Première mise en route du logiciel : niveau

Transcription

SagaStock Pharma
guide de l’utilisateur
SAGASTOCK PHARMA est un outil de collecte d’informations liées à la gestion des stocks pharma sur les projets.
Sagastock Pharma n’est pas un logiciel de gestion de stock !
En aucun cas les fiches de stock doivent être abandonnées
IMPORTANT
Installer 1 Sagastock Pharma par projet.
Chaque projet doit faire régulièrement des sauvegardes (Backup):
 au moins une fois par semaine sur une clé USB
 envoyer la sauvegarde à la coordination une fois par mois
…………………………………………table des matières
Installer Sagastock Pharma sur un ordinateur ........................................................................................................ 1
1.
Avant d’installer Sagastock Pharma sur un ordinateur ……………. ............................................................. 1
2.
Installer Sagastock Pharma sur votre ordinateur pour la première fois…….............................................. 1
3.
Installer une nouvelle version de Sagastock Pharma (mises à jour) ......................................................... 1
Menus de Sagastock Pharma : Le minimum à savoir .............................................................................................. 2
1.
Login et mot de passe pour ouvrir Sagastock Pharma ..............................................................................2
2.
Changer la langue de l’utilisateur..............................................................................................................2
3.
Faire une sauvegarde (backup) .................................................................................................................2
4.
Restaurer une sauvegarde ........................................................................................................................2
5.
Exporter la base article projet ...................................................................................................................2
6.
Importer la base article projet ..................................................................................................................3
7.
Désinstaller Sagastock Pharma .................................................................................................................3
Chapitre 1 : Paramétrage initial de Sagastock Pharma ........................................................................................... 4
1.
Première ouverture de Sagastock Pharma: niveau Pharmacie de stock ..................................................4
2.
Créer le système de distribution du projet ............................................................................................... 4
2.1 Ajouter une unité .................................................................................................................................4
2.2 Lire, modifier ou mettre à jour les informations concernant une unité ..............................................4
Corriger une erreur : supprimer une unité .........................................................................................................5
3.
Définir les listes standard des unités du projet .........................................................................................5
Trucs et astuces : commencer par les unités périphériques ..............................................................................5
Trucs et astuces : copier/coller une liste standard ............................................................................................. 6
Trucs et astuces : sélectionner ou désélectionner plusieurs articles en même temps ......................................6
3.1 Rechercher un article dans une liste : attention aux fôtes d’orthographe ! ........................................6
3.2 Utiliser les filtres : filtres listes standard (cases à cocher : ) .................................................................6
3.3 Ajouter un article standard ou non standard .......................................................................................6
3.4 Voir/modifier article - .......................................................................................................................... 6
3.5 Créer une désignation usuelle ..............................................................................................................7
Corriger ses erreurs : Supprimer un article que vous avez créé .........................................................................7
Trucs et astuces : bouton « utilisé par…. » .........................................................................................................7
Chapitre 2 : Imprimer les documents de gestion et de supervision ........................................................................8
1.
Les documents proposées dans Sagastock Pharma ..................................................................................8
2.
Remarques - Documents pré imprimés ....................................................................................................9
3.
Voir et imprimer les documents...............................................................................................................9
4.
Etiquettes ................................................................................................................................................ 10
Trucs et astuces pour les étiquettes : si vous n’avez besoin que de quelques étiquettes…… .......................... 10
5.
Adapter les feuilles de pointage journalière (Documents spécifiques des unités de consommation) ... 11
6.
Exporter vos documents ......................................................................................................................... 11
Chapitre 3 : Saisir les données dans Sagastock Pharma ........................................................................................ 12
1.
Saisie des mouvements de stock des pharmacies de stock : IN et OUT ................................................. 12
1.1 Les différents types d’entrée ou de sortie de stock des pharmacies de stock ................................... 12
1.2 Saisir une entrée en stock .................................................................................................................. 12
1.3 Saisir une sortie de stock .................................................................................................................... 12
1.4 IN/ OUT Donation – prêts – emprunts : Définir les tiers [Modifier un tiers / supprimer un tiers] ..... 12
1.5 Sortie de stock: Périmés ou détériorés – ajouter des commentaires ................................................ 13
1.6 Entrées en stock : Appro non ONG - Cas particulier des Projets avec appro Mixte ........................... 13
Trucs et astuces ; utilisez le filtre pour voir uniquement les quantités saisies ................................................. 13
Trucs et astuces : Ajouter un article pendant la saisie des données - raccourcis vers la liste standard ........... 13
2.
Saisir les mouvements de stock (IN et OUT) des Unités de Consommation ........................................... 13
3.
C - Saisir un inventaire (pharmacies de stock) ........................................................................................ 13
Trucs et astuces : Saisie des dates .................................................................................................................... 14
Trucs et astuces : Repérer les erreurs dans les dates de péremption .............................................................. 14
…………………………………………table des matières
Corriger les erreurs de saisie des mouvement de stock (IN et Out) et des inventaires ................................... 14
Erreur sur la date des saisies ou les quantités et dates de péremption saisies ........................................ 14
Erreur sur le tiers ou l’unité ........................................................................................................................ 14
Supprimer les données saisies .................................................................................................................... 14
Trucs et astuces : correction et /ou suppression des données saisies ............................................................. 14
4.
Kits : déconditionnement des kits (Pharmacies de stock et UC) ............................................................. 15
Chapitre 4: Rapports de Sagastock Pharma .......................................................................................................... 16
1.
Rapports disponibles dans Sagastock Pharma ........................................................................................ 16
2.
Les paramètres des rapports................................................................................................................... 17
2.1 Définir la période ou le Mois ............................................................................................................. 17
2.2 Obtenir un bilan global pour le projet ................................................................................................ 17
2.3 Définir le nombre de mois pris en compte pour calculer la consommation mensuelle moyenne
(CMM) .......................................................................................................................................................... 17
2.4 Inventaire de référence et nombre de mois : liste des articles qui périment dans les X prochains
mois 17
3.
Comment obtenir un rapport ? ............................................................................................................... 17
3.1 Liste des articles : Péremption <X mois .............................................................................................. 18
3.2 Tableau de bord simplifié ................................................................................................................... 19
3.3 Tableau des distributions totales mensuelles .................................................................................... 21
3.4 Tableau des distributions par mois et par unité................................................................................ 22
Chapitre 5: Module « outils » de Sagastock Pharma ........................................................................................... 23
1.
Imprimer avec le module « Outils » ....................................................................................................... 23
1.1 Changer le nom de certaines entêtes de colonne ............................................................................. 24
2.
Exporter avec le module « Outils » ........................................................................................................ 24
3.
Position avec la module « Outils » ......................................................................................................... 24
3.1 Changer la place d’une colonne ........................................................................................................ 25
3.2 Rétablir la taille et la position des colonnes ...................................................................................... 25
4.
Filtrer avec le module « Outils » - apprendre avec des exemples ......................................................... 25
4.1 Comprendre comment cela marche ! ............................................................................................... 25
4.2 Sauvegarder vos filtres ...................................................................................................................... 25
Chapitre 6 : Mettre à jour la liste des unités ........................................................................................................ 26
1.
Arrêter les activités d’une unité ............................................................................................................. 26
2.
Afficher aussi les unités arrêtées ........................................................................................................... 26
3.
Redémarrer les activités d’une unité arrêtée ........................................................................................ 26
4.
Déplacer une unité ................................................................................................................................. 26



