Clubs 101 à Glendon

Clubs 101 à Glendon
Suivez ces étapes pour un événement réussi
David Ip Yam et Amanda Sartori
Bureau des affaires étudiantes
Bryan Hansraj
VP des Clubs, GCSU-AÉCG
Régulations présidentielles
numéro 4
• Règlements concernant les
gouvernements et les organisations
d’étudiant
• http://www.yorku.ca/univsec/policies/
document.php?document=110
Elections et inscription
• Entre le 10 avril et le 30 septembre
• http://yuconnect.yorku.ca/
– Sur la page de votre groupe, cliquez sur
"renouveler"
• Conseils:
– Créez un courriel général pour votre groupe
– Incluez vos plates-formes de médias sociaux
– Assurez-vous d’inclure les coordonnées des
deux signataires de votre club
Une fois approuvé
• Avoir le groupe exécutif de Glendon sur
Facebook
• Faites une demande de financement de base
(prochaine diapositive):
[email protected]
[email protected]
• Ouvrez un compte bancaire
communautaire:
https://yorku.collegiatelink.net/organization/glendonstudentaffairs_affairesetudiantes/fo
rms
• Assistez à la session Clubs 101 à Glendon
Base Funding (GCSU)
•
•
The GCSU provides base funding for all clubs
that have registered and have been approved by
Student Affairs and the GCSU.
The 2014-2015 Base Funding will be
determined this Summer by the Vice President
Finance and Vice President Clubs of the GCSU.
Réservation d’une salle de
réunion
•
•
La chambre de Richard (AÉCG) – prochaine diapositive
Lunik
•
– Règlements et procédures: http://lunikcoop.com/info-for-groupbookings/
– Contact: [email protected]
Salle de classe ou de réunion
– https://yorku.collegiatelink.net/organization/glendonstudentaffairs_affa
iresetudiantes/forms
•
Maison historique
– https://yorku.collegiatelink.net/organization/glendonstudentaffa
irs_affairesetudiantes/forms
•
Règlements sur la nourriture
– Pour les réunions entre les membres, la nourriture commandée
à l'extérieur du campus ou venant de la maison est autorisée,
mais cela à vos risques et périls.
Richard’s Room (GCSU)
•
Formerly known as the Club’s Room, Richard’s Room is available to Clubs for
Meeting and Event Space
•
B125
•
Richard’s Room can be booked for on a need to be basis or for a set date and
time for the year.
•
To book Richard’s Room please email VP Clubs a week prior to the requested
Date with:
•
the Club/Organization’s Name,
•
Date, Time and,
•
Purpose of booking Richard’s Room
Planification d’événement
– Commencer le processus A L’AVANCE!
• Quand commencer dépend de l’événement en question
– Rencontrer le Bureau des affaires étudiantes
• Réserver une salle
• Les réservations pour les réunions régulières sont assurées
• Les réservations pour les événements sont sous conditions
et doivent être approuvées
Un mois
Brainstorming
Disponibilités &
consulations
Fonds d’argent pour les
événements
Deux à trois semaines
Formulaire de
demande sur
Yuconnect
Consultations &
réunions
Une à deux semaine(s)
Approbation
Promotion
Coordination des
bénévoles
Détails de dernières
minutes
Événements qui nécessitent
un suivi
•
•
•
•
•
•
Conférence publique/Colloque
Dîner/Evénement social
Performance artistique
Présentation d’un film
Manifestation
Evénement ayant un coût d’entrée
Étapes de planification
•
•
Consultez le calendrier d'événement sur MonGlendon, dans
le « Breezeway », ou sur le site web de l’AÉCG
Complétez ce formulaire pour les endroits suivants:
https://yorku.collegiatelink.net/organization/glendonstudenta
ffairs_affairesetudiantes/forms
–
–
–
–
–
Salles de classe
Cafétéria
The Skyroom (A300)
Ballroom BMO (Glendon Hall)
The Atrium au premier étage et la Passerelle au deuxième étage
du Centre d’Excellence
– Espaces en plein air
• Vous devez en aviser le Bureau des affaires étudiantes deux
semaines à l’avance, et le bureau contactera les services
d’équipement et de sécurité
Financement supplémentaire
Service de technologie et de
l'information (STI)
• Dans les salles suivantes, l'utilisation des
ordinateurs et des projecteurs est gratuite et
accessible sans codes d'accès:
– YH B-wing, A220, A222, 045, 227, 245, 247,
349 and C202
• Toutes les autres salles ont besoin de codes
d'accès et vous obligent donc à informer le
Bureau des affaires étudiantes de vos
besoins technologiques spécifiques
Services d’installation
Formulaire (2
semaines)
Pascal Lewin
[email protected]
$$$
Vérifiez que vous avez réservé votre
salle pour l'installation et le démontage.
