La Feuille de Soins Electronique en mode Visite

Cahier Technique
La Feuille de Soins
Electronique en mode
Visite
Télévitale – cahier technique : la feuille de soin électronique en mode visite – Page 1 / 12
Sommaire
Introduction ............................................................................................................................................ 3
Le Dossier Patient ................................................................................................................................. 3
Les Séances ........................................................................................................................................... 6
La Facture............................................................................................................................................... 6
Réalisation de la FSE ............................................................................................................................ 7
Elaboration de la Feuille de soins Electronique ................................................................................... 8
Fonctions Ambulatoires ....................................................................................................................... 9
Chargement des FSE .......................................................................................................................... 9
Utilisation du lecteur en ambulatoire (à domicile) .............................................................................. 10
Déchargement des données .............................................................................................................. 10
Informations complémentaires ........................................................................................................... 12
Télévitale – cahier technique : la feuille de soin électronique en mode visite – Page 2 / 12
Dans ce cahier technique nous allons aborder la réalisation d’une Feuille de Soins Electronique en
mode Visite et les fonctions ambulatoires.
Pour illustrer ce document, nous prendrons l’exemple d’un dossier sans part complémentaire. Les
notions relatives à la part complémentaire seront abordées dans un autre cahier technique.
Introduction
Une Feuille de Soins Electronique (FSE) en mode visite est relative au cas d’utilisation suivant : Au
cabinet, votre carte CPS insérée dans le lecteur, vous créez et chargez une FSE sur votre lecteur
TLA. Au domicile du patient vous sécurisez la FSE en lisant la carte Vitale de l’assuré. De retour au
cabinet vous déchargez les données.
L’utilisation d’un lecteur TLA (Terminal Lecteur Applicatif) est obligatoire, ce type de
lecteur est aussi appelé lecteur ambulatoire.
Les fonctions ambulatoires vous permettent aussi :
D’enregistrer les informations des cartes vitales sur le lecteur ambulatoire pour pouvoir
ensuite les décharger sur votre logiciel et mettre à jour les dossiers patients et/ou en créer de
nouveaux.
De créer, si votre lecteur de carte le permet, des FSE directement sur votre lecteur de carte,
puis de les décharger sur votre logiciel dans le but de les télétransmettre uniquement. Les
FSE créées dans ce cas de figure sont communément appelées Actes Isolés.
Pour les actes isolés, le fait de décharger les informations sur votre logiciel n’implique
pas la création de la prescription et des séances. Les informations sont directement
passées en télétransmission.
Le Dossier Patient
Dans les logiciels Apisanté, plusieurs possibilités sont présentes pour créer les dossiers patients :
Création manuelle
Création par lecture de carte vitale
Création par déchargement de données patients issues d’un TLA (lecteur ambulatoire)
Nous prendrons l’exemple d’un dossier créé par déchargement de données patients issues d’un TLA
(lecteur ambulatoire).
Lors d’un déplacement au domicile d’un patient, vous enregistrez les données de sa carte vitale sur
votre lecteur de carte. De retour au cabinet, vous rebranchez votre lecteur à votre ordinateur.
Dans votre logiciel, menu Dossiers en Cours, cliquez sur le bouton [TLA] en prenant soin de vérifier
au préalable que votre carte CPS est bien insérée dans le lecteur.
Télévitale – cahier technique : la feuille de soin électronique en mode visite – Page 3 / 12
Cliquez ensuite sur l’onglet Déchargement FSE et Bénéficiaires.
Sur cet onglet sont affichées les informations qui sont en attente sur votre TLA. Dans notre exemple,
les données d’une carte vitale.
Pour décharger les informations, cliquez sur le bouton [Déchargement].
Une fois l’opération terminée, un mes de confirmation s’affiche :
Enfin, cliquez sur le bouton [Quitter].
Télévitale – cahier technique : la feuille de soin électronique en mode visite – Page 4 / 12
Deux cas se présentent :
Le dossier pour ce patient n’existe pas et le logiciel vous propose de le créer.
Le dossier pour ce patient existe déjà et le logiciel vous propose de le mettre à jour avec les
données que vous venez de décharger.
Ouvrez ensuite le dossier patient en cliquant sur le bouton [Dossier].
Dans le dossier, certaines informations sont obligatoires pour pouvoir ensuite créer une facture et une
FSE.
Les informations obligatoires de la rubrique Administratif sont :
Nom, Prénom et Civilité
La date de naissance
Le numéro de sécurité social
La qualité du patient (Assuré ou autres cas)
Les informations obligatoires de l’onglet Nature Assurance sont :
La nature d’assurance
Pour un Accident de Travail ou Accident, la Date d’Accident
Pour une Maternité, la Date Maternité.
