Termes de référence pour le recrutement d`un consultant

 Termes de référence pour le recrutement d’un consultant chargé de l’assistance à maîtrise d’ouvrage (AMO) en vue de l’acquisition d’un système d’information de gestion des ressources humaines (SIRH) Septembre 2016 I. .CADRE DE L’ETUDE
1. La Banque d’investissement et de développement de la CEDEAO (BIDC) est une institution
financière internationale commune aux quinze (15) états membres de la CEDEAO que sont
le Bénin, le Burkina-Faso, le Cap-Vert, la Côte d'Ivoire, la Gambie, le Ghana, la Guinée, la
Guinée-Bissau, le Libéria, le Mali, le Niger, le Nigeria, le Sénégal, la Sierra Léone et le
Togo. Elle est issue de la transformation du Fonds de coopération, de compensation et de
développement (Fonds de la CEDEAO) en une société holding régionale dénommée BIDC
avec deux (2) filiales, décidée lors de la vingt-deuxième Session de la Conférence des
chefs d'État et de gouvernement tenue en décembre 1999.
2. Par décision A/DEC.3/06/06 en date du 14 juin 2006, les chefs d'État et de gouvernement
de la CEDEAO ont réorganisé la holding en une entité unique avec absorption des deux
filiales que sont la BRIC et le FRDC. La nouvelle entité comporte deux guichets
opérationnels dont un guichet dédié au secteur privé et un guichet au secteur public.
3. Le capital autorisé de la BIDC est d’un milliard d'unités de compte (UC). Il est réparti en un
million (1 000 000) d’actions de valeur nominale de mille (1000) UC. Le capital appelé est
d’un montant de 392 741 332 UC. Les objectifs définis dans les statuts de la Banque sont
les suivants :
a. accorder des prêts et garanties pour le financement de projets et programmes
d'investissement relatifs au développement économique et social des États
membres, de prendre des participations dans le capital de structures publiques,
privées ou mixtes, et d’effectuer tous autres investissements, en donnant
particulièrement priorité :
i.
aux projets ou programmes qui, par leur nature ou leur ampleur, intéressent
au moins deux États membres régionaux, notamment les projets de
création d’infrastructures d’intégration régionale et tous autres projets de
développement dans les secteurs public et privé ;
ii.
aux projets ou programmes qui visent le renforcement des économies des
États membres les moins développés de la Communauté ainsi que la
reconstruction des État ayant connu des conflits armés ou des crises
sociopolitiques graves ;
iii.
aux projets ou programmes qui contribuent à rendre les économies de la
Communauté plus complémentaires ainsi qu’aux programmes spéciaux et
projets de lutte contre la pauvreté et les inégalités sociales.
b. mobiliser à l’intérieur et hors de la Communauté des ressources destinées au
financement de ses projets et programmes d’investissement ;
c. fournir l’assistance technique qui peut être nécessaire dans la Communauté pour
l’étude, la préparation, le financement et l’exécution de projets et programmes de
développement ;
d. recevoir et de gérer la part de ressources du prélèvement communautaire de la
CEDEAO destinée à financer des actions de développement de la Communauté,
1 conformément au Protocole n° A/P1/7/96 du 27 juillet 1996 relatif aux conditions
d’application dudit prélèvement et en vertu de toute autre disposition pertinente ;
e. gérer tous fonds spéciaux de la Communauté relatifs à son objet ;
f. mener toute activité commerciale, industrielle ou agricole, dans la mesure où celleci serait accessoire à son objet ou nécessaire au recouvrement de ses créances.
4. La vision de la BIDC est d’être la première institution régionale de financement de
l’investissement et du développement en Afrique de l’Ouest et un instrument efficace de
lutte contre la pauvreté, de création de richesse et de promotion de l’emploi en vue du bienêtre des populations de la région.
5. Elle s’est assignée pour mission d’aider à la création des conditions permettant l’éclosion
d’une Afrique de l’ouest économiquement forte, industrialisée, prospère, et parfaitement
intégrée tant au plan interne que par rapport au système économique mondial, afin de
profiter des opportunités et des perspectives offertes par la mondialisation.
