docrecomman da tionsgene ra les - Centre De Gestion De La Fonction
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RECOMMANDATIONS GENERALES ¾ Le fer ça s’oxyde et rouille. Le plastique ça colle ou ça casse. Il faut donc éviter d’utiliser : • les trombones, • les agrafes, • les élastiques, • le scotch, • les chemises en plastique, • toute matière en fer ou en plastique. ¾ Pour que les écrits restent, mieux vaut utiliser de l’encre plutôt que le « bic ». ¾ Marquer « copies » sur les documents lorsque cela est le cas. ¾ Toujours préciser la date et le lieu sur tous les documents (en notes en bas de page par exemple) ¾ La documentation est à éliminer rapidement, dès qu’elle ne sert à rien. ¾ Les doubles sont à jeter directement ¾ En règle générale, les documents récapitulatifs se conservent tandis que les détails s’éliminent. ¾ Toutes les recommandations des fiches jointes (par domaine) ne sont qu’à titre indicatif. Les délais de conservation peuvent être rallongés si vous le jugiez nécessaire. En ce qui concerne les délais de communicabilité, ils sont à respecter tel quel. Cependant, pour toute élimination autre que de la documentation pure, il est indispensable de remplir un « Bordereau d’élimination » qui doit être visé par le responsable de la collectivité puis transmis aux Archives départementales pour approbation. Ce n’est qu’au retour de ce bordereau signé par le conservateur des Archives départementales que vous pourrez procéder à l’élimination des documents. ¾ Pour plus de détail il faut consulter la circulaire de 1993 relative à « l’instruction pour le tri et la conservation aux archives communales des documents postérieurs à 1982 produits par les services et établissements publics des communes » ¾ Sinon, au cas où vous n’y trouveriez pas votre réponse, n’hésitez pas à contacter l’assistante d’archives au Centre de gestion (06.71.73.23.16 ou 04.92.70.13.14) ou les Archives départementales (04.92.36.75.00) qui assurent le contrôle scientifique et technique des archives des communes. 1 ACTIONS SOCIALES Le CCAS a remplacé le BAS de 1955. On peut comparer ce service aux anciens bureaux de bienfaisance. TYPE DE DOCUMENT Comptes rendus de séances SORT FINAL COMMUNICABILITE Conservation Dossiers préparatoires : 60 ans REMARQUES PV : Immédiate Délibérations Conservation Après 60 ans Registre d’enregistrement de la correspondance Conservation Après 30 ans Réglementation, circulaires internes Conservation Immédiate Liste des bénéficiaires Conservation Après 60 ans Conserver les plus les années de mise en place du type d’aide puis échantillonnage 60 ans mais 150 en cas de renseignements médicaux Cartes de pointage des chômeurs Elimination après 5 ans Incommunicable Dossiers de RMI Conserver la liste des bénéficiaires mais élimination des dossiers individuels 5 ans après clôture du dossier Après 50 ans Conservation Après 50 ans Dossiers types d’aide sociale Aides ponctuelles de la mairie an cas de sinistre ou de catastrophe naturelle Ces dossiers sont censés être transmis aux services compétents. Ils peuvent donc être éliminés dès que la personne est décédée ou partie de la commune depuis au moins 5 ans S’il n’existe pas de liste récapitulative, déterminer avec la collectivité Documents concernant les caisses d’assurance sociale : Conventions Décomptes horaires des travailleurs sociaux Récapitulatifs des prestations effectuées Contentieux Conservation Immédiate Elimination après 5 ans Immédiate Elimination après 5 ans Immédiate Conservation des années en 3 et 8 Après 50 ans 2 TYPE SORT DE DOCUMENT FINAL COMMUNICABILITE REMARQUES Dossier financier Dossiers sur les équipements sociaux (cf. fiche budgets et compta) - Dossier de travaux (cf. fiche d’urbanisme) Crèches, halte garderie : Elimination après Carnet d’admission 5 ans Incommunicable Dossier individuel Conserver les dossiers en Ber et Tra Après 50 ans Suivi psychologique et pédagogique Conserver les dossiers en Ber et Tra Après 50 ans Centres de loisirs sans hébergement (CLSH) Création et organisation