Word – Support de cours Support de cours

Word – Support de cours
Publipostage avec l’assistant
Réaliser un publipostage consiste à fusionner un document principal (lettres types, enveloppes,
étiquettes ou catalogues) contenant un texte commun avec une source de données contenant
les informations propres à chaque destinataire (nom, prénom, adresse etc.).
Création d'un document principal
Réaliser le document en tapant le texte qui devra figurer sur tous les exemplaires
et en utilisant les outils de formatage habituels.
Laisser un vide à l'endroit où les informations des différents destinataires devront
apparaître.
Enregistrer ce document.
Utilisation de l'assistant Publipostage
Dans le document principale dérouler le menu Outils /Lettres
puis Publipostage/Fusion et publipostage
Etape 1 :
Dans le volet Office qui s'affiche, choisir le type de document à
utiliser, lettres ou étiquettes.
Etape 2 :
Lettres :Indiquer si le document principal correspond au
document qui est affiché sur l’écran (fenêtre active) ou s'il s'agit
d'un modèle enregistré dans Word ou d’une lettre déjà
enregistré. Dans ce dernier cas, Word propose d’ouvrir le
document à utiliser.
Etiquettes : Choisir votre type d’étiquettes en
passant par : Options d’étiquettes.
Etape 3
Cliquer sur le bouton Parcourir et indiquer si
Word doit utiliser une base de données
existante (tableau Word, feuille de calcul
Excel, table Access), un carnet d'adresse ou
si elle doit être construite.
Vérifier au préalable dans la base de données Excel que le format des Code
postaux est bien au format texte et qu’il n’y a pas de ligne de titre en entête de
tableau .
• Si la base de données existe déjà, cliquer sur Ouvrir la source de
données et utiliser la boite de dialogue qui s'affiche pour sélectionner le
fichier qui contient ces données.
• Si les données à utiliser proviennent du carnet d'adresse d'un logiciel de
messagerie électronique cliquer sur sélection à partir des contacts
Outlook.
• Si la base de données n'existe pas cliquer sur Saisie d’une nouvelle liste
et utiliser l'assistant (voir Créer la source de données à l'aide de
Parc des Bois de Grasse - 1 rue Louison Bobet - 06130 GRASSE
Tél. 04 92 42 00 20
Fax. 04 92 42 02 78
E-mail: [email protected]
Http://www.activ-formations.com
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l'assistant).
Etape 4 :
Lettres :
Placer le curseur à l'endroit
où l'information de la base de
données devra être insérée
dans le document principal
Vérifier
dans
«
faire
correspondre les champs »
que chaque champs est bien
renseigné.
Utiliser le bouton Insérer un
bloc adresse et choisir les options de l’adresse.
Répéter ces manipulations pour insérer tous les champs, ligne de salutation ou
autres éléments.
Etiquettes : Utiliser ensuite la mise à jour de toutes les étiquettes pour dupliquer la
première étiquette sur toute la planche.
Etape 5 :
Aperçu des lettres ou étiquettes, et modifications.
Etape 6 :
Fin de la fusion, imprimer ou enregistrer le publipostage.
Publipostage Options
La barre d’outils fusion et publipostage permet de préparer un publipostage sans passer par
l’assistant.
Ouverture de la base de données.
Choix du document :Lettre ou étiquettes
Choix de la base de données
1/ Choisir le type e document ( lettre, enveloppe…)
2/ Choisir une base de données
3/ Insérer champs de fusion
4/ Fusionner
Cliquer sur le bouton Mode Publipostage pour remplacer les champs par leur
valeur et pré-visualiser le résultat de la fusion et ainsi apporter des
modifications si besoin.
Word remplace alors les champs par les informations de la 1ère ligne de
données figurant dans la source.
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•
•
•
Utiliser les boutons de déplacement pour afficher les autres
enregistrements.
Le chiffre au centre correspond au numéro de l'enregistrement dans la
source de données.
Utiliser si besoin le bouton Rechercher l'enregistrement pour n'afficher
que les enregistrements qui correspondent à un
critère.
Remplir la boite de dialogue en sélectionnant le
champ et en tapant le critère de recherche et
cliquer sur Suivant.
Une fois le document vérifié, lancer la fusion en
cliquant sur l'un des boutons suivants :
Fusionner vers un nouveau document crée un document avec le
résultat de la fusion et affiche le résultat dans une nouvelle fenêtre.
Fusionner vers l'imprimante effectue la même opération et lance en
plus l'impression des documents.
Fusionner ouvre une boite de dialogue qui permet de paramétrer la
fusion.
Options de requêtes
Utiliser cette fonction avant de fusionner lorsque le résultat de la fusion doit être trié ou
filtré suivant un critère prédéfini (par exemple ne fusionner seulement que les personnes
habitant à Nice et trier les documents obtenus par ordre alphabétique suivant le Nom).
Une fois le document principal préparé et la source de données définie, cliquer sur
le bouton Fusionner dans la barre d'outils Publipostage.