Règlements sur la
restauration & l’alimentation
Formulaire (2
semaines)
Sheryl Sanchez
[email protected]
$$$
Les traiteurs n’appartenant pas à York doivent être
approuvés par le Bureau des affaires étudiantes. Les
éléments suivants doivent être remis une semaine avant
l'événement:
1.
2.
3.
Carte verte du traiteur
Le certificat d'assurance sur responsabilité civile du
restaurant traiteur
Les coordonnées de traiteur
Les conférenciers invités à
Glendon
•
•
•
•
Le bureau du Président
Le bureau du Principal
Bureau des relations publiques
Services de sécurité
– Évaluation des risques…
Stationnement
• Avertissez le Bureau de
stationnement si:
– Vous vous attendez à une large
participation
– vous voulez avoir des passes pour le
parking pour les conférenciers de
marques
• Greenhouse, 416-487-6788
Approbation finale
Survol
Règlements concernant les
affiches
• Les affiches de tous les clubs doivent avoir
un cachet de l’ AÉCG, sauf pour les
organisations “levy”
• Afficher seulement sur les tableaux
désignés, 25 affiches maximum/évènement
• Ne pas afficher sur les murs, fenêtres et
toilettes
• Se doivent d’être bilingue
• Doivent être enlevé après 48 h
Location de tables
• https://yorku.collegiatelink.net/organi
zation/glendonstudentaffairs_affairese
tudiant/forms
• Aucune musique n’est autorisée dans
la cafétéria et aux tables louées.
Services supplémentaires
de l'AÉCG
•
•
•
•
The GCSU provides additional services to Clubs
apart from Base Funding, such as:
Popcorn machine, snow cone machine, button
making machine, camera rentals, Richard’s Room,
Skyroom (A300) storage, projector, mic, and speaker
Printing: 50 black and white; 30 colour copies, per
term
VP Finance will be working this Summer on
additional services such as Cash Floats for Events.
Services supplémentaires
• Louer des tables à Keele:
https://yorku.collegiatelink.net/organization/studen
tcommunityleadershipdevelopment/availableforms
• Vente de pâtisserie à Keele:
http://tuus.info.yorku.ca/files/2013/01/Bake_Sale_
Guidelines.pdf
• Organisation d’événements à Keele:
http://tuus.info.yorku.ca/space-room-reservationsforms/
• Camionnette de nourriture: veuillez contacter
directement le service alimentaire de York au 416736-5517
Ventes de pâtisseries
•
•
Les groupes éligibles sont limités à une vente par semestre
académique.
Every eligible user shall:
–
–
–
–
–
–
Etiquetter tous les produits/ingrédients alimentaires présent dans la nourriture;
Avertiser le public de la présence de noix au cas ou il y a des allergies;
Avoir de bonnes habitudes sanitaires dans la conservation, la présentation et la
ventre de la nourriture;
Garder les alentours de la ventre de pâtisserie propre
Garder les aliments dangereux à une température appropriée conformément à la
loi;
Créer une liste de tous ceux quit servent la nourriture lors de la vente de
pâtisseries. Cette liste pourrait être demandée par un inspecteur de la santé
publique
https://yorku.collegiatelink.net/organization/glendonstudentaffa
irs_affairesetudiantes/documentlibrary
Off-Campus Pub-Nights
• How to book a Pub-Night
•
Check the VP Clubs Event Calendar, pick a date, time and apply
for the date by emailing VP Clubs.
