location et maintenance de photocopieurs numeriques » n

« LOCATION ET MAINTENANCE DE
PHOTOCOPIEURS NUMERIQUES »
N° 2011-SI-02
MARCHE DE FOUNITURES ET DE SERVICES EN PROCEDURE ADAPTEE
CAHIER DES CLAUSES PARTICULIERES
POUVOIR ADJUDICATEUR :
Monsieur le Président
Syndicat Départemental d’Energie du Cher
Parc Esprit 1 – Bâtiment 35 – 18021 BOURGES CEDEX
COMPTABLE ASSIGNATAIRE : Monsieur le Trésorier Principal
Trésorerie de Bourges Municipale
14 rue Jean-Jacques Rousseau – 18000 BOURGES
OBJET DU MARCHE :
Prestations d’installation, formation, location et maintenance de
photocopieurs numériques destinés à équiper en libre service les locaux
du SDE 18
SOMMAIRE
ARTICLE 1
1.1.
1.2.
1.3.
1.4.
1.5.
Forme du marché..................................................................................................................... 3
Contexte................................................................................................................................... 3
Objet du marché....................................................................................................................... 3
Durée du marché ..................................................................................................................... 3
Pièces constitutives du marché ............................................................................................... 3
ARTICLE 2
2.1.
2.2.
2.3.
2.4.
2.5.
2.6.
2.7.
2.8.
2.9.
DEFINITION DES PRESTATIONS ET DELAIS D’EXECUTION.................................... 4
Localisation des prestations..................................................................................................... 4
Spécifications techniques ........................................................................................................ 4
Installation des matériels et progiciels ..................................................................................... 8
Documentation ......................................................................................................................... 8
Formation du personnel du SDE 18......................................................................................... 9
Logiciels ................................................................................................................................... 9
Maintenance........................................................................................................................... 10
Prêt ou remplacement de matériel......................................................................................... 10
Opérations de vérification ...................................................................................................... 11
ARTICLE 3
3.1.
3.2.
3.3.
OBJET DU MARCHE - DISPOSITIONS GENERALES.................................................. 3
PRIX ET REGLEMENT ................................................................................................. 12
Contenu des prix .................................................................................................................... 12
Variation des prix ................................................................................................................... 12
Règlement des comptes ........................................................................................................ 13
ARTICLE 4
PENALITES ................................................................................................................... 13
ARTICLE 5
ASSURANCES .............................................................................................................. 13
ARTICLE 6
MODALITES DE RESILIATION DU MARCHE............................................................. 14
ARTICLE 7
DIFFERENDS ET CONTENTIEUX................................................................................ 14
ARTICLE 8
CONDITIONS DE PARTICIPATION A LA CONSULTATION ...................................... 14
8.1.
8.2.
Retrait des documents de consultation.................................................................................. 14
Renseignements complémentaires........................................................................................ 14
ARTICLE 9
9.1.
9.2.
9.3.
PRESENTATION DU DOSSIER DE CANDIDATURE ET DE L’OFFRE...................... 15
Contenu du dossier de candidature ....................................................................................... 15
Contenu du dossier d’offre..................................................................................................... 15
Délai de validité des offres..................................................................................................... 16
ARTICLE 10 CONDITIONS D’ENVOI OU DE REMISE DES OFFRES ............................................. 16
10.1.
10.2.
Envoi sur support papier ........................................................................................................ 16
Remise des dossiers in situ ................................................................................................... 16
ARTICLE 11 DATE LIMITE DE RECEPTION DES OFFRES ............................................................ 16
ARTICLE 12 JUGEMENT DES OFFRES ........................................................................................... 17
12.1.
12.2.
Critères de jugement des offres............................................................................................. 17
Classement des offres ........................................................................................................... 17
ARTICLE 13 NEGOCIATION.............................................................................................................. 19
ARTICLE 14 ATTRIBUTION............................................................................................................... 19
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Rédacteurs : FRC/HD/AL
Marché n° 2011-SI-02
Date : Mai_2011
Cahier des charges
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ARTICLE 1 OBJET DU MARCHE - DISPOSITIONS GENERALES
1.1. FORME DU MARCHE
Le présent marché de fournitures et de prestations de services est passé selon la procédure adaptée
prévue à l’article 28 du Code des marchés publics.
1.2. CONTEXTE
Les besoins en matériels bureautiques des différents services, sont actuellement couverts par un parc
en libre service de 2 photocopieurs multifonctions bureautiques couleur et 1 photocopieur
multifonction couleur orienté arts graphiques, dont les contrats de location arrivent à échéance au
30 juin 2011. Ces photocopieurs sont tous connectés au réseau informatique.
Dans la prespective du futur déménagement des services au sein de nouveaux locaux, il a été décidé
de rationnaliser les moyens et de s’équiper de 2 photocopieurs neufs multifonctions couleur.
1.3. OBJET DU MARCHE
Le présent marché a pour objet la location de 2 photocopieurs numériques couleur multifonctions
(imprimante réseau, copieur, scanner, fax…) neufs, des progiciels associés, ainsi qu’éventuellement
les serveurs d’impression ou serveur de fax.
Ø
1 photocopieur neuf couleur orienté arts graphiques,
Ø
1 photocopieur neuf couleur orienté bureautique avec gestion des télécopies.
Ces photocopieurs numériques multifonctions couleur sont dénommés « photocopieurs ».
Cette location comprend l’installation, la formation et la maintenance destinés à équiper en libre
service le service administratif et le service technique du SDE 18.
1.4. DUREE DU MARCHE
Le marché est passé pour une durée de 5 ans.
La date de mise en service des 2 photocopieurs est fixée au jeudi 30 juin 2011.
1.5. PIECES CONSTITUTIVES DU MARCHE
Les pièces constitutives du marché sont les suivantes :
1.5.1. Pièces particulières
Ø
l’acte d’engagement comprenant l’offre technique et financière du titulaire et le contrat de
maintenance,
Ø
le présent cahier des charges,
Ø
les descriptifs techniques des photocopieurs.
