The Bureau of the Congress - Council of Europe

The Bureau of the Congress
CG/BUR(25)26
17 January 2014
New procedure for the publication of documents and decisions of the
Bureau of the Congress /
Nouvelle procédure pour la diffusion des documents et des décisions
du Bureau du Congrès
Document approved by the Bureau of the Congress on 17 January 2014 (following e-mail
consultation) /
Document approuvé par le Bureau du Congrès le 17 janvier 2014 (suite à une consultation par
courrier électronique)
From the 10 February 2014 meeting, all Bureau documents (except the summary of decisions and the
public summary of decisions) will bear the mention:
This document is classified confidential until it has been examined by the Bureau of the Congress.
All documents prepared for a meeting, except those considered of interest for Bureau participants only, with
the prior consent of the President, will become public right after this meeting.
Procedure
>
The Bureau Secretariat prepares within the 3 working days following the Bureau meeting a draft
summary of decisions which is intended for Bureau participants only.
It is the list of decisions and main information considered during the meeting. If any decision/information
is considered to be for the Bureau only, it is highlighted in green.
This summary also contains the list of participants and the reference numbers of the documents
discussed.
>
This draft summary of decisions (approved by the Secretary General) is sent to the President of the
Congress.
The President is asked to take a decision on:
a. the draft summary of decisions
b. the text highlighted as being for Bureau participants only
c. any documents whose references are highlighted and which are for the Bureau participants only.
>
Once returned by the President, the draft summary of decisions [updated with the President’s
suggestions on a.+b.+c.] is sent by e-mail to Bureau members for agreement/modifications (copy to the
President and other participants), within a deadline of 8 working days.
>
After the expiry of the deadline of 8 working days:
>
*
in case of substantial changes from Bureau members, the Bureau Secretariat:
visibly integrates all corrections received
adds the updated draft summary of decisions to the agenda of the following Congress Bureau
meeting for discussion and adoption;
The final summary of decisions will bear the date of the meeting at which it has been adopted;
*
if there are no requests for changes from Bureau members, or if there are only very minor changes
(and after consultation of the President) the Bureau Secretariat:
prepares the final summary of decisions which is considered the adopted version, the date of
adoption being the date of the deadline (end of the 8 working days)
adds this final summary of decisions to the draft agenda of the following Congress Bureau
meeting “for information”.
On the basis of the final summary of decisions, Bureau Secretariat prepares the public summary of
decisions by removing any highlighted text or reference (considered for the Bureau only).
This public summary of decisions is sent to all Congress members, Secretaries of delegations,
Permanent Representations, General Directorates within the Council of Europe, etc, and is published on
the members’ area of the Congress website.
***
The main differences with the previous procedure are as follows:
1. the Bureau documents become public right after each meeting at which they have been discussed,
except:
- any documents identified as confidential
- the final summary of decisions intended for the Bureau participants only, if different to public
summary of decisions,
which remain posted on the restricted Bureau website;
2.
the public summary of decisions of the meeting is sent out after the Bureau summary of decisions
(the earliest being around 3 weeks after the meeting, the latest being the day after the following
meeting).
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A partir de la réunion du 10 février 2014, tous les documents du Bureau (à l'exception du résumé des
décisions et du résumé des décisions public) porteront la mention :
Ce document est classé confidentiel jusqu'après son examen par le Bureau du Congrès.
Tous les documents préparés pour une réunion, à l’exception de ceux considérés comme d’un intérêt
exclusif pour les participants du Bureau, avec l’aval du Président, deviendront publics juste après la réunion.
Procédure
>
Le Secrétariat du Bureau prépare dans les 3 jours ouvrables suivant la réunion du Bureau un projet de
résumé des décisions qui est destiné exclusivement aux participants du Bureau.
Il s'agit de la liste des décisions et des principales informations examinées lors de la réunion. Toute
décision/information jugée d’un intérêt exclusif pour le Bureau est surlignée en vert.
Ce résumé contient également la liste des participants et les références des documents examinés.
>
Ce projet de résumé des décisions (approuvé par le Secrétaire Général) est envoyé au Président du
Congrès.
Le Président est invité à prendre une décision sur :
a. le projet de résumé des décisions
b. le texte surligné destiné aux participants du Bureau uniquement
c. tout document dont la référence est surlignée et qui est destiné exclusivement aux participants du
Bureau).
>
Une fois retourné par le Président, le projet de résumé des décisions [mis à jour avec les suggestions
du Président sur a.+ b.+c.] est envoyé par e-mail aux membres du Bureau pour accord/modifications
(avec copie au Président et aux autres participants), avec un délai de réponse dans les 8 jours
ouvrables.
>
Après l'expiration des 8 jours ouvrables :
>
*
en cas de modifications de fond de la part des membres du Bureau, le Secrétariat du Bureau :
intègre de manière visible toutes les corrections reçues
ajoute le projet de résumé des décisions, mis à jour, à l'ordre du jour de la réunion suivante du
Bureau du Congrès, pour discussion et adoption ;
Le résumé des décisions final portera la date de la réunion à laquelle il a été adopté ;
*
en l’absence de changements ou en cas de changements de forme (et après consultation du
Président) de la part des membres du Bureau, le Secrétariat du Bureau :
prépare le résumé des décisions final qui est considéré comme la version adoptée, la date
d'adoption étant le délai de retour des modifications (fin des 8 jours ouvrables)
ajoute ce résumé des décisions final à l'ordre du jour de la réunion suivante du Bureau du
Congrès, "pour information".
Sur la base du résumé des décisions final, le Secrétariat du Bureau prépare le résumé des
décisions public en supprimant tout texte ou référence surligné (destiné au Bureau seulement).
Ce résumé des décisions public est envoyé à tous les membres du Congrès, aux secrétaires des
délégations, aux Représentations permanentes, aux Directions générales du Conseil de l'Europe, etc,
***
Les principales différences avec la procédure précédente sont les suivantes :
1.
les documents du Bureau deviennent publics après chaque réunion à laquelle ils ont été examinés, à
l'exception :
- de tout document identifié comme confidentiel
- du résumé des décisions final destiné exclusivement aux participants du Bureau, s'il est différent du
résumé des décisions public,
qui restent publiés sur le site restreint du Bureau;
2.
le résumé des décisions public de la réunion est envoyé après le résumé des décisions du Bureau
(au plus tôt environ 3 semaines après la réunion, au plus tard au lendemain de la réunion suivante).
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