Mission d`assistance à la gestion sociale

Transcription

61e Congrès de l’Ordre des experts-comptables
CAP SUR LE SOCIAL ET LES RESSOURCES HUMAINES
POLE LE SOCIAL & LES RH : UN MARCHE PORTEUR
POUR LES CABINETS D’EXPERTISE COMPTABLE !
Janin Audas, Rapporteur délégué
Mission d’assistance à la gestion sociale
EXEMPLE DE LETTRE DE MISSION
SOMMAIRE
1. une proposition de mission qui a pour vocation de permettre au futur client de prendre sa
décision en toute clarté sur le contenu et le coût de la proposition ;
2. une fiche de présentation des prestations du cabinet en matière sociale et de RH ;
3. une lettre de mission qui sera rédigée après l’accord définitif du client et qui aura valeur de
contrat ;
4. des conditions générales d’intervention des missions qui seront annexées à la lettre de
mission et fixent les règles du cabinet sans avoir à les insérer dans le corps de la lettre de
mission.
ATELIER DE LA PROFESSION
Réglementation Professionnelle & le champ des possibles
EXEMPLE
Avertissement sur l’utilisation des documents liés
à la mission d’assistance à la gestion sociale
A l’occasion du 61e congrès de l’Ordre, nous proposons aux participants un ensemble de documents
liés à la gestion sociale qui a pour objectif de préciser au client la nature de nos prestations et de
packager notre offre.
Cet ensemble de documents, qui constitue un simple exemple, s’articule autour :
- d’une proposition de mission qui a pour vocation de permettre au futur client de prendre
sa décision en toute clarté sur le contenu et le coût de la proposition ;
- d’une fiche de présentation des prestations du cabinet en matière sociale et de RH ;
- d’une lettre de mission qui sera rédigée après l’accord définitif du client et qui aura valeur
de contrat ;
- des conditions générales d’intervention des missions qui seront annexées à la lettre de
mission et fixent les règles du cabinet sans avoir à les insérer dans le corps de la lettre de
mission.
La proposition de mission a un objectif de « proposition de prestations » et peut ne pas être
effectuée, notamment en cas de rédaction d’une lettre de mission pour un client existant (absence de
lettre de mission, séparation des missions comptables et sociales, actualisation).
Elle comprend 4 modules dont les 3 premiers portent sur la prestation d’établissement de la paie :
- module 1 : Etablissement de la paie et des déclarations sociales,
- module 2 : Paramétrage des données de paie,
- module 3 : Examen du « réglementaire de paie »,
et le module 4 qui vise les : Prestations d’assistance et de conseils et autres travaux.
Cette construction doit être adaptée en fonction des pratiques et des compétences de chaque cabinet.
Le module 3 d’examen du « réglementaire de paie » est très vivement recommandé en début de
mission car l’expert-comptable ne peut s’affranchir de son devoir de conseil. Pour cette raison certains
cabinets le rendent obligatoire, notamment aux vues des attentes de l’employeur ; ils peuvent ainsi
facturer des travaux qu’ils estiment de toute façon devoir réaliser.
Ces documents ne constituent pas une norme de l’Institution ; ils sont destinés à illustrer les
enseignements tirés des travaux de ce congrès. Il appartient à chaque cabinet d’expertise comptable
d’établir ses propres documents contractuels et promotionnels en fonction de sa stratégie et de sa
cible de clientèle, de ses compétences et de son offre de services ainsi que du style et de l’image qu’il
souhaite présenter.
On rappellera qu’il n’existe pas de norme spécifique pour les missions sociales mais que les normes
générales de l’expert-comptable sont applicables et que, pour la mission sociale comme pour toutes
ses missions, l’expert-comptable a un devoir de conseil envers son client.
Janin AUDAS
Rapporteur délégué
du 61e Congrès de l’Ordre des experts-comptables
CSOEC / Congrès 2006 / Lettre de mission pour l’assistance à la gestion sociale / 2 sur 26
EXEMPLE
(Exemple de) PROPOSITION DE MISSION D’ASSISTANCE A LA
GESTION SOCIALE
(Ce document n’a qu’un caractère d’exemple illustrant les travaux d’un atelier du congrès
et ne peut être considéré comme un document normé de l’Institution. Chaque cabinet
souhaitant l’utiliser devra l’adapter en fonction de ses pratiques et de ses compétences).
Objet : notre proposition de mission d’assistance à la gestion sociale.
Messieurs,
Vous avez sollicité notre cabinet pour assurer une mission d’assistance à la gestion sociale de votre
entreprise, ce dont nous vous remercions vivement.
LE CONTEXTE
Nous avons compris que votre entreprise exerce l’activité de (…) sous la forme d’une (forme juridique)
et qu’à ce titre elle dépend de la convention collective d.... Vous réalisez un chiffre d’affaires de ….. €
et vous employez …. salariés.
Autres caractéristiques de l’entreprise :
(à compléter)
Dans un environnement en permanente mutation, la gestion sociale est devenue une fonction
stratégique de l’entreprise.
Parce que complexe compte tenu des évolutions permanentes du droit du travail et des conventions
collectives, parce que sensible du fait qu’elle touche au capital humain et aux relations entre
l’entreprise et ses salariés, vous nous avez exposé vos attentes.
Vos attentes
Sécuriser la gestion sociale par une assistance de professionnels compétents
• Respect de la législation et de votre convention collective,
• Respect des délais,
• Fiabilité des traitements effectués,
• (à compléter en fonction de l’entretien avec l’employeur).
EXEMPLE
LA MISSION QUE NOUS VOUS PROPOSONS
Une solution qui se compose de quatre modules autonomes
Module 1
Etablissement de la paie et des déclarations sociales afférentes :
• Etablissement des bulletins de salaire,
• Etablissement des déclarations sociales périodiques liées,
• Fournitures des écritures comptables,
• Tenue de journal des salaires,
• Mise à disposition des documents et états informatisés de la paie,
• Transmission des données traitées et fourniture des données
d’archivage,
• Gestion administrative d’évènements occasionnels courants
(entrées et sorties du personnel ; maladie, maternité, accidents
du travail).
