doc 4 - Communauté de Communes des Isles du Doubs

MAISON DE SANTE PLURIDISCIPLINAIRE DE L’ISLE-SUR-LE-DOUBS
REGLEMENT INTERIEUR DE LA SOCIETE
Maison de santé pluridisciplinaire de L’Isle-sur-le-Doubs
Projet de règlement intérieur
Document de travail – Version du 6 juillet 2011
PREAMBULE
Le présent règlement intérieur fixe les conditions de travail collaboratif des associés et les modalités
pratiques de fonctionnement interne de la société [maison de santé pluridisciplinaire de L’Isle] et, ciaprès, dénommée la Société.
Tous les associés s’obligent à respecter et à faire respecter le présent règlement intérieur, prévu dans
les statuts de la Société. Ce règlement a même valeur juridique que les statuts de la Société, et tout
associé y contrevenant s’expose aux sanctions prévues dans ces statuts.
Tout nouvel associé de la Société devra adhérer purement et simplement à ce règlement intérieur et
le respecter.
Maison de santé pluridisciplinaire de L’Isle-sur-le-Doubs
Projet de règlement intérieur
Document de travail – Version du 6 juillet 2011
LES SOUSSIGNES :
•
Dr Michel GENEVOIS, médecin généraliste, exerçant à L’Isle-sur-le-Doubs ;
•
Dr Isabelle LESOURD, médecin généraliste, actuellement remplaçante à L’Isle-sur-le-Doubs, et
souhaitant s’installer ;
•
Dr Michel PAREL, médecin généraliste, exerçant à L’Isle-sur-le-Doubs ;
•
Dr Gilles RAVEY, médecin généraliste, exerçant à L’Isle-sur-le-Doubs ;
•
Hélène COQUARD, interne en médecine, souhaitant s’installer en maison de santé à la fin de
son internat ;
•
Mmes Sylvie JEANCLER, Nadine ETIENNE et Annick QUELLEC, infirmières diplômées d’Etat ;
•
Mmes Corinne CHICOT, Nathalie BOILLOT et Claudine GORNISKI, infirmières diplômées
d’Etat ;
•
Mmes Virginie CHERVET, Sylvie BELLOUARD et Elisabeth DUPRE, infirmières diplômées d’Etat ;
•
Mme Magalie FOUANI-RICHARD, sage-femme, qui exerce à mi-temps à L’Isle-sur-le-Doubs ;
•
Mme Marie-Eve BENAÏM-BOSCHIERO, pédicure-podologue, exerçant à temps partiel à l’Islesur-le-Doubs.
ci-après dénommés les Associés, s’engagent à respecter le règlement intérieur de la Société établit
comme suit :
Maison de santé pluridisciplinaire de L’Isle-sur-le-Doubs
Projet de règlement intérieur
Document de travail – Version du 6 juillet 2011
ARTICLE 1ER
PROJET DE SANTE
La maison de santé pluridisciplinaire de L’Isle-sur-le-Doubs est créée pour la mise en œuvre d’un
projet de santé, défini par les professionnels de santé Associés de la Société. Ce projet de santé est
annexé au présent règlement intérieur.
ARTICLE 2
OUVERTURE DE L’ETABLISSEMENT ET CONTINUITE DES SOINS
Jours et horaires d’ouverture de l’établissement
•
L’établissement est ouvert à la patientèle de 8h00 à 20h00 du lundi au vendredi. Les samedis
peuvent être chômés ou travaillés selon le libre choix de chaque Associé.
•
L’accueil et le secrétariat sont assurés par un salarié de la Société, de 8h00 à 12h00 et de
14h00 à 17h00 du lundi au vendredi. Ces horaires peuvent être adaptés en fonction de
l’emploi du temps des Associés.
Ouverture des cabinets
•
Les locaux sont accessibles sans restriction horaire à tous les Associés. Ceux-ci tiendront
compte des horaires prévus pour l'entretien et le nettoyage des locaux afin de ne pas gêner le
personnel de ménage et les interventions éventuelles des services techniques.
Modalités pratiques de l’organisation de la continuité des soins
•
Afin d’assurer la continuité des soins, telle que prévue dans le projet de santé, un planning
mensuel est établi par les médecins, prévoyant les absences de chacun et les remplacements
éventuels sur le mois suivant.
•
Les congés sont librement déterminés par chaque Associé dans la limite du respect d’un
calendrier semestriel permettant d’assurer la continuité des soins. Ce calendrier est établi en
réunion de concertation en début de semestre.
