2 Formalisme de la facture : mentions obligatoires

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PRATIQUE COMPTABLE
2 Formalisme de la facture : mentions
obligatoires
Le formalisme de la facturation est régi à la fois par le droit commercial et par les textes liés à
la TVA (c. com. art. L. 441-3 , R. 123-237 et R. 123-237-1 ; CGI, art. 289-II et ann. II, art.
242 nonies A).Certaines mentions obligatoires viennent d'être modifiées par la 3e loi de
finances rectificative pour 2012 et le décret 2013-346 du 24 avril 2013 applicable depuis le 26
avril, et il ne faut pas oublier que la nouvelle indemnité pour frais de recouvrement en cas de
retard de paiement figure également sur la facture désormais. Sur les spécificités de certains
secteurs et professions, le lecteur pourra se reporter au Cahier RF HS 2013-1.
Informations concernant le vendeur
Mentions obligatoires
Doivent être obligatoirement portées sur la facture les mentions suivantes :
- nom (ou dénomination sociale) et adresse de l'entreprise qui a l'obligation de facturer,
- forme juridique, s'il s'agit d'une société, avec mention du capital social (c. com. art. L. 238-3),
- numéro d'identification unique (numéro SIREN),
- mention RCS suivie du nom de la ville où se trouve le greffe auprès duquel le vendeur est immatriculé,
- lieu de son siège social,
- le cas échéant, son éventuel état de liquidation,
- le cas échéant, la qualité de locataire-gérant ou de gérant mandataire,
- si l'entreprise est bénéficiaire d'un contrat d'appui au projet d'entreprise pour la création ou la reprise d'une
activité économique, la dénomination sociale de la personne morale responsable de l'appui, le lieu de son siège
social, ainsi que son numéro unique d'identification,
- si la société a son siège à l'étranger, s'il existe, le numéro d'immatriculation dans l'État où est son siège,
- si l'entreprise a constitué un patrimoine affecté (c. com. art. L. 526-6), l'objet de l'activité professionnelle à
laquelle le patrimoine est affecté et la dénomination utilisée pour l'exercice de cette activité incorporant son nom ou
nom d'usage précédé ou suivi des mots « entrepreneur individuel à responsabilité limitée » ou des initiales « EIRL
»,
- numéro intracommunautaire d'identification à la TVA attribué à l'assujetti et sous lequel il a effectué la livraison
ou la prestation de services sur le territoire national, à destination d'un autre État membre ou à l'exportation.
Recommandation Les mentions suivantes ne sont pas obligatoires, mais l'administration recommande de les
indiquer sur les factures pour la bonne information des clients (BOFiP-TVA-DECLA-30-20-20-30-§§ 270 à 33012/09/2012) :
- l'option des entrepreneurs de travaux immobiliers pour le paiement de la TVA sur les livraisons ;
- l'option exercée par les prestataires de services pour le paiement de la TVA d'après les débits.
Informations concernant le client
Les nom et adresse du client doivent figurer sur la facture. Il ne peut s'agir d'initiales ou de surnom, au risque pour
le client de ne pouvoir déduire la TVA.
La mention du numéro intracommunautaire d'identification à la TVA n'est exigée que lorsqu'il s'agit d'une livraison
intracommunautaire.
Identification de la facture
La numérotation des factures doit être fondée sur une séquence chronologique et continue, qui identifie la
facture de façon unique.
http://rfcomptable.grouperf.com/article/0406/ms/rfcompms0406_4036515.html?forma... 20/06/2013
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La possibilité d'une numérotation par séries distinctes est cependant prévue lorsque les conditions d'activité le
justifient, notamment pour les entreprises disposant de plusieurs sites de facturation, en cas d'autofacturation ou
bien lorsqu'il existe plusieurs catégories de clients pour lesquels les règles de facturation diffèrent (assujettis et
particuliers, par exemple) (CGI, ann. II, art. 242 nonies A).
Remarque Le mandataire (client ou tiers) qui établit les factures doit utiliser une séquence de numérotation
propre à l'assujetti concerné, qui ne doit pas s'insérer dans les séquences de factures qu'il émet pour son
propre compte ou pour celui d'autres mandants. Mais il n'est pas exigé que ces factures s'insèrent dans la
séquence utilisée par l'assujetti.
Mais des clients établis dans plusieurs États ne justifient pas, en principe, à eux seuls la création d'une série de
facturation par client ou, le cas échéant, par État de destination.
La date de la facture à mentionner est celle de son émission.
Dans quelle langue rédiger vos factures ? Les entreprises françaises et les entreprises étrangères qui
réalisent des opérations en France doivent, en principe, rédiger leurs factures en français. Toutefois, lorsqu'elles
sont rédigées dans une langue étrangère, l'administration peut exiger, aux fins de contrôle, une traduction par
un traducteur juré.