Module 2
Paramétrage des données de paie (obligatoire au démarrage de
la mission)
Module 3
Examen du « réglementaire » de paie (au démarrage de la
mission)
• Contrôle des pratiques de l’entreprise concernant le traitement de
la paie, au regard des règles en vigueur ;
• Compte rendu de l’examen.
Module 4
Prestations d’assistance et de conseil en matière sociale et
autres travaux convenus
• Ces prestations pourront être effectuées à votre demande tout au
long de notre collaboration. Vous trouverez en annexe une liste
des principales missions que nous pouvons effectuer, seul ou en
partenariat avec nos spécialistes / correspondants.
Si cette solution ne couvre pas l’ensemble de vos attentes, nous sommes en mesure de la compléter
pour trouver avec vous les solutions adaptées à vos besoins particuliers dans le domaine social et
vous assister, le cas échéant, dans vos prises de décision.
Le planning
Il est envisagé que la mission débute à compter du XX/XX/200X.
Elle portera sur l’année civile et sera réalisée de façon régulière tout au long de l’année.
Elle sera renouvelable chaque année par tacite reconduction, sauf dénonciation selon les modalités
prévues dans les conditions générales d’intervention et qui seront rappelées dans notre lettre de
mission.
Le paramétrage informatique des données de la paie nécessite un délai de l’ordre de xxx jours et
l’examen du « réglementaire » un délai de l’ordre de xx jours.
Le budget
(Paragraphe à adapter par chaque cabinet en fonction des modalités de facturation du cabinet)
Notre proposition financière d’honoraires est établie compte tenu des informations que vous nous avez
communiquées et que nous rappelons :
EXEMPLE
•
•
•
•
•
Nombre d’établissements :
Nombre de salariés :
Rotations habituelles (nombre d’entrées/sorties à effectif constant) :
Mode de rémunération habituel :
o fixe :
o variable :
o primes :
Particularités :
o Convention collective appliquée (code APE ….)
o ….
Nos modalités de facturation sont les suivantes (tarif) :
(à adapter en fonction des pratiques de chaque cabinet)
Module 1 : Etablissement de la paie et des déclarations sociales :
• Etablissement des bulletins de salaires :
o par bulletin de salaire émis : xxxx
o par salarié entré ou sorti : xxxx
• Déclarations sociales et fiscales (sur salaires) :
o périodiques : xxxxx par mois /trimestre,
o en fin d’année : xxx par an.
• Autres (le cas échéant) : …..
Le cas échéant : Notre intervention pour ce module ne pourra pas être facturée à moins de XXX €
HT par mois.
Sur les bases et le tarif ci-dessus rappelé, le budget prévisionnel d’honoraires s’établirait à XXX €
HT/mois (*) pour la prestation du module 1.
Le cas échéant : Notre tarif est indexé sur l’indice XXXXX ; il sera actualisé chaque année en
fonction de son évolution par rapport à l’indice applicable au 1er janvier de l’année du début de
notre mission.
(*)Toutes modifications dans les conditions de réalisation de la mission (rotation des effectifs supérieure, évolution du
nombre de salariés, souscription à de nouvelles caisses…) peuvent donner lieu à un ajustement à la clôture de
l’exercice (ou de chaque mois ou trimestre)
Ou :
La facturation mensuelle / trimestrielle qui vous sera adressée sera établie à partir des éléments réels de paie
survenus au cours de la période ; un ajustement éventuel pouvant intervenir sur une facture suivante.
(à adapter en fonction des modalités propres au cabinet)
Module 2 : Paramétrage des données de paie
au démarrage de la mission : XXXX € HT.
Module 3 : Examen du réglementaire de paie
au démarrage de la mission : XXXX € HT.
Module 4 (sur demande) : Prestations d’assistance et de conseils et autres travaux
convenus
Toute prestation entrant dans ce module réalisée à votre demande fera l’objet d’une facturation
particulière / au temps passé / sur la base du tarif applicable le jour de la réalisation de la
prestation.
EXEMPLE
LES INTERVENANTS
Nous mettons à votre disposition une équipe aux compétences complémentaires.
M. XXX, expert-comptable, assurera la responsabilité déontologique de la mission.
Le pilotage de la mission sera assuré par un collaborateur qui sera votre interlocuteur privilégié, en
charge de votre dossier social. Nous vous communiquerons ses coordonnées dans notre lettre de
mission.
Toutes les missions complémentaires d’assistance et de conseil seront assurées par nos consultants
spécialisés en matière sociale.
Nos engagements
•
•
•
•
Mise en place d’une relation de confiance
Professionnalisme dans l’exécution de la mission
Discrétion absolue au sujet des informations traitées
Réactivité pour répondre à vos besoins particuliers
LES AVANTAGES ET GARANTIES POUR VOTRE ENTREPRISE
•
•
•
Vous êtes déchargés d’un grand nombre de tâches administratives liées à la gestion sociale, ce
qui vous permet de vous consacrer pleinement à votre cœur d’activité.
Vous bénéficiez d’une prestation professionnelle : toutes nos interventions sont régies par les
normes générales définies par l’Ordre des Experts-comptables. Ceci constitue pour nos clients la
garantie d’une éthique professionnelle dans le respect de notre code de déontologie.
Vous disposez de tous les éléments vous permettant d’apprécier le coût de notre prestation.
Nous espérons que cette offre retiendra votre attention et nous restons à votre disposition pour tous
compléments d’information.
Vous voudrez bien nous informer de votre décision le plus rapidement possible afin que nous puissions
prendre toutes nos dispositions pour la prise en charge de votre dossier. Vous nous indiquerez en
particulier si vous nous confiez la prestation « examen du réglementaire de paie » qui vous est
proposée.
Un document contractuel vous sera adressé confirmant nos accords.
Nous vous remercions de votre confiance et vous prions…
A
le
XXXXXX
Expert-comptable
EXEMPLE
(Exemple de) DE FICHE DE PRESENTATION DES PRESTATIONS
SOCIALES ET RESSOURCES HUMAINES
(Ce document n’a qu’un caractère d’exemple illustrant les travaux d’un atelier du congrès
et ne peut être considéré comme un document normé de l’Institution. Chaque cabinet
souhaitant l’utiliser devra l’adapter en fonction de ses pratiques et de ses compétences).