…………………………………………
Saisie des données dans Sagastock Pharma: règles fondamentales
Qui ? Idéalement la personne responsable de la gestion dans les pharmacie de stock
- Staff national pour assurer la continuité de la saisie
- Cette personne doit:
o Etre capable de bien gérer la pharmacie – si ses compétences en gestion ne sont pas
suffisantes alors elle ne peut pas être responsable de la saisie des données
o Un indicateur est la bonne tenue des fiches de stock et une bonne organisation dans le
classement des documents liés aux mouvements de stock
o Avoir des connaissances minimales en informatique
- Si ce n’est pas le cas alors cette personne ne doit pas être responsable de la saisie
Quoi ? Tous les mouvements de stock et les inventaires
Quand ?: Une fois par semaine voir deux si l’activité de la pharmacie est importante.
Comment ?
La saisie des données doit être faite à partir des documents qui accompagnent tous les mouvements de stock.
Ces documents seront rangés sur le bureau de la pharmacie dans des corbeilles prévues pour cela : une pour
les IN, une pour les OUT, une pour les inventaires.
A chaque mouvement de stock :
- les fiches de stock doivent être complétées immédiatement
- on indique sur le document :
o la date réelle d’entrée ou de sortie de stock
o Fiche de stock : OK (pour indiquer que le mouvement a bien été saisi sur la fiche)
- on place le document dans la corbeille sur le bureau
Une fois par semaine : on saisit les données dans Sagastock Pharma
- on prend chacun des documents rangés dans les corbeilles
- on saisit les données
- on note sur le document : Sagastock OK
- lorsque c’est terminé on archive les documents dans les classeurs de la pharmacie
0ù ?
Avec une telle organisation il n’est pas nécessaire que l’ordinateur soit tout le temps dans la pharmacie. La
saisie peut se faire dans le bureau du responsable terrain. Cela évitera que les personnes en charge de la saisie
des données soient constamment sur l’ordi et oublient de remplir les fiches de stock.
Sous la responsabilité de qui ?
Du responsable du projet qui est responsable de qualité des informations saisies dans Sagastock Pharma.
La gestion “papier” ne doit pas être abandonnée!
Les fiches de stock et les bonnes pratiques de gestion sont plus importantes que
Sagastock Pharma.
Introduction : installer Sagastock Pharma sur un ordinateur
Installer Sagastock Pharma sur un ordinateur
1.
Avant d’installer Sagastock Pharma sur un ordinateur …………….
1. Créer un dossier Sagastock Pharma sur le disque D de l’ordinateur

Double-cliquer sur « poste de travail » (icône située sur le bureau de votre ordinateur)

Double-cliquer sur « disque D »

Créer un nouveau dossier. Pour cela deux solutions :
a. Dans la barre de menu principal cliquer sur « fichier » -> « Nouveau » -> « dossier »
b. Clic droit -> « nouveau » -> « dossier »

renommer ce dossier : « Sagastock Pharma »
Créer un raccourci sur le bureau de votre ordinateur pour accéder plus facilement à votre dossier Sagastock Pharma.

Cliquer (une fois) sur votre dossier Sagastock Pharma pour le sélectionner

Faites ensuite un clic droit -> « créer un raccourci »

Coupez ce raccourci (menu principal -> « edition » -> « couper »)

Puis collez sur l’écran principal de votre ordinateur (clic-droit -> « coller le raccourci »)
2.



2.
Créer des « sous dossiers » :
ouvrir le dossier « Sagastock Pharma »
créer (comme expliqué précédemment) des nouveaux dossiers
nommer ces nouveaux dossiers :

Install (vous rangerez les fichiers d’installation du logiciel),

base articles

Backup (pour enregistrer et ranger vos sauvegardes),

Transmit (pour enregistrer et ranger vos fichiers de transmission qui seront ensuite envoyés au niveau
de la coordination).
Installer Sagastock Pharma sur votre ordinateur pour la première fois……
5.
Le nom du fichier d’installation comporte le numéro de version.
Exemple : « Sagastockinstall10001.exe » est la version 1.0.001.
Le numéro de la version sera écrit en bas des écrans de Sagastock
Pharma. De cette façon vous saurez toujours sous quelle version vous
travaillez.
copier le fichier d’installation dans le dossier « install » que vous avez créé
double cliquer sur ce fichier
choisissez la langue dans laquelle vous seront données les instructions d’installation
lire et suivre les instructions concernant l’installation (Sagastock Pharma connaît le chemin : le plus simple est de
lui faire confiance et de cliquer sur « suivant »).
une fois l’installation terminée, l’icône de Sagastock Pharma apparaît sur le bureau de votre ordinateur
6.
Redémarrer l’ordinateur pour que l’installation soit complète
1.
2.
3.
4.
3. Installer une nouvelle version de Sagastock Pharma (mises à jour)
Lorsque vous recevez ou télécharger une nouvelle version de Sagastock Pharma, vous n’avez pas besoin de désinstaller la
version précédente (à moins que cela ne vous soit spécifiquement demandé).
1. faites une sauvegarde avant d’installer la nouvelle version (on ne sait jamais !)
2. comme précédemment, copier ce fichier dans votre dossier « install »
3. double cliquer sur le fichier
La nouvelle version prendra automatiquement la place de la précédente et conservera tout votre travail.
- Sagastock Pharma -
1/31
Introduction : Menus de Sagastock Pharma
Menus de Sagastock Pharma : Le minimum à savoir
1.
Login et mot de passe pour ouvrir Sagastock Pharma (à voir avec votre référent Sagastock)
2.
Changer la langue de l’utilisateur

cliquer sur « Outils » dans la barre de menu principal

cliquer sur « langues » et cliquer sur Français ou Anglais
3.
Faire une sauvegarde (backup)

cliquer sur « Fichier » dans la barre de menu principal

cliquer sur « Sauvegarder (backup) »

