Holy Cross Health : Aide financière au patient
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Holy Cross Health : Aide financière au patient
Page 1 de 7 Holy Cross Health : Aide financière au patient Responsable/Service : JEFFREY KARNS, Vice-président, Opérations des cycles de revenus / Bureau du directeur financier Date d’approbation : 11/11/2016 Approuvé par : Anne Gillis (Directrice financière, Holy Cross Health), Annice Cody (Présidente, Holy Cross Health Network), Doug Ryder (Président, Holy Cross Germantown Hospital), Judith Rogers (Présidente, Holy Cross Hospital) Date du prochain examen : 11/11/2018 Services affectés : Finance, Service juridique, Bureau du directeur financier, Comptabilité des patients, Conseils financier Objectif Mettre les soins médicalement nécessaires à la disposition des personnes dans le besoin dans notre communauté, quelle que soit leur capacité de payer, fait partie de la mission de Holy Cross Health. Du fait que tout soin a un coût lui étant rattaché, tout service « gratuit » ou « à prix réduit » fourni par l’intermédiaire de ce programme a comme résultat que le coût en question est supporté par d’autres patients et leurs payeurs. Par conséquent, Holy Cross Health a la double responsabilité de couvrir ceux dans le besoin tout en s’assurant que le coût des soins ne soit pas transféré injustement à des individus, des payeurs tiers et la communauté en général. L’objectif de cette politique est de : • garantir un processus cohérent, efficace et juste afin de pouvoir fournir des services médicalement nécessaires gratuitement ou à prix réduits aux patients qui résident dans l’état du Maryland ou qui présentent un problème médical urgent, émergeant ou potentiellement mortel et qui n’ont pas la capacité de payer. • assurer les agences de réglementation et la communauté au sens large que l’hôpital documente l’aide financière fournie à ces patients afin que leur admissibilité à l’aide soit démontrée de façon appropriée. • protéger un niveau énoncé du patrimoine financier de chaque patient lors de la détermination de leur admissibilité à l’aide financière en vertu de la présente politique. • fournir, sans aucune discrimination, des soins pour les problèmes médicaux urgents aux individus quelle que soit leur admissibilité à l’aide financière en vertu de la présente politique. Page 2 de 7 S’applique aux entités suivantes : Vue générale de la politique • Les services, les endroits, et les installations énumérés dans la section des services couverts. La politique d’aide financière aux patients de Holy Cross Health s’applique aux cas où les patients n’ont ni les revenus ni le patrimoine financier suffisants pour payer pour leurs soins et remplir leur obligation en tant que patients de coopérer avec et de profiter des programmes de couverture médicale (y compris Medicare, Medicaid, assurances commerciales, programmes d’indemnités pour accidents du travail, et tout autre programme local ou de l’état). La politique d’aide financière comprend les programmes suivants, chacun desquels pouvant avoir sa propre application et/ou ses propres conditions en matière de documents : • Scheduled Financial Assistance Program (Programme d’aide financière programmée) : Holy Cross met une aide financière à la disposition des patients admissibles ayant un besoin actuel ou anticipé de soins médicaux en tant que patient hospitalisé ou patient en consultation externe. Cette aide exige qu’un formulaire de demande soit rempli et que des documents d’appui soient fournis. Une fois approuvée, une aide financière de la sorte reste en vigueur pendant une période de six mois après la détermination, à moins que les circonstances financières du patient ne changent, ou qu’il devienne admissible à une couverture par l’intermédiaire d’une assurance ou d’un programme public disponible durant cette période. • Presumptive Financial Assistance Program (Programme d’aide financière présumée) : Holy Cross met une aide financière présumée à la disposition des patients admissibles de la façon suivante : O Les patients, à moins qu’ils ne soient autrement admissibles à Medicaid ou CHIP, qui sont des bénéficiaires des programmes de services sociaux soumis à des conditions de ressources figurant ci-dessous sont admissibles à des soins gratuits dans la mesure où ils soumettent une preuve d’inscription dans les 30 jours, à moins qu’une prolongation de 30 jours n’ait été demandée. L’aide restera en vigueur tant que le patient est un bénéficiaire actif de l’un des programmes mentionnés ci-dessous : ■ « Households with children » (Foyer avec enfants) dans le programme de déjeuner gratuit ou à prix réduit ; ■ Supplemental Nutritional Assistance Program ou SNAP (Aide nutritionnelle supplémentaire) ; ■ Programme d’aide énergétique pour les foyers défavorisés ; ■ Women, Infants and Children ou WIC (Femmes, nourrissons et enfants) O Les patients qui sont des bénéficiaires des programmes du comté de Montgomery figurant ci-dessous sont admissibles à 60 % de l’aide financière dans la mesure où ils soumettent une preuve d’inscription dans les 30 jours, à moins qu’une prolongation de 30 jours n’ait été demandée. L’aide restera en vigueur tant que le patient est un bénéficiaire actif de l’un des programmes mentionnés ci-dessous : ■ Montgomery Cares (Montgomery aide) ; ■ Project Access (Projet Accès) ; ■ Care for Kids (Aide aux enfants). Page 3 de 7 Remarque : Les patients participant à ces programmes du comté peuvent également être admissibles et évalués pour 100 % de l’aide financière si un formulaire de demande d’aide financière est rempli et les documents d’appui sont fournis. O Les patients non assurés qui reçoivent des services dans les centres Holy Cross Health et/ou les cliniques d’obstétrique et gynécologie. Dans certains cas, les conditions en matière d’admissibilité et de documentation reflètent les processus et les politiques des programmes du comté ou d’autres programmes publics pour l’aide financière. Cette aide est basée sur la même grille d’admissibilité à l’aide financière, mais normalement exige un processus de documentation moins approfondi. En vertu de la politique du comté, les patients sont tenus de verser les co-paiements minimum exigés et/ou les paiements contractuels quel que soit le niveau des soins caritatifs auxquels le patient serait autrement admissible. O Les patients admissibles aux programmes d’assistance publique qui reçoivent des services médicalement nécessaires non couverts. Holy Cross Health reconnaît que tous les patients ne sont pas en mesure de fournir des informations financières et/ou sociales complètes et Holy Cross Health peut choisir d’approuver un soutien financier basé sur les informations disponibles avant d’envoyer le solde restant à une agence de recouvrement externe pour s’assurer que les patients qui ne peuvent pas se permettre de payer pour leurs soins soient identifiés de façon appropriée quelle que soit la documentation fournie. • Aide financière médicale en cas de difficultés économiques : Holy Cross Health met également une aide financière à la disposition de patients « médicalement indigents » qui démontrent souffrir de difficultés économiques en raison de leur dette médicale. Ce programme exige un processus de documentation plus approfondi. L’aide financière à prix réduit reste en vigueur durant la période de 12 mois après la date à laquelle les soins médicalement nécessaires ont été reçus pour la première fois et s’applique au patient ou à tout membre de la famille proche du patient vivant dans le même foyer lorsqu’il demande des soins ultérieurs auprès d’un établissement Holy Cross Health. Si un patient répond aux conditions d’admissibilité à plus d’un des programmes mentionnés ci-dessus, la réduction des frais prise en compte sera celle qui est la plus favorable pour le patient. Si les soins à prix réduit sont approuvés pour le patient, le paiement maximum encouru par le patient pour les soins ne dépassera pas les frais moins la majoration de l’hôpital. Les conditions et processus en matière de documentation utilisés par chaque programme d’aide financière figurent dans les procédures d’aide financière, facturation et recouvrement conservées par la direction du service des cycles des revenus. Dans les deux jours ouvrables après avoir reçu un formulaire de demande d’aide financière, d’aide médicale, ou des deux, rempli, une détermination d’admissibilité probable sera prononcée. Page 4 de 7 La somme généralement facturée (SGF) Un individu qui est admissible pour l'aide grâce à cette politique pour les soins d'urgence ou d'autre soins nécessaire médicalement ne sera jamais obligé à payer plus que la somme généralement facturée (SGF) d'un individu qui n'est pas admissible pour l'aide. L'agence de l'état de Maryland que régule les tarifs (HSCRC) établit les frais desquels un rabais est fait et sont les mêmes pour tous les payeurs (c.