1.
PRESTATION D’ETABLISSEMENT DE LA PAYE
Cette prestation se compose de trois modules :
Module 1 : Etablissement de la paye et gestion administrative
Etablissement de la paye et des déclarations sociales
Etablissement des bulletins de salaires ;
Etablissement des déclarations sociales périodiques liées ;
Fourniture des écritures comptables et tenue du journal des salaires ;
Mise à disposition des documents produits et états informatisés ;
Fourniture des données traitées aux fins d’archivage.
Gestion administrative d’évènements occasionnels
Entrées et sorties du personnel ;
Maladie, maternité, accidents du travail.
Module 2 : Paramétrage des données de paie
Intégration des données de paie de l’entreprise et de chaque salarié dans
le système de traitement informatique.
Module 3 : Examen du « réglementaire » de paye
Contrôle des pratiques de l’entreprise concernant le traitement de la paye
au regard des règles en vigueur ; compte rendu d’examen.
EXEMPLE
2.
PRESTATIONS DE CONSEIL
Module 4 : Assistance et conseil en matière sociale et ressources humaines
2.1.
Missions d’assistance dans la relation du salarié avec l’entreprise
Embauches
Analyse économique et financière des recrutements ;
Aide au recrutement (définition des besoins, conduite d’entretien,
validation des aptitudes et compétences…) ;
Formalités administratives à l’embauche (déclaration unique d’embauche,
affiliation aux caisses …) ;
Suivi des contrats de travail et des avenants ;
Recherche et optimisation des aides à l’embauche : présentation des
différentes aides, après analyse de la situation de l’entreprise et de leurs
impacts juridiques et fiscaux, mais aussi économiques, organisationnels,
humains. Assistance au choix et à la mise en place.
Licenciements
Informations sur la procédure à suivre ; formalités liées à la rupture du
contrat ; détermination des indemnités dues aux salariés.
Gestion des droits individuels
Suivi du temps de travail et des heures supplémentaires, des congés
payés, des droits à la retraite…
Reconstitution de carrières.
2.2.
Missions d’audit et d’assistance à négociations et contrôles
Audit social.
Suivi des seuils, diagnostic de risques, prévention des contentieux,
négociations
avec les instances représentatives syndicales et du
personnel, litiges, conflits et grèves, harcèlement et discrimination…
Négociation d’accords collectifs (sur la durée du travail, compte
d’épargne temps…).
Réponses aux demandes d’informations de tous organismes ; assistance
au contrôle Urssaf (examen de la notification, préparation des réponses,
suivi du contrôle, contentieux), relations avec l’inspecteur du travail et
tous autres organismes de contrôle.
2.3.
Missions d’organisation et de management
Assistance dans l’établissement des procédures internes relatives
au suivi des dossiers des salariés
EXEMPLE
Mise en place d’un manuel de procédures, constitution d’un dossier
salarié type, rédaction du règlement intérieur, contrôle ou établissement
du registre du personnel, de l’affichage obligatoire, du document unique
sur la prévention des risques…
Assistance dans le choix d’un logiciel de paie
Définitions des besoins, établissement du cahier des charges, choix du
prestataire et du logiciel, tests, assistance à la mise en place et au
paramétrage.
Assistance dans la mise en place de documents ou de procédures de
représentation du personnel
Conséquences de la définition de la durée collective ou individuelle du
travail, planification d’horaires particuliers.
Elaboration d’un règlement intérieur, mise en place de délégués du
personnel, gestion des élections…
Assistance à la gestion du Comité d’hygiène, de sécurité et des
conditions de travail
Aide au management
Motivation, fidélisation.
2.4.
Missions économiques
Création d’un tableau de bord social et de données analytiques
Analyse économique de la fonction personnel ;
Mise en place de données analytiques, recensement des indicateurs clés,
formalisation du tableau de bord, procédure de suivi.
Evaluation du passif social
Analyse des composants du passif social ; chiffrage après choix ou
validation de différentes hypothèses ; traitement comptable.
Gestion prévisionnelle de l’emploi
A partir des objectifs de développement économique de l’entreprise, du
secteur, réflexion sur la politique d’emploi (recrutement, sous-traitance,
licenciement, préretraite, reconversion…) ; établissement des budgets
prévisionnels salariaux.
Gestion analytique
productivité
des
coûts
de
main
d’œuvre
et
de
la
Analyse des coûts et prix de revient et des performances en matière de
productivité.
EXEMPLE
Optimisation des coûts
Recherche de modes de rémunération et avantages sociaux particuliers ;
Analyse des taux d’accident du travail ;
Analyse des prestations et des coûts des régimes sociaux facultatifs
(mutuelle…) ;
Recherche d’aides et subventions (création d’emploi,
adaptation au poste de travail, travailleurs handicapés…).
2.5.
formation,
Missions d’assistance à la décision sociale
Diagnostic social
Vérification du respect des obligations, analyse des politiques sociales,
identification des dysfonctionnements, proposition de solutions.
Bilan social
Assistance dans l’établissement du bilan social obligatoire (pour les
entreprises de plus de 300 salariés) ou volontaire.
Choix d’un système de rémunération des dirigeants
Analyse des composants de la rémunération directe et indirecte (
actionnariat, dividendes, retraite et prévoyance intéressement,
rémunération du conjoint…) ; optimisation.
Mise en place de systèmes de rémunération
Proportionnelle, intéressement, participation, épargne salariale, stock
option, rémunérations indirectes …
Veiller à la bonne application des minimas sociaux,
Analyse des motivations ; présentation des dispositifs existants et de
leurs incidences juridiques, fiscales, économiques ; pilotage du projet de
mise en place en lien avec les salariés.
Choix d’un type de couverture retraite et prévoyance
Analyse des motivations ; analyse des avantages et inconvénients de
différentes solutions ; impacts financiers, fiscaux ; évolution du dispositif
choisi.
Suivi des compétences et élaboration du plan de formation
En fonction de la stratégie de l’entreprise, recensement des compétences
actuelles, futures ; identification des moyens pour combler l’écart ; mise
en place d’un plan de formation ; suivi du plan et des formations ;
gestion du Droit Individuel à la Formation (DIF).
