Cahier des charges pour l`organisation d`un séminaire sur Lyon en

 Cahier des charges pour l’organisation d’un séminaire sur Lyon en juin 2012
dans le cadre du projet ICS MED
à destination des acteurs de l’Economie Sociale et Solidaire Sommaire du cahier des charges I‐
II‐
III‐
IV‐
V‐
Contexte Objectifs Contenu de la mission, production attendue Répartition des postes et prise en charge Offre à remettre par le candidat –qualification du prestataire Cahier des charges I – Contexte Le projet dénommé « ICS – PME et Économie Coopérative pour le Développement Local » est un projet de coopération territoriale financé par le programme européen MED. Les principaux objectifs du projet consistent : à renforcer le potentiel d'innovation des entreprises coopératives dans les secteurs de la pêche, de l'agriculture, du tourisme et de l'environnement, - promouvoir ces entreprises sur les marchés internationaux. ICS met l'accent sur une stratégie transnationale commune. L’intention est de renforcer les systèmes coopératifs, de décliner des lignes politiques par le biais d’actions coordonnées entre quatre secteurs spécifiques : pêche, agriculture, tourisme et environnement. L’objectif est d’améliorer la capacité des coopératives à faire face à la concurrence internationale et à accroître la valeur de leurs caractéristiques uniques à l’échelle internationale. -
Les partenaires du projet sont : IPN : Institut Pedro Nunes, association pour l’innovation et le développement technologique et scientifique – IPN. PORTUGAL – district de Coimbra (Région Centre) CRIA : Université d’Algarve (UALG) – Division entrepreneuriale et de transfert des connaissances (CRIA). PORTUGAL – Région d’Algarve FUNDITEC : Fondation pour le développement et l’innovation technologique – FUNDITEC ESPAGNE – Catalogne 1 Cahier des charges. Séminaire ICS MED. Juin 2012. Lyon. 15 février 2012. CEPES A : Confédération des entreprises de l’économie sociale en Andalousie – CEPES A ESPAGNE – Andalousie REGIONE MARCHE : Conseil Régional des Marches, département de l’internationalisation, de la promotion internationale, de la culture, du tourisme, du commerce et des activités de promotion de la région. ITALIE – Région des Marches LEGACOOP MARCHE : ITALIE – Région des Marches CARAC’TERRES : Pôle régional d’innovation et de développement économique solidaire FRANCE – Provence‐Alpes‐Côte d’Azur OXALIS SCOP S.A. : coopérative d’entrepreneur‐e‐s FRANCE – Rhône‐Alpes MUNICIPAL DEVELOPPEMENT COMPANY OF MILIES Le projet comprend plusieurs axes de travail : -
La communication ; Le management du projet (nécessitant une coordination interpartenaires) ; L’analyse, la veille et la mise en place de plans d’actions pour la mise en place d’un système de coopération entre les pays européen du pourtour de la Méditerranée ; La définition d’opportunités de mise en place de clusters d’entreprises coopératives. Durée du programme et étapes principales : 2010‐ 2012 Il a donné lieu à plusieurs rencontres et ateliers de travail : -
Rencontre des partenaires, 1er comité de pilotage : octobre 2010, Ancone, Italie 1er atelier de travail : février 2011, Coimbra, Portugal 1er séminaire thématique, dating inter‐cooperatives et comité de pilotage : juillet 2011, Barcelone, Espagne 2ème atelier de travail, dating et comité de pilotage : janvier 2012, Marseille, France 2 Cahier des charges. Séminaire ICS MED. Juin 2012. Lyon. 15 février 2012. II‐
Objectifs de la mission Il s’agit d’organiser un forum sur le thème : «Les coopératives en zone méditerranéenne : de l’échange de savoir‐faire à la clusterisation» Le séminaire de Lyon est le dernier grand rendez‐vous de ce projet et servira de séminaire de synthèse entre les acteurs du projet. Les interlocuteurs français qui ont la charge d’organiser cet événement à Lyon en juin 2012 souhaitent mettre en place deux journées de travail : l’une réservée au comité de pilotage (15 personnes environ) et l’autre élargie à un public représentatif du monde coopératif, institutionnel et politique, de la recherche et de l’enseignement et à la presse. Il est prévu d’organiser ce forum au conseil régional Rhône‐Alpes et le comité de pilotage au Woopa. Nombre de personnes attendues : 60 à 80 personnes. III – Contenu de la mission, production attendue La mission comprend : 1) La préparation du séminaire Il s’agit d’organiser l’accueil des participants au forum et d’établir le planning du déroulement du séminaire - Réservation d’hôtel, restaurant - Plans de déplacements et points de RDV - Réserver les salles de réunion Préparer les invitations - Co‐établir la liste des participants avec le maître d’ouvrage (ajouts éventuels de contacts) ; - Réaliser les invitations1 et les envoyer, faire des relances, établir une liste des inscrits ; Mettre en page les contenus remis aux participants avant le forum Mettre en page le document préparé par le maître d’ouvrage qui sera remis aux participants. Ce document définit les sujets précis à aborder et les expériences pertinentes avec leur contextualisation. Faciliter la participation au séminaire - Prévoir la présence de traducteurs français/ anglais 1
charte graphique du projet à utiliser. 3 Cahier des charges. Séminaire ICS MED. Juin 2012. Lyon. 15 février 2012. 2) L’implication des médias L’intention est d’impliquer les médias et les différents territoires intéressés à la diffusion des résultats du projet : Réaliser un dossier de presse. Organiser une conférence de presse. IV‐ Répartition des postes et prise en charge, organisation Poste
Descriptif
Prestataire
HOTELLERIE
Chambre single +
petit-déjeuner
A définir
RESTAURATION
Soirée J-1
Accueil petit-déjeuner +
pauses réunion Jour 1
Prise en
charge
organisation
Prise en
charge
Partenaires
Prise en
charge
participants
NUIT 1
X
NUIT 2
X
X
Conseil régional
RA
X
Région RA
X
Déjeuner Jour 1
Conseil régional
RA
Dîner Jour 1
Pauses réunion Jour 2
Lieu à définir
Woopa
X
Déjeuner Jour 2
Woopa
X
Région RA
X
Woopa
Union
Régionale
SALLES
Jour 1
Conseil régional
RA
‐
‐
‐
‐
pleinière
atelier
presse
déjeuner
X
X
X
X
Jour 2
Woopa
‐
‐
atelier
déjeuner
X
4 Cahier des charges. Séminaire ICS MED. Juin 2012. Lyon. 15 février 2012. X
TRANSPORTS
Aéroport /Gare HôtelRégion
Hôtel de région / soirée
Best Western / Woopa
Woopa ou Hôtel de Région /
Aéroport ou Gare
LOGISTIQUE
Gestion des envois, des
retours et inscriptions
X
X
X
X
x
X
Accueil, fabrication et remise
des badges, des mallettes
x
x
X
Signalétique
x
x
X
Région RA
Animation
A définir
Traduction
Gestion des salles et des
prestataires techniques et
réceptifs
A définir
EDITION
Pré-invitation
x
X
x
Rédaction et création,
diffusion par mail
x
X
X
Invitation programme
Document de travail
(20 pages, format cahier)
Rédaction et création,
diffusion par mail
x
X
Rédaction
OXALIS
Création
x
ICS MED
Impression (100 ex)
x
x
La mission se déroulera de mars à fin juillet. Pilotage : Cette mission sera pilotée par Oxalis‐scop SA. Des réunions de travail auront lieu de manière périodique au cours de la mission pour valider les propositions et actions du prestataire. Il sera également indiqué les actions et acteurs sur lesquels le prestataire pourra s’appuyer et plus généralement tous documents nécessaire à la disposition du maître d’ouvrage pourront être fournis. V ‐ Offre à remettre par le candidat –qualification du prestataire Proposition : La proposition comprendra un calendrier prévisionnel de la mission, accompagné d’une proposition financière détaillée. 5 Cahier des charges. Séminaire ICS MED. Juin 2012. Lyon. 15 février 2012. Des exemples de support de communication pourront être fournis ainsi que tout éléments jugés pertinents pourront être proposés. Qualification et références : Le prestataire doit démontrer qu’il dispose en interne des équipes en capacité de réaliser la mission, soit s’associer, afin de pouvoir proposer une offre de compétences permettant d’y répondre. Dans la réponse, les candidats devront fournir des références de prestations en lien avec le sujet décrit. Les fonctions et expériences des différents intervenants devront être clairement identifiées. Les réponses devront être retournées avant le 12 mars 2012. Pour tous renseignements complémentaires et toute correspondance, joindre : Jean‐Luc Chautagnat, coordonateur du projet OXALIS‐SCOP SA jl.chautagnat@oxalis‐scop.org 06 85 40 38 16 235 rue de la Martinière 73000 chambéry – Bassens France 6 Cahier des charges. Séminaire ICS MED. Juin 2012. Lyon. 15 février 2012.