Express Messenger - Guide de l`utilisateur (Version 4.0)

Express Messenger Guide de l'utilisateur (Version 4.0)
Demandez à votre administrateur de système de vous aider
à remplir ce formulaire.
Notez le numéro de téléphone de l'entreprise et le numéro d'Express Messenger s'ils
sont différents.
Numéro de téléphone de l'entreprise : ________________________________
Numéro d'Express Messenger : __________________________________
Notez les numéros importants suivants et conservez-les à portée de la main au cas
où vous auriez besoin d'aide pour utiliser Express Messenger.
Numéro du centre de messages : ____________________________________
Votre numéro de boîte vocale : ____________________________________
Mot de passe par défaut : ____________________________________
Notez les nom et numéro de votre administrateur de système au cas où vous auriez
besoin d'aide pour utiliser Express Messenger.
Nom : __________________________________
Numéro : ________________________________
Révision - © 2002 Mitel Networks Corporation. Tous droits réservés.
Mitel est une marque de commerce déposée de Mitel Corporation.
SUPERSET est une marque de commerce de Mitel Corporation.
Toutes les autres marques mentionnées appartiennent à leurs propriétaires respectifs.
Mitel Corporation, ses sociétés affiliées et ses filiales se réservent le droit de changer l'information contenue
dans le présent document sans préavis.
*
www.mitel.com/messaging
2
Contenu
Qu’est-ce que Express Messenger de Mitel ?
4
Votre poste téléphonique
5
Comment obtenir de l'aide ?
5
Préparatifs
5
Premier appel à Express Messenger
6
Contacter Express Messenger
pour prendre ses messages
9
À propos du Système de menus d'Express Messenger
10
Écouter vos messages
12
Dicter et envoyer des messages
13
Messagerie rapide
14
Prise de messages à plus d'une boîte vocale
15
Avis de message
16
Numéros de contact personnels
17
Listes de distribution
18
Utilisation efficace des messages d'accueil
de la boîte vocale
19
Conseils pratiques
21
3
Qu’est-ce que Express Messenger de Mitel ?
Express Messenger de Mitel est un système de messagerie vocale automatisé qui
traite les appels et prend les messages; il est conçu pour fonctionner avec votre
système téléphonique. Express Messenger vous procure une boîte vocale qui
permet d'envoyer et de recevoir des messages et qui peut être personnalisée au
moyen de votre nom, d'un message d'accueil et d'un mot de passe personnel.
Convivialité
•
Express Messenger offre des menus d’options accessibles par le
clavier téléphonique. Simples et concis, les menus vous
permettent de vous concentrer sur ce que vous voulez accomplir
et non pas sur la façon d'y arriver.
•
Des instructions vous dirigent à tout moment, en vous avisant des
options disponibles.
•
Ne vous inquiétez pas si vous vous trompez. Vous ne pouvez
endommager Express Messenger; expérimentez et essayez donc
toutes les fonctions offertes.
Avantages
•
Invitez vos collègues et les gens de l’extérieur à vous laisser un
message dans votre boîte vocale pour ne pas manquer des
appels ou recevoir des messages inexacts.
•
Enregistrez un message d'accueil temporaire pour aviser ceux qui
vous appellent que vous êtes absent pour la journée, en vacances
ou en réunion.
•
Vous pouvez écouter vos messages ou en laisser aux autres
utilisateurs, 24 heures par jour, à partir de n'importe quel
téléphone à clavier.
•
Si vous êtes à l'extérieur du bureau, à un autre numéro ou hors
site, et si vous avez un téléavertisseur ou un téléphone cellulaire,
Express Messenger peut inviter les demandeurs à tenter de vous
joindre en composant un autre numéro ou bien, il peut vous aviser
lorsque vous recevez des messages
4
Votre poste téléphonique
Avant de commencer à utiliser Express Messenger, familiarisez-vous avec votre
poste téléphonique.
•
Touche de message – Sert à contacter Express Messenger et à
accéder à votre boîte vocale.
•
Clavier numérique – Sert à sélectionner des options de menu
d'Express Messenger.
•
Voyant de message – Indique que votre boîte vocale contient des
messages. Lorsque le voyant de message est allumé, appuyez
sur la touche de message pour contacter Express Messenger.
Lorsque les postes d'un système téléphonique ne sont pas dotés du voyant de
messages, l'administrateur du système peut configurer Express Messenger pour
qu'il appelle le destinataire qui a reçu un message.
