Gestion de la sauvegarde automatique en version multipostes

Fiche solution
Gestion de la sauvegarde automatique
en version multipostes
Présentation générale
sPAIEctacle multipostes offre la possibilité de paramétrer la sauvegarde automatique et quotidienne des données.
Cette fonction est gérée à partir d’un poste client sPAIEctacle.
Elle permet à tout utilisateur, d’une part, de sécuriser la sauvegarde des données avec une procédure automatisée simple de vérification et d’accès ; et d’autre part, de créer et/ou de restaurer une sauvegarde de façon
rapide en cas de besoin.
Remarque : Il existe une seconde méthode néanmoins plus spécifiquement dédiée au responsable informatique ou à l’administrateur
réseau. Il s’agit d’une fonction 4D (application support du logiciel) gérée à partir du poste serveur sPAIEctacle. Son principal avantage est
de permettre le paramétrage de l’emplacement de destination des sauvegardes (cf. Manuel de référence). Les deux méthodes ne sont en
rien exclusives, et peuvent être utilisées en parallèle.
La présente documentation s’attache à décrire le fonctionnement du mode de sauvegarde intégré de sPAIEctacle
multipostes.
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Gestion de la sauvegarde automatique à partir d’un
poste client sPAIEctacle
Menu Fichier - Préférences ou
✔ Cocher la case Backup automatique du fichier de données par le serveur.
✔ Renseigner les zones suivantes :
- Heure : heure de la sauvegarde
- Nombre de jeux : combien de fichiers de sauvegarde conserver dans le dossier.
Au-delà du nombre indiqué, la sauvegarde la plus ancienne sera effacée à chaque fois qu’une nouvelle sera
effectuée.
- Compression du fichier de backup : à cocher pour minimiser la taille du fichier de sauvegarde.
Ces informations n’ont aucune valeur contractuelle. Elles n’engagent pas la responsabilité de GHS quant à leur utilisation et / ou leur interprétation. Elles ne
sont prises en compte par le lecteur que sous sa seule responsabilité.
Ces informations ont un caractère général et ne prétendent pas répondre de façon exhaustive à la question traitée. Pour plus d’informations, contactez les
organismes sociaux et fiscaux concernés.
Fiche solution - Sauvegarde multipostes
NC - 28/06/2007
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Fiche solution
✔ Cocher la case Envoi d’un compte rendu d’exécution (si on en souhaite un).
- E-mail : adresse email de la personne à qui doit être envoyée la confirmation de sauvegarde.
- SMTP : serveur d’email sortant
L’envoi du compte rendu permet de s’assurer de la bonne exécution des sauvegardes automatiques. Il est donc
recommandé de renseigner ces zones. Cet envoi se faisant par email, il est nécessaire que le poste serveur
sPAIEctacle dispose d’une connection internet.
✔ Valider avec OK. Le paramétrage de la sauvegarde est terminé.
Remarques générales
• Par défaut, la fonction de sauvegarde automatique multipostes est active et paramétrée tel qu’indiqué sur la
photo d’écran (hormis pour ce qui est de l’envoi du compte rendu).
• Le paramétrage peut être fait à partir de n’importe quel poste client sPAIEctacle.
• Si l’entreprise pratique une gestion des autorisations d’accès au logiciel différenciée par utilisateur, l’accès
aux paramètres de sauvegarde n’est possible que pour un utilisateur coché en «Gestion des utilsateurs et du
backup» (menu Fichier - Utilisateurs de sPAIEctacle).
• Si des utilisateurs sont connectés, leurs activités sont suspendues jusqu’à la fin de la sauvegarde.
• La sauvegarde ne peut s’effectuer si une paie est en cours de création ou de modification.
• Si la sauvegarde n’a pu être effectuée, un message d’erreur apparaît en rouge sur la fenêtre serveur avec un
numéro d’erreur et un descriptif. Une notification par email est envoyée (si paramétré).
Fichiers de sauvegarde
Les sauvegardes ainsi créées ont pour extension .4BK et sont rangées dans un dossier Backup situé sur le poste
serveur, au même emplacement que le fichier de données. Elles sont numérotées entre crochets.
Exemple : nom du fichier de paie [0001].4BK
La sauvegarde sPAIEctacle ne dispense en aucun cas d’une sauvegarde régulière faite sur un support
externe (cassette «zip», CD Rrom, disque dur externe...). En effet, sPAIEctacle fait une sauvegarde sur le
disque dur. Si le poste «serveur» était endommagé, reformaté ou volé, la sauvegarde serait inaccessible.
Il est fortement recommandé de procéder à une sauvegarde externe régulière du dossier Backup.
