
qui prévoient une telle disposition, le BDE n’est autre que le bureau exécutif de l’AE
EC LILLE.
Je remercie mes prédécesseurs pour leur gestion de la trésorerie qui m’a permis
d’en assurer la continuité lors de ce mandat.
Dans ce quitus, je commencerai tout d’abord par présenter les différents
éléments du budget annuel divisé en différentes catégories : les soirées dansantes, les
événements, le Week-End d’Intégration, les voyages, les différentes ventes, le budget
de fonctionnement, et les partenariats. J’aborderai ensuite certains points qui, à mon
humble avis, méritent d’être repensés au niveau de la trésorerie du BDE que ce soit en
termes d’organisation ou de répartition des responsabilités. Enfin, je clôturerai ce
quitus avec une synthèse de ce qui a été dit et le bilan financier final de ce mandat.
Ahmed pour ton BDE Wasalille
Les soirées dansantes, aussi appelées « torchos », présentent un résultat négatif à
mettre en perspective par rapport à l’année précédente. Sur le mandat précédent, le
résultat des soirées dansantes s’élevait à - 2 595,28 €, soit 1 778,64 € d’écart avec
mon mandat. Il faut cependant préciser deux éléments expliquent cette amélioration:
 La soirée de Noël, ayant eu peu de succès l’année dernière, n’a pas été un
torcho cette année, mais a été présenté sous un nouveau format (running
apéro + after foyer).
 La Désinté G3, un des torchos les plus déficitaires du mandat Crysta, a été
annulée cette année faute de date propice.
Date
Soirée dansante
13/05/2015
07/09/2015
10/10/2015
TOTAL SOIREES
Désinté G2
Soirée d'Intégration
Soirée Halloween
Dépenses
3 255,25 €
Recettes
2 264,28 €
1 983,73 €
2 429,94 €
1 848,00 €
2 740,00 €
7 668,92 €
6 852,28 €
Résultat
-
990,97 €
135,73 €
310,06 €
-
816,64 €
La Désinté G2 est une soirée qui habituellement attire les foules. Elle se situe en
fin d’année lorsque les G2 viennent de passer leur soutenance projet et n’ont plus
grand-chose à faire. Les dépenses sont particulièrement élevées du fait de l’achat de Tshirts blancs, personnalisables, offerts à chaque G2 et des petites attentions qui leur
sont faites : toasts, coupes de champagne, etc. Si j’ai un conseil à donner concernant
cette soirée, c’est de trouver une alternative aux T-shirts blancs car cela reste une
solution plutôt couteuse (même conseil pour la Désinté G3 si elle est organisée l’année
prochaine).
La soirée d’Intégration finit avec un résultat légèrement négatif de -135,73 €
(remarquable pour une soirée dansante qui enregistre habituellement au moins 500 €
de pertes). Il s’agit de la première soirée dansante de l’année et tous les nouveaux G2
viennent avec leur fillots ou fillotes pour passer ce qui reste une des meilleures soirées
de l’année. Je conseille toutefois de ne pas forcer sur la décoration ou des activités
quelconques durant la soirée afin de réduire les dépenses. Les gens sont bien assez
contents de retourner en torcho donc il n’est pas nécessaire de vendre des prestations
spectaculaires pour faire venir des gens.
La soirée d’Halloween est, comme toujours, le torcho le plus fréquenté de
l’année (notamment grâce à la participation des Iteemiens).
Les nouvelles restrictions du foyer (dues à la disparition de la petite salle) ont
malheureusement limité le nombre de places à 400 personnes. C’est une soirée toute
particulière qui mérite beaucoup d’investissement humain et financier dans la
décoration, l’ambiance et les cocktails.
Ce résultat positif (620,13 € de bénéfices avant partage avec les BDI) est aussi dû à
l’utilisation de nombreux restes d’alcool du WEI.