Indiquer le chemin du fichier où vous voulez enregistrer votre sauvegarde

Sélectionner le fichier et cliquer sur « enregistrer »
4.
Restaurer une sauvegarde


cliquer sur « Restaurer »

Indiquer le fichier de backup que vous voulez restaurer et cliquer sur « Ouvrir »
NOTE : restaurer une backup supprime toutes les informations précédentes. Si vous voulez conserver ces informations
faites une sauvegarde avant de restaurer
Restaurer 1 backup
5.
Exporter la base article projet


cliquer sur « exporter base article projet »

Indiquer le fichier où vous voulez enregistrer votre fichier

Donnez lui un nom (base article + code projet par exemple) et cliquer sur « enregistrer »
2/31
Introduction : Menus de Sagastock Pharma
6.
Importer la base article projet


cliquer sur « importer base article projet »

Indiquer le fichier que vous voulez restaurer et cliquer sur « ouvrir »
7.
Désinstaller Sagastock Pharma

cliquer sur « démarrer » (bureau de votre ordinateur)

cliquer sur « paramètres »

cliquer sur « panneau de configuration »

cliquer sur « Ajout/suppression de programmes »

Sélectionner « Sagastock Pharma » et cliquer le bouton « modifier/supprimer »

Suivre les instructions : cliquer sur les boutons « suite » puis « fin »
3/31
Chapitre 1 : Paramétrage de Sagastock Pharma
Chapitre 1 : Paramétrage initial de Sagastock Pharma
Qui ?: Le coordinateur, médical le responsable terrain ou le pharmacien
Comment ?: Pour vous aider, avant de commencer complétez la fiche jointe « paramétrage Sagastock Pharma »
1.
Première ouverture de Sagastock Pharma: niveau Pharmacie de stock

Double cliquer sur l’icône Sagastock Pharma


Saisir login et mot de passe (voir le référent Sagastock de votre organisation)
Créer la pharmacie centrale du projet en complétant l’écran suivant
Code Sagastock = code du projet
Désignation du projet = nom associé au code projet
Nom de la pharmacie centrale = nom donné à la pharmacie centrale du projet (en charge de l’approvisionnement
global du projet).

Valider
2. Créer le système de distribution du projet
Note : Deux unités ne peuvent pas porter le même nom
2.1
Ajouter une unité




Sur l’écran principal : sélectionner l’unité qui approvisionne cette nouvelle unité
cliquer sur l’icône « modifier la liste des unités »
cliquer sur l’icône « ajouter une unité »
compléter la fenêtre suivante
o
o
o
o
o
entrer le nom de cette unité
indiquer le type d’unité à l’aide du menu
déroulant
préciser le type d’UC si vous créer une unité
de consommation
Si le nom de l’unité de consommation
n’explique pas le type d’activité alors
précisez l’activité dans le champ « activité
médicale »
La zone commentaire est un bloc note pour
que vous puissiez ajouter des informations
importantes pour vous (exemple : nom de la
personne responsable des médocs dans
l’unité et la date de la dernière supervision)

Cliquer sur OK
2.2
Lire, modifier ou mettre à jour les informations concernant une unité

Cliquer sur l’icône « modifier la liste des unités »

Double cliquer sur l’unité
4/31
Corriger une erreur : supprimer une unité

Sur l’écran principal : sélectionner l’unité que vous voulez supprimer


cliquer sur l’icône « supprimer cette unité »
NOTE : on peut supprimer une unité uniquement dans les cas suivants :
- La liste standard de cette unité est vide (aucun article sélectionné)
- Aucune donnée n’a été saisie pour cette unité
Si il est impossible de supprimer une unité alors l’icône « supprimer cette unité » est plus pâle (atténuée).
3.
Définir les listes standard des unités du projet

Sur l’écran principal : sélectionner l’unité

cliquer sur l’icône « liste standard »

cocher tous les articles appartenant à la liste standard de cette unité
NOTE : colonnes « impression » et « saisie »
Impression - > si ces cases sont cochées alors les articles apparaîtront sur tous les documents pré imprimés et sur les écrans
de saisie des données
Saisie -> si ces cases sont cochées alors les articles apparaîtront uniquement sur les écrans de saisie des données
Pourquoi cette distinction ? : pour ne pas surcharger inutilement les bons de commande/livraison :
certains articles ne sont pas demandés à chaque commande (exemple : stéthoscope, balance……)
Certaines unités peuvent commander des médicaments qui n’appartiennent pas à leur liste standard pour faire
face à un besoin exceptionnel (exemple : ATB spécifique nécessaire à un patient……)
Ces articles sont ajoutés à la main sur les lignes vierges supplémentaires des bons de commande/livraison.
Trucs et astuces : commencer par les unités périphériques
Chaque fois qu’un article est sélectionné pour une unité de conso il est automatiquement sélectionné pour la ou les
pharmacies qui approvisionnent cette unité.
En commençant par les unités de conso vous commencer à établir la liste standard des pharmacies de stock.
5/31
Trucs et astuces : copier/coller une liste standard

Sur l’écran principal : sélectionner l’unité dont vous voulez copier la liste standard

