cahier des charges pour l`aquisition d`un systeme d

REBUBLIQUE DU SENEGAL
COMPAGNIE NATIONALE D’ASSURANCE AGRICOLE DU SENEGAL
CAHIER DES CHARGES
POUR L’AQUISITION D’UN
SYSTEME D’INFORMATION ET DE
GESTION INTEGRE (SIG)
PREMIERE PARTIE
CLAUSES ADMINISTRATIVES
1 - Objet de la consultation
La Compagnie Nationale d’Assurance Agricole du Sénégal – CNAAS, dénommée ci-après « le
Client » a obtenu de la Banque Ouest Africaine de Développement – BOAD, dénommée ci-après
« la Banque », des ressources destinées au financement du Projet d’Appui à la Compagnie
Nationale d’Assurance Agricole du Sénégal (PA-CNAAS), pour le développement de
l’assurance récolte au Sénégal. Une partie de ces ressources est destinée à l’acquisition d’un
Système d’Information et de Gestion permettant une gestion intégrée de toute son activité
commerciale, technique, comptable et financière.
Le marché à conclure comporte :
-
La fourniture, l’installation, le paramétrage et la mise en exploitation du système
conformément aux prescriptions du présent cahier des charges.
-
La conclusion éventuelle d’un contrat de maintenance curative, adaptative et évolutive de
la solution à acquérir pendant 5 ans après expiration de la période de garantie.
-
La reprise des données de l’ancien système vers la nouvelle solution.
-
La livraison de la documentation et du manuel d’utilisation conformément au présent
cahier des charges.
-
La formation avancée de paramétrage et d’adaptation du progiciel pour les informaticiens
ainsi qu’une formation sur l’utilisation du progiciel pour les gestionnaires et utilisateurs.
2 - Présentation de la Compagnie
• Présentation générale
Créée le 28 Juillet 2008 dans le cadre d’un Partenariat Public Privé, la Compagnie Nationale
d’Assurance Agricole du Sénégal (CNAAS) est une Société Anonyme d’assurance avec Conseil
d’Administration au capital initial de 1.500.000.000 de francs CFA. Ses principaux actionnaires
sont l’Etat du Sénégal (36%) et les principaux partenaires privés que sont :
- des sociétés d’assurance et de réassurance sénégalaises et une société de réassurance
ivoirienne (56%) ;
- des organisations paysannes (7%) ;
- des privés nationaux (1%).
Les missions de la CNAAS découlent principalement des Articles 56 et 57 de la loi 2004-16 du 4
juin 2004 portant Loi d’Orientation Agro-sylvopastorale (LOASP) :
- assurer les agriculteurs contre les risques de calamités naturelles et les risques liés aux
activités agro-sylvopastorales ;
- assurer la sécurité des productions, des revenus et des équipements des agriculteurs;
- accompagner l’État du Sénégal dans la mise en œuvre des régimes d’assurance agricole
prévus par la LOASP.
Les objectifs de la CNAAS, conformément aux dispositions du livre VII et de l’article 55 du
Code des Assurances de la CIMA, consistent à :
- planifier la stratégie de pérennisation du régime d’assurance agricole au Sénégal ;
- contribuer à la modernisation de l’agriculture sénégalaise par : (i) la diffusion de techniques et
pratiques vertueuses ressortissant à la souscription et à l’exécution des polices d’assurance
agricole ; (ii) la levée de certaines contraintes de financement et par conséquent la facilitation
de l’accès des agriculteurs au crédit.
• Organisation de la CNAAS
Environnement juridique
La CNAAS est placée sous la tutelle générale du Ministère de l’Economie et des Finances. Elle
est également sous la tutelle technique des ministères chargés de l’Agriculture, de l’Elevage et
des Pêches.
Elle a obtenu l’avis favorable de la Commission Régionale de Contrôle des Assurances (CRCA)
de la CIMA lors de sa session de décembre 2008 et a reçu son agrément par arrêté N°01289 du
10 février 2009 du Ministère de l’Economie et des Finances. La Compagnie tient son statut de
compagnie d’assurance agricole de cet agrément, qui n’est pas multi-branches mais limité à la
couverture des seuls risques agricoles.