Pour conclure sur cette partie, le bilan est plutôt positif avec les trois soirées
dansantes à bonne affluence (même si la soirée d’inté a été moins fréquentée que les
années précédentes). Je ne saurais conseiller à mon successeur de revoir le concept des
désintégrations qui restent des soirées très couteuses, à affluence variable (d’où le
résultat fortement négatif de la Désinté G2), mais dont la demande reste plutôt stable
d’une année sur l’autre. Concernant la soirée de Noël, le nouveau format proposé cette
année a plu, et je pense qu’il serait mal avisé de revenir sur une soirée dansante, peu
adaptée à cette période de l’année.
Je remercie tout particulièrement Samy HAMWY, Dina HASSAR et Léa
VIZERIE, les responsables soirées, pour le travail qu’ils ont accompli cette année.
Les événements sont les soirées, les repas et les activités qui ne sont pas des
soirées dansantes. Il y en a beaucoup et la plupart sont des événements de l’intégration.
Le résultat global s’élève à – 2001,04 €, mais il faut prendre en compte que plusieurs
événements ne conduisent à aucune recette (Aprèm à la Rez, Colocathon,
Commun’Party entre autres). Il faudrait peut-être trouver un moyen de réduire les
dépenses sur ces événements (très faisable pour l’aprèm à la rez), ou d’en faire payer
certains (comme le colocathon).
Date
Evénement
16/06/2015
26/06/2015
01/09/2015
16/09/2015
17/09/2015
19/09/2015
29/09/2015
08/10/2015
03/12/2015
12/12/2015
26/02/2016
02/03/2016
TOTAL EVENEMENTS
Soirée Bilan des Assos
Désinté G1
Repas Etrangers
Soirée des Associations
BBQ Admin
Aprem à la Rez'
Commun'Party
Colocathon
Soirée Communiste
Soirée de Noël
Lancement de campagne BDE
Soirée Clash des Listeux
Dépenses
264,88 €
388,11 €
347,79 €
15,00 €
209,81 €
502,22 €
219,17 €
252,96 €
944,72 €
498,00 €
36,05 €
719,76 €
4 398,47 €
Recettes
212,00 € 219,00 € 188,01 € 765,00 € 418,42 € 595,00 € -
Résultat
52,88 €
169,11 €
347,79 €
15,00 €
21,80 €
502,22 €
219,17 €
252,96 €
179,72 €
79,58 €
36,05 €
124,76 €
2 397,43 € - 2 001,04 €
Je ne vais pas parler de tous les événements en détail mais seulement de ceux
qui méritent plus d’attention. Notamment, au niveau de ce qui a été fait de nouveau ou
de particulièrement remarquable du point de vue financier.
La Désinté G1, contrairement à la Désinté G2 ou G3, n’est pas une soirée
dansante mais plutôt un barbecue suivi d’activités et d’une soirée libre sur Lille. En
effet, à ce moment de l’année seuls les G1 se trouvent encore à Centrale du coup
l’organisation d’une soirée dansante n’est pas possible. L’affluence et le beau temps
étaient au rendez-vous d’autant plus que le rosé était en libre-service (d’où le résultat
négatif).
L’implication des associations et BDX lors de la Commun’Party est une idée des
Crystas, et a très bien marché lors de leur mandat. Cette année, l’affluence a été très
faible malheureusement, et j’espère qu’elle sera plus forte l’année prochaine. C’est un
événement à pertes par nature (les associations désireuses de faire une activité étaient
subventionnées par le BDE à hauteur de 50 €), mais qui reste un de mes préférés de
l’inté.
Pour conclure, le bilan global des événements est plutôt négatif. Aucun
événement n’a fait de bénéfices, il faudra essayer d’être plus raisonnable dans
l’organisation des soirées l’année prochaine. Finalement, on se retrouve avec juste
2001,14 € de pertes sur le mandat, dans cette catégorie, ce qui est moins bon que
l’année dernière, mais comparable aux autres années.