-à-d. les assureurs commerciaux, le Medicare, le Medicaid, ou les personnes qui paient elles-mêmes). Services couverts La politique d’aide financière s’applique uniquement aux frais encourus pour des services au patient médicalement nécessaires qui sont rendus dans des établissements opérés uniquement par Holy Cross Health. Ces établissements comprennent le Holy Cross Hospital, le Holy Cross Germantown Hospital, les Holy Cross Health Centers, le Holy Cross Health Partners, et le Holy Cross Dialysis Center à Woodmore. Elle ne s’applique pas à des services qui sont opérés par une « co-entreprise » ou une « filiale » de Holy Cross Health. Les médecins sous contrat (Médecine d’urgence, anesthésie, pathologie, radiologie, médecins que travaillent dans l'hôpital et dans les unités des soins intensifs, et néonatalogues) honorent également les déterminations d’aide financière programmées établies par Holy Cross Health. Fournir de services spécifiquement aux personnes non assurées : Si Holy Cross Health fournit un environnement plus rentable pour des services nécessaires (tel que la clinique d’obstétrique et gynécologie ou les centres de santé) en coopération avec des groupes communautaires ou des médecins sous contrat, des conditions d’aide financière et de paiement s’appliquent et peuvent différer du programme général d’aide financière de Holy Cross Health. Dans le cadre de ces programmes à prix extrêmement réduit, les patients sont tenus de verser les co-paiements minimum exigés quel que soit le niveau des soins caritatifs auxquels le patient serait autrement admissible. Ces obligations minimum ne sont alors plus admissibles à une autre réduction par l’intermédiaire de la politique d’aide financière. Services non couverts Les services non couverts par la pressente politique sont : • • • Les services ou frais de médecins privés provenant d’établissements n’appartenant pas entièrement à Holy Cross Health. Services cosmétiques, de commodité et/ou autres services médicaux qui ne sont pas médicalement nécessaires. La nécessité médicale sera déterminée par le médecin-chef de Holy Cross Health après consultation avec le médecin du patient et doit être déterminée avant la prestation d’un service non urgent. Les services pour les patients qui ne coopèrent pas pleinement afin d’obtenir la couverture pour les services qu’ils ont reçus de programmes d’aide du comté, de l’état, fédéraux ou autres, pour lesquels Holy Cross Health pensent qu’ils sont admissibles. Page 5 de 7 Conditions d’admissibilité des patients Holy Cross Health fournit différents niveaux d’aide financière aux résidents et patients du Maryland qui présentent un problème médical urgent, émergeant ou potentiellement mortel et dont les revenus s’élèvent à moins de 400 % du niveau fédéral de pauvreté et dont le patrimoine monétaire (actifs qui sont convertibles en argent liquide, excluant jusqu’à $150,000 en équité de leur résidence principale, outils personnels utilisés dans leur métier ou affaire, et actifs de régime de retraite déferrés) ne dépasse pas $10,000 pour un individu ou $25,000 pour une famille. Holy Cross Health fournit également une aide aux patients dont les revenus de la famille s’élèvent jusqu’à 500 % du niveau fédéral de pauvreté et qui démontrent souffrir de difficultés économiques en raison d’une dette médicale hospitalière qui dépasse 20 % des revenus de la famille sur une période de 12 mois. Tout individu peut demander que le niveau de soins à prix réduit approuvé ou le refus de soins gratuits ou à prix réduit soit réévalué par Holy Cross Health pour l’individu en question. Dans de tels cas, les demandes sont adressées au directeur des conseils financiers qui évaluera l’ensemble des circonstances financières de l’individu, y compris tout solde restant envers Holy Cross Health, toute dette et exigence médicale, ainsi que les revenues et le patrimoine financier de l’individu. Le directeur des conseils financiers rassemblera la demande et la documentation du patient et les présentera au comité d’exception à l’aide financière (constitué du directeur de mission, directeur financier, directeur de la qualité et le vice-président des opérations des cycles des revenus) pour examen. Si l'application est reçue dans 240 jours de la première facture après de sortir de l'hôpital, et si le compte a été envoyé à une agence de recouvrement, l'agence sera notifiée de suspendre toutes mesures de collecter les sommes non payées (Extraordinary Collection Actions) jusqu’à l'application et les appels ont été réglés. Dans tout cas où les déclarations du patient en vue d’obtenir une aide financière s’avèrent substantiellement fausses, toute l’aide financière qui était basée sur les fausses déclarations ou faux documents sera révoquée, et tout solde dû sera traité par l’intermédiaire des processus normaux de recouvrement. Le programme d’aide financière programmée fournie des soins médicalement nécessaires gratuitement à ceux qui en ont le plus besoin - les patients avec des revenus équivalant à ou inférieurs à 200 % du niveau fédéral de pauvreté. Il fournit également une réduction de 60 % des frais aux individus dont les revenus s’élèvent entre 201 % et 300 % du niveau de pauvreté, et une aide de 30 % entre 301 % et 400 % du niveau fédéral de pauvreté. Pour les patients qui démontrent souffrir de difficultés économiques en raison d’une dette médicale, une aide minimum de 30 % peut être fournie entre 401 % et 500 % du niveau fédéral de pauvreté. La grille d’aide financière de Holy Cross Health changera suivant la mise à jour annuelle des niveaux fédéraux de pauvreté publiés dans le HHS Federal Register (le registre fédéral pour la Santé et les Services sociaux). Les patients qui ont un revenu familial jusqu’à 200% selon les lignes directrices du niveau fédéral de pauvreté seront admissibles pour l'aide financière avec les Page 6 de 7 co-paiements et les sommes déductibles, à condition qu'il n'y ait aucun conflit avec des accords contractuels avec l'assureur du patient ou une inscription dans un programme du comté de Montgomery. Continuité de l’obligation financière du patient : Certains patients reçoivent une aide financière partielle parce qu’il a été déterminé qu’ils sont capables d’effectuer certains paiements pour leurs soins. À moins qu’une demande spécifique d’exception pour l’aide financière du patient n’ait été faite et approuvée, ou que la direction de l’hôpital n’adopte officiellement une procédure qui exempte les processus de recouvrement pour certain services, les patients sont tenus de payer le montant du solde réduit. Dans les cas autres que ceux mentionnés ci-dessus, tout patient qui ne paie pas leur part réduite du compte en question verra ledit compte traité par l’intermédiaire de nos procédures normales de recouvrement, y compris le recours à des agences externes et à l’évaluation de crédit. Néanmoins, Holy Cross Health n’engagera aucune poursuite envers quiconque étant légitimement admissible à l’un des niveaux programmés d’aide financière de Holy Cross Health. Des plans de paiement sont également mis à la disposition des patients non assurés dont les revenus de la famille s’élèvent entre 200 % et 500 % du niveau fédéral de pauvreté et qui demandent une aide. Page 7 de 7 Avis d’aide financière Le programme d’aide financière est publié à l’attention des patients de Holy Cross Health auxquels il pourrait s’appliquer. Les informations sont disponibles par l’intermédiaire de méthodologies suivantes : 1) Un résumé en langage simple de la politique d’aide financière de Holy Cross Documents connexes Health, des formulaires de demande d’aide financière de Holy Cross Health, ainsi que la fiche d’informations du patient de l’hôpital, sont placées bien en vue dans toutes les zones d’enregistrements et de paiement, l’entrée principale des établissements, la cafétéria et le centre d’urgence, ainsi que les campus des centres de santé, en anglais, espagnol et les langues principales représentées parmi notre population de patients, tel que défini par les réglementations applicables. Tous les documents sont faciles à accéder, afficher, télécharger et imprimer du site Web de Holy Cross Health. 2) Un avis de disponibilité d’aide financière, ainsi qu’une référence au site Web externe et numéro de téléphone en cas de questions, est présent sur toutes les factures de Holy Cross Health. 3) L’existence d’un programme d’aide financière est portée à l’attention de tous les patients qui paient pour leurs propres soins lors de processus de pré-enregistrement et d’enregistrement. 4) Les informations concernant l’admissibilité et les formulaires de demande pour une aide financière seront envoyés par courrier postal à tout patient qui en fait la demande en tout temps, y compris après un renvoi à des agences de recouvrement. 5) Un avis sera publié tous les ans dans un journal à grande circulation présent dans les zones principales de service de Holy Cross Health. ■ Politique des obligations de paiement du patient en matière de facturation et recouvrement Références ■ Trinity Health. « Financial Assistance Policy », politique du système de Trinity Health URO-2-12-06, le février 12, 2016. ■ Federal Poverty Guidelines (Les lignes directrices du niveau fédéral de pauvreté) , HHS Federal Register Questions et informations supplémentaires Contactez le service de conseils financiers au 301-754-7195 ou le directeur des conseils financiers au 301-754-7193 si vous avez des questions ou désirez des informations supplémentaires. Modifications à la politique Le conseil des directeurs de Holy Cross Health doit approuver toutes les modifications à la présente politique. De plus, la présente politique sera présentée au conseil des directeurs pour étude et approbation tous les deux ans. Approbation La présente politique a été étudiée et approuvée par l’équipe de direction du Holy Cross Health et le conseil des directeurs de Holy Cross Health le 13 octobre 2016.