Votre messagerie toujours à portée de main - Port-e-Mail

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Port-e-Mail
Votre messagerie toujours à
portée de main
Grâce au service de messagerie
professionnel et moderne Port-e-Mail,
votre boîte aux lettres électronique
entre dans une nouvelle dimension!
Pouvoir accéder en permanence à
vos e-mails, à votre agenda et à vos
contacts: intéressant, non ? Que vous
soyez au bureau, chez vous, ou même
en déplacement, Port-e-Mail vous offre
une liberté totale !
Petit exemple : vous êtes en déplacement
et votre secrétaire reçoit un coup de fil d'un
client qui souhaite vous rencontrer. Avec votre
autorisation, elle peut accéder à votre agenda
via Outlook et elle peut aussitôt planifier le
rendez-vous. Non seulement votre agenda
est immédiatement mis à jour, mais cela va
bien plus loin encore. Dès que votre secrétaire
a encodé le rendez-vous dans Outlook,
celui-ci apparaît automatiquement sur votre
smartphone. Où que vous soyez, vous avez
toujours vos contacts, votre agenda et votre
messagerie à portée de main.
Professionnel et fiable
Port-e-Mail est une solution professionnelle de
traitement des e-mails grâce à laquelle vous
disposez d'une boîte mail de 2 GB et d'une
adresse e-mail personnelle, du type
[email protected].
Vous bénéficiez également d'une sécurité
optimale grâce au pare-feu, à l'anti-virus et
au filtre anti-spam de Portima qui protègent
vos courriels. Chaque boîte mail est
continuellement scannée pour qu'aucune boîte
mail infectée ne puisse transmettre de virus
aux boîtes de vos collègues.
Aucun souci non plus à se faire pour les
backups de votre messagerie. Des backups de
vos e-mails, contacts, rendez-vous et tâches
sont réalisés en permanence. Aucune donnée
ne peut donc se perdre !
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Partagez votre boîte mail
Une autre fonction très pratique de Port-e-Mail
est que ce système vous permet de partager
votre boîte mail, votre agenda et vos contacts
avec vos collaborateurs. Imaginez qu'un client
veuille prendre rendez-vous avec vous alors que
vous êtes absent du bureau. Via Port-e-Mail, vous
pouvez autoriser vos collaborateurs à consulter
votre agenda et même à le mettre à jour (en
vous envoyant, par exemple, une demande de
rendez-vous). De cette manière, le rendez-vous
Bonne
nouvelle
Port-e-Mail bientôt moins cher !
du client est fixé immédiatement et votre agenda
est directement actualisé.
Vous pouvez aussi sauvegarder toutes
les données relatives à vos clients, à vos
fournisseurs, etc. dans des fiches de contact
A partir de janvier 2011, Port-e-Mail vous offre davantage tout en coûtant
moins cher ! La taille de chaque boîte aux lettres, qui était de 500 MB, sera en
effet portée à 2 GB. Par ailleurs, grâce à un système de calcul plus simple et
plus transparent, vous bénéficierez d'une baisse de prix de 30% !
"partagées". Ces données deviennent alors
accessibles à tous les collaborateurs de votre
bureau. Bien sûr, vous pouvez aussi créer des
fiches de contact "personnelles" que, vous seul,
vous pourrez consulter.
Disponible toujours et partout
L’un des principaux atouts de Port-e-Mail est sa
mobilité illimitée. Grâce à cette solution, vous
pouvez consulter votre messagerie de trois manières différentes : via Outlook, via votre navigateur internet (webmail) et via votre smartphone.
Tous vos courriels, rendez-vous et contacts sont
stockés sur un serveur central. Vous pouvez donc
y accéder où que vous soyez. Vous voulez ajouter
un contact, envoyer un e-mail ou encoder un
rendez-vous via votre smartphone ? Aucun
problème, l'opération est automatiquement
synchronisée avec votre Outlook et votre webmail. Toutes vos données sont donc actualisées,
toujours et partout! Simple et efficace!
Besoin d'assistance ?
Pour toute question technique relative à
Port-e-Mail, le Brokers Contact Center de Portima
est à votre disposition pour vous aider.
Port-e-Mail vous intéresse ?
Pour plus d’informations, n’hésitez pas à
contacter notre Infoline au 02 661 44 64.
En bref : où pouvez-vous utiliser Port-e-Mail ?
Au bureau
Chez vous, en vacances, ...