Journal de sauvegarde
sPAIEctacle tient à jour un journal de sauvegarde mensuel, où est répertorié l’historique des sauvegardes
(notamment les noms et emplacements de la sauvegarde et du fichier sauvegardé). Le nom du journal est par
exemple «LogBackup0706» pour le mois de juin 2007.
Les journaux de sauvegarde sont des documents au format «texte» (.txt) qui peuvent s’ouvrir dans toute application de traitement de texte, bloc notes, etc. Ils sont placés dans un dossier Logs.
Le dossier Logs est rangé sur le poste serveur sPAIEctacle dans Application support >> 4D >> GHS.
Ces informations n’ont aucune valeur contractuelle. Elles n’engagent pas la responsabilité de GHS quant à leur utilisation et / ou leur interprétation. Elles ne
sont prises en compte par le lecteur que sous sa seule responsabilité.
Ces informations ont un caractère général et ne prétendent pas répondre de façon exhaustive à la question traitée. Pour plus d’informations, contactez les
organismes sociaux et fiscaux concernés.
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Restauration d’une sauvegarde
✔ Faire quitter tous les postes clients sPAIEctacle connectés.
✔ Quitter le logiciel serveur sPAIEctacle.
2.1
Utilisateurs Mac
✔ En tenant la touche ALT enfoncée, double cliquer sur l’icône du logiciel serveur sPAIEctacle. Une fenêtre
système nommée Ouvrir apparaît.
✔ Cliquer sur la liste déroulante à droite de Activer et choisir Fichier de sauvegarde 4D à la place de Fichier
de données.
✔ Par défaut, le nom de dossier figurant au dessous de Activer - Fichier de sauvegarde 4D doit être le dossier
Backup. Si tel n’est pas le cas, utiliser la fenêtre de navigation pour aller sélectionner le dossier Backup, rangé
au même endroit que le fichier de données sur le poste serveur sPAIEctacle.
✔ Le contenu du dossier Backup étant affiché dans la fenêtre de navigation, sélectionner le fichier de sauvegarde qu’on veut restaurer (extension .4BK) et cliquer sur Ouvrir.
✔ Dans la fenêtre Restitution des données qui s’ouvre à l’écran, cliquer sur le bouton
pour choisir l’emplacement où le fichier va s’enregistrer. (Par défaut, un sous dossier ‘nom de la sauvegarde’-Restore est créé).
✔ Une nouvelle fenêtre s’ouvre. Sélectionner le dossier de destination dans la fenêtre Choisissez un dossier
puis cliquer sur Choisir.
✔ De retour dans la fenêtre Restitution des données, valider en cliquant sur Restituer.
La restauration se fait et le fichier restauré s’ouvre à l’écran. On peut ensuite relancer les clients sPAIEctacle.
2.2
Utilisateurs Windows
✔ Double cliquer sur l’icône du logiciel serveur sPAIEctacle puis tenir la touche ALT enfoncée. Une fenêtre
Ouvrir apparaît. Par défaut, le dossier ouvert doit être le dossier Backup.
✔ Par défaut, le nom de dossier figurant à côté de Regarder dans doit être le dossier Backup. Si tel n’est pas
le cas, utiliser la fenêtre de navigation pour aller sélectionner le dossier Backup, rangé au même endroit que le
fichier de données sur le poste serveur sPAIEctacle.
✔ Au bas de la fenêtre de navigation, cliquer sur la liste déroulante à droite de Fichiers de type et choisir Fichier
de sauvegarde 4D (*.4bk) à la place de Fichier de données (*.4dd).
✔ Le contenu du dossier Backup étant affiché dans la fenêtre de navigation, sélectionner le fichier de sauvegarde qu’on veut restaurer (extension .4BK) et cliquer sur Ouvrir.
✔ Dans la fenêtre Restitution des données qui s’ouvre à l’écran, cliquer sur le bouton
pour choisir l’emplacement où le fichier va s’enregistrer. (Par défaut, un sous dossier ‘nom de la sauvegarde’-Restore est créé).
✔ Sélectionner le dossier de destination dans la fenêtre Choisissez un dossier et cliquer sur Choisir.
✔ De retour dans la fenêtre Restitution des données, valider en cliquant sur Restituer.
La restauration se fait et le fichier restauré s’ouvre à l’écran. On peut ensuite relancer les clients sPAIEctacle.
Remarque : si le fichier de paie ne s’ouvre pas, après restauration sur Windows d’un fichier de sauvegarde créé
sous Mac, il faut vérifier que le nom du fichier de données restauré comporte une extension .4DD.
Ces informations n’ont aucune valeur contractuelle. Elles n’engagent pas la responsabilité de GHS quant à leur utilisation et / ou leur interprétation. Elles ne
sont prises en compte par le lecteur que sous sa seule responsabilité.
Ces informations ont un caractère général et ne prétendent pas répondre de façon exhaustive à la question traitée. Pour plus d’informations, contactez les
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