Solutions de coffre‐fort numérique

 Offert par
Solutions de coffre‐fort numérique :
attentes et perspectives 2015 Logique prolongement des multiples chantiers de dématérialisation engagés ces dernières années par les entreprises et les administrations, l’archivage électronique semble rentrer dans les mœurs de nombreuses organisations. Dans sa dernière étude parue en mars 2013, EN BREF MARKESS International note en effet une réelle progression des pratiques : près des deux tiers des 130 décideurs interrogés début 2013 indiquent archiver des contenus électroniques contre un peu plus de la moitié un an plus tôt. Ces besoins croissants de conservation entraînent dans leur sillage le développement de nouveaux usages auxquels répondent notamment les coffres‐forts numériques. Ce résumé délivre quelques‐uns des résultats d'une étude approfondie menée par MARKESS International auprès de 130 décideurs, métiers et informatiques, au sein d’entreprises et d’administrations en France afin d’appréhender leur intérêt pour les coffres‐forts numériques, identifier les usages qui en sont faits (documents conservés, cibles concernées...), analyser leurs besoins en solutions et services, et comprendre leurs critères de choix des solutions associées. Cette étude distingue également les différentes typologies d’acteurs intervenant sur le marché. Elle présente enfin les profils de prestataires actifs sur ce marché et ayant soutenu cette recherche conduite en toute indépendance. 
Un intérêt croissant pour le coffre‐fort numérique avec des motivations multiples Si l’archivage électronique progresse de façon générale au sein des organisations interrogées (tant en nombre d’organisations et de directions ou services concernés qu’en volume de contenus électroniques conservés), la croissance est d’autant plus flagrante concernant l’archivage dit à « vocation probatoire »*. Ainsi, 38% des 130 décideurs interviewés par MARKESS International début 2013 indiquent recourir à un tel archivage contre 22% de l’échantillon interrogés début 2012. Et l’intérêt ne semble pas s’essouffler avec 46% des décideurs mentionnant des projets dans ce sens à plus ou moins longue échéance ! Aussi, au‐delà des exigences propres à l’archivage, il convient de tenir compte des contraintes, notamment techniques, promptes à garantir l’intégrité et la pérennité des contenus électroniques, et l’authenticité de leur origine afin de pouvoir conférer à ces contenus la nature d’original et pouvoir ainsi apporter une preuve en cas de litige ou de contrôle. Dans ce contexte, le coffre‐fort numérique fait l’objet d’une attention accrue. Au vu des récentes interviews de MARKESS International, tant auprès de décideurs métiers qu’informatiques, il apparaît que bon nombre d’entre eux ont recours ou comptent recourir à des solutions de coffre‐fort numérique dans un but probatoire. L’apport d’une preuve légale en cas de procès ou de litige est en effet le critère jugé le plus important dans la mise en place d’un tel espace sécurisé permettant la conservation de documents ou contenus numériques de façon à en garantir l’intégrité et la pérennité dans le temps. _______________________ * L'archivage repose sur l’identification, la sélection, le classement et la conservation de contenus électroniques, sur un support sécurisé, dans le but de les exploiter et de les rendre accessibles dans le temps. Pour des contenus électroniques dit « à vocation probatoire », il s’agit de recourir à un dispositif d'archivage électronique devant intégrer des processus et des procédures de sécurité et de confiance (tels que l’horodatage, la signature numérique, l’empreinte du document, etc.) afin de garantir l’intégrité et la pérennité de ces contenus, de même que l’authenticité de leur origine, et ainsi leur apporter une valeur soit juridique, soit reconnue par des tiers. MARKESS International 1 Solutions de coffre‐fort numérique : attentes & perspectives 2015 Pour toute information : www.markess.fr – 01 56 77 17 77 SS13G ARCH ‐ Mars 2013 Principales raisons du recours à des coffres‐forts numériques France, 2013 (en % de décideurs – multi‐réponses, liste suggérée) Echantillon : 78 décideurs concernés par des projets de coffre‐fort numérique © Copyright MARKESS International – Reproduction interdite sans autorisation – 01 56 77 17 77 
Entreprise, client, fournisseur, employé, citoyen… : usagers potentiels du coffre‐fort numérique Au‐delà de la conservation des factures électroniques ou des bulletins de paie dématérialisés, de nombreuses autres applications du coffre‐fort numérique s’offrent aux entreprises. A l’image de la dématérialisation qui s’immisce dans tous les processus métiers, le coffre‐fort numérique voit ainsi se développer les usages qu’en font les entreprises, pour des besoins : 
Exprimés en interne par les différents services ou directions (DRH, DAF, direction juridique, direction générale, direction commerciale…) 