Conservation Immédiate Rapports des moniteurs Conservation Immédiate Dossiers d’accidents Conservation 120 ans après la naissance ou 25 ans après le décès Registre d’inscription Conservation Après 50 ans Fiches individuels d’inscription Elimination dès la fin de la période Incommunicable Dossier d’assurance Elimination dès la fin de la période Incommunicable Conservation d’un exemplaire Immédiate Conservation Immédiate Programmes Habilitations (avis de la DJS) Prestations de services de la CAF (listes des bénéficiaires de l’allocation vacances…) Elimination après 5 ans Incommunicable Aides ménagères Facturation des heures auprès des caisses mutuelles sociales Elimination après 5 ans Immédiate 3 ADMINISTRATION GENERALE TYPE DE DOCUMENT SORT FINAL COMMUNICABILITE REMARQUES Registres de délibérations du Conseil municipal Conservation Immédiate Ils sont à faire relier régulièrement Registres d’arrêtés du Maire Conservation Immédiate Idem Conservation Immédiate Ces délibérations sont souvent des originaux visés par la Préfecture. Dans ce cas, il faut les conserver. En revanche, si ce sont des extraits, il faut les éliminer dès récolement dans le registre Conservation Immédiate Idem Conservation Immédiate Délibérations du Conseil municipal (en collection chronologique) Arrêtés du Maire (en collection chronologique) Comptes rendus de séances du Conseil municipal Immédiate Les PV sont à conserver obligatoirement tandis que les convocations, ordres du jour et notes, brouillon sont éliminables Elimination après 5 ans Immédiate Ces registres sont à conserver s’ils présentent une synthèse des courriers. Correspondance du maire (courrier dit personnel) Elimination après 6 ans Immédiate. Cependant, lorsqu’une information nominative apparaît communication après 50 ans Il est recommandé de faire un tri sélectif (années 3 et 8) Chronos du courrier Elimination après 5 ans Immédiate Circulaires et arrêtés préfectoraux Elimination après 1 an Immédiate Ils sont tous conservés en préfecture Elimination Incommunicable L’agenda fait parti des documents privés du maire et non du fonds public des archives communales Actes déposés par huissiers (plis) Elimination après 1 an Incommunicable Registres d’émargement des plis d’huissiers Elimination après 2 ans Incommunicable Dossiers de séance du conseil municipal (convocations, ordres du jour, PV, votes, comptes rendus…) Registres d’enregistrement du courrier Agenda du Maire Conservation 4 FINAL COMMUNICABILITE Conservation Après 50 ans éléments nominatifs des sinistres mais après 75 ans pour les contentieux Carburant détaxé Elimination après 5 ans Immédiate Bons de commandes, de livraisons, bordereaux d’envois Elimination après 1 an Immédiate Salle. – Réservations : conventions, demandes Elimination après 5 ans Immédiate TYPE DE DOCUMENT Sinistres, contentieux SORT REMARQUES Agriculture Primes et aides, recensement, statistiques, déclarations agricoles (céréales, olives, vin, ruches…) Conservation Après 25 ans sauf pour les relevés après 75 ans On ne conserve que les tableaux récapitulatifs sauf s’ils n’existent pas alors on conserve les demandes Affaires militaires et service national Listes trimestrielles Conservation Immédiate Fiches d’inscription individuelles Elimination après 5 ans Incommunicable Demandes de dispenses et de reports Elimination après 5 ans Incommunicable 5 BUDGETS ET COMPTABILITE TYPE DE DOCUMENT Documents préparatoires SORT FINAL COMMUNICABILITE Elimination après 5 ans Incommunicable Grand livre ou livre comptable Conservation Immédiate Budget primitif Conservation Immédiate Budget supplémentaire Conservation Immédiate Comptes administratifs Conservation Immédiate Comptes de gestion Conservation Immédiate Elimination après 5 ans Immédiate Conservation Immédiate Elimination après 5 ans Immédiate Elimination 5 ans après la clôture du prêt Immédiate Elimination après 10 ans Immédiate Bordereaux de mandats et de titres Elimination après 10 ans Immédiate Bulletin de liquidation Elimination après 10 ans Immédiate