Procédure de soutenance - Université Paris Saclay

Transcription

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Procédure de soutenance de doctorat
Version : Conseil du collège doctoral de l’Université Paris Saclay du 5 Juin 2015.
Révisée le 30 Octobre 2015 suite à la réunion du comité de suivi qualité.
Procédure applicable à tous les doctorants de l’Université Paris Saclay, quel que
soit leur établissement opérateur d’inscription. Elle est conforme à l’Arrêté du 7
Août 2006 relatif à la Formation doctorale
1.
2.
Préambule ......................................................................................................................................... 3
1.1.
Responsabilités de chacun des acteurs ................................................................................ 3
1.2.
Délégation de signature .......................................................................................................... 3
1.3.
Format de la thèse ................................................................................................................... 4
1.3.1.
Page de couverture .......................................................................................................... 4
1.3.2.
4ème de couverture ......................................................................................................... 5
1.3.3.
Langue de rédaction ........................................................................................................ 5
1.3.4.
Format de fichier, droit d’auteur, diffusion de la thèse .............................................. 5
Calendrier et modalités de transition ........................................................................................... 6
2.1.
Autorisation de soutenance accordée avant le 1er septembre 2015................................ 6
2.2. Autorisation de soutenance accordée à partir du 1er septembre 2015, soutenance
avant le 31 décembre 2015 ................................................................................................................ 6
2.3. Autorisation de soutenance accordée à partir du 1er septembre 2015, soutenance
après le 31 décembre 2015 ................................................................................................................ 7
3.
Procédure de soutenance............................................................................................................... 8
3.1.
Prise de contact, logistique, lieu de soutenance ................................................................. 8
3.2.
Confidentialité........................................................................................................................... 9
3.3.
Déclenchement de la procédure par le doctorant ............................................................ 10
3.4.
Désignation des rapporteurs................................................................................................ 11
3.5.
Examen de la thèse par les rapporteurs............................................................................. 11
3.6.
Examen par l’école doctorale des rapports des rapporteurs .......................................... 11
3.7.
Proposition de Jury ................................................................................................................. 12
3.8.
Autorisation de soutenance.................................................................................................. 12
3.9.
Publicité sur la soutenance ................................................................................................... 13
www.universite-paris-saclay.fr
Espace Technologique / Immeuble Discovery
Route de l’Orme aux Merisiers RD 128 / 91190 Saint-Aubin, France
-2-
4.
3.10.
Dépôt légal de la thèse – 1er dépôt .................................................................................. 14
3.11.
Examen de la thèse par les membres du Jury................................................................ 15
3.12.
Convocation des membres du jury .................................................................................. 15
3.13.
Retrait du procès-verbal de soutenance de thèse de doctorat ................................... 15
3.14.
Confidentialité – cas du public .......................................................................................... 16
3.15.
Remise du procès-verbal de soutenance complété ...................................................... 16
3.16.
Deuxième dépôt électronique, ......................................................................................... 16
3.17.
Attestation de réussite ....................................................................................................... 17
3.18.
Diplôme de doctorat .......................................................................................................... 18
Repères règlementaires ................................................................................................................ 20
4.1.1.
Autorisation de soutenance .......................................................................................... 20
4.1.2.
Rapporteurs ..................................................................................................................... 20
4.1.3.
Rapporteurs / Compléments issus de la charte des thèses ..................................... 21
4.1.4.
Dépôt de la thèse(*) ......................................................................................................... 21
4.1.5.
Jury, désignation ............................................................................................................. 21
4.1.6.
Jury, composition ............................................................................................................ 22
4.1.7.
Jury / Compléments issus de la charte des thèses .................................................... 22
4.1.8.
Jury, président et rapporteur de soutenance ............................................................. 22
4.1.9.
Soutenance, diffusion de l’information ....................................................................... 23
4.1.10.
Soutenance / Compléments issus de la charte des thèses .................................. 23
4.1.11.
Soutenance, délibération du Jury ............................................................................. 24
4.1.12.
Mention / Compléments issus de la charte des thèses ........................................ 24
4.1.13.
Diplôme national de docteur .................................................................................... 25
4.1.14.
Attestation.................................................................................................................... 25
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1. Préambule
1.1.
Responsabilités de chacun des acteurs
Les modalités de soutenance de thèse sont fixées par l’arrêté du 7 août 2006 relatif à la
formation doctorale. Selon cet arrêté, l’autorisation de présenter en soutenance une thèse est
accordée,

par le chef d’établissement,

après avis du directeur de l’école doctorale,

sur proposition du directeur de thèse,
sur la base de rapports écrits établis par deux rapporteurs,

désignés par le chef d’établissement,

sur proposition du directeur de l’école doctorale,

après avis du directeur de thèse.
Le jury de soutenance de la thèse est désigné,

par le chef d’établissement,

après avis du directeur de l’école doctorale,

après avis du directeur de thèse.
Après la soutenance diplôme national de docteur,

est délivré par le chef d’établissement,

sur proposition conforme du jury.
1.2.
Délégation de signature
A l’exception du diplôme de docteur, qui est signé par le président de l’Université Paris-Saclay
et le recteur de l’académie de Versailles, chancelier des Universités, le président de
l’Université Paris Saclay délègue au chef de l’établissement opérateur de l’inscription la
signature de l’ensemble des actes relatifs aux soutenances de doctorat, en particulier :

l’autorisation de soutenance ;

la désignation des rapporteurs ;

la désignation du jury ;

l’attestation d’obtention du diplôme de doctorat ;

le contrat de diffusion de la thèse (ABES) ;
-4Il délègue également la signature des documents suivants :

l’autorisation de dérogation au caractère public de la soutenance (demande de huisclos) et les accords de confidentialité nécessaires ;

le supplément au diplôme ;
Les documents attestant de délégations de signature sont portés à la connaissance des
personnels des services de scolarité qui ont la charge de vérifier les pièces administratives
des dossiers.
1.3.
Format de la thèse
1.3.1. Page de couverture
La page de couverture doit être aux normes de l’Université Paris Saclay. Elle doit
impérativement comprendre les informations obligatoires suivantes :