Administration et instances de décision
La CNAAS est administrée par un conseil d’administration composé de 11 membres et
comprenant :
- Un (01) membre désigné par le Président de la République ;
- Trois (03) membres représentant le Ministère de l’Economie, des Finances et du Plan, le
Ministère de l’Agriculture et de l’Equipement Rural et le Ministère de l’Elevage et des
Productions Animales
- Cinq (05) Compagnies d’assurances représentées par leurs Directeurs Généraux (ASS,
CNART, NSIA, SALAMA, SONAM)
- Deux (02) sociétés de réassurance représentées par leurs Directeurs Généraux (AVENI-RE et
SEN-RE)
- Une (01) Organisation Paysanne – Union Nationale des Coopératives Agricoles du Sénégal
(UNCAS) représentée par son Président
- Le Contrôle Financier de la Présidence de la République siège au Conseil d’Administration
sans voix délibérative
Organigramme et attributions
La CNAAS est dirigée par un Directeur Général, titulaire d’un diplôme de troisième cycle en
assurance, recruté par appel d’offres à la création de la société et qui apporte à l’entreprise son
expérience dans le management des compagnies d’assurance, y compris à l’international. Il est
entouré de 3 cadres :
- Un Directeur Général Adjoint, de formation Ingénieur Agronome ;
- Un Responsable Administratif et Financier de formation Diplôme Supérieur Comptable;
- Un Coordonnateur du Réseau Commercial de formation Ecole de Commerce,
- Un Responsable des Partenariats et du Département Indiciel de formation Ingénieur
Agronome
- Un Responsable des Operations Techniques de Formation Assurance,
- Un Responsable de la Production et des Sinistres Bétail de Formation Vétérinaire
- Un Responsable de la Production et des Sinistres Récoltes de Formation Agronome
- Des Chefs d’Agence de niveau Techniciens Supérieurs
• Fonctionnement de la CNAAS
Effectif
La CNAAS fonctionne avec un effectif de 21 agents dont 11 au niveau du siège et 10 au niveau
des agences.
En 2016, il est prévu le recrutement de 3 cadres pour le Département « Indiciel et Partenariats ».
L’extension du réseau se poursuivra avec l’ouverture du Bureau de Thiès et des Agences de
Matam, Tambacounda et Kolda. Ces agences seront dotées de 4 nouveaux collaborateurs.
L’extension se poursuivra en 2017 avec l’ouverture des agences de Kédougou et Touba.
Système d’information
- La CNAAS ne dispose pas d’un logiciel métier pour son activité d’assurance. Les fonctions
clé du cœur de métier sont réalisées manuellement en s’appuyant sur un logiciel généraliste
(Excel) : souscriptions, quittancement, encaissement, avenant, ouverture puis gestion des
sinistres, règlement, provisionnement, etc.
- Cette situation est un handicap majeur au développement de l’activité, rendant impossible la
gestion individuelle d’un trop grand nombre d’assurés. Avec ce système, la CNAAS parvient
à gérer tant bien que mal son portefeuille de 10.000 assurés essentiellement constitués des
Groupements avec une limite dans la désagrégation des variables significatifs des assurés.
- La CNAAS dispose d’un serveur et d’un réseau d’ordinateurs pour chaque collaborateur.
- L’acquisition d’un logiciel métier est une priorité qui a fait l’objet d’une recommandation
forte par la Commission Régionale de Contrôle des Assurances en juillet 2015.
Plan de réassurance
- Toutes les polices émises par la CNAAS sont cédées à 6,5% au 1er franc à la SEN-RE. Il
s’agit d’une cession légale.
- La CNAAS dispose d’un Programme Traités en quote part de 75% avec par conséquent une
rétention de 25%. Ce programme est placé comme suit :
- 55% des risques cédés sont couverts par SWISS-RE (réassureur leader de la CNAAS) à
travers un traité en quote-part ;
- 35 % des risques cédés sont couverts par les réassureurs de la cession légale (SEN-RE,
CICA-RE, AFRICA-RE) ;
-
10% des risques cédés sont couverts par AVENI-RE.