Contrôle de la chambre régionale des comptes Conservation Immédiate pour le jugement définitif Etudes financières Conservation Immédiate Subventions versées à la commune : demandes, courriers et délibérations d’attributions Conservation Immédiate (autres que les rapports des chefs de service) Etat des dépenses engagées non mandatées Etat de la dette, des créances, des emprunts Etat des restes à réaliser Dossiers de prêt (contrats d’emprunts) Factures (celles dans les dossiers sont à conserver) REMARQUES Comprend : livre de détail, registre de comptabilité, livre de mouvement 6 TYPE DE DOCUMENT SORT FINAL COMMUNICABILITE REMARQUES Subventions versées par la commune Demandes Courriers d’attribution Elimination après 5 ans ou conservation Immédiate Délibérations d’attribution Conservation Déclaration afin de récupérer la TVA Elimination après 5 ans Immédiate Rôles des taxes Elimination après 5 ans Immédiate Conservation Immédiate à l’intéressé sinon incommunicable Elimination après 5 ans Incommunicable Impôts locaux (taxe foncière, d’habitation, professionnelle, enlèvement des ordures ménagères) Dossiers de préparation des évaluations des impôts locaux Régie d’avance et de recette (pièces administratives) Conservation (sauf les délibérations) Cadastres (parcellaire, remembrement, sections) Immédiate Conservation Immédiate Matrices des propriétés bâties et non bâties Conservation Immédiate Registre de déclaration et constructions nouvelles Conservation Immédiate Elimination dès que les éléments figurent sur la matrice Immédiate Feuilles de mutations La conservation ou l’élimination est à déterminer par la collectivité. La délibération d’attribution se retrouve dans le registre de délibérations. Il est conseillé de conserver les dossiers des associations communales mais d’éliminer les dossiers des associations extérieures Ces documents sont communicables tant qu’ils ne comportent pas d’informations d’ordre privé ou industriel Tous les budgets sont à rassembler ensembles (Budget communal, la caisse des écoles, eau…) 7 COMMUNICATION TYPE DE DOCUMENT SORT FINAL COMMUNICABILITE Conservation d’un exemplaire Immédiate Dossiers de réceptions, manifestations, fêtes et cérémonies : menus, cartons d’invitation, discours, calendriers des réceptions Conservation Immédiate Livre d’or, registres des événements municipaux Conservation Immédiate Photographies des événements Conservation Immédiate Dossiers de presse et communiqués Conservation Immédiate Jumelage avec d’autres villes Conservation Immédiate Organisation d’expositions Conservation Immédiate Conservation d’un exemplaire Immédiate Brochures et dépliants du service d’accueil Idem Immédiate Rapports annuels Idem Immédiate Bulletin municipal Affiches REMARQUES 8 ECOLE TYPE DE DOCUMENT SORT FINAL COMMUNICABILITE Conservation avec les budgets et la comptabilité de la commune Cf. fiche des budgets et de la comptabilité de la commune Dossier de création d’établissement scolaire public Conservation Immédiate Personnel enseignant Cf. fiche du personnel communal Cf. fiche du personnel communal Inventaire du mobilier et du matériel Conservation Immédiate Conseil d’école, conseil des maîtres : PV d’élections et de réunion Conservation Immédiate Elimination après 5 ans Incommunicable Conservation Immédiate Caisse des écoles (documents budgétaires) Fiches individuelles d’inscription Effectif scolaire annuel REMARQUES Restaurant scolaire Conservation Immédiate Menus Echantillonnage des années en 0 et 5 Immédiate Etat de fréquentation Elimination après 5 ans Immédiate Contrat de concession à une société de restauration Conservation Immédiate Rapport sur l’hygiène et la sécurité Conservation Immédiate Tickets de cantine Elimination après 1 an Incommunicable Fiches individuelles d’inscriptions Elimination après 2 ans Incommunicable Règlement du restaurant 9 TYPE DE DOCUMENT SORT FINAL COMMUNICABILITE REMARQUES Transport scolaire Elimination après 5 ans Incommunicable Contrat avec une société privée Conservation Immédiate Déclaration