Toute clause portée dans le catalogue ou documentation quelconque fournie par le titulaire, ainsi que
les conditions générales de vente, qui seraient contraires aux dispositions des pièces constitutives du
marché sont réputées non écrites.
1.5.2. Pièces générales
Les documents applicables sont ceux en vigueur lors de la notification du marché, à savoir :
Ø
le Code des Marchés Publics,
Ø
le Cahier des Clauses Administratives Générales (C.C.A.G.) applicable aux marchés publics de
fournitures courantes et services approuvé par l’arrêté du 19 janvier 2009 (publié au JO du
19 mars 2009).
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ARTICLE 2 DEFINITION DES PRESTATIONS ET DELAIS D’EXECUTION
2.1. LOCALISATION DES PRESTATIONS
Les prestations sont à exécuter à l’adresse suivante :
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Parc d’activité Esprit 1
Rue Albert Einstein
Bâtiment n°35
18021 Bourges Cedex
2.2. SPECIFICATIONS TECHNIQUES
Les photocopieurs installés seront des photocopieurs neufs.
2.2.1. Données de production
Les données suivantes sont indicatives, non contractuelles.
a) Volume annuel de production réalisé sur chacun des photocopieurs actuellement en libre
service :
NBRE ANNUEL DE PAGES NOIR &
BLANC
NBRE ANNUEL DE PAGES
COULEUR
PHOTOCOPIEURS
2009
2010
2009
2010
A4
A3
A4
A3
A4
A3
A4
A3
Multifonction M24
(XEROX)
17 159
798
18 268
1 427
4 739
220
6 656
520
Multifonction M24
(XEROX)
58 482
2 084
55 785
1 577
12 874
459
13 886
392
Multifonction
DC250 (XEROX)
53 017
1 628
62 775
1 244
112 973
3 468
114 618
2 271
SOUS-TOTAL
128 658
4 510
136 828
4 248
130 586
4 147
135 160
3 183
TOTAL
133 168
141 076
134 733
138 343
b) Caractéristiques de production pour le présent marché
Le marché porte sur 2 photocopieurs numériques multifonctions couleur connectés, comprenant :
Ø
1 photocopieur orienté arts graphiques, pour un volume respectif estimé autour de 60 000 copies
noir et blanc par an et 115 000 copies couleur par an ;
Ø
1 photocopieur axé bureautique avec une solution fax pour un volume respectif estimé autour de
80 000 copies noir et blanc par an et 20 000 copies couleur par an.
70 % de la production est réalisée en impression à partir de fichiers informatiques.
60 % des impressions couleur concernent des documents bureautiques dont le ratio de
couleur est faible par rapport au noir et blanc.
Ces valeurs sont fournies pour définir le dimensionnement des photocopieurs, et pour calculer un coût
annuel d’utilisation.
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2.2.2. Exigences techniques essentielles
a) Photocopieur couleur orienté arts graphiques
Description générale :
- Appareil type meuble
- Nombre d’utilisateurs : 10 personnes
- Photocopieur en mesure de produire des documents couleurs de qualité proche de la qualité arts
graphiques (haute qualité requise sur les impressions/copies noir et blanc et sur la couleur
- Gestion entre autres des formats : A4/A3
- Panneau de commande simple et ergonomique
- Vitesse adaptée à un usage bureautique intensif pour assurer un bon confort d’utilisation
- Impression, copie, numérisation de documents en noir et blanc et/ou en couleur avec gestion du
recto verso en automatique
- Contrôleur d’impression rapide, performant et gérant toutes les fonctions, notamment la finition à
partir du pilote d’impression
- Fonction de zoom de 25 à 400 %
- Préchauffage rapide
- Temps de sortie de la première page rapide
b) Photocopieur couleur orienté bureautique avec serveur de fax :
Description générale :
- Appareil type meuble
- Nombre d’utilisateurs : 16 personnes
- Gestion de la couleur et du noir et blanc.
- Gestion entre autres des formats : A4/A3
- Panneau de commande simple et ergonomique
- Vitesse adaptée à un usage intensif pour assurer un bon confort d’utilisation
- Impression, copie, numérisation de documents en noir et blanc et/ou en couleur avec gestion du
recto verso en automatique
- Contrôleur d’impression rapide, performant et gérant toutes les fonctions, notamment la finition à
partir du pilote d’impression
- Fonction de zoom de 25 à 400 %
- Préchauffage rapide
- Temps de sortie de la première page rapide
c) Système
-
Connexion au réseau Ethernet 10/100/1000 Mbps (RJ45) pour une utilisation en imprimante
réseau
Pilotes d’impression pour Windows 2003 server, Windows 2008 server, Windows XP, Windows
Vista, Windows 7
Interface de management (web,..) à préciser
Gestion des utilisateurs / compatibilité LDAP à préciser
Description des caractéristiques du contrôleur /mémoire / système
d) Gestion du papier
-
-
Chargeur de document recto/verso à 80 pages minimum en mode copieur et scanner
Magasins papiers doit comprendre :
· 1 magasin papier universel A3 avec une capacité de 500 pages minimum
· 2 magasins A4 à grande capacité 500 feuilles minimum
· 1 magasin A4 à grande capacité 2000 feuilles minimum
· Grammage papier: de 60 à 200 g/m²
By-pass universelle (alimentation manuelle) doit permettre :
· Capacité de 100 feuilles environ
· Grammage de 60 à 250g/m²
· Format standard (A3 à A6R),
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· Format personnalisé : chemise (320*480mn), lettre,…
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-
Finition
· Module de finition : agrafage multi positions et multipoints, perforation, pliage,
· Création de livrets avec pliage et agrafage à cheval
· Réception avec possibilité de tri décalé
· Options envisagées :
o solution de séparation des impressions faite pour différents utilisateurs/groupes ou pour
différents usages (copies, impressions, fax)
o une solution de type « trieuse utilisateurs » avec 7 bacs de réception peut être
intéressante (chiffrage en option)
e) Impression
Cette fonction doit permettre :
- Vitesse :
· 30 pages par minutes en noir et blanc en A4 recto minimum
· 25 pages par minutes en couleur en A4 recto minimum
· Impression de la première page N&B et couleur inférieur à 10 secondes
- Résolution 600 dpi minimum
- Impression sur papier/pochette de fort grammage
- Langages de description de pages PCL6, Adobe PostScript 3, PDF : version ou émulation à
préciser
f)
Copie
Cette fonction doit permettre :
- Vitesse :
· 30 pages par minutes en noir et blanc en A4 recto minimum
· 25 pages par minutes en couleur en A4 recto minimum
· Impression de la première page N&B et couleur inférieur à 10 secondes
- Résolution 600 dpi
g) Numérisation de documents
Cette fonction doit permettre :
- Vitesse :
· 40 pages par minutes en noir et blanc en A4 recto minimum
· 30 pages par minutes en couleur en A4 recto minimum
- Recto/verso
- Résolution 600dpi
- Numérisation A3
- Format de numérisation : JPEG, TIFF, PDF…
- Récupération des documents sur le réseau à préciser (push vers dossiers, email, interface web)
h) Télécopie
-
Carte fax permettant le branchement d’une machine à affranchir
Routage des fax entrants avec dématérialisation des fax entrants vers dossiers et/ou boite aux
lettres
Serveur de fax sur réseau (option)
i)
Sécurité
-
Impression différée et sécurisée avec un code sécurisé pour les documents confidentiels
Comptes utilisateurs avec blocage de la couleur en mode copie et impression pour une utilisation
en noir et blanc
Compte utilisateurs avec code d’accès et limitation de crédit.
