appel d`offre - Hendaye Tourisme

PROCEDURE ADAPTEE
MARCHE PUBLIC 2016-2019
DE LOCATION D’UN SYSTEME D’AFFRANCHISSEMENT
conforme à l’ordonnance 2005-649 du 6 juin 2005,
conforme au décret n°2005-1742 du 30 décembre 2005
1°/ Identification de l’organisme qui passe le marché
Hendaye Tourisme & Commerce, établissement public industriel et commercial
(E.P.I.C.), n° de Siret 451928147000029, regroupe en gestion commune l’office de tourisme,
www.hendaye-tourisme.fr, et en délégation de service public le château observatoire
Abbadia, www.chateau-abbadia.fr.
La personne responsable du marché est M. Le Directeur.
2°/ Objet du marché
Hendaye Tourisme & Commerce souhaite passer un marché de location du 01/06/2016
au 31/05/2019 pour renouveler son système de machine à affranchir. Le contrat actuel
concerne une machine à affranchir de marque Pitney Bowes, modèle DM300c possédant une
balance de 5kg avec pesée différentielle, arrivant à échéance le 31 mai 2016.
Pour information, le montant annuel d’affranchissement en 2015 s’est élevé à 10 000 €,
avec 60 % réalisé les 6 premiers mois.
Le courrier est constitué en grande partie d’envoi de documents au format 21x29.7, à
destination de la France métropolitaine et en 2ème lieu à destination de l’Espagne. Disposant
d’un site web avec téléchargement de brochures numériques permettant l’information
immédiate, l’office de tourisme utilise en priorité l’affranchissement économique, sauf pour les
courriers dépassant les 250g en France et pour les petits formats inférieurs à 50g en Europe.
Hendaye Tourisme & Commerce doit également pouvoir affranchir ses recommandés à partir
de la machine.
3°/ Forme et descriptif du marché
Le présent marché se compose d’un seul lot. Chaque candidat devra présenter une
offre complète de location pour un système d’affranchissement comprenant :

une machine à affranchir petits volumes,

une balance avec mise à jour automatique des tarifs postaux,
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
la
connexion
mensuelle
au
serveur
postal
pour
télétransmission
des
consommations,

la maintenance du système, l’installation et la formation

possibilité de créer plusieurs flammes
4°/ Durée du marché et déroulement du marché
Il s’agit d’un marché de 3 (trois) ans, à compter du 1er juin 2016 qui prendra
automatiquement fin le 31/05/2019.
5°/ Procédure de passation
Le présent marché rentre dans le cadre de la procédure adaptée soumise aux
dispositions de l’article 28 du code des marchés publics.
6°/ Prix et révision des prix
Les tarifs seront réputés acquis pour la première année du marché soit jusqu’au
31/12/2017.
A compter du 1er janvier 2018, les évolutions annuelles des prix HT des différentes
prestations (location de la machine, location de la balance avec actualisation des tarifs postaux
et maintenance) devront être indiquées dans l’offre en précisant les bases indiciaires
référentes.
7°/ Conditions d’exercice du marché
a) Hendaye Tourisme & Commerce affranchira quotidiennement son courrier à son
effigie (flamme logo) avec le système retenu.
b) Chaque début de mois, la télétransmission des consommations s’effectuera auprès
du serveur postal pour la facturation mensuelle de l’affranchissement par La Poste.
c) Le prestataire retenu prévoira une installation et formation du système pour que
celui-ci soit opérationnel début juin 2016 entre le 01/06 et 07/06/2016.
d) Tout retard dans l’installation donnera lieu à une pénalité égale au montant des
affranchissements réalisés au bureau de Poste à partir du 08/06/2016 et à la
déduction du montant des locations matériels et de la maintenance du mois en
cours.
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8°/ Critères d’appréciation des offres
L’attribution du marché se fera conformément à l’article 53 du code des marchés
publics afin d’obtenir le meilleur rapport qualité/prix, à la vue des éléments suivants :
a. tarifs annuels de location des prestations, en détaillant les tarifs (40 %) :
o
Machine à affranchir pour petits volumes,
o
Balance plateau extérieur avec mise à jour incluse des tarifs postaux,
o
Maintenance du système,
o
Coûts supplémentaires à préciser :