d’accident Conservation Immédiate Inscriptions individuelles Elimination après 5 ans incommunicable Demandes d’utilisation du car Elimination après 5 ans Incommunicable Ordres de missions Elimination après 5 ans Incommunicable Liste des élèves 10 ELECTIONS TYPE DE DOCUMENT SORT FINAL COMMUNICABILITE Conservation Immédiate Instructions et correspondance Elimination dès la fin de l’élection concernée Immédiate Tableaux rectificatifs et de modification Elimination après 1 an Immédiate PV de la commission de révision Elimination après 1 an Incommunicable Affiches Conserver un exemplaire Immédiate Organisation des bureaux : listes des présidents, assesseurs et secrétaires Conservation Immédiate Vote par procuration Elimination après 3 ans 4 mois Immédiate Listes d’émargement Conservation Immédiate pendant 10 jours après le scrutin Elimination immédiate Immédiate Conservation Immédiate Elimination Incommunicable Listes électorales générales Bulletins de vote non utilisés PV des résultats et PV récapitulatifs Feuilles de dépouillement et annexes REMARQUES = révision des listes électorales 11 ETAT CIVIL TYPE DE DOCUMENT SORT FINAL COMMUNICABILITE REMARQUES Les registres paroissiaux de BMS sont l’équivalent Registres d’état civil de naissance et de mariage Conservation Après 75 ans (à la clôture du registre) Registres d’état civil de décès Conservation Immédiate Extraits et copies intégrales d’actes d’état civil : demandes Elimination après 1 an Les extraits et copies intégrales des actes de naissance ou de mariage de moins de 75 ans sont communicables uniquement à l’intéressé ou sa famille et certains officiers publics. Les actes de décès sont communicables à tous. Déclarations de naissances ou de décès Elimination après 5 ans Incommunicable Avis de mention ou de mise à jour, rectifications et documents transmis par d’autres administrations Elimination après 1 an Incommunicable Elimination après 10 ans Incommunicable Elimination après 1 an Incommunicable Elimination après 10 ans Incommunicable Jugements de divorce Elimination après 5 ans Incommunicable Certificat de concubinage Elimination après 5 ans Incommunicable Certificat d’hérédité Elimination après 5 ans Incommunicable Etrangers : demandes de titres de séjours, naturalisation Elimination dès que le dossier est transmis à la Préfecture et terminé Incommunicable Cartes d’identités, passeports, cartes grises : dossiers et registres de demandes Elimination après 5 ans Incommunicable Récépissés d’avis de mise à jour Publications de mariages Demandes et autorisations relatives aux décès : autorisation d’embaumement ou de crémation, transports de corps, permis d’inhumer, d’exhumer… Ces documents sont transmis. Ceux qui restent ne sont que des copies. Conserver éventuellement 1 an 12 TYPE DE DOCUMENT SORT FINAL COMMUNICABILITE Sortie du territoire : déclarations, autorisations Elimination après 2 ans Immédiate Attestations d’accueil Elimination après 5 ans Incommunicable REMARQUES RESSOURCES HUMAINES TYPE DE DOCUMENT SORT FINAL COMMUNICABILITE REMARQUES Documents généraux Conservation Immédiate Notes de service Elimination après validité Immédiate Horaires, planning Elimination après 1 an Immédiate Organigramme Eliminer celles qui n’ont pas une portée générale Emplois, stages Création et suppression d’emplois Conserver les originaux Immédiate Elimination après 2 ans mais conservation des récapitulatifs Après 50 ans pour les documents récapitulatifs et nominatifs Emplois temporaires et stages rémunérés Conservation Après 50 ans sauf les listes récapitulatives qui sont immédiatement communicables Contrats de travail Conservation Après 50 ans mais immédiate à l’intéressé Elimination après 5 ans Immédiate Conservation Après 50 ans mais immédiate à l’intéressé Conserver les registres mais éliminer les demandes de cartes après 5 ans Incommunicable Demandes d’emplois Stages non rémunérés : contrats et conventions Conseil de discipline : rapports, convocations, PV Chômage : pointages, inscriptions à l’ANPE 13 TYPE DE DOCUMENT