Informatisation des centres de vaccination avec usage d`un carnet

Informatisation des centres de vaccination
avec usage d’un
carnet de vaccination électronique
et d’une aide à la décision vaccinale
- Cahier des charges -
Groupe travail ARS PACA – Informatisation des Centres Vaccination V06 – 26/6/2014
1
Sommaire
PREAMBULE..............................................................................................................................................4
CONTEXTE..................................................................................................................................................4
CONTEXTE DU PROJET ...........................................................................................................................5
Présentation des centres de vaccination................................................................................................6
LES REGLES DE BONNES PRATIQUES.................................................................................................8
L'EVALUATION...........................................................................................................................................9
Volet N°1 : Généralisation de l’usage d’un carnet de vaccination électronique, ouvert au grand
public, basé sur un système expert d’aide vaccinale............................................................................9
Volet n°2 : Mise en place d’une solution SaaS dédiée à la gestion des centres de vaccination....12
Volet n°3 : Consolidation et analyse en temps réel des données vaccinales à l’échelle de la
région........................................................................................................................................................19
GRILLE D’EVALUATION..........................................................................................................................27
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PREAMBULE
Les centres de vaccination de la région PACA ont des statuts et des financements variés (CT,
hôpitaux). Le COPIL de l'Agence Régionale de Santé (ARS) de la région PACA a créé un groupe
de travail pour rédiger un cahier d’expression de besoins communs. L’objectif est
d’harmoniser les pratiques des différents centres en utilisant une solution commune, et de
recueillir des données régionales cohérentes et d'améliorer le service rendu à la population.
Actuellement, les centres de vaccination utilisent ou non des logiciels métiers, et souhaitent
disposer d’une offre mieux adaptée à leurs besoins.
Le groupe de travail recherche une solution permettant, de façon totalement sécurisée, le
recueil de l’information et sa gestion informatisée, avec l’intégration d’un système expert
vaccinal. La traçabilité et l’unicité de l’information seront garanties par l’usage d’un carnet de
vaccination électronique, accessible par le grand public, et partagé avec les professionnels
de santé.
Le groupe de travail recherche une solution de type SaaS, totalement externalisée.
CONTEXTE
Dès 2008, la Direction générale de la santé a souhaité que soit élaborée une stratégie
nationale visant à améliorer la protection vaccinale en France. Le programme national
d’amélioration de la politique vaccinale s’articule sur cinq axes :
•
Faciliter l’accès à la vaccination en s’appuyant sur les Agences régionales de santé
(Vaccination sur les lieux de vie, simplification du parcours vaccinal en médecine
libéral)
•
Organisation de campagnes de vaccinations spécifiques.
•
Inciter à la vaccination.
•
Améliorer le suivi et l’évaluation de la politique vaccinale.
•
Conforter le continuum recherche fondamentale publique-transformation industrielle
sur les vaccins et favoriser la recherche en sciences humaines.
Dans ce contexte les services de vaccination de la région PACA participe à ce dispositif
concourant à l’amélioration de la couverture vaccinale.
OBJECTIFS GENERAUX :
•
•
•
•
Assurer la gestion et le fonctionnement quotidien des centres
Assurer un service public de vaccination de qualité
Mettre en œuvre la politique vaccinale.
Evaluer la politique vaccinale au niveau régional
CONTEXTE DU PROJET
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Certains centres de vaccination de la région PACA souhaitent disposer d’une solution
métier, dédiée à leurs pratiques, mutualisée, permettant le partage, l’échange et la
consolidation des données au niveau de la région. L'ARS PACA encourage cette démarche
et sera l'organisateur de l'appel d'offre résultant du présent cahier des charges.
Les solutions actuellement utilisées dans la région PACA sont toutes de nature hétérogène, y
compris celles qui s’appuient sur le même éditeur. Par exemple, certaines bases de
données, bien que structurées, autorisent une saisie entièrement libre qui se traduit par un
paramétrage différent d’un centre à l’autre. Du fait de l’évolution des recommandations, et
donc des paramétrages au cours du temps, il est impossible de consolider les données
saisies dans les centres avec les outils actuels.
En conséquence, l’ARS regrette qu’il ne soit pas possible de disposer de mesures de
couverture vaccinale exacte à l’échelle d’une région.
D’autre part, quand bien même les données seraient structurées de manière identique dans
tous les centres, il est indispensable de disposer d’une remontée d’information synchronisée.