Les postes SUPERSET™ 4025, SUPERSET 4125 et SUPERSET 4150 peuvent
être dotés de touches que vous pouvez programmer pour accéder aux options de
menu d'Express Messenger. Pour sélectionner une option de menu qui apparaît à
l'afficheur du téléphone, vous pouvez soit appuyer sur la touche programmable
correspondante ou composer le code de l'option au clavier numérique.
Comment obtenir de l’aide ?
Pour tout problème ou toute question sur le système, adressez-vous à
l'administrateur de votre système, soit la personne qui gère Express Messenger.
Préparatifs
Avant d'accéder à votre boîte vocale, il vous faut:
•
Le numéro du centre de messages Express Messenger. Vous
obtenez ce numéro auprès de votre administrateur de système.
Notez-le à l'endroit prévu à cet effet au début du présent Guide.
•
Votre numéro de boîte vocale. Vous obtenez ce numéro auprès
de votre administrateur de système. Notez-le à l'endroit prévu à
cet effet au début du présent Guide. Il est généralement identique
à votre numéro de poste.
•
Un mot de passe. Votre administrateur de système vous dira combien de
chiffres doit avoir le mot de passe (entre 3 et 6). Le mot de passe par
défaut ne contient que des 9. Changez le mot de passe par défaut pour
une série de chiffres que vous seul connaissez (même nombre de chiffres
que le mot de passe par défaut).
•
Un message d'accueil. Ceux qui appellent entendent ce message
lorsque vous ne pouvez répondre. Les directives de démarrage
aux pages suivantes contiennent un exemple de message
d'accueil, mais vous pouvez utiliser un message de votre cru.
5
Premier appel à Express Messenger
Depuis un poste téléphonique interne
1. Soulevez le combiné (ou utilisez la fonction mains libres) et assurezvous d'obtenir une tonalité de manoeuvre.
2. Composez le numéro du centre de message.
Express Messenger vous demande d'entrer votre mot de passe.
...
3. Entrez le mot de passe par défaut :
La première fois que vous contactez Express Messenger, le mot de
passe par défaut ne contient que des 9.
4. Appuyez sur
pour continuer.
5. Express Messenger vous demande d'entrer un nouveau mot de
passe (vous devez changer le mot de passe par défaut). Votre
nouveau mot de passe doit avoir le même nombre de chiffres que le
mot de passe par défaut. N'utilisez pas que des 9 et n'utilisez ni
l'astérisque [*] ni le carré [#]. Entrez votre nouveau mot de passe.
6. Express Messenger vous demande d'entrer votre nouveau mot de
passe une seconde fois pour le confirmer. Entrez votre nouveau mot
de passe une seconde fois.
7. Express Messenger vous demande d'enregistrer votre nom. Ne dites
que votre nom, par exemple :
“Christiane Lebrun”
Parlez dès que la tonalité se fait entendre, puis appuyez sur n'importe
quelle touche lorsque vous avez terminé.
8. Appuyez sur
l'entendre ou sur
pour accepter l'enregistrement, sur
pour
pour le supprimer et recommencer.
9. Express Messenger vous demande d'enregistrer un message
d'accueil. Préparez un message court et profesionnel. Voici un
exemple de message d'accueil :
“Vous avez joint la boîte vocale de Christiane Lebrun. Je ne peux
prendre votre appel pour le moment. Veuillez laisser vos nom et
numéro, ainsi qu'un court message. Je vous rappelerai dans les plus
brefs délais. Pour obtenir de l'aide immédiatement, appuyez sur zéro
et demandez qu'on vous transfère à mon associée, Julie Tremblay.”
Si vous voudriez enregistrer un message d’accueil bilingue, suivez
cette exemple,
"Vous avez joint la boîte vocale de Christine Conner. You have
reached Christine Conner. Je ne peux prendre votre appel pour le
moment. Veuillez laisser votre nom et numéro, ainsi qu'un court
message.I can't answer the phone right now, so please press 8 and
leave your name, number, and a short message. Pour obtenir de
l'aide immédiatement, appuyez sur [0]. If you need immediate
assistance, press [0].
6
REMARQUE : Vous pouvez inclure des instructions qui invitent les
demandeurs à essayer de vous joindre à un autre numéro, celui de
votre téléphone cellulaire ou de votre avertisseur par exemple. Pour
de plus amples informations, consultez « Numéros de contact
personnels ».
