TAM SAISIE DES SEJOURS DANS UNE FAMILLE DDCS31

DJEPVA A3
Avril 2012
Nouveau mode de gestion des séjours de vacances dans une famille
La nouvelle version de TAM a fait évoluer en profondeur le mode de gestion des séjours de vacances
dans une famille.
L’objectif est de faciliter le traitement des déclarations comportant les coordonnées de familles
d’accueil et d’automatiser le contrôle du casier judiciaire pour les personnes recevant des mineurs
dans le cadre de ce type de séjour.
Un nouveau menu « Famille d’accueil »
Sur la page d’accueil de TAM, vous trouvez un accès à un nouveau menu, dédié aux familles
d’accueil.
Ce menu est similaire au menu de gestion des intervenants ; il permet de créer des fiches « Famille
d’accueil » et de les gérer.
Un moteur de recherche permet de retrouver une famille selon plusieurs critères cumulables (nom,
nom d’usage, prénom, code postal, en activité ou non).
Un clic sur le nom de la famille vous permet d’accéder à sa fiche.
Un bouton « ajouter » vous permet de créer une nouvelle famille.
L’ajout d’une famille d’accueil
L’ajout d’une famille implique de renseigner un certain nombre d’éléments obligatoires, parmi lesquels
la date et le lieu de naissance de la personne. En effet, ces éléments sont nécessaires pour identifier
la personne et vérifier ainsi son honorabilité (contrôle du bulletin n°2 du casier judiciaire).
DJEPVA A3
Avril 2012
La fiche Famille d’accueil
Vous pouvez accéder aux fiches de chaque famille à partir du menu « Famille d’accueil », en cliquant
sur le nom de la famille.
Vous noterez dans ces fiches « Famille d’accueil », qu’il est possible de modifier le caractère actif ou
non d’une famille. Si vous n’avez plus recours à une famille, vous pouvez la désactiver en
sélectionnant le statut « inactif » ; ainsi cette famille ne vous sera plus proposée par défaut dans ce
menu, ni dans les fiches complémentaires.
Il n’est prévu de ne mentionner qu’une seule personne « référente » par famille ; il s’agit de la
personne chargée d’assurer la sécurité physique et morale du mineur accueilli et pour laquelle
l’application procède à la vérification de l’honorabilité.
La gestion des familles
Les coordonnées des familles inscrites au cours des exercices précédents ont été conservées dans la
base. L’application ne permettant pas auparavant de les reporter d’un exercice à l’autre, il est
probable que des doublons aient été générés. Afin d’actualiser vos listes de familles et de faciliter leur
suivi, il vous est conseillé de procéder à l’inactivation des fiches identifiées en doublon et de ne
conserver qu’une seule fiche par famille.
Cette démarche nécessitera de renseigner les éléments obligatoires avant de changer le statut de la
fiche doublon en « inactif ».
Dans la mesure où l’application ne permet pas l’enregistrement d’homonymes, nous vous conseillons
de numéroter les doublons que vous allez rendre « inactif ».
Vous veillerez à ce que les informations personnelles des familles actives soient exactes (nom, nom
d’usage éventuel, prénom, date et lieu de naissance). En effet, ces informations sont nécessaires pour
vérifier l’honorabilité de ces personnes ; si elles sont incorrectement renseignées, la corrélation avec
les fichiers du ministère de la justice ne pourra pas être effectuée.
Les évolutions au niveau de la déclaration
Si l’organisateur est une personne physique, son adresse personnelle est directement reprise sur la
fiche initiale à partir des données de la fiche « Organisateur » ; pour les personnes morales, aucune
adresse n’est affichée sur la fiche initiale : les adresses des familles sont renseignées dans la fiche
complémentaire.
Dans tous les cas, le pavé « directeur du séjour » a été retiré de la fiche initiale car sans objet (aucun
directeur n’étant requis pour ce type de séjour.
DJEPVA A3
Avril 2012
Dans la fiche complémentaire, vous veillerez à renseigner le nombre exact d’enfants accueillis par les
familles.
Les chiffres affichés par défaut sont ceux inscrits dans la fiche initiale, mais ceux-ci n’étant pas
définitif, vous pouvez procéder à leur ajustement dans la fiche complémentaire.
En effet, un contrôle automatique est opéré par l’application, comparant le nombre de mineurs
accueillis (additionnant les trois catégories d’âge) et la somme de ceux indiqués pour chacune des
familles sélectionnées dans la page « Coordonnées des familles d’accueil ».
La sélection des familles d’accueil
La page de sélection des familles d’accueil a subi plusieurs évolutions.
Vous avez désormais la possibilité de sélectionner des familles parmi celles que vous avez déjà dans
votre liste (rappel : les familles classées « inactif » ne sont pas affichées).
DJEPVA A3
Avril 2012
Il vous suffit ensuite d’indiquer le nombre d’enfants accueillis dans cette famille, de cocher la case
« Sélectionner » et de valider.
La famille sélectionnée va alors s’afficher en haut de la page (en cas d’erreur, il est alors possible de
la supprimer).
Rappel : il n’est réglementairement pas possible d’avoir plus de 6 enfants par famille pour ce type de
séjour.
Pour les organisateurs personne morale, le nombre minimal est de 1 enfant par famille, tandis qu’il est
porté à 2 par famille lorsque l’organisateur est une personne physique.
La création d’une nouvelle famille d’accueil
La seconde partie de la page vous permet de créer si nécessaire, une nouvelle famille d’accueil.
Le processus est le même que pour le menu « Famille d’accueil », à ceci près que vous devez
indiquer directement le nombre de mineurs accueillis.
Lorsque toutes vos familles sont inscrites, vous pouvez revenir sur la fiche complémentaire.
La validation de la fiche complémentaire
De retour sur la fiche complémentaire, vous constatez que les familles sélectionnées figurent en bas
de page avec l’adresse de leur domicile et le nombre d’enfants accueillis.
Le total des enfants inscrits dans les familles doit correspondre au nombre des mineurs indiqués sur la
fiche complémentaire ; dans le cas contraire, une alerte bloquante empêche la validation de la fiche
complémentaire.
De même, les « Renseignements relatifs au séjour » doivent obligatoirement être renseignés avant de
valider la fiche complémentaire.