L’absence d’informations remontées en temps de certains centres empêche le calcul à
l’échelle régionale des couvertures vaccinales, ou les études sur les bonnes pratiques
vaccinales.
Pour répondre à ces différents objectifs, le périmètre du présent appel d’offre comporte trois
volets :
•
Volet 1 : Généralisation de l’usage d’un carnet de vaccination électronique, ouvert
au grand public, basé sur un système expert d’aide à la décision vaccinale
•
Volet 2 : Mise en place d’une solution SaaS dédiée à la gestion des centres de
vaccination
•
Volet 3 : Consolidation et analyse en temps réel des données vaccinales à
l’échelle de la région
Présentation des centres de vaccination
En région PACA, il existe 15 communes disposant d'un Service Communal d'Hygiène et de
Santé disposant de la compétence « vaccination » (tous ne vaccinent pas) ; 4 départements
sur 6 sont vaccinateurs, et dans les départements du Vaucluse et des Hautes Alpes, 3
centres hospitaliers sont vaccinateurs. Enfin la région comprend 16 centres de vaccinations
agrées pour la vaccination de la fièvre jaune dont un seul privé.
Les départements sont vaccinateurs à travers les PMI pour les enfants de moins de six ans.
Le département des Bouches-du-Rhône dispose de 13 centres de vaccinations (tous situé
dans les mêmes locaux et avec la même équipe qu'une PMI).
Les centres de vaccination sont soit non informatisés, soit informatisés avec plusieurs
logiciels dédiés différents comme SILOXANE, XX et XX
1. Le centre de vaccination XXX
Le centre 1. comprend XXX personnes organisées comme suit :
-
Xx
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-
Xx
xx
Chaque année, le centre de vaccination 1 a une activité de XXX passages et XXX patients
pris en charge.
2. Le centre de vaccination XXX
Le centre 2 comprend XXX personnes organisées comme suit :
- Xx
- Xx
- xx
Chaque année, le centre de vaccination 2 a une activité de XXX passages et XXX patients
pris en charge.
etc.
LES REGLES DE BONNES PRATIQUES
Le centre de vaccination se réfère aux recommandations du calendrier vaccinal en vigueur
tel que défini par l'article L 3111-1 du code de la santé publique, aux avis du Haut Conseil de
la santé publique, notamment pour les vaccinations et informations aux voyageurs.
La réalisation des vaccinations intègre les démarches suivantes :
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Accueil et entretien médical (médecin ou infirmier)
Examen du carnet de vaccination ou de santé (papier ou électronique) afin de vérifier
les vaccins déjà réalisés
Pose de l'indication des vaccins à pratiquer
Recherche d'éventuelles contre-indications ou réactions à des vaccinations
antérieures
Information sur les bénéfices / risques
Avant l'acte vaccinal, remise d'un document d'information dans le cas où il n'existe
pas de notice avec le vaccin et information systématique des patients sur les risques
secondaires possibles
Pratique de la vaccination en respectant les règles d'hygiène et d'asepsie, ainsi que
les précautions universelles (matériel à usage unique…)
Inscription de la marque du vaccin, du numéro du Volet, de la date et du nom du
vaccinateur, sur le carnet de santé de l'enfant ou le carnet de vaccination de l'adulte
(papier ou électronique). A défaut, un certificat de vaccination sera délivré. Les
mêmes renseignements doivent être inscrits sur le registre du centre (papier ou
électronique)
Remise du carnet de vaccination à la personne ou du certificat international de
vaccination ou de prophylaxie (pour la fièvre jaune notamment) ; les documents
doivent être modifiables et personalisables par centre.
Vérification de l'absence d'effet secondaire immédiat
Proposition de rendez-vous pour une dose supplémentaire ou un rappel
Information au médecin traitant s'il y a lieu
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L'EVALUATION
Chaque année, les centres de vaccination transmettent à l'ARS un rapport d'activité et de
performance selon le modèle fixé par l'arrêté du 1er décembre 2010 publié au Journal
Officiel le 18 décembre 2010.
Les centres de vaccinations des voyageurs, alias centres agréés fièvre jaune, sont soumis à
la même obligation (décret 2013 – 30 du 9 janvier 2013) ; le modèle fixé par arrêté n'est pas
encore connu.
Volet N°1 : Généralisation de l’usage d’un carnet de vaccination
électronique, ouvert au grand public, basé sur un système expert
d’aide vaccinale
Les recommandations vaccinales évoluent rapidement et deviennent plus complexes, plus
spécifiques et donc plus difficiles à intégrer par le médecin.
