Livres Blancs Paie / RH

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Octime – 2015 – Tous droits réservés
SOMMAIRE
1. Introduction
2. L’enjeu d’une solution de gestion des temps
3. Les fonctionnalités
4. Quel prestataire choisir ?
5. SaaS, PaaS ou acquisition ?
6. Méthodologie et ressources internes
7. Conclusion
GUIDE POUR CHOISIR UNE SOLUTION DE GESTION DES TEMPS
2
Vous envisagez dans les prochains mois ou années d’équiper votre entreprise d’une
solution de gestion des temps ou de remplacer votre équipement actuel devenu
obsolète.
De multiples questions vous traversent l’esprit :
- Est-ce bien nécessaire ?
- Quels sont nos problématiques dans ce domaine ?
- Quel est le périmètre fonctionnel ?
- Respectera-t-il à la lettre nos accords réglementaires ?
- Quelle est la conséquence de la mise en place d’un tel outil sur le climat social de
notre entreprise ?
- Disposons-nous des ressources internes nécessaires pour mener à bien ce projet ?
- Pour quelle plateforme technique doit-on opter ?
- …..
Ce livre blanc a pour objectif de vous aider dans cette réflexion. Il vous permettra
d’identifier vos besoins et à partir de là de structurer votre démarche d’acquisition.
L’équipement d’un outil de gestion des temps est un projet idéal pour donner un nouvel
élan à la cohésion de vos ressources humaines
Bonne lecture !
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01.
L’enjeu d’une solution
de gestion des temps
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Depuis l’avènement des 35 heures en 1998, les notions d’annualisation, de
modulation, de RTT, de CET, …, ont fait leur apparition dans notre code du travail
et sont rentrées dans notre gestion quotidienne. Depuis cette date, de nouvelles
dispositions ont enrichi le cadre légal comme le DIF. En 2014, la DSN et le Compte
Pénibilité sont venus compléter un dispositif déjà complexe et unique au monde.
Nous tenterons dans ce chapitre de vous expliquer, point par point, en quoi la gestion
de ces nouvelles données est intimement liée à un outil de gestion des temps.
1. L’annualisation
L’annualisation est la comptabilisation des heures de travail dans un cadre annuel. Ce
compteur peut servir à déclencher notamment des heures supplémentaires au-delà du
quota annuel.
L’enjeu pour votre entreprise sera de suivre au mieux ce quota durant l’année afin de
s’assurer que cette volumétrie annuelle d’heures soit utilisée au mieux des intérêts du
service.
Cela se traduit par la mise en place d’une planification prévisionnelle optimisée
traduisant une organisation des services cohérente.
2. La modulation
Ce dispositif permet de moduler l’emploi du temps des salariés afin de l’adapter aux
périodes hautes, moyennes ou basses de l’activité de votre entreprise. Tel est l’enjeu
de cette opportunité légale du code du travail français que tout logiciel de gestion des
temps actuel doit devoir gérer.
3. RTT
Le calcul des droits à journées RTT peut être du périmètre soit de votre logiciel de paie
soit de celui de la gestion des temps.
La prise et le décompte des journées RTT se fait dans le cadre du circuit des demandes
émises du salarié à ses responsables hiérarchiques, circuit intégré dans la solution de
gestion des temps.
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4. CET
Le Compteur Epargne Temps est un compteur géré par les solutions de gestion des
temps et son incrémentation sera paramétrée suivant les accords réglementaires de
votre entreprise.
5. DIF ou CPF
A l’instar des RTT, la prise et le décompte du compteur « Droit Individuel à la
Formation » sont intégrés dans les solutions de gestion des temps. Depuis janvier
2015, le DIF a été rebaptisé CPF soit « Compte Personnel de Formation »
6. DSN
La « Déclaration Sociale Nominative » impacte essentiellement votre logiciel de paie.
Cependant, les arrêts de travail, s’ils sont déposés via la solution de gestion des temps,
peuvent être envoyés automatiquement vers votre logiciel de paie via une interface.
7. Compte pénibilité
(Contenu qui évoluera en fonction des décisions gouvernementales)
La gestion du Compte Pénibilité est obligatoire pour les quatre premiers thèmes à
compter de janvier 2015 et pour les six derniers thèmes supplémentaires à compter de
janvier 2016.
Par exemple, le temps de travail de nuit ou le temps de travail à la chaîne sont des
compteurs naturellement gérés dans les solutions de gestion des temps. Les
déclarations obligatoires liées à ce thème seront d’autant plus simples à fournir à
l’Administration.
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02.
