Notification No. Notification date (Art 25

Transcription

Notification
No.
EDPS Prior
Notification
Check
date (Art 25)
(Art 27)
Function
contr.
Directorate
Processor
Process name personal data
Description personal data treatment
To start the annual exercise of evaluations according to Article 43 of the Staff Regulations, and
Articles 15 and 87 of the Conditions of Employment of Other Servants (CEOS).
3
2005-152
05/06/2013
Head of Unit
DHR
Recr&Carrier dev.
COMPASS - staff evaluation
4
2007-292
14/03/2007
Head of Unit
DHR
Recr&Carrier dev.
Annual promotion procedure
9
16/10/2006
Head of Unit
DHR
Training
Training Database
10
14/03/2007
Head of Unit
DHR
Recr&Carrier dev.
15
12/10/2006
DPO
DPO
DPO
The data is used to help decide who should be promoted.
30
2008-173
19/02/2008
Head of Unit
DHR
Recr&Carrier dev.
Collection of data about the training courses that the Training unit organizes and the Court staff
participates in.
The Training Unit does not process personal data falling under Article 27.
The data helps to decide the decision against a staff report.
A notification for prior checking will be sent to the EDPS.
At the European Court of Auditors one Register of processing operations concerning personal is
existing, for all Directorates and Services, called the Register of the Data Protection Officer (DPO).
Controllers are writing their notifications on the processing of personal data to the DPO into this
Register. A workflow system supports the preparation process of notifications. In order to identify and
authenticate the participants in the notification process, personal data relating to them have to be
processed. The notifications including the names and contact data of controllers will be accessible
Notification to the Data Protection Officer, Creation of through the Register by anybody. The access to the information system NDPO&R is only allowed to
registered users, who have a defined role in the notification process. From the Access to the Register
the Register and access to the Register
any person can send an electronic request message to the controller for a selected notification. For a
prior-advice request to the DPO and to the EDPS the DPO keeps a copy of the notification received for
prior-advice and the notification including the recommendations send back to the requester.
Annual appeal procedure
Système de gestion et de contrôle du FlexiTime
Traitements "FLEXITIME":
- Enregistrement automatique des entrées et sortie du personnel de la cour ("badgeuses")
- Enregistrement automatique des "absences" autorisées: congés, absences, missions (interface
"batch")
- Enregistrement des "absences" formation par le service formation
- Enregistrement des corrections et modifications manuelles par les gestionnaires du "Flexitime"
- Consultation des horaires prestés, transactions et corrections par les agents
- Consultation des horaires des subordonnés par les supérieurs hiérarchiques
- Extraction mensuelles des heures supplémentaires susceptibles d'être payées pour validation et
autorisation de payer par le supérieur hiérarchique
- Extraction de données statistiques globales pour le management et l'évaluation du système
- Extraction/impression de "Fiches de pointage" individuelles sur demande du Directeur des ressources
humaines
Notification
No.
EDPS Prior
Notification
Check
date (Art 25)
(Art 27)
Function
contr.
Directorate
Processor
36
23/04/2007
Head of Unit
DHR
Recr&Carrier dev.
Gestion des Missions du personnel (y compris, entre
autres, agences de voyages, compagnies de transport,
hôtels et cartes bancaires)
38
19/04/2007
Head of Unit
AUDIT
NR2
Statement of assurance (DAS)
43
2005-145
07/10/2008
Head of Unit
DHR
HR Service center
Protection des personnes travaillant à la Cour des
comptes contre le harcèlement.
44
2006-534
07/10/2008
Head of Unit
DHR
Recr&Carrier dev.
Niveau des prestations / Insuffisance professionnelle
45
2006-422
17/09/2008
Head of Unit
DHR
Recr&Carrier dev.
Procédure d'attestation
46
2006-109
16/09/2008
Head of Unit
DHR
Recr&Carrier dev.
Procédure de certification
48
2005-316
07/10/2008
Head of Unit
DHR
Recr&Carrier dev.
Enquêtes administratives et Mesures disciplinaires
internes à la Cour.
49
2005-68
28/08/2007
Head of Unit
DHR
HR Service center
Double allocation
50
2005-119
28/08/2007
Head of Unit
DHR
HR Service center
Commission d'invalidité
54
15/09/2008
Head of Unit
PRE
Audit Interne
Processus d'Audit interne (analyse de risques,
programmation, planification, tests, rédaction de
rapports)
55
25/04/2007
Head of Unit
DFS
Logistics
60
07/06/2007
Head of Unit
DHR
Training
66
19/07/2007
Head of Unit
AUDIT
NR5
Le processus est composé de 4 étapes, à savoir:
Etape (1) Préparation et signature de l'ordre de mission (OM) et transmission au bureau de Missions;
Etape (2) Réservation par le chargé de mission, achat et livraison (par défaut électronique) des titres de
transport (avion, train, etc.), réservation d'hôtel, de voiture de location et de tout autres services
d'agence de voyage et leur paiement par le secteur Missions;
Etape (3) Utilisation éventuelle des cartes de crédit mixtes (professionnelles/personnelles) par le chargé
de mission pour le paiement des frais de mission;
Etape (4) Préparation du décompte de frais (DF) et sa transmission a la Cellule Ex Ante et a la
comptabilité pour paiement des frais de mission.
-Selecting beneficiaries;
-Verification of the declarations and elegibility criteria
D'une part, mettre fin à une situation ressentie comme offensante par la personne qui s'estime victime
de harcèlement.
D'autre part, mener une enquête formelle afin de s'assurer de l'existence des faits dénoncés et prendre,
le cas échéant, les mesures administratives et disciplinaires nécessaires.
En application de l'article 51 du statut, établir un cadre réglementaire pour les cas d'insuffisance
professionnelle
Voir décision de la Cour des comptes n° 50-2006 relative aux modalités de mise en oeuvre de la
procédure d'attestation.
La procédure a pour objet la sélection des fonctionnaires du groupe de fonctions AST aptes à être
attestés. (voir prior checking ref. 2006-422)
En application de l'article 45 bis du statut, sélectionner les fonctionnaires du groupe de fonction AST à
partir du grade 5, aptes à être nommés au groupe de fonction AD. (voir prior checking ref. 2006-109)
Application de l'article 51 du statut. Un "prior cheching" a été fait et un avis du CEPD a été rendu.
La finalité poursuivie est d'obtenir l'avis du médecin-conseil quant à l'octroi de la double allocation
enfant à charge sur base de documents médicaux. (voir prior checking 2005-68)
La finalité poursuivie est d'obtenir des conclusions de la Commission d'invalidité, permettant
d'admettre le fonctionnaire/agent au bénéfice d'une allocation d'invalidité ou à la reprise de l'activité
professionnelle. L'origine de l'invalidité justifie le montant de l'allocation à verser à la personne
concernée. (voir prior checking ref. 2005-119)
Internal audit activity within the ECA
les équipements de videosurveillance installés dans les locaux de la Cour ne sont utilisés que pour les
besoins de la protection des personnes et des biens,ainsi que pour l'execution des taches effectuées dans
l'interet public de l'institution.
Collection of data on professional qualifications of staff of the Court in the fields of internal, external
Survey on professional qualifications of staff of the Court or IT audit.
The Training Unit does not process personal data falling under Article 27.
Reliability of SPS/IACS controls and inspections in EU- Audit if the payments have been carried out correctly within the SPS/IAS system
15
Vidéo-surveillance
Notification
No.
71
EDPS Prior
Notification
Check
date (Art 25)
(Art 27)
Directorate
Processor
01/07/2009
Head of Unit
DHR
Medical service
Gestion des certificats médicaux.
73
24/09/2007
Head of Unit
DFS
Logistics
Ascenseurs et sécurisation des étages
75
28/09/2007
Head of Unit
AUDIT
AEI
Audit of salaries, allowances and pensions for staff
employed (or formerly employed) by European
Institutions
83
17/10/2007
09/03/2012
Head of Unit
AUDIT
ADB
10/09/2008
Head of Unit
DHR
Medical service
90
12/08/2008
Head of Unit
AUDIT
ÉTÉ
95
30/05/2008
Head of Unit
DIT
Infrastructure
Unicenter Service Desk tool
87
2007-559
Function
contr.
2007-303
Permettre la gestion des absences pour raison médicale conformément à l'application par analogie de la
décision de la Commission européenne portant création des dispositions d'application en matière
d'absence pour maladie ou accident. Le cas échéant, saisine de la Commission d'invalidité. Articles 59
et 60 du Statut ainsi que les articles 16, 59, 60 et 91 du RAA.
Un système de controle d'acces aux bâtiments, aux ascenseurs et aux escaliers des batiments de la Cour.
L'accès est autorisé par profil et basé su les certes de service.
Audit of documents which serve as evidence for the grade/step and the entitlement to other allowances,
e.g. latest decision on promotion, certificate of marriage, children's schooling certificates.
The documents are asked from the institution by which the individual staff is employed. Audit findings
