Excel

TECHNIQUE
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Date : 06/06/2005
Titre : UTILISATION DU LOGICIEL MICROSOFT EXCEL
A) Objet
Cette technique fournit les connaissances de base pour utiliser le logiciel Microsoft
EXCEL qui est un outil très utilisé de tableaux et de graphiques. Avant de lire ce
document, il est conseillé de lire la technique "Généralités sur l'informatique".
B) Définitions
Cellule : une cellule est une case d'un tableau. Elle est repérée par une lettre qui
correspond à la colonne (A= 1ère colonne, B= 2ème colonne, C= 3ème colonne,
etc...) et par un chiffre qui correspond à la ligne (1=ligne 1, 2=ligne 2, 3= ligne
3, etc...).
Onglet : pages contenues dans un document d'excel. On peut les sélectionner en cliquant
sur les bordures situées juste en dessous du document. Ces pages peuvent être des
feuilles de calcul ou des graphiques,
Feuilles de calcul : il s'agit d'un tableau avec des données chiffrées.
Formules : formules de calcul pouvant être saisies dans une feuille de calcul Excel. Il est
par exemple possible d'additionner des cellules ("=A1+A2" pour additionner
les 2 cellules A1 et A2).
Graphique : il s'agit par exemple de courbes, d'histogramme ou de camembert qui
permettent de visualiser des données chiffrées.
Courbe :
EXEMPLE DE COURBE
25
20
15
Valeur
mesurée
10
5
0
1
2
3
4
5
6
Histogramme :
Exemple d'histogramme
400
200
Valeur
0
12 3
4 5 6
Camembert :
EXEMPLE DE COMEMBERT
1
2
3
4
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C) Domaine d'application
Le logiciel Excel est utilisé pour la création de tableaux et de graphiques divers.
D) Principe
Pas de principe.
E) Matériel
Un ordinateur contenant le logiciel Microsoft Excel.
F) Mode opératoire
1) Utilisation de base
1.1) Allumage du P.C. :
Voir la notice "Utilisation du P.C.".
1.2) Démarrage du logiciel Microsoft Excel :
Voir la technique "Généralités sur l'informatique".
1.3) Création d'un fichier Microsoft Excel :
Voir la technique "Généralités sur l'informatique".
1.4) Sauvegarder un document Microsoft Excel :
Voir la technique "Généralités sur l'informatique".
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1.5) Saisie de données dans un tableau :
- utiliser le clavier pour saisir les caractères dans les cases du tableau,
- la taille des cases du tableau peut être augmentée ou diminuée à l'aide de la double
flèche qui apparaît quand on positionne la souris en haut entre 2 colonnes
(exemple : entre les colonnes A et B), il suffit alors de cliquer en glissant à droite
ou à gauche.
- utiliser les icônes pour la mise en page, l'enregistrement et l'impression de
documents (voir paragraphes suivants).
La mise en forme (gras, souligné...) peut être faite au fur et à mesure (voir le § "Mise
en forme).
La mise en page sera faite après la saisie de tout le texte.
1.6) "Copier / coller" et "couper / coller" du texte :
- Pour "copier/coller" du texte (créer une copie d'un texte) :
* sélectionner le texte à recopier ("Copier"),
* cliquer sur l'icône
pour copier le texte sélectionné,
* cliquer à l'endroit ou une copie du texte sélectionné doit être placée,
* cliquer sur l'icône
pour effectuer la copie ("Coller") du texte sélectionné.
- Pour "couper/coller" du texte (déplacer un texte) :
* sélectionner le texte à déplacer ("Couper/coller"),
* cliquer sur l'icône
pour effacer ("Couper") le texte sélectionné,
* cliquer à l'endroit ou le texte sélectionné doit être placé,
* cliquer sur l'icône
pour effectuer la copie ("Coller") du texte sélectionné.
Il est également possible de déplacer une cellule en plaçant la flèche de la souris sur le
bord droit de cette cellule, en appuyant et maintenant appuyé le bouton de gauche de la
souris puis, tout en maintenant ce bouton appuyé, en positionnant la flèche de la souris
sur la cellule de destination.
1.7) Mise en forme :
Encadrement d'un tableau :
- sélectionner la zone à encadrer,
- utiliser l'icône
pour encadrer le tableau : cliquer sur la flèche à droite de cet
icône pour choisir le type d'encadrement puis cliquer sur le type choisi.