• Organisation Commerciale de la CNAAS
Réseau de distribution
La CNAAS a un réseau commercial très restreint en 2015. Il est constitué de quatre bureaux
permanents (Louga, Kaolack, Ross-Béthio et Ziguinchor). Jusqu’à présent, la CNAAS n’a pas
souhaité se doter d’un vaste réseau décentralisé, afin de ne pas fragiliser sa situation financière
en élevant son point mort (seuil de rentabilité). Un bureau provisoire est ouvert à Tambacounda
(2013-2014) avec le soutien partiel d’un projet pilote financé par le PAM.
L’extension du réseau se poursuivra en 2016 avec l’ouverture du Bureau de Thiès et des Agences
de Matam, Tambacounda et Kolda.
L’extension se poursuivra en 2017 avec l’ouverture des agences de Kédougou et Touba.
Le réseau de distribution directe est renforcé par un agent général (dont l’agrément est en cours)
et des réseaux de vétérinaires et de prestataires de services agricoles.
La CNAAS distribue ses produits à travers certaines banques et institutions de microfinance mais
aussi des structures d’encadrement du monde rural.
Produits commercialisés
Conformément aux dispositions du Livre VII et des Articles 55 du Code des Assurances et à sa
politique commerciale, la CNAAS a mis en place les produits suivants :
- Assurance « Multirisque Exploitations Agricoles » : couvrant les biens et responsabilités de
l’exploitation contre les risques d’incendie et d’explosion, d’accidents et de risques divers ;
- Assurance « Multirisque Equipements Agricoles » : couvrant les matériels, équipements ou
installations agricoles tels que tracteurs, moissonneuses-batteuses, unités de transformations
de produits agricoles, groupes motopompes, aménagements hydro agricoles, etc. ;
- Assurance « Stocks - Warrantage » : couvrant les stocks de produits agricoles ou d’intrants
contre les risques d’incendie, de dégâts des eaux, de vol et d’infestation de nuisibles ;
- Assurance « Tous Risques Récoltes » : couvrant les pertes de rendement liées aux risques
catastrophiques suivants : sécheresse, feu de brousse ou vagues de chaleur, inondations ou
pluviométrie excessive, invasion de sauterelles ; la couverture est accordée sur la base du
rendement moyen départemental ;
- Assurance « Récoltes Spécifiées » : couvrant les pertes de rendement liées aux risques
particuliers et localisés qui ont pour cause : le feu, une pluviométrie excessive, une
inondation, des dommages causés par des animaux sauvages ou des oiseaux ou tout autre
risque arrêté d’un commun accord ; la couverture est liée à la production agricole au niveau
de l’exploitation ;
- Assurance « Déficit Pluviométrique » : une indemnité est payée à l’assuré pour les pertes de
production résultant de déficit pluviométrique durant la saison des pluies ;
- Assurance « Indicielle Sécheresse » sur base indice pluviométrique ;
- Assurance « Indicielle Rendement » en cours d’élaboration ;
- Assurance « Mortalité du Bétail Tous Risques » : elle garantit le paiement d’indemnités à
l’assuré si la mortalité de son bétail est liée aux risques suivants : mort naturelle ou
accidentelle et abattage autorisé ;
- Assurance « Mortalité du Bétail par Accident » : elle garantit le paiement d’indemnités à
l’assuré si la mortalité de son bétail résulte de l’un des événements suivants : accident de la
route, noyade, feu de brousse, empoisonnement ;
- Assurance « Mortalité Volaille » : elle a pour objet de garantir le paiement d’indemnités à
l’assuré si la perte subie résulte d’accidents ou de maladies ;
- Microassurance « Temporaire Décès » pour la couverture des prêts et crédits agricoles.
- Microassurance « Pêche Artisanale » couvrant à l’année ou à la sortie les pirogues de pêche
artisanale avec une extension aux accidents corporels et à la Responsabilité Civile limitée.