are communicated to this institution. Data falling under article 27 are not treated.
The data are processed to verify the legality and regularity and the correctness of payments made to
Audit of management procedures (recruitment,
staff employed by agencies as well as to verify the legality an regularity of the recruitment and the
promotion, etc), salaries, allowances for staff employed
administrative status of the staff. In addition, data are processed to verify the legality and regularity of
by Agencies
public procurement procedures.
Les fonctionnaires et agents peuvent bénéficier d'un examen ophtalmologique tout les 2 ans. Un
formulaire leurs est envoyé dont les données requises sont : le nom, le prénom, le numéro personnel, le
bureau et le téléphone de la personne concernée et sa signature. Ces coordonnées sont à retourner au
Bureau d'Accueil et des Affaires Sociales. Par la suite une convocation leurs sera envoyée, indiquant la
date et l'heure de l'examen. Le médecin-ophtalmologue recevra un tableau récapitulatif - avec noms,
date et heure - regroupant les agents ayant le rendez-vous ce jour. Si il y a prescription pour des
Examens ophtalmologiques
lunettes de travail sur écran, la personne concernée envoi au BAAS, après acquisition des lunettes, la
facture de l'opticien, l'ordonnance de médecin-opthalmologue et l'attestation du supérieur hiérarchique
certifiant que l'agent travail plus que 4 heures par jour sur écran. Ensuite BAAS fera le décompte et fera
suivre à la Logistics qui procédera au remboursement des lunettes de travail sur écran.
Financial audit for the Statement of Assurance - Déclaration d'assurance DAS for ERDF, transport and
Energy.
A knowledge base where all incidents that are reported to the Service Desk are recorded. Also the
treatment and solution of the incident is recorded in this data base.
Notification
No.
97
100
EDPS Prior
Notification
Check
date (Art 25)
(Art 27)
21/07/2008
19/06/2008
Function
contr.
Head of Unit
Head of Unit
Directorate
DIT
DIT
Processor
Infrastructure
Infrastructure
E-mail system
ORACLE operation system logging
101
04/08/2008
Head of Unit
DIT
Infrastructure
Telephone exchange
114
04/04/2008
Head of Unit
AUDIT
ESD
Statement of Assurance (DAS)
115
01/02/2008
Head of Unit
AUDIT
IPB
116
01/02/2008
Head of Unit
AUDIT
IPB
Audit of the Banking Measures in the Mediterranean
Countries (MEDA)
Audit of the ECSC i.L. - Loans to officials
121
25/03/2008
Head of Unit
AUDIT
NR3
Programmes for deprived persons
E-mail system provides a functionality for users to send electronic mails both within the Court and
outside the Court. It also provides the functionality to store e-mails; drafted, received and sent ones.
The e-mail system consists of a proper email system and a webmail system which is a replicate of the
mail databases. Every user has an invidividual address in the system and the mails are stored in his/hers individual
database. The address consist of the first name and last name of the person. Inside the Court the
address includes also the Audit Group the user works for or if the user works within the Secretary
General only SecGen. Outside the Court the address includes the domain name of the Court, i.e.
eca.europa.eu. In the Court's address book one can also find the telephone, fax and office number and
the unit the the user is working for.
The personal data has three different types of usage:
1) The e-mails are sent from a person to a person, so the address consisting of the person's credentials
must be stored electronically. The address is used to find the recipient. Storing the sender makes is
also possible to reply to the sender.
2)There is an official address book and a private address book. The official ECA address book is stored
in the system and can be used to find for instance the telephone number of a colleague. The private
address book is stored in a person's maildatabase and can be used by that individual to record his/her
contacts. Furthermore, the institutions have agreed to provide each other electronic address books,
containing the e-mail address, name, telephone number and office number. These address books are
stored on the wellcome page of the e-mail system.
3) The body of an e-mail can contain personal data. It is stored in a maildatabase of the recipient.
The Oracle operating system creates automatically logs for all the events. Most of these logs do not
contain any personal data. However, there is one log per database where use of the data is recorded.
This log is used for intrusion detection purposes and for creating statistics on usage.
The functioning of a telephone exchange is based on that the telephone numbers are attached to a
person or to a function/location, e.g. Helpdesk or meeting room. The used telephone numbers are
published in a directory so that one can find the telephone number a person or function/location. The
current telephone exchange also provides the functionality to separate between private calls and official
calls by using a pincode. Furthermore, the telephones also display the number called/calling and the
person/function/location attached to that number.
In the execution of the DAS transactions for Structural actions and more specifically for the Social
fund, personal data is audited in order to verify the requirements of the Regulations. This can take the
form of collecting, consulting and/or storage of personal data.
Audit of the Banking Measures in the Mediterranean Countries (MEDA)
Audit of the ECSC i.L. - Loans to officials
Traitement des donnés des principales entités intervenantes de cette aide communautaire soit comme
gestionnaires à titre principal ou délégué soit comme bénéficiares.
Notification
No.
EDPS Prior
Notification
Check
date (Art 25)
(Art 27)
Function
contr.
Directorate
Processor
122
14/04/2008
Head of Unit
DHR
HR Service center
Titres de légitimation
123
14/04/2008
Head of Unit
DHR
HR Service center
Laissez-passer AD12 +
124
125
126
128
14/04/2008
14/04/2008
14/04/2008
14/04/2008
Head of Unit
Head of Unit
Head of Unit
Head of Unit
DHR
DHR
DHR
AUDIT
HR Service center
HR Service center
HR Service center
TRD
Laissez-passer famille
Exonération TVA (voitures, biens)
Carte d'identité diplomatique
Performance Audit: Gender Equality in the Labour
Market: Vocational Training Actions for Women
Le traitement est nécessaire pour enregistrer l'agent, ainsi que les membres de sa famille, au
Luxembourg.
NB. Seulement pour les personnes résidant ou ayant l'intention de résider au Luxembourg.
Le traitement consiste à faire remplir par les agents , ainsi que les membres de sa famille, un formulaire
"déclaration d'arrivée" / ou "changement résidence, état civil, renouvellement titre, remplacement titre,
annulation titre, cessation fonctions" (formulaire officiel du Ministère des Affaires étrangères). Le
formulaire signé par le Chef de service du Bureau d'Accueil et des Affaires sociales, ainsi qu'une lettre
d'accompagnement, est envoyé au Ministère des Affaires étrangères, à la/ aux commune(s)
concernée(s), ainsi qu'au Centre Informatique de l'Etat. L'agent reçoit également une copie conforme.
Sur demande de l'intéressé, délivrance par l'AIPN du laissez-passer.
Libre circulation - obligation de sollicitude des Etats membres pour le personnel communautaire.
Les membres de la famille du personnel de la Cour peuvent se faire délivrer, dans certaines conditions,
un laissez-passer "famille". Cette carte est utlisée afin de pouvoir circuler librement (sans devoir
s'inscrire à la réception) dans les bâtiments de la Cour et dans certaines autres Institutions (visite d'un
agent, cours de langue ou centre de santé), ainsi qu'au Groupement d'Achat du PE. Les informations
suivantes figurent sur la carte : nom et prénom du membre de la famille (+ photo), nom et prénom de
l'agent, ainsi que la durée de validité de la carte.
L'agent ayant droit à la franchise tva voiture ou biens doit remplir plusieurs formulaires sur lesquels il
mentionne son nom, prénom, adresse privé. En outre y figure, en détail, de quoi il s'agit (voiture ou
biens). Les factures ou bons de commandes sont attachés. Pour un premier achat de voiture, une copie
du permis de conduire est à joindre. Le Bureau d'accueil rajoute une fiche de renseignement, avec nom,
prénoms, date de naissance, adresse privé de l'agent, ainsi que du conjoint, dates contrats (at, ac,
fonctionnaire stagiaire, titularisation).
Le traitement est nécessaire pour enregistrer le Membre de la Cour et les membres de sa famille au
Luxembourg.
NB. Seulement pour les personnes résidant ou ayant l'intention de résider au Luxembourg.
Le traitement consiste à faire remplir par le Membre, ainsi que les membres de sa famille, un formulaire
"bulletin de renseignements" (formulaire officiel du Ministère des Affaires étrangères). Le formulaire,
ainsi qu'une lettre d'accompagnement est envoyée au MAE.
In the execution of the Performance audit in Scotland/UK, Italy/Lombardy, Germany/Sachsen-Anhalt,
Spain /Andalucia and France/Ile-de-France, personal data of training participants was audited in order