10. Appuyez sur
l'entendre ou sur
pour accepter l'enregistrement, sur
pour
pour le supprimer et recommencer.
11. Vous avez maintenant terminé de configurer votre boîte vocale et
pouvez laisser des messages et écouter ceux qu'on vous laisse.
7
Depuis un téléphone extérieur
1. Composez le numéro de téléphone de votre entreprise.
2. Quand Express Messenger répond, appuyez sur :
3. Entrez le numéro de votre boîte vocale.
4. Entrez le mot de passe par défaut :
...
La première fois que vous contactez Express Messenger, le mot de
passe par défaut ne contient que des 9.
5.
Appuyez sur
pour continuer.
6. Express Messenger vous demande d'entrer un nouveau mot de
passe (vous devez changer le mot de passe par défaut). Votre
nouveau mot de passe doit avoir le même nombre de chiffres que le
mot de passe par défaut. N'utilisez pas que des 9 et n'utilisez ni
l'astérisque [*] ni le carré [#]. Entrez votre nouveau mot de passe.
7. Express Messenger vous demande d'entrer votre nouveau mot de
passe une seconde fois pour le confirmer. Entrez votre nouveau mot
de passe une seconde fois.
8. Express Messenger vous demande d'enregistrer votre nom. Ne dites
que votre nom, par exemple :
“Christiane Lebrun”
Parlez dès que la tonalité se fait entendre, puis appuyez sur n'importe
quelle touche lorsque vous avez terminé.
9. Appuyez sur
l'entendre ou sur
pour accepter l'enregistrement, sur
pour
pour le supprimer et recommencer.
10. Express Messenger vous demande d'enregistrer un message
d'accueil. Préparez un message court et profesionnel. Voici un
exemple de message d'accueil :
“Vous avez joint la boîte vocale de Christiane Lebrun. Je ne peux
prendre votre appel pour le moment. Veuillez laisser vos nom et
numéro, ainsi qu'un court message. Je vous rappelerai dans les plus
brefs délais. Pour obtenir de l'aide immédiatement, appuyez sur zéro
et demandez qu'on vous transfère à mon associée, Julie Tremblay.”
11. Appuyez sur
l’entendre ou sur
pour accepter l’enregistrement, sur
pour
pour le supprimer et recommencer.
12. Vous avez maintenant terminé de configurer votre boîte vocale et
pouvez laisser des messages et écouter ceux qu'on vous laisse.
8
Contacter Express Messenger pour prendre
ses messages
Lorsque le voyant de messages est allumé
1. Appuyez sur la touche de messages ou composez le numéro du
centre de messages Express Messenger.
2. Entrez votre mot de passe.
3. Appuyez sur
pour écouter vos messages ou sur une autre touche
pour sélectionner une autre option du menu principal.
Si le voyant de messages n'est pas allumé ou s'il n'y a pas
de voyant de messages
1. Soulevez le combiné.
2. Composez le numéro du centre de messages Express Messenger.
3. Express Messenger vous demande d'entrer votre mot de passe.
Entrez votre mot de passe.
4. Appuyez sur
pour écouter vos messages; ou appuyez sur une
autre touche pour sélectionner une option différente du menu
principal illustré à la page suivante.
9
À propos du Système de menus d'Express
Messenger
La présente section décrit les options offertes par Express Messenger. Lorsque vous
accédez à votre boîte vocale dans Express Messenger, vous pouvez choisir les
menus illustrés ci-après.
Nota : Après que vous avez écouté ou laissé des messages, Express Messenger
vous permet d'accéder à un menu précédent contenant d'autres options que celui
que vous venez d'utiliser.
10
Menu principal
Lorsque vous accédez à votre boîte vocale, choisissez parmi les options de menu
suivantes :
Écouter Fait entendre les messages.
Dicter Enregistre et envoie un message.
Envoyer et quitter Envoie un message et quitte le système.
Transférer à l'opérateur Transfère à l'opérateur.
Réception automatique Transfère à la réception automatique.
Annuler Quitte le système.
Options personnelles Fait entendre les instructions pour les options
suivantes :
Accueil Enregistre le message d'accueil permanent.
Nom Enregistre votre nom.
Mot de passe Change le mot de passe.