- Les branches opérées sont appelées à évoluer pour englober toutes celles qui sont prévues
par le livre VII du code des assurances CIMA.
L’Etat du Sénégal subventionne la prime d’assurance agricole à hauteur de 50%.
3 - Constitution de l’offre
L’offre de l’éditeur doit comporter les éléments suivants :
-
le présent cahier des charges signé et paraphé.
-
Une présentation de l’éditeur et de ses références conformément au tableau de l’annexe 1.
-
une présentation des modules avec une description détaillée des fonctionnalités offertes
par le progiciel conformément au tableau de l’annexe 2.
-
Une description de l’architecture et de l’ergonomie conformément à l’annexe 3.
-
les possibilités de paramétrage et d’extensions éventuelles.
-
la ou les plateformes technologiques utilisées.
-
les logiciels annexes à acquérir nécessaires à la mise en marche du progiciel.
-
la durée de garantie du progiciel.
-
l’étude préalable telle que définie à l’article 3 des clauses techniques.
-
l’offre financière.
-
les modalités de paiement.
4 - Documentation
Le Système d’Information et de Gestion doit être accompagné par les documents suivants :
Document
Langue
Guide d’installation
Guide d’utilisation par Module
Guide d’administration et de paramétrage
Structure de la base de données (description des tables, des champs,
des procédures stockées et des fonctions)
Français
Français
Français
Français
5 - Planning de mise en œuvre
L’éditeur doit présenter un planning détaillé (de préférence sous forme de diagramme MSPROJECT ou autre) de mise en œuvre de la solution proposée qui comporte :
- Les différentes étapes tout en indiquant la durée de chaque étape.
- Les intervenants et leur affectation aux différentes étapes.
- Les critères de validation de chaque étape
DEUXIEME PARTIE
CLAUSES TECHNIQUES
1. Introduction
Le Système d’Information et de Gestion integré a la vocation de gérer toutes les fonctions
métiers standard d’une compagnie d’assurance agricole.
Il doit permettre de s’adapter aux besoins de la CNAAS par un paramétrage simple et facile.
Il doit être souple et évolutif aussi bien sur le plan fonctionnel que sur le plan de l’intégration des
nouvelles technologies.
L´éditeur doit procéder à une étude préalable pour apprécier l’adéquation de sa solution aux
besoins la CNAAS et s’engage à l’accompagner dans la migration de son système actuel et les
personnalisations de son besoin.
2. Les spécifications fonctionnelles et techniques de la solution
requise
La solution requise doit permettre une large couverture fonctionnelle du processus métier de la
CNAAS et autoriser un partage d'information entre tous les acteurs.
Avec cet outil, la CNAAS doit pouvoir prévoir, simuler, optimiser et suivre tous les processus
d’assurance depuis la proposition d’assurance jusqu'à la clôture du dossier.
2.1
Les spécificités fonctionnelles
Cette solution doit permettre la couverture principalement des domaines suivants :
-
La gestion de la production qui comporte la gestion :
-
des clients et intermédiaires
-
des questionnaires,
-
des propositions et des notes de couverture
-
des PV de marquage et d’identification
-
des contrats
-
des conventions
-
de la tarification
-
des garanties
-
des caractéristiques de l’objet assuré
-
des attestations
-
des avenants
-
des émissions de la prime
-
des encaissements
-
des décaissements
-
des annulations
-
-
-
des retours
-
de l’application du bonus/malus
-
de la génération du terme,
-
des reconductions
-
des avis d’échéances
-
de toutes autres opérations afférentes à la production avec les
différentes imputations comptables.
La gestion des sinistres qui comporte la gestion :
-
des dossiers
-
des tiers
-
des intervenants
-
des procès-verbaux
-
des garanties
-
des évaluations
-
des instances judiciaires
-
des audiences
-
des décisions de justice
-
des honoraires
-
des auxiliaires de justices
-
des règlements
-
des recours
-
des provisions
-
de toutes autres opérations afférentes aux sinistres avec une
historisation des différents événements et imputation comptable des
règlements et des encaissements.