SORT FINAL COMMUNICABILITE REMARQUES Personnel Dossier personnel Conservation Après 120 ans Registre matricule du personnel Conservation Après 120 ans Fiches de notation Conservation Uniquement à l’intéressé Démission Conservation Uniquement à l’intéressé Elimination après 90 ans à partir de la date de naissance Uniquement à l’intéressé Elimination dés amnistie Uniquement à l’intéressé Conservation 25 ans après le décès ou 120 ans après la naissance Demandes d’admission à la retraite et décision de l’autorité ainsi que l’état des services Décisions et rapports de discipline Dossier d’accident du travail Congés, absences Congés : Demandes et autorisations Elimination après 2 ans Immédiate Etat des congés de maladie (non nominatifs) Elimination après 2 ans Immédiate Liste des absences pour grève : récapitulatif annuel Conservation Après 50 ans pour les documents nominatifs Formation Formation permanente : enquête, rapports Conservation Après 50 ans pour les documents nominatifs Plans de formation Conservation Immédiate Demandes de formation Conservation Uniquement à l’intéressé Elimination ap 60 ans sauf les années en -3 et -8 Après 50 en cas d’information nominative Demandes d’inscriptions aux stages Budgets et comptabilité du personnel Elimination après 5 ans Incommunicable Livre ou registre de paie Conservation Après 50 ans Cotisations sociales : déclarations URSSAF, IRCANTEC… Conservation Après 50 ans Décomptes et états d’heures supplémentaires Elimination après 5 ans Immédiate Autres indemnités : frais de déplacements et de missions… Elimination après 5 ans Immédiate Bulletin de paie Bien que les bulletins soient éliminables, il est recommandé de les conserver au moins jusqu’à la retraite des personnes concernées Ne conserver que les récapitulatifs 14 TYPE SORT DE DOCUMENT FINAL COMMUNICABILITE REMARQUES Médecine du travail Dossiers individuels médicaux Conservation 25 ans après le décès ou 120 ans après la naissance Rapports annuels du médecin du travail Conservation Immédiate sauf informations nominatives Elimination après 2 ans Incommunicable Convocation à la visite médicale Commission Administrative Paritaire (CAP) Elimination après 6 ans Incommunicable Conservation Immédiate sauf les adresses des agents Elimination après 6 ans Immédiate Conservation Immédiate PV de séances Conservation Après 50 ans mais immédiate pour l’intéressé Ordres du jour Conservation Immédiate Conservation Après 50 ans mais immédiate pour l’intéressé Elimination après 6 ans Incommunicable Les éléments de la notation se trouvent normalement dans le dossier de l’agent Immédiate Les originaux sont au Centre de Gestion Dossier de préparation Listes électorales Liste d’émargement PV d’élection, de nomination Dossiers de notation Dossiers de notation par agent Convocations, comptes rendus de réunion, correspondance Elimination après 3 ans (lorsque ce sont des doubles) Comité Technique Paritaire (CTP) Conserver les comptes rendus et la composition Immédiate Conseil d’Hygiène et de Sécurité (CHS) Idem Idem Relations avec l’extérieur Relations avec les syndicats départementaux de communes, CDG : affiliations, correspondance, paiement des cotisations, PV des réunions, circulaires Relation avec le CNFPT Elimination de la correspondance courante et des cotisations mais conservation des affiliations et PV Immédiate Idem Immédiate Anciennement CFPC (Centre de Formation du Personnel Communal) 15 SPORTS, CULTURE, ASSOCIATIONS ET SYNDICATS TYPE DE DOCUMENT SORT COMMUNICABILITE FINAL REMARQUES Sport Installations sportives : dossier technique d’étude préalable Dossier de construction (marché) Associations sportives Régie de recettes Immédiate Conservation Cf. fiche d’urbanisme Cf. associations Cf. fiche Budget et comptabilité communale Conservation Immédiate Elimination Immédiate Calendrier d’occupation Conserver les années en 3 et 8 Immédiate Statistiques de fréquentation Conservation d’un exemplaire Immédiate Règlement Tarifs Accidents Manifestation sportive : règlement, affiches, presse, photos… Conservation 