championnats du monde de roller

CHAMPIONNATS DU MONDE DE ROLLER-HOCKEY
TOULOUSE 2014
Avancement janvier-février 2014
Thème
10/02/2013
Actions
Au mois de janvier 2014, les réunions externe suivantes ont été tenues :
- Conseil Régional
- Mairie de Toulouse (réception, signature charte égalité H/F)
- réunion avec Radio Toulouse FM
- réunion avec KDA Kevlar securité
- point mondial lors de l'AG du Comité National
- réunion avec Hot Spot sur site
Plusieurs réunions internes ont été tenues entre les bénévoles en charge des différents thèmes.
La 6ème réunion des bénévoles a eu lieu le 4/2/2014.
Les documents suivants ont été créés ou mis à jour :
- bon de commande "papier" billetterie
- kit de communication
- dossier hôtellerie et tourisme pour les bénévoles (version en anglais)
- diverses lettres (Mairie de Toulouse,…)
En parallèle, les points importants suivants ont été traités principalement par la FFRS :
- contrat avec la société Hot Spot
- finalisation du design de l'affiche auprès de Comquest
- réunion au Ministère des Sports
DEVELOPPEMENT DURABLE
Bénévoles : Frédéric
Manifestation placée sous le signe du développement durable, label Agenda21 obtenu début décembre.
un article en préparation
Des activités et des stands sont prévus. L'équipe de bénévoles commence à décliner concrètement les projets d'actions.
Le dossier Egalité Femmes Hommes avance pour le mieux.
La charte égalité H/F sera signée par les clubs de la région lors d'une cérémonie à la Mairie de Toulouse le 7/7/2014 à 18h.
COMPETITION
68 équipes inscrites ! Un record…
Cela représente 1300 membres des délégations (estimation)
Donc on ne va pas couper à utiliser La Ramée, et malheureusement, on risque de l'utiliser non seulement pour quelques
matchs mais pour des journées non-stop.
La FIRS n'a pas encore rendu son verdict sur l'utilisation ou pas de Rsportz pendant les championnats. On attend leur
retour.
En solution de secours, on a récupéré la feuille de match utilisée par la FIRS. On la remet au goût du jour (Denis, Arnauld)
et on améliore l'interface pour simplifier la tache des bénévoles table de marque.
La soumettre à Jean-Lou pour test.
INFRASTRUCTURES
Terrain Palais & Balustrades Palais
location du matériel auprès de la société OPUS, le sol sera un Sportcourt (quasi neuf) et les balustrades seront fournies
aussi. Pas d'upperboard en plexi. Lestage de la balustrade. Filet de protection à l'arrière des buts.
Il reste à réfléchir à la protection de la table de marque.
Stockage du matériel des délégations
La Mairie de Toulouse est obligée de prévoir des travaux nécessaires dans le Gymnase attenant au Palais des Sports, donc
nous n'aurons ni la salle pour le stockage ni les 2 vestaires supplémentaires. C'est une mauvaise nouvelle.
La Mairie proposait des boxs fermés à clef sur le parking (22 demandés, il faut faire le plan d'implantation) et une équipe
de nettoyage renforcée pour accélérer la rotation des équipes dans les 4 vestiaires restants.
Une autre solution serait de prévoir une zone de déshabillage dans l'une des salles VIP, puis emporter les affaires des
joueurs dans le premier vestiaire libéré.
On peut imaginer de stocker le matériel des délégations dans les salles VIP, mais il n'est pas sûr que ce soit assez grand (36
équipes la première semaine)
La Ramée
La Mairie travaille à l'amélioration du panneau d'affichage pour visualiser les pénalités.
Il faut trouver un local pour les bénévoles.
Besoin du réseau sur la Ramée.
demande de devis pour location de 2 algécos (vestiaires suppplémentaires).
Algéco : 2,44 m x 6,21 m =15m² avec armoires. Soit 30 m² pour 2 vestiaires
26,55 € TTC location 2 vestiaires par jour (minimum 1 mois)+ 550 € de transport aller/retour = 1346 €
Localu : 5370 € 2 vestiaires de 45 m² chacun et 2 WC autonomes
pb techniques à voir (planéité du sol, etc…)
Les pbs d'implantation sont nombreux. Il vaut mieux demander à la Mairie de mettre à disposition les vestiaires du foot qui
comportent aussi des douches. Mettre en place un mini-bus pour faire les 650 m entre le gymnase et les vestiaires du foot.
Voir avec l'équipe Agenda 21 ce qu'on peut proposer.
Transport
un bénévole nous propose son mini-bus.
Avec autant d'équipes à transporter à la Ramée, il faut un grand bus qui fera des rotations entre Basso Cambo et la
Ramée. Négo avec tisséo à poursuivre.
Réseau
Jean-Lou se charge de contacter Orange.