6. La BIDC a obtenu un appui de la Banque Africaine de Développement (BAD) à travers un
programme d’assistance technique FAPA, sous forme de subvention pour le renforcement
de ses capacités afin d’être mieux à même d’assurer la mission qu’elle s’est assignée.
7. Ce Programme d’Assistance Technique a porté sur six (06) composantes dont le
Renforcement du Capital Humain. La bonne réalisation de cette composante est
subordonnée à l’acquisition par la Banque d’un système d’information de gestion des
ressources humaines.
8. C’est dans cette optique que s’inscrivent les présents termes de référence pour le
recrutement d’un consultant individuel pour l’assister dans l’acquisition et l’intégration d’un
système d’information de gestion des ressources humaines (SIRH).
II. AXES DE LA POLITIQUE DE GRH DE LA BANQUE
9. Dans le cadre de la modernisation de sa gestion des ressources humaines, La BIDC a
adopté une politique de GRH axée principalement sur la mise en place d’une gestion
prévisionnelle des emplois et des compétences (GPEC) dont le dispositif d’évaluation
annuelle constitue la pierre angulaire. La dimension prévisionnelle de la gestion des
emplois et des compétences vise non seulement à déterminer les évolutions futures des
emplois, des missions et des compétences, mais également les mouvements d’effectifs à
organiser à moyen terme pour répondre aux besoins de l’Institution conformément à ses
objectifs stratégiques, ses projets et son environnement.
10. Le système de gestion des emplois et des compétences de la Banque repose sur les outils
de base suivants :
‐ les outils de connaissance des emplois :
2 o Nomenclature et description des emplois permettant d’identifier les postesrepères et les postes existant au sein de la Banque et leurs conditions d’accès
(fiche de poste et fiche d’emploi-type) ;
o Cartographie des emplois permettant d’identifier les métiers clés de la Banque,
les emplois-types et les passerelles entre emplois ;
o Référentiel des compétences permettant d’identifier les principales compétences
requises par emploi et les compétences détenues par les agents.
‐ les outils d’anticipation :
o Outil de projection pour la production d’indicateurs permettant d’anticiper
l’évolution quantitative des emplois actuels ;
o Outil d’identification des besoins futurs, par exemple le tableau de flux de
personnels (entrées/sorties) ;
‐ les outils de suivi :
o Tableaux de bord de suivi des emplois (effectifs, pyramide des âges, mutations,
départs à la retraite, etc.) ;
o Indicateurs de veille et d’alerte (turn-over, suivi des métiers sensibles, taux
d’absentéisme, etc.).
11. La gestion prévisionnelle des emplois et des compétences (GPEC), au cœur de la politique
de GRH, est mise en œuvre au sein de l’institution à partir de certains leviers
organisationnels et RH auxquels elle devra être parfaitement intégrée. Il s’agit du
recrutement, de la formation, du système d’évaluation et de la mobilité. La bonne
réalisation de ce processus est largement dépendante de l’acquisition d’un SIRH, objet des
présents TDRs.
III. OBJECTIFS DE LA MISSION
12. Dans le cadre du renforcement de ses capacités, la Banque d'Investissement et de
Développement de la CEDEAO (BIDC) se propose de recourir au service d’un Consultant
pour faire office d’assistance à maîtrise d’ouvrage pour l’acquisition et le suivi de la mise
en œuvre d’une solution informatique RH la plus appropriée aux besoins de la Banque.
Dans ce cadre, le Consultant devra notamment :
- évaluer les prérequis informatiques en place et proposer un schéma directeur du SIRH
et un plan de réalisation du projet : analyse des besoins et conception, élaboration des
spécifications techniques, réalisations techniques, tests, validation des utilisateurs,
reprise de données, formation des utilisateurs, mise en production progressive, etc.
- accompagner dans le processus d'appel d'offres pour l’acquisition et l’implémentation
du SIRH en apportant son appui à l'évaluation des offres, l'analyse et la comparaison
des solutions proposées ;
- assister la Maitrise d’Ouvrage dans l’implémentation de la solution choisie et d'un suivi
opérationnel en proposant notamment des outils de planification et de pilotage du projet,
3 comme des tableaux de bord de suivi et d'avancement du projet, des matrices
d’identification, de suivi et de mitigation des risques liés au projet.