25 ans après le décès ou 120 ans après la naissance en cas de Conservation d’un exemplaire renseignements médicaux Immédiate Culture Manifestation culturelle : calendriers, organisation, budgets, protocole d’accord avec la SACEM… Conservation Immédiate Paiement de la redevance à la SACEM Elimination après 5 ans Immédiate 16 TYPE DE DOCUMENT SORT FINAL COMMUNICABILITE REMARQUES Associations et syndicats Dossiers de création et de fonctionnement : statuts, modifications, comptes rendus d’assemblée, PV du conseil d’administration, bilans, rapports annuels, personnel, liste des adhérents Conservation Immédiate sauf la liste des adhérents après 50 ans Comptabilité : Livre de comptabilité, budgets et préparations, comptes administratifs, comptes de gestion, décision de subvention Conservation Immédiate Dossiers de projets, de presse, documents de promotion Conservation Immédiate Subvention : demandes auprès de la commune et attribution Conservation de l’attribution Immédiate Conserver ces dossiers si le siège social est situé dans la commune. Sinon, ne conserver que les éléments constitutifs (statuts, règlement, listes des adhérents, arrêtés préfectoraux, dissolution) 17 URBANISME, TRAVAUX ET AMENAGEMENT TYPE DE DOCUMENT SORT FINAL COMMUNICABILITE REMARQUES Planification urbaine Cartes communales Conservation Immédiate Plans Local d’Urbanisme (PLU) Conservation Immédiate Conservation Immédiate Conservation Immédiate Conservation Immédiate lorsque le dossier est clos Conservation Ne sont communicables qu’après 25 ans les demandes des entreprises désirant s’installer dans la zone Plan d’Occupation des Sols (POS) Schéma directeur d’aménagement et d’urbanisme (SDAU) Zones d’aménagement (ZAC, ZUP) Droit de Préemption Urbain (DPU) A remplacé le ZIF depuis 1986 Occupation du sol Certificats d’urbanisme (CU) Conservation Immédiate Permis de construire (PC) Conservation Immédiate Elimination après 1 an environ après visa Immédiate Elimination après 5 ans Immédiate Permis de démolir Conservation Immédiate Caravane : permis de stationnement Conservation Immédiate Note de renseignement d’urbanisme (RU) Déclarations de Travaux (DT) Dés la décision prise Opérations d’aménagement Lotissements : demande d’autorisation de lotir Conservation Immédiate Déclaration d’abandon manifeste Conservation Immédiate sauf les contentieux Expropriation Conservation Immédiate sauf les contentieux Logements insalubres Conservation Immédiate Conservation Immédiate pour les associations de droit public mais 25 ans pour celles de droit privé Relations avec les OPHLM 18 TYPE DE DOCUMENT SORT FINAL COMMUNICABILITE REMARQUES Dossiers de travaux Elimination après 5 ans sinon le reste est à conserver Immédiate Conservation Immédiate Conservation Immédiate Conservation Immédiate Elimination après 3 ans Immédiate Elimination après 10 ans (possible tri) Immédiate Conservation Immédiate 2) Planning Elimination après 10 ans Immédiate 3) Ordres de service Elimination après 10 ans Immédiate 4) C.R. Chantier Elimination après 10 ans Immédiate 5) P.v. réception provisoire A éliminer s’il existe le PV définitif Immédiate 6) P.v. réception définitive Conservation Immédiate Elimination après 10 ans (possible tri) Immédiate 10 ans puis élimination Immédiate 10 ans puis élimination Immédiate Validité puis élimination Immédiate Conservation Immédiate Conservation Immédiate Marché public : Plis non retenus Documents préliminaires : 1) Avant projet sommaire 2) Avant projet détaillé 3) Financement (subventions, emprunts) 4) Correspondance Consultation des entreprises : 1) Dossier de consultation (= marché) 2) P.v. adjudication 3) Soumission des entreprises non retenues 4) Correspondance Exécutions des travaux : 1) Dossier et plans d’exécution 7) Correspondance Comptabilité des travaux 1) Attachement (= constat) 2) Situations 3) Certificat paiement acomptes 4) Décompte (= mémoire) général et définitif 5) Paiements pour solde 19 POLICE MUNICIPALE TYPE DE DOCUMENT SORT FINAL COMMUNICABILITE Arrêtés