French Standard FAQs Ariba Network

lundi, août 8, 2016
E-INVOICING
INVOICING
Questions fréquemment
réquemment posées–
posées Ariba Network
Table des matières
Qu’est-ce qu’Ariba Network ? ................................
................................................................................................
..................................................... 3
Je ne connais pas Ariba et je ne sais pas comment m'inscrire sur Ariba Network ? ....................................
................................ 3
Qu'attend Unilever du fournisseur quant au mandat de facturation électronique ? ......................................
................................
3
Existe-t-il
il d'autres moyens d'envoyer des factures autrement qu'avec la facturation électronique ? ........... 4
Quelle est la date limite ou délai pour s'inscrire à Ariba Network ? ............................................................
............................ 4
Qui peut utiliser le service ? ................................................................................................
................................
......................................................... 4
Comment ça marche ? ................................
................................................................................................................................
.................................. 4
Comment puisje commencer ? ................................
................................................................................................
..................................................... 4
Et si je suis déjà inscrit à Ariba Network ?................................................................................................
?
................................... 4
La facturation via Ariba Network est
est-elle une condition pour travailler avec UNILEVER ? ...................... 4
Quels sont les avantages d'Ariba Network ? ................................................................................................
................................ 4
Dois-je
je installer d'autres logiciels ou matériels ? ................................................................
......................................................... 5
Devrais-je utiliser ce service si mes factures sont actuellement payées dans les délais ? ............................ 5
Et si mon système ne peut pas créer de factures électroniques ?................................................................
.................................. 5
Que se passe-t-il
il si je continue d'envoyer des factures papier ? ................................................................
................................... 5
Quelles options de facturation électronique
ctronique Ariba offre
offre-t-il
il aux fournisseurs utilisant son réseau ? ........... 5
Comment intégrer mon ERP avec Ariba Network ? ................................................................
.................................................... 5
Puis-je
je joindre des justificatifs sur Ariba lors de l'envoi de factures ? Et comment ? ..................................
................................ 6
Quels sont les frais associés à l'inscription à Ariba Network ? ................................................................
.................................... 6
Unilever payera-t-il les frais ? ................................
................................................................................................
...................................................... 7
Cette obligation de facturation électronique s'applique
s'applique-t-elle à toutes les entités d'UNILEVER ? .............. 7
Le T&C de contrat et de PO inclut-il
il le mandat de facturation électronique ? ............................................
................................
7
Qui puis-je
je contacter chez UNILEVER ?................................................................................................
..................................... 7
J'ai déjà envoyé des données de facture directement à d'autres clients ; puis
puis-je
je envoyer des Factures
EDI/XML directement à Unilever ? ................................................................................................
............................................. 8
Je possède déjà l'équipement pour mettre des factures à la disposition de mes clients sur Internet - leur
permettant de voir l'image d'une facture sur le Web. Puis-je
P je utiliser cet équipement au lieu de Ariba
Network ? ................................................................
................................................................................................
..................................................... 8
Unilever enverra-t-il
il les paiements via Ariba Network ? ................................................................
............................................. 8
Comment le passage de la facturation papier à la facturation électronique sera
sera-t-il
il géré ??.......................... 8
Puis-je
je envoyer des factures électroniques en utilisant Ariba Network à tous mes clients ? ....................... 8
Puis-je
je envoyer des transactions pour plus d'un client dans un fichier ? ......................................................
................................
8
Mon entreprise envisage bientôt de changer son logiciel de facturation, dois
dois-je
je attendre pour
m'inscrire ? ................................................................
................................................................................................
................................................... 8
Puis-je
je contacter l'équipe d'assistance Ariba Network ? ................................................................
.............................................. 9
Y a-t-il
il d'autres informations disponibles sur le service Ariba Network ? ...................................................
................................
9
Ariba Network propose-t-il
il des tutoriels vidéo expliquant
expliquan le processus ? ...................................................
................................
9
Où trouver le contenu
ontenu éducatif spécifique aux fournisseurs du réseau Ariba d'Unilever ? ........................ 10
Qu’est-ce qu’Ariba Network ?
Ariba Network est un réseau de facturation électronique global. En tant que plus grande communauté
d'échangedu monde sur le Web,, Ariba Network connecte les plus grandes multinationales du monde et leurs
partenaires commerciaux et fournit une large plate
plate-forme
forme pour tous les besoins de collaboration des
entreprises clés. Il prend tout en charge, de la découverte de partenaires commerciaux et de
l'approvisionnement
pprovisionnement électronique à la facturation électronique et à la gestion de capital d'exploitation,
permettant aux participants d'acheter, de vendre et de gérer les espèces rapidement et efficacement. Ariba
Network offre un ROI, une portée, une flexibil
flexibilité
ité et une valeur inégalés aux acheteurs et vendeurs, aidant à
rendre le commerce d'affaires aussi simple que le commerce de consommation. Actuellement, plus de 2
millions d'entreprises – dont plus de 2 000 internationales – utilisent Ariba pour normaliser et automatiser
leurs processus de partenariats commerciaux.
