l`essentiel à retenir - E

LIVRE BLANC
FORMATION E-LEARNING,
L’ESSENTIEL À RETENIR
A propos d’e-doceo
Leader sur le marché du e-learning en France grâce à ses logiciels dédiés
à la formation blended learning (présentielle et à distance), e-doceo
accompagne les entreprises de toutes tailles dans la valorisation de leurs
connaissances et de leur capital humain au travers de leurs services.
Depuis plus de 10 ans, la société affirme son rayonnement mondial sur le marché
des nouvelles technologies d’apprentissage par l’implantation d’un solide réseau
international comptant plus de 130 experts. Elle est présente en Allemagne,
Belgique, Brésil, Canada, Colombie, Espagne, France, Maroc, Mexique, Océan
Indien, Pays-Bas et en Suisse.
Plus de 5 millions d’utilisateurs profitent des solutions de digital learning e-doceo,
parmi lesquels les plus grands groupes : Areva, AFPA, BNP Paribas, CNAM,
Interpol, Mondial Assistance, Monoprix, Natixis, NorthgateArinso, Orange,
Poweo, Randstad, Rexel, Roche, UGC, Veolia Environnement, SGS, etc.
Pour en savoir plus, consultez le site : www.e-doceo.net
2
SOMMAIRE
E-learning : les principes de base
4
e-learning par où commencer ?
Formation e-learning : avantages et inconvénients
Contenus e-learning sur étagère ou sur mesure ?
Production de modules e-learning : internaliser ou externaliser ?
La tendance SaaS appliquée à la formation à distance
La pédagogie du e-learning
4
5
7
8
9
11
Blended learning, le dispositif hybride pour une formation mixte
La durée des modules e-learning par rapport au présentiel
M-learning, quand le e-learning exploite le nomadisme
Social learning ou formation 2.0
Quelle technologie ?
11
12
13
15
16
Définition des termes LCMS et LMS : quelles différences ?
Les avantages d’un LCMS ?
Formation e-learning : quand industrialisation rime avec qualité
Vous avez dit « cloud computing » ?
Plateforme e-learning : que faut-il à un LMS pour être efficace ?
Plateforme e-learning : comment choisir son LMS ?
Pas de tracking, pas de e-learning !
16
18
19
20
21
22
23
Conclusion25
3
E-LEARNING :
LES PRINCIPES DE BASE
S’il n’est plus à démontrer l’efficacité du e-learning, il est toutefois important
de connaître les bases de cette modalité d’apprentissage : qu’est-ce qu’un
contenu sur étagère ? Quels sont les avantages du e-learning ? Faut-il
mieux internaliser ou externaliser la production de modules de formation
en ligne ?
> e-learning par où commencer ?
Le terme e-learning semble aujourd’hui faire partie du vocabulaire courant des
professionnels de la formation mais pourtant, dans les faits, les responsables
de formation sont plus nombreux à s’interroger sur l’intégration du e-learning
dans leur structure qu’à exploiter cette modalité pédagogique au quotidien. Les
questions sont donc nombreuses en amont d’un projet.
La première grande question est de savoir s’il est souhaitable de commencer
son projet en investissant dans les contenus de formation ou dans le contenant,
c’est-à-dire la plateforme LMS. Cela revient à se poser la question : qui des
professeurs ou des bâtiments forment l’université ? Il est évident que supprimer
l’un ou l’autre rend l’université sans intérêt. Mais il est également possible de
se poser la question autrement : est-il préférable d’avoir de beaux et grands
bâtiments avec des professeurs de bas niveaux ou de grands professeurs dans
de petits bâtiments ? Si vous avez la réponse, vous savez sur quoi concentrer
vos efforts pour votre premier projet e-learning.
4
Avec les LMS, en mode SaaS, il est possible de bénéficier de murs pour votre
université parfaitement adaptés à votre nombre d’étudiants. Au niveau du
contenu, vous pouvez choisir entre des contenus sur étagère, des contenus sur
mesure ou des contenus créés en interne avec des outils auteurs ou des LCMS.
Le plus important étant bien sûr que les contenus soient en adéquation avec les
objectifs pédagogiques visés.
> Formation e-learning : avantages et inconvénients
Economies, gain de temps, formation de masse, le e-learning séduit chaque
jour de nouvelles entreprises pour leurs formations professionnelles grâce à des
arguments imparables. Pour preuve, le chiffre d’affaires du marché s’élève à 67
milliards d’euros en 2012, soit une croissance de 23% par rapport à l’année
précédente (source le Figaro). Une progression considérable qui accrédite le
succès de la formation à distance et lui prédit un bel avenir.
Si la formation e-learning détient de nombreux atouts, le système possède
aussi ses limites. Le e-learning se heurte notamment à la réticence d’entreprises
et de certains salariés face à une méthode d’apprentissage novatrice qui leur
est peu familière. Le tableau ci-dessous tend à énumérer les avantages et
les inconvénients attribués au e-learning, du point de vue des 3 acteurs de la
formation e-learning : l’apprenant, l’entreprise et le formateur.
