Guide Projet Techniques - ECAM Strasbourg Europe
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Guide Projet Techniques - ECAM Strasbourg Europe
Guide Projet Techniques Méthodes de gestion 1 SOMMAIRE Objectifs pédagogiques ..................................................................................3 1. Le contexte et les enjeux .......................................................................3 2. Les objectifs du syllabus pour un PT .....................................................4 3. Les exigences particulières des PT .......................................................5 Le déroulement d’un PT ..................................................................................7 1. Les intervenants des PT ........................................................................7 2. Coordination et suivi général du PT .......................................................8 3. Échéances et livrables principaux .........................................................8 4. Pondération des notes .........................................................................12 5. Sécurité, confidentialité et retour d’expérience ....................................12 Moyens matériels ...........................................................................................13 1. Locaux .................................................................................................13 2. Autres moyens matériels .....................................................................13 2 Objectifs pédagogiques 1. Le contexte et les enjeux Ce guide a vocation à être diffusé aux étudiants ECAM 4 Le Projet Technique (PT) effectué pendant la 2ème année est un élément de la formation humaine et managériale de l’ECAM Strasbourg Europe. Il permet aux élèves d’appréhender les enjeux propres à un projet selon ses composantes humaines et techniques, mais aussi d’en découvrir les impacts au niveau global de l’entreprise ou d’un département de l’ECAM StrasbourgEurope Chaque élève va travailler sur un sujet au sein d’un groupe de travail, et devra collaborer avec ses partenaires du groupe pour fournir des résultats conformes aux objectifs fixés. Dans le cadre de leur apprentissage en conduite de projet, les étudiants tiennent les fonctions qui leur sont attribuées et gèrent les interactions avec leurs partenaires internes et externes. Ils participent à l’élaboration du calendrier des réunions d’avancement, respectent les jalons définis, rédigent les attendus et les Comptes-rendus (CR). Les étudiants sont actifs dans la conduite de projet. Ils sont motivés, curieux, intéressés par le projet et l’acquisition des savoir-faire et savoir être qui découlent de sa réalisation. L’ECAM accompagne les élèves sur leur propre pilotage de projet de façon à développer leur autonomie. Il est rappelé l’importance de ces projets pour la suite des études en 3ème année. 3 2. Les objectifs du syllabus pour un PT Objectifs Permettre le passage entre pratiques scolaires et pratiques industrielles Travailler sur son savoir-être Appréhender et se former à une technologie spécifique (liée à l'industriel demandeur). Axes de compétence Connaître la notion d'expression du besoin client par un Cahier des Charges (CDC) Savoir écrire un cahier des charges fonctionnel Être capable de travailler en équipe et en suivant une méthode de gestion de projet Savoir présenter et communiquer sur les résultats d'un projet Contenu Sujet du projet proposé par l'école et sollicitant les savoirs et savoirfaire acquis ou en cours d'acquisition Support et évaluation Cours : Cahier des Charges Évaluation : un bilan de projet (rapport et soutenance) 4 Volume horaire (Cours, TD, TP, P) par projet 3. 