PARTENARIAT
Matériel
Le dossier de sponsoring en anglais a été diffusé à plusieurs fournisseurs de matériel. Pas de réponse à ce jour.
HLD (sponsor EdF) à recontacter
SGE Pasquier à recontacter
Autres sponsors abordés
Adagio va signer
McDo voudrait mettre sa pub sur les billets d'entrée
Oxelo fournira du matériel
la FFRS contacte aussi ses partenaires (Sharp…)
Equipe de France
Le comlor a autorisé le comité national à utiliser le logo des Championnats du Monde pour réaliser un tee-shirt de soutien
aux EdF. Ce tee-shirt sera vendu par le comité national. Les bénéfices iront aux Equipes de France et serviront de dotation
pour un jeu-concours. Le comlor fera la promo du tee-shirt quand les conditions de vente seront connues.
Partenariat couverture média
Toulouse FM (voir ci-dessous)
RHAF confirme qu'ils seront présents lors de l'événement
FMT idem mais surtout la 2eme semaine
Roller en ligne est prêt à venir à 2 personnes mais voudrait qu'on les héberge. Trouver une solution.
FINANCIER
National
document synthétisant les calculs faits par la FFRS et le comlor pour établir le budget transmis à la trésorière de FFRS.
Le budget doit être remis à jour pour tenir compte du nb plus important d'équipes. Marie va aider à la mise en place de
ce nouveau budget et à la tenue des comptes. Demander les directives au comptable-trésorier.
Local
suivi des demandes de subventions déjà déposées. demande à faire auprès de Toulouse Métropole.
Tarifs et billetterie
finalisation du choix du tarif des billets et du mode de commercialisation
Billetterie électronique (sur Weezevent) + bon de commande papier pour les clubs français qui ne possèdent pas de carte
bleue. Envoyé en exclusivité via la Newsletter quelques jours avant la diffusion officielle.
Il reste du travail pour intégrer le module de billetterie dans le site et finaliser la présentation des billets
(Denis+Nico+Damien+Sylvie).
On recherche un bénévole pour assurer le suivi de la vente des billets et répondre aux questions des spectateurs. Ce sera
Zeprez.
Boutique
Le tee-shirt de l'événement est en cours de design par Esther et Sophie.
Discussion sur le contenu. Demande des fichiers natifs à Comquest.
COMMUNICATION
Affiche
Comquest a terminé l'affiche (enfin presque…). On attend la version finale.
Puis la déclinaison sur les autres supports : bannières web, billet...
Carte de visite / Tampon
une carte de visite Comlor a été imprimée; un tampon a été fabriqué.
Dossier de Presse
ProEvent a diffusé le communiqué de presse préliminaire (modif demandées par la FIRS à intégrer) et travaille sur le
dossier de Presse. On diffusera en grand après Sotchi.
Article
Un article sur le Mondial va paraître dans le prochain Hockey Magazine
Plusieurs articles paraissent sur le site FFRS.
Site internet
mise en ligne du site le 17 janvier 2014.
pour l'instant : seulement des retours positifs.
possibilité de visualiser les statistiques de fréquentation via google analytics
Page Facebook
page FB active. Jeff se propose à aider pour choisir et préparer les diffusions à faire.
Newsletter FFRS
la 1ere newsletter mensuelle est partie vers les présidents de clubs FFRS. A envoyer aux autres présidents (sylvie)
Radio
Partenariats en cours de nego avec Toulouse FM. Slogan à créer.
France bleue et RFM/Virgin vont aussi diffuser des infos sur les championnats
TV
Une société italienne a été choisie. C'était la moins chère, et elle est habituée à travailler avec la FIRS.
Demander si la musique est autorisée pendant la retransmission. (cf Orange TV pendant la Finale de la Coupe de France
ne voulait pas de musique)
Journal Voix du Midi
Prévoir la réunion. Voir si le Journal des Championnats peut être financé par la publicité.
réceptions VIP
1 réception est prévue à la Mairie de Toulouse pour les délégations : le lundi 7/7/2014 à 18h
Mascotte
une mascotte d'ours a été sélectionnée.
Parrain
Jérôme Fernandez, Alexis Contin, Elissade, Rémi Gaillard... À choisir et à solliciter
Contacts assos de résidents étrangers
Yves a fait la liste des consulats sur Toulouse. On va les contacter en février puisqu'on connait les équipes inscrites.
DEVELOPPEMENT
Régional
le livret à destination des enfants est en cours d'impression. Livraison le 11/2.
Mentionner sur la page FB qu'une convention tripartite a été signée avec l'Education Nationale, la Mairie de Toulouse et
la Ligue. Se rapprocher du comlor pour avoir plus de renseignements.
