Embauche d`un professionnel de recherche

Aide-mémoire
Création d’un dossier d’emploi pour l’embauche d’un professionnel de recherche (abrégé)
Important : Cette procédure contient uniquement les étapes à faire et les données à modifier. Les autres informations indiquées dans les pages de
PS-RH et qui ne sont pas mentionnées ici ne doivent pas être modifiées ni enlevées. Une telle modification peut provoquer une erreur dans la
rémunération de l’employé.
Emplois dont la convention collective est SPPRUL :
– professionnel de recherche catégorie I (001700)
– professionnel de recherche catégorie II (001701)
– professionnel de recherche catégorie III (001702)
Groupe
d'employé
spécifique :
Étape
Créer la rangée d'embauche
Navigation :
Gestion effectif > Données emploi > Ajout instance emploi
Ajout instance
emploi
Avant de faire un ajout d'emploi à un individu, assurez-vous d'avoir le bon numéro d'employé et que ses données
personnelles ainsi que ses données sur la citoyenneté sont à jour. Il faut également s’assurer que l’employé n’a jamais eu
d’emploi de la même catégorie dans l’unité concernée.
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Employé : entrer le numéro d'employé de la personne.
Appuyer sur la touche du tabulateur de votre clavier pour passer au champ suivant.
Doss. employé : ne pas modifier.
Cliquer sur le bouton « Ajout lien ».
Note : Un nouveau dossier d'emploi est créé pour l'employé et vous accédez aux pages pour saisir ses données
d'embauche.
Important : Seules les données de la rangée dont l'action est « Embauche » peuvent être saisies dans le composant
« Ajout instance emploi ».
Lieux travail
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Date effet : date de la première journée de travail
Action : Embauche
Motif : Embauche
No poste : ouvrir la loupe et sélectionner le poste-banquette dans votre unité qui correspond au titre de l’emploi.
Si les champs sont fermés : le bouton sous le champ « Numéro poste » s'affiche sous le nom « Remplacer données
poste ». Si le ou les champs déjà chargés par le poste, dans cette page ou dans les suivantes, doivent être modifiés et
que les champs sont fermés, cliquer sur le bouton « Remplacer données poste » et faire les modifications nécessaires.
Si les champs sont ouverts : le bouton sous le champ « Numéro poste » s'affiche sous le nom « Utiliser données
poste ». En tout temps, si vous faites des modifications aux valeurs chargées par le poste, vous pouvez revenir aux
valeurs initiales en cliquant le bouton « Utiliser données poste ».
Attention : Tous les champs chargés par le poste reviendront à leurs valeurs initiales et le champ « Échelon »
redeviendra à blanc. Lorsque vous décidez d'utiliser le bouton « Utiliser données poste », vous devez vérifier toutes les
pages pour vous assurer que les données sont exactes et les modifier au besoin.
Données emploi
màj 2014/03/20
– No poste (sous superviseur) : entrer le numéro du poste du supérieur qui doit accéder au dossier de l’employé et
approuver sa gestion du temps si ce n’est pas le chercheur responsable qui est indiqué.
– Heures normales : nombre d’heures de travail par semaine (maximum 40; doit être un nombre entier ou à la ½ heure pour
une semaine
– Temps plein/partiel : « Plein » par défaut (changer pour « Partiel » si le nombre d'heures normales est inférieur à 35)
– Cliquer sur le bouton « Numéro contrat suivant ».
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Aide-mémoire
Dossier syndical
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Convention : SPPRUL
Catégorie employé : GEN
Sous-catégorie employé : CONTER
Sous-catégorie employé 2 : ELOIGN (seulement si l’employé travaille en région éloignée, sinon laisser à blanc)
Paie
– Type employé : E (payé heures fixes) ou H (payé heures variables)
 E : L’horaire de l’employé est régulier.
 Seules les heures en exception doivent être déclarées dans la gestion du temps.
Régime salarial
– Échelon : inscrire l'échelon lors de l’embauche.
Important : Le VRRH ne peut approuver le contrat tant qu’il n’a pas reçu le curriculum vitae, une copie des diplômes ainsi
que des attestations de travail (faire parvenir les copies numérisées par courriel). Par la suite, les avancements d’échelon
seront calculés et traités par les Ressources humaines.
Rémunération
– Cliquer sur le bouton « Composants paie défaut ».
onglet Montants
- Tx salaire : ne pas modifier
– Cliquer sur le bouton « Calculer salaire » lorsque toutes les données de rémunération sont entrées (c'est-à-dire la prime,
voir section suivante).
– Cliquer sur le bouton « Enregistrer ».