La gestion de la réassurance qui comporte la gestion :
-
des opérations techniques de réassurance,
-
des réassureurs
-
des traités
-
des placements fac
-
des participations
-
des acceptations
-
des conditions de réassurance
-
de la comptabilité auxiliaire réassurance
-
de toutes autres opérations y afférente
-
-
-
-
La gestion comptable et financière qui comporte :
-
La comptabilité générale
-
La comptabilité des opérations d’assurance et de réassurance
-
La comptabilité des actifs et des placements
-
la comptabilité auxiliaire des intermédiaires et clients
-
La gestion financière
-
Les états comptables et financiers
La gestion des états règlementaires CIMA et des tableaux de bord qui
permet de produire :
-
Les états statistiques intermédiaires et annuels
-
Les reporting pour les tableaux de bord et les indicateurs de gestion
-
Les reporting pour le pilotage, le contrôle de gestion et l’audit interne
-
La comptabilité des actifs et des placements
-
la comptabilité auxiliaire des intermédiaires et clients
La gestion des habilitations des intermédiaires qui permet :
-
La suspension ou la réactivation de l’activité d’une ou de plusieurs
branches, ou d’un ou de plusieurs produits.
-
L’octroi des autorisations d’accès de modification et de validation de
certaines rubriques ou menu.
Le paramétrage des informations qui permet l’ajout, la modification ou la
suppression des informations relatives :
-
Aux tiers : intermédiaires, type d’intermédiaires, apporteurs,
auxiliaires de justice, bénéficiaires, banques, assurances, caisses, etc.
- Aux produits : branche, sous branche, usage, conditions de garanties,
exclusions de garanties, dépendances de garanties, durée de la
garantie, conditions de réassurance, etc.
- A la production : règles d’accès, type d’avenants, registres, type des
quittances, mode de paiement, genres automobiles, accessoires taxes
et commissions, etc.
- A la Tarification : type de tarification, mode de tarification, mode de
calcul, caractéristiques, conditions, réduction, bonus/malus, etc.
- Aux Sinistres : nature du sinistre, cause et étendue du sinistre,
événements garantis, autorité émettrice des PV, provision d’ouverture,
coût moyen des sinistres, instances judiciaires, sentences, mode de
règlement…)
-
L’édition des différents états et rapports nécessités par l’activité de
gestion (bordereau de production par branche, catégorie, émetteur, période,
états des sinistres par branche, catégorie, garantie et de tous autres état afférent
à l’activité).
Elle doit permettre également :
2.2
-
une grande réactivité aux demandes métiers (ajout de nouveaux produits,
adaptation des produits anciens…)
-
une production des données homogènes de pilotage : qui permettent
d’améliorer le suivi et le pilotage de l’activité commerciale, d’optimiser le
recouvrement.
-
une amélioration de la qualité des services au réseau commercial.
-
une historisation des différentes situations.
Les spécificités techniques
La solution doit garantir :
-
La sécurité et la haute disponibilité des données : caractérisée par un accès sécurisé au
système, la fiabilité du logiciel, la fiabilité et la disponibilité de la base de données.
-
Une bonne ergonomie et convivialité : offrant une interface simple, un niveau de
navigabilité important avec des bonnes performances, des éditions sous plusieurs format
avec possibilité de pilotage des imprimantes.
-
Un gain de productivité et des coûts : saisie limitée par l’introduction des listes de
valeur ou par la restitution des données à partir d’autres modules, suppression d’erreurs
par le contrôle de cohérence et de concordance, réduction de la consommation du papier
-
L’ouverture à d’autres logiciels de bureautiques, Internet, intranet, fax…
-
Une aide à la décision : par la mise à la disposition des décideurs des informations
fiables et de bonne qualité avec accès multicritères aux données.
-
Une bonne maîtrise des informations vitales de la Compagnie : relatives au chiffre
d’affaires, sinistres, provisions, etc.
