Cisco 7940 - 7960 - Guide utilisateur

Cisco 7940-7960
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GUIDE UTILISATEUR
CISCO 7940 - 7960
HGT TELECOM
WWW.HGTTELECOM.COM
T ABLE
DES MATIERES
1. P R E A M B U L E
2
2. G E S T I O N
3
3. R E N V OI
DES APPELS
D’APPELS
4. M E S S A GE R I E
VOCALE
5. R E P E R T OI R E
6. S U P E R V I S I ON
6
7
8
DES UTILISATEURS
10
7. S E R V I CE S HGT T E L E CO M
12
8. N U M E R OS
15
UTILES
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1. PREAMBULE
1.1. Présentation du matériel
Les Cisco 7940 / 7960 sont des téléphones IP multi fonctions. Leur large écran LCD permet
l’affichage d’informations telles que l’heure et la date, le nom de l’appelant, son numéro de
téléphone et les numéros composés. Capables de gérer plusieurs appels simultanément, ces
téléphones sont équipés de diverses touches qui en facilitent l’utilisation (cf. illustration) :
Plusieurs touches Ligne (2 pour le Cisco 7940, 6 pour le Cisco 7960)
4 touches de fonctions contextuelles
Une touche bidirectionnelle de navigation dans les menus
5 touches des fonctions principales (messagerie, répertoire, services, paramètres, aide)
Une touche bidirectionnelle de réglage de volume
3 touches d’accès rapide (casque d’écoute, coupure du son, haut-parleur)
Les Cisco 7640 et 7960 ne diffèrent que par le nombre de touches Ligne. Chaque touche
Ligne donne l’accès à une ligne téléphonique, et peut aussi être associée à un numéro abrégé.
1.2. Conventions d’écriture
Une police en caractères gras italique fait référence aux touches de fonctions contextuelles.
Les noms des fonctions respectivement associées sont visibles au bas de l’écran LCD. Une
police en caractères gras fait référence aux autres touches du téléphone.
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2. GESTION DES APPELS
2.1. Appel sortant
Pour émettre un appel, vous pouvez au choix :
Décrocher le combiné et composer le numéro (ou l’inverse)
Appuyer sur NvAppel et composer le numéro
Composer le numéro et appuyer sur Compose
Appuyer sur Haut-parleur et composer le numéro (ou l’inverse)
Appuyer sur Bis pour rappeler le dernier numéro composé
Pour terminer l’appel, vous pouvez au choix :
Raccrocher le combiné
Appuyer sur FinAppl
Appuyer sur Haut-parleur, si vous aviez également commencé l’appel de la sorte
2.2. Appel entrant
Pour répondre à un appel, vous pouvez au choix :
Décrocher le combiné
Appuyer sur Répondr
Appuyer sur Haut-parleur
2.3. Double appel
Si un correspondant cherche à vous joindre alors que vous êtes déjà en communication, vous
pouvez intercepter son appel en appuyant sur Répondr ; le premier correspondant est alors
mis en attente.
Une touche Ligne est attribuée à chaque appel. Pour basculer d’un correspondant à l’autre,
vous pouvez au choix :
Appuyer sur la touche Ligne attribuée au correspondant désiré, puis sur Reprndr (le
premier correspondant est alors mis en attente)
Appuyer sur Attente (votre correspondant actuel est alors mis en attente), puis sur la
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touche Ligne attribuée au correspondant désiré
A noter : sitôt la conversation avec le second correspondant terminée, votre téléphone sonne.
Pour reprendre le premier correspondant, appuyer sur Reprndr.
2.4. Mise en attente
Pour mettre en attente votre correspondant, appuyer sur Attente.
Pour reprendre votre correspondant, appuyer sur Reprndr. Si cette fonction n’est pas visible,
appuyer sur la touche Navigation (haut ou bas), puis appuyer sur Reprndr.
2.5. Transfert d’appel
Pour transférer un appel en cours (entrant ou sortant), vous avez le choix entre un transfert
aveugle ou un transfert notifié. Tandis qu’un transfert aveugle oriente directement la
communication vers un tiers, un transfert notifié permet au tiers d’en être informé au
préalable.
