The sixth meeting of the executive `15

The sixth meeting of the executive ’15-’16 of the Science Students’ Association of the
University of Ottawa - MINUTES
Date: Monday, July 20th, 2015
Time: 18h00
Location: ARC 460
Attendance
Esther Eruysal (absent)
Vincent Nguyen
Grace Ediae
Michael West (absent)
Kijoo Kim
Alexandre Wong
Sorush Rokui
André Costisella
Phil Angel
Pawrnaa Perinpanayagam (via Skype)
Alick Wang
Rae Woodhouse (enters 18:10)
Elsa Mirzaei (absent)
Kate Klarer (via Skype at 18:19)
Meeting begins at 18:04
1. Opening of the meeting
-Seconded by Phil
2. Motion to adopt the agenda
-Seconded by Phil
3. Approval of last meeting’s minutes
-Seconded by Vincent
4. Executive’s updates and action items
4.1.
Senator
 Meeting with Chancellor mid-August
4.2.
Senior Advisor
 Absent
4.3.
Internal
 Has not visited IT to acquire old SSA domain
4.4.
External
 Neil DeGrasse Tyson can’t come for our guest speaker
 Contacted Chris Hadfield, he is available for March. 50 000$ fee + 2 business class
tickets + car service + other expenses (approx. $70k)


o Speaker budget: ~$20-30k
o Hadfield probably too expensive, will look into other smaller speakers
Funding approved for grant (2000 for iGem, 500 for a student)
OSSA
o No funding from SFUO, SSA will not be attending.
4.5.
Academic
 Attended University Affairs RT
 Attended Scholastics Events Committee
o Wants to change date of Wine & Cheese to November
o Decided not to host Ottawa Undergrad Research Poster Conf.
4.6.
Social
 Suggests ideas for group names with logos
 PWLeopard (for 101 kits) shipping their order on Aug 24 from GTA
 Detox Sept 3rd, guide meeting on same day.
 Kit packing Sept 4th
 Guide safety training, sign up on Google Docs
4.7.
Bilingualism
 Absent
4.8.
Promotions
 New letterhead now available
 Mailout
o 95% complete
o Obtained student list
o Sent text for correction to Faculty
o Mail out party in about 2 weeks
o Addressed Admail – might be used for mail out
 No success with geofilter submission
 No update on reader’s digest
 Alex Moldovan wants to rent out a camera at the SSA’s expense to film the bigger
events, 85$ a day
 Custom T-shirts for exec and Moldovan – must look into pricing for customizations
4.9.
Finance
 Absent, none
4.10. Philanthropic
 West is Blessed, $200+ profit
 Sucker Run July 18, 400$ profit
 Next Sucker Run on July 31st, Aug 8th, Aug 20th
 Planning Mental Health awareness week (last week of January), working on getting
sponsorships for this
 Rough estimates for Shine to date: ~3000$
4.11. Summer Logistics

None
4.12. Full-year Logistics
 Making inventory of storage room
 Met with Tim, will get e-mail from him about year’s merch
o Also discussed about 101 week merch: $29K ($20K is subsidized from 101
week budget)
o Beakers 2$ more this year, unsure if it’s still worth it. Will look into other
options
 Room bookings are submitted for 101 week events
4.13. Volunteer Coordinator
 Everyone scheduled for guide training
 2 head guides drop out, will promote regular guides to head guides, will not replace
these regular guides
 Looking into Beach Day for guides
4.14. President
 Still discussing with LifeTouch Photography
o Received commission from them
 Investigate into TD bank account
 Seeking help to replenish first aid kit
5. Mail out presentation



List of changes based on feedback
Team suggests last few modifications
Waiting on Faculty correction before placing the order at end of week
6. 101 Week Design


T-shirt and merch design presented, will send to Tim in next 2 days
Wants to have exec’s name and positions, must inquire with Tim to see if possible
7. 101 Week Promo Video