Informations sur les opérations réalisées
Informations sur chaque ligne de la facture propres à un bien ou
service
Doivent être mentionnées, pour chaque opération, sur une ligne distincte les informations suivantes :
- date de la vente ou de la prestation de services, si elle diffère de la date d'émission de la facture ;
- quantité (unité de produit ou service, poids, volume, temps passé...) ;
- dénomination précise des biens ou services fournis. Il convient d'en indiquer la nature et, le cas échéant, la
marque, mais aussi les caractéristiques ;
- prix unitaire hors TVA, hors rabais, remises ou ristournes consentis qui doivent faire l'objet d'une mention
particulière ;
- rabais, remises, ristournes liés à l'opération. Sont concernés ici les rabais, remises, ristournes acquis et
chiffrables lors de l'opération et directement liés à cette opération. Ne sont pas à mentionner à ce niveau, mais en
pied de facture, les réductions liées au montant global de la facture et qui ne sont connues qu'en fin de facture, ni
les réductions liées au mode de paiement, telles que l'escompte pour règlement anticipé ;
- le taux de TVA applicable. La facture doit indiquer le taux légalement applicable pour chacun des biens livrés ou
services rendus ou, le cas échéant, le bénéfice d'une exonération.
Pratique L'entreprise peut soit l'exprimer sous forme de code, si la traduction du code est reportée sur la
facture même, dans un emplacement nettement apparent, soit n'indiquer qu'une seule fois le taux pour toutes
celles soumises au même taux à condition qu'il n'en résulte pas d'ambiguïté.
Informations en pied de facture (relatives à l'ensemble des
opérations facturées)
Doivent figurer en pied de facture les mentions suivantes :
- total hors taxes, pour chaque taux d'imposition différent,
- montant total de la TVA, ventilé par taux d'imposition,
- rabais, remises, ristournes ou escomptes liés à l'ensemble des opérations facturées,
- référence à un texte justifiant que l'opération bénéficie d'une mesure d'exonération (sauf pour certaines factures
d'un montant inférieur à 150 € HT, voir ci-après). Les entreprises qui bénéficient de la franchise de TVA doivent
mentionner sur la facture « TVA non applicable, article 293 B du CGI ».
Notons que doivent être indiquées (CGI, ann. 2, art. 242 nonies A) :
http://rfcomptable.grouperf.com/article/0406/ms/rfcompms0406_4036515.html?forma... 20/06/2013
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- la mention « autoliquidation » lorsque l'acquéreur ou le preneur est redevable de la TVA ;
- la mention « autofacturation » lorsque le preneur ou l'acquéreur émet la facture au nom et pour le compte de
l'assujetti.
Par ailleurs, les régimes particuliers de TVA (agences de voyages, objets d'art) doivent faire l'objet d'une mention
sur la facture, le cas échéant.
Facturation dans une monnaie autre que l'euro
Les montants figurant sur la facture peuvent être exprimés dans toute monnaie, pour autant que le montant de
TVA soit converti en euros selon les règles applicables aux opérations exprimées en monnaie étrangère (CGI art.
266-1 bis).
-> La conversion se fait au cours du jour de l'exigibilité de la TVA publié par la BCE. Pour éviter les litiges et
informer les clients, les entreprises peuvent alors indiquer :
- pour une exigibilité lors de la délivrance ou du débit, le taux de change applicable ;
- pour une exigibilité lors de l'encaissement, que le montant de la TVA sera fonction du taux de change fixé lors de
l'encaissement des acomptes ou du prix de l'opération.
-> Pour les acquisitions provenant d'un État de l'Union européenne avec TVA intracommunautaire, elle se fait au
cours mensuel douanier. Lorsque cette méthode est choisie, elle doit l'être pour toutes les opérations
intracommunautaires de l'année en cause.
Factures simplifiées : de quoi s'agit-il ?
Factures inférieures à 150 € - Sauf pour les opérations intracommunautaires précisées ci-après, les factures
dont le montant est inférieur ou égal à 150 € HT ainsi que les factures de remplacement (CGI art. 289-I-5) peuvent
ne pas comporter (CGI, ann. II, art. 242 nonies A-II) :
- le numéro individuel d'identification de l'assujetti ;
- la référence à la disposition du CGI, de la directive 2006/112/CE ou à tout autre mention indiquant le bénéfice
d'un régime d'exonération (sauf régime de la marge bénéficaire et autoliquidation).