En déplacement
Via Outlook
Via votre navigateur internet
Sur votre smartphone
Vous avez PortiGate ou PortiLink au
(webmail)
Si vous avez souscrit un abonnement
bureau ? Dans ce cas, via Outlook,
Grâce à votre navigateur internet,
3G, vous recevez vos courriels
vous avez un accès direct à toutes les
vous pouvez accéder, où que vous
directement sur votre smartphone.
fonctionnalités de Port-e-Mail avec,
soyez, à votre agenda, vos e-mails et
Vous pouvez aussi consulter et
évidemment, la sécurité de Portima !
vos contacts !
modifier votre agenda et vos
contacts.
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Pourquoi Port-e-Mail ?
Vous travaillez actuellement sans
Port-e-Mail ?
Ce n'est pas sans risque !
Beaucoup d’entre vous disposent d'une ou plusieurs adresses e-mail via leur abonnement internet. Avec ces
adresses, il vous est parfaitement possible de consulter vos courriels, votre agenda et vos contacts via Outlook et,
dans une certaine mesure, via votre navigateur internet (webmail) lorsque vous êtes en déplacement.
Ces formules comportent toutefois des risques et des limites, ce qui n'est pas le cas de la solution Port-e-Mail.
Voici un éventail de ces limites et voici pourquoi, grâce à Port-e-Mail, vous n'avez pas de souci à vous faire...
J'ai effacé définitivement mes e-mails
par erreur, que puis-je faire ?
Avec une solution e-mail standard, vos e-mails
sont téléchargés à partir d'un serveur central vers
votre Outlook. Une fois cette opération effectuée,
vos e-mails ne se trouvent plus sur le serveur.
Si vous avez perdu vos e-mails, rendez-vous,
contacts, etc. dans votre boîte aux lettres, il est
impossible de les récupérer. Autrement dit, il
n'existe pas de backup.
SOLUTION : Port-e-Mail conserve toujours toutes
vos données sur un serveur central. Même si vous
perdez les courriels qui étaient dans votre boîte
mail, ils restent stockés sur ce serveur. Il suffit
tout simplement de synchroniser Outlook et le
problème est réglé !
Et les solutions e-mail gratuites ?
Les boîtes e-mail gratuites sont souvent entièrement "web-based" et essentiellement prévues pour
un usage privé. Vous ne pouvez pas non plus y associer un nom de domaine. Vous devez envoyer
vos courriels à partir d'une adresse se terminant par exemple par @hotmail.com ou par @gmail.com
alors que votre adresse e-mail devrait permettre de bien identifier votre bureau !
Par ailleurs, les backups et services offerts avec de telles solutions sont limités. Si vous rencontrez un
problème avec votre messagerie, il sera très difficile de récupérer vos données.
Bref, les boîtes mail gratuites sont parfaites pour un usage privé. En revanche, elles sont loin d'être
idéales dans un contexte professionnel.
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Je ne peux pas ouvrir mes courriels
et mon agenda à partir de mon
smartphone
Avec certains smartphones, vous pouvez
consulter vos e-mails en vous connectant au
webmail mais ce n'est pas une solution idéale.
Il est par ailleurs impossible de consulter par
ce biais votre agenda ou vos contacts.
SOLUTION : que vous souhaitiez envoyer des
e-mails, rechercher des contacts ou planifier un
rendez-vous via votre smartphone, avec
Port-e-Mail, c'est un jeu d'enfant !
Je ne suis pas au bureau mais je
dois envoyer un e-mail à Monsieur
Dupont
C'est tout à fait possible via votre webmail
mais malheureusement, vous devez connaître
l'adresse e-mail du destinataire par cœur.
En effet, les contacts enregistrés dans Outlook
ne sont pas accessibles via webmail.
SOLUTION : avec Port-e-Mail, il y a une
interaction constante entre Outlook, webmail
et votre smartphone. Si vous ajoutez un
contact dans Outlook, par exemple, ce contact
sera également accessible via webmail et votre
smartphone.
J'ai deux rendez-vous au même
moment
Supposons que vous soyez en déplacement et
que votre secrétaire vous prenne un
rendez-vous avec un client pour le lendemain à
14 heures. Au même moment, un autre client
vous appelle. Il souhaite lui aussi un
rendez-vous pour le lendemain à 14 heures.
Vous ne vous doutez de rien et vous acceptez
ce rendez-vous. De retour au bureau, vous
constatez que deux rendez-vous ont été pris en
même temps... Une situation embarrassante
! Vu qu'il n'y a pas de synchronisation
d'Outlook, du webmail et de votre smartphone,
le risque de doubles rendez-vous est
important...
SOLUTION : l'agenda de Port-e-Mail est
toujours à jour, que vous le consultiez via
Outlook, webmail ou votre smartphone. Il est
donc impossible de prendre deux rendez-vous
au même moment.