3. Etude préalable
L´éditeur doit procéder à une étude préalable pour apprécier l’adéquation de sa solution aux
besoins la CNAAS. Cette étude doit tenir compte de tous les éléments permettant d´apporter une
visibilité sur le projet.
Elle doit comporter une évaluation de la charge et du budget :
-
des personnalisations à effectuer
-
de la formation
-
de la reprise des données existantes,
-
de l’installation et de la mise en exploitation définitive de L’ERP.
4. Maquettage des importants processus métiers
L éditeur est tenu de réaliser un maquettage de 2 ou 3 principaux flux qui représentent 80% du
cœur de métier de l’entreprise. Ce maquettage met en évidence les spécificités métiers, la facilité
d’adaptation du progiciel, les données de base servant à ce maquettage sont fournies par la
CNAAS.
ANNEXE 1
Présentation de l’Editeur et de ses références
Editeur
Raison sociale
Adresse
Capital
Principaux actionnaires
Chiffre d’affaire des 2
dernières années
Nombre d’employés
Spécialisation
Références
Au Sénégal
En Zone CIMA
A l’Etranger
Désignation
Commentaire
ANNEXE 2
Présentation des modules et de leurs fonctionnalités
Modules
Désignation
Branches non Vie
MODULE CLIENTS & INTERMEDIRES
MODULE BRANCHES NON VIE
1 Accidents corporels;
2 Maladie;
3 Pertes de récoltes;
4 Pertes de bétail ;
5 Pêche;
6 Autres assurances agricoles
7 Dommages aux biens
- Assurance Indicielle
- Multirisques Exploitations Agricoles
- Multirisques Equipements Agricoles
- Multirisque Professionnels Viande
- Multirisque Véhicules Hippomobiles
- Assurance Stocks / Warrantage
MODULE BRANCHES VIE
11 Décès;
12 Vie;
13 Epargne;
14 Capitalisation
MODULE MICROASSURANCE
Assurance Indicielle
Microassurance Temporaire Décès
Prise en Charge des écritures et
MODULE COMPATIBITE GENERALE & AUXLIAIRE traitements comptables
AGENCE
Journaux
Grands livres
Principales fonctionnalités
Modules
Désignation
Balance
Bilan
GESTION FINANCIERE
MODULE SINISTRE
MODULE REASSURANCE
MODULE DECISIONNEL
MODULE GESTION DE LA SECURITE
MODULE PARAMETRAGE
AUTRES MODULES
Plan comptable
Gestion des effets (prise en charge,
échéancier d’encaissement,
Prise en charge des règlements et
édition des chèques
Gestion des effets (prise en charge,
échéancier d’encaissement,
Gestion des règlements et des
encaissements.
Edition d’attestation d’impôt
Situation de la trésorerie par période
Situation de liquidité par période
Rapprochement bancaire
Gestion des placements financiers
Gestion des participations
Imputations comptables
Gestion des acceptations
Gestion des comptes de réassurances
Matériel et corporel
Gestion des réassureurs
Gestion des traités
Gestion des participations
Imputations comptables
Gestion des acceptations
Gestion des Comptes de Réassurance
Etats règlementaires et de pilotage
Principales fonctionnalités
ANNEXE 3
Architecture et Ergonomie
Logiciel / Critères d’évaluation
Architecture
Client serveur (O/N)
Full web (O/N)
Accès natif aux données (O/N)
Système modulaire (O/N)
Mise à disposition des programmes
sources
Degré d’autonomie estimé (en %)
Interface d'intégration avec d'autres
logiciels (logiciels à préciser)
Multi environnement (O/N)
Interface paramétrable (O/N)
Ressources système (à préciser)
Sécurité des données
- Accès par mot de passe
(O/N)
- Attribution de rôle et
privilèges
(O/N)
- Traçabilité (O/N)
Modules périphériques
Gestion documentaire (O/N)
CRM (O/N)
Autres fonctionnalités
Multi SGBD (O/N)
Fonctionnalités multi langues
(préciser les langues supportées)
Paramétrage étendu des
procédures et processus (workflow)
Réponse
COMMENTAIRE