Liste de distribution Enregistre et envoie simultanément des
messages à plusieurs boîtes vocales. Pour en savoir davantage, voir
la rubrique “Listes de distribution”.
Accueil temporaire Enregistre un message d'accueil valable pour
un nombre de jours limités seulement, de 1 à 99. Le message
d'accueil temporaire expire à minuit le dernier jour précisé. Lorsque
le message d'accueil temporaire est expiré, les demandeurs
entendent votre message d'accueil permanent. Pour en savoir
davantage, reportez-vous à la rubrique “Conseils pratiques”.
Mémo Enregistre un message à votre intention.
Changer l'avis/Numéros de contact personnels
Changer l’avis − Demande à Express Messenger de vous aviser de
l'arrivée de messages à un autre poste (numéro extérieur, numéro de
téléphone cellulaire, téléavertisseur, etc.). Vous pouvez choisir le
moment où vous voulez être avisé et, si vous y êtes autorisé, vous
pouvez entrer votre propre type et numéro d'avis. Pour en savoir
davantage, reportez-vous à la rubrique “Avis de messages”.
Numéros de contact personnels − Définissez des numéros de rechange,
celui de votre téléphone cellulaire ou de votre téléavertisseur par
exemple, où les demandeurs peuvent vous joindre.Consultez
« Numéros de contact personnels » pour de plus amples informations.
Quitter les options personnelles Quitte le menu des options
personnelles.
11
Écouter vos messages
Appuyez sur
pour écouter vos messages.
Après avoir écouté vos messages, choisissez une option du menu “Écouter” :
Menu Écouter
Écouter de nouveau Répète le message que vous venez d'écouter.
Répondre Envoie une réponse à la personne qui vous a laissé le message.
Transférer Envoie le message à une autre boîte vocale.
Conserver Sauvegarde le message et fait entendre le message suivant (le
cas échéant).
Supprimer Supprime le message que vous venez d'écouter et fait entendre
le message suivant (le cas échéant). Il est impossible de récupérer les
messages supprimés.
Pause Arrête le message en cours d'écoute – il suffit d'appuyer sur
n'importe quelle touche pour reprendre l'écoute.
Écouter l'enveloppe de remise Indique l'expéditeur du message et l'heure
de l'envoi.
Message suivant Passe au message suivant.
Avance rapide Saute 5 secondes du message et reprend l'écoute normale.
Marche arrière Recule le message de 5 secondes, puis reprend l'écoute
normale.
12
Dicter et envoyer des messages
Appuyez sur
pour envoyer un message. Procédez comme suit :
1. Entrez tous les numéros de boîte vocale de destination.
•
Pour une liste de distribution, appuyez sur
. Suivez les
instructions pour indiquer à Express Messenger où envoyer le
message. Continuez à créer la liste de destinataires en
entrant des numéros de boîte vocale ou en accédant au
répertoire.
•
Si vous entrez un numéro de boîte vocale incorrect, appuyez
pour le supprimer de la liste.
sur
pour terminer la liste de distribution; puis, enregistrez
2. Appuyez sur
votre message.
Une fois votre message enregistré, choisissez une option du menu Envoyer :
Menu Envoyer
Réentendre Fait entendre le message que vous venez d’enregistrer.
Supprimer et recommencer Remplace le message enregistré par un
nouveau message.
Ajouter Ajoute à votre message enregistré.
Options de livraison des messages Écoute des instructions pour les
options de livraison des messages ci-dessous :
Urgent Place le message en premier dans la boîte vocale des
destinataires.
Message privé Empêche la retransmission de votre message par le
destinataire.
Accusé de réception Demande qu’on vous avise quand votre
message a été écouté.
Quitter les options de livraison de message Quitte le menu
d'options.
Attribuer le paramètre Urgent
Envoyer le message et contacter l'opérateur
Envoyer le message et entrer un autre numéro de poste
Pour en savoir davantage, reportez-vous à la rubrique “Conseils pratiques”.
13
Messagerie rapide
La messagerie rapide vous permet de vous laisser à vous-même un message, ou
d'en laisser à vos collègues sans faire sonner le poste téléphonique ni accéder à
votre boîte vocale.
Depuis un téléphone extérieur
1. Composez le numéro de votre entreprise.
2. Quand Express Messenger répond, appuyez sur :
3. Entrez le numéro de la boîte vocale dans laquelle vous voulez laisser
un message.