Faites un clic droit sur l’écran : un pop up menu apparaît

Cliquer sur copier la liste standard

Sélectionner l’unité pour laquelle vous voulez copier cette liste

Faites de nouveau un clic droit sur l’écran

Cliquer sur copier la liste standard
Trucs et astuces : sélectionner ou désélectionner plusieurs articles en même temps
 Dans la liste, placez vous sur la première ligne que vous voulez sélectionner
 maintenir enfoncée la touche « haut » (flèche pointée vers le haut qui vous permet de taper une lettre en
majuscule)
 sélectionner les lignes souhaitées en appuyant sur la flèche bas (touches de direction : haut, bas, droite,
gauche)
 faites ensuite un clic droit sur l’écran et cliquer sur « Cocher la sélection » ou « décocher la sélection »
dans le pop up menu.
3.1
Rechercher un article dans une liste : attention aux fôtes d’orthographe !
Recherche par code : taper DORA pour voir tous les médicaments oraux
Recherche par la désignation de l’article :
taper ALB pour voir tous les articles contenant ces lettres dans la désignation
taper ALB% pour voir tous les articles commençant par ALB
Recherche par code thérapeutique (pour les médicaments) : utiliser le menu déroulant
NOTE : cliquer sur le bouton « effacer » pour revenir à la liste complète.
3.2
Utiliser les filtres : filtres listes standard (cases à cocher : )
Pensez à utiliser les filtres pour voir les articles non sélectionnés et les articles
hors liste.
3.3
Ajouter un article standard ou non standard
Article standard : article codifié par l’ONG. Exemple DORAALBE4T- pour l’albendazole 400mg, comp.
Article non standard : article crée localement par votre projet ou un autre projet. Le code contient alors un Z (code local ). +
les 2 lettres + n°séquentiel.
On ajoute un article uniquement si cet article n’existe pas dans Sagastock Pharma. Cherchez bien et pensez aux
fautes d’orthographe !



NOTE :



3.4
Cliquer sur le bouton « ajouter article standard » ou « ajouter article non standard »
Compléter la fiche article
Valider
Ecrivez la désignation dans la langue utilisée sur le projet
Les informations indispensables sont le code et la désignation de l’article. Toutes les autres informations peuvent
être ajouter et/ou modifiées après (Voir/modifier article).
L’article est automatiquement sélectionné.
Voir/modifier article -
 Sélectionner l’article
 Cliquer sur le bouton « modifier/voir article »
Note : vous pouvez aussi double-cliquer sur l’article
Vous pouvez modifier tous les paramètres sauf le code et la désignation « officielle ».
NOTE : vous avez la possibilité de créer des désignations usuelles.
6/31
3.5
Créer une désignation usuelle
Certaines désignations sont longues et compliquées. Par exemple :
-
chlorpromazine chlorhydrate, 25mg, comp souvent simplement désigné par chlorpromazine, 25mg, comp
Aiguille, luer, u.u. IV, 19G (1,1x40mm), crème souvent désignée par : Aiguille IV, 19G, crème
NOTE : les désignations usuelles sont plus simples et plus compréhensibles. Attention à ne pas trop simplifier !
Corriger ses erreurs : Supprimer un article que vous avez créé
 Sélectionner l’article
 Cliquer sur le bouton « modifier/voir article »
 Cliquer sur « supprimer »
NOTE : Il est possible de supprimer un article que vous avez crée uniquement si :
- cet article n’est sélectionné dans aucune liste standard
- aucune donnée n’a été saisie pour cet article
Un bouton « supprimer » apparaît quand c’est possible.
Trucs et astuces : bouton « utilisé par…. »
En cliquant sur le bouton « utilisé par………… », vous saurez dans quelles listes standard cet article est
sélectionné et dans quelles saisies.
7/31
Chapitre 2 : Imprimer les documents de gestion et de supervision
Objectif : permet d’imprimer les documents standardisés de gestion. Ces documents doivent être complétés à la main. Les
informations notées sur ces documents seront saisies au niveau de Sagastock Pharma.
1.
Les documents proposées dans Sagastock Pharma
Documents
pré
imprimés à partir
des listes standard
que
vous
avez
constituées
Documents vierges =
documents non pré
remplis
Documents communs à
toutes
les
unités :
pharmacies de stock et
unités de consommation
Documents spécifiques
des unités de
consommation
Différentes tailles
d’étiquettes
pour
mieux ranger les
articles dans les
pharmacie
Documents spécifiques
des pharmacies de stock
Voir les documents
Les documents proposés peuvent être utilisés après impression ou :
vous servir de modèle pour élaborer vos propres documents
pour certains être exportés sous excel pour vous permettre de générer vos propres documents
Documents vierges
Bon de commande exceptionnelle
Retour de produit
Certificat de donation
Certificat de prêt ou d’emprunt
Quand utiliser ce document ?
Pourquoi ?
Toute commande hors du planning
prévu des commandes
Eviter d’utiliser un bon de commande
pré imprimé pour commander
quelques articles
Lorsqu’une unité renvoie des articles
dont elle n’a pas besoin à la pharmacie
de stock
Chaque fois que le projet fait une
donation
Chaque fois que le projet fait un prêt
ou un emprunt ou une restitution
Etiquettes
Etiquettes pour carton
Différents format d’étiquette
Etiquette pour étagère
Etiquettes pour stock card
Documents pré imprimés à partir des listes standard des unités
Liste standard
Afficher cette liste dans l’unité
Bon de commande/livraison
Pour chaque commande planifiée
Feuille d’inventaire
Pour chaque inventaire
Tableau des distributions totales
(pour les pharmacies de stock)
Reporter le total des quantités
distribuées à l’ensemble des unités
Imprimer facilement des étiquettes
lisibles
Connaître les articles en stock et leur
condition de stockage
Document pré imprimé avec la liste
standard de l’unité pour commander
facilement.
Document pré imprimé pour reporter
les quantités en stock avec les dates
de péremption
Suivre l’évolution des « conso » de la
pharmacie de stock
8/31
Tableau des distributions totales
(pour les unités de conso)
chaque mois
Reporter le total des quantités totales
reçues par les unités chaque mois
Tableau des distributions par mois et
par unité
Reporter chaque mois le total
quantités distribuées à chaque unité
Tableau de bord des pharmacies de
stock
Documents de supervision
Reporter chaque mois les informations
essentielles des pharmacies de stock
Feuilles de pointage journalières
(Supervision des unités de conso)
Chaque jour pour noter les quantités
dispensées aux patients (conso réelles
des unités de conso)
Chaque jour pour reporter le total
journalier des conso réelles
Chaque semaine pour reporter le total
hebdo des conso réelles de l’unité
Relevé bi-hebdo des conso
Relevé mensuel des conso
2.
Suivre
l’évolution des
mensuelles de chaque unité
« conso
Calculer facilement le total journalier
des conso réelles
Calculer facilement le total hebdo des
conso réelles de l’unité
Calculer facilement le total mensuel
des conso réelles de l’unité
Remarques - Documents pré imprimés
Pourquoi y a-t-il toujours des lignes vierges à la fin des documents pré imprimés ?
Tous les documents pré imprimés comportent des lignes vierges (en fin de documents) pour ajouter des articles non décrits
dans les listes standard.
Comment les articles sont-ils classés sur les documents pré imprimés ?
Les articles sont classés selon les règles de l’organisation c'est-à-dire selon le même ordre que sur la feuille de commande.
3.
Voir et imprimer les documents
Sélectionner le document que vous souhaitez imprimer
Cliquer sur le bouton
9/31
Cliquer ici pour
imprimer
le
document
Utiliser les flèches
pour passer d’une
page à une autre
Cliquer ici pour
modifier
l’affichage
du
document
Cliquer ici pour
fermer la fenêtre
4.
Sur le pied de page des documents figure :
la date d’impression, le n° de version de
Sagastock Pharma, le nom du document et
de l’unité et le n°de page
Etiquettes
Trois formats d’étiquette sont disponibles. Imprimez ces étiquettes sur du papier habituel puis découpez - les
…….
- étiquettes pour les cartons (4 étiquettes pour un format de papier habituel = A4)
- étiquettes pour les étagères de rangement
- étiquette pour les fiches de stock : ces étiquettes sont destinées aux situations d’urgence. Leur taille et
les renseignements pré imprimés correspondent au haut des fiches de stock
Trucs et astuces pour les étiquettes : si vous n’avez besoin que de quelques étiquettes……
Créez une unité de conso que vous pouvez par exemple appeler « Etiquettes ».
Sélectionnez dans sa liste standard uniquement les articles pour lesquels vous voulez des étiquettes.
Imprimez vos étiquettes.
Désélectionner tous les articles de la liste standard vous pourrez alors supprimer cette unité.
10/31
5.
Adapter les feuilles de pointage journalière (Documents spécifiques des unités de consommation)
Cliquer sur le bouton « mise en page » pour augmenter la hauteur
de ligne .
Exemple : entrer 10 pour
l’aspirine
Si « nbre de lignes » =1
Si « nbre de lignes » =10
6.
Exporter vos documents
Vous pouvez exporter les documents sous différents formats…….
11/31
Chapitre 3 : Saisir les données dans Sagastock Pharma
1.
Saisie des mouvements de stock des pharmacies de stock : IN et OUT
Toutes les entrées ou sorties de stock doivent être mémorisées dans Sagastock Pharma.
Chaque mouvement de stock a lieu à une date précise et doit être accompagné d’un document qui précise les
articles et les quantités entrées ou sorties de stock.
1.1 Les différents types d’entrée ou de sortie de stock des pharmacies de stock
Appro ONG *
Donation
Achat local
Retour
d’articles
des
unités de votre projet
Emprunt
Retour de prêt
tiers*
Stock
pharmacy
Retour d’un emprunt
Périmés ou détériorés
Donation
Prêt
tiers*
*
Distribution aux unités du
projet
Règle fondamentale de gestion : Un mouvement = une date = un document
* Appro ONG = Entrée en stock d’articles venant du fournisseur ou de la pharmacie central du projet dans le cas ou il existe
des pharmacies intermédiaires.
*Tiers : peut être un autre projet ou bien un autre organisme à qui le projet donne, prête ou emprunte des articles.
1.2
Saisir une entrée en stock