Le nom de l’établissement délivrant le doctorat (Université Paris-Saclay) et en cas de
cotutelle internationale de thèse, le nom de l’établissement étranger délivrant
également le doctorat, et leurs logos respectifs à même niveau
Le nom de l’établissement de préparation de la thèse membre ou associé de
l’Université Paris-Saclay, et son logo
Le nom et le numéro d’accréditation de l’école doctorale,
La discipline,
Le titre de la thèse,
Le nom de l’auteur,
La date et le lieu de soutenance,
La composition du Jury, nom et prénom des membres avec leurs fonctions dans le Jury,
leurs titres et leurs établissements d’exercice.
Il est important de vérifier que la discipline correspond bien à la liste des disciplines arrêtées
pour chaque école doctorale.
Un modèle de couverture de thèse, comprenant tous les éléments nécessaire à la
composition (logos des établissements et des écoles doctorales avec une résolution adaptée)
et quelques exemples de pages de couverture sont proposés sur le site web de l’Université
Paris-Saclay (Doctorat / Documents de référence relatifs à la soutenance.
Remarque : La diffusion et la conservation des thèses se faisant par voie électronique pour
l’Université Paris-Saclay, ce format de page de couverture est à utiliser pour les versions
électroniques d’archivage et de diffusion de la thèse. Pour les autres modes de diffusion le
docteur est entièrement libre de choisir le format de couverture qui lui convient le mieux.
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1.3.2. 4ème de couverture
De même, la page de 4ème de couverture, doit être aux normes de l’Université Paris Saclay et
comprendre les informations obligatoires (titre, mots clés et résumé, en français et en anglais)
1.3.3. Langue de rédaction
Par application de l’article L121-3 du code de l’éducation (issu de la loi Toubon) («La langue de
l'enseignement, des examens et concours, ainsi que des thèses et mémoires dans les
établissements publics et privés d'enseignement est le français, sauf exceptions justifiées
[…]») et de l’article 8 de l’arrêté du 6 janvier 2005 relatif à la cotutelle internationale de thèse
(«La langue dans laquelle est rédigée la thèse est définie par la convention conclue entre les
établissements contractants. Lorsque cette langue n'est pas le français, la rédaction est
complétée par un résumé substantiel en langue française»), chaque doctorant français ou
étranger de l’Université Paris-Saclay est tenu, s’il a rédigé sa thèse dans une autre langue que
le français, doit l’accompagner d’une synthèse en français dont la longueur est définie par
chaque école doctorale et qui reste comprise entre 4000 caractères espaces compris et vingt
pages.
Le résumé substantiel de la thèse qui figurera en annexe de la thèse dans le cadre de sa
consultation en bibliothèque et/ou de sa diffusion sur Internet, doit permettre à l’ensemble
de la communauté scientifique francophone d’accéder a minima aux travaux de recherche
scientifique menés à l’Université Paris- Saclay.
Si la langue de rédaction de la thèse n’est ni le français, ni l’anglais, chacun des membres du
Jury doit faire une déclaration sur l’honneur qu’il maîtrise la langue de rédaction de la thèse et
qu’il accepte d’examiner la thèse qui lui est soumise.
Un modèle de déclaration sur l’honneur est fourni sur le site web de l’Université Paris-Saclay
(Doctorat / Documents de référence relatifs à la soutenance).
1.3.4. Format de fichier, droit d’auteur, diffusion de la thèse
La thèse fait l’objet d’un dépôt légal. Le docteur est le seul auteur de la thèse.
Dans ce cadre, l’auteur de la thèse (le docteur) ne peut diffuser que ce qui lui appartient, le
doctorant doit vérifier qu’il détient bien les droits de diffusion sur les figures et les articles, la
vérification est possible sur les sites Sherpa/Romeo.
Avant de déposer leur thèse les doctorants sont encouragés à tester la validité de leurs
fichiers en leur faisant passer le test FACILE : http://facile.cines.fr/
La thèse fait également l’objet d’un contrat en vue de la diffusion de celle-ci par voie
électronique sur le portail thèses.fr géré par l’ABES (agence bibliothécaire de l’enseignement
supérieur). Pour en savoir plus, consulter : Je publie quels sont mes droits ?
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2. Calendrier et modalités de transition
L’accréditation d’une formation doctorale est accordée pour la durée d’un contrat pluriannuel.
Les dates de début et de fin sont décalées de 9 mois (année universitaire) par rapport aux
dates de début et de fin des contrats (année civile). Ainsi l’accréditation des écoles doctorales
du contrat quinquennal précédent se termine au 31 Aout 2015 et l’accréditation des écoles
doctorales de l’Université Paris Saclay entre en vigueur le 1er septembre 2015.
La date qui définit les modalités de transition qui s’appliquent à chaque doctorant est la date
à laquelle l’autorisation de soutenance leur a été accordée par le chef d’établissement.
Trois catégories principales de situations ont été identifiées vis-à-vis de cette transition. Les
cas n’entrant pas dans ces trois catégories seront traités au cas par cas.
2.1.
Autorisation de soutenance accordée avant le 1er septembre
2015.

Le doctorant ne s’inscrit pas en doctorat pour l’année universitaire 2015-2016.

La soutenance ne relève pas de l’Université Paris Saclay.
2.2.
Autorisation de soutenance accordée à partir du 1 er
septembre 2015, soutenance avant le 31 décembre 2015

Le doctorant s’inscrit en doctorat pour l’année universitaire 2015-2016. Le cas échéant,
l’établissement opérateur d’inscription peut accorder une dispense du versement des
droits universitaires.

La gestion du processus de soutenance est faite par l’école doctorale de l’Université
Paris-Saclay accréditée à partir du 1er septembre 2015.