EXEMPLE
Assistance au recrutement de personnel
Définition de poste, profil des candidats, définition du type de contrat et
des aides attachées, établissement de budgets,
Sélection de personnel spécialisé (comptable, financier, gestion) et
autres.
D’autres prestations en matière sociale et ressources humaines peuvent
vous être apportées ; consultez nous.
Certaines de ces missions sont effectuées en partenariat avec des
spécialistes du droit social, de la protection sociale ou de l’épargne
salariale ou en collaboration avec des consultants RH.
EXEMPLE
(Exemple de) LETTRE DE MISSION D’ASSISTANCE A LA
GESTION SOCIALE
(Ce document n’a qu’un caractère d’exemple illustrant les travaux d’un atelier
du congrès et ne peut être considéré comme un document normé de
l’Institution. Chaque cabinet souhaitant l’utiliser devra l’adapter en fonction de
ses pratiques et de ses compétences).
Le cabinet ….
Ci-après dénommé le cabinet, d’une
part,
Et
L’entreprise …….
Ci-après dénommée l’entreprise, d’autre
part,
Ont convenu et décidé ce qui suit.
Préambule
L’entreprise … a répondu favorablement à l’offre de services du cabinet … présentée en
date du xx/mois/200X selon des modalités exposées ci-après.
La présente lettre de mission précise cette offre de services.
Elle est accompagnée des « Conditions générales d’intervention des missions d’assistance
à la gestion sociale », jointes en annexe, indissociables de cette lettre de mission.
La mission d’établissement de la paie et des déclarations est réalisée en application des
normes générales de l’Ordre des experts-comptables. A ce titre, elle fait l’objet d’un
contrat passé entre l’entreprise et le cabinet pour définir la prestation et les droits et
obligations de chacune des parties.
La présente lettre de mission a pour objet de définir :
•
•
•
•
le contenu de la mission,
les obligations des parties (répartition
informations…),
les modalités pratiques d’intervention,
les conditions financières.
des
travaux,
transmission
Elle est signée par l’expert-comptable qui engage sa responsabilité déontologique.
des
EXEMPLE
Ceci étant rappelé, il a été convenu et décidé ce qui suit.
1. LA MISSION
La mission qui nous est confiée est une mission :
•
•
•
d’établissement de la paie et des déclarations liées (module 1),
de paramétrage des données de paie (module 2),
ainsi que d’examen du « réglementaire de paie » au démarrage de la mission
(module 3).
Si le client n’a pas retenu le module 3 d’examen du « réglementaire de paie », mettre la
phrase suivante :
« L’examen du réglementaire de paie (module 3) qui a été proposé par le cabinet au
démarrage de la mission n’a pas été retenu par l’entreprise qui, de ce fait, considère que
sa pratique en matière sociale est conforme à la législation applicable ».
•
Prestations d’assistance et de conseil : autres travaux convenus (module 4).
Lorsque d’autres travaux sont convenus, ils sont décrits au paragraphe
« module 4 » ci-dessous.
(Décrire les travaux complémentaires qui ont été convenus avec l’entreprise.)
Toute autre mission complémentaire d’assistance et de conseil dans le domaine social
et des ressources humaines, pour répondre à vos besoins, pourra être réalisée à
votre demande. Vous trouverez en annexe à la présente lettre de mission une liste
des missions que nous pouvons effectuer pour vous.
Module 1 : Etablissement de la paie et des déclarations liées
Notre mission consiste à :
•
•
•
•
•
•
•
établir les bulletins de salaire,
établir les déclarations sociales périodiques liées (déclarations mensuelles ou
trimestrielles et déclarations annuelles),
fournir les écritures comptables,
tenir le journal des salaires,
mettre à disposition de l’entreprise, qui en assurera la conservation, les
documents et états liés au traitement de la paie et des déclarations y
afférentes,
fournir les données d’archivage,
assurer la gestion administrative d’évènements occasionnels courants tels que
les entrées et sorties de salariés, les arrêts maladie ou maternité, les
accidents du travail.
Cette mission inclut le droit d’utilisation du logiciel de traitement de la paie XXXX par
le cabinet.
EXEMPLE
Etablissement des bulletins de salaire
Un bulletin de salaire est établi chaque mois pour chaque salarié.
L’entreprise fournit par écrit au cabinet, dans les délais et modalités convenus,
toutes les données nécessaires au calcul des rémunérations des salariés.
La mission du cabinet consiste à :
1.
établir le bulletin :
o en se référant aux contrats de travail individuels établis et en traitant ce
bulletin conformément à ces contrats,
o en ne traitant uniquement que, mais toutes les données transmises par
l’entreprise liées à la durée du travail (heures travaillées, forfait,
absences…), à la rémunération (fixe, données variables de paie,
indemnités journalières, primes, congés, arrêt de travail…),
o en appliquant les dispositions légales et conventionnelles régissant le
bulletin de salaire à établir pour l’emploi existant dans l’entreprise,
o en appliquant les dispositions particulières (zone de redynamisation, zone
franche, aides…) préalablement définies et convenues,
o en appliquant les taux de cotisations sociales (salariales et patronales) de
l’entreprise,
o en déterminant le montant net à payer au salarié,
o en mentionnant sur le bulletin les informations obligatoires ;
2.
transmettre les informations à l’entreprise dans les délais convenus en vue
des paiements à effectuer / le cas échéant / fourniture sous forme de fichier
informatique des virements de salaires pour transmission et ordre de
paiement par l’entreprise à sa banque.
Etablissement des déclarations sociales périodiques
En lien avec les bulletins de salaires établis, l’entreprise doit régler les cotisations
sociales correspondantes et transmettre les informations aux organismes sociaux.
La mission du cabinet consiste à :
1.
établir les déclarations de cotisations sociales périodiques (mensuelles ou
trimestrielles) destinées à l’URSSAF, aux ASSEDIC, aux caisses de retraite et
de prévoyance, à la médecine du travail, aux caisses de congés payés, le cas
échéant,
o en appliquant les taux en vigueur pour l’entreprise,
o en respectant les règles de présentation des déclarations ;
2.