Cliquer sur la Pharmacie puis sur l’icône « saisie des données »

Cliquer sur l’icône « IN »

Choisir le motif de l’entrée : appro ONG, don, retour de produit, périmé…

Si In = donation, prêt ou retour d’emprunt : choisir le tiers

Si IN = retour d’articles : choisir l’unité

Cliquer sur la date d’entrée en stock à la pharmacie

Saisir les quantités entrées en stock.

Valider par le « coche vert ».
1.3
Saisir une sortie de stock


Cliquer sur l’icône « OUT »

Choisir le motif de sortie de stock : distribution, périmés, don, retour de produit, etc

Si Out = donation, emprunt ou retour de prêt : choisir le tiers

Si Out = distribution ou retour d’articles : choisir l’unité

Cliquer sur la date de sortie de stock de la pharmacie

Saisir les quantités sorties du stock

Valider.
1.4
IN/ OUT Donation – prêts – emprunts : Définir les tiers [Modifier un tiers / supprimer un tiers]

Cliquer sur l’icône « liste des tiers »

Cliquer sur ajouter

Compléter la fiche tiers (Note : seul le nom apparaîtra dans le menu déroulant)

Cliquer sur valider
12/31
1.5
Sortie de stock: Périmés ou détériorés – ajouter des commentaires
Vous pouvez ajouter des commentaires (colonne « remarques ») qui apparaîtront dans le bilan des périmés et
détériorés (Voir Rapport : bilan des périmés et détériorés)
1.6
Entrées en stock : Appro non ONG - Cas particulier des Projets avec appro Mixte
Dans certains projets, le stock central approvisionne des unités qui reçoivent également un approvisionnement venant du
ministère de la santé (MOH en anglais) ou d’un organisme international (GF = global fund en anglais).
Il est alors important de savoir quelles quantités de médicaments sont reçues chaque mois par ces unités pour que l’on
puisse en tenir compte au moment de la commande internationale.
Ces informations n’apparaîtront pas dans les rapports de Sagastock Pharma mais seront disponibles dans les statistiques.

