Internet Quotations : Manuel utilisateur pour Fleet

Internet Quotations :
Manuel utilisateur pour Fleet
Managers
Version:
3.1.1
Internet Quotations- Manuel utilisateur pour Fleet Managers
Version: 3.1.1
1.
Créer et administrer un compte conducteur _________________________ 3
1.1
1.1.1
1.1.2
1.1.3
1.1.4
Comment procéder pour créer un nouveau compte conducteur ? __________________________ 3
Identification du conducteur _____________________________________________________ 4
Informations supplémentaires ____________________________________________________ 4
Restrictions d’accès au compte conducteur __________________________________________ 5
Confirmer et donner au conducteur les détails de l’accès à son compte _____________________ 5
1.2
1.2.1
1.2.2
1.2.3
1.2.4
1.2.5
Comment administrer des comptes conducteur ? _______________________________________ 6
Vérifier les détails d’un profil de conducteur existant ___________________________________ 6
Editer un profil conducteur existant _______________________________________________ 6
Supprimer un profil conducteur existant ____________________________________________ 7
Vérifier la ou les offres faites par un conducteur ______________________________________ 7
Détecter un profil conducteur périmé ______________________________________________ 8
2.
Commander un véhicule _________________________________________ 9
2.1
Que se passe-t-il quand l’utilisateur peut commander un véhicule directement ? ____________ 10
2.2
Que se passe-t-il quand la commande d’un véhicule est soumise à approbation ? ___________ 10
2.3
Comment repérer un véhicule commandé dans la liste des offres ? ________________________ 10
3.
Administrer mes paramètres utilisateur _____________________________ 11
3.1
Comment modifier le nombre de résultats affichés par page ?____________________________ 11
3.2
Comment recevoir un e-mail de confirmation quand on demande une offre officielle en
PDF ?__________________________________________________________________________ 11
Recevoir un e-mail de confirmation _______________________________________________ 11
Recevoir un e-mail avec l’offre en PDF en pièce jointe ________________________________ 12
Envoyer le mail (avec ou sans pièce jointe) à une autre adresse e-mail _____________________ 12
3.2.1
3.2.2
3.2.3
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1.
Créer et administrer un compte conducteur
1.1
Comment procéder pour créer un nouveau compte conducteur ?
Pour créer un nouveau compte conducteur, vous devez cliquer cliquer sur le bouton ‘Ajouter’ dans le
menu ‘Conducteurs’:
Si vous avez des véhicules sur route en contrat avec LeasePlan, vous pourrez immédiatement voir une
liste de tous les conducteurs connus à cette date ainsi que leur date de fin de contrat de leasing
estimée. Il est donc possible de créer un nouvel utilisateur pour Internet Quotations en partant de
cette liste. Pour ce faire, veuillez cliquer sur le lien ‘Activer’ se trouvant à coté du conducteur
concerné.
Si vous n’avez aucun véhicule en contrat avec LeasePlan ou bien que vous souhaitez créer un nouvel
utilisateur à partir de zéro, vous pouvez cliquer à nouveau sur le lien ‘Ajouter’.
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1.1.1
Identification du conducteur
La première étape de la création d’un compte consiste à en identifier l’utilisateur, un conducteur par
exemple. Il faut indiquer ses coordonnées, son prénom, son nom et son adresse e-mail notamment.
1.1.2
Informations supplémentaires
La seconde étape consiste à attribuer des droits et autorisations spécifiques au conducteur.



Car policy : le conducteur sera lié à la catégorie sélectionnée ou, en d’autres termes, à une car
policy associée à un budget maximal précis, à des marques autorisées, à des options
obligatoires, etc. La liste déroulante contient toutes les catégories de conducteurs répertoriées
dans notre système pour votre société. Si vous désirez en ajouter une ou modifier les
restrictions applicables à l’une d’elles, prenez contact avec votre account team chez LeasePlan.
Commande autorisée : cette case permet à un conducteur d’informer LeasePlan ou le Fleet
Manager qu’il désire commander un véhicule. Un bouton ‘Commander’ s’affichera alors dans
la section ‘Résultat’ d’une offre et le conducteur pourra remplir le formulaire de commande.
Si la case n’est pas cochée, le conducteur ne peut que créer une offre sans passer commande.
Commande directe autorisée : cette case n’est accessible que si la case ‘Commande autorisée’
est cochée. Si cette option est sélectionnée, le conducteur aura la faculté de commander le
véhicule directement sans être soumis au contrôle ou à l’approbation du Fleet Manager. Dans
ce cas, un e-mail comprenant les détails du véhicule à commander sera envoyé à LeasePlan
avec copie de ce message au Fleet Manager. Mais, si cette case n’a pas été cochée alors que le
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