Du côté de l’apprenant
Avantages
Inconvénients
Apprenant acteur de sa formation
e-learning
Appréhension de l’outil informatique,
réticence face aux nouvelles technologies
Interactivité et attractivité du contenu
e-learning
Gestion de son autonomie car pas de
cadre de travail imposé
Flexibilité et adaptabilité selon ses
disponibilités (heure et lieu)
Gestion de sa motivation et de son
implication dans sa formation e-learning,
effort de concentration
Formation à son propre rythme
indépendamment des autres apprenants
Pas de contacts directs avec le formateur
(sauf en cas de formation blended
learning)
Auto-évaluation en cours et en fin de
cursus
Suivi personnel de son avancement
dans la formation e-learning et bilan des
résultats obtenus grâce au tracking
5
Du côté de l’entreprise
Avantages
Inconvénients
Formation « de masse » (nombre
d’apprenants illimité)
Entreprises parfois mal informées et
frileuses face aux nouvelles technologies
Economie sur les coûts indirects liés aux
formations en présentiel (déplacement,
logement etc.)
Pas de contrôle sur la motivation,
l’implication et la gestion de leur formation
par les apprenants
Flexibilité et adaptabilité selon les
disponibilités des apprenants (heure et
lieu)
Investissement en matériels informatiques
et en logiciels si les outils ne sont pas
disponibles en mode SaaS
Individualisation et ajustement
des parcours de formation suivant
les compétences et les objectifs
pédagogiques prédéfinis
Contenus e-learning parfois difficiles à
concevoir pour des formations dans des
domaines très pointus
Contraintes logistiques réduites (pas de
location de salle, de déplacement des
salariés, de logement etc.) Conduite
du changement à mettre en œuvre dans
le service formation
Conduite du changement à mettre en
oeuvre dans le service de formation.
Reporting précis des formations et
analyse des résultats automatisée grâce
au tracking
Supports de formation pérennes et
actualisables
Du côté du formateur
Avantages
Inconvénients
Pré-requis pour évaluer le niveau des
apprenants
Pas de contacts directs avec l’apprenant
(sauf en cas de formation blended
learning)
Formation sur des outils interactifs et
attractifs pour lui et les apprenants
Transformation du rôle de « sachant » en
rôle de « chef d’orchestre
Flexibilité et adaptabilité selon les
disponibilités (heure, lieu)
Passage d’une communication
majoritairement orale à écrite
Suivi des apprenants depuis la plateforme
(tracking)
6
> Contenus e-learning sur étagère ou sur mesure ?
Entre e-learning sur étagère et e-learning sur mesure, deux solutions de
formation se démarquent. Les contenus sur étagère sont des modules
e-learning « clé en main » consommables dès leur achat. Ils sont fournis prêt à
l’emploi, aucun délai de réalisation n’est donc requis. C’est également la limite
de ces modules préconçus qui ne peuvent répondre aux besoins spécifiques de
chaque entreprise. Les contenus e-learning sur étagère portent sur des thèmes
déterminés.
A l’inverse des contenus sur étagère, la réalisation de modules sur mesure aura
pour résultat final de livrer une formation correspondant précisément aux attentes
et aux exigences de l’entreprise. A terme, la production de formations en ligne
sur mesure s’avère indispensable dès le moment où ladite structure souhaite
former ses ressources humaines sur des thématiques propres à l’activité et
l’environnement de l’entreprise.
Contenus pédagogiques sur étagère
Contenus pédagogiques sur mesure
Ils forment sur des thématiques
généralistes (informatique, langues
étrangères, etc.)
Ils forment sur des thématiques propres
à l’entreprise (environnement de travail,
métier, politique d’entreprise, etc.)
Ils ciblent un large public
Contenus adaptés à des populations
déterminées
Disponibles et consommables
immédiatement
Délais de production allant de quelques
heures pour du rapid learning à quelques
mois pour des productions de type
serious game
Pas d’implication des équipes internes
dans la réalisation des contenus de
formation e-learning
Equipes internes mises à contribution
L’entreprise s’adapte aux contenus
e-learning commercialisés sur le marché
Les contenus e-learning correspondent
exactement à la demande et aux besoins
de formation de l’entreprise
Ils limitent dans le choix des sujets
abordés
Tous les sujets sont traitables, du moment
qu’ils s’adaptent à la modalité e-learning
Pour les entreprises, choisir les contenus e-learning sur étagère est souvent
une manière de faire un 1er pas vers la formation à distance. C’est pourtant une
très mauvaise idée ! En effet, dans bien des cas, commencer par du e-learning
sur étagère est le meilleur moyen d’arriver à un constat d’échec puisque pour
7
valider l’efficacité du e-learning dans l’entreprise, il faut le rendre stratégique.