Cliquer sur « IN »

Sélectionner Appro non ONG dans la liste des mouvements

Indiquer l’origine (pour ajouter une origine faites comme pour ajouter un tiers)
Trucs et astuces ; utilisez le filtre pour voir uniquement les quantités saisies
Lorsque vous avez terminé votre saisie, cochez le filtre « voir uniquement les quantités saisies » afin de vérifier si il n’y a pas
d’erreur.
Trucs et astuces : Ajouter un article pendant la saisie des données - raccourcis vers la liste standard
Cliquer sur l’icône « liste standard » en bas des écrans de saisie, pour ajouter un article si vous devez saisir des
données sur un article supplémentaire.
Exemple : une unité commande exceptionnellement des articles « hors liste ». Ces articles sont ajoutés à la main
en bas des bons de commandes/livraisons et ne sont donc pas sélectionnés dans la liste standard de cette unité. Après la
saisie des données, il ne faut pas oublier de les désélectionner !
2.
Saisir les mouvements de stock (IN et OUT) des Unités de Consommation
Pour les UC les seuls mouvements que l’on peut saisir sont les suivants :
 IN : Appro non ONG
 OUT : Périmés et détériorés et conso réelles
NOTE : la saisie des consommations réelles permet uniquement de superviser la gestion dans les unités de
consommations. Ces informations sont accessibles uniquement dans les statistiques de Sagastock Pharma.
3.
C - Saisir un inventaire (pharmacies de stock)
Tous les calculs de stock donnés par Sagastock Pharma se font à partir des inventaires.
Le rapport « liste des articles : péremption < X mois » est fait uniquement à partir des inventaires complets
(inventaire de tous les articles présents en stock).
NOTE : Aucun autre mouvement de stock ne doit être enregistrés dans Sagastock Pharma à la même date que celle de
l’inventaire.
Les articles périmés et/ou détériorés ne doivent pas être comptés dans l’inventaire. Ils doivent être sortis du stock avant de
réaliser l’inventaire.
Dans la pratique :
- Préparer l’inventaire : Ranger le stock, compter tous les cartons pleins de réserve et noter sur chaque carton la
quantité et la date de péremption.
- Réaliser un inventaire et noter sur le document pré imprimé « Feuille d’inventaire » les quantités présentes dans le
stock pour chaque date de péremption.
- Reporter les quantités sur les fiches de stocks et rechercher les écarts si il existe une différence entre le stock physique
et le stock théorique.
- Puis saisir les données dans Sagastock Pharma.
- Si l’inventaire a été réalisé sur plusieurs jours alors indiquer uniquement le dernier jour.






Cliquer sur l’icône « inventaire »
Cliquer sur la date à laquelle l’inventaire a été fait
Indiquer si il s’agit d’un inventaire partiel (tous les articles présents dans le stock n’ont pas été inventoriés
Entrer les quantités et les dates de péremption
Si vous avez plusieurs dates de péremption pour un article alors dupliquez la ligne de cet article :

Cliquer sur la ligne de l’article que vous voulez dupliquer

Cliquer sur la touche « inser » ou la touche « + » du pavé numérique
13/31
NOTE : Si vous êtes en rupture de stock pour un article TAPER 0 (zéro)
Trucs et astuces : Saisie des dates
Vous pouvez taper simplement 1208 et Sagastock Pharma notera 12/2008.
Si cela ne fonctionne pas il faut vérifier les «options régionales » de votre ordinateur. (voir options régionales).
Trucs et astuces : Repérer les erreurs dans les dates de péremption
Si la date d’expiration saisie est antérieure à la date d’inventaire alors la date saisie est
écrite en rouge dans une cellule grise.
NOTE: les articles périmés ne doivent pas être compté dans un inventaire. Ils doivent être
sortis des stocks AVANT l’inventaire.
Corriger

les
Erreur






erreurs de saisie des mouvement de stock (IN et Out) et des inventaires
sur la date des saisies ou les quantités et dates de péremption saisies

Faites un clic droit sur l’écran pour faire apparaître le pop up menu (ci-dessous)
sélectionner le type de données que vous voulez modifier
Sélectionner le mouvement, l’unité ou le tiers
Parmi les dates de saisies choisissez celle que vous voulez modifier
Modifier alors la date ou les quantités ou les dates d’expiration
valider
 Erreur sur le tiers ou l’unité
Dans ces cas vous devez :
- Supprimer les données saisies
- Recommencer la saisie

Supprimer les données saisies


Faites un clic droit sur l’écran puis sélectionner le type de données que vous voulez modifier

Sélectionner le mouvement, l’unité ou le tiers

Parmi les dates de saisies choisissez celle que vous voulez supprimer

Effacer toutes les quantités saisies et valider
Trucs et astuces : correction et /ou suppression des données saisies
Cocher la case : « voir uniquement les qtés saisies » pour effacer ou corriger plus rapidement les données saisies.
14/31
4. Kits : déconditionnement des kits (Pharmacies de stock et UC)
Des kits doivent être sélectionnés dans la lise standard de l’unité pour pouvoir accéder à cette fonction.
Impacts de cette fonction :
sortie de stock du nombre de kit indiqué
Entrée en stock de chaque article contenu dans le kit à la quantité (colonne « Qt ») indiquée.
Sélection automatique dans la liste standard de l’unité des articles contenus dans le kit.
Note : Il est impossible d’annuler le déconditionnement d’un kit. Par précaution avant de déconditionner un kit faites une
sauvegarde. En cas d’erreur il suffit de restaurer votre backup.