National : Roller Hockey Tour
travail de préparation en cours sur Rouen et Paris, merci Guillemette et Valérie !
d'autres villes du sud-est sont intéressées, merci Angélique !
le kit de communication est en cours de finalisation. Une première version des docs a été envoyée à 3 personnes
intéressées et le téléchargement a été testé. Il manque tout ce qui découle de l'affiche. Jérémy accepte qu'on utilise
quelques exercices de son livre pour aider les responsables des animations. Il faut faire une petite fiche à ce sujet.
des contacts ont lieu avec des clubs français pour la préparation d'événement locaux lors desquels les clubs feront la
promotion des championnats du Monde. En contrepartie, le comlor met ces clubs en avant sur sa page FB.
SERVICES
Hotels
traduction de ce doc pour les spectateurs en espagnol et en anglais
mise en place d'une nouvelle adresse mail pour obtenir des renseignements pratiques :
[email protected]. Trois bénévoles répondront aux questions en anglais, espagnol et français.
les délégations continuent à réserver des hôtels chez Accor. Un point sera fait en février.
Restauration
une société nous propose ses services : Saveurs d'Evénements
pour la restauration à la Ramée, on décide de contacter des prestataires (hot-dog, pizza, salades…). Le comlor vendra
les boissons. Prévoir un congélateur ou un camion frigo pour le rafraichissement.
BENEVOLES
Bénévoles
renfort de Antonin (Aubagne) pour la gestion. Thierry réfléchit à un logiciel permettant d'établir les plannings des
bénévoles.
Le formulaire d'inscription des bénévoles a été transmis à nouveau via FB ou la Newsletter FFRS.
On atteint 112 bénévoles inscrits (30 % des volontaires ne connaissent pas encore leurs dispos exactes)
Il faut valider le nb de bénévoles nécessaires par poste.
De nouveaux Ambassadeurs se sont inscrits : Val de Marne, Loiret
David stagiaire BTS Tourisme nous aidera à partir du 1/6. Clotide (licence marketing) souhaiterait nous rejoindre. Pierre,
stagiaire de 3eme va venir aussi pendant l'événement.
Les élèves de la section européenne traduisent des docs.
Tous ces stagiaires et de nombreux bénévoles cherchent un logement pas cher. Bourse "Déplie ton canapé" à organiser.
Qui s'en occupe ? Fournir aussi la liste des campings.
Formation Table de marque Midi-Pyrénées prévue fin mars.
Aide Presse
RHAF sera présent sur l'ensemble de l'événement. Notre dispositif est en cours de mise en place en fonction des forces en
présence.
Nous jouerons notre rôle de partenaires médias à fond et sans retenue, étant disponibles pour vous accompagner, vous
conseiller mais avant tout pour faire notre job : proposer des compte-rendus, des interviews, des insolites, des
reportages..........
Nous sommes également disponibles pour la promotion a priori de l'événement, des jeux-concours, des annonces, bref,
pour tout ce dont vous aurez besoin.
A titre personnel, je suis disponible pour commenter les rencontres diffusées en direct. C'est un point dont nous allons
devoir parler rapidement afin que chacun s'organise.
Roller en ligne sera là aussi (2 personnes): il faut leur trouver un logement
FMT présente sur la 2eme semaine
ANIMATIONS
Animations pendant les Championnats
mini-tournoi pour les enfants pour les enfants des écoles
installations autour du palais : le plan va bientôt être finalisé
"Dessine ton maillot" : le formulaire de participation est terminé. Le jeu devient simplement une exposition de dessins, sinon,
trop de contraintes juridiques.
Qui peut récolter les dessins et les afficher pendant l'événement ?
Partenariat éventuel avec les Siestes Electroniques
Animations en amont des Championnats
Après Carrefour Portet, on prépare une animation à Leclerc St-Orens
"Dessine ton maillot" peut aussi être proposé en amont.
Prévoir un agenda partagé avec les animations en France
Déjà plusieurs animations. Castelginest a réservé 2 we en avril et mai.
Rando Roulez Rose
Sécurité-Secourisme- Médical
La Mairie nous a fait parvenir un document expliquant les besoins.
Réunion avec Kevlar Sécurité événementiel à Toulouse. Compte-rendu dédié. L'équipe de professionnels sera complétée
par des bénévoles.
Les bénévoles (diplômés) assureront le secourisme lors des journées à moins de 1500 personnes. Au-delà, ils seront
complétés par 2 secouristes d'une association reconnue (croix-rouge, etc…).
Certains bénévoles sont des professionnels de la gestion des situations d'urgence.
Premiers contacts pris avec les médecins (EdF, bénévoles…).
Equipe de photographes
premiers contacts pris avec les photographes bénévoles. Les idées fusent.
Fresque photo-mosaïque, timelapse, photomaton, photos avec mascotte, exposition, …
Faire préciser aux photographes du CIRILH ce qu'ils attendent des photographes bénévoles.
Contrat FIRS
Le Comlor a demandé la mise à jour du contrat.
FIN DU DOCUMENT
Sylvie