Le doctorat est délivré par l’Université Paris-Saclay

Le caractère extérieur des rapporteurs et des membres du Jury vis-à-vis de l’école
doctorale et de l’établissement d’inscription, pourra être établi sur la base de
l’accréditation en vigueur avant le 1er Septembre 2015 (anciennes écoles doctorales
et établissements opérateurs d’inscription).

Les autres critères de choix des rapporteurs et des membres du Jury, tels que définis
dans la charte des thèses en vigueur dans l’établissement opérateur d’inscription
jusqu’au 1er Septembre 2015, seront alors appliqués.

Dans cette situation de transition : les formulaires de désignation de rapporteurs, de
désignation de Jury, de demande de dérogation au caractère public de la soutenance,
les accords de confidentialité, qui auraient éventuellement été établis et
signés avant le 1er Septembre, selon les circuits et dans les formats en vigueur
-7avant le changement d’accréditation dans les établissements d’enseignement
supérieur seront acceptés en l’état.

Le formulaire d’autorisation de soutenance et les autres documents et formulaires qui
sont établis après que l’autorisation d’inscription a été donnée doivent être préparé en
s’appuyant sur ADUM, et selon les circuits et avec les formats en vigueur dans
l’Université Paris-Saclay.
2.3.
Autorisation de soutenance accordée à partir du 1 er
septembre 2015, soutenance après le 31 décembre 2015

Le doctorant s’inscrit en doctorat pour l’année universitaire 2015-2016.

La gestion du processus de soutenance est faite par l’école doctorale de l’Université
Paris-Saclay accréditée à partir du 1er Septembre 2015.

Le doctorat est délivré par l’université Paris-Saclay.

Le caractère extérieur des rapporteurs et des membres du Jury vis-à-vis de l’école
doctorale et de l’établissement d’inscription, est établi sur la base de l’accréditation en
vigueur à partir du 1er Septembre 2015 (périmètres des nouvelles écoles doctorales et
de l’Université Paris-Saclay).

La charte des thèses de l’Université Paris-Saclay s’applique.
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3. Procédure de soutenance
Attention : Les délais indiqués ci-après sont,

soit des délais minimaux, définis par les textes nationaux à caractère règlementaires,

soit doivent être entendus comme une préconisation « moyenne » pour l’ensemble des
écoles doctorales et des établissements opérateurs d’inscription.
Une école doctorale ou un établissement opérateur d’inscription peut souhaiter imposer un
délai plus long sur une ou plusieurs étapes du processus. Ces spécificités devront être alors
être précisées au collège doctoral, afin de les faire figurer dans la présente procédure, pour
que chacun des acteurs, et en particulier les doctorants et leurs directeurs de thèse, puissent
être informés correctement des délais qui les concernent. Les délais et modalités spécifiques
à une école doctorale devront être précisés sur les pages web de cette école doctorale.
Attention : les pièces du dossier de soutenance seront transmises au service de scolarité de
l’établissement selon les modalités définies par celui-ci, en particulier les pièces du dossier qui
conditionnent l’obtention de soutenance seront généralement transmises en une seule fois.
3.1.
Prise de contact, logistique, lieu de soutenance
Délai : au plus tard, 3 mois avant la soutenance
Le directeur de thèse prend contact avec l’école doctorale pour vérifier de manière informelle
la conformité avec les règles en vigueur du choix des rapporteurs et de la composition
prévisionnelle du Jury qu’il pressent.
Le doctorant ou le directeur de thèse prend contact de manière informelle avec les
rapporteurs et les membres du Jurys pressentis et fixe avec eux une date de soutenance
prévisionnelle.
Le directeur de thèse convient avec les membres du Jury pressentis et les rapporteurs des
modalités de prise en charge des divers coûts liés à la participation aux Jurys.
Le doctorant, ou son directeur de thèse, réserve une salle pour la date prévisionnelle de la
soutenance. Si la date de soutenance prévisionnelle est déplacée, il annule la première
réservation et réserve la salle pour une nouvelle date.
La salle réservée pour la soutenance doit permettre l’accueil du public (règles d’hygiène et
sécurité) et être en accès libre sans restriction, sauf si une dérogation au caractère public de
la soutenance a été accordée par le chef d’établissement.
La salle est, sauf exception, réservée dans les locaux de l’établissement de préparation de la
thèse.
-9Exceptionnellement, d’autres locaux, d’établissements membres ou associés de l’Université
Paris-Saclay, peuvent être retenus pour la soutenance, sous réserve de leur conformité
(accueil du public, accès libre) et sous réserve d’accord préalable de l’établissement de
l’Université Paris-Saclay accueillant la soutenance et de l’établissement de préparation de la
thèse.
La soutenance pourra également avoir lieu dans des locaux d’établissements externes à
l’Université Paris-Saclay, mais sous réserve d’un accord préalable formalisé du chef de
l’établissement de préparation de la thèse et du responsable des locaux de l’établissement
accueillant. Pour cela, une lettre motivant la demande, datée et signée du doctorant et de son
directeur de thèse, devra être adressée au chef de l’établissement de préparation de la thèse,
accompagnée d’un document faisant état de l’accord de l’établissement qui propose
d’accueillir la soutenance.
De même, il est d’usage qu’un moment de convivialité fasse suite à la soutenance (cocktail…).
Les locaux retenus pour cette réception devront être adaptés (règles d’hygiène et sécurité) et
le doctorant devra veiller à l’état des locaux après la fin de la réception.
3.2.
Confidentialité
Délai : Au plus tard 3 mois avant la soutenance
Si la thèse présente un caractère confidentiel avéré (cf §4.1.9), une dérogation au caractère
public de la soutenance (huis-clos) peut être demandée par le doctorant

au chef d’établissement,

après avis du directeur de thèse,

du directeur de l’unité de recherche,

et du directeur de l’école doctorale.
Les rapporteurs et les membres du Jury qui auront à connaître le contenu de la thèse, devront
alors avoir établi et signé un accord de confidentialité avec l’établissement opérateur
d’inscription et cela avant qu’un exemplaire de la thèse ne leur soit fourni.
Le public qui assistera à la soutenance devra avoir signé un accord de confidentialité avec
l’établissement opérateur d’inscription avant d’être admis à entrer dans la salle ou se tiendra
la soutenance le jour de la soutenance.
Dans ce cas, la diffusion de la thèse après la soutenance devra faire l’objet de restrictions. A
cet effet, une copie des accords de confidentialité signés devra être fournie par
l’établissement opérateur d’inscription au service documentaire de l’établissement en charge
du dépôt légal des thèses.
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3.3.
Déclenchement de la procédure par le doctorant
Délai : 3 mois avant la date prévue de soutenance et au plus tard 2 mois avant la date de
soutenance :
Le doctorant :

Initie dans ADUM la procédure de soutenance. Il complète son dossier ADUM en
renseignant la rubrique consacrée à la soutenance : titre, mots-clés, date, lieu,
confidentialité, rapporteurs, membres du jury, résumé.