Pour cela, il doit répondre à des problématiques opérationnelles de la structure
et non reprendre des thématiques transversales non personnalisées.
Là où le e-learning sur étagère propose de louer ou d’acheter des formations
standards sur des thèmes génériques (bureautique, langues étrangères,
management, etc.), la production de contenus e-learning sur mesure fournit des
modules de formation adaptés aux besoins spécifiques du client.
Dans tous les cas, un tutorat à distance efficace doit être mené par le service
formation, et c’est encore plus vrai pour les contenus e-learning sur étagère
dans le contexte de l’entreprise. Si vous choisissez la production de module sur
mesure, se pose alors une nouvelle question : faut-il internaliser ou externaliser ?
> Production de modules e-learning :
internaliser ou externaliser ?
Force est de constater la multiplication des acteurs sur un marché du e-learning
aujourd’hui plutôt mature. Si la sous-traitance était au début la solution quasi
incontournable pour générer un projet e-learning, les entreprises ont désormais
le choix : continuer à faire produire par des prestataires externes leurs modules
e-learning ; ou investir dans la formation de leurs propres équipes pour pouvoir,
à terme, internaliser la production de formations à distance.
L’externalisation de la production de modules e-learning est un gage de qualité
(pédagogique, technique, graphique) pour le rendu final des modules de
formation, car ils sont réalisés par des experts du e-learning et de la pédagogie.
Des qualifications qui naturellement se facturent au client et entraînent un coût
plus élevé comparé à une production internalisée. Pourtant, cette option offre
une souplesse souvent préférée par les entreprises dont le service formation/RH
est réduit et qui ne peuvent internaliser la production des modules e-learning. Il
leur faudrait recruter un collaborateur dont la mission serait exclusivement dédiée
à la production de modules e-learning, ce qui représenterait un investissement
trop important.
L’un des avantages majeurs de l’internalisation de la production de modules
e-learning, qui séduit de plus en plus d’entreprises, c’est bien sûr l’autonomie
8
des équipes internes. En produisant au sein même de la structure, il s’agit
de recueillir des projets finaux plus conformes aux attentes formulées. On
produit aussi plus vite en excluant les nombreux allers-retours entre le client
et le prestataire e-learning. Investir dans l’acquisition des compétences des
salariés rime également avec des économies sur le long terme et optimisation
du taux de rendement (ROI) lié à la production de formations à distance. Le
manque d’expérience et de recul sur les projets peut parfois porter préjudice
à des équipes pourtant correctement formées. L’abonnement à une hotline
d’assistance au moment de l’achat des outils pour la production de modules
e-learning s’avère indispensable.
Il n’existe pas de « meilleure » méthode entre internalisation et externalisation
de la production de modules e-learning. La solution « idéale » se trouve sans
nul doute à la croisée des chemins, en désignant un partenaire e-learning qui
s’appuie sur une technologie souple en termes de mise à jour et de création,
utilisable par le client. Ce dernier décide alors au cas par cas de faire appel ou
non à son prestataire et maîtrise ce qui est produit, puisqu’il dispose des mêmes
outils utilisés par le studio de production. Il peut ainsi modifier les contenus de
formation à sa guise (mise à jour, réactualisation, etc.) et redevenir autonome dès
qu’il le souhaite. Cette combinaison du travail en interne et en externe s’avère
fréquemment être la décision du bon sens lorsqu’un client n’a pas le recul
nécessaire pour être certain des choix qu’il doit faire. Il est également possible
aujourd’hui de se faire accompagner par un consultant extérieur, aussi bien pour
la création de ses modules e-learning en interne que pour le suivi du prestataire
sélectionné. Cet intermédiaire saura faire en sorte que l’initiative d’internaliser ou
non corresponde surtout aux attentes, aux objectifs et aux doléances du projet
dans son ensemble.
> La tendance SaaS appliquée à la formation à distance
Sous l’acronyme « SaaS » (Software as a service) se cache un nouveau mode de
consommation de logiciels en tant que services hébergés. Le client ne souscrit
plus à une licence définitive. Il accède à ce service par Internet. Un processus
qui combine souplesse, rapidité et engagement minimum : cette recette séduit
de plus en plus d’entreprises qui n’hésitent pas à migrer vers le SaaS.
9
Ce mode SaaS en formation à distance se base sur deux fondamentaux :
• Il tranche avec le modèle habituel de déploiement d’une plateforme de
diffusion chez le client sous la forme d’une licence, achetée comme un
produit. Avec le SaaS, l’outil est désormais tarifé en tant qu’abonnement.
Le montant de la facture varie en fonction du nombre d’utilisateurs de la
plateforme, d’où la notion de service personnalisé.
• Il s’agit de profiter d’une solution standard flexible, c’est-à-dire capable de
se moduler pour chaque structure via le paramétrage.