to assess efficiency and effectiveness of ESF-cofunded training projects. Personal data was collected
from project files, consulted and/or stored in terms of: personal details (name, age, gender, address,
telephone number), employment situation, personal training plans including skill/motivation appraisal,
training results, labour market activities after training (further training, work, other).
Notification
No.
131
EDPS Prior
Notification
Check
date (Art 25)
(Art 27)
2008-239
05/05/2008
Function
contr.
Head of Unit
Directorate
CEAD
Processor
AMS
ART: Reconciliation of time recorded between the
Flexitime and the Assyst systems
132
05/05/2008
Head of Unit
CEAD
AMS
ASSYST: Time Recording
133
19/05/2008
Head of Unit
DFS
Logistics
Cartes de service
134
19/05/2008
Head of Unit
DFS
Logistics
gestion des visites à la Cour
135
19/05/2008
Head of Unit
DFS
Logistics
138
22/05/2008
Head of Unit
AUDIT
NR5
151
20/06/2008
Head of Unit
AUDIT
DVC
152
25/06/2008
Head of Unit
AUDIT
FED
153
02/07/2008
Head of Unit
AUDIT
REF
154
08/0//2008
Head of Unit
AUDIT
ARR
157
16/09/2008
Head of Unit
AUDIT
NR3
The system puts information from the Flexitime system and the time recorded in the Assyst system in a
table in order to simplify the reconciliation between the two systems. This is needed because the time
recorded in Assyst should have the same totals as in the Flexitime system.
An auditor is able to view the same information and the same number of weeks in ART as in the
Flexitime system (Efficient)
The head of Division for that auditor will be able to view the information for the auditor as well as for
him- or herself.
In ASSYST, there is a module for time recording. Each auditor who has access to ASSYST and are
planned for in the Annual Work Programme is requested to record their time spent on audit tasks and
other activities like Logistics or training. sur la base de "notes d'information" émises la DRH,prise de photographies par le service reception de
l'intendannce technique de l'admministration et envoi à la cellule intranet pour insertion au
trombinoscope.
La Cour, par souci de sécurité, a mis en place des procédures d'accès des visiteurs ,groupes et
fournisseurs .
Ceux-ci sont enregistrés à la réception et recoivent une carte de visiteur en échange d'une pièce
d'identité
L'écoute de l'enregistrement d'un appel annonçant une alerte à la bombe ne peut etre effectuée qu'en
présence ou après autorisation d'une personne consignée (avec coordonnées) dans un document édité
par la Cour et intitulé "Mesures et dispositions de sécurité".
1)Ces personnes sont (dans cet ordre)le security officer,le chef des services "gestion administrative et
intendance technique,le chef de l'unité Logistics,le directeur des finances et de l'Logistics,le Secrétaire
enregistrement des conversations aboutissant à l'une les 3
Général.
lignes de la reception du batiment principal de la
2)Ces personnes demandent alors à l'agent de sécurité en poste l'enveloppe scellée contenant le code
Cour(standard pc,n°45 400 et 45407)
PIN(commun aux 3 enregistreurs individuels)permettant l'accès aux fonctions d'écoute des
enregistrements. Un mode d'emploi se trouve également sous ce pli.
INTEGRATED ADMINISTRATIVE AND CONTROL Checking if the Paying Agency is carrying out the Logistics and control of the SAPS in accordance
SYSTEM (IACS) AND SINGLE AREA PAYMENT with Community legislation
SCHEME (SAPS)
Financial audit for the Statement of Assurance - Déclaration d'assurance DAS for the domain of
cooperation with developing countries.
European Development Fund (FED).
revenue and finance.
Financial audit for the Statement of Assurance - Déclaration d'assurance DAS for the reliability of the
accounts and of management representation.
Réforme du secteur sucre
Traitement des données des principales entités intervenantes de cette aide communautaire soit comme
gestionnaires à titre principal ou délégué soit comme bénéficiaires. Recolte de donneés notamment
auprès de la Commission et des Etats membres et ulterieur traitement manuel ou automatique à la Cour
des comptes.
Notification
No.
EDPS Prior
Notification
Check
date (Art 25)
(Art 27)
Function
contr.
Directorate
Processor
Traitement des données des principales entités intervenantes de cette aide communautaire soit comme
gestionnaires à titre principal ou délégué soit comme bénéficiaires. Recolte des données notamment
auprès de la Commission et des Etats membres et ulterieur traitement manuel ou automatique à la Cour
des comptes.
158
16/09/2008
Head of Unit
AUDIT
NR3
Promotion produits agricoles
159
04/08/2008
Head of Unit
DIT
Infrastructure
Fax log
160
12/08/2008
Head of Unit
AUDIT
RIP
161
16/09/2008
Head of Unit
DFS
Logistics
Abonnement de bus
As central financial system of the Council, SAP is used for the following processes :
- Contract management + Purchasing + Budget management + Financial accounting, including asset management
+ Cost accounting & controlling + Statistical purposes
SAP will use 3 kinds of personal data :
1/ Staff & Third Party information for payments, and management reporting of staff related costs / expenditures
(automatic)
2/ Asset User information (windows login if relevant, first and last name, office number) for management of the
assets
3/ SAP User information for audit trail and system authorizations
All contracts or purchase orders identify the products that can be bought and make a reference to the relevant legal
entity data but do not contain additional data specific to the third party.
The Asset User can be any staff or third party who works at the Court, independently of the fact that he or she is
an SAP user.
Management of personal information (staff, third parties, The SAP User is any person (staff or third party) who has access to SAP. There are different roles for the SAP
users,..)in SAP
Users. The main roles are described below. For further information on the roles in SAP, please check the annexes.
- Initiating Agents who can create and edit contracts, purchase orders, or block budget amounts (forecast). They
can also complete invoices.
- Verifying agents who can check and approve all documents created / edited by the initiating agents and send
them to the authorizing officer.
- Authorizing officers who can check and approve all documents reviewed by the initiating and verifying agents,
and make the funds commitment.
- IT people who can check the system and solve issues
- Central budgetary agents : Prepare the budget structure, make the voted or anticipated budget available for the
authorizing officers' services, execute budget transfers once they have been approved by the budget authority
- Central accounting agents : encode invoices, execute approved payments, do the financial legal reporting
166
14/04/2010
Head of Unit
DFS
Accounting
169
12/01/2009
Head of Unit
AUDIT
NR6
171
16/12/2008
Head of Unit
DHR
Recr&Carrier dev.
Gestion des dossiers personnels
172
16/12/2008
Head of Unit
DHR
HR Service center
The fax machines store information about the send faxes.
Financial audit for the Statement of Assurance - Déclaration d'assurance DAS for research and internal
policies.
Transmission des noms du personnel souhaitant recevoir une carte de bus auprès de la Ville de
Luxembourg.
Allocations familiales
Financial audit for the Statement of Assurance - Déclaration d'assurance DAS for fisheries,
environment & health.
Allocations familiales pour enfant à charge :
sur demande de l'agent ou de l'ayant-droit
a) URH fixe le droit aux allocations familiales pour enfant à charge lors du recrutement ou lors d'un
changement de la situation familiale d'un agent
b) Au cas où l'enfant est confié à une tierce personne, la personne ayant la garde de l'enfant peut
introduire une demande
Allocation scolaire une fois par an sur base des données fournies par l'intéressé l'URH fixe le type
d'allocation scolaire due à chaque agent
Allocation de foyer
URH fixe le droit à l'allocation de foyer au moment du recrutement ou à l'occasion d'un changement de
situation familiale sur base des données/documents fournis par l'intéressé
Notification
No.
173
174
175
176
EDPS Prior
Notification
Check
date (Art 25)
(Art 27)
16/12/2008
16/12/2008
16/12/2008
16/12/2008
Function
contr.
Head of Unit
Head of Unit
Head of Unit
Head of Unit
Directorate
DHR
DHR
DHR
DHR
Processor
HR Service center
HR Service center
Recr&Carrier dev.
Recr&Carrier dev.
Indemnité d'installation /réinstallation
déménagement
A la réception de la demande de l'agent, l'U.R.H. vérifie le droit à l'indemnité d'installation:
-Présence d'un document prouvant l'installation au lieu d'affectation ou à une distance telle qu'elle ne
gêne pas l'agent dans l'exercice de ses fonctions (article 20 du statut), ainsi que l'exposition de frais.
-Présentation d'une preuve attestant du changement de résidence le cas échéant.
-L'indemnité est calculée en fonction de la situation de l'agent
L'AIPN prend la décision d'octroi sur base des documents ainsi produits.
Avant le déménagement:
A la réception de la demande, et après vérification que l'agent a droit au remboursement des frais. Sur