4. Enregistrer le message (d'au moins deux secondes).
5. Appuyez sur n'importe quelle touche ou raccrochez.
Depuis un poste téléphonique interne
1. Composez le numéro du centre de messages.
2. Quand Express Messenger répond, appuyez sur :
3. Entrez le numéro de la boîte vocale dans laquelle vous voulez laisser
un message.
4. Enregistrer le message (d'au moins deux secondes).
5. Appuyez sur n'importe quelle touche ou raccrochez.
Transférer un demandeur extérieur à une boîte vocale
Procédez comme suit pour transférer un demandeur extérieur à une boîte vocale.
1. Appuyez sur la touche Conf/Trans d'un poste numérique ou sur le
crochet commutateur d'un poste téléphonique standard.
2. Composez le numéro du centre de messages.
3. Lorsque Express Messenger répond,
si vous avez une boîte vocale, appuyez sur :
ou
si vous n'avez pas de boîte vocale,
4. entrez le numéro de la boîte vocale dans laquelle le demandeur veut
laisser un message.
5. Raccrochez immédiatement.
Si vous ne raccrochez pas immédiatement, le demandeur n'entendra
pas tout le message d'accueil de la boîte vocale sélectionnée.
14
Prise de messages à plus d'une boîte vocale
Procédez comme suit pour prendre les messages à plus d'une boîte vocale au cours
d'un même appel à Express Messenger.
1. Prenez les messages à la première boîte vocale de la façon normale.
2. Lorsque vous avez terminé avec la première boîte vocale, appuyez
sur
. Cette étape vous ramène à la réception automatique.
3. Appuyez sur
lorsque vous entendez le message d'accueil de
l'entreprise. Express Messenger vous demande le nouveau numéro
de boîte vocale.
4. Entrez le numéro de la boîte vocale. Répétez les étapes 2 à 4 pour
chaque boîte vocale dont vous voulez prendre les messages.
15
Avis de message
L’avis de message vous permet de quitter le bureau et de recevoir un avis d’Express
Messenger lorsque vous recevez des messages. Express Messenger appelera votre
numéro de téléphone ou de téléavertisseur. Vous pouvez aussi utiliser l'avis de
message pour vous aviser que vous avez des messages si votre téléphone n'a pas
de voyant de messages.
Lorsque vous choisissez “Changer avis” dans le menu principal, vous pouvez :
•
préciser le moment auquel vous voulez être avisé : lorsque
l'entreprise est ouverte, fermée, toujours ou jamais;
•
indiquer que vous voulez être avisé des messages urgents
seulement.
Si votre administrateur de système vous a autorisé à préciser votre propre type et
numéro de boîte vocale, vous pouvez :
•
entrer un type d'avis : numéro de poste interne, numéro externe,
téléaverstisseur par message, téléavertisseur par tonalité
seulement, ou téléavertisseur numérique;
•
entrer un numéro de poste ou de téléphone auquel vous voulez
être avisé.
Si vous n'êtes pas autorisé à préciser votre propre type et numéro de boîte vocale,
l'administrateur du système entrera le type et le numéro d'avis pour vous.
Si votre numéro d'avis est un numéro de téléphone : Express Messenger
appelle ce numéro jusqu'à trois fois à 15 minutes d’intervalle. Si vous n'accédez pas
à votre boîte vocale après le troisième appel d'Express Messenger, ce dernier ne
vous rappelle plus, même si vous recevez de nouveaux messages. Toutefois, le
voyant de message de votre téléphone reste allumé jusqu'à ce que vous ayez pris
vos messages.
Si votre numéro d'avis est un numéro de téléavertisseur : Express Messenger
procède comme avec un numéro de téléphone ou de poste, mais appelle le
téléavertisseur chaque fois que vous recevez un nouveau message.