Pour effectuer un transfert aveugle :
Appuyer sur Transfr : votre correspondant est alors mis en attente
Composer le numéro de l’interlocuteur souhaité et attendre la sonnerie
Appuyer de nouveau sur Transfr pour effectuer le transfert
Pour effectuer un transfert notifié :
Appuyer sur Transfr : votre correspondant est mis en attente
Composer le numéro de l’interlocuteur souhaité et attendre sa réponse
Appuyer de nouveau sur Transfr pour effectuer le transfert
A noter : à tout moment entre les deux appuis successifs sur Transfr, vous pouvez annuler le
transfert et reprendre votre correspondant. Pour cela, appuyer sur FinAppl puis sur Reprndr.
2.6. Conférence à plusieurs
Pour démarrer une conférence à plusieurs en cours de communication :
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Appuyer sur autres puis sur Confrn : votre correspondant est mis en attente
Composer le numéro de l’interlocuteur souhaité et attendre sa réponse
Appuyer de nouveau sur autres puis sur Confrn pour commencer la conférence
2.7. Interception d’appel
Pour intercepter un appel, vous pouvez au choix :
Composer 5 [extension] (intercepte l’extension désirée)
Composer 5 (intercepte tout appel entrant)
A noter : il est possible d’attribuer à chaque touche Ligne un numéro abrégé. A partir d’un
téléphone ainsi configuré, l’interception d’appel est possible en appuyant sur la touche Ligne
correspondante.
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3. RENVOI D’APPELS
2.1. Renvoi inconditionnel
Vous pouvez activer un renvoi inconditionnel :
Vers un numéro : appuyer sur RenvApp et composer le numéro désiré
Vers la messagerie : appuyer sur RenvApp puis sur Messagerie
Pour annuler un renvoi inconditionnel :
Appuyer sur RenvApp
Appuyer sur Oui
2.2. Renvoi sur non réponse
Vous pouvez activer un renvoi sur non réponse :
Vers un numéro : appuyer sur autres puis sur RnvNRep et composer le numéro désiré
Vers la messagerie : appuyer sur autres, sur RnvNRep puis sur Messagerie
Pour annuler un renvoi sur non réponse :
Appuyer sur autres puis sur RnvNRep
Appuyer sur Oui
2.3. Renvoi sur occupation
Vous pouvez activer un renvoi sur occupation :
Vers un numéro : appuyer sur autres puis sur RnvOcc et composer le numéro désiré
Vers la messagerie : appuyer sur autres, sur RnvOcc puis sur Messagerie
Pour annuler un renvoi sur occupation :
Appuyer sur autres puis sur RnvOcc
Appuyer sur Oui
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4. MESSAGERIE VOCALE
Pour consulter votre messagerie vocale :
Appuyer sur Messagerie
Composer le mot de passe (le numéro d’extension par défaut)
Appuyez sur #
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5. REPERTOIRE
5.1. Introduction
Pour accéder aux journaux d’appels ou à l’annuaire des collaborateurs, appuyer sur la touche
Répertoire. Vous accédez alors aux options suivantes :
Appels en absence
Appels reçus
Appels composés
Annuaire d’entreprise
5.2. Appels en absence
Pour accéder au journal des appels en absence, vous pouvez au choix :
Appuyer sur la touche 1 du pavé numérique
Appuyer sur Sélect
La liste et le nombre d’appels apparaissent. Pour vous déplacer dans la liste, utiliser la touche
Navigation : le numéro sélectionné est grisé. Pour composer le numéro sélectionné, appuyer
sur Compose.
5.3. Appels reçus
Pour accéder au journal des appels reçus, vous pouvez au choix :
Appuyer sur la touche 2 du pavé numérique
Appuyer une fois sur la touche Navigation vers le bas, puis sur Sélect
La liste et le nombre d’appels apparaissent. Pour vous déplacer dans la liste, utiliser la touche
Navigation : le numéro sélectionné est grisé. Pour composer le numéro sélectionné, appuyer
sur Compose.