base des dossiers/documents fournis, la U.R.H. prépare, le cas échéant, une note à l'intéressé lui fixant
la limite du remboursement autorisé et les instructions. Une note est envoyée à la société de
déménagement l'informant qu'elle a été choisie par la Cour et que celle-ci s'engage à payer le montant
spécifié dans le devis.Une note explicative est insérée dans le dossier personnel concernant le choix de
la société de déménagement. Parallèlement une copie du devis accompagné d'une demande de franchise
est tranmise à l'Logistics de l'Enregistrement et des Domaines pour demander l'exemption de TVA.
Après le déménagement :
L'agent ou le déménageur transmet la facture à la U.R.H. pour remboursement. La U.R.H. établit un
orde de paiement auquel est joint la demande de l'agent, la déclaration des sommes éventuellement
perçues par ailleurs, la facture et le décompte. L'O.P. est établi au bénéfice soit du déménageur , soit de
l'agent. Une note au dossier confirme le paiement.
Congé de convenance personnelle/ Réintégration de
Congé de convenance personnelle
Sur demande motivée de l'agent sous couvert de la voie hiérarchique, L'A.I.P.N. décide de l'octroi du
congé et l'URH prépare la décision en conséquence.
Réintégration :
A l'expiration du C.C.P. l'URH invite l'intéressé à manifester ses intentions quant à une éventuelle
reprise du travail. A la réception de la demande de réintégration, l'AIPN prend une décision de
réintégration, soit informe l'intéressé de la non disponibilité de l'emploi. Dans ce cas, une lettre lui est
adressée dès qu'un poste correspondant se libère.
L'agent peut refuser une première proposition de réintégration. Après refus de la deuxième proposition,
il peut être démis d'office.
Travail à temps partiel
Sur demande de l'agent auprès de l'AIPN par l'intermédiaire de son supérieur hiérarchique direct.
L'agent intéressé doit indiquer les raisons de sa demande.
Après réception de l'avis donné par le ou les supérieurs hiérarchiques et suivant les dispositions
règlementaires en vigueur, l'unité des ressources humaines prépare un projet de décision à la signature
de l'AIPN/AHCC
177
16/12/2008
Head of Unit
DHR
Recr&Carrier dev.
Mise à la retraite
178
16/12/2008
Head of Unit
DHR
HR Service center
Procédure d'invalidité
179
18/11/2008
Head of Unit
AUDIT
NR1
180
16/12/2008
Head of Unit
DHR
Recr&Carrier dev.
Recrutement Experts Nationaux détachés
Sur demande de l'intéressé, ou d'office, en application des dispositions de l'article 77 du statut.
La cellule recrutement prépare une lettre et une décision, constatant la fin d'activité de l'intéressé.
L'A.I.P.N. prend la décision de mise à la retraite.
La Procédure d'invalidité (PI) peut être engagée à la demande soit de l'intéressé, soit par l'AIPN,
lorsque, l'intéressé a cumulé au moins 365 jours d'absences pour raison de maladie au cours des trois
dernières années.
Financial audit for the Statement of Assurance - Déclaration d'assurance DAS for EAGF.
Le détachement est mis en oeuvre par un échange de lettres entre la Cour des comptes européenne et
l'institution supérieure de contrôle nationale. Dans ce cadre, ils conviennent de l'affectation, du profil
nécessaire et de la durée de détachement de l'END dans l'intérêt commun des deux parties. Un END est
alors proposé par son employeur national.
Notification
No.
182
183
184
EDPS Prior
Notification
Check
date (Art 25)
(Art 27)
16/12/2008
16/12/2008
16/12/2008
Function
contr.
Directorate
Processor
Head of Unit
DHR
Recr&Carrier dev.
Intérim
Head of Unit
Head of Unit
DHR
DHR
Recr&Carrier dev.
Recr&Carrier dev.
Mutation
Transfert (vers d'autres institutions/à la Cour des
comptes)
Nomination par l'AIPN dans l'intérêt du service des intérimaires.
Il existe 2 sortes de mutations : les mutations dans l'intérêt du service, et les mutations sur demande de
l'intéressé.
a) Mutations dans l'intérêt du service
Aucun avis de vacance n'est publié.
Les deux unités concernées se mettent d'accord sur la date de prise d'effet de la mutation.
La cellule recrutement prépare la décision de mutation, qui sera signée par l'AIPN.
b) Mutations à la demande de l'intéressé
Après publication d'un avis de vacance, l'AIPN décide de la suite à donner à la demande. Le nom de
l'agent qui a été choisi est communiqué à l'URH. L'URH prépare la décision de mutation à la signature
de l'AIPN.
Transfert vers d'autres institutions :
Le fonctionnaire se porte candidat auprès d'une autre institution à la suite d'un avis de vacance
interinstitutionnel. L'institution qui souhaite obtenir le transfert, saisit l'A.I.P.N. de la Cour en
proposant une date de transfert. L'U.R.H. consulte le Directeur du groupe d'audit/service où est affecté
le fonctionnaire candidat au transfert. En fonction de l'avis du directeur concerné, l'A.I.P.N. décide du
transfert. L'AIPN compétente de l'autre institution envoie la décision de transfert à l'A.I.P.N. de la Cour.
Dès réception de celle-ci, le dossier personnel ainsi que l'état des congés annuels et de maladie de
l'agent est envoyé à l'institution de transfert.
Transfert à la Cour des comptes :
Suite à la publication d'un avis de vacance/transfert, l'A.I.P.N. décide de la candidature retenue.
L'U.R.H. adresse une note à l'A.I.P.N. compétente de l'institution d'origine indiquant la date souhaitée
du transfert.
Dès réception de la réponse positive de l'A.I.P.N. compétente de l'autre institution, la D.R.H. prépare la
décision de transfert.
L'institution d'origine transmet le dossier personnel ainsi que l'état des congés annuels et de maladie de
l'agent.
Notification
No.
EDPS Prior
Notification
Check
date (Art 25)
(Art 27)
Function
contr.
Directorate
Processor
A.DANS L'INTÉRÊT DU SERVICE
Pour les détachements à l'intérieur de l'institution, le Membre intéressé introduit une demande à
l'A.I.P.N. Celle-ci, après s'être assurée de l'accord (même verbal de l'intéressé) et, le cas échéant du
Directeur du groupe dont dépend l'intéressé, décide du détachement. L'U.R.H. prépare les décisions
conséquentes. Pour le détachement dans une autre institution, la procédure est similaire à celle des transferts.
Dans le cas d'un détachement demandé par ou vers une autre institution, la procédure à suivre est
similaire à celle du transfert de ou vers une autre institution
185
16/12/2008
Head of Unit
DHR
Recr. & carrier dev.
Mise à disposition/Détachement/Echange des
fonctionnaires/Réintégration
186
16/12/2008
Head of Unit
DHR
Recr. & carrier dev.
Démission volontaire/ Fin de contrat
187
16/12/2008
Head of Unit
DHR
Recr&Carrier dev.
Reclassement des AT/FP dans les Cabinets
188
16/12/2008
Head of Unit
DHR
Recr&Carrier dev.
Nomination Chef d'unité/Directeur
189
2008-433
16/12/2008
Head of Unit
DHR
Recr&Carrier dev.
Recrutement des fonctionnaires stagiaires/agents
contractuels/agents temporaires
B. SUR DEMANDE DE L'INTÉRESSE
L'U.R.H. consulte le Directeur du groupe d'audit où est affecté le fonctionnaire candidat au
détachement.
Cette consultation porte sur la demande de détachement, sa prise d'effet et la durée de détachement.
L'A.I.P.N., sur base de l'avis du Directeur concerné, décide de la suite à donner et informe l'institution
concernée. Procédure similaire pour la mise à disposition et échange de fonctionnaires.
Toutefois, pour toutes ces procédures, le dossier personnel de l'intéressé reste à la Cour des comptes.
Réintégration :
A l'expiration du détachement/mise à disposition /échange de fonctionnaire une décision de
réintégration est établie.
1 ) Fin de contrat : la personne reçoit un préavis de fin de contrat au minimum 1 mois en avance
2) Le cas échéant, l'Unite des ressources humaines établit une décision de mise à la retraite
Quelle que soit la raison du départ, la U.R.H. transmet à l'intéressé(e) au plus tard une semaine avant la
cessation de fonctions, un formulaire de départ que l'agent devra retourner dûment rempli.
Les agents temporaires et les fontionnaires détachés dans les cabinets, sont classés dans un grade
supérieur, conformément à la décision n°51/2004 et 59/2004. Un projet de décision est préparé à la
signature de AIPN.
La Cour désigne l'agent qui sera nommé en qualité de chef d'unité ou de directeur. Le projet de
décision sera préparé à la signature du Président.
Le service recrutement et carrières prépare l'offre. Pour l'établissement de l'offre il est obligatoire
d'avoir l'aptitude médical et le casier judiciaire.
Après l'acceptation de l'offre par l'agent, la décision de nomination(fonctionnaires)/le contrat (agents
contractuels, agents temporaires), une note de transmission,une lettre concernant l'entrée en fonction
(envoyée à l'adresse privée de l'agent), une note au dossier concernant les droits financiers, une note
mentionnant les indemnités journalières, 2 attestations d'emploi, une note d'information et la fiche pour
le tour administratif sont préparées. Le jour de la prise de fonctions, les documents cités précédemment
sont remis à l'agent.
Notification
No.
EDPS Prior
Notification
Check
date (Art 25)
(Art 27)
Function
contr.
Directorate
Processor
190
16/12/2008
Head of Unit
DHR
Recr&Carrier dev.
Nomination Transfert
192
05/01/2009
Head of Unit
AUDIT
AEI
193
12/01/2009
Head of Unit