Termine l’enregistrement en « Finalisant la procédure de demande de soutenance ».
Cette action n’est possible que si tous les groupes de champs sont complets (champs
obligatoires). Si des modifications s’avéraient nécessaires, l’école doctorale pourra
autoriser la modification de la demande de soutenance.

Télécharge depuis son espace personnel ADUM le formulaire de désignation des
rapporteurs, le formulaire de proposition de jury et le formulaire d’autorisation de
soutenance, pré-remplis par ADUM.

Fait signer le formulaire de désignation des rapporteurs et le formulaire de proposition
de jury par son directeur de thèse (ou par ses deux co-directeurs de thèse) (cf §4.1.6 et
cf §0 et cf §2).

Dépose à son école doctorale le formulaire de désignation des rapporteurs, le
formulaire de proposition de jury et le formulaire d’autorisation de soutenance.
ATTENTION : les doctorants qui soutiennent à l’automne 2015 ne sont normalement
pas « connus » dans ADUM.
Pour soutenir, le doctorant va sur l’interface : « je soutiens dans 3 mois »
Le doctorant devra également faire toutes les opérations nécessaires à la réinscription pédagogique dans ADUM.
L’école doctorale devra alors enregistrer les données de ré-inscription du doctorant
dans la base temporaire ADUM. En cas de dérogation sur la durée de la thèse, pour
une soutenance avant le 31/12 le doctorant doit préciser sa date de soutenance
prévisionnelle sur le formulaire.
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3.4.
Désignation des rapporteurs
Délai : 3 mois avant la date prévue de soutenance et au plus tard 2 mois avant la date de
soutenance :
Le directeur de l’école doctorale propose deux rapporteurs extérieurs à l’établissement et à
l’école doctorale (cf §4.1.2 et cf §0 et cf §2), après avis du directeur de thèse. L’école doctorale
vérifie que les rapporteurs envisagés respectent bien les critères définis.
L’école doctorale transmet le formulaire de désignation des rapporteurs au service de
scolarité de l’établissement pour désignation par le Président de l’Université Paris-Saclay,
selon les modalités propres à chaque établissement.
Les rapporteurs seront avisés de ce choix par le service de scolarité. Ils seront informés par le
service de scolarité, du lieu, de la date et de l’horaire de la soutenance quand celle-ci n’est pas
connue au moment de la désignation des rapporteurs.
Le service de scolarité informe l’école doctorale de la désignation des rapporteurs, en
précisant la date de la décision :
Université Paris-Sud et UEVE : le service de scolarité communique les informations à l’école
doctorale et l’école doctorale les enregistre dans la fiche ADUM du doctorant (champ « Date
Proposition de rapporteur acceptée »), en conservant la fiche dans la base temporaire.
Autres établissements : le service de scolarité enregistre les informations dans la fiche ADUM
du doctorant (champ « Date Proposition de rapporteur acceptée ») en conservant la fiche
dans la base temporaire.
3.5.
Examen de la thèse par les rapporteurs
Délai : Au plus tard 2 mois avant la date prévue de soutenance :
Le doctorant adresse un exemplaire de sa thèse aux rapporteurs,
Si la soutenance fait l’objet d’une demande de dérogation au caractère public de la
soutenance (huis-clos), la thèse n’est transmise aux rapporteurs que sous condition de
signature des accords de confidentialité associés par toutes les parties.
Délai : Au plus tard 4 semaines avant la date prévue de soutenance :
Les rapporteurs envoient leurs rapports au directeur de l’Ecole Doctorale.
3.6.
Examen par l’école doctorale des rapports des rapporteurs
Délai : Au plus tard 4 semaines avant la date prévue de soutenance :
Le directeur de l’école doctorale, après consultation des rapports des rapporteurs, émet un
avis sur la soutenance.
-12Le directeur de l’école doctorale signe le formulaire de proposition de jury.
L’école doctorale transmet le formulaire d’autorisation de soutenance, le formulaire de
proposition de jury, et les rapports des rapporteurs au service de scolarité de l’établissement
opérateur d’inscription.
Le directeur de l’école doctorale transmet une copie des rapports des rapporteurs au
doctorant et au directeur de thèse.
