Cahier des charges de la prestation entretien et location du linge

Transcription

CAHIER DES CHARGES SUR LE TRAITEMENT DU LINGE PROFESSIONNEL
Résidence Pierre NOAL
11 Rue de la Forge
Putanges-Pont-Ecrepin
61210 Putanges-Le-Lac
Téléphone : 02.33.12.80.00
Courriel : [email protected]
SIRET : 314 912 189 00045
APE : 87 10 A
Type de l’acheteur : Etablissement privé non lucratif
Cahier des charges de la prestation entretien et location du linge professionnel
1
Sommaire
I. Présentation de l’Etablissement......................................................................................... 4
1.1 Présentation Générale ................................................................................................. 4
1.2 Présentation de l’établissement .................................................................................. 4
1.2.1 Les services ............................................................................................................ 4
1.2.2 Le personnel ........................................................................................................... 4
II. Situation Actuelle................................................................................................................. 4
2.1 Les prestations actuellement réalisées ..................................................................... 4
2.2 Description de la prestation actuellement réalisée .................................................. 4
2.2.1 Le vêtement de travail........................................................................................... 4
2.2.2 Les stocks ............................................................................................................... 5
III. Les prestations souhaitées ............................................................................................... 5
IV. Location et entretien des tenues professionnelles ....................................................... 5
4.1 Conditions générales .................................................................................................... 5
4.2 Les articles de linge ...................................................................................................... 6
4.2.1 La nature des pièces de linge .............................................................................. 6
4.2.2 Quantités et évolution du linge mis à disposition ............................................. 6
4.3 Le circuit du linge .......................................................................................................... 7
4.3.1 Le linge propre ....................................................................................................... 7
4.3.2 Le linge sale ........................................................................................................... 7
4.3.2.1 Le ramassage du linge sale.......................................................................... 7
4.3.2.2 Le traitement du linge sale ............................................................................ 7
4.3.3 Le transport linge propre / sale ............................................................................ 7
4.3.4 Le linge non conforme .......................................................................................... 7
4.4 Les modalités de contrôle et de suivi......................................................................... 8
4.4.1 Le contrôle en usine .............................................................................................. 8
4.4.2 Le niveau de qualité .............................................................................................. 8
4.5 La gestion administrative ............................................................................................. 8
4.5.1 La réception du linge propre ................................................................................ 8
4.5.2 Le suivi .................................................................................................................... 9
4.6 Les modalités d’exécution ........................................................................................... 9
4.6.1 La visite au préalable ............................................................................................ 9
4.6.2 La continuité de la prestation ............................................................................... 9
4.7 Les clauses administratives ........................................................................................ 9
4.7.1 L’objet du contrat et le champ d’application ...................................................... 9
4.7.2 La durée du contrat ............................................................................................. 10
4.7.3 Les documents contractuels .............................................................................. 10
4.7.4 Les modalités de la prestation ........................................................................... 10
4.7.4.1 La mise en place de la prestation .............................................................. 10
4.7.4.2 La consommation des articles loués ......................................................... 10
4.7.4.3 La modification du stock loué ..................................................................... 10
4.7.5 Les variantes sur la prestation........................................................................... 11
4.7.6 Le prix et le règlement de la prestation ............................................................ 11
4.7.6.1 Le contenu des prix ...................................................................................... 11
4.7.6.2 Les demandes de paiement ....................................................................... 11
4.7.8 Le paiement des factures ................................................................................... 11
4.7.9 Les pénalités de retard ....................................................................................... 12
4.7.10 La carence .......................................................................................................... 12
4.7.11 La responsabilité ............................................................................................... 12
2
4.7.12 La clause de sauvegarde ................................................................................. 12
4.7.13 La cession du contrat ........................................................................................ 12
4.7.14 La contestation................................................................................................... 13
4.7.15 L’acceptation ...................................................................................................... 13
4.8 La présentation de l’offre ........................................................................................... 13
3
I. Présentation de l’Etablissement
1.1 Présentation Générale
La Résidence Pierre NOAL est un établissement de 80 lits pour des personnes âgées
dépendantes dont 4 places sont réservées à de l’accueil temporaire. Cette Résidence a
ouvert ses portes le 3 mars 2014 et fait partie de l’Association Pierre NOAL.