AUDIT
NR6
The sustainability and the Commission's management of
the LIFE Nature projects (audit task 08FG6201)
194
12/01/2009
Head of Unit
AUDIT
NR6
197
06/02/2009
Secretary gen.
SGL
Secretary Gen.
Staff Satisfaction Survey
198
05/03/2009
Head of Unit
DTR
Unite de coord.
Alimentation base de données IATE
199
19/02/2009
Head of Unit
AUDIT
REF
200
19/02/2009
Head of Unit
AUDIT
IPB
206
18/06/2009
Head of Unit
AUDIT
NR3
209
22/02/2010
Head of Unit
AUDIT
NR4
211
18/06/2009
Head of Unit
AUDIT
NR3
214
09/07/2009
Head of Unit
AUDIT
TRE
-L'agent est nommé et transferé le même jour.
-Une lettre est envoyée à l'institution concernée par l'unité des ressources Humaines demandant la
nomination et le transfert simultané de l'agent.
-Dès que la décision de nomination est transmise par l'autre institution, la décision de transfert, une
note de tranmission,une lettre concernant l'entrée en fonction (envoyée à l'adresse privée de l'agent),
une note au dossier concernant les droits financiers, une note mentionnant les indemnités journalières,
2 attestations d'emploi, une note d'information et la fiche pour le tour administratif sont préparées. Le
jour de la prise de fonctions, les documents cités précédemment sont remis à l'agent.
Financial audit for the Statement of Assurance - Déclaration d'assurance DAS for the budget of EU
Institutions.
Drawing a sample of LIFE grants and auditing the selected grants
Drawing a sample of commitments and payments from DG Environment, DG Mare or DG Sanco to
final beneficiaries and auditing the selected grants.
An electronic questionnaire on staff sattisfaction is offered to all officials, temporary and contractual
agents at the ECA for a period of 2 weeks. Participation is voluntary.
Le traitement de ces données est nécessaire pour la gestion et le fonctionnement des institutions et
organes de l'UE, comme prévu dans le considérant n.º 27 et dans l'alinéa a) de l'article 5 du Règlement
(CE) n.º 45/201. Transmission de données a caractère personnel en vue de l'identification et gestion des
utilisateurs de la base de données terminologiques interinstitutionnelle IATE. Le projet IATE a
fusionné toutes les données terminologiques qui ont été développées par les différentes institutions
communautaires en une base de données interinstitutionnelle unique afin de développer au maximum
l'accessibilité des données, d'améliorer la qualité et de réduire les chevauchements d'efforts des
différents producteurs de terminologie.
Financial audit for the Statement of Assurance - Déclaration d'assurance DAS for revenu and finances
of the Union.
Audit of the Commission's Treasury Management
Audit of the Commission's Treasury Management
Traitement des données des principales entités intervenantes soit comme gestionnaires à titre principal
Mesures spécifiques dans le domaine de l'agriculture en
ou délégué soit comme contrôleur ou comme bénéficiare
faveur des régions ultrapériphériques de l'Union (POSEI)
AGRI-ENVIRONMENTAL MEASURES
The Court's Services will draw a sample of 210 contracts based on the data mentioned under point 16.
This sample will be analysed with the aid of an online questionnaire administered by the national
authorities focusing on: contract, area, commitment (amount/controls), monitoring and objectives of
the measure. Furthermore it is proposed to visit beneficiaries in seven Member States and to analyse
the required data (see point 17).
Traitement des données des montants reçus par les bénéficiaires de la PAC.
The audit procedures defined included surveys, testing at project level and reviews of studies and
Performance Audit of the Adequacy and Effectiveness of reports. Throughout the audit, data contained in several Commission's databases were used.
Furthermore, the audit involved the review of documentation prepared by or containing information
Selected FP6 Instruments
about individuals.
Préenquête sur les bénéficiaires de la PAC
Notification
No.
EDPS Prior
Notification
Check
date (Art 25)
(Art 27)
Function
contr.
Directorate
Processor
215
15/07/2009
Head of Unit
AUDIT
TRE
217
01/09/2009
Head of Unit
PRE
Audit Interne
The audit work included an analysis of the legal basis of the RI activity area and DS and CNI support
schemes, file reviews and interviews at the Commission, interviews at the European Investment Bank,
Effectiveness of the Design Studies and Construction of interviews with representatives of European research organisations and representatives of research
New Infrastructures support schemes under the Sixth ministries in 8 Member States (Belgium, Czech Republic, Germany, Italy, the Netherlands, Poland,
Sweden, and United Kingdom). Furthermore the Court carried out on-site audits of projects and an
Framework Programme
online survey of unsuccessful participants.
Processus d'Audit interne
218
18/09/2009
Head of Unit
AUDIT
AEI
Audit of salaries, allowances and pensions for staff
employed (or formerly employed) by European
Institutions
221
30/11/2009
Head of Unit
AUDIT
NR3
Direct aids to the animal sector
222
30/11/2009
Head of Unit
AUDIT
NR3
Distribution gratuite de lait et de légumes aux écoliers
224
05/01/2010
Head of Unit
AUDIT
AEI
225
11/01/2010
Head of Unit
AUDIT
HUM
228
23/02/2010
Head of Unit
AUDIT
RCH
Audit on performance of OLAF investigations
Performance Audit: Effectiveness of e-Government
projects co-financed by the ERDF
Audit of the SME Guarantee Facility under the EU's
Competitiveness and Innovation Programme
229
23/02/2010
Head of Unit
AUDIT
RCH
Audit of the European Central Bank's Human Resources
231
26/02/2010
Head of Unit
AUDIT
NR4
Modernisation of agricultural holdings
234
15/07/2010
Head of Unit
AUDIT
NR6
Audit of the management of EU measures to reduce
fishing overcapacity
Accès complet et illimité à toute information requise en vertu de l'article 86 paragraphe 2 du Règlement
financier (CE, Euratom) nº 1605/2002 du Conseil du 25 juin 2002.
Audit of documents which serve as evidence for the grade/step and the entitlement to other allowances,
e.g. latest decision on promotion, certificate of marriage, children's schooling certificates.
The documents are asked from the institution by which the individual staff is employed. Audit findings
are communicated to this institution. Data falling under art. 27 are not treated.
Traitement de données concernant les bénéficiaires et les gestionnnaires de aides communautaires.
Traitement des données realtives aux bénéficiares et gestionnaires des aides
Audit of documents gathered by OLAF in the framework of its investigations.
Performance Audit: Effectiveness of e-Government projects co-financed by the ERDF
Audit of the SME Guarantee Facility under the EU's Competitiveness and Innovation Programme
Audit of the European Central Bank's Human Resources
At the level of individual investments, a sample of investment projects will be used to perform walkthrough tests of procedures and to perform direct testing.
The number of projects that will be reviewed during the audit will be 100.
The selection of the projects will be based on the total population of investment projects approved in
2009. The following data will be requested in an electronic format: Farm ID (to identify the farmer for the sampling we have not asked for the applicants name); Branch; Date of application submission
by the farmer; Date of approval; Type of the investment; Amount of the project (TOTAL amount of the
investment); Contribution by EAFRD (in currency units); any other data available on the investment
project. Further information will be requested for sampled projects (e.g. claims and contracts indicating
inter alia the name of the applicant).
Subsidies financed by the European Fisheries Fund will be selected, through a sample, to verify the
legality/regularity of the attribution and the beneficiries may be visited for control purposes.
Notification
No.
EDPS Prior
Notification
Check
date (Art 25)
(Art 27)
04/12/2010
249
Function
contr.
Inform.Sec.Off.
Directorate
DFS
Processor
INFOSEC
Luxtrust e-certificates management
250
05/04/2011
Head of Unit
DHR
Training
harassment training filmed
251
28/03/2011
Head of Unit
DIT
Library
ECA award
252
2009-620
03/03/2009
Inform.Sec.Off.
DFS
INFOSEC
Emergency access private drive & e-mail
253
2007-292
05/03/2007
Head of Unit
DHR
Recr&Carrier dev.
Promotions AD13 and +
254
2007-302
15/05/2007
Head of Unit
DHR
HR Service center
Social services
255
2008-313
05/03/2008
Head of Unit
DHR
Recr&Carrier dev.
Selection procedure staff
256
2008-391
18/06/2008
Head of Unit
DHR
Recr&Carrier dev.
Stage requests
257
2008-552
12/09/2008
Head of Unit
DHR
Recr&Carrier dev.
Retraite anticipé
258
2008-773
18/12/2008
Head of Unit
DHR
Recr&Carrier dev.
Revalorisation Contractual Agents
Staff deliver a copy of an ID card to the Information Security Officer to permit him to fill in a purchase
order for an electronic certificate from Luxtrust. To be able to fill in correctly the order the birthdate
and the exact name (all first names and all family names) of the person for which the certificate is
requested need to be know. Once the order is filled in, it is printed and returned together with the copy