3.7.
Proposition de Jury
Délai : Au plus tard, 3 semaines avant la date prévue de soutenance :
Si la thèse est rédigée dans une autre langue que le français ou l’anglais, les membres
pressentis du Jury doivent déclarer (déclaration sur l’honneur datée et signée) qu’ils maîtrisent
la langue de rédaction de la thèse et qu’ils acceptent d’examiner la thèse.
Le service de scolarité fait signer la proposition de jury par le chef d’établissement opérateur
d’inscription (ou à la personne ayant la délégation de signature du président de l’Université
Paris-Saclay).
Attention : Le président du Jury sera désigné par le Jury, parmi les membres du Jury le jour de
la soutenance.
Le service de scolarité informe l’école doctorale de l’acceptation de la proposition de jury, en
précisant la date de la décision :
doctorale, et l’école doctorale les enregistre dans la fiche ADUM du doctorant (champ « Date
Proposition Membres du jury acceptée »), en conservant la fiche dans la base temporaire.
Autres établissements : le service de scolarité enregistre directement les informations dans la
fiche ADUM du doctorant (champ « Date Proposition Membres du jury acceptée »), en
conservant la fiche dans la base temporaire.
3.8.
Autorisation de soutenance
Délai : Au plus tard, 3 semaines avant la date prévue de soutenance :
Le service de scolarité transmet le formulaire d’autorisation de soutenance au chef
d’établissement opérateur d’inscription (ou à la personne ayant la délégation de signature du
président de l’Université Paris-Saclay). Celui-ci précise la décision prise sur le formulaire et le
signe.
Le service de scolarité informe l’école doctorale de l’accord de l’autorisation de soutenance,
en précisant la date de la décision :
doctorale. L’école doctorale enregistre l’autorisation de soutenance dans la fiche
-13ADUM du doctorant (champ « Autorisation de soutenir »), et enregistre la fiche dans la base
d’exploitation d’ADUM en cliquant sur « enregistrer toutes les données du doctorant dans la
base d’exploitation/définitive ».
Autres établissements : le service de scolarité enregistre directement l’autorisation de
soutenance dans la fiche ADUM du doctorant (champ « Autorisation de soutenir »), et
enregistre la fiche dans la base d’exploitation d’ADUM en cliquant sur « enregistrer toutes les
données du doctorant dans la base d’exploitation/définitive ».
ATTENTION : il ne faut enregistrer dans la base d’exploitation / définitive
d’ADUM que les soutenances ayant obtenu l’autorisation du président de
l’Université Paris-Saclay
(formulaire d’autorisation de soutenance signé) !
Un mail sera envoyé automatiquement à l’école doctorale, au doctorant et au directeur de
thèse, indiquant que la soutenance est autorisée, et que le doctorant peut télécharger le
formulaire de procès-verbal de soutenance dans son espace personnel ADUM.
L’annonce de la soutenance apparaît alors automatiquement dans l'agenda des soutenances
à venir sur le site web de l’université Paris Saclay.
Le service de l’établissement opérateur d’inscription en charge du dépôt légal des thèses
verra alors apparaître le doctorant dans son interface et disposera des éléments nécessaires
à la mise en œuvre du 1er dépôt légal.
3.9.
Publicité sur la soutenance
Délai : Au plus tard, 2 semaines avant la date prévue de soutenance
Les soutenances autorisées par l’établissement (enregistrées dans la base d’exploitation
d’ADUM) seront publiées automatiquement sur internet, accessibles depuis le site Web de
Paris-Saclay.
http://www.adum.fr/psaclay/soutenances
Cette diffusion, sur une durée de 2 semaines au minimum avant la soutenance, est une
obligation légale.
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3.10.
Dépôt légal de la thèse – 1er dépôt
Délai : Au plus tard, 3 semaines avant la date prévue de la soutenance :
Le doctorant procède au dépôt électronique de sa thèse. Pour cela, le doctorant dépose dans
son espace personnel ADUM le fichier électronique de la thèse au format PDF.
Attention : le CINES qui assure la conservation pérenne des thèses n’accepte plus les versions
PDF antérieures à 1.4.
Le doctorant fournit dans ADUM les méta-données requises pour procéder au dépôt légal de
sa thèse,