Externes associés aux partenaires, au sens large, de l’entreprise (collaborateurs, clients, fournisseurs...). Selon MARKESS International, ces usages devraient croître de façon assez soutenue d’ici 2015. Au‐delà de ses qualités intrinsèques relevant davantage de l’archivage, le coffre‐fort numérique commence également à être vu comme un service à valeur ajoutée que les entreprises peuvent offrir à leurs différents partenaires afin d’améliorer leurs relations. Ainsi, s’entourant d’un certain nombre de fonctionnalités, le coffre‐fort numérique s’intègre‐t‐il aisément dans un projet plus global de : 
Relation employé (BtoE) avec souvent comme première approche, la conservation des bulletins de paie dématérialisés pour les collaborateurs qui le souhaitent, mais dans un objectif d’aller au‐delà et d’y archiver d’autres documents RH qui suivent les collaborateurs tout au long de leur carrière ; 
Relation fournisseur avec un coffre‐fort numérique destiné aux fournisseurs afin d’y conserver outre les factures électroniques, différents documents qui ponctuent la relation avec leur donneur d’ordre (contrats, bons de commande, bons de livraison…) ; 
Relation client (BtoB et BtoC) à travers la mise à disposition d’un espace sécurisé permettant aux clients d’y retrouver des documents et informations échangés avec leur fournisseur, voire dans le cadre BtoC, d’y conserver également des documents personnels ; 
Relation citoyen pour une administration publique qui souhaite développer un coffre‐fort numérique du citoyen. MARKESS International 2 Solutions de coffre‐fort numérique : attentes & perspectives 2015 Pour toute information : www.markess.fr – 01 56 77 17 77 SS13G ARCH ‐ Mars 2013 
Des usages inspirés du grand public A l’instar des nouvelles formes d’échanges électroniques, des réseaux sociaux et des technologies mobiles qui se propagent dans les usages quotidiens de la sphère privée et inspirent des usages au niveau professionnel, il y a fort à parier que les pratiques de conservation de documents et contenus électroniques au sein de coffres‐
forts numériques suivront ce modèle. Aussi, des acteurs tels que les assurances, le secteur public mais aussi des opérateurs de services (télécommunications, postaux, de services d’utilité publique…) ont toute leur légitimité sur ce marché afin de porter des offres BtoBtoC en partenariat avec des acteurs maîtrisant les technologies associées aux coffres‐forts numériques. Néanmoins, les contraintes légales pesant sur la conservation des documents échangés par les entreprises dans leurs relations avec d’autres entreprises (BtoB) ou leurs employés (BtoE) sont plus fortes que celles avec leurs clients particuliers (BtoC). Aussi, MARKESS International constate que les attentes des décideurs envers leurs prestataires de solutions de coffres‐forts numériques vont au‐delà du simple stockage en ligne auquel peuvent être assimilées certaines offres du marché aujourd’hui (voir le panorama, réalisé par MARKESS International, des prestataires accompagnant les entreprises dans leurs projets dans le document de 15 pages complémentaire à ce résumé). Les normes et certifications auxquels peuvent répondre les solutions de coffres‐forts numériques et attendues par les décideurs interrogés témoignent d’un besoin de repères sur ce marché naissant. Par ailleurs, pour gagner leurs lettres de noblesse, les solutions de coffre‐fort numérique devront nécessairement être interopérables, un autre critère clé mis en avant par près d’un décideur sur deux dans cette étude. La méthodologie suivie pour réaliser cette étude repose sur des interviews réalisées en janvier et février 2013 auprès de : • 130 décideurs au sein d’entreprises et d’administrations en France – dont 25% de dirigeants, 35% issus de directions métiers (comptabilité/finance, RH, vente, marketing, relation client…), 40% issus de direction informatique ; • 44 responsables d’offres chez des prestataires accompagnant les décideurs dans leurs projets de coffre‐fort numérique. POUR ALLER PLUS LOIN TELECHARGEZ GRATUITEMENT le Référentiel de Pratiques (synthèse détaillée de 15 pages) bit.ly/markessREF_ARCH13 SOLUTIONS DE COFFRE‐FORT NUMERIQUE : ATENTES ET PERSPECTIVES 2015 Etude approfondie de plus de 150 pages de graphiques commentés et tableaux publiée par MARKESS International en mars 2013 Table des matières détaillée de l’étude bit.ly/markessTDM_ARCH13 MARKESS International est une société d’études indépendante spécialisée dans l’analyse des marchés des technologies du numérique et des stratégies de modernisation des entreprises et des administrations. Etablie à Washington, D.C. et à Paris, MARKESS International a pour mission d'aider tant les maîtrises d’ouvrage à mieux comprendre et tirer parti des technologies de l’information que les offreurs à mettre au point une stratégie optimale pour cibler ces marchés.