Les Fonctionnalités
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Il convient de s’assurer que l’ensemble des fonctionnalités ci-dessous soit
disponible dans les solutions de gestion des temps que vous allez sélectionner. Ces
fonctionnalités seront pour vous synonymes de pérennité sur le long terme de
votre système car elles répondront à vos besoins immédiats tout en garantissant
la prise en charge de vos besoins futurs au cas d’évolution de vos modes
d’organisation RH.
1. Le comptage du temps de présence
Cette fonctionnalité doit garantir l’automatisation du comptage des temps en
fonction du paramétrage réglementaire.
Il est primordial de vous assurer que l’outil de gestion du temps choisi dispose d’un
moteur de règles suffisamment puissant pour tenir compte de vos accords
réglementaires liées au Code du Travail, à votre convention collective et à vos accords
locaux.
2. La planification prévisionnelle
Encore peu utilisée par les entreprises françaises, cette fonctionnalité représente
pourtant un atout stratégique pour optimiser les ressources humaines.
Dans un contexte légal strict mais ouvrant des possibilités nouvelles comme
l’annualisation et la modulation, l’enjeu de votre entreprise est d’adapter l’emploi du
temps du personnel aux besoins des services.
La fonctionnalité de planification prévisionnelle devra pouvoir être décentralisée
auprès des chefs de service ; ces derniers seront ainsi les garants d’une organisation
optimale de leur service basée sur trois critères :
- Ressources humaines nécessaires à la bonne marche du service et à la
couverture des besoins.
- Respect des accords réglementaires de l’entreprise.
- Équité entre salariés.
A noter
La mise à disposition des plannings prévisionnels aux salariés permet
aux salariés de pouvoir organiser leur vie personnelle avant et après les
heures de travail avec plus de visibilité ; ceci contribue à la stabilité des
équipes et à la satisfaction globale des salariés.
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3. Décentralisation des demandes d’absences
La décentralisation des demandes d’absences est synonyme de gain de temps et de
simplification administrative pour votre entreprise. Le système de gestion du temps
devra proposer un circuit de demandes d’absence adapté à votre secteur d’activité.
Pour les secteurs types services ou tertiaire, cette décentralisation pourra se faire via
un portail intranet RH ou via une application Smartphone.
Pour les secteurs type industrie où tous les salariés ne disposent pas de poste
informatique dédié, cette décentralisation devra se faire via des terminaux ou bornes.
Il conviendra également de prévoir un workflow suffisamment puissant pour s’adapter
à votre circuit de validation actuel en déterminant le nombre de niveaux de validation
par chaque absence. Exemple : salarié – manager 1 – manager 2 – drh.
4. Interfaces Personnel et Paie
Il conviendra de s’assurer que les variables gérées sur votre logiciel de gestion du
temps puissent être envoyés vers votre logiciel de paie afin de faire gagner du temps à
votre service RH dans l’élaboration de la paie.
Dans le même ordre d’idée, il est important de prévoir l’automatisation de l’envoi des
données des salariés de votre logiciel de paie vers celui de gestion des temps pour
éviter les doubles saisies en cas de recrutement d’un nouveau salarié.
Bref, il conviendra de vérifier l’existence des interfaces entre les deux éditeurs.
5. Alertes
Compte tenu du nombre important de données stockées dans le logiciel de gestion
des temps, il est important que le système puisse vous envoyer en « push » des
informations particulièrement sensibles à vos yeux. Cette fonctionnalité d’émission
d’alertes devra se baser autant sur les compteurs que sur des dates.
Quelques exemples : liste des employés dont le quota annuel est supérieur à X, liste
des employés dont la période d’essai se termine dans X jours, liste des salariés n’ayant
déposé leurs congés avant telle date, alerte X jours avant la fin de la période d’essai,
….
6. Portail
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La décentralisation des demandes d’absences (voir fonctionnalité 3) devra être
intégrée dans un portail RH et donner ainsi l’accès à l’ensemble des salariés à des
informations ou documents susceptibles de les intéresser.
Créer un espace d’échange d’informations apporte un sentiment fort d’appartenance
à un groupe.
Tendance forte pour valoriser auprès de vos salariés l’image de modernité de votre
entreprise….
7. Fonctionnalités Optionnelles
Terminaux de badgeage
Si vous souhaitez équiper votre entreprise de points de badgeage, prenez bien
conscience que cela entrainera à la fois un coût supplémentaire (entre 1000 et 1400
€HT en moyenne par terminal) et une surcharge de travail compte tenu de la levée
d’anomalies quotidienne (affectation à des compteurs de la différence entre horaire
prévu et horaire badgé).