Les informations obligatoires de l’onglet Caisse sont :
Justificatif des droits
Informations sur le Centre Payeur (AMO)
Les informations obligatoires de l’onglet Complémentaire sont :
La période
Présentation d’une attestation
Type de Gestion appliqué au dossier : Gestion Unique ou Gestion Séparée
Les informations de la rubrique Historique ne sont pas obligatoires pour établir une facturation.
La rubrique Prescription est la plus importante. Voici un exemple de saisi de cette rubrique :
Télévitale – cahier technique : la feuille de soin électronique en mode visite – Page 5 / 12
La saisie du Dossier Patient est terminée, vous pouvez cliquer sur le bouton [Valider].
Les Séances
Une fois le Dossier Patient paramétré, vous pouvez établir les séances/visites. Pour cela, plusieurs
possibilités depuis les Dossiers en Cours :
Le bouton [Pointer] qui permet de créer une séance/visite à la date du logiciel. (Vous pouvez
aussi utiliser la barre espace de votre clavier).
Le bouton [Séances] (ou Planning/Visite sur Infirmière) qui permet une gestion plus poussée
des séances/visites.
La fonction de [Planification], disponible depuis le Dossier Patient, sur la fenêtre
d’établissement de la prescription.
Nous allons prendre pour exemple une séance à la date du jour.
La Facture
L’établissement de la facture est identique pour tous les modes de FSE. Une fois les séances/visites
pointées, vous pouvez vous rendre sur les Dossiers en Cours, bouton Facturer / Enc.
Dans le cas d’une FSE visite créée de manière prévisionnelle, il sera obligatoire de
changer la date du logiciel afin de la positionner à la date de la dernière séance/visite à
facturer.
Cliquez sur le bouton [Facturer] pour créer votre facture.
Note : Cliquer sur la liste déroulante à droite du bouton [Facturer] vous donne accès à
différentes sélections des séances/visites.
Télévitale – cahier technique : la feuille de soin électronique en mode visite – Page 6 / 12
Valider cette fenêtre crée la facture.
Réalisation de la FSE
La facture déjà réalisée (menu Facturer/Encaisser le Patient), le logiciel vous demande quel mode de
traitement vous voulez appliquer :
Dans le cas d’une FSE visite, la carte vitale du patient doit obligatoirement avoir été lue
au moins une fois avant de facturer, soit au cabinet, soit par déchargement du TLA.
Cliquez sur le bouton :
.
S’ouvre ensuite une nouvelle fenêtre :
Sélectionnez dans cette liste l’exonération relative à la situation du patient. Pour plus d’informations,
nous vous invitons à prendre connaissance du cahier technique La Feuille de Soin en mode
Dégradéqui détaille ce point de fonctionnement commun aux deux modes.
Télévitale – cahier technique : la feuille de soin électronique en mode visite – Page 7 / 12
Elaboration de la Feuille de soins Electronique
Une fois votre choix validé, cliquez sur le bouton [OK]. La fenêtre de préparation de la Feuille de Soin
Electronique s’affiche :
Sur cette fenêtre de préparation à la FSE, nous allons par exemple paramétrer un Tiers Payant sur la
part obligatoire ou TP (AMO), et choisir un mode de règlement du patient par chèque.
Si le médecin prescripteur n’apparait pas sur cette fenêtre de FSE, vérifiez dans les
paramètres du médecin (menu Annexes…\Liste des Médecins) que le nom, le numéro
Adeli et la spécialité sont bien renseignées.
Si la notion de Tiers Payant sur la Part Obligatoire n’est pas présente sur la FSE (par exemple
), cliquez sur ce bouton.
Pour un Tiers Payant sur la part Obligatoire, sélectionnez Sur la Part Obligatoire uniquement et
cliquez sur le bouton [Ok].
Dans le cas où la notion de Tiers Payant a été paramétrée dans le Dossier Patient
comme vu précédemment, l’information est automatiquement récupérée sur la FSE.
Pour finir, sélectionnez si le patient est dans un cas d’Accident de droit commun.
La vérification est terminée, vous pouvez valider.
La fenêtre suivante apparait, elle permet de vérifier les montants. Si ceux-ci sont corrects validez.
Télévitale – cahier technique : la feuille de soin électronique en mode visite – Page 8 / 12
La FSE est terminée, vous pouvez cliquer sur [Continuer].
Attention, à l’étape de chiffrement de la FSE, c'est-à-dire lorsque le lecteur de carte
sécurise la FSE, le code porteur de votre carte CPS peut vous être demandé
directement sur votre lecteur de carte.
Enfin, un mes de confirmation vous informe que la FSE est créée :
La réalisation de la FSEvisite s’est correctement déroulée. La FSE Visite est prête à être chargée sur
votre lecteur ambulatoire.
Fonctions Ambulatoires
Comme indiqué précédemment, l’utilisation d’un lecteur TLA implique le fonctionnement suivant :
- Enregistrer les informations des cartes vitales sur le lecteur ambulatoire pour pouvoir ensuite les
décharger sur votre logiciel et mettre à jour ou créer les dossiers patients.
