Externalisation des services comptables, la délégation support

Gestion
Externalisation des services comptables, la délégation support
Pour réduire les coûts, mais surtout pour gagner en temps, en flexibilité et en expertise
Gestion comptable de l’entreprise, payes et déclarations connexes : les entreprises sont de plus
en plus nombreuses à opter pour l’outsourcing de leurs services comptables. Alors que la
motivation première était, il y a encore peu, la volonté de réduire les coûts de fonctionnement,
l’externalisation sait désormais séduire par bien d’autres aspects. Pallier l’insuffisance des
ressources en interne, assurer une flexibilité précieuse, garantir la transparence, mais surtout
offrir la possibilité de se concentrer sur son cœur de métier : externaliser ses services comptables
est une option gagnante qui séduit de la TPE à la multinationale. Reste à savoir à quel moment
elle devient l’option la plus rentable et stratégique pour l’entreprise et comment cette dernière
garde la main sur des informations cruciales pour son développement.
par Marion Roucheux
L
orsque Akim Lamrani crée CEPL, sa société de logistique, en 1998, il endosse toutes les casquettes :
directeur général, directeur des ressources humaines, directeur financier… Avec 10 salariés et une entreprise en
pleine croissance, il prend très vite conscience qu’il ne pourra pourtant pas tout faire. “Avec mon associé, nous
avons rapidement opté pour l’externalisation des RH et de la comptabilité, pour nous libérer du temps”, raconte-til. Un choix qu’il ne regrette pas 16 ans plus tard : quand il quittera la société en 2012, elle comptera une vingtaine
de filiales internationales, réalisera 210 millions de chiffre d’affaires et emploiera plus de 3 000 salariés. “Je suis
convaincu qu’une partie de la réussite de ma société est due au fait que nous n’avons pas eu à consacrer du
temps à des tâches non essentielles et que nous avons pu, grâce à l’externalisation, nous concentrer sur notre
cœur de métier.”
À la tête de deux nouvelles sociétés depuis, une en France et l’autre en Espagne, Akim Lamrani a préféré
déléguer la gestion de ses services comptables au cabinet AGC (Audit Gestion Conseil), avec qui le serial
entrepreneur collabore depuis plus de 15 ans. “C’était un choix évident, souligne le chef d’entreprise. Vous avez
en face de vous un expert, au courant de toutes les évolutions et de toutes les modifications des lois comptables
et autres. Lorsque vous avez un contrôle, que ce soit l’Urssaf ou les impôts, ils sont là pour assurer. Ce sont eux
qui font les déclarations, qui sont en contacts avec les services financiers, les services fiscaux, les services de
l’État”. Akim Lamrani s’est ainsi acheté une tranquillité… et l’assurance d’un travail bien fait. “Faire appel à un
cabinet extérieur garantit une transparence totale sur mes comptes, ce que je ne pense pas pouvoir obtenir avec
une structure intégrée.”
La recherche d’expertise prend le pas sur l’aspect
financier
“Nous sommes face à une nouvelle génération de services délégués”, analyse Thierry Decroix, directeur de
l’activité gestion des opérations d’Accenture en France. La gestion déléguée des services comptables est une
activité récente, qui a commencé principalement avec un levier de coût, explique-t-il. Or désormais, l’aspect
financier ne compte plus parmi les motivations principales des entreprises. Même si combattre les coûts cachés
que constituent les absences, les congés, les formations et tous ces temps additionnés pris sur le temps de
travail, constitue évidemment un critère pour l’externalisation. “Les premiers critères du choix de l’externalisation
ne sont en général pas financiers : il peut même arriver que cela coûte plus cher d’externaliser plutôt que de
conserver ces services en interne”, souligne de son côté Thierry Denjean, président fondateur de Denjean &
Associés, société d’expertise comptable et d’audit.
Ce que confirme l’expérience d’Akim Lamrani, qui estime qu’à partir d’une certaine taille critique de l’entreprise,
cela aurait pu lui coûter moins cher d’exercer la comptabilité en interne.
“Avec ma vingtaine de filiales, cela me coûtait certainement plus cher d’externaliser que d’avoir un système
centralisé”, estime-t-il. Avant cependant de confirmer son choix : “en passant par un cabinet externe, nous
n’avons pas à prendre en charge les évolutions comptables et bénéficions par ailleurs d’un véritable rôle de
conseil”. Car le coût réel de la fonction comptable est plus compliqué à calculer qu’on ne le croit : il faut prendre
en compte non seulement la masse salariale, mais aussi les systèmes d’information, les pénalités à régler, les
mètres carrés occupés… L’équation de l’outsourcing peut donc s’avérer finalement gagnante plus rapidement
qu’on ne l’imaginait.
“La gestion déléguée des services comptables est une activité récente, qui a
commencé principalement avec un levier de coût. Mais désormais, l’aspect
financier ne compte plus parmi les motivations principales des entreprises”
Les motivations des entreprises ont donc changé : elles ne cherchent plus uniquement à réduire les coûts
générés par leur fonction comptable, mais bel et bien à optimiser leurs ressources et à profiter d’une certaine
flexibilité.
Pour Thierry Decroix, les entreprises ont désormais de nombreuses attentes vis-à-vis d’une gestion déléguée.
“Nos clients veulent pouvoir mettre en place des process optimisés, mais également des processus globaux :
l’entreprise va optimiser sa valeur ajoutée métiers grâce à des processus standardisés au travers de diverses
opérations et divers pays.” Autre exigence : avoir accès à des technologies (scanning de factures, analyses de
données), mais également à des talents.