Opérations ne pouvant en bénéficier Ce formalisme simplifié ne concerne pas les opérations réalisées par
des PBRD, les ventes à distance, les livraisons intracommunautaires de moyens de transport neufs, les
livraisons intracommunautaires et les opérations autoliquidées par un client établi dans un autre État membre,
pour lesquelles ce formalisme doit être respecté (CGI, ann. 2, art. 242 nonies-A-II).
Opérations autoliquidées par un client établi dans un autre État membre - Pour ces opérations (CGI art.
289-0-II-2°), la facture peut ne pas comporter les rabais, remises, ristournes ou escomptes acquis et chiffrables
lors de l'opération, ainsi que le prix HT, le taux de la TVA et son montant.
Cas de facturation d'une TVA étrangère
Les entreprises installées en France qui réalisent des opérations dans des pays tiers à l'Union européenne ayant
institué la TVA se trouvent fréquemment amenées à facturer à leurs clients étrangers une TVA autre que la TVA
française. Dans de tels cas, afin d'éviter tout risque de confusion entre l'application des dispositions françaises
susvisées et celle d'une législation étrangère, les entreprises concernées devront préciser très clairement sur leurs
factures que la TVA facturée est la TVA de tel ou tel pays étranger.
Bien entendu, ces taxes étrangères ne peuvent donner lieu à déduction par les assujettis à la TVA française.
Informations sur le paiement de la facture
Mentions obligatoires
La facture doit mentionner (c. com. art. L. 441-3) :
- la date à laquelle le règlement doit intervenir (c. com. art. L. 441-3 ; voir partie 3 du dossier). Si les factures
émises ne mentionnent pas ce délai, c'est le délai légal de 30 jours (à compter de la date de réception des
marchandises ou d'exécution de la prestation demandée) qui s'applique (c. com. art. L. 441-6, al. 8) ;
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- le taux des pénalités exigibles le jour suivant la date de règlement inscrite sur la facture et la mention de
l'indemnité forfaitaire de recouvrement de 40 € (voir partie 3 du dossier) ;
Remarque L'indemnité s'adresse à tous les professionnels, à l'exclusion des particuliers, soumis aux règles
relatives aux délais de paiement figurant au code de commerce. Afin d'éviter toute confusion, les entreprises
devront établir deux modèles de facture, l'indemnité ne figurant pas sur les factures adressées aux
consommateurs (DGCCRF, note d'information 2012-164 du 29 novembre 2012).
- les conditions d'escompte applicables en cas de paiement à une date antérieure à celle résultant de l'application
des conditions générales de vente.
Cas de l'escompte conditionnel
Il arrive fréquemment qu'une facture porte mention d'un escompte qui sera consenti en cas de paiement comptant
ou sous un certain délai. Il est admis, dans ce cas, que le vendeur soit dispensé d'adresser ultérieurement une note
d'avoir à ses clients, sous réserve qu'une mention apposée sur la facture précise que, dans le cas où ceux-ci usent
de la faculté de bénéficier d'un escompte qui leur est offerte, seule la taxe correspondant au prix effectivement
payé par eux ouvre droit à déduction.
Bien entendu, par analogie avec la faculté ouverte en cas d'établissement d'une note d'avoir, le vendeur peut aussi
renoncer à l'imputation de la taxe correspondant à l'escompte offert. Il doit, dans ce cas, apposer sur sa facture
une mention précisant que l'escompte offert est « net de taxe » (BOFiP TVA-DED-40-10-20-§100-12/09/2012 et
TVA-DECLA-30-20-20-20-§250-12/09/2012).
Une facture en date du 31 janvier N porte notamment les mentions suivantes :
- prix de vente hors taxes : 100,00 ; TVA (19,6 %) : 19,60 ; prix de vente TTC : 119,60 ;
- date de règlement : 31 mars N ;
- escompte de 2 % pour tout paiement intervenant avant le 15 février N.
La facture est enregistrée, tant chez le client que chez le fournisseur, pour le montant TTC de 119,6.
- Le paiement intervient le 12 février N pour un montant de 117,21.
Solution 1 : émission d'une note d'avoir d'un montant TTC de 2,39, soit 2,00 HT.
Solution 2 : mention sur la facture « seule la TVA correspondant au prix payé ouvre droit à déduction ».
Enregistrement du paiement chez le fournisseur
512
Banques (119,6 X 98 %)
665
Escompte accordé (100 X 2 %) 2,00
44571
TVA collectée (19,6 X 2 %)
4111
117,21
0,39
Clients
119,60
Enregistrement du paiement chez le client
4011
Fournisseurs
119,60
765
Escompte obtenu
2,00
44566
TVA déductible
0,39
512
Banques
117,21
Solution 3 : Mention sur la facture « net de taxe »
Enregistrement du paiement chez le fournisseur
512
Banques (119,6 X 98 %) + 19,6
117,60
665
Escompte accordé (100 X 2 %)
2,00
http://rfcomptable.grouperf.com/article/0406/ms/rfcompms0406_4036515.html?forma... 20/06/2013
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4111
Clients
119,60
Enregistrement du paiement chez le client
4011
Fournisseurs
119,60
765
Escompte obtenu
2,00
512
Banques
117,60
Cas des factures d'acomptes
L'obligation d'établir des factures d'acomptes ne concerne plus les opérations intracommunautaires qui sont
exonérées de TVA (CGI art. 289-I-1-c).