Une fois votre décision prise, profitez de cet achat pour vous équiper de terminaux de
nouvelle génération intégrant notamment un espace de consultation de compteurs et
de circuits de demandes d’absences.
Suivi d’Activités
En fonction de votre métier, il serait intéressant de disposer de cette fonctionnalité
source de gestion analytique de votre activité.
Etape 1 :
Etape 2 :
Etape 3 :
Gestion d’activité prévisionnelle : vos managers affecteront le
temps de travail prévisionnel de leurs équipes à des activités
(projets, tâches, clients, …) ; les salariés devront disposer d’un
espace où ils pourront disposer de ces plannings d’activités.
Suivi d’activité réalisée : chaque salarié devra à travers un espace
type portail, via leur smartphone ou sur un terminal, saisir leur
activité réalisée.
Analyse des temps entre prévisionnel et réalisé.
Deux remarques importantes avant de vous engager dans cette voie :
1. La mise en place de l’étape 1 nécessitera l’implication de tous vos managers.
Assurez-vous qu’ils soient bien en phase avec vos objectifs.
2. Prévoyez un système le plus simple possible tant en planification prévisionnelle
qu’en saisie. Plus il sera facile, moins il nécessitera de temps. Ainsi, les
employés adhéreront plus facilement au système.
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03.
Quel prestataire
choisir ?
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Arrivé à ce stade de la réflexion, le choix du prestataire devra tenir compte de ces
cinq critères :
1. Pure Player
Vous ne devez avoir aucun doute à ce sujet.
Le code du travail français, dans le seul domaine de la gestion des temps, est reconnu
pour sa complexité. Le respect de son application ajoutée à celle de vos accords
d’entreprise est primordial pour éviter tout conflit potentiel avec vos salariés.
Parallèlement, il ouvre des possibilités d’adapter l’emploi du temps de vos salariés à
vos besoins via l’annualisation et la modulation.
Ces contraintes et ces opportunités doivent vous convaincre de choisir un spécialiste
de la gestion des temps.
La facilité vous poussera à vous tourner vers votre éditeur de paie si bien sur il dispose
d’un module. Ces modules ne représentent pas le cœur de métier de l’éditeur de paie ;
ses fonctionnalités seront donc naturellement moins performantes ; dans le même
esprit, les évolutions fonctionnelles et réglementaires que vous nécessiteraient ne
seront pas traitées à la hauteur de vos attentes.
La gestion des temps est devenu un thème
stratégique pour votre entreprise,
confiez-le à un spécialiste.
Dernier argument, remémorez-vous ce dicton plein de bon sens « Ne mettez pas vos
œufs dans le même panier ».
2. Fonctionnalités disponibles
Lisez avec attention le chapitre antérieur et listez les fonctionnalités dont vous
souhaitez disposer.
Consultez les spécialistes du marché de la gestion des temps et sélectionnez ceux qui
disposent de ces modules dans leur catalogue.
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3. Offre progicielle
Le marché de la gestion des temps a beaucoup évolué en l’espace de 10 ans ce qui a
permis une standardisation des offres.
Assurez-vous que les prestataires choisis disposent d’une offre progicielle
fonctionnelle et réglementaire. Cela sera synonyme de mise en place plus rapide, de
pérennité du logiciel et par conséquence de qualité du support.
4. Pérennité du prestataire
Dernier conseil : assurez-vous que les prestations sélectionnées disposent d’une santé
financière forte.
Vous vous engagez sur une collaboration à moyen ou long terme ; la pérennité de
votre partenaire est indispensable.
5. Références du prestataire
Vous pressentez travailler avec un prestataire ? N’hésitez pas à leur demander une
liste de références ou de témoignages.
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04.
SaaS, PaaS ou
acquisition ?
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Une fois que vous avez bien déterminé la couverture fonctionnelle et
réglementaire dont vous avez besoin et que le prestataire est pressenti, comment
comptez-vous déployer la solution choisie et sur quelle architecture technique ?
Trois solutions s’offrent à vous :
1. Mode SAAS (Software As A Service)
Vous vous abonnez à un service hébergé chez votre prestataire. Dans ce cadre, vous
ne faites aucun investissement (tout passe en frais de fonctionnement) et vous ne
vous occupez d’aucune question technique tout étant hébergée par votre prestataire.
Dans le même esprit, la maintenance et la mise en place de tous les patchs ou versions
sont assurées par le prestataire dans le cadre du contrat.
Autre avantage financier : le budget est linéaire durant toute la durée du contrat.