La mise en forme est essentiellement réalisée à l'aide des icônes, à chaque icône
correspond une action spécifique sur la mise en forme du texte.
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Description de certains icônes les plus utiles pour la mise en forme :
Sélectionner auparavant le texte à modifier.
-
(gras) : sert à mettre les caractères sélectionnés en gras,
-
(italique) : sert à mettre les caractères sélectionnés en italique,
-
(souligné): sert à souligner les caractères sélectionnés,
-
(aligné à gauche) : sert à aligner à gauche les caractères sélectionnés,
-
(aligné à droite): sert à aligner à droite les caractères sélectionnés,
-
(centrer) : sert à centrer les caractères sélectionnés,
-
(justifier) : sert à justifier (alignement à gauche et à droite) les caractères
sélectionnés,
-
(
taille des caractères) : sert à changer la taille des caractères,
(police des caractères) : sert à changer la police des
caractères,
-
-
(couleur) : sert à changer la couleur des caractères,
-
(barré) : sert à barrer les caractères sélectionnés,
Autres fonctions d'édition :
-
(annuler les opérations) : sert à annuler (la) les dernières opérations,
-
(rétablir les opérations) : sert à rétablir (la) les opérations qui ont été
annulées,
-
(fusionner) : fusion et centrage de plusieurs cellules.
-
(annuler fusionner) : annuler la fusion de plusieurs cellules.
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1.8) Mise en page :
La mise en page comporte plusieurs paramètres comme :
* l'insertion de sauts de page,
* le choix de l'orientation du document,
* la création d'en-tête et de pied de page.
Insertion d'un saut de page :
- cliquer sur la ligne ou le saut de page doit être placé,
- cliquer sur le menu "Insertion",
- cliquer sur "Saut de page",
- cliquer sur "OK".
Choix de l'orientation du document :
- cliquer sur le menu "Fichier",
- cliquer sur "Mise en page",
- cliquer sur l'onglet "Page",
- dans le cadre "Orientation", choisir l'orientation en portrait :
ou en paysage :
en cliquant sur la case à cocher correspondant au choix.
Création d'en-tête et de pied de page :
- cliquer sur "Affichage",
- cliquer sur "En-tête et pied de page",
- créer l'en-tête ou le pied de page voulu en cliquant sur En-tête personnalisé ou
Pied de page personnalisé,
- différentes options sont alors possibles :
* la saisie simple des caractères dans les différentes sections de l'en-tête ou du
pied de page (à gauche, au centre, à droite),
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* l'utilisation des icônes suivants :
: permet de changer la police, le style, la taille, le soulignement des
caractères et de barrer, de mettre en exposant et en indice les caractères.
: permet d'afficher le numéro de la page.
: permet d'afficher le nombre total de pages.
: permet d'afficher la date d'impression.
: permet d'afficher l'heure d'impression.
: permet d'afficher le nom du fichier.
: permet d'afficher le nom de l'onglet (feuille du fichier).
1.9) L'aperçu avant impression :
- cliquer sur l'icône
,
- cliquer sur les barres de défilement pour parcourir les différentes feuilles du
document,
- il est possible d'avoir un agrandissement plus important en cliquant une fois sur le
document à l'écran (cliquer à nouveau pour revenir à l'affichage précédent),
- pour sortir de l'aperçu, cliquer sur le bouton "Fermer".
1.10) L'impression :
Pour imprimer un document en entier et en 1 seul exemplaire :
- cliquer sur l'icône
.
Pour choisir les paramètres d'impression :
- cliquer sur "Fichier", "Imprimer", puis choisir les paramètres voulus (choix de
l'imprimante, choix des pages et choix du nombre de copies),
- cliquer sur "OK" pour imprimer.
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1.11) Fermeture d'un fichier :
Pour fermer un fichier, il existe 2 possibilités :
- soit cliquer sur l'icône
,
- soit cliquer sur "Fichier" puis sur "Fermer".
1.12) Eteindre l'ordinateur :
Voir la notice "Utilisation du P.C.".
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2) Fonctions plus évoluées
2.1) Correction grammaticale et orthographique :
- cliquer sur l'icône
,
- le logiciel affiche alors successivement toutes les erreurs trouvées et il propose une
ou plusieurs possibilités de correction.
