Partager des fichiers

LES BONNES PRATIQUES
POUR BIEN DÉBUTER
SUR INTERNET
Partager des fichiers
C
omme la plupart des entreprises, vous
avez sans doute déjà eu besoin de partager
des fichiers : avec un collaborateur sans lui
donner accès à votre ordinateur, avec un client
pour essayer de contourner la limite de poids
de fichier de sa messagerie, pour travailler à
distance sur des dossiers laissés sur l’ordinateur
de l’entreprise.
A QUOI ÇA SERT ?
Travailler à plusieurs sur un même fichier
Dès lors que vous disposez d’au moins deux
ordinateurs dans l’entreprise, vous pouvez avoir
besoin de partager des fichiers. Ce système permet
à plusieurs personnes d’accéder à certains fichiers
en fonction des droits attribués à chacun.
Envoyer un fichier volumineux
Les messageries empêchent souvent l’envoi de fichier
supérieur à 10 Mo (voire 2 Mo). Grâce au partage de fichier,
vous n’êtes plus limité par le poids de vos documents,
images, vidéos, pièces CAO
Accéder à distance à des fichiers
Certaines solutions de partage de fichiers permettent
d’accéder à un ensemble de fichiers de n’importe quel
ordinateur connecté à Internet de manière sécurisée.
COMMENT FAIRE ?
Partager des fichiers en interne
Partager des fichiers
Le réseau informatique
Il s’agit de relier informatiquement les
ordinateurs de l’entreprise à un « serveur ».
Celui-ci stocke tous les fichiers de
l’entreprise. On peut créer un espace
commun pour le partage de fichiers et des
espaces privés pour chaque collaborateur.
Le réseau informatique permet également
de partager des périphériques comme des
imprimantes.
Les services de partage en ligne
De nombreux services proposent de
stocker des fichiers sur Internet et de
donner un accès à certaines personnes. La
plupart des sites gratuits restreignent leur
service en limitant le volume de fichiers
stockés ou le nombre d’utilisateurs. La
continuité de services n’est par ailleurs
pas toujours garantie.
Les offres professionnelles sont en
général facturées mensuellement.
Elles permettent de stocker plusieurs
giga-octets de fichiers et de créer des
espaces privatifs pour les utilisateurs, y
compris extérieurs à l’entreprise (clients,
fournisseurs). Ceux-ci accèdent au
service de partage de fichiers grâce à des
identifiants personnels (login et mot de
passe).
Partager des fichiers avec des
clients ou des fournisseurs
Les sites d’envoi de fichier
L’accès à ces services ne demande pas
nécessairement de s’identifier sur le site. Il
suffit de fournir le fichier à partager et les
adresses mail du (ou des) destinataire(s)
à qui le fichier doit être adressé. Le site se
charge de leur envoyer un lien hypertexte
permettant de télécharger le fichier.
Si la taille du fichier déposé et la durée
de stockage sont souvent limitées, ces
sites offrent néanmoins des volumes de
stockage importants (jusqu’à 10 Go).
Le serveur FTP
Il s’agit de créer un espace sur le serveur
de l’entreprise qui sera accessible par
Internet. Cet accès est généralement
protégé par un identifiant et un mot de
passe. Si l’entreprise possède un site web,
elle peut demander à son hébergeur de
lui créer un espace pour échanger des
fichiers en FTP.
Il est possible de donner accès à tout
ou partie du FTP à un tiers (client,
fournisseur, expert comptable…)
AVANT DE SE LANCER
Définir ses besoins
Avant de choisir une solution, évaluez le volume de fichiers que vous souhaiteriez
partager ainsi que le nombre et le type d’utilisateurs (interne / tiers) auxquels
vous souhaitez donner un accès.
Faire le tri dans les
fichiers
Profitez de ce nouveau
projet pour faire le tri dans
vos dossiers informatiques.
Archivez sur un support de
sauvegarde les fichiers dont
vous n’avez plus besoin.
Etablir des règles de partage des fichiers
Etablissez des règles à propos de l’arborescence,
de la charte de nommage, de la gestion des droits
d’accès, du type de fichiers stockés sur les différents
supports. Si vous choisissez une solution en ligne
(FTP ou partage de fichiers), vérifiez l’accès réseau
des différents utilisateurs.
Les pièges à éviter
Négliger la sécurité
Si votre partage de fichiers est mal défini ou utilise des
sites douteux, vous risquez de mettre en danger toutes
vos informations. Si votre système est ouvert, un pirate
informatique pourrait s’en servir pour vous attaquer ou attaquer
une autre entreprise.
Par ailleurs, contrôlez les accès, même pour les salariés de
l’entreprise, et vérifiez que chaque utilisateur n’a accès qu’aux
données qui le concernent.
Vouloir tout faire seul
Partager des fichiers
Si vous souhaitez mettre en place un réseau informatique ou
un FTP, demandez conseil à un professionnel de l’informatique.
Vous éviterez ainsi de provoquer des dysfonctionnements ou de
rendre votre système vulnérable aux attaques informatiques.
Pensez également à impliquer l’ensemble des salariés dans
l’organisation des dossiers.
CONTACT
CCI du Doubs
Nicolas Montagnon
[email protected]
03 81 25 26 50
Conception : Communication - CCI du Doubs - Mai 2014