-
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j)
La qualité environnementale
La qualité environnementale est un point important pour le SDE 18.
Les candidats devront, pour chaque photocopieur, fournir une fiche technique détaillant les principales
caractéristiques du matériel mentionnant les éléments suivants :
- La consommation électrique en économie d’énergie, en attente et en impression (W) ainsi qu’une
éventuelle labellisation officielle,
- Le niveau sonore en attente et en fonctionnement (dBa),
- Le programme de recyclage des consommables usagés,
- La nature des composants et des technologies associées,
- Le cas échéant, la charte qualité et environnementale ainsi que les normes environnementales
2.3. INSTALLATION DES MATERIELS ET PROGICIELS
La date de mise en service des 2 photocopieurs est fixée au jeudi 30 juin 2011. Les photocopieurs
auront été livrés auparavant, et ils seront installés et raccordés pour être opérationnels à cette date.
Le candidat indiquera le délai de livraison des photocopieurs après notification du marché.
Les 2 photocopieurs seront livrés et installés à l’adresse mentionné au paragraphe 2.1. Toutefois, le
SDE 18 envisage d’installer ses services dans de nouveaux locaux situés à l’adresse suivante :
Boulevard de Lahitolle
18000 BOURGES
Le prestataire devra intégrer un déménagement des photocopieurs dans le nouveau bâtiment,
actuellement programmé pour le mois de décembre 2011.
L’ensemble des contraintes liées au transport des systèmes et à leur installation dans les étages sont
à la charge du prestataire qui aura au préalable pris connaissance de la configuration des lieux. Les
étages sont accessibles par ascenseur.
Les câbles de raccordement électrique, prises multiples, prolongateurs et les câbles de raccordement
au réseau informatique Ethernet sur des prises RJ45, et plus généralement toutes sujétions
nécessaires à l’installation, sont à la charge du prestataire.
Le prestataire se chargera de l'évacuation des emballages, le nettoyage des appareils et
éventuellement des locaux.
Les logiciels pilotes seront installés et testés sur un serveur Windows et quelques PC Windows par le
SDE 18.
Tous les CD Rom nécessaires à l’installation de l’ensemble des logiciels de gestion et des pilotes
d’impression sur les postes clients seront fournis par le prestataire (Logiciels en version française).
Pour l’installation des progiciels serveurs, une assistance au service informatique du SDE 18 et une
formation de base seront prévues.
Le prestataire prendra en charge tous ces éléments de la même manière dans les cas de
remplacement prévus au paragraphe 2.8.
En fin de marché, le prestataire assure également, sous sa responsabilité et à ses frais, la reprise des
appareils lui appartenant.
2.4. DOCUMENTATION
Le titulaire fournira une documentation concernant :
Ø
le fonctionnement, l’utilisation et l’entretien courant des systèmes,
Ø
l’utilisation des logiciels.
La documentation est obligatoirement rédigée en français et fournie sous forme papier ainsi que,
éventuellement, sous la forme d’un fichier informatique sur CD Rom
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2.5. FORMATION DU PERSONNEL DU SDE 18
2.5.1. Formation de premier niveau
Cette formation a pour but de permettre au SDE 18 d’assurer, de façon autonome, les interventions
de premier niveau telles que : bourrage de papier, remplacement de cartouches d’encre « toner » et
agrafes ou incidents mineurs n’ayant pas un aspect technique. Elle permet également d’acquérir les
notions essentielles en matière de connexion.
Elle sera dispensée à 2 agents désignés qui pourront venir en appui des utilisateurs (conseil et
formation complémentaire) lors de travaux particuliers ou impliquant une connaissance plus
approfondie des appareils et logiciels.
Cette formation comprend la formation initiale théorique et pratique et l’assistance au démarrage. Elle
sera assurée dans les locaux du SDE 18. Cette formation inclura l’utilisation des logiciels fournis.
Une formation complémentaire (remise à niveau, actualisation, perfectionnement) pourra être
effectuée sur proposition du titulaire, afin de réactualiser le niveau de connaissances. Cette formation
est exigible pour toute évolution apportée par le titulaire aux logiciels et aux matériels.
2.5.2. Formation des utilisateurs
Une formation collective du personnel appelé à utiliser ces appareils sera organisée. Elle portera sur
l’utilisation des photocopieurs et des logiciels associés.
Cette formation comprendra la formation initiale théorique et pratique. Elle est, par la suite, exigible
pour toute évolution apportée par le titulaire aux logiciels et aux matériels.
Elle sera assurée dans les locaux du SDE 18 dans les 10 jours ouvrés suivant leur mise en service. 2
séances de formation pour des groupes de 12 personnes sont à prévoir.