De plus, alors qu’il s’agit d’un élément essentiel de la prise de décision, l’historique vaccinal
n’est souvent pas accessible au médecin : plus d’un adulte sur deux a perdu son carnet de
vaccination.
Le premier Volet est relatif à l’usage de carnets de vaccination électroniques (CVE),
centralisés, disposant de différents services (bilans vaccinaux, alertes, partage entre
usager et professionnels, etc.).
Les caractéristiques attendues pour ce service seront les suivantes :
Un carnet de vaccination électronique (CVE)
Un carnet de vaccination électronique personnalisé, accessible aussi bien par les usagers
que par les professionnels de santé, sera à disposition via un portail internet. Couplé à un
système expert d’aide à la décision vaccinale, le CVE doit permettre de faire des
recommandations vaccinales adhoc.
Sécurité et droits d’accès
Pour préserver la confidentialité des informations médicales, le CVE doit être accessible par
un code anonyme, attribué lors de la création. Tout usager peut ainsi créer son CVE, puis le
partager avec un ou plusieurs professionnels de santé (médecin, pharmacien, sage-femme,
infirmier ou autre professionnel appartenant à une équipe de soins ou de prévention).
L’accès au CVE par les professionnels de santé doit être conditionné par l’accord de l’usager
et par une authentification forte par la CPS ou un système équivalent.
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Les professionnels de santé seront invités à valider les vaccins pré-enregistrés par les
usagers. Ce processus de collecte de l’information doit permettre à tout un chacun, s’il le
souhaite, d’initier le processus, sans obliger les professionnels de santé à un fastidieux
travail de saisie. Cependant un professionnel de santé doit pouvoir également initier la
création du CVE, enregistrer lui-même les vaccins (à partir d’une preuve documentaire, telle
que le carnet de santé) puis partager ce CVE avec le citoyen concerné, avec l’accord de ce
dernier.
Seul le médecin doit pouvoir valider le questionnaire santé, tandis que le pharmacien
possède une fonction de délivrance des vaccins.
Partage de l’information
Le CVE doit conserver l’historique vaccinal et le rendre accessible à son soumissionnaire et
au professionnel de santé autorisé, notamment le médecin traitant.
Le centre de vaccination doit conserver l'historique des vaccinations réalisées dans son
centre quel que soit le devenir du CVE et les décisions du « propriétaire » du CVE.
Le partage entre professionnels de santé (avec l’autorisation de l’usager concerné) a pour
objectif d’améliorer la diffusion d’informations (un médecin traitant pourra être averti de la
réalisation d’un vaccin antigrippal par un centre de vaccination) et de faire gagner du temps
aux différents professionnels.
Système expert vaccinal et modalités de mise à jour
Le CVE doit intégrer un système expert d’aide à la décision vaccinale mis à jour par un
réseau d’experts ayant des compétences reconnues dans le domaine de la vaccinologie et
strictement conforme aux recommandations officielles (Article L 3111-11 du CSP).
Le système expert doit établir un suivi précis, argumenté et conforme aux recommandations
de l’état vaccinal de l’individu (selon son âge, son sexe, son état de santé, ses conditions de
vie ou de travail et son entourage). Il doit permettre le suivi individuel de chaque personne
vaccinée, avec envoi de rappels automatiques des prochaines échéances vaccinales,
prenant en compte les recommandations vaccinales déterminées par les caractéristiques
individuelles de la personne (âge, sexe, conditions de vie et de travail, état de santé,
notamment l’existence de maladies chroniques), et les modifications des résumés des
caractéristiques des produits.
Le système expert doit être mis à jour dans un délai maximal d’une semaine suivant la
diffusion de toute modification du calendrier officiel. Par modification, on entend tout nouvel
avis du Haut Conseil de la santé publique, de la Haute autorité de santé, de l’Agence
nationale de sécurité du médicament ou des produits de santé, toute modification du dossier
d’autorisation de mise sur le marché (au niveau national ou européen), ou tout texte législatif
ou circulaire concernant la vaccination.
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Structuration des données pour l’exploitation statistique
Le CVE doit s’appuyer sur les recommandations des autorités sanitaires et sur une base de
données structurée ; en particulier, toutes les caractéristiques des vaccins pouvant avoir une
influence sur l’appréciation de la protection vaccinale (diagnostic de l’état vaccinal) ou sur la
détermination des prochaines échéances vaccinales (dates et spécificités des valences à
administrer) devront être prises en compte par le CVE (ex. : présence ou non d’un adjuvant
et si oui le type d’adjuvant, vaccin polyosidique conjugué ou non conjugué, etc.).