5.4. Appels composés
Pour accéder au journal des appels composés, vous pouvez au choix :
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Appuyer sur la touche 3 du pavé numérique
Appuyer deux fois sur la touche Navigation vers le bas, puis sur Sélect
La liste et le nombre d’appels apparaissent. Pour vous déplacer dans la liste, utiliser la touche
Navigation : le numéro sélectionné est grisé. Pour composer le numéro sélectionné, appuyer
sur Compose.
5.5. Annuaire d’entreprise
Pour accéder à l’annuaire d’entreprise, vous pouvez au choix :
Appuyer sur la touche 4 du pavé numérique
Appuyer une trois sur la touche Navigation vers le bas, puis sur Sélect
L’interface de recherche apparaît ; elle offre 3 critères :
Prénom
Nom
Numéro
Vous pouvez au choix :
Afficher tout l’annuaire d’entreprise en appuyant directement sur Cherch…
Effectuer une recherche : sélectionner le(s) critère(s) désiré(s) avec la touche Navigation,
le(s) remplir avec le pavé numérique, puis appuyer sur Cherch…
La liste et le nombre de contacts apparaissent. Pour vous déplacer dans la liste, utiliser la
touche Navigation : le contact sélectionné est grisé. Pour composer le numéro sélectionné,
appuyer sur Compose.
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6. SUPERVISION DES UTILISATEURS
6.1. Présentation
Les Cisco 7940 et Cisco 7960 peuvent recevoir en option le module
additionnel Cisco 7914 (cf. illustration). Particulièrement adapté
aux secrétaires de direction et aux postes opérateurs, il permet la
supervision de tous les utilisateurs.
Le module comporte un écran LCD, ainsi que 14 touches Ligne
lumineuses. Il est possible d’ajouter à un téléphone Cisco 7940 ou
Cisco 7960, 2 modules Cisco 7914 en série, soit jusqu’à 28 lignes
supplémentaires.
6.2. Signalétique des touches Ligne
L’apparence des touches Ligne du module additionnel indique l’état du poste associé :
Apparence de la touche
Etat de la ligne
Eteint
Libre
Vert
Appel transféré / Occupée par le standard
Vert clignotant
Appel en attente
Orange clignotant
Appel entrant / Appel composé du standard
Rouge
Appel en cours / Indisponible
6.3. Signalétique sur l’écran LCD
Sur l’écran LCD du module additionnel, chaque ligne est matérialisée par un identifiant. Une
icône indique l’état du poste associé :
Apparence de l’icône
Signification
Combiné raccroché
Ligne libre
Combiné et « X » clignotant
Appel en cours / Ligne indisponible
Enveloppe clignotante
Présence de messages vocaux
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Flèche vers le bas
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Renvoi d’appel effectué
6.4. Numéro abrégé
L’administrateur peut associer un numéro abrégé à chaque touche Ligne. Pour un standard,
une telle configuration préalable est essentielle.
Pour joindre un interlocuteur, appuyer sur la touche Ligne correspondante.
6.5. Intercepter un appel entrant
Un appel entrant est signalé par le clignotement orange de la touche Ligne associée. Pour
intercepter l’appel, appuyer sur cette touche Ligne.
6.6. Transférer un appel
Que du standard, on réponde à un appel dirigé vers le standard lui-même, ou que l’on
intercepte un appel entrant (cf. § 6.5.), la procédure pour un transfert d’appel est la même
que celle expliquée plus haut (cf. § 2.5.).
A noter pour ce dernier cas de figure :
Après le premier appui sur Transfr, un appui sur une touche Ligne transfère l’appel vers le
poste correspondant.
Dans le cadre d’un transfert notifié, pour reprendre le premier correspondant, appuyer sur
la touche Navigation puis sur Reprndr.