Avoir son propre serveur ?
Vous pouvez profiter des mêmes fonctionnalités que Port-e-Mail si vous avez votre propre serveur de
messagerie. Cela signifie que vous devez vous-même acheter le serveur qui abritera tous les e-mails,
les rendez-vous, les contacts et les fichiers partagés. Les possibilités et fonctionnalités illimitées de cette
solution constituent des avantages certains. Le revers, c'est le coût très élevé de l'achat du serveur.
De plus, l'installation et la maintenance du serveur doivent être effectuées par votre informaticien,
ce qui a également un coût.
Bref, pourquoi vous compliquer la vie alors qu'une solution simple existe ? Avec Port-e-Mail, vous bénéficiez
de tous les avantages d'un serveur Exchange. Comme Portima met ses serveurs à votre disposition, les coûts
sont sensiblement moins élevés que si vous possédiez votre propre serveur. Autrement dit, vous n'avez pas les
tracas techniques mais vous profitez de toutes les fonctionnalités à un prix avantageux !
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Interview Port-e-Mail
Vos collègues témoignent
« Depuis que nous utilisons Port-e-Mail pour notre
messagerie, nous n’avons plus de soucis ! »
Voici 2 ans, le bureau DRA Assurances, situé à Houdeng-Aimeries, a décidé de travailler
avec l’outil de messagerie Port-e-Mail. Depuis, Alain Roland, son Administrateur,
s’en félicite. Il nous explique les raisons qui l’ont poussé à prendre Port-e-Mail.
Encore plus de possibilités
Le bureau DRA Assurances souhaite encore
accroître son utilisation de Port-e-Mail. Ainsi,
par exemple, leur prochain objectif est
d’utiliser l’agenda partagé entre les trois sites.
Actuellement, tous les employés ne le font pas
mais cette fonctionnalité leur permettra de voir
ce qu’il y a à l’agenda de chacun.
Et ce n’est pas tout. Pol Beer, bras droit d’Alain
Sécurité et fiabilité
Roland ajoute : « Dans le futur, j’aimerais
« Nous avons pris Port-e-Mail principalement
deux autres bureaux. Il est donc indispensable
également que l’on puisse utiliser l’I-Phone pour
pour des raisons de sécurité et de fiabilité »,
d’avoir une excellente communication entre les
recevoir nos e-mails. C’est vraiment pratique
commente d’emblée Monsieur Roland. « Et je
trois sites afin de pouvoir communiquer
quand on est en déplacement, en séminaire ou
dois bien dire que nous en sommes très satis-
correctement au client l’état de son dossier ».
autre. Si on reçoit un e-mail urgent, on peut
faits car nous n’avons jamais eu de problème.
directement le faire parvenir à la personne
Voici quelques années, nous avions un serveur
adéquate et le traiter. »
Exchange pour toute notre messagerie. Celui-ci
Une satisfaction à tous les niveaux
était géré par un fournisseur informatique
externe. Malheureusement, nous avions pas
Pol Beer
mal de problèmes de fiabilité : les messages
n’arrivaient pas toujours à destination, nous
Alain Roland
Et Alain Roland de conclure : « Je suis vraiment
très satisfait de cette solution. De prime abord,
elle est plus onéreuse mais quand on regarde
avions régulièrement des coupures de liaison
ce qu’elle comprend, et notamment la sécurité,
ou des problèmes de lenteur, … Cette situation
c’est le meilleur rapport qualité/prix . Pour moi,
ne pouvait absolument pas durer ; nous devions
la sécurité a un prix et elle le vaut. J’apprécie
trouver une solution.»
aussi énormément le système de backup lié à
Le bureau DRA s’est alors tourné vers Portima et
Port-e-Mail. Nous avons un système de backup
la solution Port-e-Mail.
mais nous nous sommes déjà rendu compte une
fois que tout n’était pas sauvegardé. Ici, il n’y a
L’e-mail et la mobilité : 2 éléments
fondamentaux
plus de problème. C’est un vrai souci en moins
et c’est terriblement important. »
Alain Roland : « La communication par e-mail a
pris une ampleur considérable dans le bureau :
l’e-mail est devenu le moyen de communication
par excellence avec nos clients. Nous envoyons
également de plus en plus souvent nos offres
« Je voulais recevoir mes e-mails sur mon
smartphone : c’est facile, rapide et pratique !»