IV. TACHES SPECIFIQUES A REALISER
13. Les tâches à accomplir par le consultant se déclinent comme suit :
a) Cadrage et préparation du projet
Réaliser, en rapport avec le Département Technologie de l’Information, Organisation et
Méthodes (DTIOM) et le Département des Ressources Humaines, un examen préalable
portant sur :
 les prérequis infrastructurels et matériels IT, les compétences disponibles et la
stratégie de déploiement ;
 les contraintes techniques, organisationnelles et budgétaires ;
 les risques liés au projet ;
 la durée et le coût du projet ;
 le périmètre et les processus RH concernés, en précisant les domaines fonctionnels,
le nombre d’utilisateurs, les niveaux d’accès possibles, etc.
b) Conception du schéma directeur SIRH
Procéder sur la base du système de gestion des ressources humaines en place, à la
conception du schéma directeur du SIRH à acquérir. Il sera notamment tenu compte des
exigences relatives à la facilité d’intégration ou à la possibilité de cohabitation ultérieure de la
solution RH avec le système d’information global que la BIDC projette d’acquérir.
c) Accompagnement du processus d’appel d’offres pour l’acquisition de la solution
En rapport avec la Maitrise d’Ouvrage :
 Elaborer le cahier des charges techniques de la solution à acquérir et de procéder au
lancement d’appel d’offres pour l’acquisition de la solution RH ;
 Retenir la meilleure offre proposant la solution la plus avantageuse en termes de
fonctionnalité et de rapport performance/coût.
 Assister la Maitrise d’Ouvrage dans l’évaluation des offres techniques et financières,
l'analyse et la comparaison des solutions proposées par les différents fournisseurs ;
d) Participation à tout le processus d’implémentation et de déploiement
 Apporter son assistance pour surveiller tout le processus d’implémentation de la solution
choisie dans toutes ses phases. Veiller également à l’élaboration du plan qualité du projet
4 d’implémentation et de déploiement de la solution en étroite collaboration avec le
l’éditeur/’intégrateur de la solution choisie ;
 Assister le Département des ressources Humaines pour éclaircir en termes techniques ses
processus de fonctionnement ou ses principes d’organisation afin de répondre aux
préoccupations de l’éditeur/’intégrateur ;
 Tenir une liste des points d’arbitrage fonctionnels et valider la cohérence d’ensemble.
 Veiller surtout que l’éditeur/’intégrateur parvienne à un niveau raisonnable d’ouverture afin
de s’assurer de sa parfaite intégration avec le SI de la Banque ;
 S’assurer que tous les paramétrages sont convenablement effectués ;
 Veiller au transfert de compétence de l’éditeur/’intégrateur vers l’équipe de projet et les
professionnels IT de la BIDC ;
 S’assurer que les tests de validation sont convenablement réalisés en rapport avec l’équipe
de projet et l’accompagner dans l’évaluation des anomalies, les documenter et les
transmettre à l’éditeur/’intégrateur en vue de leur correction ;
 Superviser les opérations de reprise de données et recette fonctionnelle et valider les
activités de bascule et de mise en production ;
 Prendre les dispositions requises pour l’anticipation du changement induit par le projet en
veillant à :
o La planification des ressources nécessaires pour la sensibilisation et la formation des
utilisateurs et de tous les acteurs internes ;
o L’animation des séances et des ateliers de sensibilisation de tous les acteurs ;
o La préparation avec l’éditeur/’intégrateur d’un programme de formations de tous les
utilisateurs
e) Supervision de la phase post-déploiement
Accomplir les diligences requises après la phase de déploiement, à savoir :
 veiller à la mise en œuvre effective d’un dispositif d’assistance post-déploiement ;
 tenir une liste des anomalies relevées, de leur qualification ainsi que des actions
entreprises pour les corriger ;
 effectuer un arbitrage sur les points de blocage fonctionnel ;
 réaliser un bilan du projet en précisant le degré de réussite de la couverture des besoins
et de la prise en main effective par les utilisateurs de la solution RH mis en place.