le titre de la thèse en anglais et en français,

le résumé en anglais et en français (4000 caractères maximum, espaces compris),

les mots-clés en anglais et en français,

le cas échéant, si la thèse n’est pas rédigée en français, un résumé substantiel en
français, annexé à la thèse dont la longueur et le format sont définis par chaque école
doctorale et qui reste compris entre 4000 caractères espaces compris et vingt (20)
pages.
Le doctorant télécharge l’attestation de 1er dépôt de la thèse dans son espace personnel
ADUM et la signe.
Le doctorant s’adresse au service de l’établissement opérateur d’inscription en charge du
dépôt et du signalement des thèses (service documentaire des thèses ou doctoral) pour
s’informer des modalités pratiques pour le dépôt des thèses dans l’établissement (prise de
rendez-vous, documents particuliers etc.).
Le 1er dépôt de la thèse permet aussi d’informer le doctorant sur les questions liées aux droits
et devoirs d’un auteur, sur le dépôt légal d’un ouvrage (la thèse) et sur sa diffusion
électronique, sur la diffusion des données personnelles et sur d’autres questions liées au
dépôt de la thèse et de prendre connaissance du contrat de diffusion de sa thèse.
Le service en charge du dépôt et du signalement des thèses récupère le fichier électronique
de la thèse au format PDF dans ADUM, vérifie la conformité du PDF, signe l’attestation de 1er
dépôt électronique de la thèse et la remet au doctorant.
Le doctorant transmet, par e-mail, l’attestation scannée de 1er dépôt électronique de la thèse
au service de scolarité doctorale de l’établissement.
Le service documentaire en charge des thèses attribue le numéro national de thèse (NNT) au
doctorant et reporte ce numéro dans la fiche ADUM du doctorant, au format :
NNT : AAAASACLEXXX
(AAAA 4 chiffres de l’année, SACL pour Université Paris-Saclay, E = lettre identifiant
-15l’établissement opérateur d’inscription, XXX numéro d’ordre de 000 à 999 des soutenances
par établissement et par an)
AgroParisTech
A
IOGS
O
CentraleSupelec
C
Polytechnique
X
ENS-Cachan
N
Telecom ParisTech
T
ENSAE
G
Telecom SudParis
L
ENSTA Paristech
Y
UEVE
E
HEC Paris
H
UPSud
S
UVSQ
V
3.11.
Examen de la thèse par les membres du Jury
Délai : au plus tard, 3 semaines avant la date prévue de soutenance :
Le doctorant envoie un exemplaire de sa thèse à chacun des membres du jury.
Si la soutenance fait l’objet d’une demande de dérogation au caractère public de la
soutenance (huis-clos), la thèse n’est transmise aux membres du Jury que sous condition de
signature des accords de confidentialité associés par toutes les parties.
3.12.
Convocation des membres du jury
Délai : au plus tard 2 semaines avant la date prévue de soutenance.
Le service de scolarité adresse aux membres du jury la convocation officielle à la soutenance,
précisant le lieu, la salle, la date et l’horaire de la soutenance, accompagnée de la copie des
rapports des rapporteurs.
En complément de la convocation officielle, il appartient au doctorant et à son directeur de
thèse de s’assurer que chacun des membres du jury a bien reçu la convocation officielle et la
copie des rapports des rapporteurs.
Il est également de la responsabilité du doctorant et de son directeur de thèse de diffuser
l’information sur la soutenance sur d’autres vecteurs d’informations.
3.13.
Retrait du procès-verbal de soutenance de thèse de doctorat
Délai : au plus tard, la veille de la soutenance
Le doctorant télécharge depuis son espace personnel ADUM le formulaire de procès-verbal
de soutenance de thèse de doctorat, le rapport de soutenance vierge et la note relative au
fonctionnement des Jurys pour les confier au jury le jour de la soutenance.
-16-
3.14.
Confidentialité – cas du public
Délai : le jour de la soutenance
Sous réserve que le « huis-clos » ait été accordé par le chef d’établissement, le public qui
souhaite assister à la soutenance signe un accord de confidentialité avant d’être admis dans
la salle ou se tient la soutenance.
Les accords de confidentialités signés devront être retournés à la scolarité de l’établissement
après la soutenance.
Sinon, la salle dans laquelle se tient la soutenance doit impérativement être en accès libre à
tous les publics.
3.15.
Remise du procès-verbal de soutenance complété
Délai : au plus tard, trois jours ouvrés après la soutenance
A l’issue de la soutenance, le jury complète le procès-verbal de soutenance de doctorat, et le
signe.
Le président du jury, ou, à défaut, un membre du jury désigné par le président du jury, ou le
directeur de thèse, remet au service de scolarité le procès-verbal de soutenance de doctorat,
dûment complété et signé. La remise peut également être effectuée par le doctorant, sous
réserve que l’établissement opérateur d’inscription le permette.
Une copie du procès-verbal de soutenance doit être donnée au doctorant.
3.16.
Deuxième dépôt électronique,
Dans un délai de 3 mois maximum après la soutenance, (1 mois pour des corrections
mineures laissées sous la responsabilité de l’auteur (le docteur) ou 3 mois pour des
corrections majeures, demandées par le Jury, effectuées par l’auteur et vérifiées par un
membre désigné du Jury).
Le doctorant dépose dans son espace personnel ADUM la version définitive de sa thèse au
format .PDF.
Même si le Jury n’a pas demandé de corrections et même si l’auteur n’a pas de corrections à
apporter, ce second dépôt est, de toute façon, nécessaire pour préciser le nom du président
du Jury sur la page de couverture. Attention, si un des membres du Jury, autre qu’un
rapporteur, avait été absent le jour de la soutenance son nom ne devra pas apparaître dans
la composition du Jury.
Si la version de diffusion est différente de la version d’archivage, le doctorant dépose
également dans son espace personnel ADUM la version de diffusion électronique de sa thèse
au format .PDF.
-17Le doctorant télécharge dans son espace personnel ADUM l’attestation de 2nd dépôt
électronique de la thèse et se charge d’obtenir la signature et le cachet du service
documentaire en charge du dépôt des thèses.
Le doctorant télécharge dans son espace personnel ADUM le contrat de diffusion de sa thèse,
le remplit, le signe et en transmet une copie au service documentaire en charge du dépôt des
thèses.
Le service en charge du dépôt et du signalement des thèses procède au traitement
numérique, à l’archivage et au signalement de la thèse dans les outils prévus à cet effet.
Lorsque cela est effectué, le service en charge du dépôt et du signalement des thèses
enregistre dans la fiche ADUM du doctorant :
-
l’URL pérenne de consultation du manuscrit sur theses.fr
-
la date de finalisation du traitement.
3.17.
Attestation de réussite
Dans un délai de 3 semaines maximum après le 2ème dépôt électronique
Le service de scolarité de l’établissement opérateur d’inscription délivre, aux doctorants qui
en font la demande, une attestation de réussite au diplôme de doctorat, à condition que le
doctorant fournisse :

l’attestation de 2ème dépôt électronique de la thèse et le contrat de diffusion de la thèse
signé par le doctorant (le service de scolarité se charge ultérieurement de collecter la
signature du président de l’Université Paris-Saclay ou d’un de ses délégataires)