2.6. LOGICIELS
2.6.1. Protection des logiciels
Les dispositions prévues par la circulaire du 17 octobre 1990 (journal officiel du 21 octobre 1990)
relatives à la protection juridique des logiciels sont applicables au présent marché.
2.6.2. Mise à jour, modification, nouvelle version
Dans le cadre du marché et pour la durée de celui-ci, le SDE 18 bénéficiera, sans supplément de prix,
des mises à jour ou modifications des logiciels liés au fonctionnement des appareils ainsi que celles
de la documentation utilisateur.
Le titulaire s’engage à effectuer toute modification matérielle des appareils inhérente à la mise à jour
ou à la modification des logiciels et ce, sans supplément de prix.
S’agissant d’une nouvelle version, le titulaire est tenu d’en informer le SDE 18 avec un préavis d’un
(1) mois franc avant la date éventuelle d’installation. Le courrier afférent doit être transmis au SDE 18
par tout moyen permettant d’en identifier de façon certaine la date de réception. Il doit être
accompagné d’un descriptif des améliorations apportées.
Le SDE 18 se réserve le droit de refuser toute nouvelle version dont les fonctionnalités ne
correspondraient pas à ses attentes ou dont il n’aurait pas l’usage. Ce refus doit être notifié au titulaire
dans les 15 jours francs à compter de la réception du courrier susvisé. Dans ce cas, le titulaire doit
être en mesure de continuer à assurer un fonctionnement parfait du système avec sa configuration
logicielle d’origine (mise à jour ou modifiée). A défaut, le SDE 18 se réserve le droit de résilier le
marché selon les modalités prévues aux articles 31 ou 32 du C.C.A.G./F.C.S.
2.6.3. Perte de données
Les pertes de données du fait du SDE 18 (non respect des manuels d’utilisation) sont à la charge du
SDE 18.
Les données perdues du fait du système et n’incombant pas à une fausse manœuvre de la part du
SDE 18 doivent être reconstituées par le titulaire dans les 24 heures (jours ouvrés).
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2.7. MAINTENANCE
Les interventions de maintenance ont lieu pendant les heures ouvrées : du lundi au vendredi de 8h30
à 17h30.
2.7.1. Contrat de maintenance
Un contrat de maintenance sera proposé avec l’offre. Les conditions générales de maintenance seront
les conditions habituelles proposées par le candidat. Les dispositions de ce contrat, proposé avec
l'offre technique, peuvent être modifiées, à la demande de le SDE 18, et avec l'accord du titulaire s’ils
contreviennent à la réglementation de la comptabilité publique et aux clauses du présent marché.
2.7.2. Etendue des prestations de maintenance
La maintenance des appareils comprend :
Ø
La fourniture des produits spécifiques nécessaires au bon fonctionnement des appareils
(cartouches d’encre, agrafes et autres consommables…), à l’exclusion du papier et des supports
spéciaux.
A ce titre, une réserve de produits appelée « stock », permettant d’utiliser l’équipement pendant
au minimum un mois, sera fournie au SDE 18. Ce stock sera alimenté tant que de besoin, afin de
ne jamais être en rupture. Une proposition de gestion automatique des consommables serait un
plus.
Le titulaire fera son affaire de collecter régulièrement les consommables usagés et d'en assurer
le recyclage. Le candidat indiquera dans son offre le processus de collecte.
Ø
Les vérifications et réglages périodiques nécessaires au parfait fonctionnement des appareils :
Les candidats indiqueront dans leur offre la fréquence minimale de leurs interventions ainsi que
les opérations qu’elles comportent. L’autodiagnostic et la maintenance à distance serait un plus.
Ø
Les matériels et outils permettant au technicien du prestataire d’effectuer la maintenance (pinces,
tournevis, etc.) ;
Ø
La main d’œuvre, les déplacements et les pièces détachées.
2.7.3. Prestations de dépannage
En cas de fonctionnement défectueux, de panne ou d’avarie de tout ou partie du matériel faisant
l’objet du marché (y compris les logiciels) pendant les jours ouvrés, les délais sont les suivants :
Ø
Délai d’intervention : 8 heures maximum
Ø
Délai de remise en état de fonctionnement : une journée, soit 24 heures.
Ces délais sont comptés à partir de l’appel téléphonique ou du fax émanant du SDE 18 au service
d’assistance technique du titulaire, ce dernier déléguant sur place un personnel compétent.
Passé ce délai, les pénalités prévues à l’article article 4 sont applicables. Les candidats indiqueront
dans leur offre précisément le délai d’intervention en heures.
Dans le cas où le matériel ne peut être remis en état de fonctionnement normal dans les délais, le
titulaire doit en informer le SDE 18 immédiatement et, en tout état de cause, avant l’expiration de ces
délais.
2.8. PRET OU REMPLACEMENT DE MATERIEL
En cas de non résolution d'un incident dans les délais prescrits au paragraphe 2.7.3, le titulaire sera
amené, sur demande du SDE 18, à mettre gratuitement à disposition un équipement de prêt
identique. Lors de la remise en service, un P.V. de réception sera signé par les deux parties pour la
clôture de l'incident.
En cas de pannes répétitives ou d’absence prolongée de pièces impliquant un arrêt complet ou un
service considéré non régulier tel que défini au paragraphe 2.9.3, le titulaire s’engage à installer à ses
frais, un photocopieur aux performances au moins égales, afin d’assurer le service.
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Les quantités de copies réalisées seront payables au même coût que le photocopieur ainsi remplacé,
pendant toute la durée où celui-ci reste inutilisable.
Le photocopieur défectueux sera réparé chez le titulaire (tous les frais liés au transport sont à la
charge du titulaire). Si dans un délai de 10 jours ouvrés, le photocopieur défectueux n’est pas réparé,
le titulaire devra définitivement le remplacer par son équivalent en gamme. Ce remplacement sera
entériné par voie d’avenant, sans incidence financière pour le SDE 18.