Important : Cliquer sur le bouton « Oui » du message qui demande si vous désirez mettre à jour automatiquement la date
de début du contrat à imprimer pour signatures; vous compléterez le contrat à l'une des étapes suivantes.
Si une prime doit être versée à l'employé à compter de sa date d'embauche, cliquer le bouton « Ajout (+) » pour ajouter une
rangée et compléter les données sur la prime :
onglet Montants
– Prime à montant fixe
Tx. : PSF
Tx salaire : inscrire le taux horaire de la prime
– Prime à montant épuisable
Tx. : PMU
Tx salaire : inscrire le taux horaire de la prime Note : Les Ressources humaines s’assureront que la prime sera réduite au fur
et à mesure que le salaire de base sera augmenté, jusqu’à épuisement de la prime.
Prime en pourcentage
Tx. : PMP
Tx salaire : inscrire le pourcentage du salaire de la prime
– Cliquer sur le bouton « Calculer salaire ».
– Cliquer sur le bouton « Enregistrer ».
Note : Pour verser une prime à l'employé à compter d'une date postérieure à sa date d'embauche, communiquer avec le
VRRH; si le versement de la prime est approuvé, cette rangée sera ajoutée par les Ressources humaines. Communiquer
également avec le VRRH si le versement de la prime doit prendre fin avant la fin du contrat établi.
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Aide-mémoire
Étape
Navigation :
Créer la rangée de mise à pied
Gestion effectif > Données emploi > Emploi actuel
Recherche
– Employé : entrer le numéro d'employé de la personne.
– Cliquer sur le bouton « Rechercher ».
Lieux travail
– Cliquer sur le bouton « Ajout (+) » pour ajouter une nouvelle rangée.
– Date effet : inscrire la date du lendemain de la dernière journée de travail.
– Important : si le dernier jour travaillé est un vendredi, un samedi ou un dimanche, inscrire le lundi comme date de mise
à pied.
– Action : Mise à pied UL
– Motif : Inscript. liste disponibilité
Données emploi
– Numéro contrat : retirer le numéro et laisser le champ à blanc.
– Cliquer sur le bouton « Enregistrer ».
Important : Cliquer sur le bouton « Oui » du message qui demande si vous désirez mettre à jour automatiquement la date
de fin du contrat à imprimer pour signatures.
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Aide-mémoire
Étape
Navigation :
Établir et compléter le contrat pour signatures
Gestion effectif > Données emploi > Gestion contrats > Mise à jour contrats
Recherche
– Employé : entrer le numéro d'employé de la personne.
– Cliquer sur le bouton « Rechercher ».
– Si une liste s’affiche, rechercher le bon numéro de contrat ou les bonnes dates et cliquer sur l’un des éléments de la
ligne désirée.
Statut / contenu
contrats
– Début contrat : date du premier jour de travail
– Fin contrat : date du dernier jour de travail (correspond à la veille de la date de mise à pied entrée dans les données
d'emploi)
– Modèle contrat : PRCAT1 si prof. rech. cat. I - PRCAT2 si prof. rech. cat. II - PRCAT3 si prof. rech. cat. III
– Cliquer sur le bouton « Établir contrat ».
– Cliquer sur le bouton « Enregistrer ».
– Cliquer sur le bouton « Correction historique » pour pouvoir faire la mise à jour des clauses.
Type / clauses
contrat
Clauses contrat
– Cliquer sur « Tout » pour voir toutes les clauses par défaut du modèle sélectionné.
– Cliquer sur le bouton « Suppression (-) » vis-à-vis une clause pour la supprimer (voir plus bas).
– Cliquer sur le bouton « Ajout (+) » dans une clause ou au bas de la liste pour ajouter une nouvelle clause.
Clause
– Détaillée : Les informations entrées dans ce champ seront inscrites sur le contrat lors de l’impression.
– Commentaire : Les informations de ce champ ne seront pas inscrites sur le contrat.
Type / clauses
contrat (suite)
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050 (Numéro d’affichage) : Indiquer le numéro d’affichage dans le champ « détaillée » ou inscrire aucun affichage
requis (PPR sur la liste de disponibilité ou banque annuelle de 65h).
001 à 028 : Parmi ces clauses,
 ne pas modifier la description du champ détaillée des clauses ;
 conserver uniquement les clauses qui correspondent aux tâches de l’employé et supprimer les autres
PPR -1 : 001 à 009; PPR-2 : 010 à 016; PPR-3 : 017 à 028 ;
 ajouter les clauses sur les tâches de l’employé de catégories inférieures, s’il y a lieu (clauses 015 ou 021)
055 (Exp. reconnue début contrat) : S’il s’agit d’un premier contrat, indiquer le nombre d’heures d’expérience
reconnue en début de contrat dans le champ « détaillée ». S’il s’agit d’un renouvellement, supprimer cette clause.