Vous pouvez : * le remplacer par la correction (sélectionner le mot choisi, puis
effectuer 1 clic sur "Remplacer" ou sur "Remplacer tout"),
* ignorer la correction (1 clic sur "Ignorer").
2.2) Création d'un graphique :
- sélectionner les données devant figurer dans le graphique,
- cliquer sur l'icône
pour avoir l'assistant graphique,
- sélectionner le type de graphique voulu,
- cliquer sur le bouton "Suivant >",
- choisir de sélectionner les lignes ou les colonnes en cliquant sur lignes ou colonnes,
- cliquer sur "Suivant >",
- cliquer dans la case "afficher la légende" pour afficher une légende,
- choisir l'emplacement de la légende dans le cadre emplacement d'un objet,
- cliquer sur "Suivant >",
- choisir l'emplacement du graphique soit dans le document Excel en cours soit sur
une nouvelle feuille Excel.
- cliquer sur le bouton "Fin" pour que le graphique s'affiche.
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2.3) L'insertion d'image :
Pour insérer des images, cliquer sur "Insertion" puis cliquer sur "Image". Ensuite,
choisir le programme correspondant en cliquant sur un de ceux décrits ci-après :
- "image de la bibliothèque" regroupe un grand choix d'images,
- "à partir du fichier" permet de chercher des images sur tous les fichiers de
l'ordinateur ainsi que sur une disquette,
- "formes automatiques" regroupe un choix de logos (comme des flèches etc…),
elles peuvent être également sélectionnées en cliquant sur l'icône Formes
automatiques (en bas de l'écran),
- "Graphique" permet de créer un graphique à partir de données qu'il faudra saisir au
préalable dans le tableau affiché (après avoir cliqué sur Graphique). Cliquer ensuite
à l'extérieur du cadre.
2.4) Certains icônes réalisant des fonctions plus évoluées :
-
: (style monétaire) sert à afficher les chiffres en style monétaire,
-
: (%) sert à afficher les chiffres en style pourcentage,
-
: (+ 1 décimale) sert à ajouter une décimale aux chiffres,
-
: (- 1 décimale) sert à supprimer une décimale aux chiffres,
-
: (somme) fait la somme automatique de chiffres sélectionnées,
-
: (formule) aide à établir des formules,
-
: (tri croissant) tri des chiffres sélectionnés dans l'ordre croissant,
-
: (tri décroissant) tri des chiffres sélectionnés dans l'ordre décroissant,
-
: (Assistant Graphique) aide à la réalisation de graphique.
-
: (couleur remplissage) définit une couleur de trame de fond..
-
: (copie format) copiage du format : police, gras, bordures,... d'une cellule.
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2.5) Cliquage :
- Cliquage à droite : un clic sur le bouton de droite de la souris permet de faire
apparaître un menu déroulant spécifique à l'endroit ou le cliquage a été effectué.
Ainsi un cliquage à droite sur un graphique permet de modifier les paramètres de ce
graphique, un cliquage à droite d'une cellule permet de modifier les paramètres de
cette cellule, etc...
- Forme de la souris : selon l'endroit ou elle se trouve, la souris revêt différents
aspects : forme de flèche, forme de croix (large ou non), forme de curseur, etc...
Selon cette forme, les actions possibles sont différentes. Il importe donc de bien
l'observer.
2.6) Création d'une formule simple :
Une formule peut être mise dans une cellule de façon très simple : il suffit de se placer
sur cette cellule, puis de la taper précédée du signe "=". Après avoir appuyé sur la
touche "Entrée", le résultat s'affiche.
Exemples : * "=A1+A2+A3" : somme des cellules A1, A2 et A3
* "=SOMME(C1:C10) : somme des cellules C1 à C10 (C1+C2+C3+...+C10).
* "=D3/E1" : division de la cellule
G) Expression des résultats
Pas d'expression des résultats.
H) Interprétation des résultats
Pas d'interprétation des résultats.
I) Documents de référence
Microsoft Excel 5 pour Windows Micro fluo éditions ENI Service.
Rédigé par :
J-M. Charpentier
Approuvé par :
J.-M. CHARPENTIER
Date :