1.1.3
conducteur est quand même autorisé à passer commande, l’e-mail de commande n’est envoyé
qu’au Fleet Manager avec copie au conducteur. Le Fleet Manager doit ensuite confirmer la
commande dans l’outil afin que LeasePlan en soit informé.
Montrer les prix : si cette case est cochée, le conducteur est autorisé à voir tous les prix de
location, budgets ou prix courants (véhicules et options). Si elle ne l’est pas, tous les types de
prix seront masqués pour le conducteur concerné.
Montrer les remises : cette case n’est accessible que si la case ‘Montrer les prix’ est cochée. Si
on sélectionne cette option, le conducteur verra tous les détails sur les différentes remises
fleet et les remises supplémentaires applicables aux véhicules. De plus, il aura la possibilité
d’ajouter une remise en plus si nécessaire.
Montrer les détails du contrat : dans le cas où un conducteur a le choix entre plusieurs
contrats quand il établit une offre, le cochage de cette case lui permettra de voir les détails
d’un contrat en particulier (quels sont les services de leasing inclus ou exclus ?).
Restrictions d’accès au compte conducteur
La troisième et dernière étape consiste à définir les restrictions d’accès au compte conducteur.

Nombre d’offres autorisées : nombre maximal d’offres que le conducteur sera autorisé à
créer. Ce nombre prend aussi en compte les offres que le conducteur a supprimées.

Date d’expiration : date jusqu’à laquelle le conducteur sera autorisé à accéder à Internet
Quotations. Passé cette date, l’accès lui sera automatiquement refusé.
Bloquer l’accès : permet au Fleet Manager de définir une période de la journée pendant
laquelle un conducteur ne pourra pas avoir accès à Internet Quotations.

1.1.4
Confirmer et donner au conducteur les détails de l’accès à son compte
Une fois les paramètres définis, il faut confirmer le compte (au moyen du bouton ‘Confirmer’) afin
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qu’il soit créé. Tout nouveau compte conducteur sera automatiquement ajouté à la liste de vos
conducteurs.
Le conducteur recevra un email contenant un lien vers notre site web où il pourra choisir son mot de
passe. Il pourra ensuite se connecter et faire des offres en ligne.
Pour lui faciliter les choses, un manuel est aussi à sa disposition pour le guider dans l’utilisation
d’Internet Quotations.
1.2
Comment administrer des comptes conducteur ?
1.2.1
Vérifier les détails d’un profil de conducteur existant
Tous les comptes conducteur créés par un Fleet Manager sont stockés dans la section ‘Conducteurs’.
Normalement, c’est la première page qui s’affiche après la connexion.
Tous les conducteurs sont répertoriés et triés par défaut par ordre alphabétique. L’utilisateur a
toutefois la faculté de les trier en appliquant d’autres critères tels que la Car policy, le nombre d’offres
faites et la date d’expiration. Pour cela, l’utilisateur doit cliquer sur le titre de chaque colonne.
Pour accéder au profil d’un conducteur, vous pouvez cliquer sur le lien avec le nom du conducteur.
1.2.2
Editer un profil conducteur existant
Il y a deux moyens d’éditer le profil d’un conducteur :
 en cliquant sur lien
sur la ligne du conducteur voulu, ou