Je ne connais pas Ariba et je ne sais pas comment m'inscrire sur Ariba Network ?
Ariba Network est le meilleur réseau d'affaires avec plus d'un million de partenaires commerciaux dans 190
pays générant des transactions de plus de 450 milliards de dollars (USD) par an. Rejoignez Ariba Network pour
faire des transactions électroniques avec
ec vos clients et trouver de nouvelles opportunités d'affaires.
Étapes suivantes
•
•
•
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•
Inscription sur Ariba Network. Suivez les instructions contenues dans le courrier Demande de relation
d'échange de commerce électronique
électronique.
Connectez-vous
vous avec Unilever par lle biais de votre compte Ariba. Une fois l'inscription terminée,
veillez à accepter la Demande de relation avec Unilever dans la zone Relations clientèle de votre
compte.
Configuration de votre compte Ariba. Veillez à ce que votre compte soit configuré pour
pou recevoir des
bons de commande et envoyer des factures de la manière la mieux adaptée à votre entreprise.
Création d'un Compte test. La création d'un Compte test vous permettra d'apprendre à connaître les
processus d'Unilever dans un environnement de te
test
st avant de passer à l'environnement réel
(Production).
Révision du contenu de formation. Vous trouverez ci-dessous
dessous le contenu de formation d'Unilever qui
vous aidera pour les tâches répertoriées ci
ci-dessus.
dessus. Vous serez invité à assister à la formation dans les
semaines à venir si vous avez besoin de plus d'aide avec ces processus.
Qu'attend Unilever du fournisseur quant au mandat de facturation électronique?
électronique
Unilever a un mandat de facturation électronique pour tous ses fournisseurs facturant à des entités Unilever
d'Europe, d'Amérique du Nord et de la chaîne logistique. Nous attendonsde et recommandons fortement à
tous les fournisseurs de s'inscrire à la facturation électronique pour améliorer et optimiser le processus de
paiement de facture.
Existe-t-ilil d'autres moyens d'envoyer des factures autrement qu'avec la facturation
électronique ?
Non, la facturation électronique serala
la seule option pour envoyer des factures à Unilever à partir du 1er
Octobre 2016
Quelle est la date limite ou délai pour s'inscrire à Ariba Network ?
Offrant des avantages aux fournisseurs et aux clients, la facturation électronique sera le mode de facturation
par défaut et le traitement des factures papier n'existera plus. À compter d
dee la réception d'une communication,
les fournisseurs des entités Unilever d'Amérique du Nord, d'Europe et de la Chaîne logistique devront être
prêts à envoyer des factures électroniques à partir du 1er Oct 2016. Unilever vous encourage par conséquent à
adapter
pter cette initiative le plus tôt possible.
Qui peut utiliser le service ?
Les fournisseurs d'Unilever recevant des Bons de commande payables. Les frais basés et les factures payées par
carte de crédit n'entrent pas dans le cadre du projet.
Comment ça marche ?
Une fois que vous êtes inscrit sur Ariba Network et que la méthode de commande passe en ligne
ligne,tous les
nouveaux PO émis par Unilever doivent être envoyés à votre compte Ariba Network. Dès que vous recevez le
PO dans votre boîte de réception (Boîte de réception AN) vous pourrez
ez transformer le PO en facture et mettre
à jour le numéro de la facture et la date et l'envoyer à travers Ariba Network.
Comment puis-je commencer ?
Votre compte a été créé à votre nom par Unilever avec Ariba Network. Suite à cette communication, Ariba
Network vous contactera pour vous présenter le programme et vous entrer dans le réseau Ariba. Si Ariba ne
vous contacte pas ou si vous souhaitez accélér
accélérer
er le processus, veuillez envoyer un email à [email protected] avec le nom de votre entreprise en priorité. Une fois entré, vous recevrez un
email « Prêt à faire des transactions»
» d'Ariba et vous pou
pourrez commencer à facturer Unilever.
Et si je suis déjà inscrit à Ariba Network ?
Si vous avez déjà un compte Ariba, connectez
connectez-vous avec vos identifiants et enregistrez un ticket d'assistance
demandant l'ajout d'Unilever en tant que nouvel acheteur à votre compte. Ariba mettra le compte à jour pour
autoriser la facturation après vérification par Unilever.