1.2 Présentation de l’établissement
1.2.1 Les services
L’établissement se compose de 3 ailes sur 2 étages : un rez-de-jardin et un rez-de-chaussée
(annexe 1 : plan de la structure)
1.2.2 Le personnel
Le nombre total de salariés en CDI pour l’établissement qui utilisent des tenues
professionnelles est de 33 personnes, réparti de la manière suivante :
31 personnes pour les services de soins
2 personnes pour les autres services dont 1 personne au service technique et une
lingère.
Les tenues professionnelles des CDD sont gérées en interne par la lingère de
l’établissement.
II. Situation Actuelle
2.1 Les prestations actuellement réalisées
Un prestataire de service assure actuellement la location-entretien du linge professionnel de
l’établissement pour les CDI.
2.2 Description de la prestation actuellement réalisée
2.2.1 Le vêtement de travail
Un nombre de tenues a été mis à disposition des CDI. Les tenues sont nominatives
(marquage à l’intérieur du vêtement du nom et du prénom du professionnel + code barre de
chaque pièce). Chaque professionnel dispose de 3 tenues par semaine, soit 7 tenues au
total pour faire le roulement sur 2 semaines. Le chauffeur de la société livre dans les
vestiaires (hommes et femmes) les vêtements propres sur cintre. Un portant est à disposition
dans chaque vestiaire pour accueillir les cintres. Les professionnels se chargent de ranger
leurs vêtements dans leur vestiaire personnel.
4
2.2.2 Les stocks
Nous ne sommes pas propriétaire des stocks de linge professionnel. Nous travaillons en
location entretien. Lors du départ d’un salarié, le coût du vêtement non amortis nous est
facturé. Des vêtements neufs pour le nouveau salarié sont remis dans le circuit.
III. Les prestations souhaitées
Le présent marché est composé d’un lot unique. Le prestataire doit proposer une offre de :
-
location et entretien des tenues professionnelles
IV. Location et entretien des tenues professionnelles
4.1 Conditions générales
La sous-traitance de cette prestation doit répondre aux besoins de l’établissement en
termes :
-
d’hygiène : le niveau de la prestation doit être assuré par des procédures et des
garanties de qualité qui porteront sur :
- le traitement du linge,
- les produits lessiviels,
- les conditions de transport du linge sale et propre
-
d’organisation : en contribuant à sécuriser et à optimiser l’ensemble des flux
physiques et d’informations avec les services utilisateurs, avec en particulier, une
attention en terme d’ergonomie
-
de qualité, au regard de la propreté et de la qualité des tenues
-
de maîtrise de coût par rapport à un niveau de qualité déterminé. Le prestataire
propose un suivi des dépenses (tableaux de bord des rotations de vêtements)
-
de disponibilité et de réactivité en cas d’insatisfaction client mais aussi de suivi
de la prestation (rendez-vous mensuel avec le chargé de clientèle, la lingère et la
Directrice de l’établissement afin de faire un point sur l’ensemble de la prestation).
5
4.2 Les articles de linge
4.2.1 La nature des pièces de linge
Des échantillons et des fiches techniques de chaque pièce sont à faire parvenir à
l’établissement. Il convient de souligner que toute évolution technique de chaque pièce doit
être soumise à un accord au préalable de la Direction de l’établissement.
Le choix des articles devra être réalisé dans un souci d’esthétique et de confort pour
l’ensemble des utilisateurs et validé par la direction.