Au même titre que l’ASP (Application Service Provider), le mode SaaS libère
ses usagers des contraintes liées à l’hébergement et à la maintenance des
applications en externalisant ces tâches. De plus, le mode SaaS appliqué au
e-learning rencontre un franc succès auprès des services de formation. Ils
apprécient l’aspect « à la demande » de ce modèle leur permettant de s’acquitter
uniquement de ce qu’ils consomment et ainsi d’optimiser les coûts.
De plus, les clients apprécient la fiabilité qu’offre une solution SaaS puisque
l’adaptation de celle-ci se fait uniquement par le biais de paramétrages et non
de développements spécifiques. Chacun bénéficie alors du même noyau avec
le même code informatique.
10
LA PEDAGOGIE
DU E-LEARNING
Comme la formation présentielle, pour être efficace, le e-learning
impose de respecter une certaine pédagogie et fait naître de nouveaux
usages. Quelle différence avec le présentiel ? Qu’apportent les dernières
innovations en termes de pédagogie ?
> Blended learning, le dispositif hybride pour une
formation mixte
Conjuguer formation présentielle, propice aux interactions entre apprenants et
formateurs ; et e-learning, moyen moderne et efficace de former à moindres
coûts, c’est possible. Cela s’appelle le blended learning. Tirer le meilleur des
deux méthodes pour obtenir la recette optimale de formation professionnelle,
c’est l’enjeu absolu du blended learning.
Ce qui caractérise cette formation mixte, c’est la variation des supports
pédagogiques et des situations de travail (en présentiel ou en ligne). Les
apprenants en blended learning alternent donc sessions à distance et cours en
face à face. Les avantages prédominants sont :
• Des formations en présentiel plus courtes, complétées par des modules
e-learning
• L’alternance des supports pédagogiques et des méthodes
11
• L’accessibilité aux novices en informatique, parfois plus réservés face au
e-learning
• Des économies sur le budget formation grâce à la part de formation à
distance
• La préservation d’une qualité d’apprentissage constante
• Une meilleure maîtrise des pré-requis des journées présentielles
A l’origine plutôt utilisé dans le cadre de l’apprentissage d’une langue étrangère,
le blended learning a séduit les entreprises de tous secteurs par son organisation
singulière et sa flexibilité. La formation mixte a alors étendu son rayonnement
à l’ensemble des formations professionnelles dispensées en entreprise, pour
toutes montées en compétences.
La formation professionnelle a acquis avec le temps un rôle incontournable dans
la vie de l’entreprise. Le blended learning ou formation mixte s’est quant à lui
imposé comme la nouvelle formule de formation, alliant modernité, performance
et économies.
> La durée des modules e-learning par rapport au
présentiel
Il est reconnu que la qualité de transmission de compétences est la même en
présentiel et en formation à distance, pour des notions de savoir et de savoirfaire. Cependant, il subsiste une différence notable entre la durée des modules
e-learning et le déroulement des sessions de formation présentielle.
12
Il faut d’abord noter que la durée classique d’une journée de formation
présentielle (6 ou 7h) n’est en rien rattachée à une pertinence pédagogique
mais bien à des contraintes organisationnelles. A contrario, le temps d’attention
et de concentration moyen d’un adulte est de l’ordre de 40 à 60 min. Il est
par conséquent préférable, si vous en avez le choix, de rester en dessous de
cette durée pour une formation on-line. Ensuite, le e-learning présente comme
avantage de proposer des parcours de formation à distance qui font monter en
compétences les collaborateurs par le biais de grains pédagogiques de courte
durée. Un parcours de formation à distance se découpe en plusieurs chapitres,
autrement appelés modules e-learning.
Un module de formation à distance sera systématiquement plus court qu’un
module en présentiel. On estime, selon les objectifs pédagogiques visés, que
la formation à distance est 2 à 4 fois plus rapide qu’une formation présentielle
qui traitera du même sujet. Pourquoi ? Les modules e-learning ciblent les
informations transmises à l’apprenant. En formation à distance, les apprenants
seuls devant leurs écrans risquent de « décrocher », ce qui peut mener à un
taux d’abandon élevé plus facilement atteignable en formation à distance qu’en
présentiel. L’interactivité et la synthèse du contenu sont les maîtres mots pour
pallier ce danger et concevoir des modules e-learning réussis. Autre avantage
des modules e-learning courts, l’apprenant qui avance à son rythme dans le
parcours de formation à distance peut prendre le temps de se repasser un
module si besoin est.
La durée des modules e-learning fait partie intégrante des conditions
pédagogiques pour que ceux-ci soient percutants. Prenons l’exemple des
modules e-learning produits en rapid learning, dont la durée conseillée est
encore plus restreinte : en 10 minutes ils doivent être efficaces et rentables. Pour
ce type de modules e-learning transmissifs, il est recommandé de privilégier des
écrans courts et des éléments visuels d’illustration, afin de captiver l’auditoire en
un minimum de temps. C’est particulièrement vrai dans le cadre de la formation
nomade.