Cliquer sur l’icône « Kits »
Sélectionner le kit dans la liste
Indiquer la date à laquelle le kit a été déconditionné
Indiquer au besoin le nombre de kits déconditionnés
Vérifier les quantités de chaque article réellement présentes dans le kit et corriger au besoin la valeur
indiquée dans la colonne « Qt »
Cliquer sur déconditionner et valider
15/31
Chapitre 4 : Rapports Sagastock Pharma
Chapitre 4: Rapports de Sagastock Pharma
1.
Rapports disponibles dans Sagastock Pharma
Nom du rapport
Bilan des articles
périmés et
détériorés
Bilan des
donations
Données saisies dans Sagastock Pharma
utilisées pour ce rapport
Out « périmés et détériorés » des
pharmacies de stock et des UC
In et out « donations »
Description du rapport et utilité du rapport
Etablit la liste des articles périmés et/ou détériorés et
valorise le montant des pertes au cours d’une période
choisie.
Résumé (date, tiers, montant) des donations reçues et
accordées par le projet au cours d’une période choisie.
Document complémentaire des certificats de donation
qui doivent être remplis lors de chaque donation.
Résumé (date, tiers, montant) des prêts, emprunts et
restitutions faits par le projet pour une période donnée.
Document complémentaire des certificats
de
prêt/emprunts qui doivent être remplis lors de chaque
prêts ou emprunts.
Bilan des prêts et
des emprunts
In et Out « Emprunt », « restitution de
prêts », « Prêts », « restitution
d’emprunt »
Liste des articles
distribués par
unité
Articles sélectionnés dans les listes
standard de chaque unité
Listes des
articles : date de
péremption <X
mois
Quantités par date de péremption lors
des inventaires complets
Tableau de bord
simplifié ou
détaillé
Tableau des
consommations
mensuelles des
pharmacies de
stock
Toutes les informations saisies : In, Out,
Inventaires et Kits
- Gestion : le stock dispo à la fin du mois est-il adapté à
la conso ?
Somme par mois des Out « distribution »
(quantités distribuées par la pharmacie
de stock aux unités approvisionnées) au
cours d’une période
Evolution des quantités mensuelles distribuées par la
pharmacie de stock au cours d’une période choisie
- Gestion : suivre l’évolution des qtés distribuées
chaque mois pour détecter les variations qui
pourraient avoir un impact sur le stock
- Supervision des UC : vérifier la cohérence des listes
standard de chaque unité
- Gestion : quelles unités informer si risque de rupture
- Cde projet : validité du stock physique au moment de
la cde.
- Gestion : sortir les périmés du stock chaque fin de
mois si nécessaire
16/31
Tableau mensuel
des
consommations
2.
2.1
Out « distribution » au cours d’un mois
vers chaque unité approvisionnée
- Supervision des UC : voir si les quantités distribuées
chaque mois sont cohérentes avec l’activité.
- Gestion : rechercher si une variation de conso totale
brutale vue sur le tableau des distributions
mensuelles totales est expliquée par les quantités
distribuées à une ou plusieurs unités.
Les paramètres des rapports
Définir la période ou le Mois
Noter MM/YY. 04/07 pour avril 2007
2.2
Obtenir un bilan global pour le projet
Si la case est cochée le bilan reprendra les informations saisies dans toutes les unités
du projet. Sinon il ne concernera que l’unité sélectionnée.
2.3
Définir le nombre de mois pris en compte pour calculer la consommation mensuelle moyenne (CMM)
Si nombre de mois = 1 alors la CMM sera calculée uniquement à partir de la
consommation du mois pour lequel vous demandez le rapport (quantité distribuée
par la pharmacie de stock aux unités du projet).
Si nombre de mois = 3 alors le calcul sera basé sur le mois demandé plus les 2 mois
précédents.
NOTE : si nombre de mois = 12 alors vous n’avez saisi deux mois de données, la CMM sera bien sur calculée sur
2 mois uniquement
2.4
Inventaire de référence et nombre de mois : liste des articles qui périment dans les X prochains mois
Sélectionner un inventaire parmi les inventaires complets réalisés
et préciser le nombre de mois -> vous obtiendrez la liste des
articles qui vont périmer à compter de l’inventaire.



3. Comment obtenir un rapport ?
Sélectionner le rapport
Préciser si besoin les paramètres qui serviront à établir le rapport
Cliquer sur l’icône «voir le rapport »
17/31
3.1
Liste des articles : Péremption <X mois
Sélectionner l’inventaire de référence parmi les inventaires complets
Indiquer le nombre de mois à prendre en compte dans le calcul de la CMM
Indiquer le nombre de mois à venir à analyser
Comment lire ce rapport ?
Exemple 1 : azithromycine, 250mg, gel

Stock disponible à la date de
l’inventaire = 1566 unités

CMM calculée sur les 5 derniers mois
de conso = 124 unités par mois

Quantité qui périme en Juillet = 426
unités soit environ 1/3 du stock disponible
Analyse : normalement les 426 unités devraient
être utilisées avant péremption ; donc pas de
soucis
Exemple 2 : Chloroquine, 150mg, comp
La totalité du stock disponible va expirer en
avril et mai. Ce médicament est utilisé sur le
projet (CMM = 176). Il faut donc vérifier si ce
produit est en attente de réception et dans le
cas contraire le commander en urgence (si il
n’existe pas d’équivalent thérapeutique
disponible).
18/31
3.2
Tableau de bord simplifié
Mois demandé = février 07
La CMM sera calculée à partir des
OUT conso saisies dans Sagastock
Pharma pour les 6 derniers mois
(février inclus)
Les paramètres de la commande
seront utilisés pour indiquer avec des
couleurs (rouge, noir et bleu) le stock
fin de mois exprimé en mois de conso
NOTE : le temps pour voir ce tableau
est un peu long car Sagastock Pharma
calcule pour chaque article le stock
er
initial (1 jour du mois) et final
(dernier jour du mois) en fonction de la date du dernier inventaire fait pour cet article et de tous les mouvements saisis depuis cette date.
Détecter les erreurs : si le stock initial ou final est négatif (ce qui est impossible) alors la valeur apparaît en
rouge sur un fond gris.
IL faut alors rechercher l’origine de cette erreur.
Pour vous aider, il suffit de ;

double cliquer sur l’article pour obtenir la fiche de stock de cet
article

définir l’intervalle de date que vous voulez voir (cet intervalle est pré
défini sur 3 mois)