of the ID card to the person for which the order was made. The returned copy of the ID card and the
purchase order are signed by its owner. Both documents are deposited at Luxtrust. A copy of the
purchase order is kept in an electronic form, at the ECA, to permit the Information Security Officer to
manage the certificates expiration.
Filming performance and coping on DVD.
Six people from the Court of Auditors will attend the training course on psychological harassment on
7th of April 2011. Part of this training course will be filmed. Training Unit provides a camera (JVC-GZHM550 Everio). Files from the camera will be burned on DVD by IT Service Desk. IT will prepare 6
copies to be distributed amongst participants. Training Unit will not keep any copy of the film. After
coping on DVD the film will be erased from the camera’s memory.Participants expressed their wish to
be filmed and agreed to receive a copy of the film on DVD.
European Court of Auditors Award for research into public sector auditing for academic research
linked to public audit and to the ECA's mission and values, in order to provide an incentive and
recognition for research on public audit related issues.
A) Protect the Court's interests when information is stored on the U: drive (private drive) or e-mail
account, of an absent user, and that information is necessary in the interest of the service and the
information can't be obtained from another source before the users' return.
B) In cases were users pass away and the surviving family, requests to obtain information and
documents which are necessary to deal with official instances, school, invoices, etc. and stored on the
U:drive or e-mail account.
C) Upon requests of the user when (s)he has heft the Institution but needs to have access to information
and documents which are still stored (within 4 weeks after having left the Court) on the U: drive or in
the e-mail account of the user.
En application de l'article 45 du statut et de la Décision de la Cour N° 45/2005, procéder à la promotion
des fonctionnaires.
Financial Assistance (e.g. for home help, persons with disability, exceptional financial difficulties).
Practical Assistance (e.g. information regarding availability of resources and services in specific
areas).
Psycho-social support (e.g. relationship difficulties, family problems, harassment, stress etc.).
Le traitement analysé a une finalité spécifique, à savoir la constitution de listes d'aptitude de candidats
dans le but d'assister les services de la Cour des comptes dans le recrutement de fonctionnaires,
d'agents temporaires et d'agents contractuels.
Le traitement analysé a une finalité spécifique, à savoir la constitution d’une base de données servant à
répertorier les demandes de stage en fonction du domaine choisi par le postulant, dans le but d’assister
les services de la Cour des comptes dans le recrutement des stagiaires.
Mise en oeuvre des exercices annuels de retraite anticipée sans réduction des droits à pension, en
conformité avec l'article 9 de l'Annexe VIII du Statut et l'article 39, §1, 2e et 3e alinéas du R.A.A.
Permettre aux agents contractuels engagés au titre de l’article 3 bis du RAAA de bénéficier de
reclassements conformément à l’article 87, paragraphe 3, du RAAA.
Notification
No.
259
EDPS Prior
Notification
Check
date (Art 25)
(Art 27)
2008-284
06/05/2008
Function
contr.
Head of Unit
Directorate
DIT
Processor
Infrastructure
Internet monitoring
260
2011-691
29/07/2011
Head of Unit
DHR
Training
ECAdemy: système de gestion administrative des
formations
261
2011-560
13/09/2012
Head of Unit
DHR
Recr&Carrier dev.
inter-institutional exchanges of AD and AST staff of
translation services
262
31/05/2011
Head of Unit
DHR
Recr&Carrier dev.
Independence declaration by auditors
263
08/10/2009
Head of Unit
DIT
Infrastructure
SSO/IAM
264
28/06/2010
Head of Unit
DIT
Infrastructure
Active Directory
265
22/04/2010
Head of Unit
DIT
Infrastructure
CMDB Easy Vista
266
02/04/2011
Head of Unit
DIT
Infrastructure
PS NEXT
The raisons why the Internet traffic data are processed are multi-purpose: for performance reasons to be
able to identify which resources are used at which moment, which resources hinder normal traffic; for
troubleshooting problems when certain Internet access is no longer possible, slow, or hinders other
users; to identify possible abusive use (volume & filter activation); for security filter efficiency reasons
to verify if potential dangerous URL's are vivited (SANS list).
Il est l'équivalent du système SYSLOG Formation Suite de la Commission, dont il fera partie avec son propre
domaine, Le système est lui-même constitué des applications suivantes couvrant l'ensemble du processus de
gestion des formations:
- SYSLOG Formation is the application used by training managers in order to encode all the relevant information
to define the training catalogues, to organize the courses, to manage the training applications, to notify students, to
evaluate participants, ...Target users: training managers.
- SYSLOG Formation Maintenance is the website allowing training managers to access various resources. These
resources include the interface for encoding requests for upgrade maintenance, the rolling out modes of SYSLOG
Formation in the DGs, agencies and other bodies, the latest versions of the project software, manuals, the
consultation of training catalogues from other resource centres, etc. The system will be accessible via an external
link https://webleaming.ec.europa,eu from outside the Commission. Target users: training managers
- SYSLOG Web Formation is the website allowing ECA staff to create their individual training maps, register
applications to training sessions and allowing line managers to follow the training activity of their staff and to
manage visas concerning applications or training maps of their staff. Target users: line managers and staff
members. It also allows to encode evaluations and to display training catalogues both of the Commission, and of
the ECA. To use SYSLOG Web Formation the users must use an ECAS login and password.
-Blackboard is the website allowing ECA staff to follow e-learning trainings or participate in communities of
practice. ECA uses at its full extent the Blackboard installation as it is set up in the European Commission,
meaning:
- Fully integrated with SYSLOG (called ECAdemy at the Court)
- Users register for e-leaming courses via ECAdemy catalogue
- Users receive confirmation by email including the link to the Blackboard platform
- Content creation is done completely on the Blackboard system by ECA course administrators.
Target users: staff members
• ECAdemy sera principalement géré par le personnel de l’Unité Formation Professionnelle. La direction DIT en
collaboration avec la DG DIGIT de la Commission assureront la gestion informatique de la fonctionnalité du
système. L’interface web est destinée aux membres du personnel afin de leur permettre de gérer leurs demandes
de formation. Les données enregistrées dans ECAdemy seront également utilisées dans le cadre du système
COMPASS.
The international standards for auditors forsees that they should deposit at regulat time intervals an
independance declaration. The ECA decided to implement such a declaration from 2011 onwards.
Single Sign On and Identity Access Management is a system to faciliate the access to IT resouces with
a unique password and based on an identity linked to roles.
Users that need to connect to the IT network at the ECA are created in the Active Directory and are
attributed access rights in the information systems on a need to know basis. The status of their account
is maintained in the system and some of their activities are logged as successful/unsuccessful
connection, change of password, etc"
Configuration Management system which will manage the software and hardware configurations of all
IT material.
Management of projects.
Notification
No.
EDPS Prior
Notification
Check
date (Art 25)
(Art 27)
Function
contr.
Directorate
Processor
10/09/2009
Head of Unit
DHR
HR Service center
Time mangement - SYSPER2-TIM
03/06/2013
Head of Unit
DHR
Medical service
Medical service, health data treatment
269
17/12/2010
Head of Unit
AUDIT
IPB
Audit of the Lifefong Learning Programme
270
25/01/2011
Head of Unit
AUDIT
IPB
Performance Audit: Leonardo da Vinci programme
271
17/02/2010
Head of Unit
DHR
Recr&Carrier dev.
Staff mobility
272
28/09/2012
Head of Unit
DHR
Recr&Carrier dev.
HR management (SYSPER2)
272
15/09/2009
Head of Unit
DHR
HR Service center
273
28/09/2012
Head of Unit
DHR
HR Service center
Management of office attributions and certain assets
(eADMIN)
Management of financial rights (SYSPER2)
274
28/09/2012
Head of Unit
DHR
HR Service center
Human resources management - COMREF repository
275
14/06/2011
Director
CEAD
Direction
Spontanious notification of potential fraude.
276
20/02/2013
Head of Unit
DHR
HR Service center
277
29/07/2011
Head of Unit
DHR
Recr&Carrier dev.
Stage des chefs d’unité et directeurs nouvellement
nommés
278
26/03/2013
Head of Unit
DHR