Consultations non programmées
•
La prise en charge des consultations non programmées se fait dans la continuité des
habitudes existantes : plages horaires prédéfinies pour les consultations sans-rendez-vous,
prise en charge des urgences par le médecin traitant habituel dans la mesure de ses
disponibilités ou par un autre médecin disponible sur le site.
•
Une salle dédiée, accessible aux médecins, permet d’accueillir un patient en urgence lorsque
les cabinets médicaux sont occupés.
Maison de santé pluridisciplinaire de L’Isle-sur-le-Doubs
Projet de règlement intérieur
Document de travail – Version du 6 juillet 2011
ARTICLE 3
COLLABORATION - REMPLACEMENT – STAGIAIRES
•
L’exercice de collaborateurs d’Associés au sein de la maison de santé est autorisé. Chaque
Associé dispose de toute liberté dans le choix de son propre collaborateur. Chaque
collaborateur exerce son activité au sein de la maison de santé conformément aux règles
établies dans le présent règlement. Le contrat de collaboration n’implique qu’un Associé et
son collaborateur ; ce-dernier n’est pas membre de la Société.
•
L'exercice des professionnels remplaçants et stagiaires se fait selon les mêmes modalités.
ARTICLE 4
FONCTIONNEMENT
Personnels salariés : accueil, secrétariat
•
Les fonctions d’accueil et de secrétariat sont prises en charge par une personne, à temps
plein, dont les horaires de travail sont précisés à l’article 2. Les missions de ces salariés pour
préciser dans une fiche de poste, annexé au présent règlement : ce salarié est notamment en
charge de l'accueil téléphonique et physique de tous les patients se présentant à la maison de
santé, de la gestion des plannings et des rendez-vous des Associés médecins et de la gestion
administrative de la Société (gestion des contrats des prestataires, paiement des factures,
gestion de la trésorerie).
•
Chaque Associé assure sa propre comptabilité avec l'appui d'un comptable ou d'une
association de gestion de son choix, s’il le souhaite. Un comptable peut également être
sollicité pour assurer la comptabilité annuelle de la Société. Il est alors rémunéré à parts
égales par tous les Associés.
Entretien et nettoyage des locaux
•
Les locaux doivent être nettoyés chaque matin, avant l’ouverture de la maison de santé (8h).
•
L’entretien et le nettoyage des locaux sont assurés par un prestataire extérieur, avec lequel la
Société passe un contrat de services.
•
La répartition des charges financières liées au recours à ce prestataire est réalisée selon la
même clé de répartition que le loyer (cf. article 7).
Informatique
•
Dès que les installations techniques et informatiques le permettront, les dossiers patients
seront partagés par tous les Associés, au moyen d'un logiciel spécifique et de la mise en
réseau des postes informatiques.
•
Tous les Associés ont accès aux dossiers patients complets (volet médical et administratif). Le
salarié en charge du secrétariat peut accéder uniquement au volet administratif.
Téléphonie
Maison de santé pluridisciplinaire de L’Isle-sur-le-Doubs
Projet de règlement intérieur
Document de travail – Version du 6 juillet 2011
•
L’établissement dispose d’une ligne téléphonique centralisée et d’autant de lignes
périphériques que d’Associés, directement accessibles depuis l’extérieur avec un numéro
dédié.
•
L'accueil téléphonique est assuré par le secrétariat lors de ses horaires d’ouverture. En dehors
de ces horaires, un répondeur automatique permet le renvoi vers les lignes périphériques.
Réunions de fonctionnement
•
Des réunions de fonctionnement ont lieu dès que nécessaire, afin d'assurer le bon
fonctionnement de la maison de santé.
•
Le secrétariat de ces réunions (invitations, ordre du jour, animation, comptes-rendus) est
assuré par le salarié.
•
Ces réunions traitent notamment des questions de gestion des contrats de la Société, de
plannings et congés et de fonctionnement de l’établissement.
Fonctions attribuées aux cogérants
•
Un appui au secrétariat pour la gestion du fonctionnement de la structure est assuré par les
Associés, chacun endossant une responsabilité : gestion informatique, gestion téléphonique,
gestion du personnel, relations extérieures, communication et animation de la maison de
santé, entretien des locaux, plannings, etc.)
•
Les responsabilités de chacun sont fixées lors de la première assemblée générale de la
Société.
ARTICLE 5
JOUISSANCE DES PARTIES PRIVATIVES
Cabinets privés
Il est attribué à chacun des Associés un local professionnel ou bureau privatif, selon le plan ci-annexé.
L'usage et l'accès aux locaux privatifs est strictement réservé à l’Associé y exerçant, sauf autorisation
de ce-dernier. La contrepartie de la jouissance privative de ces locaux est l’acquittement d’une
redevance calculée selon les clés de répartition précisées à l’article 7.