2 H de cours introductif 30 H de projet encadré 50 H de projet en autonomie 1 H de présentation soutenance Les exigences particulières des PT C’est un projet qui résulte d'un cahier des charges initial : Ce travail en mode projet s’appuie sur les méthodes apprises. Le projet comprend une relation client / fournisseur, parfois avec une contribution entre l’entreprise et l’ECAM Strasbourg-Europe. Selon les projets, les cahiers des charges sont plus ou moins formalisés et évolutifs. La première activité des étudiants est de les analyser, les comprendre et de clarifier les points incomplets. L'équipe projet fait preuve d'initiative en allant au-delà du strict cahier des charges, en comprenant les besoins et les attentes réelles du donneur d'ordre et en proposant un produit ou une solution y répondant. Il s’agit de bien identifier les exigences de livrables et de planning à chaque étape du projet : o o Avec des CR intermédiaires à soigner en rédaction et en contenu. Les documents envoyés au client sont relus par le superviseur, notamment les CR 5 o o Les livrables, y compris intermédiaires, sont contrôlés afin de s’assurer qu’ils sont satisfaisants et surtout, qu’ils répondent aux besoins et attentes du client La méthode de suivi du projet est en adéquation avec les enjeux (des méthodes simples pour les projets simples, des méthodes plus sophistiquées pour les projets complexes) et garantit l’obtention du résultat malgré l’étendue dans le temps du projet. Le PT a un statut hybride entre stage, prestation de conseil technique / organisationnel et travail technique d’étudiants encadrés et autonomes, dans des domaines variés. 6 Le déroulement d’un PT 1. Les intervenants des PT Différents intervenants sont sollicités dans le cadre des projets techniques : Les étudiants ECAM 4 réunis dans un groupe projet, dont l’un des membres est l'interlocuteur principal (souvent le chef de projet) du superviseur et du client, Le responsable projet ECAM, il est porteur du projet et il représente le client vis-à-vis du groupe projet Les superviseurs de PT (Vincent Gassmann et Arnaud Vivé) : assurent le lien entre les groupes projets et les différentes disciplines enseignées à l'ECAM dont le management de projet. Le coordinateur de l’ensemble des PT (Arnaud VIVÉ) : est responsable de la collecte des sujets et du bon déroulement de l'ensemble des PT (attribution, collecte des synthèses, organisation des soutenances, …). Les enseignants de l’ECAM Strasbourg-Europe apportent leur soutien technique tout au long du projet afin d’aider les étudiants à avancer sur les problématiques qu’ils rencontrent. Ces soutiens sont planifiés par l'école dans les emplois du temps des enseignants. Afin de s'assurer de la prise en compte des besoins en soutien dans les délais souhaités, il est fortement recommandé aux étudiants de prendre rendez-vous avec l'expert souhaité. 7 2. Coordination et suivi général du PT L’utilisation des méthodes de gestion d’un projet est essentielle et obligatoire pour un PT. Tous les éléments clefs d'un management de projet réussi sont exigés : o o o o Note de cadrage, Découpage du projet en sous-projets ou livrables, Planification et suivi, CR de réunion avec le responsable de projet Les étudiants rencontrent régulièrement l’enseignant superviseur qui s’assure du bon déroulement du projet, de l'implication des équipes et de la progression du projet au travers de 30 H de projet encadré. Les étudiants font un usage approprié des méthodes suivantes : o o o 3. Méthodes de gestion de projet, selon les cours de gestion de projet en ECAM 4 Méthodes d’analyse et de résolution de problèmes Méthodes de représentation : cartographie (processus, Mind Map, SADT…), représentation de flux physiques / d’informations, plans d’implantations et de machines Échéances et livrables principaux Le déroulement des PT est rythmé selon le planning ci-dessous. En fonction des situations, des aménagements mineurs de celui-ci pourront être faits. 8 Échéances Activités Définitions des projets miseptembre Fin septembre Rédaction d'une note de cadrage par les Responsables de projet Présentation par le coordinateur des projets aux étudiants Attribution des projets par les enseignants et le directeur des études Travail selon les créneaux dédiés à cette activité Toutes les semaines La présence en salle est obligatoire pour les travaux encadrés par les superviseurs Consultation des experts sur rendez-vous. Rédaction du Project Charter, ouverture d'un Gantt/A3 et construction du WBS du projet Première quinzaine d'octobre Approbation formelle de ces documents par le responsable projet ECAM Définition de l'organisation de l'équipe projet : Chef de Projet, répartition des tâches, … Définition des règles de fonctionnement entre le responsable projet et le groupe