4.2.2 Quantités et évolution du linge mis à disposition
Les quantités annuelles et le type de linge sont les suivants :
NB de personnes
Tunique femme soins
Pantalon femme soins
Tunique homme soins
Pantalon homme soins
Polo
homme
(maintenance)
Blouson
homme
(maintenance)
Tunique femme lingère
Pantalon femme lingère
SAC DE LINGE
30
30
1
1
1
Nb de
Dotation/professionnels
changes/semaine
3
7
3
7
3
7
3
7
5
11
1
1
3
1
1
A fournir par le
prestataire
3
3
7
7
Cette liste peut faire l’objet d’ajustements quantitativement et qualitativement dans le temps
en fonction des besoins de l’établissement.
Dans ce cadre, les parties détermineront le coût de la prestation pour des articles non décrits
dans ce cahier des charges, en fonction :
-
d’un article similaire
du process de production
de la composition de l’article
Le marquage du linge
Le marquage des tenues est assuré par le prestataire. Par ailleurs, l’ensemble du linge doit
disposer d’un code barre ou autre système permettant d’identifier la date de mise en service
et la rotation des vêtements.
6
4.3 Le circuit du linge
4.3.1 Le linge propre
Les tenues propres devront être livrées une fois la semaine et conditionnées sur cintre.
La livraison du linge propre sera effectuée par le prestataire dans les locaux suivants :
- Vestiaire hommes
- Vestiaire femmes
Les tenues devront être déposées sur les portants prévus à cet effet.
Le prestataire devra prendre en compte les modifications éventuelles de distribution (les
jours fériés), et ajuster le stock en fonction.
4.3.2 Le linge sale
4.3.2.1 Le ramassage du linge sale
Le linge sale sera collecté une fois la semaine directement par le prestataire dans les
vestiaires hommes et femmes de l’établissement.
Des collecteurs sont prévus à l’intérieur de chaque vestiaire. Il convient que le prestataire
fournisse des sacs adaptés à ces derniers.
4.3.2.2 Le traitement du linge sale
En accompagnement de sa proposition d’offre, le prestataire remettra ses fiches techniques
détaillées des process de traitement du linge en indiquant les temps opératoires significatifs
temps alloué à chaque étape et les produits de traitement utilisés. Ces produits doivent
répondre aux normes actuelles afin d’éviter une allergie quelconque pour les professionnels.
4.3.3 Le transport linge propre / sale
Dans l’hypothèse où le prestataire assure le transport du linge propre et du linge sale avec
un véhicule unique, ce véhicule doit être nettoyé et désinfecté au retour. Une note d’intention
du prestataire précisera les protocoles qu’il envisage de mettre en œuvre à l’appui de l’offre.
4.3.4 Le linge non conforme
Le prestataire indiquera la procédure de retour des pièces de linge non conformes
(déchirées, tachées...) et leur mode de remplacement.
Le prestataire s’engage à remplacer gratuitement tout vêtement qui présenterait une usure
anormale.
7
4.4 Les modalités de contrôle et de suivi
4.4.1 Le contrôle en usine
L’établissement se réserve la possibilité d’une visite de l’usine avant d’effectuer le choix du
prestataire.
Conformément aux recommandations de l’ANAES, l’établissement peut à tout moment de
l’exécution du contrat contrôler dans l’usine du prestataire, la conformité des engagements
pris dans la fiche descriptive établie par ce dernier.
Le prestataire est tenu :
De fournir tout renseignement concernant les modes de traitement des articles, les dosages
employés, les matériels et les matières premières utilisés.
De laisser prélever tous les échantillons et de fournir les récipients nécessaires au
prélèvement des produits de bain en cours de traitement, ou d’eau alimentant les machines
à laver ou à nettoyer.
De mettre à disposition de l’établissement sur le site de production, tous les livres, registres,
documents, systèmes nécessaire à la traçabilité et à l’historique du processus complet du
traitement du linge à sa livraison.
4.4.2 Le niveau de qualité
L’établissement se réserve le droit de refuser tout article présentant une qualité visuelle non
satisfaisante :
-
blancheur des articles
traces
trous
usure anormale
remise en état trop nombreuses ou inesthétiques
4.5 La gestion administrative
4.5.1 La réception du linge propre
Les bordereaux de livraison seront détaillés par article. Dans tous les cas, le prestataire
devra fournir un récapitulatif mensuel des livraisons.