Je remercie chaudement les responsables événements Lucas PACHECO et
Maria OLLERO pour avoir réalisé des budgets réalistes qui ont permis de faire de ces
événements des succès.
Le Week-End d’Intégration 2015 constitue la plus grosse réussite de ce mandat
d’un point de vue financier. Si le WEI de l’année précédente s’est révélé être un gouffre
financier (même si la qualité était au rendez-vous), pour nous ce fut un succès total
avec seulement 992,52 € de pertes (contre 6670,17 € l’année dernière) et un séjour
dont on a reçu de très bons retours.
Date
Week-End d'Intégration
du 10/09/2015 au 13/09/2015
TOTAL WEEK-END D'INTEGRATION
Week-End d'Intégration
Dépenses
Recettes
Résultat
60 925,41 €
59 932,89 € -
992,52 €
60 925,41 €
59 932,89 € -
992,52 €
Je voudrais commencer par remercier les responsables WEI du BDE, du BDS et
du BDA qui ont accompli un formidable travail de préparation pendant plusieurs mois.
Réaliser un budget pour un évènement qui représente plus de la moitié des fonds que
le BDE voit circuler dans l’année est un énorme investissement personnel. Je remercie
particulièrement Maxime PERNET, Véra DELPECH, et George-Yann POUPARD pour
leur travail. Si on enlève les problèmes liés au désistement de participants et aux légers
dégâts du camping, le voyage aurait même été bénéficiaire : c’est un excellent travail !
Du point de vue de ma fonction, cet événement a constitué le plus gros effort de
mon mandat. De par la quantité de factures à regrouper, de dépenses et de
remboursements à effectuer, il est délicat mais pourtant nécessaire d'obtenir un bilan
précis pour ce type d'événement. Encore une fois, je remercie tous les responsables
WEI pour leur sérieux, notamment en ce qui concerne la récupération des factures.
Le WEI est également une tâche compliquée pour le trésorier de par les
acomptes à payer avant que bon nombre de centraliens aient donné leur participation
pour le WEI. Ainsi, nous avons dû faire face à des dépenses de l’ordre de 10 000 € en
juillet et en août avant de payer le reste du solde en septembre, la semaine de la rentrée.
Bien que la grande majorité des G2 aient payé leur place avant le mois de juin,
un gros problème s’est posé pendant le mois d’août : les nouveaux G1 ont
majoritairement payé en chèque sur le parcours d’intégration. Du coup, je n’avais
presque pas assez d’argent au moment de payer le solde du tour opérateur (on ne peut
utiliser un chèque qui vient d’être encaissé pendant 15 jours, délai de sécurité pendant
lequel les chèques peuvent encore être refusés).
J'invite donc le BDE suivant, d’une part, à établir un planning des recettes et des
dépenses au niveau du tour opérateur et, d’autre part, à faire encore plus de
communication sur le paiement par Lydia.
Une autre solution est de faire une demande de prêt au CA avant les vacances
pour pallier ce problème.
Sur ce mandat, il n’y a pas grand-chose à dire sur cette catégorie. Seul le voyage
à Berlin a été organisé avec le BDA cette année faute de créneau disponible sur le
planning des événements à Centrale.
Date
Voyages
du 09/10/2015 au 12/10/2015
TOTAL VOYAGES
Voyage à Berlin
Dépenses
Recettes
Résultat
5 640,00 €
5 417,00 € -
223,00 €
5 640,00 €
5 417,00 € -
223,00 €
Seulement 5 places pour ce voyage n’ont pas été vendues cette année (et 2 places
ont été délivrées gratuitement pour les G1s en Or, mais cela avait prévu par les
responsables voyage, qui avaient mis en place une marge de 4€ par place vendue pour
compenser).