16
Numéros de contact personnels
La fonction Numéros de contact personnels vous permet de stocker des numéros de
rechange où les demandeurs peuvent vous joindre plutôt que de vous laisser un
message. Pendant l'écoute de votre message d’accueil, un message-guide invite les
demandeurs à appuyer sur une touche pour obtenir le transfert de leur appel au numéro
de rechange. Cependant, ce numéro ne leur est jamais divulgué. Le message d’accueil
ci-dessous inclut un message-guide qui invite les demandeurs à joindre le propriétaire
de la messagerie vocale à son numéro de téléphone cellulaire :
« Vous venez de joindre Pierre Lavoie. Je suis actuellement dans l’impossibilité de
vous répondre. Veuillez donc laisser votre nom et votre numéro ainsi qu’un court
message. Je vous rappelerai dès que possible. Pour me joindre sur mon téléphone
cellulaire, appuyez sur [2]. Si vous désirez parler à un téléphoniste, appuyez sur
[0]. »
Vous pouvez assigner jusqu’à dix numéros de contact aux touches [0] à [9]. La
touche [2] est réservée aux numéros de téléphone cellulaire, la touche [3], aux
numéros de télécopieur et la touche [7], aux numéros de téléavertisseur. La touche
[0] est généralement utilisée pour le transfert de l’appel au téléphoniste, mais vous
pouvez vous en servir pour vos numéros de contact. Même chose pour la touche [8]
qui est utilisée pour passer d’une langue à l’autre dans un système bilingue.
Vous pouvez assigner et changer à tout moment vos numéros de contact
personnels si vous disposez d’un téléphone à clavier.
Procédez comme suit pour stocker les numéros de contact personnels :
1. Accédez à votre messagerie vocale.
2. Appuyez sur [8] pour les options de l'usager.
3. Appuyez sur [2] pour la notification de changement.
4. Appuyez sur [2] pour les numéros de contact personnels.
5. Suivez les messages-guides pour assigner vos numéros.
REMARQUE : Pour les numéros externes, omettez le chiffre que vous
composeriez normalement pour accéder à une ligne externe; le système
compose ce chiffre automatiquement.
Réenregistrez votre message d’accueil afin d’y inclure des messages-guides qui
indiquent les nouveaux numéros assignés.
17
Listes de distribution
Vous pouvez avoir jusqu'à cinq listes de distribution personnelles, numérotées de 05
à 09, contenant chacune un groupe de numéros de boîte vocale.
Les listes de distribution numérotées de 01 à 04 sont
réservées à l'administrateur du système qui configure les
listes universelles pouvant servir à tous les utilisateurs qui
ne peuvent toutefois pas les modifier.
La liste de distribution 00 permet de transmettre un
message à toutes les boîtes vocales du système.
Sélectionnez “Listes de distribution” dans le menu principal, puis suivez les
instructions pour :
•
ajouter des numéros de boîte vocale à une liste de distribution;
•
passer en revue une liste de distribution;
•
supprimer des numéros de boîte vocale d'une liste de distribution;
•
donner un nom à une liste de distribution.
Voici les règles générales à suivre :
•
entrez toujours deux chiffres pour sélectionner une liste de
distribution (par exemple, 05 ou 06);
•
Express Messenger confirme chaque numéro de boîte vocale que
vous ajoutez à une liste de distribution avant de vous permettre
d'en ajouter un autre;
•
vous ne pouvez supprimer qu'un numéro de boîte vocale à la fois.
18
Utilisation efficace des messages d’accueil de
la boîte vocale
Il y a deux types de messages d'accueil de boîte vocale : “permanent” et
“temporaire”. Vous devez enregistrer votre message d'accueil permanent dès qu’on
vous attribue votre boîte vocale. Quand aucun message d'accueil temporaire n'est
enregistré, ceux qui accèdent à votre boîte vocale entendent le message d'accueil
permanent.
Un message d'accueil permanent ne peut être très précis, car il doit convenir à
toutes les situations. Dans des situations particulières, vous voudrez créer un
message d'accueil temporaire qui sera diffusé un nombre de jours donné.
Voici deux exemples de messages d'accueil temporaires :
“Bonjour! Vous avez joint la boîte vocale de Julie Tremblay.
Je suis en vacances du 18 au 25 juin. Je serai de retour le
lundi 28 juin. Laissez-moi un message et je communiquerai
avec vous à mon retour. Pour une assistance immédiate,
faites le zéro et demandez Christiane Lebrun.”
“Vous avez joint la boîte vocale de Sylvain Champagne.
Aujourd'hui, le jeudi 13 mai, je suis en réunion toute la journée
et ne peux prendre mes appels. Veuillez laisser un message
et je vous rappellerai demain.”