Salle d'urgences
La salle d'urgences est considérée comme un local privatif, partagé entre les médecins. Son accès est
réservé aux médecins. Elle doit pouvoir être occupée à tout moment, aucun Associé ne peut donc y
exercer une activité régulière.
Chambre de repos
La chambre de repos est réservée aux médecins de garde ou médecins remplaçants, non Associés,
intervenant pour une durée maximale de 15 jours dans la maison de santé.
Elle est par conséquent considérée comme un local privatif réservé aux médecins.
Maison de santé pluridisciplinaire de L’Isle-sur-le-Doubs
Projet de règlement intérieur
Document de travail – Version du 6 juillet 2011
ARTICLE 6
JOUISSANCE DES PARTIES COMMUNES
Les parties communes sont celles profitant à l’ensemble des Associés, ainsi que, pour certaines
d’entre elles, aux patients de chaque Associé. En conséquence, aucun associé ne pourra accaparer ou
réserver, pour lui ou ses patients une partie des pièces communes. Il s’agit notamment :
Accueil
Le poste de l'accueil est habituellement occupé par le salarié. Néanmoins, chaque Associé y a accès
sans restrictions si nécessaire.
Salle(s) d’attente
La salle d'attente est accessible à tous les Associés et à leurs patients. Le personnel d’accueil est
responsable de la bonne tenue de la salle d’attente (rangement, confort des patients, affichage).
Cabinet polyvalent
Il est prévu un cabinet supplémentaire pour des professionnels de santé souhaitant effectuer des
vacations au sein de la maison de santé. Dès lors que ce local est susceptible d’être occupé par
plusieurs professionnels de santé, un planning hebdomadaire est élaboré en concertation avec les
vacataires intervenant dans la structure.
Ce local est mis à disposition des vacataires par la collectivité qui en supporte la charge financière
lorsqu'il est vacant. Une contribution sous forme de loyer pourra être demandée par la collectivité à
tout professionnel souhaitant y exercer.
Salle(s) de réunion – Cuisine
La salle de réunion et la cuisine sont réservées aux personnels de la maison de santé et aux Associés.
Ces-derniers en disposent aux horaires qui leur conviennent sans restriction.
Le personnel d’accueil est responsable de la bonne tenue de la salle de réunion et de la cuisine
(préparation des réunions, équipement et fournitures, rangement).
Locaux techniques
Les locaux techniques sont accessibles à tous les Associés et aux techniciens des prestataires
extérieurs pour leur intervention (nettoyage, téléphonie, informatique).
Places de stationnement
Le parking est réservé aux patients, aux VSL et ambulances les conduisant à la maison de santé, aussi
longtemps que le temps de consultation le nécessite.
Chaque Associé dispose d'une place réservée.
Jardins et extérieurs
Maison de santé pluridisciplinaire de L’Isle-sur-le-Doubs
Projet de règlement intérieur
Document de travail – Version du 6 juillet 2011
L'entretien des jardins et extérieurs est assuré par la collectivité, la rémunération du personnel étant
incluse dans les charges locatives.
ARTICLE 7
REPARTITION DES CHARGES ET CALCUL DES REDEVANCES INDIVIDUELLES
Charges individualisées
Chaque Associé assume les charges directement liées à son activité et à son cabinet privatif : impôts
sur le revenu, taxe professionnelle, URSSAF, charges sociales personnelles obligatoires et facultatives
(retraite, prévoyance, etc.), comptable ou association de gestion, équipement et fournitures des
locaux privatifs, assurance personnelle (responsabilité civile professionnelle), frais de contentieux,
cotisations syndicales et professionnelles, frais bancaires, chauffage, eau, et électricité des parties
privatives (compteurs individuels).
Charges mutualisées
Ces charges sont supportées par la Société :
•
Loyer,
•
Salaire du personnel d'accueil et de secrétariat,
•
Salaire du personnel d'entretien ou rémunération d’une entreprise de nettoyage,
•
Consommation énergétique (gaz, électricité, fuel,…), éclairage dans les parties communes,
petit entretien légalement à la charge du locataire,
•
Consommation d’eau dans les parties communes (sanitaires publics),
•
Fournitures de bureau et petits matériels nécessaires aux parties communes notamment
l'accueil, la cuisine, la salle de réunion,
•
Télécommunication (téléphonie fixe, accès Internet),
•
Equipement, maintenance et protection du système informatique, téléphonique, télécopie,…
•
Assurances collectives (assurance des locaux notamment),
•
Equipement, ameublement, dans les parties communes listées à l’article 6
•
Equipement de sécurité (alarme), surveillance
•
Tout éventuel honoraire dû par la Société (cabinet d’expertise comptable ou d’avocat,…)
Clés de répartition des charges mutualisées
Pour les charges mutualisées, la répartition se fait à parts égales entre les groupements d’Associés, à
l'exception :
•
des consommations énergétiques et de la consommation d'eau :
o Les charges relatives aux parties communes sont réparties en parts égales.
o Les charges relatives aux parties privatives sont réparties au prorata des
consommations individuelles (relevé mensuel des sous-compteurs).