2.9. OPERATIONS DE VERIFICATION
2.9.1. Vérification de conformité
Dès la réception des photocopieurs, le SDE 18 procède à la vérification de la conformité des
photocopieurs au présent marché (désignation, quantité),
2.9.2. Vérification d’aptitude :
Dans un délai de 5 jours ouvrés après la mise en service et la formation de premier niveau dispensée
au personnel, le SDE 18 procède à la vérification d’aptitude des photocopieurs. Cette vérification a
pour objectif de s’assurer que les photocopieurs connectés présentent les caractéristiques techniques
qui les rendent aptes à remplir les fonctions exigées par le présent marché.
Si la vérification d’aptitude est négative, le SDE 18 prend une décision d’ajournement ou de rejet.
- en cas d’ajournement, le titulaire devra mettre en œuvre tous les moyens nécessaires à la levée
des réserves dans un délai maximum de 7 jours ouvrés.
- en cas de rejet, afin d’assurer le bon fonctionnement des services, le(s) système(s) devra(ont)
être remplacé(s), dans un délai maximum de 3 jours à partir de la notification de rejet.
Si la vérification d’aptitude est positive, le SDE 18 procède à la vérification du service régulier.
2.9.3. Vérification du service régulier (V.S.R) :
La vérification du service régulier a pour but de constater que les photocopieurs livrés sont capables
d’assurer un service régulier, dans les conditions normales d’utilisation, pour remplir les fonctions
auxquelles ils sont destinés. La VSR est effectuée pendant une période de 20 jours ouvrés à partir de
la date vérification d’aptitude positive.
Le service est réputé régulier si la durée cumulée des indisponibilités du matériel ne dépasse pas
10 % de la durée d’utilisation effective.
Si la VSR est positive, le SDE 18 prononce l'admission
Si la VSR est négative, le SDE 18 prononce soit :
- l'admission avec réfaction : qui consiste en une réduction de prix, selon l’étendue des
imperfections constatées, décidée en concertation avec le titulaire ;
- l'ajournement : le titulaire devra mettre en œuvre tous les moyens nécessaires à la levée des
réserves dans un délai maximum de 15 jours. Tout délai supplémentaire sera soumis à l’accord
du SDE 18.
- le rejet : pour le bon fonctionnement des services, le(s) photocopieur(s) devra(ont) être
remplacé(s), dans un délai maximum de 3 jours à partir de la notification de rejet.
Pendant toute la durée du marché, le service est réputé régulier si la durée cumulée mensuelle des
indisponibilités du matériel ne dépasse pas 7,5 % de la durée d’utilisation effective calculée sur la
base de 8 heures par jour ouvrable.
Ces prescriptions sont impératives. Si le titulaire néglige de s’y conformer, il peut être pénalisé sans
mise en demeure préalable dans les conditions prévues à l’article 4.
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ARTICLE 3 PRIX ET REGLEMENT
3.1. CONTENU DES PRIX
Les prix sont réputés comprendre toutes les charges fiscales, parafiscales et autres frappant
obligatoirement les prestations du présent marché, ainsi que les frais afférents au conditionnement, à
l’emballage, à l’assurance, au stockage, au transport jusqu’au lieu de la livraison.
Les prix se décomposent comme suit :
Ø
La location du matériel à prix global, forfaitaire et trimestriel, comprenant l’installation, la formation
des personnels, la mise à disposition de l’appareil et son enlèvement au terme du marché, la
connexion et les options. Ce prix est ferme, non actualisable et non révisable pendant toute la
durée du marché.
Ø
Les frais de maintenance (coût copie) seront calculés sur la base du nombre de copies réalisées
par photocopieur. (en option : calcul du coût copie effectué à partir de la mutualisation du nombre
total de copies pour l’ensemble des photocopieurs).
Les prix comprennent la maintenance (préventive et curative) du matériel et de la connexion
réseau (main d’œuvre, déplacements, pièces détachées), la maintenance des composants
informatiques (serveurs, processeur, mémoire, disque dur) et la fourniture de consommables
(agrafes, toner, tambour), papier non compris.
Toutes les pièces des photocopieurs seront comprises dans la cadre du présent marché. Elles
sont incluses dans le marché et ne pourront pas faire l’objet d’une facturation de la part du
titulaire en cas de changement ou de réparation durant toute la durée du marché.
3.2. VARIATION DES PRIX
Le loyer correspondant à la location du matériel est ferme, non actualisable et non révisable pendant
toute la durée du marché.
er
Le coût des copies, correspondant à la maintenance, sera révisé annuellement, (tous les 1 du mois
de signature du présent marché) selon la formule ci-après :
P = Po [0,125 + 0,875 (0,80 (ICHTTS / ICHTTS0) / + 0,20 (IPP / IPP0))] dans laquelle :
P = nouveau prix et Po = prix de base
Ø
ICHTTS = Coût du travail - Indices du coût horaire du travail révisé - Tous salariés (ICHTrev-TS) Indices mensuels - Salaires et charges - Industries mécaniques et électriques (NAF 25-30 32-33)
– Identifiant : 1565183. La valeur est celle connue au moment de la révision des prix (dernier
indice connu).
http://www.indices.insee.fr/bsweb/servlet/bsweb?action=BS_SERIE&ONGLET=2&BS_IDBANK=1
565183
Ø
ICHTTS0 = Coût du travail - Indices du coût horaire du travail révisé - Tous salariés (ICHTrev-TS)
- Indices mensuels - Salaires et charges - Industries mécaniques et électriques (NAF 25-30 32-33)
– Identifiant : 1565183. La valeur est celle connue le mois de la conclusion du marché (juin 2011).
Ø
IPP = IP de production des services aux entreprises pour les marchés français - Services de
réparation d'ordinateurs et d'équipements périphériques – Identifiant : 1560155. La valeur est celle
connue au moment de la révision des prix (dernier indice connu).
http://www.indices.insee.fr/bsweb/servlet/bsweb?action=BS_SERIE&ONGLET=3&BS_IDBANK=1
560155
Ø
IPP0 = IP de production des services aux entreprises pour les marchés français - Services de
réparation d'ordinateurs et d'équipements périphériques – Identifiant : 1560155. La valeur est celle
connue le mois de la conclusion du marché (juin 2011).