Les pertes ayant été compensées par la participation du BDA (à hauteur de 50
%), les pertes pour ce voyage s’élèvent seulement à 223€, ce que je considère comme
une réussite pour un voyage centralien (comparé aux voyages du BDS cette année par
exemple, enregistrant de bien plus grosses pertes).
Je remercie les responsables voyages Dina HASSAR et Léa VIZERIE qui ont
accompli un très bon travail sur la prévision et la budgétisation de ce voyage.
Les goodies estampillés Centrale Lille se sont vendus de manière classique : les
sweats ont eu du succès, jusqu’à devoir en recommander pour les personnes n’ayant
pas réservé le leur sur le parcours d’inté, les joggings C5 se sont intégralement vendus,
et les sacoches (achetées par les Crystas) ont engrangé 192 € de bénéfices.
Prix pièce
Ventes
35,00 €
8,00 €
0,50 €
30,00 €
TOTAL VENTES
Sweat Centrale Lille
Sacoche Centrale Lille
Café Nespresso
Joggings C5
Batteries Externes
Dépenses
7 015,87 €
- €
195,17 €
1 200,00 €
378,70 €
8 789,74 €
Recettes
8 015,00 €
192,00 €
131,00 € 1 200,00 €
403,00 €
9 941,00 €
Résultat
999,13 €
192,00 €
64,17 €
- €
24,30 €
1 151,26 €
La vente des Sweats a particulièrement été bien gérée cette année, puisque nous
en avons seulement commandé assez pour satisfaire les réservations, quitte à devoir
en commander à nouveau plus tard (ce qui a été le cas).
L’achat des Sweat a été réalisé en groupe avec les autres Centrales (excepté
Centrale Paris), par l’intermédiaire du C5, ce qui a permis de faire gagner de l’argent
pour l’organisation du congrès C5 2016, et d’obtenir un prix de gros (achetés 25€ pièce
aux fournisseurs, revendus aux Centrales 30€ pièce par le C5, et enfin 35€ pièce aux
centraliens).
Parlons maintenant des sacoches Centrale Lille. Comme depuis plusieurs
années déjà, le BDE propose ce type de goodies plutôt sympathique.
Les reste du mandat Crysta étant suffisants, nous n’avons pas eu à en racheter
cette année, et n’avons donc fait que des recettes dessus cette année.
Il est bon de savoir qu’habituellement, l’ACLi participe à hauteur de 50% à l’achat de
ces sacoches.
Notre responsable partenaire Yann CLERC a aussi organisé une vente de
batteries externes à des prix bien inférieurs au marché cette année, en collaboration
avec Ganéo.
Cette vente ne pouvait pas générer de pertes, puisque les commandes étaient
réalisées sur réservation
Les frais de fonctionnement sont censés être couverts par la subvention du CA
reçue après la réunion CA Budget se tenant fin mars cette année, mais on ne peut
évidemment pas savoir exactement à combien ils s’élèveront l’année suivant, et le CA
n’accorde pas toutes les subventions demandées.
Fonctionnement
Banque
Assurance
Lydia
Déplacements et Frais d'Inscription (C5 / BNEI)
Déplacements (WEI)
Hébergement Site Wasa
Formation secourisme PSC1
Congrès C5 2015
Visite Airbus
Subvention CA mandat 2015-2016
TOTAL FONCTIONNEMENT
Dépenses
Recettes
145,50 €
4 096,49 €
274,32 €
571,89 €
608,89 €
47,40 €
1 260,00 €
875,00 €
802,75 €
- €
8 682,24 €
- €
- €
- €
- €
- €
- €
- €
875,00 €
802,75 €
4 650,49 €
Résultat
-
145,50 €
4 096,49 €
274,32 €
571,89 €
608,89 €
47,40 €
1 260,00 €
- €
- €
4 650,49 €
6 328,24 € - 2 354,00 €
Cette année, nous n’avons pas eu à payer d’impressions Top Office, 20 000
impressions (que chaque association inscrite sur le registre transmis par le VPI à Top
Office peut utiliser, puis payer au BDE après l’émission d’une facture par le VPI) ayant
été achetées en fin du mandat précédent. Ceci nous a permis de dépenser plus d’argent
lors de nos événements, et donc réaliser plus de pertes, en réalisant finalement un
mandat positif.
