avis de convocation - CO-ESP

AVIS DE CONVOCATION
Madame, Monsieur,
C’est avec plaisir que nous vous convoquons à la 2e assemblée générale de la Coopérative de
solidarité d’entraide pour la survie des perroquets, CO-ESP.
Cette assemblée se tiendra le 26 OCTOBRE 2014 à 13h00,
à la Salle polyvalente de la Bibliothèque municipale de Beloeil,
située au 620 rue Richelieu à Beloeil, QC, J3G 5E8.
Vous devez entrer par la porte qui donne directement sur le stationnement
à l’arrière de l’immeuble.
ORDRE DU JOUR
1.
MOT DE BIENVENUE / OUVERTURE DE L’ASSEMBLÉE GÉNÉRALE ANNUELLE ;
2.
PRÉSENTATION DE LA PRÉSIDENTE ET DE LA SECRÉTAIRE D’ASSEMBLÉE ;
3.
VÉRIFICATION DE LA LISTE DES PRÉSENCES ;
4.
LECTURE ET ADOPTION DE L’ORDRE DU JOUR ;
5.
LECTURE ET ADOPTION DU PROCÈS-VERBAL DE L’ASSEMBLÉE GÉNÉRALE ANNUELLE DU
27 OCTOBRE 2013 ;
6.
RAPPORT DES ACTIVITÉS 2014. PRÉSENTATION VISUELLE ;
7.
PROPOSITION ET ADOPTION DES PROCÉDURES DE SCRUTIN ET DU BULLETIN DE VOTES ;
a) Proposition d’adopter les procédures de transmission du bulletin de votes pour les personnes
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ne pouvant assister à la présente assemblée ;
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b) Considérant l’article 5.4 des règlements de la Coopérative , relativement à la participation des
membres lors de l’Assemblée des membres, lequel fut spécifiquement rédigé pour répondre aux
besoins des membres qui vivent éloignés de la place d’affaires de la Coopérative, proposition
d’adopter la recevabilité du bulletin de votes papier transmis par courriel ou courrier.
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Le bulletin de votes devra être reçu par courriel ou courrier avant le 24 octobre 2014 soit à
[email protected] ou CP 85058, 345 Laurier, Mont-Saint-Hilaire, QC, J3H 5W1.
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La coopérative pourra mettre en place des mécanismes permettant la participation à distance aux
assemblées par des moyens technologiques appropriés. Lorsque de tels moyens seront utilisés, le
président d’assemblée dictera les règles de fonctionnement pour la tenue des votes. Les participants
utilisant ces moyens de communication à distance sont réputés avoir assisté à l’assemblée.
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8.
LECTURE ET ADOPTION DES DEMANDES DE MANDATS DU CONSEIL D’ADMINISTRATION ;
1. Relativement à la recherche d’un site pour établir le Sanctuaire national des perroquets, le
conseil d’administration demande le mandat d’agir dans les circonstances suivantes :
a) Considérant l’appel de propositions de la Société des établissements de plein air du Québec
(SÉPAQ) en deux étapes de qualification et advenant que le projet présenté le 3 octobre 2014
serait appelé à la deuxième étape de qualification, le conseil d’administration demande aux
membres l’autorisation de travailler à préparer le projet de Sanctuaire national des perroquets
tel que proposé à la SÉPAQ dans le premier document de présentation du projet. Le dossier de
cette étape doit être déposé le 20 février 2015 et exigera des plans et devis précis des
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aménagements, des soumissions et une structure de financement précise.
b) Advenant que le projet présenté le 3 octobre 2014 serait appelé à la deuxième étape de
qualification de la SÉPAQ, le conseil d’administration demande aux membres l’autorisation de
faire la demande d’un prêt prédémarrage de l’ordre de 100 000 $ auprès du Réseau
d’investissement social du Québec (RISQ), conséquemment au règlement Numéro 2 des
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Règlements de la Coopérative adoptés lors de l’assemblée générale tenue le 28 avril 2013.