Fin octobremi novembre Soutenance portant sur l'état d'avancement des travaux avec le superviseur et, éventuellement, le représentant du client (présentation d'un ¼ h avec questions réponses) à planifier au cours de la période (voir ECAM PT Trame des rapports intermédiaires et soutenance sur intranet) 9 Échéances Courant décembre Activités Soutenance portant sur l'état d'avancement des travaux avec le superviseur et le représentant du client (présentation d'un 1/2 h avec questions/réponses) à planifier au cours du mois Présentation et fourniture des livrables en électronique numérique (notés séparément) Fin janvier Extension éventuelle du projet pour les équipes qui ont fourni les livrables attendus dès le mois de décembre Courant février Soutenance portant sur l'état d'avancement des travaux avec le superviseur et le représentant du client (présentation d'un ¼ h avec questions réponses) à planifier au cours du mois Courant avril Soutenance portant sur l'état d'avancement des travaux avec le superviseur et le représentant du client (présentation d'un ¼ h avec questions réponses) à planifier au cours du mois 10 Échéances Activités Diffusion du rapport définitif au client et au superviseur au moins 8 jours avant la soutenance Le rapport présenté est conforme à l'annexe II et comprend sa liste de contrôle (ECAM liste de contrôle d'un rapport disponible sur intranet). L'équipe projet réalise un poster selon le document ECAM Cahier des charges poster disponible sur intranet. L'absence de poster ou la non satisfaction des critères qualitatifs empêche l'accès de l'équipe projet à la soutenance. Courant mai Soutenance selon le CDC présenté dans le document ECAM PT grille évaluation d'une soutenance disponible sur intranet. Le rapport comme le projet font partie du syllabus du trimestre. Il est donc impératif que le rapport comme la soutenance soient réalisés aux dates prévues. Sauf dérogation exceptionnelle, les soutenances sont réalisées dans les locaux de l'ECAM à Schiltigheim. Communication des notes au plus tard une semaine après la dernière soutenance. 11 4. Pondération des notes Chaque note attribuée est comprise entre 0 et 20. La note finale est constituée des éléments suivants : o Une note constituée de la moyenne des rapports/soutenances intermédiaires avec une pondération finale de 6/20 o Une note portant sur le rapport et les livrables finaux avec une pondération de 10/20 o Une note portant sur la soutenance avec une pondération de 4/20 Dans la mesure où un poster présente des qualités supérieures à la moyenne des autres posters, celui-ci peut faire l'objet d'un bonus de 1 point à ajouter à la note finale du projet. 5. Sécurité, confidentialité et retour d’expérience Le respect de la confidentialité : quel que soit le projet, les étudiants sont sensibilisés au nécessaire devoir de confidentialité ou de réserve concernant la divulgation d'information qui concerne leur projet. Selon la nature du projet, celui-ci peut faire l'objet d'une convention établie entre les étudiants, l’école et le client de l'étude pour préciser des dispositions de confidentialité particulières. 12 Moyens matériels 1. Locaux Les salles de TP et ateliers sont accessibles aux étudiants selon les modalités définies dans le cadre du règlement général de l'école. Une salle de TD est affectée pour les TD encadrés et elle est le lieu de rencontre privilégié et obligatoire avec le superviseur. 2. Autres moyens matériels Les besoins en moyens matériels particuliers au projet sont à négocier auprès du représentant du client qui validera le besoin et indiquera la procédure d'achat à suivre. Il est rappelé que tout achat nécessite plusieurs semaines de traitement pour des raisons techniques et administratives (consultations obligatoires pour des raisons légales, délais d'approvisionnement, délai de passation de commande, …). Il est donc impératif d'anticiper les besoins suffisamment tôt pour que le matériel soit mis à disposition dans les délais requis. 13 14 15 Guide Projets Techniques Pôle Entreprise > Édition : juillet 2015 16
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L'absence de poster ou la non satisfaction à certains
critères qualitatifs le concernant peut empêcher l'accès à la
soutenance.