En tout état de cause, la formule de révision ne pourra pas conduire à une augmentation de prix
supérieure à 10% par an.
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3.3. REGLEMENT DES COMPTES
3.3.1. Facturation par le titulaire
Ø
La facturation de la location sera trimestrielle, terme à échoir,
Ø
La facturation de la maintenance sera annuelle à terme échu. Elle sera calculée à partir du
nombre de tirages réalisés et des coûts unitaires.
La facturation sera établie en fonction du nombre de copies réellement effectuées, constatées au
moyen du relevé compteur à partir d’un document normalisé par le titulaire (précisant le type de
photocopieur, son numéro de série, le jour du relevé et le nombre de copies).
Toutes les factures émise par le titulaire doivent impérativement comporter les indications prévues par
la réglementation et notamment les renseignements suivants :
· la mention : « marché SDE 18 n° 2011-SI-02 »,
· le nom et l'adresse du SDE 18,
· le numéro de compte bancaire ou postal du titulaire,
· la désignation claire de la prestation concernée,
· les cas échéant, le compteur relevé à la fin de l’année et le nombre de copies réalisées (par
rapport au relevé précédent),
· le taux de TVA en vigueur et le montant de la TVA,
· le montant total toutes taxes comprises.
Les factures devront être établies en 3 originaux et adressées à l’adresse mentionnée au
paragraphe 2.1.
Toute facture non conforme à ces prescriptions sera immédiatement retournée au titulaire pour
correction des anomalies détectées. Ce renvoi interrompt le délai global de paiement précisé au
paragraphe 3.3.2 ; le titulaire ne pourra formuler aucune réclamation contre le retard apporté dans le
règlement de la facture du fait de ce renvoi.
3.3.2. Règlement
Le règlement s’effectuera par mandat administratif sous 30 jours à réception de la facture.
Conformément à l’article 98 du Code des marchés publics, le dépassement de ce délai ouvre droit au
bénéfice d’intérêts moratoires calculés sur la base du taux marginal de refinancement de la Banque
Centrale Européenne (BCE), défini par le décret n° 2008-1550 du 31 décembre 2008, majoré de
7 points.
ARTICLE 4 PENALITES
Si la date de mise en service mentionnée au paragraphe 2.3, ainsi que les délais prévus aux
paragraphes 2.5.2, 2.6.3, 2.7.3 et 2.8 ne sont pas respectés, le titulaire encourt une pénalité calculée
selon la formule suivante :
P = R x 100 € HT
R = nombre de demi-journées calendaires de retard
Si les photocopieurs ne peuvent être mis en service du fait du SDE 18, la pénalité ne sera pas
appliquée.
ARTICLE 5 ASSURANCES
Le titulaire souscrit les assurances nécessaires pour garantir ses agents chargés d’effectuer toutes les
interventions prévues dans le cadre du présent marché (installation, déplacement éventuel,
enlèvement, formation et maintenance) contre les risques d’accident du travail, d’invalidité, de décès.
Les soins médicaux et chirurgicaux ainsi que les frais d’hospitalisation sont à la charge du titulaire, le
SDE 18 étant dégagé de toute obligation en la matière.
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Les appareils loués au SDE 18 et installés dans ses locaux, y compris les logiciels, sont couverts par
une assurance souscrite par le titulaire contre tout risque de perte partielle ou totale et contre tout
dommage susceptible d’être subi par les biens ou locaux concernés par les prestations réalisées dans
le cadre du présent marché, y compris ceux provenant d’incendie ou d’explosion.
Cette assurance est souscrite avec renonciation à recours contre le SDE 18, sauf en cas d’utilisation
non conforme aux instructions et modes d’emploi délivrés avec les appareils.
En cas d’avarie empêchant leur utilisation normale ou de destruction, les appareils loués sont
remplacés selon les modalités prévues au paragraphe 2.8.
ARTICLE 6 MODALITES DE RESILIATION DU MARCHE
Le Président du SDE 18 peut à tout moment, qu'il y ait ou non faute du prestataire, mettre fin à
l'exécution des prestations faisant l'objet du présent marché avant l'achèvement complet de celles-ci.
Si la résiliation n'est pas due à un défaut d'exécution du prestataire ou du non respect du présent
marché, il a droit à être indemnisé du préjudice subi du fait de cette décision, conformément au CCAG
fournitures courantes et services mentionné au paragraphe 1.5.2.
En revanche, le marché est résilié de plein droit, sans indemnité, si après deux mises en demeure par
lettre recommandée avec accusé de réception, le prestataire ne respecte pas les engagements qui en
découlent, en particulier en matière de respect des délais d’intervention et de qualité technique de la
prestation. Cette résiliation intervient sans préjudice de l’application des pénalités prévues par ailleurs
par le marché. Pendant le délai s'écoulant entre la notification de la résiliation et sa date d'effet, le
titulaire continuera d'exécuter toutes les prestations dues au titre du présent marché, aux conditions
antérieures à la notification de la résiliation.
Le marché est résilié de plein droit et sans indemnité en cas de redressement judiciaire ou de
liquidation judiciaire de l’entreprise.
ARTICLE 7 DIFFERENDS ET CONTENTIEUX
Tout différend entre le prestataire et le SDE 18 doit faire l'objet de la part du prestataire d'un mémoire
en réclamation communiqué au Président dans un délai de huit jours compté à partir du jour où le
différend est apparu.
Le Président du SDE 18 dispose d'un délai de quinze jours compté à partir de la réception du
mémoire en réclamation pour notifier sa décision. L'absence de décision dans ce délai vaut rejet de la
réclamation.
Le Tribunal compétent pour statuer sur les contestations auxquelles pourrait donner lieu l'application
du présent marché est le Tribunal Administratif d’Orléans.
ARTICLE 8 CONDITIONS DE PARTICIPATION A LA CONSULTATION
8.1. RETRAIT DES DOCUMENTS DE CONSULTATION
Le dossier de consultation est remis gratuitement à chaque candidat qui en fait la demande par écrit
ou par fax, ou au siège du Syndicat Départemental d’Energie du Cher, aux heures d’ouverture. Les
candidats ont la possibilité de le télécharger sur le site du profil acheteur du SDE 18
www.centreofficielles.com ou sur le site du Syndicat www.sde18.com.