Au niveau de l’assurance, on observe une nette augmentation du prix due au
nombre de malus ayant été appliqués au Master l’année précédente. La subvention du
CA n’a donc pas totalement couvert ce coût, mais j’ai pris soin d’actualiser ce prix dans
ma nouvelle demande au CA.
Les frais bancaires sont à peu près ceux prévus par le trésorier précédent, et les
frais de paiement par carte Lydia restent raisonnables comparés aux sommes
encaissées par ce moyen de paiement (particulièrement lors du parcours d’inté).
Les déplacements sont particulièrement en déficit cette année. En effet, nous
avons dû prendre à notre charge les déplacements des membres du C5 lors de leur
Week-End de Cohésion, ce qui reste discutable. Il faut discuter l’année prochaine pour
savoir si ce n’est pas au C5 de payer ces frais, ou même au CA.
J’ai aussi compté les déplacements des responsables WEI dans cette section (on aurait
aussi pu la compter dans le budget du WEI).
De plus, l’Ecole est censée participer à hauteur de 50% à la formation PSC1 des
responsables des différentes associations, mais cette année, cette demande de
subvention ayant été réalisée un peu tard par la responsable solidarité et moi-même,
cette subvention n’a toujours pas été reçue (et son obtention n’est pas encore une
certitude).
Le CA a lui aussi participé à hauteur de 50% à son financement (compris dans la
subvention).
Cette formation n’est donc censée mener à aucune perte, ce qui va malheureusement
peut-être être le cas cette année.
Je tiens à souligner le fait que la subvention du CA diminue d’année en année,
contrairement aux besoins du BDE, et j’espère que ma demande pour l’année
prochaine sera entièrement financée, mais rien n’est moins sûr.
Parlons enfin de quelque chose qui remonte le moral : les partenariats.
Soulignons tout de même que le partenariat avec Arvato provient du mandat des
Shake’Lille’Up, et cette subvention a donc été une très bonne surprise pour nous, et
nous a permis de dépenser plus d’argent lors de nos événements (et donc réaliser plus
de pertes), et tout de même réaliser un mandat positif.
Partenariats
Partenariat Arvato 2013-2014
Partenariat Cpermis 2014-2015
Partenariat Mazars 2015-2016
Partenariat Société Générale 2015-2016
TOTAL PARTENARIATS
Dépenses
Recettes
Résultat
- €
- €
31,90 €
- €
4 000,00 €
540,00 €
4 000,00 €
- €
4 000,00 €
540,00 €
3 968,10 €
- €
31,90 €
8 540,00 €
8 508,10 €
To p Offi c e
Le système Top Office est un système compliqué à gérer, qui présente quelques
problèmes :
 Top Office qui ne demande pas forcément le nom de l’association demandant
des impressions mais seulement un nom (malgré les nombreuses relances de

notre VPI), et il peut donc être compliqué de facturer l’association si cette
personne appartient à plusieurs associations.
La double gestion par le trésorier et le VPI peut entraîner des problèmes si la
communication est mauvaise. Les rôles doivent donc être clairement répartis.
o A vous de trouver un système qui vous convient. Pour notre part, je
prévenais seulement le VPI Adrien LEFEBVRE lorsqu’une association
payait, et lui s’occupait de facturer les associations, de « courir après »
les mauvais payeurs, et était le seul en contact avec Top Office.
C5
Cette année, le CA avait subventionné le BDE pour financer les trajets relatifs
au C5 (Week-End de Cohésion à Nantes). Si le CA refuse cette année de le faire, malgré
ma demande, ce sera à mon avis au C5 de financer ces trajets.