Les factures d'acomptes peuvent ne pas comporter certaines mentions, lorsque les informations correspondantes
ne sont pas encore connues (BOFiP TVA-DECLA-30-20-20-20-§§ 110 et 120-12/09/2012).
Exemples Pourraient ne pas être déterminés au moment de l'émission de la facture d'acompte : le taux de
conversion à retenir en cas de facturation dans une monnaie autre que l'euro, la date exacte de l'opération, la
quantité ou le prix exact du bien ou service lorsqu'ils sont variables ou aléatoires.
Spécificités des factures rectificatives
Les factures rectificatives doivent comporter toutes les mentions obligatoires listées ci-dessus. En effet, tout
document ou tout message qui modifie la facture initiale en y faisant clairement référence est assimilé à une
facture.
Facture de remplacement
La nouvelle facture doit faire référence à la facture initiale et mentionner expressément son annulation par la
mention « Annule et remplace ». Les mentions obligatoires doivent également figurer sur ce type de facture, mais
les mêmes allégements sont prévus que pour les factures de 150 € ou moins (voir ci-avant) (dispense du numéro
d'identification, notamment) (CGI, ann. 2, art. 242 nonies-A-II ; BOFiP TVA-DECLA-30-20-20-20-§§ 190 et 20012/09/2012).
Note d'avoir
-> L'entreprise veut récupérer la TVA. Pour bénéficier de la possibilité d'imputer ou de se voir restituer la TVA
afférente à l'avoir, les notes d'avoir doivent mentionner :
- les noms et adresses des parties,
- la référence à la facture initiale ou, à défaut, par exemple pour les remises de fin d'année, à un ensemble de
factures ou au contrat auquel se rapportent les factures en cause, à condition de préciser la période d'émission de
ces factures,
- le montant HT du rabais et celui de la TVA correspondante,
- le montant du total HT et celui de la TVA due après application de la remise.
-> L'entreprise renonce à récupérer la TVA. Si l'entreprise renonce à l'imputation ou au remboursement de cette
taxe, le montant de la TVA de la facture initiale ne doit pas être modifié et la note d'avoir doit mentionner que le
rabais est « net de taxe » (BOFiP TVA-DED-40-10-20-§ 80-12/09/2012 et TVA-DECLA-30-20-20-20-§§ 210 à 23012/09/2012).
Remarque En cas d'escompte conditionnel, le vendeur peut se dispenser d'établir une note d'avoir suite au
paiement comptant sous réserve d'une mention sur la facture initiale (BOFiP TVA-DECLA-30-20-20-20-§ 24012/09/2012).
Opérations impayées
http://rfcomptable.grouperf.com/article/0406/ms/rfcompms0406_4036515.html?forma... 20/06/2013
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En cas de non-paiement, total ou partiel, d'une facture, l'imputation ou la restitution de la TVA est subordonnée à
la justification de la rectification de la facture initiale (CGI art. 272-1 ; BOFiP TVA-DED-40-10-20-§ 11012/09/2012 et TVA-DECLA-30-20-20-20-§ 260 à 300-12/09/2012).
-> Duplicata rectifié de la facture. Le vendeur doit envoyer à son client un duplicata de la facture initiale avec ses
indications réglementaires (prix « net » et montant de la TVA correspondant) surchargées de la mention ci-après
en caractères très apparents : « facture demeurée impayée pour la somme de ... € (prix net) et pour la somme
de ... € (TVA correspondante) qui ne peut faire l'objet d'une déduction (CGI art. 272) ».
-> Simplification : récapitulatif des impayés. Les entreprises sont dispensées d'adresser ce duplicata pour chaque
facture impayée, à condition de délivrer à chaque client défaillant un état récapitulatif des factures impayées
mentionnant pour chacune :
- le numéro d'ordre, le libellé et la date de la facture initiale,
- le montant HT et celui de TVA,
- la mention « facture impayée pour la somme de ... € (HT) et pour la somme de ... € (TVA correspondante) qui ne
peut faire l'objet d'une déduction (CGI art. 272) ».
http://rfcomptable.grouperf.com/article/0406/ms/rfcompms0406_4036515.html?forma... 20/06/2013
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Article paru le 06/2013
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