•
Two Weeks prior to the Pub-Night, all details including the
venue, age restrictions and possible fees must be confirmed and
the VP Clubs must be notified of such details.
•
The Club hosting the pub night will have a final meeting with the
VP Clubs to discuss the Pub Night, (Venue, Decorations,
requests for the GCSU, Line Up procedures, end of the night
clean up, etc.)
L’alcool et les événements
sur le campus
• Un fournisseur agréé de campus doit
fournir à l'alcool
• Bénévolats
Code des droits et
responsabilités des étudiants
http://www.yorku.ca/oscr/studentcondu
ct.html
• Le code s’applique à:
– Tous les étudiants ainsi que les groupes
étudiants
– conduct on University premises and not
on University premises but linked with it
– Événements hors campus organisés par
des groupes d'étudiants reconnus
Patrons difficiles
•
•
•
•
•
Exige un comportement approprié
Demander leurs de partir
Appeler la sécurité
Faire un suivi
Réunion avec le Bureau des affaires
étudiantes
• Processus de plainte:
http://www.yorku.ca/oscr/studentcond
uct.html#filing
Evaluation après
l’événement
• Réviser la performance de l’événement
• Récompenses pour le Leadership étudiant
& célebration
– Envoyer des photos de vos événements et
partager vos histoires et activités:
[email protected]
– À la session d’hiver, nominer un leader étudiant
qui a énormément contribué
– Participer à la célebration en mars dans le
Manoir
YU Connect
• Inscriver les heures auxquelles vous êtes
disponibles:
https://yorku.collegiatelink.net/servicehours
/pending
Espace pour dépôts (GCSU)
• Skyroom (A300)
– Available Storage in the Skyroom as
well as Event Space
– For storage access in the Skyroom,
please email VP Clubs with a request
Journées des Clubs (GCSU)
• Découvrez Glendon (Orientation pour
les nouveux étudiants), Mardi, 2
septembre 2014
• Semaine GL, 8–12 septembre 2014
• Frost Week, première ou deuxième
semaine au mois de janvier
Communication continue
entre OSA - AÉCG - Clubs
• Page Facebook des groupes de Glendon
• Bulletin mensuel
• Formation facultative par le Salon cœur de lion et
le GCSU:
http://www.glendon.yorku.ca/lionsden/CurrentStudents/club
workshops.html
• Table ronde des clubs étudiants (AÉCG)
• Table ronde des organisations étudiantes (Affaires
étudiantes)
Courriers (GCSU)
•
Address mail as the
Club’s Official Name,
B126
2275 Bayview Avenue, Toronto, Ontario
M4N 3M6
•
GCSU will be checking the mail room Mondays, Wednesdays and
Fridays. Clubs will be notified that they have received mail via email.
•
If Mail is expected on one of the days not specified, please email VP
Clubs so mailroom can be checked and the mail can be picked up.
•
The Mail will then be stored in the GCSU and can be picked up by a
Signing Authority, Communications Officer, or Treasurer of the Club.
Politiques (GCSU)
•
All Policies can be found:
–
–
–
–
In the GCSU Office,
On the GL Club Exec Group
By request (Email VP Clubs)
All policies will be available in French and
English at the end of August 2014.
Une année typisque
Winter
Summer
• Réunions et
événements
• Townhalls et
formation
• Elections
• Transition
•
•
•
•
•
Fall
• Recrutement
• Etablir les attentes
• Réunions et
événements
• Townhalls et
formation
Elections
Inscription
Approbation
Compte banquaire
Planification et
formation
Thank you! Merci!
[email protected]
[email protected]