par e-mail à nos nouveaux clients. L’année pro-
En 1984, Olivier Piret a repris le bureau Surfimo,
il est mis à jour en permanence, je l’ai toujours
chaine, nous prévoyons même de commencer la
établi à Waterloo. Il y a près de 3 ans, il a décidé
sur moi et il est consultable avec un autre PC.
prospection par e-mail. Etre certain que les mes-
d’utiliser Port-e-Mail suite à l’achat d’un
Que demander de plus ? »
sages arrivent à destination est donc primordial.»
smartphone. Son objectif : pouvoir lire ses
En guise de conclusion, Olivier Piret dit : « Je n’ai
L’aspect ‘mobilité’ de Port-e-Mail était également
messages lorsqu’il est à l’étranger. Travaillant
jamais eu de problème avec Port-e-Mail. C’est un
crucial pour le bureau DRA Assurances. En effet,
seul, cette solution lui permet, en effet, de gérer
outil très fiable qui fonctionne vraiment bien.»
celui-ci est implanté sur trois sites différents
ses affaires à distance.
(outre le bureau DRA Assurances, le groupe com-
Pour Olivier Piret, la mobilité est extrêmement
prend le bureau Devaux & Associés et le bureau
importante : il utilise tous les moyens de con-
FBC) et compte au total pas moins de
nexion ‘mobile’ possibles : via son laptop équipé
22 collaborateurs.
de PortiGate, en se connectant via Internet
« Une bonne communication entre nos trois sites
(Outlook Web Access) lorsqu’il est sur un
était d’autant plus capitale que chacun de nos
ordinateur autre que le sien ... et puis, il a son
bureaux a sa spécificité (assurances, placements/
smartphone.
vie, banque). Admettons qu’un client vienne à
Olivier Piret : « Pouvoir recevoir mes e-mails sur
Bruxelles pour demander un crédit, la personne
mon smartphone est vraiment très pratique.
qui instrumente le dossier va automatiquement
Lorsque je suis en voiture ou à l’étranger, cela
lui proposer une assurance incendie. Celle-ci
me permet de répondre directement. C’est très
sera réalisée par une personne spécialisée en
facile de gérer ses affaires en direct. J’utilise
assurances IARD qui se trouve dans l’un de nos
également l’agenda. Ses atouts sont nombreux:
Nous remercions Alain Roland, Pol Beer et Olivier
Pire pour leur aimable collaboration.
Olivier Piret
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Nom de domaine
Pourquoi utiliser ‘portima.be’
quand vous pouvez avoir
‘nomdevotrebureau.be’ ?
A l’heure où les sites Internet prolifèrent
de toute part et où la communication se
fait de plus en plus par voie électronique,
avoir un nom de domaine, pour un
indépendant, n’est plus un luxe : cela
devient une nécessité.
Que des avantages
Posséder votre propre nom de domaine ne
Ce que vous devez faire pour avoir
votre nom de domaine…
comporte que des avantages : non seulement
Seul un organisme agréé comme Portima peut
votre adresse se retiendra plus facilement
qu’une adresse proposée par un quelconque
fournisseur d’accès Internet, mais cela fait
également plus sérieux et donc plus
professionnel. Enfin, avoir votre propre nom
de domaine empêche toute autre personne
d’utiliser le nom que vous voulez.
déposer un nom de domaine.
Un nom de domaine doit être unique. Une
fois choisi, la première chose à faire est donc
de vérifier s’il est toujours disponible. Pour ce
faire, vous pouvez vous rendre sur le site
Idéalement, pour qu’il soit le plus efficace
Portima, la procédure est très simple : il vous
pas être trop long (un ou deux mots maximum).
En réalité, un nom de domaine court, simple et
explicite sera le meilleur choix.
Côté pratique, votre nom de domaine doit
comporter entre 2 et 63 caractères et ne peut
ni commencer ni se terminer par un trait
lequel vous vous êtes authentifié.
Le nom de domaine est automatiquement
enregistré pour une période d'un an et
renouvelé automatiquement. Quant à son
activation, elle est immédiate. Pas besoin
d’attendre pour pouvoir l’utiliser !
fournisseur d’accès d’enregistrer votre nom de
domaine pour vous.
directement lié à votre nom commercial et ne
votre nom de domaine au nom du bureau avec
www.dns.be avant de demander à votre
Comment choisir votre nom de
domaine ?
possible, votre nom de domaine doit être
Notre service Administration enregistrera alors
Si vous souhaitez faire cette demande à
suffit de vous rendre sur BEN
(http://ben.portima.be), dans la partie
‘Autogestion’ – ‘Nom de domaine’. Dans le
champ réservé à cet effet, introduisez le nom
Intéressé ?
de votre choix pour vérifier instantanément s’il
Pour plus d’infos à propos du
est encore disponible. Le cas échéant,
nom de domaine, n’hésitez
il ne vous reste plus qu’à confirmer que vous
pas à consulter le site
souhaitez le déposer.
www.dns.be ou à contacter
d’union.
notre Info-Line au
Une fois qu’il sera réservé, il vous sera très
02 661 44 64.
difficile de vous en séparer, prenez donc le
temps nécessaire pour le choisir afin de ne pas
regretter votre choix par la suite.