Recr&Carrier dev.
Promotion staff AST1 - AD12
26/03/2013
Head of Unit
DHR
Recr&Carrier dev.
Stage des agents autres que chef d'unité ou directeur
267
268
279
2013-0810
2011-0988
17/08/2011
Director
DTR
Direction
Inter-Institutional exchange of AD translation staff
281
21/09/2011
Head of Unit
AUDIT
NR5
Rural Development Support to Young Farmers
283
28/02/2012
President
PRE
President
284
285
07/03/2012
11/05/2012
DHR
Head of Unit
DIT
Declaration of Members' financial interests and assets
Octroi adéquat de droits/obligations pécuniaires Echange de données personnelles d'un couple ou parents,
HR Service center
tous les deux agents des institutions/agences ou d'un
agent muté d'une institution/agence vers une autre
USO
Time management module being part of SYSPER2 which manages the absences, part-time working
schedules but not the flexitime module. Is also used to identify people subject for invalidity based on
the absences during a reference period.
Treatment of health data for recruitment, preventive medicin, control purposes, absences and keeping a
medical file per staff member.
Audit of primary and secondary controls at the level of selection procedures for LLP beneficiaries as
well as individual allowances from the EU funds.
An assessing whether the design and management of the Lifelong Learning Programme's Leonardo da
Vinci mobility scheme is likely to lead to effective results.
Staff are obliged to make an internal mobilty after having occupied the same function for 6-8 years in
the same organisational unit.
Basic HR management from settung up the organigram, available posts, associated jobs, roles and staff,
their carrier history, language knowledge, qualifications, contact details, etc.
Management of office spaces, staff that occupies the offices, and management of certain assets
(calculator, keys, etc)
Management of financial rights fo staff (family allowances, study allowances, etc)
Information system used as unique transfer platform between Information Systems that need data about
staff. Is also used to verify if data in different Information Systems is coherent, integer and complete.
People from outside the ECA send spontanuous information concerning certain people about potential
fraud, misbeheviour with EU money or people by e-mail or in paper form to the ECA. These
notifications are examined and eventually forewarded to OLAF for investigation.
Requests Member States permamnet representatives for At regular intervals ambassies and diplomatic services of EU member states request list of staff
working at the ECA.
the EU & Embassadies for lists of staff
280
Head of Unit
Web access statistics
L’évaluation des prestations des chefs d’unité et directeurs nouvellement nommés durant leur période
de stage
Annual promotion procedure for staff ranging from AST1 to AD12 included.
L’évaluation des prestations des agents nouvellement nommés durant leur période de stage
AD staff who want to participate in the Inter-Institutional exchange of translation staff can on a
volontary basis propose themselves to be part of this exchange program. Their request together with
their CV will be sent to the Inter-Institutional working group.
The audit task aims at assessing whether the Rural Development support to young farmers is effective
in facilitating their setting-up and structural adjustment of their holdings
ECA Members need to declare their financial interest and assests
Les institutions doivent fixer d'un commun accord les droits/obligations pécuniaires des agents
concernés pour que:
- les droits pécuniaires soient correctement octroyés pour éviter tout versement indu;
- les droits soient accordés au couple / parents de la manière la plus conforme au Statut au
couple/parents
Creation of statistics on the number of visits/page; web service.
Notification
No.
EDPS Prior
Notification
Check
date (Art 25)
(Art 27)
Function
contr.
Directorate
Processor
Official and information visits to the Court
286
287 has been
integrated into
treatment 303
288
03/07/2012
2012-0822
(no Prior
Chceking
needed)
2013-0846
16/07/2012
10/06/2013
Head of Unit
President
President
Financial
irregularity
committee
PRE
LOP
PRE
Comittee for
Members outside
activities
-
Financial
irregularity
Committee
289
18/07/2012
Director
PRE
Audit Production of
Reports
290
13/11/2012
Director
DIT
Library
291
16/09/2011
Director
DIT
Logistics
292
293
10/07/2013
22/04/2014
Director
Director
DFS
PRE
FEG
COS
294
24/11/2014
Head of Unit
DIT
295
25/11/2014
Director
CEAD-A
USO
All organisational
units
296
297
16/12/2014
16/05/2014
Head of Unit
Head of Unit
DOP
DFS
COS
Logistics
298
08/01/2015
Head of Unit
ESD
ESD
299
12/02/2015
Head of Unit
LOP
LOP,COS,CUK
300
301
TBD
23/02/2015
20/05/2015
COS
SGL
COS
Secretary Gen.
303
304
TBD
20/05/2015
05/05/2015
Head of Unit
Secretary gen.
Ethics
Committee
Head of Unit
305
08/05/2015
Director
DHR
306
06/07/2015
Director
FEG
Members outside activities
Investigation on potential financial irregularities
Creation by external users of the ECA website of a
personal account in order to receive information by email
OCR of Intranet pages
Live streaming of conference room activities
Quiz 10th anniversary EU enlargement
Workstation audit log
Absence Planning
Stakeholders database.
Drivers pool planning
Survey on State Aid
EU Climate Conference 2015
N/A
PRE
Composition of the audit team in Special Reports
Organise and manage the official visits initated by the ECA or upon request from the visiting person or
organistaion as well to manage the requests for information visits from the public or organisations to
the ECA. Arrange for diplomatic welcome, reservation of meeting rooms, catering, search for ECA
staff to represent the ECA, organise hotel accomodation and transport to and from the ECA,
coordination with other EU Institutions, arrange physical access to ECA building and other Eu
Institutions.
Members need to declare their outside activities which are then evaluated by a Commitee and in the
case of a negative recommendation by that Committee the Courts need to take a decision. The Member
concerned need to comply with the negative recommendation or request a review and if she/he refuses
this can lead to a procedure at the Court of Justice
The Financial Panel needs to be informed of any potetntal financial irregularity that took place at the
ECA that needs to deliver an opinion on these cases.
People interested in the service will insert/update their data. Once their coordinates are registered in the
database an automatic process will use their coordinates to inform them of new information/events
which the ECA created/organises.
Certain HR documents published on the Intranetr and audit documents will be transformed from a PDF
picture file through an Optical Character Recognition process into a PDF/A document with full text.
When presentations, conferences, traing are held i the ECA's conference room and there is an interest
for all staff live images can be broadcasted on the internal network.
Financial audit for the Statement of Assurance - Déclaration d'assurance DAS for the financial crisis
measures.
Examination of participants answers to determine the winners of the quiz
Collection of workstation audit log and treatment of its content for troubleshooring and security events
follow-up.
Collection of all planned absences of staff at ECA.
Management of contact details of stakeholders with the view to be able to contact them and dissiminate
information to them.
Management of pool of drivers for the planning of the different requests and recurrent tasks.
Storage of some personal to be able to invite persons to fill in a survey and be able to recontact them if
necessary.
Data storage of personal contact details of people attending the conference. Then use of the contact
details of the respondants when organising the meeting (sending more information, preparing list of
attendees, preparing badges, etc.).
The auditors who contributed to the creation of the special report their name and picture will be included into the
report.
Staff or external contractors that report wrongdoing within the ECA or other EU Instititions.
Any matter of ethical nature relevant to the standards and reputation of the Court including assesment
Treatment of ethical matters related to Members.
of outside activities of Members & formal Members.
Ethics Committee
Legal Service
Examination of offers during procurement procedures.
Procurement
Senior officials (Members/Director & Head of Cabinet) need to declare any professional activity during
Senior officials professional activity examination during
the first year after having left the Institution to be authorised while it is not linked to anyresponsability
Director & Ethical
cool down period.
they had during the last 3 years of employment at the ECA.
Committee
Have Joint Supervisory and On-Site Inspection Teams of the Single Supervisory Mechanism been set
Financial and
up to work efficiently within an appropriate governance, audit and accountability environment?
Economic
Audit of the Single Supervisory Mechanism
Governance team
Whistleblowing
Notification
No.