La facturation mensuelle doit être détaillée par type de vêtements.
8
4.5.2 Le suivi
Le prestataire précisera quelle méthode il emploiera ainsi que la fréquence de ces
comptages. La facturation mensuelle doit être détaillée par article. Dans le cadre de sa
maîtrise des coûts, le prestataire prend en charge : le suivi des consommations au niveau de
l’établissement, la traçabilité des références et le contrôle des pertes. D’autre part, le
prestataire assurera la mise en place de tableaux de bords mensuels opérationnels et
fonctionnels indiquant clairement et de façon argumentée le suivi des vêtements et leur
rotation par salarié.
Le prestataire doit obligatoirement s’inscrire dans la mise en œuvre de la démarche qualité
de l’établissement.
4.6 Les modalités d’exécution
4.6.1 La visite au préalable
Chaque candidat est invité à se rendre sur le site et avoir pris connaissance de la
configuration du point de collecte et de livraison ainsi que de ses différentes contraintes
identification des lieux de stockage et de livraison.
4.6.2 La continuité de la prestation
Le prestataire devra en toute circonstance prendre en charge la prestation « locationentretien » des tenues professionnelles de la Résidence. Le prestataire devra assurer la
continuité du service en cas d’arrêt temporaire du centre de traitement, de mouvement de
grève, des conditions météorologiques ou de crise grave de toute nature.
4.7 Les clauses administratives
4.7.1 L’objet du contrat et le champ d’application
L’établissement confie au prestataire la mise en place, du service de location entretien de
linge professionnel.
Ce service comporte :
- la remise en état des articles par traitement approprié (lavage entretien,
repassage, finition, réparation...)
- la livraison et le ramassage périodique des articles
Le prestataire s’engage :
-
à se conformer aux conditions générales et aux conditions du présent cahier des
charges
à satisfaire notamment aux prescriptions de normes homologuées s’appliquant à la
profession
à exercer sa prestation 12 mois / 12
9
En outre, le prestataire s’engage à dispenser :
-
du conseil assistance dans la logistique du linge
du conseil dans le choix des articles par rapport aux contraintes et exigences de
l’activité médico-social
4.7.2 La durée du contrat
Le marché est conclu pour la période du 26 février 2017 au 26 février 2021.
4.7.3 Les documents contractuels
Le contrat est constitué par les pièces administratives suivantes :
-
le contrat et ses annexes financières,
le présent cahier des charges,
le cahier des charges reste le document opposable. En aucun cas, les clauses du
contrat ne peuvent être contraires à celles du présent cahier des charges.
4.7.4 Les modalités de la prestation
4.7.4.1 La mise en place de la prestation
A la mise en place de la présente prestation, une information sera dispensée par le
prestataire aux personnels de l’établissement concernant les points suivants :
-
le tri,
les dotations,
les différentes procédures.
4.7.4.2 La consommation des articles loués
Une réunion mensuelle ou bi-mensuelle de suivi des prestations sera mise en place (suivi
des quantités, suivi de qualité et actions correctives) en partenariat avec le prestataire, la
lingère de la Résidence et la Directrice. Le titulaire aura en charge la rédaction du compte
rendu de la réunion validé par la Directrice.
4.7.4.3 La modification du stock loué
A chaque opération de supplément ou de retrait, le prestataire met à jour le stock des tenues
professionnelles concernées par ces mouvements. Un exemplaire des bordereaux de mise à
jour du stock est remis à l’établissement.
10
4.7.5 Les variantes sur la prestation
Les candidats peuvent proposer des variantes de réalisation de prestation. Néanmoins, ils
sont tenus de répondre à l’offre de base.