établir les déclarations annuelles (déclaration annuelle des salaires DADS,
déclarations récapitulatives aux organismes sociaux) ;
EXEMPLE
3.
transmettre les informations à l’entreprise dans les délais nécessaires pour
permettre l’envoi des déclarations et des règlements dans les délais imposés,
sous réserve du respect des délais d’information et de communication par
l’entreprise.
Procédures particulières de télétransmissions et de télérèglements
Ces procédures sont mises en place sur la base du mandat conclu entre le cabinet
et l’entreprise et, le cas échéant, du bordereau d’adhésion aux télérèglements
signés par le client.
•
La DADS-U (déclaration automatisée des données sociales unifiée)
Le cabinet assure le transfert annuel des données sociales et la
transmission annuelle des informations aux différentes caisses (CNAV,
retraite, prévoyance…) en établissant, via l’informatique, la DADS-U et en
la transmettant aux destinataires, directement ou par l’intermédiaire du
portail déclaratif.
•
La DUCS-EDI (déclaration unifiée de charges sociales)
Le cabinet établit la déclaration mensuelle, via l’informatique, et la
transmet directement aux organismes de protection sociale concernés avec
instruction de paiement à l’échéance.
Fournitures des écritures comptables à enregistrer et tenue du journal des
salaires
Le traitement mensuel de la paie et des déclarations sociales génèrent des
écritures comptables qui doivent être enregistrées dans la comptabilité de
l’entreprise.
Le cabinet fournit au service comptable de l’entreprise les écritures mensuelles à
enregistrer en s’appuyant sur les états informatisés qu’il produit (journal mensuel
des salaires, état récapitulatif mensuel des charges sociales) et les déclarations
établies.
Mise à disposition des documents et états informatisés
La mission de traitement de la paie et des déclarations conduit le cabinet à mettre
à la disposition de l’entreprise les documents et états suivants (sous forme papier
ou dématérialisé) :
•
Mise à
o
o
o
o
disposition périodique
Bulletins de salaire
Déclarations aux organismes sociaux
Journal des salaires
Etat récapitulatif mensuel des charges sociales
EXEMPLE
o
•
Mise à
o
o
o
Etat des paiements
disposition en fin d’année civile
Etat récapitulatif annuel
Déclaration annuelle des salaires
Déclarations récapitulatives aux organismes sociaux
Fourniture des données d’archivage
Dans le cas où le traitement de la paie est assuré par le cabinet sur son système
informatique, le cabinet s’engage à fournir à l’entreprise les données d’archivage
nécessaires. Conformément à la législation en vigueur, l’entreprise doit prendre
toutes les mesures nécessaires pour assurer la sauvegarde des données
transmises et conserver les pièces justificatives, et d’une façon générale,
l’ensemble des documents produits par le cabinet pendant les délais de
conservation requis.
Gestion administrative d’évènements occasionnels courants
Cette prestation recouvre les travaux et/ou formalités à réaliser dans les
situations suivantes :
•
Entrée d’un salarié
o Etablissement / ou vérification de la déclaration unique d’embauche
(supprimer la mention inutile)
o Affiliation du salarié aux organismes sociaux
o Création de la fiche individuelle salarié
•
Sortie
o
o
o
•
Maladie / maternité / accident du travail :
o Etablissement de l’attestation de reprise du travail
o Prise en compte des données pour l’établissement des bulletins de
salaire (dates, encaissements des indemnités journalières…)
La déclaration d’accident du travail est à effectuer par l’entreprise dans
les 48 heures de l’accident.
d’un salarié :
Etablissement du solde de tout compte
Etablissement de l’attestation ASSEDIC
Etablissement du certificat de travail
Les travaux et/ou formalités sont réalisées, à la demande de l’entreprise, en
fonction des informations transmises.
Le cabinet décline toute responsabilité pour toutes formalités non effectuées par
défaut d’informations de la part de l’entreprise.
La gestion des congés payés et des temps de travail peut faire l’objet d’une
prestation convenue, à la demande du client, et sur la base d’un budget
spécifique.
EXEMPLE
Module 2 - Paramétrage des données de paie
Le paramétrage des données de paie a pour objet d’intégrer dans le système
informatique les données de paie communes à l’entreprise et les données propres à
chaque salarié. Il est obligatoirement réalisé en début de mission.
A cette fin, l’entreprise devra transmettre au cabinet toutes informations utiles pour
réaliser ce paramétrage.
Module 3 - Examen du « réglementaire de paie » au démarrage de la mission
(La réalisation de cet examen est très fortement recommandée au démarrage de la
mission pour assurer un traitement de la paie et des déclarations conforme à la
réglementation applicable à l’employeur. L’expert-comptable ne peut s’exonérer de son
obligation de conseil.)
L’examen du réglementaire de paie a pour objectif de s’assurer que l’entreprise
respecte les principales obligations légales et conventionnelles applicables au secteur
d’activité qui la concerne.
Il est réalisé sur la base d’un certain nombre de contrôles et tests ; il ne peut de ce
fait avoir pour objectif de déceler toutes infractions consécutives au non-respect des
obligations ni de garantir l’absence de redressement en cas de contrôle des
organismes sociaux. Il n’a pas non plus pour objet d’analyser les différents types
d’aides auxquels l’entreprise pourrait prétendre ; cette recherche pouvant constituer
une prestation spécifique complémentaire.
Dans le cadre de cet examen, qui ne constitue pas un audit, nous examinerons les
points suivants :
•
•
•
•
•
•
•
•
Convention collective applicable à l’entreprise et obligations spécifiques
(établissements classés…)
Embauches : respect des formalités obligatoires,
Contrats de travail : respect du formalisme ; mentions obligatoires en fonction
du type de contrat ; classification des salariés,
Bulletins de salaires : respect des dispositions relatives au formalisme, respect
des dispositions légales et conventionnelles, contrôle sur taux de charges
applicables et répartition (part patronale, part salariale),
Pratique des remboursements de frais et avantages en nature,
Charges sociales : adhésion aux caisses obligatoires,
Registres obligatoires : vérification de l’existence et de la mise à jour,
Représentation du personnel : respect des obligations liées à l’effectif.
L’entreprise devra par ailleurs transmettre spontanément au cabinet toutes autres
informations utiles concernant le réglementaire de paie.