EDPS Prior
Notification
Check
date (Art 25)
(Art 27)
307
06/05/2013
Function
contr.
Directorate
Processor
Head of Unit
DHR
RCD
Skills database
Survey on closure
308
02/10/2015
Head of Unit
ESD
ESD
Recr&Carrier dev.
Procedures for the selection of principal managers and
directors
Recr&Carrier dev.
Appointment of Senior Assistants
Recr&Carrier dev.
Appointment of Senior Administrators
309
TBD
05/10/2015
Head of Unit
DHR
310
TBD
05/10/2015
Head of Unit
DHR
311
TBD
05/10/2015
Head of Unit
DHR
312
313
07/10/2015
04/12/2015
Head of Unit
Member
DHR
AUDIT
Training
Chamber 2
314
315
28/01/2016
14/01/2016
Director
CEAD-A
CEAD-A
ECA Team
Staff
Committee
Staff
Committee
316
26/10/2015
Chairman
318
319
17/02/2016
23/02/2016
25/02/2016
Member
Member
Member
AUDIT
AUDIT
AUDIT
To obtain feedback from the Managing Authorities (MA), the Audit Authorities (AA), the Paying Agencies (PA)
and Certification Bodies (CB) concerning closure of 2007-13 programmes. Eventually representatives of some
Intermediate Bodies (IB) in some MSs of EU.
Data is collected as part of the recruitment/nomination process in order to recruit one or more suitable
persons for Principal Manager or Director posts
persons for Senior Assistants
persons for Senior Administrators
organisations and policies
Relais pour la vie
Organising the teams participating in Relais pour la vie
Staff Committee newsletter
Request of a contribution / reception of the contribution / linguistic revision / publication
Chamber 4
Chamber 1
Registering of professional profiles of court staff
Appel à manifestation d'intérêts - Diplôme universitaire
Selection of candidates for participating in the DU and Master II offered by the University of Lorraine
3ème cycle et master pour auditeurs
Audit of EU Commission's measures to protect the EU budget in the Cohesion area.
Financial corrections
The evaluation will assess the impact of delivery of the above programme on programme participants
who are staff of the ECA. It will do this by means of ex-ante self-assessment and superior officer
assessment of participants' knowledge and skills on the subject areas of the programme, followed by an
ex-post assessment of similar information. A second attitudinal survey questionaire (also ex-ante and
ex-post) will assess the context of the learning transfer environment.
Evaluation of diploma programme 'Audit of public
Performance Audit on "Portfolio loan guarantees
instruments managed by the Commission"
317
Difficulties in accessing finance are one of the main obstacles obstructing the growth of SMEs. The
EU supports European businesses by providing loan guarantees under several instruments. Although
these instruments differ in their policy objectives as well as the way how credit risk is distributed, they
all aim at supporting the financing of SMEs. The audit will examine whether the policy objective have
been achieved and whehter there was an impact on the financing of SMEs
Audit on whether the programming of the 2014-2020
rural development policy was well managed by the
Commission;
The audit is based on the analysis of a sample of rural development Programmes and of the
administrative procedures which led to their approval by the Commission.
Audit on whether the EU support to young farmers is
well targeted to improve generational renewal;
The audit is based on the analysis of the measure 112 "setting up of young farmers" and of the measure
06 "Farm and business development of rural development Programmes" as well as a top-up on the basic
direct payment of the CAP and of the administrative procedures which led to their approval by the
Commission.
Chamber 1
The audit will analyse whether the management of the European fishing fleet and its capacity is
Audit of the effectiveness of the EU system for fisheries effective, whether reliable catch data is collected, verified and reported upon, whether fish stock
controls
conservation measures are effectively monitored and whether inspections are appropriately carried out
and sanctions are correctly applied
320
321
29/02/2016
26/02/2016
Member
Member
AUDIT
AUDIT
Chamber 1
Chamber 3
322
08/03/2016
Member
AUDIT
Chamber 2
Audit for the EU Assistance to Tunisia.
Audit of JASPER
Audit on the EU response to the Refugee crisis: the
"Hotspot" approach (audit task 16CH3005)
323
15/03/2016
Director
AUDIT
Chamber 3
Performance audit to measure the effectiveness of the EU-funded projects in Tunisia.
Performance audit that will assess weather JASPERS has improved the development of assisted major
projects cofinanced by the EU and thus contributed to higher project quality as well as increased
Member States administrative capacity.
Performance audit that will assess if the Hotspot approach contributed to better management of the
migrants flow to the EU whereby personal data will be treated of the interviewed/visited/contacted
persons within the Commission, EU Agencies, NGO's, and national authorities.
Notification
No.
EDPS Prior
Notification
Check
date (Art 25)
(Art 27)
Function
contr.
Directorate
Processor
The audit will focus on compliance with European legislation in the area of drinking water (especially
the Drinking water quality directive) and the performance of projects in the area of drinking water
infrastructure co-financed from EU funds.
Personal data will be treated to organise meetings/audit visits during the audit.
Personal data will be used to contact people to organise meeting and audit visits.
Audit of the implementation of the basic payment scheme
Personal data of farmers will be transferred from the national authorities to the Court and will be used
under Regulation (EU) No 1307/2013 (direct payments
to verify if the payments and calculations were accurate and if they were eligible for the support
to farmers)
received from the EU budget.
Landscape review of risks in the EU's energy and climate
Personal data will be used to contact people to organise meeting and audit visits
strategy and the EU spending in this area
Drinking water supply audit task 15ENV208
324
03/02/2016
Member
AUDIT
Chamber 2
325
22/03/2016
Member
AUDIT
Chamber 1
326
31/03/2016
Member
AUDIT
Chamber 2
Alumni newsletter
327
328
30/03/2016
04/04/2016
Director
Member
DOP
AUDIT
DOP
Chamber 2
329
04/04/2016
Member
AUDIT
CEAD
330
05/04/2016
Member
AUDIT
Chamber 2
331
05/04/2016
Member
AUDIT
Chamber 2
Performance audit on ERTMS
Survey of economic experts at national level on their
perceptions of 'Country Reports' published by the
Commission
EU-Funded Public-Private Partnership Audit Task
15TRE206
13/04/2016
Member
AUDIT
Chamber 3
333
18/05/2016
Member
AUDIT
Chamber 2
334
10/05/2016
Member
AUDIT
335
10/05/2016
Director
DHR
Chamber 4
DHR
Ethics adviser
Personal data will be used to contact people, to discuss, organise meetings and audit visits
The private offices of ECA Members will communicate a list of coordonates of national economic
experts who wil be requested to participate in a survey. The replies, on a volontary basis, will be
evaluated and participants will eventually be contacted to provide more details.
Personal data will be used to contact people and organise meetings
Performance audit on whether the EU's Single European
Sky initiative is resulting in a more efficient European air Personal data will be used to contact stakeholders, organise meetings and visit auditees
traffic management - Audit task 15TRE209
Review of the Court of Justice
332
Staff and ex-staff can subscribe/unsubscribe to the Alumni newsletter. Personal data about staff (birth
of child, marriage, career development, etc.) are send by the concerned staff to DOP that will save it
into the Alumni database. At regular intervals the Alumni newsletter will be published.
The review will examine the way in which the Court of Justice and the General Court manage their
respective caseloads and how language management integrates into that case management system.
Personal data will be used to contact people, organise meetings and audit visits.
Personal data will be collected during meetings with stakeholders or from the Commission and
Member states and used to contact people or employees from beneficiaries of audit projects, and
organise meetings.
Audit on EU customs and the free circulation of goods Manual treatment when collected and then used to contact people by phone or e-mail.
Audit task 15REF201
Automatice transfer of the sample of 60 import declarations
Staff members declare the professional activity of their spouse which is then verified to see if their is
Declaration of spouse's employment
any potential or actual conflict of interest.
18/05/2016
ERDF audit on productive investment and business
support projects - Audit task 16CH2006

Notification No. Notification date (Art 25

Transcription

Documents pareils

VENDS RAQUETTES HEAD

Fiche métier Auditeur

Télécharger la fiche

inspecteur general du holding d`amenagement al omrane

consulter le CV - La Bourse de compétences du CJEC

Télécharger

CAPPELLETTI Laurent Professeur titulaire de chaire au

Audits énergétiques des PME et autres moyens

Spécifications techniques

Séminaire international