La déclaration de conformité des informations requises pour l’élaboration de son
diplôme et pour la prise de contact ultérieure par voie postale ou par e-mail pour la
remise de celui-ci, datée et signée par le doctorant,
Si des informations requises pour l’élaboration de son diplôme s’avéraient incorrectes, le
nouveau docteur s’assure de leur correction dans la base de données ADUM, avec le service
de scolarité ou avec l’école doctorale, et édite, après correction, depuis ADUM, une nouvelle
déclaration de conformité des informations requises pour l’élaboration de son diplôme. Ce
point est essentiel : l’imprimerie nationale utilise la base de données ADUM pour élaborer les
diplômes.
Le service de scolarité de l’établissement opérateur d’inscription (de préparation de la thèse)
archive l’attestation de second dépôt électronique et la déclaration de conformité des
informations requises pour l’élaboration de son diplôme dans le dossier du nouveau docteur.
Le service de scolarité fait également une copie des attestations de réussite au diplôme de
doctorat et des déclarations de conformité des informations requises pour l’élaboration des
diplômes des nouveaux docteurs et les transmet de manière groupée, à destination du
collège doctoral, deux fois dans l’année (15 janvier et 15 Mai).
-18-
3.18.
Diplôme de doctorat
Le grade de docteur est conféré de plein droit aux titulaires du diplôme de doctorat de
l’université Paris Saclay. Le grade de docteur ne peut être conféré qu'aux doctorants
régulièrement inscrits l’année de leur soutenance.
Aucune délivrance à titre rétroactif n'est autorisée.
Le diplôme est édité dans un format 297 x 210 mm à l’italienne, papier filigrané RF spécial
diplôme 110 g/m2, imprimé en 3 couleurs + UV rouge, données personnelles imprimées en
noir, plus numérotation et QRCode.
Chaque diplôme fait l’objet de la création simultanée d’une image du diplôme et d’un envoi
d’un fichier image à l’adresse fournie par le doctorant.
Le QRCode est un code graphique qui permet une authentification électronique du diplôme
et peut être placé sur un CV ou une page personnelle d’un réseau social ou professionnel.
La maquette du diplôme est fournie ci-après à titre d’illustration.
Les diplômes de doctorat seront remis le jour de la cérémonie de remise des diplômes, sur
présentation d’une pièce d’identité et de l’attestation de réussite au diplôme.
Une remise anticipée est également possible. Les informations seront fournies
ultérieurement sur le site web de l’Université Paris-Saclay (date à partir de laquelle les
diplômes seront disponibles, où et comment retirer les diplômes).
-19-
-20-
4. Repères règlementaires
Les modalités de soutenance de thèse sont fixées par l’arrêté du 7 août 2006 relatif à la
formation doctorale et par l’arrêté du 7 août 2006 relatif aux modalités de dépôt, de
signalement, de reproduction, de diffusion et de conservation des thèses ou des travaux
présentés en soutenance en vue du doctorat(*).
4.1.1. Autorisation de soutenance
Art. 18. − L’autorisation de présenter en soutenance une thèse est accordée
 par le chef d’établissement,
 après avis du directeur de l’école doctorale,
 sur proposition du directeur de thèse.
4.1.2. Rapporteurs
Art. 18. − Les travaux du candidat sont préalablement examinés par
au moins deux rapporteurs
 désignés par le chef d’établissement,
 habilités à diriger des recherches ou appartenant à l’une des catégories
visées à l’article 17 ci-dessus,
 sur proposition du directeur de l’école doctorale,
 après avis du directeur de thèse.
Les rapporteurs doivent être extérieurs à l’école doctorale et à l’établissement du
candidat.
Il peut être fait appel à des rapporteurs appartenant à des établissements
d’enseignement supérieur ou de recherche étrangers.
Les rapporteurs font connaître leur avis
 par des rapports écrits
 sur la base desquels le chef d’établissement autorise la soutenance,
 sur avis du directeur de l’école doctorale.
Ces rapports sont communiqués au jury et au candidat avant la soutenance.
-21-
4.1.3. Rapporteurs / Compléments issus de la charte des thèses
Les rapporteurs devront être extérieurs au projet doctoral, ils ne devront pas
avoir signé de publications avec le doctorant.
Les rapporteurs émettent un avis sous la forme de rapports écrits qui doivent se
conclure par la mention « avis favorable » ou « avis défavorable » à l'autorisation
de soutenance.
Des circonstances exceptionnelles peuvent motiver des demandes de dérogations
portant sur le choix rapporteurs. Lorsqu’une part majoritaire du potentiel de
recherche national est regroupée au sein d’une même école doctorale de la
ComUE Université Paris Saclay, une demande de dérogation motivée pourra être
formulée au conseil de l’école doctorale, pour qu’un des deux rapporteurs puisse
être choisi à l’intérieur de l'université Paris Saclay ou de l’école doctorale. Ce
dernier devra alors être impérativement extérieur à l'unité de recherche du
doctorant, ne pas avoir signé de publications communes avec le directeur de
thèse depuis cinq ans et ne pas être, au moment de la demande de dérogation,
impliqué dans un projet collaboratif de recherche avec le directeur de thèse
4.1.4. Dépôt de la thèse (*)
Art. 1(*) − Le candidat engagé dans la préparation d'une thèse de doctorat dépose
celle-ci trois semaines avant la soutenance, soit sur support papier, soit sous
forme électronique, au service chargé du doctorat de l'établissement
d'enseignement supérieur dans lequel celle-ci s'effectue.
Art. 2(*) − La soutenance est conditionnée par la délivrance au président du jury
par le service chargé du doctorat d'une attestation du dépôt de la thèse et du
bordereau prévu par les dispositions des articles 3 et 8 ci-dessous.
4.1.5. Jury, désignation
Art. 19. − Le jury de thèse est désigné
 par le chef d’établissement
 après avis du directeur de l’école doctorale
 après avis du directeur de thèse.
[….]
Lorsque plusieurs établissements sont habilités à délivrer conjointement le
doctorat, le jury est désigné par les chefs des établissements concernés dans les
conditions fixées par la convention qui les lie.
-22-
4.1.6. Jury, composition
Art. 19. − Le nombre des membres du jury est compris entre 3 et 8.
Il est composé au moins pour moitié de personnalités françaises ou étrangères,
extérieures à l’école doctorale et à l’établissement d’inscription du candidat et
choisies en raison de leur compétence scientifique, sous réserve des dispositions
relatives à la cotutelle internationale de thèse.
La moitié du jury au moins doit être composée de professeurs ou assimilés au
sens des dispositions relatives à la désignation des membres du Conseil national
des universités ou d’enseignants de rang équivalent qui ne dépendent pas du
ministère chargé de l’enseignement supérieur.