“Certains profils sont plus difficiles à trouver sur le marché pour une entreprise que pour nous, en tant que
spécialistes”, souligne Thierry Decroix. Par ailleurs, les entreprises peuvent s’assurer d’un certain niveau de
qualité : “la plupart de nos accords de gestion déléguée s’appuient sur des SLA (Service Level Agreement) qui
délimitent les attentes de nos clients par rapport à des niveaux de performance”, précise-t-on chez Accenture. La
mise en place d’un contrat permet à l’entreprise de formuler ses attentes. “Vous payez, donc vous pouvez être
exigeant sur la qualité de service”, confirme Akim Lamrani. Enfin, Thierry Decroix fait valoir un autre avantage de
l’externalisation : l’expertise dans l’analyse des données utilisées. “Ces analyses vont déboucher sur des
améliorations de processus. Nos clients peuvent bénéficier de nos outils standards, qui seraient plus compliqués
à acquérir de manière individuelle.”
Toute taille, tout profil
Autant d’atouts qui séduisent tous les profils d’entreprises, depuis la TPE jusqu’aux grandes multinationales. “Les
problématiques restent finalement les mêmes : les clients veulent généralement pouvoir se consacrer à leur cœur
d’activité”, observe Cécile Rivoire, expert-comptable et associée chez AGC, membre de France Défi, premier
groupement français d’experts-comptables et de commissaires aux comptes indépendants. Ce que confirme
Catherine Bergaud, associée chez Mazars : “il n’y a pas forcément de profil type d’entreprise plus encline à
externaliser : ce n’est pas une question de taille minimum de l’entreprise, mais plutôt de volume de l’activité
comptable”.
Par ailleurs, tout dépend des étapes de la vie de l’entreprise, certaines étant plus favorables que d’autres pour
externaliser la fonction comptable.
“En passant par un cabinet externe, nous n’avons pas à prendre en charge les
évolutions comptables et bénéficions par ailleurs d’un véritable rôle de conseil”
“Il y a les cas des jeunes entreprises en forte croissance, qui doivent s’axer sur leur développement ; les
entreprises en décroissance qui peuvent avoir besoin d’un accompagnement, ou encore une entreprise en pleine
restructuration ; un rachat par exemple peut aussi être un élément déclencheur pour outsourcer”, analyse
Catherine Bergaud. Chez Denjean & Associés, on évoque également le cas des externalisations dans le cadre de
joint-venture ou encore lorsque la société souhaite garder certaines informations confidentielles. “Cette
externalisation pour raisons de confidentialité concerne les groupes qui souhaitent que les paies des dirigeants
restent secrètes par exemple.”
La flexibilité reste par ailleurs un maître mot pour les entreprises. “Nos services permettent à nos clients d’avoir
en permanence du personnel adapté, et aux heures travaillées, qui répondent complètement à leurs besoins. Ils
bénéficient de la flexibilité de la sous-traitance qui s’adapte à la montée en charge des besoins de l’entreprise. On
peut aussi du jour au lendemain stopper l’outsourcing ou renforcer les équipes, selon les évolutions de
l’entreprise. C’est une souplesse précieuse”, analyse Thierry Denjean. “Aujourd’hui, les entreprises doivent être
mobiles, réagir vite, notamment les ETI, à qui on demande de plus en plus de compétitivité, renchérit Catherine
Bergaud. Le but est donc pour elles d’avoir le moins possible de fonctions supports en interne, pour pouvoir
réagir et s’adapter.”
Déléguer n’est pas délaisser
Une fois le contrat de gestion déléguée signé entre l’entreprise et son prestataire, il se pose néanmoins la
question de la transmission des informations. Comment ne pas perdre la main sur des données cruciales ?
Comment rester informé de la santé financière de sa société ? Chaque prestataire propose son propre processus
de suivi. “Quand on se lance dans un process d’externalisation, il y a toute une démarche stratégique préalable
interne à mener, puis un gros travail à mettre en place pour bien formaliser les flux qui vont être pris en charge
par le prestataire”, résume Catherine Bergaud. “Nous venons nous connecter sur le système d’information de
l’entreprise : toutes les données restent en son sein et l’entreprise reste maîtresse de son système comptable”,
souligne-t-elle. Chez Mazars, un comité de pilotage et un comité de suivi s’assurent du bon déroulement du projet
et mesurent régulièrement les performances.
“Il est primordial que l’entreprise garde en interne des “sachants” impliqués et qui
assurent l’interface entre l’entreprise et le prestataire”
“Il est essentiel de définir le périmètre des process qui vont être confiés en gestion déléguée, et de définir par la
même occasion le périmètre que l’entreprise va maintenir en gestion interne”, commente pour sa part Thierry
Decroix. Selon lui, le mot clef est “gouvernance” : “il ne faut pas croire que la relation entre l’entreprise et le
prestataire se résume à un simple suivi d’un contrat de gestion déléguée. Pour que cela fonctionne bien, il faut
aller au-delà”. Il est ainsi primordial que l’entreprise garde en interne des “sachants” impliqués et qui assurent
l’interface entre l’entreprise et le prestataire. “Leur rôle est de s’assurer que les besoins de l’entreprise sont bien
compris par le gestionnaire délégué.”
Publié le 04/02/2015