063 (Horaire de travail) : Inscrire l’horaire de travail dans le champ « détaillée »
(ex. : lundi au mercredi : 7 heures/jour)
081 (Lieu de travail) : Inscrire le lieu de travail de l’employé dans le champ « détaillée ».
082 (Nom de la personne remplacée) : Inscrire le nom de la personne remplacée, s’il y a lieu, dans le champ
« détaillée ».
065 (Titre projet) : Inscrire le titre du projet dans le champ « détaillée ».
070 (Formation SIMDUT) : Supprimer la clause Formation SIMDUT si le cours n’est pas requis.
060 à 062 : (Diplôme) choisir la clause appropriée à la catégorie.
073 à 080 : Ne pas supprimer ni modifier ces clauses.
Pour inscrire d’autres éléments sur le contrat, ajouter une clause 034 et compléter le champ « détaillée ».
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Aide-mémoire
Date signature /
essai
Étape
Navigation :
Recherche valeur
– Date signature : le système inscrira la date d'impression du contrat original lorsque celui-ci sera imprimé.
– Responsable : nom de la personne qui doit signer le contrat en tant qu’employeur (inscrire le numéro d'employé du
chercheur responsable ou sélectionner son nom dans la liste).
– Cliquer sur le bouton « Enregistrer ».
– Faire parvenir une copie signée du contrat au VRRH.
Créer ou modifier un budget services par affectation
Gestion effectif > Données emploi > Budgets services (CAN)
Pour modifier le budget par affectation de l’employé (s’il existe déjà) :
– Clé table : PARTG
– Service : numéro de votre unité (service)
– Exercice : année de l'exercice budgétaire en cours (ex. : 2014 pour l'exercice du 1er mai 2013 au 30 avril 2014)
– Niveau budget : Affectation
Important : La mise à jour du niveau budget « Poste » est réservée uniquement aux Ressources humaines.
– Employé : numéro de l'employé
– No dossier : numéro du dossier d'emploi
– Cliquer sur le bouton « Rechercher ».
Note : Si le résultat de la recherche est « Aucune valeur trouvée », aucun budget n’est créé pour l’employé et vous devez
en créer un, si nécessaire.
Pour créer un budget par affectation pour l’employé :
– Cliquer sur l’onglet « Ajout valeur ».
– Compléter les champs tel qu’indiqué plus haut.
– Cliquer sur le bouton « Ajouter »
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Revenus
encadré Niveau
– Date effet : date d'embauche
Note : Si le budget services existait déjà, ajouter une rangée pour le nouveau contrat à l’aide du bouton « Ajout (+) ».
encadré Répartition revenus /onglet « Code de combinaison ».
– Séq. : 1
– % répart. : le % au total doit être de 100% :
 Si le salaire doit être payé à partir d'une seule combinaison comptable, inscrire 100%.
 Si le salaire doit être payé à partir de plus d'une combinaison comptable :
 Inscrire le % qui doit être payé pour une des combinaisons dans la première rangée.
 Cliquer sur le bouton « Ajout (+) », à droite de l'onglet « Code de combinaison », pour ajouter la ou
les rangées pour les autres combinaisons comptables.
 Séq. : inscrire 1 pour chacune des rangées.
Répéter les étapes suivantes pour chacune des rangées :
– Cliquer sur l'onglet « Description du code de combinaison ».
– Cliquer sur l'hyperlien « Détails champs structure ».
– Entrer la combinaison comptable :
 Compte salaire : 031300
– Cliquer sur le bouton « OK ».
– Cliquer sur le bouton « Enregistrer ».
À retenir : Il est possible de modifier la combinaison comptable tant que la rémunération de l'employé n'a pas commencé
à être versée. Par la suite, pour modifier la combinaison comptable, il faut créer dans la page « Revenus » une nouvelle
rangée dont la date d'effet est égale ou plus grande que la date de début de la période de paie en cours et sélectionner la
nouvelle combinaison comptable puis enregistrer. Pour la partie antérieure à cette date, il faut remplir un formulaire de
redistribution rétroactive pour le Service des finances.
Fin de la procédure
Note : N'oubliez pas de valider que les données personnelles de l'employé ainsi que ses données sur la citoyenneté sont à jour en suivant les
procédures « Modifications aux données personnelles » et « Création ou modification aux données personnelles sur la citoyenneté ».
Pour imprimer une copie de travail du contrat, suivre la procédure suivante :
http://www.rh.ulaval.ca/webdav/site/rh/shared/projet_msighr/documents_msigrh/procedures_formation_contrats/Impression_contrat.pdf
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