•
des charges salariales et de fonctionnement liées au secrétariat et à l’accueil :
Maison de santé pluridisciplinaire de L’Isle-sur-le-Doubs
Projet de règlement intérieur
Document de travail – Version du 6 juillet 2011
o A l’ouverture de la maison de santé, par convention, les clés de répartition pour les
charges liées au secrétariat et à l’accueil sont fixées comme suit : 80 % de ces charges
sont réparties également entre les médecins ; les 20 % restant sont répartis
également entre les autres Associés.
o Ces clés de répartition sont révisables tous les six mois pour tenir compte et se
rapprocher de l’utilisation effective et réelle du secrétariat faite par chacun des
Associés.
•
des charges de nettoyage et du loyer :
o Les charges locatives et de nettoyage liées aux surfaces privatives sont réparties au
prorata de la surface privative utilisée par chaque Associé dans l’ensemble des
surfaces privatives.
o Les charges locatives liées aux surfaces communes (hors cabinet polyvalent s’il est
pris en charge par la collectivité bailleresse) sont réparties au prorata de la surface
privative utilisée par chaque Associé dans l’ensemble des surfaces privatives.
o Si la charge locative liée au cabinet polyvalent n’est pas prise en charge par la
collectivité bailleresse, il lui est appliqué la répartition valable pour les surfaces
communes.
o La chambre de repos et la salle d’urgence sont considérées comme des locaux
privatifs à usage exclusifs des médecins qui en partagent également la charge.
Pour les parties occupées par plusieurs professionnels de la même profession (infirmières) la sousrépartition se fait en fonction du temps de présence dans les locaux.
L'accueil d'un collaborateur n'influence pas la répartition des charges. Sa participation financière se
fait par rétrocession d'honoraires.
Calcul des redevances et échéancier de paiement
Le calcul des redevances se fait en réunion de concertation semestrielle pour les charges directement
gérées par la Société. Chaque professionnel la reverse sur le compte commun de la Société chaque
mois (date à définir ultérieurement). Cette redevance est réévaluée chaque semestre afin de
correspondre au mieux aux dépenses réelles.
ARTICLE 8
SUCCESSION
En cas de départ d’un associé (retraite ou cessation d’activité), les règles sont établies comme suit :
•
Obligation de rechercher un successeur (annonces et publicité, démarches auprès des
facultés notamment)
•
Un délai de préavis est instauré. Il est de six mois en cas de départ en retraite ou de cessation
d’activité prévue, liée à des projets professionnels ou personnels. Ce délai peut-être réduit ou
annulé pour les cas particuliers (décès d’un proche, maladie), par vote à l’unanimité de
l’Assemblée générale.
Maison de santé pluridisciplinaire de L’Isle-sur-le-Doubs
Projet de règlement intérieur
Document de travail – Version du 6 juillet 2011
ARTICLE 9
ASSURANCES
Chaque Associé doit souscrire une assurance couvrant sa responsabilité civile professionnelle
(éventuellement mutualisée pour des Associés de même profession).
ARTICLE 10
MODALITES DE MODIFICATION DU PRESENT REGLEMENT INTERIEUR
Fixée dans les statuts de la société
ARTICLE 11
INTERPRETATION – ARBITRAGES – DESACCORD ENTRE LES ASSOCIES
En cas de désaccord relatif à une interprétation du présent règlement, le litige pourra faire l'objet :
•
d'un renvoi en assemblée générale ordinaire avec vote (voir quorum et majorité dans les
statuts de la Société) pour des désaccords impliquant moins de la moitié des Associés ;
•
d'un renvoi aux Conseils ordinaux pour les désaccords majeurs (Ordre des médecins, Ordre
des infirmiers,…)
SIGNATURE DE CHAQUE ASSOCIE
MATERIALISATION DE L’APPROBATION DES ORDRES CONCERNES
Maison de santé pluridisciplinaire de L’Isle-sur-le-Doubs
Projet de règlement intérieur
Document de travail – Version du 6 juillet 2011