La facturation via Ariba Network eest-elle
elle une condition pour travailler avec UNILEVER ?
UNILEVER n'acceptera bientôt plus aucune facture papier pour passer à la facturation électronique et profiter
des avantages qu’elle offre à ses entreprises et fournisseurs .
Quels sont les avantages d'Ariba
riba Network ?
•
•
Fourniture de facture sécurisée et garantie - plus de factures perdues
Vous pouvez vérifier l'état de votre facture en ligne - de la fourniture au paiement
•
•
•
•
•
•
Temps de traitement réduits - nous recevons vos factures plus rapidement ce qui signifie que nous
pourrons vous payer à temps
Validation de facture instantanée - Moins de retards à cause d'informations manquantes
Technologie
logie de formatage de n'importe quelles données vers n'importe quelles données - sans
logiciel ou matériel supplémentaire
Une transparence de traitement supérieure et une meilleure gestion du flux de trésorerie grâce à
l'accès
accès 24h/24 et 7j/7 et au rapport
Conformité de la TVA- indépendant du pays dans lequel vos factures sont envo
envoyées
yées ou reçues
Facile et rentable -envoi
envoi de factures n'importe quand
Dois-je
je installer d'autres logiciels ou matériels ?
Ariba Network est basé sur Internet, par conséquent tout ce dont vous aurez besoin pour accéder à la plateplate
forme de facturation électronique
tronique sera un navigateur et un accès Internet.
Devraisje
je utiliser ce service si mon compte est actuellement payé dans les délais ?
Votre utilisation d'Ariba Network garantira que nous continuerons de vous payer dans les délais. De plus, vous
recevrez une notification lorsque votre facture sera reçue ainsi que l'état de votre facture.
Et si mon système ne peut pas créer de factures él
électroniques ?
Vous n'avez besoin que d'une connexion Internet et d'un navigateur Internet standard.
Que se passe-t-ilil si je continue d'envoyer des factures papier ?
Unilever n'acceptera plus les factures papier à partir du 1er Octobre 2016
Dès que vous commencerez à envoyer des factures via Ariba Network vous devrez cesser d'envoyer des
factures papier.
Quelles options de facturation électronique Ariba offre
offre-t-ilil aux fournisseurs utilisant son
réseau ?
Transformation de PO : La transformation de PO a été conçue pour les entreprises recevant les PO via Ariba et
vous pouvez transformer le PO en facture en mettant à jour quelques détails sur le réseau Ariba. Le Portail ou
Réseau offre une connexion sécurisée et garantit l'envoi de la facture aux clients en q
quelques
uelques heures.
Solution intégrée : La Solution intégrée offre un processus complètement automatisé dans lequel les données
de facture sont extraites directement du système de facturation des fournisseurs et envoyées directement aux
systèmes financiers des clients.
Solution CSV : La solution CSV permet au fournisseur de charger plusieurs factures via des fichiers délimités par
une virgule. Elle est généralement utilisée lorsque de gros fournisseurs n'ont pas les moyens immédiats pour
implanter la Solution intégrée
Comment intégrer mon ERP avec Ariba Network ?
Ariba Network permet de s'intégrer avec votre système ERP principal pour l'échange automatique de
documents électroniques. Pour en savoir plus veuillez consulter les guides ci
ci-dessous.
Particularités techniques, documentation et exemples :
•
•
•
•
•
Guide de démarrage rapide de l'intégration
Questionnaire sur l'intégration
Directive sur les transactions cXMLNAMER
cXML
Directive sur les transactions EDIFACT NAMER
Guide de téléchargement de factures CSV NAMER
Allez sur http://xml.cxml.org/current/cXMLUsersGuide.pdf
http://xml.cxml.org/current/cXMLUsersGuide.pdfpour trouver le Guide de l'utilisateur cXML actuel.
Vous pourrez trouver le Guide de la solution cXML d'Ariba dans la section Documentation du produit sous
Aide dans votre compte Fournisseur.
Test d'intégration
Tous les fournisseurs faisant des transactions à travers Ariba Network en utilisant l'une des méthodes
d'intégration suivantes devront tester avec Unilever :
• Les transactions cXML
• Les transactions EDI
Vous en saurez plus sur la création de compte test dans le guide de Configuration de compte.
Puis-je
je joindre des justificatifs sur Ariba lors de l'envoi de factures ? Et comment ?