8.2. RENSEIGNEMENTS COMPLEMENTAIRES
Les demandes d’informations administratives ou techniques relatives à la présente consultation sont à
adresser à l’attention de M. le Président :
- soit par mail : [email protected]
- soit par fax : 02 48 21 03 16
- soit par courrier à l’adresse précisée au paragraphe 10.1. au moins 5 jours avant les date et heure
mentionnées à l’article 11.
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ARTICLE 9 PRESENTATION DU DOSSIER DE CANDIDATURE ET DE L’OFFRE
Le dossier à remettre par les candidats est rédigé en français. Il comprend les pièces suivantes,
remplies de manière exhaustive et signées par le représentant habilité à engager la société :
9.1. CONTENU DU DOSSIER DE CANDIDATURE
Les candidats auront à produire un dossier comportant les renseignements concernant la situation
propre du prestataire et les renseignements nécessaires pour l’évaluation de la capacité
professionnelle, technique et financière minimale requise en vue de la sélection des candidatures.
Les candidats pourront utiliser la série des formulaires DC, téléchargeable sur le site du Ministère de
l’économie et des finances :
http://www.economie.gouv.fr/directions_services/daj/marches_publics/formulaires/DC/daj_dc.htm
9.1.1. Situation juridique
Ø
la lettre de candidature : formulaire DC1, dernière mise à jour, (ancien DC4) ;
Ø
la déclaration du candidat : formulaire DC2, dernière mise à jour, (ancien DC5) ;
Ø
Les documents relatifs aux pouvoirs de la personne habilitée pour engager l’entreprise candidate ;
9.1.2. Capacité économique et financière
Ø
Une déclaration concernant le chiffre d’affaires global et le chiffre d’affaires relatif aux prestations
du présent marché, réalisé au cours des trois derniers exercices.
9.1.3. Capacité professionnelle et technique
Ø
Dans le respect des règles déontologiques, le candidat devra présenter une liste des principaux
services similaires à celui objet de la présente consultation, réalisés au cours des trois dernières
années ; le candidat fournira tous documents utiles démontrant la qualité de son travail.
Ø
Le candidat fournira également :
· une présentation de la société candidate,
· une déclaration indiquant ses effectifs et leurs qualifications pour chacune des trois dernières
années.
9.2. CONTENU DU DOSSIER D’OFFRE
9.2.1. Proposition financière
L’offre de prix remise par le candidat sera précisée dans l’acte d’engagement dûment complété et
signé, et se décomposera de la façon suivante :
Ø
Une proposition de loyer trimestriel ;
Ø
Une redevance annuelle basée sur le volume estimatif des copies N&B et Couleur. Le coût par
copie intègrera la fourniture de tous les consommables (toner, cartouche, agrafes et pièce
d'usure) sauf le papier. Ce coût intègrera la maintenance préventive et curative.
L’offre devra détailler la méthode de calcul du coût des pages en précisant :
- Le calcul du cout d’une impression/copie A3 en noir et blanc et en couleur,
- La confirmation de la gratuité de la fonction de numérisation et fax,
- La gestion de tarifs intermédiaires entre la couleur et le noir et blanc si cette possibilité existe.
9.2.2. Mémoire technique
Le candidat fournira également un mémoire technique qui devra nécessairement contenir :
Ø
une note relative aux moyens, tant matériels qu’humains, qui seront mobilisés pour réaliser les
prestations du marché,
Ø
une présentation détaillée des matériels proposés et des conditions et modalités d’intervention
tout au long de la durée du marché :
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· les descriptifs techniques des photocopieurs : l’offre technique sera synthétisée dans l’acte
d’engagement, mais les candidats présenteront dans leur rapport tout document permettant
de juger de la qualité des matériels proposés. Les candidats mettront notamment en évidence
(par exemple en soulignant) les caractéristiques techniques et/ou matérielles supérieures aux
besoins exprimés dans l’acte d’engagement et le présent cahier des charges.
· le délai de livraison des photocopieurs après notification du marché,
· les modalités et contenus de la formation dispensée aux utilisateurs à compter de la mise en
service,
· une proposition de contrat de maintenance précisant :
o la fréquence minimale des interventions de maintenance préventive tout au long du
marché,
o le délai d’intervention (en heures) en cas de panne,
o les modalités de mise à disposition des consommables,
· une description de la politique environnementale de l’entreprise, précisant le processus de
collecte des consommables usagés, accompagnée, le cas échéant, d’une certification
environnementale obtenue auprès d’un organisme indépendant.
9.3. DELAI DE VALIDITE DES OFFRES
Le délai de validité des offres est fixé à 90 jours à compter de la date limite de remise des offres fixée
à l’article 11 du présent cahier des charges.
ARTICLE 10 CONDITIONS D’ENVOI OU DE REMISE DES OFFRES
Les candidats auront à présenter leur offre de la façon suivante :
10.1.
ENVOI SUR SUPPORT PAPIER
Les dossiers envoyés par voie postale seront remis sous enveloppe cachetée portant l’adresse
suivante :
Monsieur le Président
Syndicat Départemental d’Energie du Cher – Parc Esprit 1 – Bâtiment 35 – 18021 BOURGES CEDEX
et la mention : « Location et maintenance de photocopieurs n° 2011-SI-02 »
« NE PAS OUVRIR AVANT LA SEANCE D’OUVERTURE DES PLIS »
L’enveloppe contiendra l’ensemble des pièces détaillées à l’article 9.
Les dossiers seront envoyés par pli recommandé avec accusé de réception, ou par tout moyen
pouvant attester une arrivée avant les date et heure limites précisées à l’article 11 du présent cahier
des charges.
10.2.
REMISE DES DOSSIERS IN SITU
Les dossiers papiers devront être remis contre récépissé au secrétariat du Syndicat aux heures
habituelles d’ouverture, avant la date et l’heure indiquées à l’article 11 du présent cahier des charges.