P arc o u rs d’i ntégrat i o n
Le parcours d’intégration est un événement très important pour le trésorier.
Beaucoup de fonds transitent dans ses mains ce jour-là, que ce soit en chèques ou en
espèces, et il s’agit souvent d’une source d’angoisse si le parcours est mal organisé.
Cette année, Adrien s’est occupé du parcours avec brio !
Le point novateur de notre parcours d’inté, imaginé par Adrien et moi, est le
paiement unique pour tous les stands relatifs au BDE. Auparavant, on payait le sweat,
la soirée d’inté, le WEI, etc. séparément, ce qui ralentissait le parcours et forçait les
nouveaux
G1
et
leur
parents
à
utiliser
beaucoup
de
chèques.
Pour pallier ce problème, Clémentine a donc réalisé un Google Sheet (indispensable
pour que les modifications se transmettent de stand en stand), et les G1 pouvaient
choisir d’acheter ou non chaque item sans le payer de suite, pour enfin arriver à un
stand paiement tenu par moi-même, et pouvait payer en espèces, chèque ou Lydia la
somme de ses achats à laquelle j’avais accès par le Google Sheet).
.
Bilan
Week-End d'Intégration
Voyage Berlin
Soirées dansantes
Evénements
Ventes
Fonctionnement
Partenariats
TOTAL BILAN
Dépenses
Recettes
60 925,41 €
5 640,00 €
7 668,92 €
4 398,47 €
8 789,74 €
8 682,24 €
31,90 €
59 932,89 €
5 417,00 €
6 852,28 €
2 397,43 €
9 941,00 €
6 328,24 €
8 540,00 €
96 136,68 €
99 408,84 €
Résultat
-
992,52 €
223,00 €
816,64 €
2 001,04 €
1 151,26 €
2 354,00 €
8 508,10 €
3 272,16 €
Je rappelle que le compte de résultat de résultat ne mesure pas l’argent que le
BDE a gagné ou perdu car les flux de charges et de produits ne sont pas des flux de
trésorerie.
Un point important pour le futur BDE : il serait peut-être judicieux de tenter de
démarcher un nouveau partenariat type Mazars avec un partenaire de l’Ecole. En effet,
la subvention rétroactive d’Arvato de 4000€ nous a bien aidés cette année, et avec les
subventions du CA sur une pente descendante, un nouveau partenariat rendrait le
mandat plus facile à gérer financièrement.
Figure 1 : Répartition des dépenses
Actif immobilisé
Actif circulant
TOTAL
14 893,64 €
9 085,47 €
0,00 €
14 893,64 €
0,00 €
5 808,17 €
9 085,47 €
0,00 €
0,00 €
0,00 €
Montant
Dettes
Capitaux propres
TOTAL PASSIF
Emprunt
Dettes fournisseur
Réserves
Résultat net
Passif
Bilan WasaLille au 14/03/2015
Actif
Immobilisation incorporelles
Immobilisation corporelles
compte courant
caisse
TOTAL
Stocks
Créances clients
Disponibilité (caisse + banque)
TOTAL ACTIF
TOTAL
TOTAL
Montant
11 426,31 €
3 272,16 €
14 698,47 €
195,17 €
0,00 €
195,17 €
14 893,64 €
En conclusion, je dirais que le mandat que nous avons effectué est bon d’un
point de vue financier même si il a été rendu facile par deux points :
 Pas de paiement de Top Office cette année.
 Subvention rétroactive d’Arvato de 4000€.
J’espère ne pas avoir fait d’erreurs en rédigeant ce quitus, je souhaite que mes
successeurs puissent prendre le meilleur départ possible.
Je tiens à remercier tous les membres du BDE qui ont été sérieux et efficaces, et
en qui j’ai pu faire confiance.
Je souhaite bon courage à mon successeur.
Ahmed Mechkane - Trésorier