5 V. DEROULEMENT DE LA MISSION
14. Le travail du consultant se déroulera en deux (2) grandes phases suivantes:
1ère phase :
Préparation et rédaction du cahier des charges.
2ème phase : Suivi, contrôle de l’implémentation du cahier des charges
15. Il est convenu que le passage à la seconde phase est conditionné au succès de la première
à l’appréciation de la Banque.
VI. RESULTATS ATTENDUS
-
L’appel d’offres pour l’acquisition et l’implémentation du SIRH est élaboré et diffusé ;
-
Un fournisseur intégrateur de solutions RH est recruté ;
-
Une solution informatique RH répondant aux objectifs et aux besoins fonctionnels présents
et futurs est implémentée et fonctionnelle ;
-
La conduite du changement est assurée par :
 la maitrise et l’anticipation de l’impact organisationnel du projet ;
 une communication appropriée sur le SIRH envers tous les acteurs et les cibles
internes ;
 la formation de tous les utilisateurs à l’exploitation du système d’information et aux
principes d’une gestion RH intégrée ;
-
Un plan d’action pour la reprise de données est élaboré et rigoureusement mis en œuvre ;
-
Les risques de dysfonctionnement de la solution informatique sont identifiés, réduits et
mitigés durant la phase post-déploiement ;
-
Le pilotage de l’activité est assuré à travers des indicateurs et un système de reporting
clair.
VII. LIVRABLES
16. Les livrables ci-dessous devront être préparés par le Consultant :
•
•
•
•
•
•
Schéma directeur SIRH,
Cahier des charges,
Test d’acceptation utilisateur ou User Acceptance Test (UAT),
Plan d’intégration comprenant le document d’implémentation du projet (rôles,
responsabilités, timing),
Rapport périodique de mise en œuvre,
Rapport des formations dispensées,
6 •
•
•
Rapport de recettes-qualité,
Rapport de mise en production
Bilan du projet précisant le degré de réussite de la couverture des besoins et de la prise
en main effective par les utilisateurs de la solution RH mise en place.
VIII. INDICATEURS CLÉS DE PERFORMANCE
17. Au terme de l’AMO, la performance du consultant sera évaluée sur la base des indicateurs
clés suivants :
- acquisition de la solution la plus avantageuse ;
- respect des délais de réalisation du projet ;
- nombre d’incidents durant la phase de post-déploiement ;
- niveau d’atteinte des objectifs opérationnels post-projets ;
- niveau de qualification des utilisateurs à l’issue des formations sur la solution ;
- taux de couverture fonctionnelle par rapport à l’objectif initial ;
- degré d’insertion de la solution dans l’organisation de la BIDC.
IX. PROFIL DU CONSULTANT
18. Le Consultant devra posséder les qualifications et expériences suivantes :
- être titulaire d’un diplôme au minimum d’un diplôme Bac+5 en gestion des ressources
humaines, en ingénierie des systèmes d’information, en informatique de gestion ou
tout autre diplôme équivalent (joindre Copies des principaux diplômes/attestations) ;
- un minimum de dix(10) ans d’expérience acquise en entreprise et/ou en Conseil dans
la conduite de grands projets de gestion des ressources humaines en environnement
complexe ayant requis la mise en place des outils de la GPEC ;
- avoir effectué avec succès au minimum trois (3) missions similaires au cours des cinq
(5) dernières années auprès de grandes institutions.
- avoir une excellente capacité à communiquer en français et/ou anglais, et une bonne
connaissance de la seconde langue serait un atout ; la Banque se réservant le droit
de procéder à l’évaluation de la capacité linguistique du Consultant si nécessaire.