> M-learning, quand le e-learning exploite le nomadisme
Téléphone portable, ordinateur, tablette numérique, lecteur mp3. Tant d’outils
de télécommunication mobile se sont imposés dans notre vie quotidienne ! Le
13
mobile learning ou m-learning découle logiquement de ce phénomène, ouvrant
ainsi de nouveaux horizons à la formation à distance.
Si le e-learning permet déjà de former en tout lieu et à tout moment, le m-learning
va plus loin en touchant votre apprenant hors des murs entre lesquels il a
habituellement accès à sa formation. Un moyen de former qui s’adapte à une
cible familiarisée aux nouvelles technologies.
Si le m-learning est en pleine ascension, il ne peut toutefois dispenser les
mêmes contenus de formation qu’un dispositif de formation à distance destiné
au traditionnel ordinateur. Le fond et la forme des contenus pédagogiques
m-learning doivent être étudiés et optimisés pour la télédistribution auprès
d’outils aux caractéristiques techniques différentes.
Il y a au moins 5 bonnes raisons de faire du mobile learning
• Exploiter au mieux le web 2.0 dans une logique communautaire
• Idéal pour effectuer des exercices d’entraînement
• Développer de nouvelles activités grâce aux fonctionnalités des TIC mobiles
(photo, film, courriel, chat, agenda, calculatrice, réseaux sociaux, etc.)
• Proposer un nouveau genre de formation à distance en s’appuyant sur un
outil du quotidien
• Dématérialiser les frontières de l’espace de formation
Depuis l’arrivée des tablettes, qui dans certains cas prennent le pas sur les PC,
l’intérêt pédagogique est bien réel. Plus mobiles, les apprenants d’aujourd’hui
ont vocation à être aussi plus « social ».
14
> Social learning ou formation 2.0
S’il est évident que la formation formelle garde son hégémonie et est reconnue
dans le monde du travail, l’apprentissage informel, jusqu’ici peu connu et valorisé,
s’affirme désormais comme une nouvelle forme de pédagogie participative.
Certains pays valident même l’apprentissage informel dans le développement
des compétences du parcours professionnel individuel (« Validation des Acquis
de l’Expérience » en France, « NVQs » au Royaume Uni, etc.).
Le social learning tend à perfectionner la formation à distance grâce à des
médias sociaux, dans le but d’une meilleure communication entre apprenants
et responsables pédagogiques ainsi que d’une optimisation des objectifs de la
formation.
Le social learning développe la formation informelle (apprentissage sortant
du cadre structuré d’un système d’enseignement, basé notamment sur les
interactions et l’échange d’expériences) en donnant la possibilité à l’apprenant de
compléter le savoir acquis formellement. En effet, en partageant, questionnant,
communiquant, en évoluant dans un environnement plus social et pratique, il
acquiert et intériorise encore plus de savoirs.
Rappelons que près de 90 % de l’apprentissage est informel : omniprésents dans
notre vie quotidienne, les échanges, les conseils entre collègues ou responsables
pédagogiques mais aussi l’expérience nous forment profondément. Dans ce
contexte, c’est tout naturellement que la présence du social learning apparaît
comme une évidence dans la formation à distance.
Au-delà des mails ou des classes virtuelles déjà incluses dans le e-learning depuis
plusieurs années, le social learning va aujourd’hui plus loin dans la dimension
sociale en apportant des fonctionnalités communautaires de social networking
au sein des plateformes e-learning. Il favorise les communautés d’apprentissage
via différents médias et outils sociaux tels que les wikis, les blogs, les forums,
etc. On retrouve dans les plateformes e-learning des outils favorisant le partage
tels que le microblogging. Un renfort d’efficacité pour la formation à distance, qui
permet une collaboration et une communication toujours plus présentes entre
les différents acteurs.
15
QUELLE TECHNOLOGIE ?
Si vous avez désormais les bases pour vous lancer dans le e-learning, il
vous reste cependant à choisir les outils adéquats. On peut dissocier 2
types d’outils : ceux pour créer et gérer des contenus de formations et
ceux pour les diffuser. Quelles fonctionnalités sont indispensables ? Quels
types de logiciels existe-t-il sur le marché ?
> Définition des termes LCMS et LMS :
quelles différences ?
LCMS* et LMS**, deux termes aux sonorités proches, parfois associés, souvent
confondus. Il est nécessaire de faire la lumière sur ces deux appellations
techniques du monde de la formation continue.
Un LCMS est un système pour créer et gérer de la matière pédagogique pour
la formation mixte (à distance ou non). C’est un espace qui centralise le dépôt
de contenus d’apprentissage, afin qu’ils puissent facilement être recherchés,
identifiés et réutilisés à tout moment, pour n’importe quel besoin de formation.
Le LCMS intègre ensuite des outils de création de contenus de formations,
manipulés par les équipes de conception pédagogique et non par les apprenants.
