Informations sur votre espace de gestion de billetterie

INFORMATIONS E-BILLETTERIE EXPOSANTS
La billetterie électronique Centre France Événements vous permet de gérer l’envoi de vos invitations par
courrier ou par e-mail.
Vous gérez vous-même l’impression ou l’envoi depuis votre interface de gestion personnelle, accessible
avec les mêmes identifiants que ceux qui vous permettent de vous inscrire sur l’événement concerné.
Pour vous, rien de plus simple il vous suffit de suivre le guide :
Etape 1
-
connectez-vous au site Internet du
salon,
-
cliquez sur l’onglet « Exposant, gérer
votre billetterie »
-
connectez-vous avec les mêmes
identifiants que ceux qui vous
permettent de vous inscrire en ligne.
Etape 2
Une fois connecté :
-
une première page vous permet de
connaître le nombre d’invitations
dont vous disposez pour envoi ou
impression.
A noter : Ces informations sont
également reprises, et visibles en
permanence, en haut à droite de votre
écran.
Etape 3
Renseignez les informations qui
apparaîtront sur vos titres d’accès :
-
le nom de votre choix (marque,
enseigne, domaine…)
-
le contact (téléphone portable et adresses) que vous souhaitez donner à vos clients pour qu’ils
puissent vous joindre si nécessaire.
-
Si le champ est disponible, vous devrez renseigner votre numéro de stand, afin qu’il apparaisse sur
vos titres d’accès.
Attention ces champs sont obligatoires.
Etape 4
Choisissez le titre d’accès que vous souhaitez utiliser :
- lettre invitation
ou/et
- e-billet
A noter : vous pouvez panacher votre sélection.
Ex : si vous disposez de 200 invitations, vous pouvez choisir de produire 50 lettres invitations et 150 ebillets.
Pour envoyer vos titres d’accès par mail, choisissez l’e-billet
Pour adresser vos titres d’accès par courrier, vous pouvez choisir d’imprimer des
e-billets ou bien d’imprimer des lettres-invitations, que vous pouvez personnaliser
à différents degrés.
Générer des lettres
invitations en PDF
Générer des e-billet en PDF
Envoyer des e-billet par mail
La Lettre-Invitation :
La lettre invitation est un titre d’accès destiné à être imprimé pour envoi postal à vos clients. Elle est
personnalisable à différents degrés selon le gabarit que vous choisissez.
La lettre invitation est personnalisée avec les informations que vous avez saisies dans le formulaire à l’étape 3.
Chaque lettre comporte un code (code barres ou QR code) unique.
- Gabarit standard
Ce gabarit, aux couleurs du salon, vous permet de
personnaliser le corps du texte afin d’inviter vos clients
Si vous utilisez ce gabarit, vous devez écrire le nombre de
lettres invitations à générer
- Gabarit avec adresses postales
Ce gabarit, aux couleurs du salon, vous permet de
personnaliser le corps du texte et d’insérer les adresses
postales de vos clients. Ainsi, plus besoin d’imprimer des
étiquettes en utilisant des enveloppes à fenêtre.
Pour télécharger les adresses de vos clients, utilisez la
fonction « Ajouter » de la liste des destinataires. Vous
pourrez soit charger une liste de destinataires au format
.csv, (en respectant les colonnes et l’ordre décrit dans
l’interface de téléchargement), soit renseigner une ou
plusieurs adresses manuellement.
Si vous utilisez ce gabarit, le nombre de lettres éditées est
déterminé automatiquement par le nombre de
destinataires renseignés dans la liste des destinataires.
- Gabarit avec adresses + image exposant
Ce gabarit vous permet de personnaliser entièrement votre
lettre invitation, en insérant le corps du texte, une image
de votre choix (ex : votre logo) et les adresses postales de
vos clients. Vous pouvez ainsi imprimer un document à vos
couleurs, sans avoir besoin d’imprimer des étiquettes si
vous utilisez des enveloppes à fenêtre.
Pour télécharger une image, utilisez le navigateur de
recherche afin d’aller chercher l’image à utiliser sur votre
ordinateur. L’image est recadrée automatiquement en
fonction de la contrainte de place du gabarit.
Pour télécharger les adresses de vos clients, utilisez la
fonction « Ajouter » de la liste des destinataires. Vous pourrez soit charger une liste de destinataires au
format .csv, (en respectant les colonnes et l’ordre décrit dans l’interface de téléchargement), soit renseigner
une ou plusieurs adresses manuellement.
Si vous utilisez ce gabarit, le nombre de lettres éditées est déterminé automatiquement par le nombre de
destinataires renseignés dans la liste des destinataires.
A noter :
->Tous les gabarits peuvent être utilisés au format A4 ou A5.
A 4 : 1 lettre sur une feuille A4
A 5 : 2 lettres sur une feuille A4
->Avant de générer les lettres invitations de manière définitive,
vous pouvez procéder à une prévisualisation.
Attention : Cette prévisualisation ne permet pas, aujourd’hui, de
visualiser les champs à fusionner (adresses postales et image que
vous souhaitez insérer) avant la génération effective d’un titre
d’accès.
->L’ensemble des titres d’accès que vous générez en une seule
fois apparaît dans un seul PDF sur votre ordinateur.
Nous vous conseillons d’enregistrer ce PDF dans vos documents
puis de l’imprimer.
L’e-billet :
L’e-billet ou billet électronique est une invitation que vous pouvez :
- imprimer pour envoyer par voie postale ou distribuer de la main à la main.
- envoyer par e-mail à vos clients depuis votre espace de gestion.
L’e-billet est personnalisé avec les informations que vous avez saisies dans le formulaire à l’étape 3.