en cliquant sur le bouton ‘Editer’ dans la section ‘Détails conducteur’.
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1.2.3
Supprimer un profil conducteur existant
Si nécessaire, il est possible de supprimer un profil dans la liste des conducteurs existants en cliquant
sur lien
sur la rangée du conducteur voulu.
Puis, dans une seconde étape, on doit confirmer la décision de supprimer ce conducteur. En cliquant
sur le bouton ‘Supprimer’, on effacera définitivement son profil. Pour le conserver, il suffit de cliquer
sur ‘Retour’ pour stopper la procédure de suppression. Un conducteur dont le profil a été supprimé,
n’a plus accès à Internet Quotations.
1.2.4
Vérifier la ou les offres faites par un conducteur
Il est possible de trouver toutes les offres faites par un conducteur en cliquant sur le lien
ligne du conducteur voulu.
sur la
On accède ainsi directement à la liste de toutes les offres qu’il a établies. Attention, les conducteurs
qui ne sont pas autorisés à voir les prix, auront un aperçu différent du vôtre du fait que les prix seront
masqués.
Dans la section ‘Résultat’ d’une offre déterminée, vous pouvez cliquer sur le bouton ‘Détails en PDF’
afin d’en obtenir une version détaillée reprenant tous ses éléments.
Cette procédure enverra une demande de création d’une offre officielle. Il se peut qu’elle prenne deux
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à trois minutes.
Lorsque le fichier PDF sera disponible, vous pourrez en être averti par :
 un e-mail signalant que le fichier est disponible en ligne (pour que cette fonctionnalité soit
active, il faut l’activer dans ‘Mon profil’ ; voir la section Comment recevoir un e-mail de
confirmation quand on demande une offre officielle en PDF ?) ;
 un e-mail auquel le fichier PDF sera annexé en pièce jointe (pour que cette fonctionnalité soit
active, il faut d’abord l’activer dans ‘Mon profil’ ; voir la section Comment recevoir un e-mail
de confirmation quand on demande une offre officielle en PDF ?) ;


une nouveau lien
marque et du modèle :
dans la liste d’offres qui sera placée juste devant le nom de la
Attention, il se peut qu’il faille rafraîchir la page de votre navigateur Internet pour laisser
l’icône apparaître une fois le fichier prêt ;
un nouveau lien
qui s’affichera dans la section ‘Résultat’ de l’offre.
Le fichier PDF est toujours disponible dans la langue employée pour demander la création du fichier
PDF. Si vous souhaitez le traduire dans une autre langue, vous pourrez le faire en modifiant la langue,
puis en cliquant à nouveau sur ‘Détails en PDF’ pour déclencher la production d’une nouvelle
demande.
Un conducteur a aussi la faculté de demander une offre en PDF, mais s’il n’est pas autorisé à voir les
prix par exemple ou à voir les remises, la présentation de l’offre en PDF sera adaptée en
conséquence. Dans ces cas-là, le Fleet Manager recevra un fichier PDF différent de celui reçu par le
conducteur (aperçu complet pour le premier, limité pour le second).
1.2.5
Détecter un profil conducteur périmé
Lorsque la date d’expiration du compte d’un conducteur est dépassée, le Fleet Manager en est averti
par une icône qui s’affiche automatiquement dans la liste des conducteurs, à droite de la date.
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2.
Commander un véhicule
Tous les conducteurs n’ont pas accès à l’option ‘Commander un véhicule’. Le Fleet Manager
peut activer ou pas ce paramètre afin d’autoriser la procédure de commande au niveau
conducteur (cf. la section Informations supplémentaires). Toutefois, la méthode à suivre
pour commander un véhicule est la même pour un conducteur et pour un Fleet Manager.
Pour commander un véhicule, l’utilisateur doit remplir un formulaire. Pour y accéder, il est nécessaire
de partir de l’offre même en cliquant sur le lien
dans la liste des offres (dans la section
‘Mes offres’ si l’offre a été faite par le Fleet Manager ou dans la liste des offres d’un conducteur si elle
a été faite par un conducteur) ou sur le bouton ‘Commander’ (dans la section ‘Résultat’ de l’offre
voulue).

Menu ‘Mes offres’ (offre faite par le Fleet Manager) :

Menu des offres d’un conducteur (offre faite par un conducteur) :