Outil d’éducation
Le CVE et son système experts doit être un outil d’éducation du patient et d'information du
professionnel de santé, qui permettra d’améliorer la protection vaccinale des citoyens et leur
implication dans la démarche de prévention vaccinale.
Le système expert doit assurer le praticien du respect des bonnes pratiques vaccinales et
doit pouvoir calculer les rattrapages vaccinaux.
Pharmacovigilance
Le CVE devra disposer d’outils de pharmacovigilance : le centre de vaccination pourra
déclencher l’envoi d’un rappel SMS ou courriel 15 jours après la vaccination, permettant
d’enregistrer la survenue ou la non survenue d’un effet indésirable. Si un effet indésirable est
survenu, le CVE permettra à la personne vaccinée comme au centre de vaccination
d’enregistrer en ligne la déclaration de survenue d’un effet indésirable et sa notification au
centre régional de pharmacovigilance (CRPV).
Le SMS ou courriel positif sera complété par un questionnaire en ligne qui permettra de
qualifier le type d’effet indésirable (y compris les bénins de type inflammation locale ou
fébricule).
Agréments et gouvernance
Le CVE devra être autorisé par la CNIL et hébergé par une société possédant l’agrément
pour l’hébergement de données de santé.
L’exploitation statistique des données anonymisées et la communication autour de ces
données de santé devront être exclusivement réservées aux autorités sanitaires : Direction
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générale de la santé (DGS), ARS, Institut de veille sanitaire (InVS), CRPV ou Agence
nationale de sécurité du médicament et des produits de santé (ANSM).
Pour des raisons de nécessaire neutralité, le CVE devra être développé et maintenu sans
être financé directement ou indirectement par l’industrie pharmaceutique.
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Volet n°2 : Mise en place d’une solution SaaS dédiée à la gestion des
centres de vaccination
Attentes fonctionnelles
Le centre de vaccination gère la prise en charge et le suivi des vaccinations des personnes
en demande, des personnes en situation précaire, des personnes dirigées par diverses
institutions.
Le périmètre fonctionnel de la solution doit donc prendre en compte toutes les informations
relatives au patient :
La préparation de la visite par le patient
•
•
préparation de la visite par le patient (accès en ligne à un questionnaire,
proposition de création d’un carnet de vaccination électronique pour audit vaccinal
préalable à la consultation)
possibilité de saisir un auto-questionnaire en salle d’attente (si voyage,
destination +date de départ + durée de séjour + motif de voyage, enceinte au moment
de la vaccination)
La gestion des patients
•
•
•
•
•
•
organiser la charge de travail du centre : élaborer les plannings,
organiser la gestion des rendez-vous des patients
gestion de l'activité des centres (consultations) avec gestion d'un workflow (en
fonction des postes pourvus accueil/infirmière/médecin) et d'une liste d'attente (si
besoin)
tenue d'une main courante (pour gestion des appels et des actions de
promotion)
Dossier d’enregistrement des incidents du centre (lié à un dossier) avec
possibilité d’édition assistée de fiche de pharmacovigilance
Mention des consultations et des vaccinations réalisées à l'occasion
d'intervention particulières (hors les murs, épidémie, campagne vaccination, etc.)
Le dossier administratif
•
•
•
•
•
•
•
Solution légère et intuitive, avec une ergonomie poussée pour raison de
turnover du personnel ; saisie optimisée des données (date remplie automatiquement,
champs pré-remplis selon les caractères saisis, données préenregistrées, numéro de
Volets en constantes modifiables (afin de ne pas ressaisir à chaque fois le numéro de
Volet) idem avec d'autres constantes comme le nom du médecin vaccinateur.
Création du dossier : impérativement sous le nom de jeune fille, pour être
conforme avec le passeport pour Fièvre jaune
Identité du patient (Nom, prénom, sexe, date de naissance, pays ou ville ou
département de naissance, adresse complète, numéro de téléphone, adresse e-mail)
Destination de voyages à l’étranger et conditions de séjours avec historiques
à garder, pour les centres de vaccination internationale.
Coordonnées du médecin traitant.
Droit sociaux ouverts (Sécurité sociale, CMU, AME, Mutuelle…).
Médecin accueillant (sous forme automatique avec l’authentification au
logiciel).