La plateforme LCMS est donc destinée aux experts de la production de
formations et intervient en amont de la diffusion des contenus. Cette seconde
étape est réalisée via une plateforme LMS.
En effet la plateforme LMS est un outil dédié à la distribution de la formation et
surtout de la formation à distance. En tant que plateforme en ligne, le LMS met
16
à disposition des apprenants des contenus d’apprentissage, enregistre le suivi
des formations (score, temps passé, etc.) et facilite le tutorat des formations.
La plateforme LMS permet aux formateurs d’y déposer des contenus de
formation à distance, mais aussi de suivre de façon très précise et d’organiser
les parcours pédagogiques des apprenants. Les résultats de ces derniers sont
enregistrés et le LMS génère des rapports complets de leur progression dans
leur parcours de formation à distance. Pour les apprenants, la plateforme LMS
se matérialise sous la forme d’un site Internet sur lequel ils se connectent et
accèdent aux contenus de formation à distance qui leur sont réservés.
Le LCMS, n’est pas un LMS auquel est intégré un outil auteur mais il s’agit bien
d’une famille de logiciel à part entière.
Ici un tableau synthétisant leurs différences
LCMS
LMS
Utilisateurs
Les services formation
Les studios de production
Les services formation
Les apprenants
Vocation de création de contenus de formation
Oui
Non
Vocation de diffusion de contenus de formation
Non
Oui
Fonctionnalités de gestion des processus de production de contenus
Oui
Non
Aide à l’optimisation et à la réutilisation des contenus
Oui dans la production
Oui dans la diffusion
Partage de données entre formateurs et apprenants
Non
Oui
Analyse des résultats de formation
Non
Oui
17
Intéressons-nous à ces deux briques logicielles
> Les avantages d’un LCMS ?
Beaucoup de personnes s’interrogent sur le fait de choisir un LCMS plutôt qu’un
outil auteur. Il est bon de se rappeler ce qui a donné naissance à chacun de
ces deux types de logiciels. Les outils auteurs ont été créés pour apporter une
solution aux formateurs qui souhaitent créer leurs contenus en interne sans avoir
recours à des compétences informatiques. En d’autres termes, l’objectif de l’outil
auteur est de réduire le triptyque « formateur + informaticien + infographiste » à
« formateur tout seul
La suppression de l’informaticien a bien fonctionné, l’outil auteur le remplace
avantageusement. En revanche, pour ce qui est de l’infographiste on peut être
plus nuancé. Pour obtenir un rendu professionnel, il est nécessaire de faire appel
à des freelances ou d’utiliser un portail de création de médias pour module
e-learning.
On peut tout de même dire que les outils auteurs ont permis de démocratiser la
production e-learning. Ils ont néanmoins apporté leur lot de nouveaux problèmes.
En effet, démocratiser la production e-learning c’est une bonne chose qui
soulève de bonnes questions : comment gérer, harmoniser, et faire évoluer toute
cette nouvelle matière pédagogique ? Doit-elle cohabiter avec les supports
de formations plus traditionnels, tels que les fameux diaporamas PowerPoint
? Dans les nombreuses sociétés et organismes de formation où le e-learning
a rencontré un vrai succès, la gestion de ces différentes problématiques est
devenue de plus en plus importante.
Les éditeurs de solutions e-learning ont alors inventé des nouveaux produits :
des logiciels qui permettent de créer du contenu comme un outil auteur mais
aussi qui apporte en plus une dimension organisationnelle.
Le LCMS est une application centrée sur l’équipe de formation. Les LCMS les
plus évolués ne se limitent pas à la gestion des projets de création de contenu de
formation à distance mais ils intègrent des fonctionnalités dédiées à la formation
présentielle. Ils vous permettent de créer de contenus de formation, des kits
présentiels, des contenus Rapid Learning, des contenus e-learning scénarisés,
mais aussi d’industrialiser la production de vos formations.
18
> Formation e-learning : quand industrialisation rime avec
qualité
La majorité des concepteurs de formation e-learning travaille encore de
manière artisanale, comme pour les formations présentielles. C’est à dire qu’ils
mélangent le fond et la forme là où le e-learning nécessite des process plutôt
proches du monde industriel. Alors que la formation e-learning séduit de plus en
plus d’entreprises, on ne peut que voir venir les risques de dysfonctionnement
(pédagogiques, humains et techniques) si ces méthodes artisanales perdurent.
« Au secours ! Je dois produire 40 heures de formation
en 10 langues en moins d’un mois… »
Contrairement à la mise en œuvre de formations présentielles, complètement
maîtrisées par les entreprises, les formations e-learning restent aujourd’hui
tributaires des méthodes de leurs différents prestataires e-learning. Mais si
quelques bases techniques sont communes, notamment le respect de la norme
SCORM, les outils utilisés et les process sont différents. Les déploiements en
sont donc nécessairement fragilisés. Au final, ce sont les apprenants qui sont
mis sur la touche !