2. Mode PAAS (Platform As A Service)
Vous achetez la licence et vous confiez l’hébergement de cette licence à votre
prestataire éditeur de gestion des temps. Comme dans le SAAS, toutes les mises à
jour logicielles, ou patchs correctifs sont passées automatiquement par l’éditeur sans
que vous ayez besoin d’intervenir.
Dans ce cadre, le contrat de maintenance est facturé en complément puisque vous
avez acquis la licence.
3. Mode Acquisition
Vous achetez la licence et vous hébergez l’application sur vos propres serveurs. Dans
ce cadre, vous incomberont toutes les tâches de mise à jour de patchs, de version mais
aussi de sauvegarde. Il conviendra de garantir l’accès à l’application 7j/7 par vos
managers et salariés.
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Au premier abord, le choix 3 semble plus intéressant financièrement que les 2 autres ;
cependant n’omettez pas les coûts internes cachés (changement serveur, coûts
salariaux supplémentaires, anti-virus, …) qui font minimiser cette différence
budgétaire.
La tendance actuelle est résolument
tournée vers le SAAS.
La raison majeure en est la suivante : réserver les ressources internes qu’elles soient
humaines ou techniques au cœur du métier de l’entreprise, sachant que les
applications périphériques comme la paie, le CRM ou la gestion des temps peuvent
être externalisés.
Cette tendance est encore plus forte dans le domaine de la gestion des temps compte
tenu de sa spécificité. En effet, comme nous l’avons vu précédemment l’outil de
gestion des temps devra être déployé auprès de tous les chefs de service et de tous les
salariés avec des accès possibles via des tablettes, smartphones ou ordinateurs
personnels. Il convient donc d’être très vigilent sur la sécurité et sur l’accès à vos
serveurs internes depuis l’extérieur.
Externaliser votre application GT vous rassurera sur ce point.
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05.
Méthodologie et
ressources internes
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Dernière étape et dernier conseil : organiser et structurer la mise en place de votre
projet de gestion du temps.
Pour cela, cinq règles essentielles :
1. Nommer en interne un référent projet
Il aura pour mission première de coordonner le projet avec l’éditeur choisi dont la
première étape sera d’établir un plan détaillé de toutes les étapes du projet et un
calendrier prévisionnel. Il aura pour mission seconde d’assister aux formations de base
afin qu’il puisse accompagner au mieux le déploiement de la solution auprès de
l’ensemble de vos collaborateurs.
2. Nommer en interne un référent réglementaire
Ce référent réglementaire, issu obligatoirement de votre service RH, aura comme
responsabilité de choisir avec l’éditeur choisi le paramétrage réglementaire du
progiciel pour qu’il reflète les accords réglementaires de votre entreprise.
3. Nommer en interne un référent interface paie
Il aura pour mission de déterminer les compteurs gérés dans la solution de gestion des
temps qui serviront de variables devant alimenter le logiciel de paie. Dans de
nombreux projets, ce référent est le même que le référent réglementaire.
4. Avertir votre Service Informatique du choix de l’éditeur
ainsi que du choix du déploiement
5. En fonction de la complexité du projet
Il est primordial que tous ces référents projet disposent du temps suffisant pour
s’investir dans la réussite du projet.
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Conclusion
Tous ces conseils auront, nous l’espérons, éclairci certaines de vos interrogations.
Un point cependant ne fait l’objet d’aucun débat : nous sommes rentrés depuis quinze
ans dans une période où la gestion des ressources humaines devient à la fois complexe
et stratégique pour le devenir de l’entreprise.
Complexe dans le cumul des normes et règles à respecter qu’il convient d’automatiser
pour gagner du temps et pérenniser votre gestion RH, axe stratégique dans l’efficacité
de vos équipes.
Quand le budget du personnel représente 50 à 80 % du budget fonctionnel global, il
est vital de s’assurer d’une planification de vos services adaptés aux besoins de
l’entreprise.
En conclusion, l’efficacité de vos Ressources Humaines passera par la mise en
place d’une solution de gestion des temps efficace.
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QUI A ECRIT CE LIVRE BLANC
Ce document a été écrit, relu et mis en page par les équipes de la société Octime.
La société Octime est un éditeur de progiciel leader en France dans le domaine de
la Planification et de la Gestion des Temps de travail, qui capitalise un savoir-faire de plus
de 20 ans et qui accompagne des centaines de structures de toutes tailles (de 5 à 30 000
salariés), dans tous les secteurs d'activité.
Pour en savoir plus, retrouvez-nous sur notre site internet www.octime.com.
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