Impression des e-billets pour envoi ou distribution
Si vous souhaitez imprimer vos e-billets, il vous suffit de sélectionner le format dans lequel vous souhaitez
les générer.
A 4 : 1 billet sur une feuille A4
A 5 : 2 billets sur une feuille A4
Puis de générer le nombre de billets à
imprimer.
A noter :
->L’ensemble des titres d’accès que vous
générez en une seule fois apparaît dans un
seul PDF sur votre ordinateur.
Nous vous conseillons d’enregistrer ce PDF
dans vos documents puis de l’imprimer.
->Avant de générer les lettres invitations de manière définitive, vous pouvez procéder à une
prévisualisation.
Envoi des e-billets par e-mail
L’interface d’envoi d’e-billets par mail vous permet de personnaliser votre envoi grâce aux fonctions
suivantes :
- Insérer une image dans le corps de vote e-mail. Vous
pouvez télécharger une image de maximum 600 x 300
pixels.
- Afficher le nom d’expéditeur de votre choix. Ceci vous
permet de choisir le nom d’émetteur qui s’affiche dans
la boîte de réception de votre destinataire. L’adresse
d’envoi est « [email protected] »,
mais vous êtes libres de choisir un nom à faire
apparaître devant cette adresse afin de bien identifier la
provenance de votre envoi
- Définir une adresse de réponse. C’est à cette adresse
que sera envoyé le mail si votre destinataire décide de
répondre au mail en utilisant la fonction « répondre »
de sa boîte de réception.
- Mettre en page en utilisant l’éditeur de composition du mail, qui vous permet de choisir la police, la
couleur, la taille du texte, ainsi que les attributs de graisse, italique et souligné.
Une fois votre texte renseigné, ajoutez la liste des destinataires de votre e-mail via le bouton "Ajouter".
Vous pouvez :
- saisir les destinataires à la main.
- importer une liste de destinataires dans un
fichier .csv.
Une fois votre liste de destinataires chargée, vous
pouvez choisir le nombre d’invitation à envoyer
par destinataire, à l’aide des flèches sur chaque
ligne.
A noter :
->Si votre liste de destinataires ou si le nombre total des invitations à envoyer dépasse le quota
d’invitations dont vous disposez, vous ne pouvez pas envoyer votre e-mail.
-> Les e-mails qui se trouvent en doublon dans votre liste de destinataires apparaissent surlignés, et en
gras.
Comment créer un fichier .csv
Pour créer un fichier .csv, saisissez
votre liste de destinataires sous Excel,
en respectant l’ordre des colonnes
décrit
dans
l’interface
de
téléchargement.
Pour info, pour une liste d’envoi par
email, l’ordre des colonnes est le
suivant :
email, nom, prénom
Pour une liste d’envoi par courrier,
l’ordre est le suivant :
civilité, nom, prénom, adresse1,
adresse2, code postal, ville, pays
Enregistrez ensuite votre fichier en choisissant le format .csv dans l’interface d’enregistrement des fichiers
(Enregistrer sous) dans Excel.
Questions fréquentes
Comment les clients vont-ils recevoir leurs invitations envoyées par e-mail ?
Les clients recevront un e-mail avec les éléments que vous avez définis dans votre interface de gestions.
L’e-mail contiendra un lien leur permettant de télécharger leur invitation.
Nom d’expéditeur renseigné
par vos soins
Texte défini en mise en page
par vos soins
Lien de téléchargement des
invitations (inséré automatiquement)
Lien de désinscription (inséré
automatiquement)
Les clients pourront-ils imprimer plusieurs fois leur invitation ?
Le code (code barres ou QR code) unique contenu sur chaque titre d’accès ne pourra passer qu’une seule
fois au contrôle d’accès du salon. Pour éviter les problèmes à l’entrée du salon, il est donc interdit de
reproduire un titre d’accès à plusieurs exemplaires.
Attention lorsque vous générez des e-billets ou des lettres invitations pour les imprimer, pensez à bien
renseigner le nombre de titres d’accès à imprimer, afin que l’application de billetterie crée bien le nombre
de codes uniques correspondant au nombre d’invitations que vous souhaitez imprimer.
Ex. Si vous souhaitez imprimer 58 invitations, renseignez ce nombre dans votre interface de gestion avant de cliquer sur
« Générer les PDF ». Si vous ne renseignez pas ce nombre avant de lancer la génération du PDF, vous n’allez imprimer
qu’un seul titre d’accès, qui ne sera valable à l’entrée que pour un seul passage, et non pas 58 passages.
Puis-je imprimer ou envoyer mes invitations en plusieurs fois ?
Oui. Pour chaque type de titre d’accès, vous choisissez le nombre que vous souhaitez générer ou envoyer. A
chaque confirmation d’envoi ou d’impression, le nombre est déduit de votre quota total. Tant que vous
disposez d’invitations, vous pouvez vous connecter à votre espace de gestion pour générer/envoyer des
invitations...
Puis-je commander de nouvelles invitations si je dépasse mon quota ?
Oui, vous pouvez commander auprès des équipes CFE de nouvelles invitations.
Est-ce que mon espace de gestion conserve l’adresse email de mes clients ?
Dans un souci de confidentialité de vos données, votre espace est privé et les adresses email de vos
contacts ainsi que vos quotas d’invitation sont supprimés à chaque fin de salon.
L’organisateur n’a pas accès à votre liste des destinataires à qui vous envoyez des e-mails.
Est-ce que mon espace de gestion conserve le corps de texte de mes invitations ?
Non votre texte ne sera pas sauvegardé sur la plateforme. De ce fait, nous vous conseillons d’établir au
préalable un document word avec l’intégralité de votre message. Vous pourrez ensuite faire des
copier/coller de votre document word vers vos invitations.