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7. SERVICES HGT TELECOM
7.1. Introduction
HGT Télécom met à disposition de ses collaborateurs les services téléphoniques suivants :
Messagerie vocale
595
Redirection d’appel
540
Horloge parlante
555
Annonce vocale
585
Pré décroché
575
Enregistrement d’appel
#0
Ecoute discrète
0 3 3 [extension]
7.2. Messagerie vocale (595)
Ce service est un répondeur vocal classique. Vous pouvez au choix :
enregistrer une annonce d’accueil
écouter de nouveaux messages
effacer d’anciens messages
7.3. Redirection d’appel (540)
Ce service est un serveur vocal classique : la navigation entre les menus s’effectue grâce au
pavé numérique.
Vous pouvez au choix :
Activer/désactiver le mode « ne pas déranger »
Activer/désactiver la redirection de vos appels :
o
inconditionnelle (i.e. tous les appels entrants)
o
sur occupation
o
sur non réponse (i.e. en cas d’absence)
o
sélective (i.e. un ou plusieurs numéros seulement)
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Modifier le délai de redirection sur non réponse (en secondes)
7.4. Horloge parlante (555)
Ce service est similaire au célèbre service du même nom.
7.5. Annonce vocale (585)
Ce service permet d’enregistrer une annonce d’accueil. S’il est activé sur un poste, l’annonce
sera diffusée lors de chaque appel entrant, sans possibilité pour le correspondant de laisser un
message.
A noter :
On ne peut enregistrer qu’une seule annonce vocale pour l’ensemble des postes.
Pour activer/désactiver ce service, il faut activer/désactiver un renvoi vers le numéro abrégé
associé.
7.6. Pré décroché (575)
Ce service permet d’enregistrer une annonce d’accueil. S’il est activé sur un poste, l’annonce
sera diffusée lors de chaque appel entrant, avant que le poste ne sonne. Contrairement à
l’annonce vocale (cf. § 7.5.), ce service permet la création d’une annonce personnalisée pour
chaque poste.
A noter : pour activer/désactiver ce service, il faut activer/désactiver un renvoi vers le numéro
abrégé associé.
7.7. Enregistrement d’appel ( # 0)
Ce service permet d’enregistrer une conversation téléphonique. La conversation prend la forme
d’un message vocal, stocké dans votre messagerie dès la fin de la communication. Si vous
bénéficiez de la messagerie unifiée, le message vous parvient également par e-mail, sous la
forme d’un fichier audio attaché.
Pour enregistrer un appel, vous pouvez au choix :
Appuyer deux fois sur autres
Appuyer sur Enrgstr
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ou bien composer les touches # 0.
A noter :
Pour des raisons légales, vous devez impérativement prévenir votre interlocuteur et
recueillir son accord, avant de commencer l’enregistrement de la conversation.
Décider de la fin d’un enregistrement est impossible : celui-ci s’arrête en même temps que
la communication.
7.8. Ecoute discrète ( 0 3 3 [extension])
Ce service est dévolu au chef d’entreprise uniquement. Il lui permet d’écouter de son poste
une communication entre deux tiers, sans que ceux-ci en soient avertis.
Pour effectuer une écoute discrète, vous pouvez au choix :
Appuyer deux fois sur autres
Appuyer sur Ecouter
Composer le numéro d’extension désiré
ou bien composer les touches 0 3 3 [extension].
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8. NUMEROS UTILES
Standard HGT
0810 393 494
Fax HGT
0810 120 530
Support Technique HGT
0810 120 420
SAMU
15
Police
17
Pompiers
18
Appel d'urgence européen
112
Centre anti-poison
01 40 05 48 48
SOS Médecin
0820 33 24 24
France Télécom
1014
Météorologie Nationale
0836 68 02 + n° département
SNCF (horaires, information, train/ligne)
0836 67 68 69
SNCF (information, vente)
0836 35 35 35
Chéquiers perdus/volés
0836 68 32 08
CB perdues/volées Visa
0892 70 57 05
CB perdues/volées Premier
01 42 77 45 45
CB perdues/volées Diner’s Club
01 47 62 75 75
CB perdues/volées Eurocard
01 45 67 53 53
CB perdues/volées American Express
01 47 77 72 00