MARKESS International ‐ 6 bis, rue Auguste Vitu ‐ 75015 Paris Tél : 33 (0)1 56 77 17 77 – www.markess.fr MARKESS International 3 Solutions de coffre‐fort numérique : attentes & perspectives 2015 Pour toute information : www.markess.fr – 01 56 77 17 77 SS13G ARCH ‐ Mars 2013 Arcsys Software est un éditeur français de logiciels, exclusivement tourné vers les activités de conserva‐
tion du patrimoine informationnel des entreprises et la dématérialisation. Arcsys Software apporte aux entreprises privées et au secteur public des solutions innovantes et écono‐
miques de conservation à très long terme et à valeur probatoire. Arcsys Software est une société du groupe Infotel, SSII française. Date de création Siège social Chiffres d’affaires 2012 (Monde) Effectif à fin 2012 (Monde) Dirigeant France 2009 (Groupe : 1979) 69370 ‐ St Didier au Mont d’Or 134,3 M€ (Groupe) 1 600 (Groupe) Gaël Bertin M€ : millions d’euros Source : Arcsys Software Arcsys Software offre à ses clients des solutions com‐
plètes incluant une gamme de logiciels et des presta‐
tions de conseil et d’intégration au système d’information et aux applications clientes. Ses solu‐
tions ont permis d’archiver plus de 2 milliards de documents en 2012. Les logiciels proposés par Arcsys Software répondent principalement à la conservation des données mé‐
tiers, avec des spécialités dominantes : la préserva‐
tion à très long terme des documents engageants de l’entreprise, la conservation de la valeur probatoire et la convergence de toutes les données vers une plate‐
forme centrale unifiée au sein de l’entreprise. Arcsys a développé une plate‐forme de conservation unifiée et ouverte, permettant de définir des espaces de conservation privés sécurisés (ou coffres‐forts numériques) : 



Les fonctions natives de confidentialité et d’étanchéité entre les coffres‐forts sont complé‐
tées par d’autres fonctionnalités : poste restante, consigne, recommandé et chiffrement ; 
Les solutions Arcsys sont conformes aux régle‐
mentations européennes en vigueur. Les solutions Arcsys sont basées sur une couche technique indépendante de l’infrastructure, offrant une liberté totale pour choisir et remplacer les briques techniques et permettant de s’interconnecter avec des applications versantes (connecteurs « Plug&Play », injecteur paramétrable, couches de présentation métier). EXEMPLES DE REFERENCES CLIENTS Ces espaces de stockage de taille variable peu‐
vent adresser différents types de clients, fournis‐
seurs ou salariés ; Les documents peuvent être organisés, classés par leur détenteur, communiqués à des ayants droits avec des garanties de sécurité, de confi‐
dentialité, de disponibilité, de valeur probante incontestable sur tout le cycle de vie du docu‐
ment (horodatage, authentification, traçabilité, copies multiples, durcissement des moyens cryp‐
tographiques, réversibilité, dossier de preuve) ; EDF Conservation des documents engageants (factures, contrats...). CINES Conservations de documents divers pour le compte de tiers. AXA Conservation des documents engageants (fiscalité). Source : Arcsys Software PLUS D’INFORMATIONS Arcsys Software 1 rue Claude Chappe – 69370 St Didier au Mont d’Or Tél : 04 72 54 54 29 – www.arcsys‐software.com Des organismes peuvent être autorisés à verser régulièrement de nouveaux documents (factures, contrats, bulletins de paie, relevés de compte…) ; Dominique Lhopital dlhopital@arcsys‐software.com MARKESS International SS13G ARCH ‐ Mars 2013 Solutions de coffre‐fort numérique : attentes & perspectives 2015 Pour toute information : www.markess.fr – 01 56 77 17 77