c) Advenant que le projet présenté le 3 octobre 2014 serait appelé à la deuxième étape de
qualification de la SÉPAQ, le conseil d’administration demande aux membres l’autorisation de
former un comité ad hoc d’environ 10 personnes choisies parmi nos membres professionnels qui
le désirent, pour procéder à l’approbation des plans et à l’ensemble des volets de l’entité du
projet qui serait déposé le 20 février 2015.
d) Advenant que le projet présenté le 3 octobre 2014 ne serait pas appelé à la deuxième étape de
qualification de la SÉPAQ, le conseil d’administration demande aux membres l’autorisation
d’entamer des démarches précises avec les conseillers du CLD des Maskoutains pour établir le
Sanctuaire national des perroquets dans la région de Saint-Hyacinthe.
2. Relativement à la recherche constante de sources de financement pour établir le Sanctuaire
national des perroquets, le conseil d’administration demande le mandat d’agir dans les
circonstances suivantes :
a) Pour présenter toute demande de financement ou subvention qui apparaîtrait susceptible
d’être recevable, dans le cadre du financement des opérations de la Coopérative et du
développement du projet du Sanctuaire national des perroquets.
9.
LECTURE ET ADOPTION DES ÉTATS FINANCIERS DE L’EXERCICE TERMINÉ LE 30 JUIN 2014 ;
Considérant l’acceptation tacite du ministère des Finances et de l’Économie quant à la nonproduction du rapport d’un vérificateur pour l’année financière qui vient de se terminer :
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L’analyse de préfaisabilité est très respectueuse des possibilités financières de notre Coopérative. Il faudra une
réelle volonté politique de la part du gouvernement et de la Ville de Québec à recevoir le projet et à soutenir son
développement, afin de parfaire nos demandes de financement.
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100 000 $ sous forme de capital patient sans garantie et sans remboursement de capital pendant la période de
prédémarrage.
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1) Proposition d’adopter les états financiers « maison » tels que préparés par Marjorie Savard au
30 juin 2014.
10.
NOMINATION DU VÉRIFICATEUR POUR L’EXERCICE SE TERMINANT LE 30 JUIN 2015 ;
Considérant la forte probabilité que les revenus de la Coopérative au 30 juin 2015 ne soient pas
suffisants pour défrayer un vérificateur et considérant l’acceptation tacite du ministère des
Finances et de l’Économie quant à la non-production d’un rapport d’un vérificateur tant que les
revenus ne le permettront pas :
1) Proposition d’adopter la formule des états financiers « maison » tels qu’ils seront préparés par
Marjorie Savard au 30 juin 2015.
2) Advenant la réception du prêt prédémarrage RISQ, la Coopérative devra faire la démonstration
des dépenses effectuées auprès du RISQ. Proposition que le conseil d’administration procède à la
nomination d’un vérificateur, advenant la réception du prêt prédémarrage RISQ, en cours
d’année financière, pour l’exercice se terminant le 30 juin 2015.
11.
ÉLECTION DES ADMINISTRATEURS CONFORMÉMENT AU RÈGLEMENT, 2 POSTES EN ÉLECTION ;
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2 postes membre utilisateur
12.
VARIA ;
13.
LEVÉE DE L’ASSEMBLÉE.
P.J.
PROCÈS-VERBAL DE L’ASSEMBLÉE GÉNÉRALE ANNUELLE DU 27 OCTOBRE 2013.
RAPPORT DES ACTIVITÉS 2014.
BULLETIN DE VOTES.
DOCUMENT DE MISE EN CANDIDATURE AU CONSEIL D’ADMINISTRATION.
P.-S.
Les ÉTATS FINANCIERS AU 30 JUIN 2014 seront transmis à tous les membres qui en feront la demande
spécifique.
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Chaque membre a le pouvoir de se présenter au conseil d’administration. Le document de Mise en candidature est
ci-annexé pour les membres qui désirent présenter leur candidature. La distance n’a pas d’importance, mais la
disponibilité pour la prise de décision sur le suivi des dossiers est primordiale.
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