Ce réel manque d’harmonisation ne pourra pas se résoudre à la seule force de
la culture du e-learning à venir. La vraie réponse se trouvera plutôt dans une
solution informatique capable de porter un process industriel de conception. On
appelle ça une chaîne de production e-learning.
« Mais si mes modules sont produits sur une chaîne,
ils n’auront plus de pertinence pédagogique ? »
Ceci est une idée reçue. La mise en place d’une chaîne de production ne
signifie pas une perte qualitative de la formation à distance, bien au contraire.
L’industrialisation peut aussi bien s’appliquer à du rapid learning qu’à du serious
games.
Elle garantit :
• Un process commun à plusieurs équipes, que ce soit de l’interne et/ou de
l’externe.
19
• Une solution technique fiable et unique de l’écriture du contenu, au suivi des
apprenants en ligne.
• L’assurance d’une démultiplication et d’une mise en œuvre internationale
facilitées, notamment en ce qui concerne les traductions.
• L’assurance d’une maintenance simple et peu chronophage.
Une chaîne de production e-learning réduit les délais, optimise les budgets et
permet de répondre aux besoins grandissants du e-learning dans les entreprises.
L’avènement du cloud a d’ailleurs permis de faire un pas de plus vers
l’industrialisation en simplifiant la collaboration des équipes de production au
sein d’un espace en ligne.
> Vous avez dit « cloud computing » ?
L’expression «cloud computing» peut se traduire par « nuage informatique » ou
encore «informatique dans les nuages». C’est un espace virtuel qui permet de
stocker, partager et consulter des données de formation (documents de travail,
supports de formation tous formats, compte-rendu de réunion, etc.) d’un poste
utilisateur vers un serveur à distance sécurisé.
20
Quels sont alors les avantages notables pour une entreprise qui souscrit à un
service de cloud computing ?
• La sécurité : les ressources de formation ne sont plus enregistrées en local
sur les postes des utilisateurs, mais sur des serveurs externalisés ultras
sécurisés. Ceci évite un certain nombre d’aléas : perte de données, piratage
informatique, etc.
• La disponibilité : les contenus de formation sauvegardés sur un serveur à
distance sont consultables, modifiables ou récupérables à tout moment,
en tout lieu et avec n’importe quel équipement disposant d’un navigateur
Internet. Ceci est très pratique dans le cas du télétravail ou encore d’une
collaboration internationale.
• La collaboration : grâce au cloud, l’intégralité des ressources mises à la
disposition d’une équipe de formation est sauvegardée en temps réel et
bénéficie du versioning (gestion des versions). Les acteurs d’un même
projet travaillent ainsi en mode collaboratif et participent à l’enrichissement
des documents de travail, dont ils disposent toujours de la version la plus
récente.
• L’évolutivité : les mises à jour du cloud sont assurées par son fournisseur.
L’utilisateur n’a aucune manipulation à effectuer sur son poste.
Le cloud computing est un service de plus en plus employé par les sociétés de
toutes tailles pour les raisons citées ci-dessus, aussi bien au niveau du LCMS
que de la plateforme LMS.
> Plateforme e-learning :
que faut-il à un LMS pour être efficace ?
Les plateformes de formation e-learning sont des
outils qui deviennent de plus en plus complets
mais qui parfois sont à la frontière de l’usine à gaz.
Lorsqu’on choisit un LMS, on doit donc s’interroger
sur ce qu’on veut en faire pour bien choisir son
éditeur.
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Il est toujours bon de revenir aux fondamentaux, et par conséquent s’interroger
sur ce qui a donné naissance aux plateformes de formation à distance. L’objectif
d’un LMS se résume en trois points :
• diffuser des contenus e-learning de formation en gérant les droits d’accès
• assurer le tracking des stagiaires via les normes SCORM ou AICC
• permettre d’organiser le tutorat asynchrone ou synchrone
L’efficacité d’un LMS se concentre donc dans ces trois axes. C’est assurément
ceux-là que vous mettrez systématiquement en œuvre dans votre LMS.
Certains LMS sont avant tout les composants d’un SIRH ayant un périmètre
fonctionnel beaucoup plus large tel que la gestion du recrutement, la paye, la
gestion des compétences, etc. Il est donc important de savoir si vous cherchez
un « one stop shopping1 » ou au contraire si vous préférez dissocier votre
SIRH de votre portail e-learning. Les deux solutions ont des avantages et des
inconvénients. Toutefois, les solutions intégrées ne sont pas réellement au niveau
sur certaines fonctionnalités attendues. On n’est forcément plus exigeant avec
un spécialiste qu’avec un généraliste.
> Plateforme e-learning :
comment choisir son LMS ?
La plateforme e-learning devient, parmi toutes les solutions informatiques
exploitées par les équipes RH des entreprises, un applicatif standard. Toutefois,
choisir son LMS n’est pas toujours simple.