Promo video shown, 1:30min
8. Constitutional Discussion

Constitution committee met
o Make Social chair of committee, approved
o Provisions for multi-year contract, approved
o General council updates to be added as an agenda point, approved
o Remove Director of Merch and Content, approved
o Changing Senator and Senior Advisor to gen council position, further discussion
required. Give Senator more tasks (e.g. newsletter) to keep on Exec. Keep Senior
Advisor as Exec.
o Aggregate clubs into Clubs Council, approved
o Make honorariums transparent by constitutionalizing it. Blind vote to decide whether
or not Exec members should receive honorarium. Make Ad Hoc Honorarium
Committee in the meantime
o
Formalize process to make decisions with a Standing Committee. Members + chair
have vote.
9. General Elections

Elsa, absent
10. Life, Chem, & Explosions


Rashmi, Petit-Turcotte and Czajkowski all accepted. Location in CBYC03. Max 150 capacity.
Catalyst wants to put mini journals in 101 kit. Denied. Instead, we will allow them to have
copies at kit pickup.
11. Lab Tinder




System to help students find lab partners. Google form will give everyone access to all
responses.
Issue: Google form not accessible to everyone if its made through @ssa-aes.com account.
Will look into having own @uottawa.ca email to make accessible to all students.
Add FAQ section
Launch in mid-August before 101 week.
12. Next meeting

To take place in 2 weeks
13. Varia



Subsidizing 1000$ for CYM conference.
Vincent meeting with IT on July 21.
Phil meeting with ATM people on July 21.
14. Motion to end meeting
Seconded by Kijoo
Meeting adjourned at 20:18
La sixième rencontre de l'exécutif de ’15-’16 de l’Association des étudiant(e)s en science de
l’université d’Ottawa -PROCÈS VERBAL
Date: le lundi 20 juillet 2014
Heureu:18h00
Lieu: ARC 460
Assiduité
Esther Eruysal (absente)
Vincent Nguyen
Grace Ediae
Michael West (absent)
Kijoo Kim
Alexandre Wong
Sorush Rokui
André Costisella
Phil Angel
Pawrnaa Perinpanayagam (via Skype)
Alick Wang
Rae Woodhouse (entre à 18:10)
Elsa Mirzaei (absent)
Kate Klarer (via Skype à 18:19)
Réunion débute à 18:04
1. Ouverture de la réunion
Appuyée par Phil
2. Motion d'adopter l'agenda
Appuyée par Phil
3. Approbation du procès verbal de la réunion précédente
Appuyée par Vincent
4. Mises à jour de l'exécutif et les tâches
4.1 Sénateur
 Réunion avec le Chancelier en mi-août
4.2 Conseillère principale
 Absente
4.3 Interne
 N'a pas rencontré avec IT pour avoir le vieux domaine
4.4 Externe
 Neil DeGrasse Tyson ne peut pas être notre conférencier
 Contacté Chris Hadfield, il est disponible pour 50 000$+2 billets d'avion + service
automobile+autres dépenses (environ 70 000$)
Budget pour conférenciers: ~$20 000-30 000
Hadfield est probablement trop cher, va chercher des conférenciers moins
populaires
 Financement approuvé pour la subvention (2000 pour iGem et 500 pour un(e)
étudiant(e))
 OSSA
o Aucun financement de la part de la FÉUO, l'AÉS ne participe pas.
4.5 Académique
 Assisté à la table ronde des affaires universitaires
 Assisté au comité des événements scolaires
o Veut changer la date du Vin et Fromage en novembre
o Décidé de ne pas avoir la conférence de projet de recherche de premier cycle
o
o
4.6 Social
 Suggère des idées pour des logos et des noms de groupes
 PW Leopard (pour les trousses 101) envoie leur commande le 24 août de la région de
Toronto
 Détox le 3 septembre, réunion de guides est la même journée
 Assemblage de trousses le 4 septembre
 Formation de sécurité de guides, enregistré avec GoogleDoc
4.7 Bilinguisme
 Absente
4.8 Promotions
 Nouveau tête de papier est maintenant disponible
 L'envoi
o 95% complété
o Obtenu la liste des étudiant(e)s
o Envoyé le text à être corrigé par la faculté
o Fête pour l'envoi dans 2 semaines
o Admail adressé-peut être
 Pas de succès avec la soumission du géofiltre
 Aucune mise à jour pour le 'Reader's Digest'
 Alex Moldovan veut louer une caméra (payé par l'AÉS) pour filmer les plus grands
événements, 85$ par jour
 T-shirt personnalisé pour l'exécutif et Moldovan-faut vérifier les prix
4.9 Finance
 Absent, aucune
4.10 Philanthropique
 West is Blessed, 200$+ profit
 Vente de sucettes le 18 juillet, 400$ profit
 Prochaines ventes: 31 juillet, 8 août et 20 août
 Semaine de sensibilisation de santé mentale (dernière semaine de janvier), cherche
des commanditaires
 Estimation brouillon pour Shine: ~3000$
4.11 Logistiques d'été
 Aucune
4.12 Logistiques annuelles
 Fait l'inventaire de l'entrepôt
 A rencontré Tim, va recevoir un courriel concernant la marchandise de cette année
o A aussi parlé de la marchandise de la Semaine 101: 29 000$ (20 000$ est
subventionné par le budget de la Semaine 101)
o Les béchers sont 2$ plus cette année, encore incertaine si ça vaut la peine. Va
explorer d'autres options
 Les réservations de salles pour la Semaine 101 sont déjà envoyées
4.13 Coordinatrice des bénévoles
 Tout le monde est prévu pour la formation des guides
 2 guides en chef ont abandonnés, on va les remplacer par des guides mais ne pas
remplacer les guides
 Explore une option de 'journée plage' pour les guides
4.14 Président
 Parle encore avec Lifetouch Photography
o Reçu une commission d'eux
 Vérifier le compte de banque TD
 Cherche de l'aide pour ré-stocker notre trousse de premiers soins
5.