Les membres du jury désignent parmi eux un président et, le cas échéant, un
rapporteur de soutenance. Le président doit être un professeur ou assimilé ou un
enseignant de rang équivalent au sens de l’alinéa précédent.
Le directeur de thèse, s’il participe au jury, ne peut être choisi ni comme
rapporteur de soutenance, ni comme président du jury.
4.1.7. Jury / Compléments issus de la charte des thèses
Un des membres du jury doit être membre de l’université Paris-Saclay, celui-ci ne
peut pas être le directeur de thèse.
Des circonstances exceptionnelles peuvent motiver des demandes de dérogations
portant sur les membres extérieurs du Jury. Lorsqu’une part majoritaire du
potentiel de recherche national est regroupée au sein d’une même école
doctorale de la ComUE université Paris Saclay, une demande de dérogation
motivée pourra être formulée au conseil de l’école doctorale, pour déroger aux
règles de composition du Jury concernant la proportion de membres externes.
Une dérogation peut être accordée pour un membre du Jury, celui-ci devra alors
être impérativement être extérieur à l'unité de recherche du doctorant, ne pas
avoir signé de publications communes avec le directeur de thèse depuis 5 ans,
être entièrement extérieur au projet doctoral, et ne pas être impliqué dans un
projet collaboratif de recherche avec le directeur de thèse.
4.1.8. Jury, président et rapporteur de soutenance
-23Art. 19. − Les membres du jury désignent parmi eux un président et, le cas
échéant, un rapporteur de soutenance.
Le président doit être un professeur ou assimilé ou un enseignant de rang
équivalent au sens de l’alinéa précédent.
Le directeur de thèse, s’il participe au jury, ne peut être choisi ni comme
rapporteur de soutenance, ni comme président du jury.
4.1.9. Soutenance, diffusion de l’information
Art. 20. − La soutenance est publique, sauf dérogation accordée à titre
exceptionnel par le chef d’établissement si le sujet de la thèse présente un
caractère confidentiel avéré.
Avant la soutenance, le résumé de la thèse est diffusé à l’intérieur de
l’établissement ou des établissements bénéficiant d’une accréditation conjointe.
Après la soutenance, une diffusion de la thèse est assurée au sein de l’ensemble
de la communauté universitaire.
4.1.10. Soutenance / Compléments issus de la charte des thèses
Sauf si une dérogation au caractère public de la thèse a été accordée par le chef
d’établissement, la soutenance est publique.
La salle dans laquelle se tient la soutenance doit impérativement être en accès
libre à tous les publics.
Pendant l’exposé des travaux et les échanges du doctorant avec le Jury, seuls les
membres du Jury sont autorisés à poser des questions. Les échanges sont animés
par le président du Jury.
Après l’exposé des travaux et les échanges du doctorant avec le Jury, les membres
du public titulaires du grade de docteur peuvent être invités, par le président du
Jury, à poser des questions.
-24-
4.1.11. Soutenance, délibération du Jury
Art. 20. − Dans le cadre de ses délibérations, le jury apprécie la qualité des
travaux du candidat, son aptitude à les situer dans leur contexte scientifique ainsi
que ses qualités d’exposition.
Lorsque les travaux correspondent à une recherche collective, la part personnelle
de chaque candidat est appréciée par un mémoire qu’il rédige et présente
individuellement au jury.
L’admission ou l’ajournement est prononcé après délibération du jury.
Le président signe le rapport de soutenance qui est contresigné par l’ensemble
des membres du jury.
Ce rapport peut indiquer l’une des mentions suivantes : honorable, très
honorable, très honorable avec félicitations.
La plus haute mention, qui est réservée à des candidats aux qualités
exceptionnelles démontrées par les travaux et la soutenance, ne peut être
décernée qu’après un vote à bulletin secret et unanime des membres du jury.
Dans ce cas, le président du jury établit un rapport complémentaire justifiant
cette distinction.
Le rapport de soutenance précise, le cas échéant, que l’établissement ne délivre
pas de mention.
Le rapport de soutenance est communiqué au candidat.
4.1.12. Mention / Compléments issus de la charte des thèses
L’université Paris-Saclay ne délivre pas de diplôme de doctorat comportant de
mention, et en particulier la mention de félicitations. Cette disposition figure sur
tous les rapports de soutenance.
Si le Jury le souhaite, il appartient alors au président du Jury, le cas échéant au
rapporteur de soutenance, de mentionner dans le texte du rapport de
soutenance des félicitations du Jury.
Le rapport de soutenance doit alors se terminer par une phrase en faisant état
telle que : "Le jury, unanime, estime que « …», est digne de recevoir le diplôme
de docteur de l’Université Paris-Saclay, spécialité « …», avec les félicitations du
Jury."
-25-
4.1.13. Diplôme national de docteur
Art. 22. − Le diplôme national de docteur
 est délivré par le ou les chefs d’établissement
 sur proposition conforme du jury.
Sur le diplôme de docteur figurent le nom et le sceau de l’établissement ou des
établissements qui délivrent le doctorat.
Y figurent également
 le champ disciplinaire,
 le titre de la thèse ou l’intitulé des principaux travaux,
 le nom de l’école doctorale
 ainsi que les noms et titres des membres du jury
 et, le cas échéant, l’indication d’une cotutelle internationale de thèse.
Circulaire no 2014-0018 du 23-10-2014 relatives aux modalités d'élaboration et
de délivrance des diplômes nationaux.
Art. 3 : Mention particulière dans le cas d'une communauté d'universités et
établissements
Dans le cas d'un diplôme délivré par une communauté d'universités et
d'établissements, le nom de cette communauté figure en en-tête du parchemin et
le nom de l'établissement dans lequel le diplôme a été préparé apparaît sur le
parchemin du diplôme.
Art. 23. − L’obtention du diplôme national de docteur confère le grade de docteur.
4.1.14. Attestation
Conformément aux dispositions de la circulaire du 1er mars 2000 relative à
l'organisation des examens, une attestation de réussite doit être fournie trois
semaines au plus tard après la proclamation des résultats aux étudiants qui en
font la demande. La délivrance du diplôme définitif doit impérativement
intervenir dans un délai inférieur à six mois.
Le grade de docteur est conféré de plein droit aux titulaires du diplôme de
doctorat de l’université Paris Saclay. Le grade de docteur ne peut être conféré
qu'aux doctorants régulièrement inscrits l’année de leur soutenance. Aucune
délivrance à titre rétroactif n'est autorisée.
Un supplément au diplôme présentant le contenu de la formation et les
compétences acquises sera également délivré conformément à l’article D123-13
du code de l'éducation.

Procédure de soutenance - Université Paris Saclay

Transcription

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