Pour les formateurs, un nouveau monde s’ouvre dans lequel les possibilités
semblent infinies. A chaque présentation d’un logiciel e-learning le formateur
envisagera des innovations pédagogiques qui elles-mêmes engendreront de
nouveaux besoins fonctionnels et ainsi de suite. Ainsi va la vie de la créativité des
nouvelles technologies. Toutefois, il n’y a pas que des côtés positifs, en effet ce
phénomène décentre parfois le formateur de son objectif premier : la pédagogie.
Il faut donc, lors du choix du logiciel de formation, définir une liste réduite de
fonctionnalités visant l’efficacité pédagogique.
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Méthode de vente permettant au client de faire ses achats dans un seul et même endroit
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Bénéficier d’une organisation fluide, bien structurée et automatisée, voilà
l’attente première des DRH. La plateforme e-learning doit être un facilitateur
organisationnel. Pour cela, il doit proposer une très grande souplesse de
paramétrage afin de pouvoir s’adapter à l’organigramme de la structure mais
également pouvoir échanger des données avec les autres applicatifs RH tel que
le SIRH. Enfin, le LMS doit être en mesure de proposer un tracking efficace.
> Pas de tracking, pas de e-learning !
Le tracking ou récupération de données de traçage est un élément indispensable
pour le travail d’un formateur. En formation à distance, le tracking s’inscrit dans
une réelle logique pédagogique puisqu’il permettra de mettre en place des
actions de tutorat en ligne.
« Le tracking s’effectue via la plateforme LMS, pour récupérer des informations
pédagogiques relatives à l’avancement des apprenants dans leurs parcours
e-learning : temps passé sur la formation à distance, nombre de connexions,
scores obtenus aux évaluations en ligne, etc ». Directement liés à l’évolution
d’un apprenant dans un module e-learning, aussi appelé un SCO (« Sharable
Content Object »), ces renseignements précieux permettront au formateur de
réaliser par la suite un tutorat en ligne rigoureux et individualisé (suivi de chaque
apprenant, étude des résultats enregistrés, relance, accompagnement, etc.).
Le tracking est indispensable mais pas avec n’importe quel outil de formation
à distance. En effet, il est impossible de lancer des actions de tracking avec
un outil e-learning lambda. Pour procéder au tracking d’un SCO sur une
plateforme LMS, il est impératif que ces derniers soient compatibles : on appelle
ça l’interopérabilité. Des normes propres au marché de la formation à distance,
notamment l’incontournable standard SCORM, assurent cette interopérabilité
entre un SCO et un LMS. En respectant la norme SCORM, les contenus de
formation à distance ainsi que les plateformes LMS sont certains de la bonne
marche de cette fonctionnalité évoluée qu’est le tracking des apprenants. En
résumé, pour faire du tracking, mieux vaut s’équiper d’outils normés SCORM !
La norme AICC permet également de faire tracking mais elle est moins utilisée :
une bonne solution e-learning sera compatible avec ces deux standards.
Comment appliquer le tracking au cas du mobile learning ?
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Bien que le mobile learning soit une tendance en formation à distance qui se
développe, poussée par une demande croissante provenant des entreprises,
peu d’éditeurs de solutions e-learning proposent des outils auteurs adaptés
et normés SCORM capables de produire des modules m-learning. De ce fait,
veillez à bien vous renseigner sur les solutions logicielles que vous comptez
utiliser. La distance nécessairement présente entre l’apprenant et le formateur
en formation m-learning par exemple, doit absolument être compensée par
un suivi en ligne consciencieux. Dans le cas contraire, la formation à distance
deviendra moins productive.
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CONCLUSION
Du blended learning au social learning en passant par les LCMS et LMS, vous
connaissez maintenant les principes de base pour réussir vos formations à
distance. Appréhender et définir ses besoins en formation permet en premier lieu
de savoir quelles seront les modalités pédagogiques les mieux adaptées. Choisir
entre contenu sur étagère ou sur mesure, entre externalisation ou internalisation
de la conception de ses formations, est alors plus aisé. On peut d’ores et déjà
affirmer qu’il n’y a pas une solution plus probante que l’autre, mais c’est bien la
capacité des services formation à passer d’un choix à l’autre qui déterminera
leur efficacité.
Les différentes innovations ouvrent de nouvelles voies à la pédagogie. Le
blended learning mixe les modalités d’apprentissage comme par exemple le
e-learning et les formations présentielles, il offre ainsi de nombreux avantages.
Plus récemment, le m-learning et le social learning permettent de poursuivre
l’intégration du numérique dans le domaine de la formation.
Développer les compétences des collaborateurs et par conséquent la
performance d’une entreprise nécessite aujourd’hui de s’appuyer sur une
structure informatique telle que les LCMS et les LMS. Mais, l’aspect technologique
ne suffit pas. Il est également nécessaire de mettre en place des méthodologies
internes et surtout d’accompagner le changement de l’ensemble des acteurs.
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