municipaux Conserver les originaux Immédiate sauf lorsqu’ils portent mention d’éléments de la vie privée 50 ans Rapport et PV de police transmis au Maire Conservation Après 50 ans Main courante Conservation Immédiate Demandes de renseignement Elimination après 2 ans Incommunicable Plaintes, pétitions, enquêtes Conservation Après 50 ans Emploi du feu : demande de dérogation Elimination après 1 an Immédiate Notes d’informations Elimination 5 ans Immédiate Courrier départ Elimination 5 ans Immédiate sauf lorsqu’ils portent mention d’éléments de la vie privée 50 ans Objets perdus et trouvés Elimination après 2 ans Immédiate REMARQUES Pouvoirs de police du Maire relatifs aux lieux publics Débits de boissons, cafés, restaurants, salle de jeux et de spectacle, cinéma : déclaration et autorisation d’ouverture, mutation de licence, fermeture (permanent) Conservation Immédiate Débits de boissons, cafés, restaurants, salle de jeux et de spectacle, cinéma : demande et autorisation d’ouverture et fermeture tardive (temporaire) Elimination après 5 ans Immédiate Visites de sécurité : comptes-rendus, PV Conservation Immédiate Pouvoirs de police du Maire relatifs aux foires et marchés Braderie, marchants ambulants : réglementation, arrêtés Conservation Immédiate Demandes d’emplacement Elimination après 5 ans Immédiate 20 Pouvoirs de police du Maire relatifs au commerce Commerce : autorisations d’ouverture ou d’extension Conservation Immédiate Cessation d’activité ou transformation de magasin Conservation Immédiate Pouvoirs de police du Maire relatifs à la baignade, aux piscines et aux plages Arrêtés, réglementation Conservation Immédiate Contrôle de la qualité de l’eau, de la sécurité des installations Conservation Immédiate Incidents graves Conservation 50 ans/75 ans 75 ans si contentieux Pouvoirs de police du Maire relatifs aux forains et nomades, aux campings Arrêtés, réglementation, déclarations de commune de rattachement Conservation Immédiate Eliminer le reste après 5 ans Pouvoirs de police du Maire relatifs aux hôtels et meublés Dossiers de création : arrêtés, réglementation Conservation Immédiate Ouverture, fermeture Conservation Immédiate Elimination après 5 ans Immédiate Déclarations de meublés Pouvoirs de police du Maire relatifs aux animaux Arrêtés, réglementation Conservation Immédiate Plaintes Tri sélectif Immédiate Relation avec les associations de protection des animaux Tri sélectif Immédiate Chiens dangereux : déclarations Conservation Immédiate Elimination après 5 ans Immédiate Chiens : fiche d’intervention Pouvoirs de police du Maire relatifs aux inhumations Incinérations, exhumation, transports et transferts de corps : Règlement du cimetière Conservation Immédiate Arrêtés de concession Conservation Immédiate Inhumation, bulletins de fosse, exhumation, transfert de corps Tri sélectif Après 75 ans Relevés mensuels des opérations funéraires Conservation s’il n’y a pas d’autre récapitulatif Immédiate Peut servir pour le dossier de retraite s’il n’existe pas de récapitulatif annuel ou qu’il n’y a pas de bulletin des salaire 21 Pouvoirs de police du Maire relatifs aux affichages publicitaires, enseignes lumineuses Arrêtés, réglementation Conservation Immédiate PV d’infraction Tri sélectif Immédiate Pouvoirs de police du Maire relatifs à la circulation et au stationnement Arrêtés, réglementation Conservation Immédiate Autorisation temporaire Elimination après 5 ans Immédiate Timbres amendes Elimination après 3 ans Immédiate Bordereau d’envoie des timbres amendes Elimination après 5 ans Immédiate Bordereau de remise de chèque Elimination après 5 ans Immédiate Pouvoirs de police du Maire relatifs à la chasse et la pêche Conservation Immédiate Permis Elimination après 5 ans Immédiate Délits Conservation Après 75 ans en cas de contentieux Arrêtés, réglementation Registres de délivrance des permis de chasse Conservation Immédiate Les demandes de permis et les documents d’assurance sont éliminables après 5 ans 22
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