taux d’affranchissement de La Poste,

facture d’affranchissement mensuelle,

redevance postale pour l’utilisation de l’empreinte logo Hendaye
Tourisme & Commerce.
b. fonctionnalités des matériels adaptés à la consommation annuelle (30%) :
o
Machine permettant un affranchissement de plis, sans étiquette, jusqu’à 10
mm,
o
Enregistrement de mémoires d’affranchissement pré-programmées,
o
Pesée différentielle de plusieurs plis,
o
Gestion analytique des consommations (nombre de plis et montant
affranchissement mensuels, annuels) par compte : office de tourisme et
service commercial, château Abbadia et Commerce
c. Dépannage (30%) :
o
Facilité de contact téléphonique du SAV (ligne SAV dédiée),
o
Rapidité des délais d’intervention en cas de panne avérée (dépannage sous
24h).
9°/ Pièces à fournir pour l’instruction de la candidature
Les entreprises souhaitant faire acte de candidature devront obligatoirement
présenter :
-
une proposition en français ;
-
les prix unitaires HT en euros détaillés pour les différentes prestations ;
-
l’organisation du SAV, les délais d’intervention de la maintenance, la localisation du
centre de maintenance le plus proche d’Hendaye ;
-
les conditions et délai d’installation entre le 1er et 7 juin 2016 ;
-
un catalogue avec tarifs des gammes de matériels et leurs fonctions ;
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-
un catalogue avec tarifs des consommables (cartouche d’encre à jet d’encre et
étiquettes La Poste) ;
-
l’agrément de La Poste ;
-
liste de références significatives ;
-
un original K-bis datant de moins de 3 mois ;
-
attestation sur l`honneur du candidat indiquant :
o
qu’il ne fait pas l’objet d`une interdiction de concourir à un marché public
selon les conditions de l’article 8 de l’ordonnance 2005-649 du 6 juin 2005,
modifié par l’article 20 de l’ordonnance n°2009-864 du 15 juillet 2009 ;
o
ne pas avoir fait l'objet, depuis moins de cinq ans, d'une condamnation
définitive pour l'une des infractions prévues par les articles 222-38, 222-40,
313-1 à 313-3, 314-1 à 314-3, 324-1 à 324-6, 421-2-1, par le deuxième alinéa
de l'article 421-5, par l'article 433-1, par le deuxième alinéa de l'article 433-2,
par le huitième alinéa de l'article 434-9, par le deuxième alinéa de l'article
434-9-1, par les articles 435-3, 435-4, 435-9, 435-10, 441-1 à 441-7, par les
premier et deuxième alinéas de l'article 441-8, par l'article 441-9, par les
articles 445-1 et 450-1 du code pénal et par l'article 1741 du code général des
impôts ;
o
avoir, au 31 décembre de l`année précédant celle au cours de laquelle a lieu
le lancement de la consultation, souscrit les déclarations incombant en
matière fiscale et sociale ou acquitté les impôts et cotisations exigibles à
cette date, au sens de l’article 43 du code des marchés publics ou s’être
acquitté spontanément de ces impôts et cotisations avant la date du
lancement de la présente consultation ou d’avoir constitué spontanément
avant cette date des garanties jugées suffisante par le comptable ou
l’organisme chargé du recouvrement ;
o
ne pas avoir fait l’objet depuis moins de cinq ans, d'une condamnation
inscrite au bulletin n° 2 du casier judiciaire pour les infractions mentionnées
aux articles L. 8221-1, L. 8221-3, L. 8221-5, L. 8231-1, L. 8241-1 et L. 8251-1 du
code du travail ;
o
ne pas être admis au redressement judiciaire, au sens de l`article L. 620-1 du
code de commerce, ou à une procédure équivalente régie par un droit
étranger, sans justifier d’une habilitation à poursuivre son activité pendant la
durée prévisible d`exécution du marché.
o
ne pas être soumis à la procédure de liquidation judiciaire prévue à l'article
L. 640-1 du code de commerce, ne pas être soumis pour les personnes
physiques à la faillite personnelle prononcée en application des articles L.
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653-1 à L. 653-8 du même code ni à une procédure équivalente régie par un
droit étranger. Les personnes admises à la procédure de redressement
judiciaire instituée par l'article L. 631-1 du code de commerce ou à une
procédure équivalente régie par un droit étranger doivent justifier qu'elles
ont été habilitées à poursuivre leurs activités pendant la durée prévisible
d'exécution du marché ;
o
être en règle, au cours de l`année précédant celle au cours de laquelle a lieu
le lancement de la consultation, au regard des articles L.323-1 et, L.323-8-2
ou L.323-8-5, du code du travail concernant l’emploi des travailleurs
handicapés.
10°/ Modalités de paiement
A l’exception de la première facture, les prestations seront payées annuellement par
prélèvement automatique à 30 jours de réception de facture. Concernant la première facture,
celle-ci sera établie au prorata pour la période de juin à décembre 2016 et, conformément au
code des marchés publics, après réalisation de la prestation, concrètement après la date de
réception de l’installation. Le paiement interviendra à 30 jours réception de facture par
prélèvement automatique.
Les factures seront adressées en double exemplaire et devront mentionner la référence
du système ainsi que la durée de la prestation facturée.
L’adresse de facturation est la suivante :
Hendaye Tourisme & Commerce
67 bis, boulevard de la Mer
BP 40219
64702 Hendaye Cédex
11°/ Renseignements complémentaires
Des renseignements complémentaires pourront être obtenus auprès du service
comptabilité (Tél. : 05 59 20 00 34) ou par voie électronique sur le site régional de parution de
l’appel d’offres : http ://www.marchespublics-aquitaine.org. Dans les 2 cas, une réponse,
récapitulative dans le cas de l’entretien téléphonique, sera envoyée par voie électronique via
la plateforme aquitaine des marchés publics à tous les candidats ayant téléchargé l’appel
d’offres en laissant un e-mail de contact.
12°/ Conditions de remise des offres :
Les candidats transmettent leur offre
-
soit par dépôt contre récépissé.
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-
soit par lettre recommandée avec A.R. portant les mentions « Location d’un système
d’affranchissement 2016-2019 » « NE PAS OUVRIR
13°/ Date limite de réception des offres
Les offres des candidats seront réceptionnées jusqu’au lundi 2 mai 12h00. Elles seront
adressées à :
HENDAYE TOURISME & COMMERCE
Monsieur le Directeur
67 bis, boulevard de la Mer
BP 40219
64702 Hendaye Cédex
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