Les exigences relatives à la certification de la facture sont déterminées par le responsable de la certification
c
locale.. Dans certains cas, un justificatif sera demandé avec la facture. Celui-ci
Celui ci peut être fourni en créant un
fichier électronique en utilisant les pilotes d'impression sur votre ordinateur ou en scannant le document. Une
fois téléchargée, laa facture est entrée dans Ariba, le justificatif est joint de manière permanente à la facture
électronique et envoyé au responsable de la certification d'Unilever.
Quels sont les frais associés à l'inscription à Ariba Network ?
Le Programme d'abonnement des
es fournisseurs (SMP) d'Ariba aide les fournisseurs à optimiser les bénéfices que
les entreprises font en combinant une fonctionnalité à valeur ajoutée à des services personnalisés au niveau de
la participation du fournisseur sur Ariba Network.
Le Programme
me d'abonnement des fournisseurs inclut deux composantes : l'abonnement au Service de
transaction en réseau et les abonnements forfaitaires.
Les fournisseurs venant tout juste d'arriver sur Ariba Network, font généralement leurs premières transactions
gratuitement,
tuitement, en fonction de leur volume de transactions – avec Unilever, ainsi que d'autres acheteurs sur le
Réseau – des frais peuvent être associés à votre utilisation. Ces frais seront facturés par et payables à Ariba.
Avec des niveaux d'abonnement plus élevés, les fonctions et les avantages s'étendent – pour aider votre
programme de commerce électronique à générer plus de ventes, collaborations, automatisation et
différenciation compétitive :
• fonctionnalité à valeur ajoutée
• outils de gestion commerciale et formation
• catalogue et solutions de connectivité
• assistance technique
• ressources de gestion de projet
Le Programme d'abonnement des fournisseurs inclut deux composantes : les Frais du service de transaction en
réseau et les Frais d'abonnement.
Pour en savoir plus sur le programme d'Abonnement des fournisseurs d'Ariba et sur les tarifs régionaux,
veuillez aller sur le site Web du Programme d'abonnement des fournisseursou
fournisseu
consultez cettefiche
fiche technique.
technique
Unilever payera-t-il les frais ?
Unilever ne paie pas les frais au nom des fournisseurs. Des études comparatives ont démontré que le passage à
la facturation électronique offrait des coûts compétitifs pour l'administration des factures. Ariba Network vous
aidera à choisir l'option la plus rentable pour votre entreprise selon sa taille, complexité et selon le volume et la
fréquence de factures attendus.
Cette obligation de facturation électronique s'applique-t-elle
s'applique elle à toutes les entités d'UNILEVER
?
La facturation électronique s'applique à tous les pays d'Europe (Sauf la Grèce), l'Amérique du Nord (US et
Canada) et la Chaîne logistique (UASCC et USCC).
Le T&C de contrat et de PO inclut
inclut-il le mandat de facturation électronique ?
Oui, tous les T&C de contrats et de PO de fournisseur seront modifiés
modifiés pour n'envoyer que des factures
électroniques à partir du 1er Octobre 2016
Qui puis-je
je contacter chez UNILEVER ?
L'implantation de la facturation électronique sera gérée au nom d'
d'UNILEVER par Ariba Network. Vous devriez
en premier lieu contacter Ariba Network pour poser vos questions sur la Solution intégrée, si Ariba Network
n'est pas en mesure de répondre à vos questions, vous pouvez contacter l'équipe du programme de facturation
électronique d'Unilever à :
[email protected]
J'ai déjà envoyé des données de facture directement à d'autres clients ; puis
puis-je
je envoyer des
Factures EDI/XML directement à Unilever ?
Non, l'EDI et le XML sont simplement des formats de données pour Ariba ; vous
vous pouvez donc utiliser ce format
préféré pour fournir les données à Ariba. Unilever ne peut prélever aucune facture électronique directement
des fournisseurs (même si ces fournisseurs échangent déjà des informations avec d'autres programmes
d'intégration de fournisseur comme e4US).
Je possède déjà l'équipement pour mettre des factures à la disposition de mes clients sur
Internet - leur permettant de voir l'image d'une facture sur le Web. Puis-je
Puis je utiliser cet
équipement au lieu de Ariba Network ?
Non, le réseau
éseau d'Ariba s'assure que les données que vous envoyez puissent être téléchargées dans le système
de traitement des paiements (DCIW) d'Unilever et, le cas échéant, elles peuvent être mises en correspondance
avec des registres de reçus de marchandises. L'o
L'offre
ffre à Unilever d'une image de la facture ou d'une option de
téléchargement des données dans un format fixe ne répond pas à cette exigence.
Unilever enverra-t-ilil les paiements via Ariba Network ?
Ariba Network n'est pas une plate-forme
forme de paiement. Unileve
Unileverr continuera d'utiliser son processus de
paiement actuel.