valider
Dans l’exemple suivant : il y a soit une erreur dans les quantités distribuées
depuis le dernier inventaire soit une entrée en stock non notée. Il faut alors
vérifier avec la fiche de stock de cet article et les documents de gestion.
19/31
Stock init
Stock au premier jour du mois demandé
TOTALIN
Somme des entrées en stock au cours du mois demandé
OUTCONSO
Somme des consommations au cours du mois demandé
Conso d’une pharmacie de stock = quantité distribuée
OUT_OTHER
Somme des autres (non conso) sorties de stock au cours du mois.
TOTALOUT
Somme des sorties de stock au cours du mois
Stock fin
Stock au dernier jour du mois
Valeur_tot
Valorisation du stock au dernier jour du mois
CMM
Consommation moyenne mensuelle
STOCKMOIS
Stock fin de mois exprimé en mois de consommation (stock final
divisé par la CMM)
20/31
3.3
Tableau des distributions totales mensuelles
21/31
3.4
Tableau des distributions par mois et par unité
22/31
Chapitre 5 : Module « Outils »
Chapitre 5: Module « outils » de Sagastock Pharma
Module disponible sur les écrans de saisie des données et sur les rapports de Sagastock Pharma. Il
permet :
- d’imprimer
- d’exporter vers excel
- de filtrer les rapports
1.
Imprimer avec le module « Outils »
Définissez vos paramètres d’impression qui seront automatiquement mémorisés et conservés pour la
prochaine fois.
Cocher / décocher les informations qui apparaîtront pour l’impression
PUIS cliquer sur « Aperçu… » pour voir le résultat
Indiquer le titre du rapport.
Vous pouvez indiquer la police de caractère et sa taille en cliquant sur le bouton « ….. »
23/31
Cocher les informations que vous voulez voir apparaître pour l’impression.
NOTE : certaines colonnes (ici CLASS et MERGE) sont des informations spéciales utilisées par le logiciel. Elles n’ont pas
d’intérêt pour vous.
Cliquer sur N/A pour faire apparaître pour l’impression un des calculs suivants.
1.1
Changer le nom de certaines entêtes de colonne
Pour faciliter la compréhension des noms utilisés dans les entêtes de colonnes dans les rapports il est possible de les
personnaliser.
NOTE : il est impossible de changer le nom des colonnes qui sont un calcul ( exemple : total, CMM, STOCKMOIS).
ATTENTION : pour utiliser les filtres il faudra utiliser les anciens noms.
2.
Exporter avec le module « Outils »

Cliquer sur exporter

Indiquer le chemin du dossier où vous voulez enregistrer ce rapport

Donner un nom à votre document

Cliquer sur « enregistrer »
NOTE : ce fichier n’est pas un vrai fichier excel. Pour transformer ce fichier en un vrai fichier excel :
ouvrez-le
cliquer sur enregistrer sous

sélectionner « Classeur Microsoft excel (*.xls) » dans type de fichier

ne changer pas le nom du fichier

cliquer sur « enregistrer »
3. Position avec la module « Outils »
Permet de modifier et de mémoriser automatiquement la largeur des colonnes et leur place.
NOTE : il n’est pas possible de supprimer une colonne mais vous pouvez diminuer sa largeur pour la rendre presque
invisible.
24/31
3.1
Changer la place d’une colonne

Clic droit ET maintenir ce clic droit sur l’entête de la colonne que vous voulez déplacer

Placer le pointeur sur la place où vous voulez mettre cette colonne ET lâcher le clic droit
3.2
Rétablir la taille et la position des colonnes

Cliquer sur le bouton « position »

Cliquer sur « Ignorer »
4.
4.1
Filtrer avec le module « Outils » - apprendre avec des exemples
Comprendre comment cela marche !
Colonne « numérique » : contient uniquement des chiffres
Colonne « alphanumérique » contient des lettres ou des chiffres et des lettres (code et articles)
Colonne « date »
Tableau de bord simplifié
Voir uniquement les articles dont la CMM est nulle : CMM=0
Voir uniquement les articles dont la CMM est comprise entre 100 et 2000 : CMM>100 AND CMM<2000
Voir tous les médicaments oraux (code commençant par DORA) : code like « DORA% »
Voir tous les articles commençant par PARA : article like « PARA% »
On peut les associer par AND code like "DORA%" AND article like "PARA%”
Tableau des consommations mensuelles
Filtres sur les colonnes DATE
Noter les dates entre deux caractères spéciaux ; Alt GR+ 7
`11/2006`= 0 -> liste des articles non distribués pendant le mois de novembre 2006
4.2
Sauvegarder vos filtres
25/31
Annexes
Chapitre 6 : Mettre à jour la liste des unités
1.
Arrêter les activités d’une unité
Quand ? Exemples de circonstances :
dans un projet d’appui à un hôpital, l’organisation intervenait au niveau de différents services : il a été décidé que l’un
de ces services devait fermer car les activités couvertes par ce service sont désormais réalisée dans un autre
hôpital (non ONG) sur lequel les patients seront transférés.
Un projet « réfugiés » couvrait jusqu’ici 3 camps de réfugiées. Le contexte étant désormais favorable, les réfugiés
rentrent chez eux et l’un des camps va donc cesser ses activités.
Comment procéder ?
1. sélectionner l’unité dont vous désirez arrêter les activités
2. cliquer sur l’icône « arrêter les activités »
3. Indiquer la date d’arrêt des activités.
4. confirmer
L’unité disparaît de l’écran, mais Sagastock Pharma conserve toutes les données qui ont été saisies pour cette unité.
2. Afficher aussi les unités arrêtées
Quand ?
 pour voir si il existe des unités arrêtées
 pour pouvoir redémarrer les activités d’une unité
Comment procéder ?
1. clic droit sur l’écran (Principal ou « modifier la liste des unité »)
2. dans le pop up menu qui apparaît cliquer sur « voir aussi les unités arrêtées »
NOTE : les unités arrêtées apparaissent en « gris & italique »
3.
Redémarrer les activités d’une unité arrêtée

afficher les unités arrêtées

sélectionner l’unité


faites un clic droit sur l’écran

dans le pop up menu qui apparaît cliquer sur « redémarrer les activités de cette unité »

indiquer la date et valider
4. Déplacer une unité
Pourquoi déplacer une unité? : quelques exemples
L’unité de conso X était jusqu’ici approvisionnée par la pharmacie de stock intermédiaire Z mais elle sera désormais
directement approvisionnée par la pharmacie centrale.
Autres applications possibles :
 déplacer une pharmacie de stock intermédiaire et l’ensemble des unités qu’elle approvisionne
 ajouter une pharmacie de stock intermédiaire dans votre système de distribution
Un déplacement n’est pas autre chose qu’un arrêt des activités associé à une création avec conservation du nom de l’unité
et de sa liste standard.
Vous devrez indiquer la date à laquelle ce changement est intervenu.
26/31
Annexes
Comment procéder ?
1. sélectionner l’unité que vous souhaitez déplacer
2. clic gauche sur la souris de votre ordinateur maintenu appuyé : déplacer alors cette unité jusqu’à l’unité choisie
3. indiquer la date à laquelle la modification du système d’appro a été faite.
27/31

Première mise en route du logiciel : niveau

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