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•
•
•
Modification de l’identité de la personne possible, en cas d'erreur de saisie,
avec historisation des modifications
Possibilité de lier les individus entre eux et de passer simplement de l'un à
l'autre : famille, groupes divers
Gestion particulière des mineurs
Le dossier vaccinal
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Antécédents pouvant justifier la recommandation plus particulière de vaccin
(immunodéprimé, maladies respiratoire, diabétique …)
Antécédents justifiant la non réalisation d'une vaccination recommandée
autres que les Contre-Indications classiques comme des sérologies VHA, VHB ou
encore varicelle positives
Allergies connues, contre-indications (avec origine de la saisie et date de
saisie) ; cette information n’est pas échangée avec le CVE. Le soumissionnaire
détaillera la finesse de l’allergie saisie (allergie à un adjuvant, à une valence, à un
anticorps identifié. Cela doit être codé de façon à déclencher des alertes raisonnées. Il
doit être possible de commenter la déclaration d'allergie (dosage IGE, prick-test, etc...)
Interrogation du système centralisateur des CVE pour récupérer les
informations contenues dans les Carnets de Vaccination Electronique ou création d’un
nouveau CVE si besoin (uniquement les éléments vaccinaux, les données médicales
restent uniquement au niveau du dossier patient, et ne sont pas échangées avec les
CVE)
Suivi et récapitulatif des vaccinations du patient avec dates des vaccins faits,
numéro du Volet, date de péremption (repris en fonction du N° de Volet), mention des
valences correspondantes, nom commercial des vaccins faits, nature des vaccins
(acellulaire, inactivé…), Primo vaccination, Rappel, Rattrapage.
Calcul automatique des rappels ou rattrapages à effectuer, à partir des
éléments du système expert du CVE
Outil d’aide à la décision vaccinal (schéma vaccinal et médecine des voyages,
avec le détail par pays)
Détail des protocoles vaccinaux et sérologies de maladies à prévention
vaccinale (tétanos, HB avec plusieurs item AG /AcantiHBs/ACantiHbc/CV), HA, FJ,
Rougeole, rubéole, etc).
Présentation filtrée par maladie vaccinale, ou par date, ou par vaccin
Possibilité de créer un mémo pour les professionnels de santé du Centre de
vaccination (information non partagée avec le patient), en plus du registre des
incidents.
marquage des dossiers « à suivre » (avec différent motif possible comme
enceinte au moment de la vaccination, effet indésirable, etc ...)
Indication des tarifs avec plusieurs possibilité (gratuit, prix 1, prix 2, à
paramétrer dans chaque centre), avec conservation des historiques de tarifs.
Typologie vaccin (voyage, professionnel, calendrier vaccinal France, etc.)
avec possibilité de choix multiples (voyage et calendrier vaccinal par ex) pour alimenter
les rapports annuels
Gestion du consentement patient et des « avertissements » (document
spécifique pour risque grossesse avec le ROR par exemple)
Suivi des effets indésirables par envoi d’un message mail ou SMS N jours
après administration du vaccin (plusieurs échéances possibles), et intégration
automatique des résultats dans le dossier
Création d’un carnet de vaccination électronique pour les patients, avec une
impression du mode opératoire pour le consulter, modifier les règles de partage, ainsi
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que les informations sur les effets secondaires possibles, et la mise en place du rappel
automatique pour les dates des prochaines vaccinations à réaliser.
Pour les patients ne souhaitant pas que leur dossier soit rentré dans un
système informatique, les dossiers ne seront pas partagés, et resteront anonymes,
mais exploitables pour la cohérence des statistiques.
•
Gestion des événements
La solution SaaS doit offrir une fonction de gestion événementielle pour :
•
•
enregistrer la date d’ouverture du dossier ;
conserver l’identité du rédacteur et la datation de certaines informations
(aspect médico-légal)
gérer des échéanciers paramétrables et alerter l’utilisateur sur une action à
entreprendre sur un dossier, une étape à déclencher dans un processus particulier, un
suivi à effectuer, une relance à faire auprès d’une personne ;
gérer des événements tels que la demande de pièces, de rendez-vous, (Qui
l'a demandé ? Quand ? Quoi ? Quel retour ?) ;
paramétrer ces échéances pour une production automatique de documents
(courriers, mail, liste...).