Comment le passage de la facturation papier à la facturation électronique sera-t
sera t-il géré ?
Une fois que vous êtes inscrit et prêt à faire des transactions via le réseau, Ariba Network vous enverra une
alerte pour vous indiquer que vous êtes prêt à envoyer des factures à notre service comptes.
Puis-je
je envoyer des factures électroniques en utilisant Ariba Network à tous mes clients ?
Ariba Network vous permet d'envoyer des factures électroniques à n'importe quel autre client utilisant le
réseau une fois que vous êtes inscrit.
Puis-je
je envoyer des transactions pour plus d'un client dans un fichier ?
Pour la Solution intégrée/Solution CSV, Ariba Network peut accepter des fichiers de données sous n'importe
n'impo
quel format couvrant autant de clients que vous le souhaitez. Ariba Network conviendra avec vous de la
manière dont chaque client sera identifié dans votre fichier de données et enverra chaque transaction au bon
client.
Mon entreprise envisagebientôt
bientôt dechanger son logiciel de facturation, dois-je
je attendre pour
m'inscrire ?
Ariba Network accepte n'importe quel format de donnée entrant, vous devriez donc rejoindre le réseau le plus
tôt possible et envoyer vos factures dès maintenant pour être sûr que les paiements ne seront pas
interrompus. Vous pouvez simplement informer Ariba des changements lorsque vous êtes prêt à utiliser votre
nouveau logiciel. Ils feront les changements nécessaires sans interrompre la fourniture des factures.
Puis-je contacter l'équipe
quipe d'assistance Ariba Network ?
Oui, veuillez trouver ci-dessous
dessous les modes de contact de l'équipe d'assistance d'Ariba.
Assistance à l'inscription ou configuration
Veuillez contacter l'équipe d'Aide aux fournisseurs d'Ariba pour toute question concernant
concernant l'inscription,
la configuration, les frais, les catalogues ou des questions générales sur Ariba Network.
Fournisseurs EMEA et Asie :[email protected]
:
Fournisseurs d'Amérique du Nord :[email protected]
[email protected]
o
Assistance post Go-Live
Live (pour les fournisseurs faisant des transactions)
• Allez sur http://supplier.ariba.com ou connectez-vous à votre compte.
• Cliquez sur le lien Centre d'aide en haut à droite.
• Recherchez la rubrique sur laquelle vous souhaitez obtenir de plus amples informations,
ou cliquez sur Assistance
• Cliquez sur Obtenir de l'aide par téléphone et remplissez le formulaire pour accéder au
numéro de téléphone du bureau d'aide.
o
Récupération du nom d'utilisation et du mot de passe
Allez sur http://supplier.ariba.com et cliquez sur le lien Nom
m d'utilisateur oublié ou Mot de
passe oublié dans la section connexion. Ariba enverra un ee-mail à l'adresse e--mail enregistrée
dans Ariba Network une fois la demande de récupération du Nom d'utilisateur/Mot de passe
envoyée, pour la protection des informations
inform
de votre entreprise.
o
Contact de l'assistance EDI/cXML
Si vous envoyez des BC à Unilever via EDI ou cXML, vous pouvez directement contacter
l'assistance d'Ariba. Veuillez envoyer un email à l'équipe technique d'Ariba à
[email protected]
[email protected].. Ariba répondra directement à votre email. Veuillez vous assurer
que le champ Objet de l'email contienne Unilever.
Y a-t-ilil d'autres informations disponibles sur le service Ariba Network ?
Oui, veuillez visiter:
Conditions d'utilisation d'Ariba Network
Politique relative aux données
Divulgation sécurisée
Avis légaux
Ariba Network propose-t-ilil des tutoriels vidéo expliquant le proce
processus ?
Oui, veuillez suivre les liens suivants:
•
•
•
•
Vidéos de formation
o Créez et configurez votre Compte fournisseur
o Faire des transactions sur le Réseau Ariba
Présentation de la Console de collaboration des vendeurs
Création d'une Facture basée sur un PO (Introduction)
Création d'une facture
cture (Rubriques avancées)
Où trouver le contenu
ontenu éducatif spécifique aux fournisseurs du réseau Ariba d'Unilever ?
Les manuels suivants contiennent des instructions obligatoires, ainsi que des conseils sur la gestion de votre
compte Ariba Network lors des transactions avec Unilever :
• Guide de démarrage rapide
• Guide d'inscription
• Guide de configuration du compte (Version EMEA/APAC, Version NAMER)
• Guide sur les factures (Version EMEA/APAC
EMEA/APAC, Version NAMER)
• Guide SMP