Vous pouvez modifier votre message d’accueil temporaire en tout temps pour
informer les gens qui vous appellent de tout changement à votre horaire. Il peut être
intéressant de créer chaque jour un message d'accueil temporaire – cela montre aux
gens qui vous appellent que vous utilisez réellement Express Messenger. Si vous
ne pouvez prendre vos appels, vous pouvez aussi inclure dans votre message le
nom d'une autre personne qui pourra aider les demandeurs.
Création ou modification d'un message d'accueil permanent
Nota : Vous devez créer votre premier message d'accueil permanent lorsque
vous accédez pour la première fois à votre boîte vocale pour définir votre mot
de passe et enregistrer votre nom.
1. Accédez à Express Messenger, puis à votre boîte vocale.
2. Appuyez sur
pour sélectionner les options personnelles.
3. Appuyez sur
pour l'option Message d'accueil.
4. Suivez les instructions.
19
Création d'un message d'accueil temporaire
1. Accédez à Express Messenger, puis à votre boîte vocale.
2. Appuyez sur
pour sélectionner les options personnelles.
3. Appuyez sur
temporaire.
pour sélectionner l'option Message d'accueil
4. Suivez les instructions.
Annulation d’un message d’accueil temporaire
1. Accédez à Express Messenger, puis à votre boîte vocale.
2. Appuyez sur
pour sélectionner les options personnelles.
3. Appuyez sur
temporaire.
pour sélectionner l'option Message d'accueil
4. Suivez les instructions et réglez le nombre de jours à 0; cela
désactive le message d'accueil temporaire.
20
Conseils pratiques
Accessibilité permanente par un téléphone à clavier
Express Messenger fonctionne 24 heures par jour, 7 jours par semaine. Vous n’avez
besoin que d'un téléphone à clavier pour prendre vos messages en tout temps, où
que vous soyez.
Écoute des messages
Les options “Pause”, “Marche arrière” et “Avance rapide” du menu “Écouter” ne sont
disponibles que lorsque vous écoutez un message. Servez-vous de ces touches
pour réécouter une information que vous n'avez pas entendue, pour arrêter
momentanément l'écoute afin de prendre quelque chose en note ou pour passer
rapidement à un autre message.
Express Messenger fait entendre les nouveaux messages avant les messages
sauvegardés. Une fois que vous avez écouté tous les messages, Express
Messenger vous ramène au menu principal.
Envoi de messages
Vous pouvez créer une liste de distribution contenant jusqu'à 49 numéros de boîte
vocale. Pour envoyer un message à plus de 49 boîtes vocales, vous devez créer
une autre liste de distribution.
Limite de messages stockés
Express Messenger supprime un message sauvegardé après le nombre de jours
défini par l'administrateur du système (généralement 15 jours). Il est impossible de
récupérer les messages supprimés.
Retransmision et transfert
Les options “Répondre” et “Retransmettre” du menu “Écouter” ne fonctionnent
qu'avec les autres boîtes vocales Express Messenger de votre entreprise. Vous ne
pouvez répondre à un message provenant de l'extérieur ni retransmettre un
message à une boîte vocale de l'extérieur.
21
Messages certifiés
Lorsque vous envoyez un message certifié, Express Messenger crée un reçu
contenant le nom des destinataires du message. Ce reçu devient un message
sauvegardé dans votre boîte vocale.
En écoutant le message du reçu, vous pouvez savoir qui a écouté et qui n'a pas
écouté votre message. Lorsque tous les destinataires ont écouté le message, vous
pouvez supprimer le reçu de votre boîte vocale.
Navigation rapide
Vous n'êtes pas obligé d'écouter toutes les instructions avant de faire une sélection;
elles ne servent que d’aide-mémoire. Si vous savez quelles touches utiliser, vous
pouvez les entrer et naviguer dans le système aussi rapidement que vous le désirez.
Longueur des messages et conditions
Il n'y a pas de longueur maximale pour les messages, mais au bout de cinq minutes,
Express Messenger interrompt le demandeur et lui demande s'il désire continuer. Si
le demandeur ne répond pas, Express Messenger arrête l'enregistrement et
raccroche. La même chose se produit si le demandeur cesse de parler pendant plus
de quelques secondes ou si la connexion est mauvaise.
Si le demandeur se trouve dans un endroit très bruyant, comme une usine ou dans
une voiture les vitres baissées, Express Messenger peut couper la communication.
Le demandeur doit réessayer d'un endroit moins bruyant.
La longueur minimale d'un message est de deux secondes.
22