Section ‘Résultat’ :
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Dans le formulaire, il faut également indiquer les dernières informations suivantes afin de passer
commande du véhicule :
 coordonnées du conducteur ;
 teinte du véhicule (sellerie et peinture) ;
 coordonnées du dealer (s’il n’est pas choisi par LeasePlan) ;
 détails sur la voiture d’attente en option ;
 spécialiste pneus hiver.
Quand tous les champs obligatoires ont été complétés, l’utilisateur peut confirmer sa commande en
cliquant sur le bouton ‘Commander’ au bas du formulaire.
Il y a deux modes de commande possibles : ou bien l’utilisateur est autorisé à commander le
véhicule directement, ou bien il est autorisé à le commander sous réserve d’approbation.
2.1
Que se passe-t-il quand l’utilisateur peut commander un véhicule directement ?
Dans cette situation, le formulaire dûment complété est envoyé par e-mail directement à LeasePlan
(plus précisément au Fleet Advisor) avec copie au Fleet Manager responsable.
2.2
Que se passe-t-il quand la commande d’un véhicule est soumise à approbation ?
Dans ce scénario, le Fleet Manager est averti par e-mail que le conducteur (qui en reçoit copie aussi)
souhaite commander un véhicule. Il est invité à vérifier l’offre en ligne (cf. la section Vérifier la ou les
offres faites par un conducteur) et à avaliser la commande, sauf si l’offre n’est pas conforme à la
company policy. Pour avaliser la commande, le Fleet Manager doit accéder au formulaire de
commande et cliquer sur le bouton ‘Confirmer’.
2.3
Comment repérer un véhicule commandé dans la liste des offres ?
Quand un véhicule a été commandé, une icône
dans la section ‘Mes offres’.
est affichée sur la ligne de l’offre concernée est
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3.
Administrer mes paramètres utilisateur
3.1
Comment modifier le nombre de résultats affichés par page ?
Quand l’outil Internet Quotations affiche une liste d’articles, par exemple des options, les versions
d’un modèle, etc., il présente par défaut 25 résultats par page et répartira par conséquent les résultats
sur au moins deux pages s’il y en a plus que 25.
L’utilisateur a cependant la faculté d’augmenter ou de diminuer le nombre de résultats à afficher par
page. Pour cela, il doit se rendre en bas de chaque page contenant une liste et peut ensuite choisir le
nombre de résultats par page à afficher :
3.2
Comment recevoir un e-mail de confirmation quand on demande une offre officielle en
PDF ?
L’utilisateur peut demander à recevoir une offre officielle reprenant tous les détails du véhicule choisi.
Cette offre est créée au format PDF. (Pour savoir comment demander une offre au format PDF,
veuillez consulter la section Vérifier le résultat de l’offre et demander une offre officielle en PDF.)
3.2.1
Recevoir un e-mail de confirmation
L’offre en PDF est accessible dans Internet Quotations, mais il peut s’écouler quelques minutes entre
la demande de création et la disponibilité effective de l’offre en ligne. Par conséquent, l’utilisateur
peut demander à recevoir un e-mail afin d’être averti que le PDF est disponible.
Pour recevoir cette confirmation, l’utilisateur doit aller dans la section ‘Mon profil’, puis y cliquer sur
‘Paramètres’. Dans le menu qui s’ouvre alors, il doit appuyer sur le bouton suivant :
Après avoir choisi ce paramètre, l’utilisateur doit confirmer son changement. Ensuite, un e-mail lui
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sera envoyé automatiquement à son adresse e-mail chaque fois qu’il aura demandé la création d’une
offre en PDF.
3.2.2
Recevoir un e-mail avec l’offre en PDF en pièce jointe
En plus de la possibilité de recevoir un e-mail de confirmation, l’utilisateur a également celle de
demander que le PDF créé lui soit envoyé en pièce jointe.
Pour recevoir ce fichier par e-mail, il doit aller dans la section ‘Mon profil’ et y cliquer sur
‘Paramètres’. Dans ce menu, il doit appuyer sur le bouton suivant :
Après avoir choisi ce paramètre, l’utilisateur doit confirmer son changement. Ensuite, le fichier PDF
lui sera envoyé automatiquement par e-mail en pièce jointe à son adresse e-mail à chaque fois qu’il
aura demandé la création d’une offre en PDF.
3.2.3
Envoyer le mail (avec ou sans pièce jointe) à une autre adresse e-mail
Par défaut, tous les emails sont envoyés à l’adresse e-mail indiquée dans la section ‘Mon profil’.
L’utilisateur a la possibilité de choisir une autre adresse e-mail, privée par exemple, où l’e-mail de
confirmation ou la pièce jointe sera envoyé quand il aura demandé une offre en PDF. Pour ajouter
une seconde adresse, l’utilisateur doit aller dans la section ‘Mon profil’, puis y cliquer sur ‘Paramètres’.
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Dans ce menu, il doit ensuite cocher la case ci-dessous et saisir l’adresse e-mail qui devra être utilisée :
Après choisi ce paramètre et saisi l’adresse e-mail, l’utilisateur doit confirmer ce changement. Après
quoi, tous les emails seront aussi envoyés automatiquement à sa seconde adresse e-mail chaque fois
qu’il aura demandé la création d’une offre en PDF.
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