Dans la boite de dialogue qui s'affiche cliquer sur la petite flèche à gauche du nom
de champ pour puis sur Avancées…)
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•
Onglet Filtrer les enregistrements
Sélectionner le champ
contenant l'information
Si le filtrage s'effectue
selon plusieurs critères
sélectionner en face de
chaque ligne le ET ou le
OU en fonction du filtre à
appliquer.
Sélectionner l'élément de
comparaison
•
Saisir le texte à utiliser
comme critère de filtre
Onglet trier les enregistrements
Sélectionner le champ
contenant les
informations qui doivent
être triées
Indiquer si besoin
d'autres critères de tri.
Indiquer l'ordre du tri
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Insérer un mot clé
Utiliser cette fonction pour personnaliser la fusion, pour interroger l'utilisateur par
exemple sur des informations à intégrer aux documents ou pour modifier du texte en
fonction du contenu d'un champ de la source de données.
Dans le document principal, placer le curseur à l'endroit où le mot clé doit être
inséré
Cliquer sur le bouton Insérer un mot clé dans la barre d'outils Publipostage et
sélectionner le mot clé à insérer.
Dans l'exemple ci-après, le mot clé Si...Alors...Sinon a été sélectionné. On
effectue ici un test sur le champ Civilité de la source de données et on
compare ce champ au mot "Monsieur". Si la condition est vérifiée Word
insérera le mot "Cher" sinon le mot "Chère".
Publipostage Word 2000
Création d'un document principal
Réaliser le document en tapant le texte qui devra figurer sur tous les exemplaires
et en utilisant les outils de formatage habituels.
Laisser un vide à l'endroit où les informations des différents destinataires devront
apparaître.
Enregistrer ce document comme à l'accoutumé.
Utilisation de l'assistant Publipostage
Ouvrir le document à fusionner
Dérouler le menu Outils / Publipostage
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Dans la boite de dialogue qui s'affiche,
cliquer sur Créer et sélectionner dans le
menu le type de document principal à
utiliser.
Indiquer si le document principal
correspond au document qui est affiché
sur votre écran (fenêtre active) ou s'il
s'agit d'un nouveau à créer.
Le nom du document et le type de
fusion sélectionné sont alors résumés
sous le bouton Créer
Cliquer sur le bouton Obtenir les
données et indiquer si Word doit utiliser
une base de données existante (tableau
Word, feuille de calcul Excel, table
Access), un carnet d'adresse ou si elle
doit être construite.
Si la base de données existe déjà, cliquer sur Ouvrir la source de
données et utiliser la boite de dialogue qui s'affiche pour sélectionner le
fichier qui contient ces données.
Attention : Pour pouvoir choisir un fichier Excel ou autre afficher « tous
fichiers » dans type de fichier dans la boite de dialogue ouvrir la source
données.
• Si les données à utiliser proviennent du carnet d'adresse d'un logiciel de
messagerie électronique cliquer sur Utiliser un carnet d'adresse
• Si la base de données n'existe pas cliquer sur Créer la source de
données et utiliser l'assistant (voir Créer la source de données à l'aide de
l'assistant).
Une boite de dialogue s'affiche indiquant que Word n'a trouvé aucun champ de
fusion et propose de modifier le document principal, cliquer sur ce bouton.
Placer le curseur à l'endroit où l'information de la base de données devra être
insérée dans le document principal
Utiliser le bouton Insérer un champ de fusion de la barre d'outils Publipostage
et cliquer sur le champ correspondant à l'information à insérer (le nom du champ
entouré par des guillemets est alors placé dans le document)
Répéter ces manipulations pour insérer tous les champs
Utiliser ensuite la barre d'outils Publipostage pour exécuter une fusion complète
ou paramétrée.
•
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Word – Support de cours
Cliquer et
sélectionner le champ
à insérer dans le
document principal
Cliquer pour
remplacer les
champs par les
données.
Utiliser les boutons
de déplacement pour
afficher les
enregistrements
suivants ou
précédents
Cliquer pour
rappeler la boite
de dialogue Aide
au publipostage.
Cliquer pour effectuer
la fusion avec un
compte rendu
d'erreurs
Cliquer pour afficher
et/ou modifier la
source de données
Document principal de type "enveloppes"
Dans la boite de dialogue Aide au publipostage, cliquer sur Créer / Enveloppes
Puis cliquer sur Fenêtre active
Cliquer ensuite sur Obtenir les données puis sur Ouvrir ou Créer la source de
données.
Cliquer sur Préparer le document principal.
Dans la boite de dialogue Options
pour les enveloppes, indiquer :
• La
taille
de
l'enveloppe
(sélectionner dans la liste,
Taille
personnalisée
pour
définir un format)
• Dans les zones Adresse du
destinataire et de l'expéditeur,
modifier si besoin la mise en
forme et les marges à
appliquer au texte.
• Sur
l'onglet
Options
d'impression indiquer le sens
selon lequel les enveloppes
seront placées dans le bac de l'imprimante.
• Cliquer sur OK
• Dans la boite de dialogue Adresse destinataire utiliser le bouton Insérer
champ de fusion et cliquer sur OK.
• Utiliser ensuite la barre d'outils Publipostage comme vu auparavant.
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