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Votre propre bureau mobile
A quoi faut-il veiller lorsque vous
achetez un smartphone ?
Restez toujours connecté
Vous êtes sur le point d'acquérir un smartphone ? Voici quelques
conseils qui vous aideront à trouver rapidement le smartphone qui
vous convient !
A l'achat d'un smartphone, contrôlez bien
les possibilités de connexion. En effet, il est
important de toujours disposer des informa-
Choisissez un smartphone adapté aux
besoins professionnels
tions actualisées. Pour ce faire, vous pouvez
synchroniser les données via un câble ou sans
fil. Les principaux systèmes de connexion sont
USB, Bluetooth, Wifi et 3G. Certains
Un smartphone utilisé à des fins professionnelles
smartphones supportent plusieurs systèmes.
re-quiert certaines fonctionnalités que ne possèdera
Vous voulez un accès permanent à Port-e-Mail, où que
sans doute pas un appareil conçu pour un usage
privé. Ainsi, il est essentiel que votre smartphone
vous soyez? Dans ce cas, optez résolument pour un smartphone avec
permette de synchroniser vos courriels, votre
Wifi et 3G. Avec le Wifi, vous pouvez établir une connexion sans fil avec
agenda, vos tâches et vos contacts avec Port-e-Mail.
n’importe quel réseau. Vous êtes souvent sur la route ou à des endroits
La compatibilité avec les fichiers Office est aussi un
atout important. Vous souhaitez pouvoir lire ou traiter des fichiers Word,
qui ne captent pas de réseau sans fil ? Dans ce cas, adoptez la technologie
3G ! N'oubliez pas que vous devez alors souscrire un abonnement 3G.
Excel, Powerpoint ou PDF lorsque vous êtes en déplacement ? Il faut
dans ce cas veiller à ce que votre smartphone soit compatible !
Énergivore ou non ?
Votre messagerie en temps réel sur
votre smartphone
Un smartphone ayant une grande autonomie, c'est
mieux. Il n'y a rien de plus frustrant que des batteries vides alors que vous n'avez pas de chargeur
Les smartphones sont de plus en plus souvent
sous la main ! Pensez éventuellement à des exten-
équipés d'un système de push e-mail. Le gros
sions telles qu'un chargeur spécial qui vous permet
avantage du push-e-mail est que votre boîte
de charger votre smartphone via l'allume-cigare 12V
mail est mise à jour en temps réel. Ainsi,
de votre voiture.
lorsque vous recevez un courriel, celui-ci est
immédiatement visible sur votre smartphone.
Les modèles non équipés du push-e-mail ne
reçoivent les courriels qu'après un certain délai.
Blackberry
Bien sûr, la consommation énergétique dépend aussi
de la manière dont vous utilisez votre smartphone. Les applications
multimédia et Bluetooth consomment énormément d'énergie.
Dites-vous aussi que les fabricants indiquent la durée d'autonomie
maximale de la batterie. Dans des conditions d'utilisation normale, cette
autonomie est généralement plus faible.
Pour l'instant, Port-e-Mail n'est pas compatible avec les appareils de type Blackberry.
Toutefois, avec un abonnement GSM spécifique complémentaire, vous pouvez transférer automatiquement tous vos courriels vers votre Blackberry. La synchronisation de
l'agenda est possible en connectant votre appareil et votre PC à l'aide d'un câble USB.
Sources : http://www.smartphoneshop.be | http://www.portablegear.nl
Port-e-Mail sur votre smartphone
Vous avez acheté un nouveau smartphone et vous souhaitez le synchroniser avec Port-e-Mail ?
Portima vous donne un coup de main...
Étape 1: Vérifiez que vous avez un abonnement 3G (Proximus, Mobistar ou BASE)
Étape 2: Demandez votre installation sur BEN (http://www.portemail.be/fr/smartphone.aspx)
Étape 3: Notre technicien vous contacte pour fixer un rendez-vous
Étape 4: L'installation se fait entièrement par téléphone
Vous avez d'autres questions ? Notre Infoline se tient à votre disposition au 02 661 44 64.