X. COMPOSITION DU DOSSIER DE CANDIDATURE
19. Le soumissionnaire présentera son offre dans une grande enveloppe contenant deux
enveloppes séparées portant respectivement la mention « offre technique » et «offre
financière » :
7 a) L’offre technique correspondant à une note de compréhension des termes de
référence et qui devra inclure tous les renseignements nécessaires à sa bonne
évaluation, notamment :
- la présentation du Consultant (Curriculum vitae, Diplômes, attestations de bonne
exécution des projets effectués ou autres attestations de service, références
professionnelles, etc.),
- la méthodologie de travail proposée,
- Le calendrier prévisionnel d’intervention,
- les preuves de réalisation de missions similaires.
b) L’offre financière sera présentée en dollars US, montant forfaitaire globale hors
taxes afin d’aider la Banque dans la comparaison. Le Consultant procédera ensuite à
une ventilation détaillée du montant forfaitaire incluant tous les frais (honoraires, frais
remboursables et autres débours). Les conditions du marché conclu ne sont pas
révisables en cours d’exécution.
20. Les deux enveloppes seront insérées dans une grande enveloppe portant mention « Offre
pour le recrutement d’un consultant pour l’assistance à maîtrise d’ouvrage (AMO) en vue
de l’acquisition d’un système d’information de gestion des ressources humaines (SIRH) –
A n’ouvrir qu’en séance de dépouillement »
21. La BIDC se réserve le droit de faire vérifier toutes les informations et d’écarter
éventuellement tout soumissionnaire ayant fourni des informations erronées ou
incomplètes.
XI. CRITERES D’EVALUATION DES OFFRES
22. Les critères d’évaluation de l’offre technique notés sur 100 sont les suivants :
N°
1
2
3
4
5
6
7
CRITERES D'EVALUATION DES CABINETS
Compréhension de la mission au vu des TDR
15 pts
Approche méthodologique proposée
20 pts
Chronogramme proposé
10 pts
Qualification technique du Consultant (copies des diplômes et attestations)
15 pts
Expérience minimale de dix(10) ans acquise en entreprise et/ou en Conseil dans
15 pts
la conduite de grands projets, multi-acteurs
Réalisation d’un minimum de trois (3) missions similaires au cours des cinq (5)
dernières années de conseil, d’assistance à maîtrise d’ouvrage ou 20 pts
d’implémentation de solutions SIRH auprès d’institutions similaires
Connaissances linguistiques
5 pts
Nombre total de points
100 pts
8 Points
23. Seuls les Consultants qui auront obtenu au minimum 70 points sur 100 pour l’offre
technique, seront qualifiés pour l’ouverture de leur offre financière.
24. Le contrat sera attribué au Consultant qui aura obtenu la meilleure note globale déterminée
comme suit :
(i) La proposition financière la moins disante (Pm) se verra attribuer la note de prix
(Np) maximale de 100. La note de prix des autres propositions sera calculée par la
formule ci-après Np = 100 x Pm / P, dans laquelle « Np » est la note de prix, « Pm »
est le prix le moins élevé, et « p » le prix de la proposition évaluée.
(ii) Les pondérations attribuées respectivement à la Proposition technique (T) et la
Proposition financière (F) sont :
T = 80%
F = 20%
(iii) Les pondérations sont classées en fonction de leur note technique (Nt) et de prix
(Np) combinées en utilisant les pondérations (T = la pondération attribuée à la
proposition technique ; F = la pondération attribuée à la proposition financière ; T
+ F = 1) comme suit : N = Nt xT% + Np x F%
XII. DATE ET LIEU DE DEPOT DES DOSSIERS
25. La date limite de dépôt des dossiers est fixée au 24 novembre 2016 à 17 h 00. Tous les
dossiers doivent être présentés en deux exemplaires (original et copie), à l’adresse
suivante :
BANQUE D’INVESTISSEMENT ET DE DEVELOPPEPENT DE LA CEDEAO
Secrétariat du Département de l’administration et des services généraux
Offre pour le recrutement d’un consultant pour l’assistance à maîtrise d’ouvrage (AMO) en vue
de l’acquisition d’un système d’information de gestion des ressources humaines (SIRH)
« A n’ouvrir qu’en séance de dépouillement »
128, Bd. du 13 janvier BP 2704 Lomé – Togo _ E-mail : [email protected]
Tél : +(228) 22 21 68 64 – Fax : +(228) 22 21 86 84
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