•
•
•
Gestion des éditions
D’une manière générale, la solution présentera les caractéristiques suivantes :
•
•
•
•
•
•
nombre d’éditions modifiables ;
présentation des éditions à l’écran avant impression ;
autonomie sur la création de nouvelles éditions
capacité à régénérer les éditions avec les éléments utilisés au moment de la
génération initiale
éditer des courriers sur Word ou OpenOffice ou par courriel
harmoniser l’édition des documents, incluant les logos et coordonnées du centre
Plus spécifiquement,
•
•
•
•
•
•
•
impression des certificats de vaccinations et de contre-indication
impression à la demande des futures vaccinations à prévoir
documents individuels des vaccins administrés,
étiquettes par vaccin à coller dans le carnet papier
impression direct du carnet sur imprimante dédiée
Lettre vers médecin traitant (papier / mail)
Lettre vers patient et/ou parents de patient
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•
•
•
•
Liste de rappels automatisés pour les rappels vaccinaux selon les recommandations
à jour et édition de courriers ad hoc si besoin (SMS courriel lettre papier)
moyen de suivi des impressions en masse
création de listes pour effectuer des vaccinations hors les murs ou liste de rendezvous
Bilan
des
vaccins
et
des
personnes
vaccinées
de
la
journée
(séance/semaine/mois/trimestre) à éditer à chaque fin de séance
Outil de communication
•
•
envoi d’information vers le médecin traitant (uniquement vaccination effectuée, pas
les informations du profil santé) ; disposer de la liste de tous les médecins
généralistes de la région PACA, avec leurs coordonnées complètes
envoi d’information personnalisée vers le citoyen à la création et modification de son
CVE
Le soumissionnaire précisera la solution employée (messagerie sécurisée, conformité ASIP,
gestion des erreurs, etc.).
Outils de pilotage et d’analyse statistiques
Au niveau des centres de vaccination
La solution SaaS disposera d’outils de pilotage permettant de restituer l’ensemble des
informations présentes, tels que :
•
•
•
•
•
•
•
outil de requêtes multicritères (territoire, profil des patients qui consultent, nombre de
personnes consultées, nombre de personnes vaccinées, type de vaccins, tranche
d’âge de la population, vaccins faits sur une période, actions dans les centres ou hors
mur, mesure de couvertures vaccinales, analyses par période variable - année, mois,
semaine, jour, etc.)
archivage des requêtes pour les reprendre sans avoir à les recréer à chaque fois.
Pouvoir modifier un critère sans ressaisir les autres.
outil de comparaison sur une période donnée
vue en temps quasi réelle de l’activité de chaque centre est primordiale.
création automatisée (ou semi automatisée) du bilan trimestriel des centres, par
simple clic
exportation du résultat des requêtes sous différents formats de fichiers (csv, xls,
…).pour retraitement et contrôle
rapport annuel officiel
Chaque centre de vaccination doit pouvoir autoriser le partage des informations (anonymisées)
avec les autres centres pour des études statistiques.
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Gestion des stocks
Le système doit permettre une tenue à jour des stocks du centre de vaccinations afin de
faciliter les besoins de réapprovisionnement. Le centre de vaccination reçoit les Volets de
vaccins, les stocke et les répartit dans chaque armoire. Les vaccins sont répertoriés par leur
numéro de Volet et leur date de péremption.
•
•
•
Le suivi des stocks sera paramétrable en fonction de l’activité de chaque centre par
le biais d’alertes déclenchées sur un seuil minimal.
Il devra être possible de mentionner les incidents type doses perdues (flacon cassé,
etc.) au moment de l'utilisation, doses périmées, doses données, etc.
Une alerte sur les Volets arrivant à date d’expiration sera également mise en place.
Options
Le soumissionnaire proposera, en option, les fonctionnalités suivantes :
•
•
•
•
Travail en mode déconnecté (visite hors les murs)
Intégration, dans chaque dossier patient, un document multimédia (par exemple un
document issu d’une numérisation par scanner, tel que résultats de sérologie)
Lecture des QR codes et datamatrix de boites de vaccin pour intégration automatique
des caractéristiques des vaccins dans le logiciel (Volet nom commercial ...)
Interface avec les sondes de température des frigos
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Volet n°3 : Consolidation et analyse en temps réel des données
vaccinales à l’échelle de la région
L’objectif de l’ARS est d’harmoniser la saisie des informations de vaccination sur le territoire,
afin de disposer d’une vision consolidée, en temps réel. L’amélioration de la précision de la
mesure de la couverture vaccinale est une des priorités du projet.