4.7.6 Le prix et le règlement de la prestation
4.7.6.1 Le contenu des prix
Les prix sont réputés comprendre toutes charges fiscales, parafiscales, participation pour
l’environnement (PPE) ou autres frappant obligatoirement la prestation, ainsi que les biais
afférents aux conditionnements, à l’emballage, à la manutention, à l’assurance, au stockage,
au transport jusqu’au lieu de livraison ou de prise en charge.
Le contrat est traité à prix unitaires. Les prix unitaires du bordereau de prix seront appliqués
aux quantités réellement exécutées.
4.7.6.2 Les demandes de paiement
Les factures mensuelles porteront les indications suivantes :
-
nom et adresse du prestataire
la quantité et désignation des fournitures livrées
le prix unitaire HT de chaque fourniture livrée
le montant global HT
le taux et le montant de la TVA
le montant TTC
Des tableaux de suivi comparatif des consommations par mois seront établis et joints à
chaque facture mensuelle.
Les factures seront adressées à :
Résidence Pierre NOAL
11 rue de la Forge
Putanges-Pont-Ecrepin
61210 Putanges-Le-Lac
4.7.8 Le paiement des factures
Le paiement se fera par virement bancaire au 25ième jour du mois qui suit la réception de la
facture.
11
4.7.9 Les pénalités de retard
Lorsque le délai d’exécution (enlèvement-restitution) est dépassé par le fait du titulaire, celuici encourt, par jour de retard et sans mise en demeure préalable, des pénalités calculées
selon la formule suivante :
P=VxR
15
Dans laquelle :
P= montant de la pénalité
V= valeur des prestations sur laquelle est calculée la pénalité
R= le nombre de jours de retard
4.7.10 La carence
Il y a carence lorsque le titulaire a plus de deux jours de retard dans le délai d’exécution de
la prestation.
Dans ce cas, l’établissement peut prendre toute disposition pour assurer ou faire assurer
l’exécution de la prestation par un tiers aux frais et risques du titulaire du contrat.
4.7.11 La responsabilité
Le titulaire est tenu de contracter toutes les assurances utiles afin de couvrir l’ensemble des
risques relatifs à l’exécution de sa prestation.
En particulier, la garantie couvrant les dommages corporels devra être illimitée.
4.7.12 La clause de sauvegarde
Il est expressément convenu entre les parties qu’en cas de changement de réglementation
ou d’évènements indépendants de la volonté de l’établissement et, si le présent contrat
devait cesser avant l’échéance, le prestataire ne pourra prétendre au versement d’indemnité
au titre du préjudice subi.
4.7.13 La cession du contrat
Aucun titulaire du contrat ne pourra, sous aucun prétexte et sous peine de résiliation de plein
droit de son contrat et tous dommages et intérêts, céder à un tiers tout ou partie de son
marché, sans le consentement formel et écrit de la directrice.
En cas de cessation volontaire de commerce, de faillite ou de liquidation judiciaire, le contrat
sera résilié de plein droit, sans préjudice des droits à exercer au nom de l’établissement sur
les prix des livraisons non encore soldées.
En cas de cession de fonds de commerce, le nouveau prestataire pourra prendre à sa
charge, après accord du pouvoir adjudicateur, les engagements souscrits par son
prédécesseur.
12
4.7.14 La contestation
En cas de défaillance constatée dans l’exécution de la prestation, la direction pourra faire
appel à une autre entreprise : les surcoûts induits seront alors entièrement à la charge du
titulaire et imputés d’office sur les sommes lui restant dues et ce jusqu'à extinction.
En cas de difficulté sur l’interprétation du présent marché, les parties s’efforceront de
résoudre leur(s) différent(s) à l’amiable.
Si le désaccord, le litige devra être porté devant les instances juridictionnelles compétentes.
4.7.15 L’acceptation
Le contrat conclu sera exécutoire à compter du 26/02/2017.
4.8 La présentation de l’offre
Le prestataire devra faire figurer sur Bordereaux de prix de la prestation :
- désignation et référence des produits
- le prix unitaire HT
- le taux de TVA appliqué
- le prix unitaire TTC
- le montant TTC sur une base estimative mensuelle et annuelle.
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