Cet examen donne lieu à la délivrance d’un compte rendu faisant état des constats,
des conclusions et recommandations ainsi que des travaux à faire par l’entreprise.
(En annexe à ce compte rendu, il est vivement recommandé de joindre une note sur le
rappel des principales obligations de l’employeur en matière notamment de registres
obligatoires, de constitution et suivi du dossier individuel du salarié, d’affichage, de
représentation du personnel…).
EXEMPLE
Module 4 – Prestations d’assistance et de conseil et autres travaux convenus
(Décrire les travaux complémentaires qui ont été convenus avec l’entreprise.)
2. LES OBLIGATIONS RECIPROQUES
Il est rappelé que le cabinet n’a aucun lien direct avec les salariés de l’employeur. Ce
dernier conserve la gestion et la formalisation de ses relations avec son personnel.
L’employeur, sauf délégation particulière, est le seul interlocuteur du cabinet.
2.1
La transmission des informations par l’entreprise
L’établissement de la paie et des déclarations sociales liées conduit à la mise en place
du fonctionnement suivant :
•
Les éléments nécessaires à l’établissement mensuel de la paie doivent être
transmis spontanément au cabinet par courriel, par fax, ou en saisie directe
via le portail du cabinet (à adapter pour chaque dossier), XX jours avant la
date d’échéance de la paie, sauf cas de force majeure. La transmission des
éléments sera faite en utilisant les modèles de documents préparatoires qui
seront convenus.
En cas de non transmission des informations par l’entreprise dans les délais
prévus, le bulletin de salaire pourra, sauf avis contraire de l’entreprise, être
établi à l’identique de celui du mois précédent ; une régularisation étant faite,
le cas échéant, le mois suivant en fonction des informations transmises par
l’entreprise.
•
Les imprimés de déclarations de charges sociales doivent être transmis au
cabinet, dans leur format original, dès réception au sein de l’entreprise (sauf
en cas de déclarations).
Pour toute déclaration qui ne sera pas adressée au cabinet dans les délais
fixés, celui-ci décline toute responsabilité sur les conséquences de la
production hors délai.
•
Toute modification sur le contrat de travail d’un salarié doit être communiquée
au cabinet dès sa survenance, en même temps et selon les mêmes modalités
que les données mensuelles de paie.
L’entreprise doit par ailleurs communiquer au cabinet, au démarrage de la mission
et/ou lors de leur survenance, les informations suivantes :
•
•
•
•
•
•
•
Etablissement classé et autres particularités de l’employeur,
Convention collective applicable à l’entreprise, code APE et activité
effectivement exercée ainsi que ses particularités éventuelles,
Adhésion éventuelle à un syndicat professionnel (une telle adhésion pouvant
entraîner des obligations spécifiques et permettre de bénéficier de toutes
informations à caractère social liées au secteur d’activité),
Installation de l’entreprise dans une zone particulière (zone de
redynamisation, zone franche…),
Classement des salariés selon les dispositions de la convention collective,
Contrats de travail particuliers (contrat d’apprentissage, contrat nouvelle
embauche, contrat VRP…),
Avantages particuliers liés aux contrats (avantages en nature, primes
spécifiques…) ou à certaines catégories de personnel,
EXEMPLE
•
•
•
•
•
2.2
Tous nouveaux contrats de travail établis par l’entreprise à compter de la date
d’effet de cette lettre de mission, ainsi que, le cas échéant, les déclarations
uniques d’embauche (DUE) liées,
Contrats aux caisses de retraite et de prévoyance,
Contrats particuliers d’intéressement ou de participation,
Notification du taux d’accident de travail,
Toutes autres particularités liées à l’entreprise ou au secteur d’activité pouvant
avoir des incidences sur le traitement de la paie et des déclarations.
La transmission à l’entreprise des documents établis par le cabinet
La transmission des documents établis par le cabinet sera effectuée selon les
modalités suivantes :
•
Envoi des bulletins de salaires et de l’état des paiements par courriel (fichier) /
par courrier (ou mise à disposition via le portail du cabinet) pour le XX de
chaque mois au plus tard ou XX jours ouvrés après réception des données de
paie complètes
(à adapter pour chaque client)
•
Envoi des déclarations de charges sociales X jours au plus tard avant la date
limite de versement du règlement /ou xx jours ouvrés après réception des
documents nécessaires. En cas de télérèglements, il convient de se reporter à
la procédure indiquée ci-avant au paragraphe sur « les procédures
particulières de télétransmissions et de télérèglements » (chapitre 1, module
1).
•
Envoi de toutes autres déclarations au plus tard X jours avant la date limite
de dépôt des déclarations /ou xx jours ouvrés après réception des documents
nécessaires.
3. LES MODALITES PRATIQUES D’INTERVENTION
3.1
L’équipe
La mission sera réalisée sous la responsabilité déontologique de M XXX, expertcomptable.
YYY, collaborateur en charge de votre dossier sera votre interlocuteur privilégié.
Vous pouvez le joindre directement par téléphone ou courriel.
Ses coordonnées sont les suivantes :
Tél :………
Fax : ………
Courriel : ………
3.2
Le démarrage de la mission et la durée de la mission
Les missions sociales portent sur l’année civile et sont réalisées de façon permanente
tout au long de l’année en fonction des obligations de l’employeur.
Pour la première année, la mission portera sur la période allant du mois de …
200X au 31 décembre 200X :
EXEMPLE
•
•
Le traitement des salaires sera effectué pour la première fois au titre du
mois de ….
Les premières déclarations sociales seront établies au titre du mois de …/
200X ou du Xème trimestre 200X.
Les missions sont renouvelables chaque année par tacite reconduction, sauf
dénonciation un mois avant la clôture de l’année civile selon les modalités prévues
dans les conditions générales d’intervention.
En cas de résiliation en cours d’année civile, et sauf faute grave imputable au
cabinet, l’entreprise devra verser au cabinet les honoraires dus pour le travail déjà
effectué, majorés de l’indemnité conventionnelle prévue aux conditions générales
d’intervention.