La vision en temps réel permettra d’adapter la politique vaccinale à la situation
épidémiologique, et de diminuer le coût des enquêtes de mesure des couvertures vaccinales
actuelles.
L’ARS souhaite donc disposer d’une solution SaaS qui permette de consolider les données
recueillies dans les centres de vaccination. A terme, cette consolidation sera faite sur la
région, quelle que soit l’origine de la saisie.
Couverture vaccinale
Le soumissionnaire détaillera les modalités de calcul de la couverture vaccinale.
La donnée de couverture vaccinale devra être calculée selon un principe rigoureux, à savoir
la proportion de personnes à jour de la vaccination contre une maladie cible donnée.
Pour cela, la solution proposée tiendra compte du nombre de personnes éligibles à la
vaccination et du nombre de personnes correctement vaccinées.
Le calcul de la couverture vaccinale tiendra compte également de l’application des
recommandations vaccinales spécifiques et des données recueillies (profils santé,
professions, intervalles entre les doses, valence utilisée, l’âge d’administration des doses,
l’existence de certaines caractéristiques individuelles, immunodépression par exemple).
La solution permettra des requêtes multicritères, d’obtenir des extractions sur des profils de
population ciblés (lors de la semaine européenne par exemple), d’effectuer des
comparaisons sur des périodes de temps différentes, de mesurer les activités des différents
centres de vaccination.
La population d’étude doit pouvoir être filtrée sur le code postal ou des éléments du profil
santé (ex. : diabète, asthme, étudiant en médecine, femme enceinte...) ou plusieurs
éléments de ce profil santé.
Le résultat des requêtes sera exportable sous différents formats de fichiers (csv, xls,…).
La solution enregistrera périodiquement les couvertures vaccinales calculées, afin d’en
mesurer l’évolution au cours du temps.
La solution proposera également un suivi des effets indésirables survenus suite aux
vaccinations, par la consolidation au niveau régional des alertes remontées.
Aspects techniques
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L'application devant être accessible depuis un navigateur web, le système de navigation doit
rester intuitif et simple ; le temps de chargement des pages doit être rapide (de l'ordre de 3
secondes maximum).
L’application devra être développée en respectant la norme W3C et être compatible avec les
navigateurs les plus utilisés (Firefox, IE, Google Chrome, Safari, Opéra).
L’Authentification sera forte (certificat sur poste local).
La journalisation des créations, modifications et suppressions sera complète.
L’application et les données seront hébergées à l'extérieur, aussi le soumissionnaire aura à
sa charge de veiller à ce que le nombre de connexions simultanées au serveur soit suffisante
pour ne pas gêner l'activité de l’ensemble des centres de vaccinations.
Le soumissionnaire proposera un hébergement de l'application et de ses données.
Comme cette application recueillera des données à caractère personnel et médical,
l'hébergeur devra être agréé par l'ASIP santé pour être hébergeur de données médicales et
fournir le renouvellement de cet agrément.
Le soumissionnaire devra communiquer les lieux d'hébergement et de sauvegarde des
données ainsi que la fréquence des sauvegardes.
En cas de résiliation du contrat, le soumissionnaire détaillera les modalités de restitution des
données (tiers dépositaire des sources en cas de défaillance, formats, prestation de support
et formation du prestataire repreneur, etc.)
L’administration de la solution
Le soumissionnaire détaillera comment sont gérés :
-
Les droits utilisateurs (Pour chaque type d’utilisateur, il sera possible de définir son
droit d’accès aux différentes fonctionnalités sur la base de plusieurs niveaux ou
profils)
Les modalités d’accès aux services du carnet de vaccination électronique.
Le pilotage global du système.
Sécurité
La solution devra garantir la confidentialité des carnets de vaccination électronique
(anonymisation des dossiers patients, traçabilité des accès aux données, cryptage des
données).
L’accès des professionnels de santé se fera par une authentification forte et sécurisée.
Préciser les modalités d’authentification retenues.
L'accès sera contrôlé selon le profil de l'utilisateur. Les droits d'accès devront être
déterminés par catégories d'utilisateurs.
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Documentation associée
La mise en place de la solution donnera lieu à livraison de la documentation associée pour
les centres de vaccination.
1. Documentation de paramétrage réalisé pour les centres de vaccination.
2. Documentation utilisateur personnalisée pour les centres de vaccination.
Ces documentations seront produites en français sur support papier et sur support
électronique en format compatible avec Open Office ou Adobe Acrobat éditable (extraction
de texte par « copier » possible). La personne publique se réserve la possibilité de
reproduire tout ou partie de cette documentation pour un usage strictement interne.