Présentation de l'envoi
Liste de changements selon les commentaires
l'équipe suggère des changements de dernière minute
Attend la correction de la faculté avant de placer la commande à la fin de la semaine
6. Design de la Semaine 101
 Designs de T-shirt et marchandise sont présentés, va l'envoyer à Tim dans les 2 prochains
jours
 Veut le nom et la position des membres exécutifs sur le chandail, faut demander à Tim si
c'est possible
7. Vidéo promotionnel de la Semaine 101

Présentation de la vidéo, 1:30min
8. Discussion constitutionnelle

Le comité constitutionnelle s'est rencontré
 Faire le Social le directeur du comité, approuvé
 Provisions pour le contrat multi-année, approuvé
 Mises à jour du conseil général à être ajoutés comme point de discussion, approuvé
 Supprimer les directeurs de marchandise et contenu, approuvé
 Changer le Sénateur et le Conseilleur principal comme des positions générales, une
discussion approfondie est nécessaire.




Donner le Sénateur plus de tâches (ex: bulletin) afin de le garder comme exécutif.
Garder Conseilleur principal comme exécutif.
Cumulé les clubs dans un conseil de clubs, approuvé
Rendre les honoraires transparents avec la Constitution. Vote aveugle pour décider si
les membres exécutifs vont recevoir leurs honoraires. Faire un comité ad hoc pour les
honoraires entre temps.
Formaliser le processus pour faire les décisions avec un comité permanent. Les
membres+ le directeur ont le vote.
9. Élections généraux

Elsa, absente
10. La vie, la chimi et les explosions


Rashmi, Petit-Turcotte and Czajkowski ont tous acceptés. Lieu est CBYC03. Max capacité est
150 pers.
Catalyst veut insérer des petits journaux dans les trousses 101. Refusé. On va avoir des
copies au ramassage des trousses.
11. Lab Tinder




Système pour aider les étudiant(e)s à trouver des partenaires de laboratoire. Formulaire
Google va donner tout le monde accès aux réponses.
Problème: le formulaire Google n'est pas accessible si c'est fait avec un compte @ssaaes.com. Va vérifier si nos comptes @uottawa.ca va être accesible à tous les étudiants.
Ajouter une section FAQ
Débuter le projet en mi-août avant la Semaine 101
12. Prochaine réunion

2 semaines
13. Varia



Subventionner 1000$ pour la conférence CYM
Vincent rencontre IT le 21 juillet
Phil rencontre les personnes de bancomat le 21 juillet
14. Motion pour terminer la rencontre
Appuyée par Kijoo
Réunion termine à 20h18