- Créer une FSE visite sur votre logiciel qui pourra ensuite être chargée sur votre lecteur, et sécurisée
à domicile.
- Créer, si votre lecteur de carte le permet, des FSE directement sur votre lecteur de carte, puis les
décharger sur votre logiciel dans le but de les télétransmettre uniquement. Les FSE créées dans ce
cas de figure sont communément appelées Actes Isolés.
Pour les actes isolés, le fait de décharger les informations sur votre logiciel n’implique
pas la création de la prescription et des séances. Les informations sont directement
passées en télétransmission.
On peut résumer les Fonctions Ambulatoires à trois étapes :
Chargement des FSE
L’étape de chargement concerne uniquement les FSE Visite que vous créez avec votre logiciel. La
FSE Visite créée, vous pourrez la charger sur votre lecteur. Pour cela, cliquez depuis les Dossiers en
Cours sur le bouton [TLA], puis rendez-vous sur l’onglet Chargement.
Télévitale – cahier technique : la feuille de soin électronique en mode visite – Page 9 / 12
Cet onglet vous permet de visualiser les FSE Visite en attente de chargement. Pour charger les
informations sur votre TLA, cliquez sur [Chargement FSE Pdt dans le TLA].
Pdt signifie Poste de travail
Une fois le chargement terminé, un mes vous informe :
Utilisation du lecteur en ambulatoire (à domicile)
Les FSE chargées sur votre lecteur TLA, vous pouvez débrancher celui-ci et vous rendre au domicile
de vos patients. En visite, après avoir inséré la carte vitale du patient dans le lecteur, vous pouvez :
- Sécuriser les FSE préalablement créées avec votre logiciel et chargées sur le lecteur.
- Enregistrer les données des cartes vitales de vos patients sur votre lecteur.
- Créer une FSE directement sur votre lecteur de carte, si votre matériel le permet.
Pour plus d’information sur les différentes manipulations à effectuer avec votre lecteur de carte, nous
vous invitons à en consulter le manuel ou à faire appel au constructeur de celui-ci.
Déchargement des données
De retour à votre cabinet, rebranchez votre lecteur de carte à votre ordinateur, puis sur votre logiciel,
rendez-vous dans les Dossiers en Cours. Cliquez sur le bouton [TLA], puis sur l’onglet Déchargement
FSE et Bénéficiaires.
Télévitale – cahier technique : la feuille de soin électronique en mode visite – Page 10 / 12
Dans l’exemple ci-dessus, on constate une information de chaque type :
Décharg. Informations Bénéficiaires (1) : Informations issues de carte vitale.
Décharg. Facture Pdt (1FSE) : FSE visite créée avec le logiciel et sécurisée chez le
patient.
Décharg. Facture TLA (1) : FSE en Acte Isolé créée avec le lecteur de carte
directement.
Pour décharger les informations contenues dans votre lecteur TLA, cliquez sur [Déchargement].
Un mes vous informe que le traitement est terminé :
Le déchargement est terminé, cliquez sur le bouton [Quitter].
Pour les informations liées à la carte vitale du patient, deux cas se présentent :
Le dossier pour ce patient n’existe pas et le logiciel vous propose de le créer
Le dossier pour ce patient existe déjà et le logiciel vous propose de le mettre à jour avec les
données que vous venez de décharger.
Pour les informations liées à une FSE créée avec le logiciel (FSE Visite) :
L’état de la FSE est mis à jour dans le menu Visualisation des Flux et l’icône d’état est aussi
mis à jour dans le menuFacturer/ Enc.
La FSE est maintenant en attente de mise en lot.
Pour les informations liées à un Acte isolé (Fse créée directement depuis le TLA) :
La FSE est directement transférée en attente de mise en lot et ses informations sont
uniquement consultables par le menu Visualisation des Flux.
Télévitale – cahier technique : la feuille de soin électronique en mode visite – Page 11 / 12
Informations complémentaires
Rendez-vous dans les Dossiers en Cours, et cliquez sur le bouton [TLA].
L’onglet qui se présente à l’ouverture vous permet :
De visualiser les situations des praticiens qui sont actuellement enregistrées sur le lecteur de
carte.
De visualiser et de changer le cas échéant l’entête des FSE visite par le bouton [Init plage N°
Facture].
Télévitale – cahier technique : la feuille de soin électronique en mode visite – Page 12 / 12
CT_FSE_TLA_0411
Afin d’utiliser correctement votre lecteur de carte, nous vous invitons à vous rendre dans
ce menu avant la première utilisation de celui-ci afin que votre logiciel puisse
l’identifier. Pour vérifier si le lecteur de carte est bien identifié, il vous suffit de vérifier
les informations de l’onglet Identification.