Prestations
Descriptif des prestations forfaitaire
Le soumissionnaire assure son rôle de conseil auprès de l'acheteur ou des centres de
vaccinations équipés afin de proposer une configuration logicielle et matérielle optimisée,
adaptée à la configuration fonctionnelle et technique.
Les prestations sont valorisées de manière forfaitaire, ferme et définitive au vu de la
description par le cahier des charges ainsi que du résultat à obtenir.
Le soumissionnaire fournit un descriptif précis pour sa prestation forfaitaire. Il indique
précisément le nombre de jours considérés par lui comme un minimum pour assurer la
réussite de l'opération.
Par la suite, et si besoin se fait sentir, l'acheteur peut commander des jours de prestations
complémentaires sur la base du catalogue des prestations demandées dans la réponse du
soumissionnaire.
Prestation initialisation projet
Ce Volet comportera les principales prestations suivantes :
•
•
Elaboration du Plan d’assurance qualité (Livrable : Plan Assurance
Qualité)
Installation de la solution
Les livrables associés seront :
•
•
Plan d’assurance qualité
Compte-rendu de la prestation d’installation
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Mise en œuvre de la solution
Les prestations d’installation de la solution feront partie intégrante de la consultation et
seront réalisées par le soumissionnaire en étroite collaboration avec les équipes de
l'acheteur.
Les prestations d’installation comprendront le paramétrage, les tests, la mise en service et le
contrôle de la configuration. Cette installation sera réalisée en présence des équipes
informatiques et dans chaque centre de vaccination.
Ce Volet comportera les principales prestations suivantes :
•
•
•
Le paramétrage : La réalisation du dossier initial de paramétrage applicatif sera
assurée par le soumissionnaire sur la base des informations fournies par chaque
centre de vaccination.
La conduite de projet
L’assistance au démarrage des centres de vaccination
Les livrables associés seront :
• Le dossier de paramétrage
• Le descriptif des statistiques livrées
• Le compte-rendu de la prestation d’assistance au démarrage des centres de
vaccination
Prestations de formation
Formation des correspondants
L’objectif de la formation des correspondants sera double. Ils devront être capables de :
-
mettre en place le paramétrage du centre, en formalisant, préalablement à la mise en
production, les modalités d’usage de la solution.
Assurer la formation et l’assistance des utilisateurs finaux du centre.
Elle s’adressera aux utilisateurs désignés comme correspondants locaux au niveau du
centre de vaccination (2 personnes minimum). Un support de formation sera remis lors de la
formation.
La mise en place d’une formation en deux temps, permettant une prise en main progressive
du produit et une meilleure appréhension des fonctionnalités avancées pourra utilement être
proposée.
Reprise de l’existant
Les centres de vaccination disposent déjà de XXX dossiers patients, avec un enregistrement des
vaccins administrés, sur différents logiciels.
La reprise des données se fera sur :
•
Nom,
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•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Prénom,
Adresse,
Code postal,
Tel,
Sexe,
date de naissance,
date de la vaccination,
vaccin effectué (primo vaccination, rappel),
n° de Volet,
commentaires
Le soumissionnaire devra récupérer au maximum les informations enregistrées dans les
différentes bases. Un travail de cohérence des données sera effectué en amont, préalablement à
l’ouverture automatisée des carnets de vaccination électronique.
La prestation de support et de maintenance
La redevance annuelle sera forfaitaire et inclura les éléments suivants :
•
•
•
•
•
•
La Maintenance corrective,
La Maintenance réglementaire,
La Maintenance évolutive
La fourniture des nouvelles Editions et nouvelles Versions,
Le Support et l'assistance téléphonique (hotline)
La télémaintenance
A réception d'une demande d'intervention, les pannes devront être prises en charge dans les
délais maximum d'1 journée ouvrable pour les pannes mineures et ½ journée pour les pannes
bloquantes.
Le soumissionnaire précisera le montant de la maintenance due la première année (corrective
gratuite dans le cadre de la garantie), puis les années suivantes (corrective + réglementaire +
évolutive).
Proposition financière
L'activité étant tenue par des médecins vaccinateurs qui n'exercent que quelques heures par
mois ou par semaine dans l'année, le soumissionnaire devra tenir compte de cette spécificité
pour les frais d’abonnement.
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GRILLE D’EVALUATION
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