(nb. Cette clause est facultative et le pourcentage librement fixé par le cabinet)
4. LES CONDITIONS FINANCIERES
4.1
Le budget d’honoraires et la facturation
(Paragraphe à adapter par chaque cabinet en fonction des modalités de facturation du
cabinet)
Module 1 : Budget
déclarations sociales
concernant
l’établissement
de
la
paie
et
des
Notre proposition financière d’honoraires est établie compte tenu des informations
que vous nous avez communiquées et que nous vous rappelons :
•
•
•
•
•
Nombre d’établissements :
Nombre de salariés :
Rotations habituelles (nombre d’entrées/sorties à effectif constant) :
Mode de rémunération habituel :
o fixe :
o variable : (si oui modalités)
o primes : (si oui lesquelles)
Particularités :
o convention collective appliquée (code APE…) :
o ….
Nos modalités de facturation sont les suivantes (tarif):
•
•
•
établissement des bulletins de salaires :
o par bulletin de salaire émis : XXX
o par salarié entré ou sorti : XXX
déclarations sociales et fiscales (sur salaires) :
o périodiques : XXX par mois/trimestre
o en fin d’année : XXX par an
autres (le cas échéant) : XXX
Le cas échéant : Notre intervention pour ce module ne pourra pas être facturée à
moins de XXX € HT par mois.
EXEMPLE
Sur les bases et le tarif ci-dessus rappelé, le budget prévisionnel d’honoraires peut
être estimé à XXX € HT/mois pour la prestation d’établissement de la paie et des
déclarations sociales.
Toutes modifications dans les conditions de réalisation de la mission (rotation des
effectifs, évolution du nombre de salariés, souscription à de nouvelles caisses…)
peuvent donner lieu à un ajustement à la clôture de l’année civile (ou de chaque
mois / trimestre)
ou
La facturation mensuelle / trimestrielle qui vous sera adressée sera établie à partir
des éléments réels de paie survenus au cours de la période ; un ajustement
éventuel pouvant intervenir sur une facture suivante.
(A adapter en fonction des modalités propres au cabinet)
Tous frais inhérents à l’exercice de la mission seront facturés en supplément (frais
de déplacement, fournitures, registres, débours…)
La facture sera établie en début d’année / (ou chaque mois ou trimestre) pour
l’année civile complète / (ou le mois ou le trimestre). (Supprimer les mentions
inutiles)
Les modalités de facturation (ou le budget) seront(a) revues annuellement et
feront(a) l’objet d’une information à l’entreprise en fonction des évolutions de la
mission.
Ou le cas échéant : Notre tarif est indexé sur l’indice XXX ; il sera actualisé
chaque année en fonction de son évolution par rapport à l’indice applicable au 1er
janvier de l’année du début de notre mission.
Module 2 : Budget ponctuel concernant le paramétrage des données de paie
Ce budget est facturé au démarrage de la mission. Il s’élève /forfaitairement / à XXX€ HT. Il
fera l’objet d’une facturation distincte établie au démarrage de la mission.
Module 3 : Budget ponctuel concernant l’examen du réglementaire de paie
Ce budget est facturé au démarrage de la mission. Il s’élève /forfaitairement / à
XXX€ HT. Il fera l’objet d’une facturation distincte; une provision de XXX € HT
sera facturée démarrage de la mission et le solde à la remise du compte rendu.
Module 4 : Budget des prestations d’assistance et de conseil et des autres travaux
convenus
Toute autre mission complémentaire de conseil et d’assistance dans le domaine social et des
ressources humaines, réalisée à votre demande, fera l’objet d’une facturation spécifique selon
des modalités convenues : au temps passé / sur la base du tarif applicable le jour de
réalisation de la prestation. (Supprimer la mention inutile).
EXEMPLE
4.2
Les règlements
(Paragraphe à adapter en fonction des modalités de facturation définies ci-dessus)
Toute facture sera réglée par virement / par chèque / à réception / à 30 jours fin
de mois / …
ou
La facture établie portant sur le budget annuel fera l’objet d’un règlement par
prélèvements mensuels /ou trimestriels / au XX de chaque mois /ou de chaque
début de trimestre/.
Le premier prélèvement sera effectué le XX (mois) 20XX.
Les factures ponctuelles feront l’objet d’un règlement /à réception de facture / à
30 jours fin de mois / … (supprimer les mentions inutiles).
En cas de retard de paiement, des intérêts seront dus et nos travaux pourront
être suspendus conformément aux dispositions prévues dans à nos conditions
générales.
En vous remerciant de la confiance que vous nous témoignez, nous vous prions d’agréer,
M…, l’expression de nos sentiments distingués.
A
, le
Le cabinet
Nom de l’expert-comptable
Bon pour accord,
A
, le
L’entreprise
Nom et qualité du signataire
EXEMPLE
EXEMPLE DE CONDITIONS GENERALES D’INTERVENTION D’ASSISTANCE A LA
GESTION SOCIALE
1- DOMAINE D’APPLICATION
Les présentes conditions sont applicables aux conventions portant sur la mission
d’assistance à la gestion sociale d’une entreprise (d’un employeur), conclues entre le
cabinet XXX, membre de l’Ordre des experts-comptables, et son client.
2- DEFINITION DE LA MISSION
Les travaux incombant au cabinet sont détaillés dans une lettre de mission ou une
proposition de mission. Toute prestation complémentaire devra faire l’objet d’une
information préalable du client afin que celui-ci soit en mesure de manifester son accord.
3- DUREE DE LA MISSION
La mission d’assistance à la gestion sociale est conclue pour une durée d’une année
correspondant à l’année civile. Pour la première année, la durée de la mission couvre la
période comprise entre la date d’effet de la convention et le 31 décembre de la même
année, date d’échéance du contrat.
La mission est renouvelable chaque année par tacite reconduction, sauf dénonciation par
lettre recommandée avec accusé de réception un mois avant la date de clôture de
l’année civile.
En cas de résiliation en cours d’année civile, et sauf faute grave imputable au cabinet , le
client devra verser au cabinet les honoraires dus pour le travail déjà effectué, majorés
d’une indemnité conventionnelle égale à 33 % des honoraires annuels convenus pour
l’exercice en cours ou de la dernière année d’honoraires en cas de montant incertain.
Cette indemnité est destinée à compenser les travaux mis en œuvre par le cabinet dans
le cadre de sa mission annuelle.