ARTICLE 11 DATE LIMITE DE RECEPTION DES OFFRES
La date limite de réception des offres au siège du Syndicat Départemental d’Energie du Cher est fixée
au :
Mardi 7 juin 2011 à 12h00
Les dossiers qui seraient remis ou dont l’avis de réception serait délivré après la date et l’heure limites
fixées ci-dessus, ainsi que ceux remis sous enveloppe non cachetée, ne seront pas retenus ; ils
seront renvoyés à leurs auteurs.
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ARTICLE 12 JUGEMENT DES OFFRES
12.1.
CRITERES DE JUGEMENT DES OFFRES
Sera retenue l’offre économiquement la plus avantageuse, appréciée en fonction des critères énoncés
ci-après avec leur coefficient de pondération :
1. Les prix des prestations :
40 %
2. La valeur technique des matériels et des prestations techniques associées, appréciée au
vu du dossier technique fourni par les candidats :
30 %
3. Qualité des prestations de maintenance, appréciée au vu du dossier technique fourni par
les candidats
20 %
· Sous-critère 1 : délais d’intervention,
10 %
· Sous-critère 2 : organisation du service d’assistance
5%
· Sous-critère 3 : fréquence minimale d’entretien,
5%
4. Respect de l’environnement
10 %
· Critères écologiques d'achat : performances des matériels au vu des considérations de
développement durable (consommation d’énergie, matériaux recyclés ou recyclables)
· Service de reprise des cartouches usagées,
· Produits conformes aux exigences d’un écolabel officiel,
· Politique environnementale de l’entreprise
12.2.
CLASSEMENT DES OFFRES
1. Critère « prix des prestations » :
L’offre la moins disante obtiendra la note de 10. Les notes des offres suivantes à classer seront
calculées de la manière suivante : (montant offre moins disante / montant de l’offre à classer)*10 =
note de l’offre à classer.
Ex :
· offre moins disante : 12 000 € obtient la note de 10
· offre à classer : 15 000 € obtient la note de (12 000 / 15 000)*10 = 8
2. Critère « valeur technique des matériels et des prestations techniques » :
Ce critère est apprécié au vu du descriptif technique des matériels et des prestations présentées par
le mémoire technique des candidats. La notation s’échelonne de 0 à 10, la note 0 correspondant à
« très mauvais » et la note 10 à « très bon ».
3. Critère « qualité des prestations de maintenance »
Ø
Sous-critère 1 : L’offre la moins disante obtiendra la note de 10. Les notes des offres suivantes à
classer seront calculées de la manière suivante : (montant offre moins disante / montant de l’offre
à classer)*10 = note de l’offre à classer.
Ex :
· offre moins disante : 3 heures obtient la note de 10
· offre à classer : 4 heures obtient la note de (3 / 4)*10 = 7,5
Ø
Sous-critère 2 : Ce critère est apprécié globalement au vu du rapport fourni par les candidats. La
notation s’échelonne de 0 à 10, la note 0 correspondant à « très mauvais » et la note 10 à « très
bon ».
Ø
Sous-critère 3 : L’offre la mieux disante obtiendra la note de 10. Les notes des offres suivantes à
classer seront calculées de la manière suivante : (montant de l’offre à classer / montant offre
mieux disante)*10 = note de l’offre à classer.
Ex :
· offre mieux disante : « 4 maintenances annuelles » obtient la note de 10
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· offre à classer : « 3 maintenances annuelles » obtient la note de (3 / 4)*10 = 7,5
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4. Critère « respect de l’environnement » :
Ce critère est apprécié globalement au vu du rapport fourni par les candidats. La notation s’échelonne
de 0 à 10, la note 0 correspondant à « très mauvais » et la note 10 à « très bon ».
5. Note totale
Chaque critère sera noté sur 10, et affecté du coefficient de pondération précisé ci-dessus. L’offre
classée au premier rang sera celle qui obtiendra la note totale la plus élevée par l’addition de tous les
critères du marché.
ARTICLE 13 NEGOCIATION
Après une première analyse des offres, le pouvoir adjudicateur se réserve le droit de négocier
éventuellement les propositions avec les candidats retenus. La proposition financière, les délais, la
réactivité et l’organisation des moyens matériels et humains ainsi que les modalités d’intervention et
d’assistance pourront, dans ce cadre, faire l’objet de négociation.
Une fois le ou les cycles de négociation terminé(s), le pouvoir adjudicateur procédera à la notation et
au classement des offres au regard des critères de sélection des offres énumérés plus haut.
ARTICLE 14 ATTRIBUTION
Le marché sera attribué au candidat retenu sous réserve que celui-ci produise dans un délai de
15 jours à compter de la notification de sa désignation par le pouvoir adjudicateur, les pièces
énumérées à l’article 46 du Code des marchés publics :
Ø
Une attestation de fourniture de déclarations sociales émanant de l'organisme de protection
sociale chargé du recouvrement des cotisations et des contributions sociales datant de moins de
6 mois (article D 8222-5-1°-a du Code du travail) ;
Ø
Une attestation sur l’honneur du dépôt auprès de l’administration fiscale, à la date de l’attestation,
de l’ensemble des déclarations fiscales obligatoires (article D 8222-5-1°-b du Code du travail) ;
Ø
Un extrait de l'inscription au Registre du Commerce et des Sociétés (K ou K-bis), délivré par les
services du greffe du tribunal de commerce et datant de moins de 3 mois, ou une carte
d'identification justifiant de l'inscription au Répertoire des Métiers.
Ø
l’état annuel des certificats fiscaux et sociaux reçus : formulaire NOTI 2, dernière mise à jour
(ancien DC7).
En outre, le candidat fournira une attestation d’assurance responsabilité civile garantissant les tiers en
cas d’accidents ou de dommages causés directement ou indirectement par l’exécution des prestations
du présent marché.
Le SDE 18 est expressément relevé et garanti en totalité, de l’ensemble des responsabilités liées aux
dommages que le prestataire pourrait provoquer à l’occasion des prestations qui lui sont confiées.
Un courrier informant de la décision d’attribution prise par le pouvoir adjudicateur sera adressé à
chacune des entreprises ayant envoyé un dossier.
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