(nb. Cette clause est facultative et le pourcentage librement fixé par le cabinet)
En cas de manquement important de l’entreprise à ses obligations, le cabinet aura la
faculté de suspendre sa mission en informant l’entreprise par tout moyen écrit ou de
mettre fin à sa mission après envoi d’une lettre recommandée demeurée sans effet.
Lorsque la mission est suspendue, les délais de remise des travaux seront prolongés pour
une durée égale à celle de la suspension pour autant que le cabinet dispose de toutes les
informations nécessaires à l’exécution des travaux à réaliser. Pendant la période de
suspension, les obligations de l’entreprise demeurent applicables.
4- OBLIGATIONS DU CABINET
Le cabinet membre de l’Ordre effectue la mission qui lui est confiée conformément aux
normes générales établies par l’Ordre des Experts-comptables. Il contracte, en raison de
cette mission, une obligation de moyens.
EXEMPLE
L’expert-comptable peut se faire assister par les collaborateurs de son choix. Le nom du
collaborateur principalement chargé du dossier social est indiqué au client.
L’engagement du cabinet se concrétise par la production des informations, documents et
données définis dans la lettre de mission ou l’offre de services.
A l’achèvement de sa mission, le cabinet restitue les documents que lui a confiés le client
pour l’exécution de la mission.
5- SECRET PROFESSIONNEL
Le cabinet est tenu au secret professionnel dans les conditions prévues à l’article 226-13
du nouveau Code pénal.
Les documents établis par le cabinet sont adressés au client. Tout envoi direct à un tiers
ne pourra être fait qu’avec l’accord du client.
6- OBLIGATIONS DU CLIENT
Le client s’interdit tout acte portant atteinte à l’indépendance du cabinet ou de ses
collaborateurs. Ceci s’applique particulièrement aux offres faites à des collaborateurs
d’exécuter des missions pour leur propre compte ou de devenir salarié du client.
Le client s’engage :
¾
¾
¾
¾
¾
¾
à mettre à la disposition du cabinet, dans les délais convenus, l’ensemble des
documents et informations nécessaires à l’exécution de la mission ;
à réaliser les travaux lui incombant conformément aux dispositions prévues dans
l’offre de services ;
à respecter les procédures mises en place pour la réalisation de la mission ;
à porter à la connaissance du cabinet les faits nouveaux ou exceptionnels ;
à confirmer par écrit, si le cabinet le lui demande, que les documents,
renseignements et explications fournis sont complets ;
à vérifier que les états et documents produits par le cabinet sont conformes aux
demandes exprimées et informations fournies par lui-même et d’informer sans retard
le cabinet de tout manque ou erreur.
Le client reste responsable de la bonne application de la législation et des règlements en
vigueur ; le cabinet ne peut être considéré comme se substituant aux obligations de
l’employeur du fait de cette mission.
Conformément aux prescriptions légales, le client doit prendre toutes les mesures
nécessaires pour conserver les pièces justificatives et, d’une façon générale, l’ensemble
des documents produits par le cabinet pendant les délais de conservation requis.
Dès lors que le traitement de la paie est assuré sur le système informatique du client, ce
dernier devra assurer la sauvegarde des données et traitements informatisés pour en
garantir la conservation, l’inviolabilité et la lecture ultérieure. Il doit par ailleurs prendre
toutes les mesures nécessaires pour assurer la protection de son système informatique.
EXEMPLE
7- HONORAIRES
Le cabinet reçoit du client des honoraires librement convenus qui sont exclusifs de toute
autre rémunération, même indirecte. Il est remboursé de ses frais de déplacement et
débours.
Des provisions sur honoraires peuvent être demandées périodiquement.
Conformément à la loi du 31 décembre 1992, les conditions de paiement des honoraires
sont les suivantes : les honoraires sont payés à leur date d’échéance ; en cas de
paiement anticipé, aucun escompte n’est accordé : en cas de retard de paiement, un
intérêt pourra être calculé, à compter de la date d’échéance de facture, sur la base d’un
taux d’intérêt égal à une fois et demi le taux d’intérêt légal.
(nb. Ce taux est librement fixé par le cabinet)
Toute contestation d’une facture devra être faite dès réception et motivée ; ladite
contestation ne pourra justifier le non-paiement des autres prestations non contestées y
compris celles incluses dans la même facture.
En cas de non paiement des honoraires aux échéances prévues, le cabinet bénéficie du
droit de rétention dans les conditions de droit commun. Les prestations prévues pourront
être suspendues après dépassement de 30 jours de l’échéance prévue et après
information du client par tout moyen écrit.
En cas de changement de modalités de facturation, information préalable sera donnée au
client.
En cas de rupture du contrat par l’une ou l’autre des parties, une assistance pour réaliser le
transfert du dossier dans l’entreprise ou à un nouveau prestataire pourra être effectuée à
la demande du client et sur la base d’un devis préalablement accepté.
8- RESPONSABILITE
Le cabinet assume dans tous les cas la responsabilité de ses travaux.
La responsabilité civile du cabinet pouvant résulter de l’exercice de ses missions sociales,
fait l’objet d’une assurance obligatoire.1
La responsabilité du cabinet ne peut en aucun cas être engagée dans l’hypothèse où le
préjudice subi par le client est une conséquence :
o
o
o
d’une information erronée ou d’une faute ou négligence commise par le client ou
ses salariés,
du retard ou de la carence du client à fournir une information nécessaire au
cabinet,
des fautes commises par des tiers intervenant chez le client.
9- DIFFERENDS
1
Décret du 22 janvier 1996, modifié par le décret du 16 mai 2005.
EXEMPLE
Les litiges qui pourraient éventuellement survenir entre le cabinet et son client pourront
être portés, avant toute action judiciaire, devant le Président du Conseil régional de
l’Ordre ou son représentant aux fins de conciliation.
10-
ACCEPTATION DES CONDITIONS GENERALES D’INTERVENTION
Le client reconnaît avoir reçu, pris connaissance et accepté les présentes conditions
générales d’intervention.
Bon pour accord,
A
, le
Pour
Nom et qualité du signataire

Mission d`assistance à la gestion sociale

Transcription

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